MØTEINNKALLING. Utval for helse- og sosialsaker

Transkript

1 HÅ KOMMUNE Møtestad: Hå rådhus Møtedato: Tid: Kl MØTEINNKALLING Utval for helse- og sosialsaker Eventuelt forfall må meldast til telefon / / Vararepresentantar får eiga innkalling (pr.telefon, sms eller e-post) dersom dei skal møte. SAKLISTE Utvalsak Arkivsaksnr. Tittel 32/08 07/169 EFFEKTIVISERINGSTILTAK I HÅ KOMMUNE 33/08 07/3011 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: KVALITET I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN 34/08 07/3687 BRUKERUNDERSØKELSE AV INSTITUSJONSBASERTE TJENESTER FOR ELDRE 35/08 08/1922 NÆRLANDPARKEN BARNEHAGE MIDLERTIDIG GODKJENNING ETTER FORSKRIFT OM MILJØRETTET HELSEVERN I BARNEHAGER OG SKOLER 36/08 08/1940 MÅKEN BARNEHAGE. MIDLERTIDIG GODKJENNING AV AVDELING I OGNA BEDEHUS Varhaug, Odd Øverby leiar i utval for helse- og sosialsaker

2 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 EFFEKTIVISERINGSTILTAK I HÅ KOMMUNE Saksbehandlar: Anne Katrine Folkman Arkivkode: 030 Arkivsaksnr.: 07/169 Utvalsak Utval Møtedato 40/08 Kommunestyret /08 Brukarrådet /08 Hå seniorråd /08 AU (arbeidsutvalet) i ungdomsrådet /08 Utval for tekniske saker og næring /08 Utval for opplæring og kultur /08 Utval for helse- og sosialsaker / Partsamansett utval Vedtak i Kommunestyret den : Før kommunestyret behandler saken ber en om at saken blir behandlet i de politiske hovedutvalgene, seniorrådet, AU (arbeidsutvalet) i ungdomsrådet, brukerrådet og partsammensatt utvalg. Kommunestyret ber om at formannskapet fremmer saken med innstilling. Behandling i Kommunestyret: Terje Mjåtveit fremja følgjande forslag: Før kommunestyret behandler saken ber en om at saken blir behandlet i de politiske hovedutvalgene, seniorrådet, AU (arbeidsutvalet) i ungdomsrådet, brukerrådet og partsammensatt utvalg. Kommunestyret ber om at formannskapet fremmer saken med innstilling. Elin Hetland Mong fremja følgjande forslag: Det dannes en prosjektgruppe som arbeider videre med å finne smartere løsninger/effektiviseringstiltak i Hå kommune. Utvalget består av 1 person fra hvert parti. Arbeidet ferdigstilles innen utgangen av Rådmannen stiller med sekretær. Arbeidet videreføres i utvalg og politiske organ. Det blei først røysta over om kommunestyret skulle diskutera saka før det blei røysta over om saka skulle utsetjast jf. Terje Mjåtveit sitt forslag. Med 18 mot 15 røyster blei det vedtatt at kommunestyret skulle diskutera saka. Nl 12, Ap 2, H 1 (MJ) Kommunestyret diskuterte saka. Side 2 av 20

3 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 Deretter blei det røysta alternativ mellom Terje Mjåtveit og Elin Hetland Mong sine forslag. Terje Mjåtveit sitt forslag blei vedtatt med 17 mot 16 røyster. Sp 4, Ap 2, H 3, Frp 3, KrF 4 (SÅ, PÅS, JS, SAa) Rådmannen si innstilling: Saken legges frem for kommunestyret til drøfting. Vedlegg: 1. Innspill fra fagforeninger fra august Tiltak som kan betra budsjettbalansen, Økonomiplan Bakgrunn for saken: I forbindelse med behandling av økonomiplanen gjorde kommunestyret følgende vedtak: Vi ber om ei sak der rådmannen vurderer den administrative organiseringen i Hå kommune og der rådmannen legger fram ulike modeller for eventuell omorganisering og effektivisering innen ulike sektorer. På bakgrunn av saksfremlegg om kommunal organisering behandlet i kommunestyret , gjorde kommunestyret følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar til etterretning utredning om organisasjonsmodeller. 2. Rådmannen vil, i tråd med de signaler kommunestyret gir og sammen med fagforeninger, arbeide videre med de utfordringer som trekkes opp i deres (fagforeningenes) uttalelser. Det vil gis en orientering om resultater av arbeidet innen (se vedlegg 1). Vurdering: Rådmann viser til vedtaket til kommunestyret der kommunestyret ber om ulike forslag til effektivisering innen ulike sektorer. Det er viktig at det hele tiden stilles spørsmål om ressursbruken i offentlig sektor. Kravet til både innhold og omfang av tjenesteproduksjon vil øke samtidig som inntektsgrunnlaget trolig ikke vil øke tilsvarende. Vedtaket i kommunestyret kan iverksettes på tre måter: 1. En total gjennomgang av hele organisasjonen hvor det vurderes ressursbruk, tjenestekvalitet og tjenesteomfang. Det sentrale spørsmålet vil da være om det er mulig å få mer skole eller for eksempel helse ut fra hver krone. 2. Alternativt kan en ha en mer strukturell gjennomgang. Sentrale spørsmål vil her være hva som er kommunens kjerneoppgaver. 3. Det tredje perspektivet er en kombinasjon av punkt 1 og 2. I første omgang tas det i saken utgangspunkt i punkt 2. I senere saker vil en fremme utfordringer knyttet til uønska deltid og hvordan en skal sikre bedre rekruttering til kommunen. Administrasjonen er ferdig med omsorgsplanen. Her vil sentrale spørsmål være knyttet til tjenestenivå, kvalitet og forholdet mellom privat og offentlig ansvar. Side 3 av 20

4 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 Fagforeningene har, i brev datert , diverse innspill, men fortrinnsvis kostnadskrevende. Rådmann forstår effektivisering som oppnåelse av høyere verdiskapning med konstant eller redusert ressursbruk. Det bør imidlertid understrekes at verdiskapning og ressursbruk i en del sammenhenger er relative, kvalitative- ikke målbare størrelser, det handler bl.a. om opplevd kvalitet. Noe som tilsier at det bør ligge andre vurderinger bak evaluering av drift enn bare økonomiske. Det er spesielle utfordringer knyttet til å effektivisere en politisk styrt organisasjon. Først og fremst fordi grunnlaget for den kommunale organiseringen, frihet, deltakelse og demokrati er tvetydige begreper som ikke uten videre favoriserer effektiv drift. Demokrati og deltakelse har tvert imot som mål at flest mulig skal delta i politiske beslutningsprosesser selv om det i utgangspunktet kan oppfattes som ineffektivt. Politiske målsettinger er ofte tvetydige og de skifter over tid, for eksempel i forbindelse med valg. Det kan være en motsetning mellom å produsere en tjeneste billigst mulig (effektivitet) og kvalitet. Noen eksempler: større lærertetthet kan sies å føre til mer ressursbruk for å produsere undervisningtjenester, men er ønskelig for å kunne tilby bedre kvalitet for flere elever. Helsepersonell som har anledning til å ta pleiepasienter ut i friluft en varm sommerdag er kan hende ineffektiv bruk av ressurser, men er åpenbart vel anvendt ut fra et livskvalitetsperspektiv. Nylig var det store oppslag om at finske leger var mye mer effektive enn norske. Dagen etter kom forklaringen: informasjonen de finske legene gir til pasientene er redusert til et minimum. Disse vurderingene må ikke tas til inntekt for at en ikke kan se kritisk på ressursbruken i offentlig forvaltning, men det må tas høyde for at bildet ofte er sammensatt. Det viktigste tiltaket er å få rett person på plass. Der er forskjeller mellom personers evne til å løse oppgaver. Som det fremgår under punkt 1.2 og 1.3 vil en håpet gevinst av nødvendige investeringer kunne være av uvisst omfang, nødvendige fordi bl.a. krav om standardisering legger stadig sterkere føringer på kommunal drift, enten det er knyttet til innføring av IKT- verktøy eller som konsekvens av tilsynsvirksomhet. I tillegg til effektiviseringsforslag foreslås direkte økonomiske konstnadsbesparelser i saken. 1. Personalressurser Hovedutfordringen for kommunal sektor blir å skaffe arbeidskraft. Kommunene vil ikke makte å løse oppgavene sine dersom ikke rekrutteringen bedres radikalt. 1.1 Deltid Kommunenes arbeidsutfordringer vil være store fremover, å forvalte den arbeidskraften en allerede har i fulle stillinger vil imidlertid kunne betraktes som effektivt. Det dreier seg om forutsigbarhet, noe som reduserer administrativ ressursbruk, og ressursbruk på opplæring. Ansatte i større stillinger representerer et kjent og stabilt tilbud, forhåpentlig også positivt kvalitativt. Det taler for utvidelse av stillingsbrøker, og innføring av frivillig overtid, med overtidsbetaling i henhold til tariffavtalen. 1.2 Implementering av IKT Side 4 av 20

5 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 I kommunesektoren brukes flere milliarder kroner årlig på IKT. Gevinst av denne investeringen tas ofte ikke ut før gjennomført opplæring, endring av rutiner og evt. omplassering av personell gjennomføres. Ofte er det og nødvendig med kulturendring før en eventuell gevinst kan tas ut. Gevinsten kan lett bli usynliggjort fordi frigjorte ressurser, som i stor grad vil være personellressurser, umiddelbart blir overført til nye eller andre oppgaver eller til kvalitetsheving av eksisterende tjenester. Bedre dokumentasjon av gevinster ved IKT-investeringer, og god kontroll med gjennomføring med IKT prosjekter, er nødvendig for fortsatt satsing på IKT som et viktig verktøy for kvalitetsheving, effektivisering og frigjøring av ressurser. Det krever både utvikling av egnede metoder og formidling av kunnskap og erfaringer. Hovedutfordringer Hå kommune møter i gjennomføring av e- kommuneprosjektet. 1.3 Krav til tjenestekvalitet/administrativ organisering Til tross for befolkningsvekst og et voksende tjenestetilbud er administrative personalressurser fra 2002 redusert: per var det 71 ansatte i administrative stillinger på rådhuset og etat for helse- og sosialsaker/administrasjon, i 2008: 68 ansatte (Unique ansatt). Det bør for øvrig understrekes at ikke bare er tjenestetilbudet økende i omfang, det stilles også kvalitativt stadig strengere krav. En ikke ubetydelig utfordring i denne sammenhengen er et voksende tilsynsbyråkrati, som både skal betjenes og imøtekommes mht. de krav som stilles. Kommunen er for øvrig selv pålagt å drive utstrakt tilsynsaktivitet. Det finnes 3 autonome tilsynsorganer kommunens interne (forvaltningsrevisjon), fylkesmann og statlige sektortilsyn (totalt 38 forvaltningsorganer m. tilsynsoppgaver- Fornyings- og administrasjonsdepartementet 2007). 17 av disse direkte rettet mot kommunesektoren. Regjeringen legger til grunn at statens tilsyn med kommunesektoren skal være helhetlig og forankres hos fylkesmannen (Kommunal- og regionaldepartementet 2007, brev fra Fylkesmann i Rogaland ). Fra fylkesmannens kontor hevdes det imidlertid at et stadig voksende statlig tilsynsbyråkrati lever sitt eget liv, løsning søker oppgaver. Tilsynsvirksomhet medfører bruk av administrative ressurser til dokumentasjon/rapportering, utgifter til bygg/vedlikehold og bemanning. Utgifter som dekkes innenfor etatenes egen ramme (omdisponering). Tilsyn 2008: etat for helse- og sosialsaker Fylkesmannen (1): Kommunale helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser som bor i bofellesskap (08/471) Mattilsynet (5): Nærlandstunet, Olsvoll, Heimtun, Varhaug bu- og velferdssenter, Klokkartunet (07/2593). Totalt 6 tilsyn. I tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser (se over), ble det avdekt tre avvik fra krav i helse- og sosiallovene. For å lukke avvikene (svar til Fylkesmannen ) finner psykiatritjenesten/etaten det nødvendig å gjennomgå alle deler av tjenesten med tilhørende oppdateringer av kvalitets og internkontrollsystemet. Etaten legger frem forslag til fremdriftsplan og understreker at arbeidsmengden er stor, og at det derfor vil ta noe tid å gjennomføre. Side 5 av 20

6 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 Tilsyn 2008: etat for skule og kultur En har foreløpig hatt ett stort tilsyn fra fylkesmannen, samt 4 tilsyn rettet mot miljøretta helsevern. I tillegg er etaten pålagt å drive egen tilsynsvirksomhet, mht. barnehager dreier det seg om ca. 4 stk/årlig. Tilsynsvirksomhet krever totalt ca dagsverk per år. For å illustrere hvor administrativt ressurskrevende visse tilsyn kan være, vises det til tilsyn i Hå kommune av fylkesmannen/v. utdanningsavdelingen, der fokuset var spesialundervisning og kvalitetssystem. Det ble i etterkant rapportert om 3 avvik, noe som førte til en nyttig, dog ressurskrevende gjennomgang og omlegging av forvaltningspraksisen i etaten: Alle rutiner for spesialundervisning ble gjennomgått: enkeltvedtak, individuelle opplæringsplaner, klagebehandling etc. Forvaltningspraksis rundt sakkyndige vurderinger og tilrådinger ble justert internt på PPT. Fokus på formalia styrket. Praksis mht. fatting av enkeltvedtak justert. Tilsyn 2008: etat for tekniske saker og næring Ingen foreløpig. Konsekvensene av tilsyn i etaten er i hovedsak utbedreing av materiell art. Oppsummering Utdraget under er hentet fra NOU 2004:17: Statlige tilsyn med kommunesektoren. ( )Det sentrale spørsmålet er om tilsynsmyndigheten skal ta hensyn til kommunens økonomiske situasjon. Hvis tilsynsmyndigheten velger å ikke ta hensyn til kommunens økonomi, og den aktuelle kommunen får pålegg/tvangsbøter, vil økonomien forverres ytterligere. Kommunen kan da komme i en situasjon der den enten tvinges til å redusere tjenestetilbudet på andre sektorer, og/eller må bryte økonomibestemmelsene i kommuneloven. Resultatene av tilsynene er i all hovedsak mer fokus på formelle prosedyrer, formkrav etc.. Dersom tilsynsaktivitetene fortsetter å bre om seg uten noen form for statlig samordning vil dette føre til ytterligere byråkratisering av Hå i form av flere kontorstillinger. 1.4 Administrativ organisering og drift etatsvis Viser til innspill fra fagforeninger , strekpunkt 3 (vedlegg - innspill fra fagforeninger): opprettelse av stillingene helse og omsorgssjef og opplæringssjef (personalsak). Fagforeningene hadde ingen innsigelser da de kunne uttale seg om dette. Etat for skule og kultur i 2002 var det 10,5 fagstillinger ved etatskontoret, i 2008 er dette redusert til 7,7 stillinger I 2002 var det 7,3 merkantile stillinger ved etatskontoret, i ,4 stilling Det innebærer en reduksjon på 4,7 årsverk på skule og kulturkontoret, uten at samlede arbeidsoppgaver er redusert, tvert imot: - Kravet til dokumentasjon, fokus på enkeltvedtak og rettigheter, tid brukt på rapportering og tilsyn har økt betydeling. - Etaten har store utbyggingsoppgaver både innen skole og barnehage siden barnetallet stiger. - Fra 2002 til 2008 er tallet på barnehageplasser mer enn doblet, uten at det er tilført nye stillinger til merkantile eller faglige oppgaver på kontoret. - Økning i tallet på fremmedspråklige barn i skole og barnehage har ført til betydelig økning i behov for tilpasninger og veiledning av foreldre. Side 6 av 20

7 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 - Sterk økning i antall barn med store hjelpebehov fører til økning i arbeid med særlig tilrettelegging, samarbeid med andre instanser og oppfølging/dokumentasjon av tiltak. Etat for helse- og sosialsaker I forbindelse med omorganisering er det oppretta distriktslederstillinger på Varhaug og Nærbø. På Varhaug går stillingen inn i pleien. I 2006 ble det oppretta en prosjektlederstilling i CosDoc, i 2007 en halv sekretærstilling i psykiatri. Stortinget ønsker å bygge ut tjenestene innen psykiatri. Mange kommuner ligger etter innen denne tjenesten. Hå kommune ønsker å styrke denne både på kommunalt, interkommunalt og regionalt nivå (Klokkatunet). Som det fremgår av årsrapporten for 2007, har en basert seg på systematisk registrering av funksjonsnivå hos tjenestemottakere i 2006 og Noe som bl.a. åpner for effektivisering mht. prioriteringer og tiltak. Viser til oversikt over tilsynsaktivitet i etaten, som medfører diverse administrative utfordringer (i løpet av 2008 er det foreløpig gjennomført 6 tilsyn). Etat for tekniske saker og næring Viser til økende arbeidsmengde med et relativt stabilt antall ansatte (utfordringer bl.a. i form av rekruttering/turnover): I 2007 ble det behandlet 415 delegasjonssaker. I 2002 var tallet 420. Tilsvarende tall for gitte byggeløyver er 211 og 168. Selv om antall saker er omtrent det samme, er arbeidsmengden i enkeltsaker større enn tidligere. Antall saker som gjelder eneboliger er gått betydelig ned, mens søknadene nå omfatter større utbygginger med flere leiligheter. Det er også en økning i antall møter/forhåndskonferanser i forkant av byggesøknadene. Det er økning i antall søknader om dispensasjon, og antall saker som får avslag har økt. Dette gjelder bl.a. fortettinger som ikke er tilfredsstillende løst. Det dreier seg om estetikk, arealutnyttelse, planløsning etc. Saker som avslås krever mer begrunnelse enn saker som godkjennes. Fortettinger, samt mindre byggetomter, fører også til flere konfliktsituasjoner i forhold til naboer. Kommunen er pålagt å føre tilsyn i byggesakene. Det anbefales fra sentralt hold tilsyn i ca. 10 % av sakene, noe Hå, i likhet med de fleste andre kommuner, ikke har hatt kapasitet til (så å si ikke gjennomført). Oppsummering Som det fremgår er arbeidsmengden økende i alle etater, mens det totale antallet administrativt ansatte er redusert de siste 6 årene. Noe som må regnes som effektivisering. Under punkt 2 vises det til betydelige muligheter for økonomisk innsparing, ved nedlegging av bl.a. ikke-lovpålagt virksomhet. En gjennomgang av dette fremtvinger trolig behov for presisering av kommunal kjernevirksomhet. 2. Frigjøring av ressurser ved nedlegging/omorganisering av tjenestetilbud, etatsvis Det vises under i hovedsak til ikke-lovpålagt virksomhet. Side 7 av 20

8 HÅ KOMMUNE Sak 32/ Etat for skule og kultur UTGIFTER TIL IKKJE LOVPÅLAGTE OPPGAVER I ETAT FOR SKULE OG KULTUR Teneste Budsjett 2008 Utgifter Inntekter Netto 2310 Fritidsklubb Ungdomsråd Skulemusikkorps Andre aktivitetstilbud barn og unge Aktivitetstilbud funksjonshemma Velferdstiltak eldre Frivillighetssentral Nærbøparken Friluftsliv Jærmuseet Hå bygdemuseum Obrestad fyr Hå gamle prestegard Idrett Gards og ættesoge Samfunnshus og kulturanlegg Annan kulturaktivitet Samla sum I tillegg kommer sammenslåing av skoler, viser til skole- og barnehagebruksplaner samt budsjett med tidligere tilrådinger: -Flytte ca. 50 elever på klassetrinn 1-7 fra Vigre skule til Motland skule (økonomiske besparelser: 2 årsverk- lærere, samt administrative ressurser: 1,5-2 millioner kr.) -Legge ned barnehagen på Høyland, en liten enhet urasjonelt driftet med store vedlikeholdsbehov. Vigre bygges ut til en stor 4-5 avdelingsbarnehage. På denne måten oppnås mer rasjonell skole- og barnehagedrift, med reduserte kostnader per barn og mer skole per krone (økonomiske besparelser: ca. kr på drift, pluss beregnet rehabilitering ca. kr. 2,5 millioner). I Hå kommune var netto driftsutgifter til kunstformidling per innbygger kr. 115 kr. Klepp og Time brukte henholdsvis kr. 3 og Etat for helse- og sosialsaker 1. Legge ned ikke lovbestemt dagsenter for psykisk utviklingshemma, økonomisk besparelse på kr. 1,8 mill/år (vedlegg 2). 2. Flytte Vierveien til Klokkartunet, anslagsvis besparelse 2 millioner kroner i form av nattevakter. 3. Innsparing ved nedleggelse av ett dagsenter for eldre, besparelse kr. 0,5 mill/år 4. Redusere tilbud om hjemmehjelp, eller øke brukerbetaling- øk. besparelse ca. kr. 0,2 mill/årlig Side 8 av 20

9 HÅ KOMMUNE Sak 32/ Etat for tekniske saker og næring 1. Brann: I Hå kommune har en i dag to brannstasjoner, 36 deltidsansatte og 4 heltidsansatte. Utgifter: ca. 4,5 millioner (Økonomiplan 2008). Til sammenlikning er Klepp og Time kommune organisert i SørRogaland brannvesen IKS, med en stasjon i hver kommune som betjenes av 16 ansatte på hver plass. I Time er de årlige utgifter på 4,2 millioner kroner (investeringsutgifter, feiing, forbyggende brannvern, brann og ulykkesvern). 2. Landbruk/næring: nedprioritere næringsarbeid i og med at Hå er med i SVG-regionens næringsutvikling. Hå kommune driver et aktivt næringsutviklingsarbeid. Kommunen yter i tillegg tilskudd til forsøksringen på Jæren. Hå er medeier i Jæren Produktutvikling, Nordsjøveien, Destinasjon Stavanger og Stavanger Regionen Næringsutvikling. I år betaler en godt og vel kr for disse medlemskapene. Om to år vil Hå, dersom kommunen fremdeles er medlem, betale kr til Stavanger Regionen Næringsutvikling. Totalbeløpet for de interkommunale samarbeidsorganene innen næring vil derfor beløpe seg til ca. kr kr. årlig. Det bør stilles spørsmålstegn ved om nytten står i stil med kostnadene. 3. Kutte ned omfattende klagesaksbehandling. Større grad av delegering i enkeltsaker. 4. Færre dispensasjoner. Anslagsvis økonomisk besparing- 2 millioner kr. Konklusjon Det er innsparingspotenisale i kommunal virksomhet, men hvorvidt den skal tas ut avhenger av politisk vilje og ståsted. Et nærliggende utgangspunkt er å starte med tilsynsvirksomheten som brer om seg og som binder opp flere og flere ressurser. Skal en fortsette med å betale for interkommunale samarbeidsorganer innen næringsutvikling? Eller skal det satses på egen organisering? Hå kan spare betydelige summer med å konsentrere seg om kommunal kjernevirksomhet. Som det fremgår i saken finnes det betydelig innsparingspotensiale i form av nedlegging av bl.a. ikkelovpålagt virksomhet: ca. 28 mill kroner. Ressurser som istedenfor kan nyttes til lovpålagte oppgaver. Rådmann har ikke konkrete forslag til vedtak. Det viktige i denne omgang er slik rådmannen ser det, å få en politisk diskusjon om valg av retning. Eventuelle konkrete innsparingsforslag er det naturlig å fremme i økonomiplanen. Referanser: Fornyings- og administrasjonsdepartementet (2007) Tilsynsorganer i Norge-faktabeskrivelser Lastet ned fra /11.html?id= Kommunal- og regionaldepartementet (2007), (kap. 17.6) Statlige tilsyn rettet mot kommunesektoren Lastet ned fra Side 9 av 20

10 HÅ KOMMUNE Sak 32/08 /17.html?id= Norges offentlige utredninger 2004:17, (kap. 14.3) Statlig tilsyn med kommunesektoren Lastet ned fra Side 10 av 20

11 HÅ KOMMUNE Sak 33/08 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: KVALITET I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN Saksbehandlar: Tove Høyland Lende Arkivkode: H00 &34 Arkivsaksnr.: 07/3011 Utvalsak Utval Møtedato 33/08 Kommunestyret /08 Brukarrådet /08 Hå seniorråd /08 Utval for helse- og sosialsaker / Kommunestyret Vedtak i Kommunestyret den : Saka vert utsett og sendt til uttale i utval for helse- og sosialsaker, seniorrådet og brukarrådet. Behandling i Kommunestyret: Terje Mjåtveit fremja følgjande forslag: Saka vert utsett og sendt til uttale i utval for helse- og sosialsaker, seniorrådet og brukarrådet. Terje Mjåtveit sitt forslag blei samrøystes vedtatt. Rådmannen si innstilling: Kontrollutvalet si tilråding: Kommunestyret i Hå sluttar seg til dei samla kommentarar og anbefalingar som går fram av rapporten Kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. Vedlegg: Brev av frå Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS Saksprotokoll sak 14/08 Kontrollutvalssak 14/08 - Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i pleie- og omsorgssektoren Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i sykehjem Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde i møte , sak 14/08, følgjande vedtak: 1. Kommunestyret i Hå sluttar seg til dei samla kommentarar og anbefalingar som går fram av rapporten Kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. 2. Rapporten vert oversendt rådmannen for vidare oppfølging. Kontrollutvalet får melding om korleis kommunestyrets vedtak er følgt opp innan 1/ Side 11 av 20

12 HÅ KOMMUNE Sak 33/08 Til orientering: Kontrollutvalet rapporterer til kommunestyret. Rapporten blir derfor lagt fram direkte. Formannskapet har tidlegare bede om ein rapport om brukarundersøking av tenester retta mot bebuarar på institusjon. Denne rapporten er omtrent ferdig. Rapporten blir lagt fram for det organet som har bestilt den, formannskapet. For å få eit best mogleg beslutningsgrunnlag, er det truleg fornuftig å sjå rapportane i samanheng. Dersom kommunestyret og formannskapet vel å innhenta uttale frå utval for helse- og sosialsaker blir rapportane handsama i same utvalsmøte. Side 12 av 20

13 HÅ KOMMUNE Sak 34/08 BRUKERUNDERSØKELSE AV INSTITUSJONSBASERTE TJENESTER FOR ELDRE Saksbehandlar: Anne Katrine Folkman Arkivkode: 000 &75 Arkivsaksnr.: 07/3687 Utvalsak Utval Møtedato 56/08 Formannskapet /08 Brukarrådet /08 Hå seniorråd /08 Utval for helse- og sosialsaker / Formannskapet / Kommunestyret Vedtak i Formannskapet den : Saken utsettes og oversendes seniorråd, brukarråd og utval for helse- og sosialsaker til uttale før vidare behandling i formannskap og kommunestyre. Behandling i Formannskapet: Magnar Mattingsdal fremja følgjande forslag: Saken utsettes og oversendes seniorråd, brukarråd og utval for helse- og sosialsaker til uttale før vidare behandling i formannskap og kommunestyre. Magnar Mattingsdal sitt forslag blei samrøystes vedtatt. Rådmannen si innstilling: Rapporten legges fram til orientering. Vedlegg: International Research Institute of Stavanger (2008): Brukarundersøking av tenester retta mot bebuarar på Heimtun bu- og velferdssenter og Hå sjukeheim Bakgrunn for saka: Møte i Formannskapet den Sak: 103/07 Behandling: Elin Hetland Mong fremja følgjande forslag til punkt 3: Brukerundersøkelsen skal også ha fokus på brukerens mulighet til å være i aktivitet, få opptreningstilbud og ha livskvalitet i hverdagen. Rådmannen si innstilling blei samrøystes vedtatt. Elin Hetland Mong sitt forslag blei samrøystes vedtatt. Vedtak i Formannskapet: Side 13 av 20

14 HÅ KOMMUNE Sak 34/08 1. Formannskapet slutter seg til fremlegget om brukerundersøkelse blant mottakere av institusjonsbaserte tjenester og deres pårørende (etat for helse- og sosialsaker). 2. Budsjettendring: Reservert tilleggs- og nye løyvingar: Brukarundersøkingar: Brukerundersøkelsen skal også ha fokus på brukerens mulighet til å være i aktivitet, få opptreningstilbud og ha livskvalitet i hverdagen. Side 14 av 20

15 HÅ KOMMUNE Sak 35/08 NÆRLANDPARKEN BARNEHAGE MIDLERTIDIG GODKJENNING ETTER FORSKRIFT OM MILJØRETTET HELSEVERN I BARNEHAGER OG SKOLER Saksbehandlar: Inger Skretting Opstad Arkivkode: J44 Arkivsaksnr.: 08/1922 Utvalsak Utval Møtedato 35/08 Utval for helse- og sosialsaker Rådmannen si innstilling: Kirkebygget, Nærlandparken godkjennes som midlertidige barnehagelokaler fra til med inntil 45 barn når alle er under 3 år, med et leke- og oppholdsareal på 270 m2, på følgende vilkår: 1. Internkontrollsystemet må ferdigstilles og tilfredsstille kravene i forskriften jf Det må tilrettelegges med fotskraperist på utsiden og matte på innsiden av døren jf Det må finnes tilfredsstillende muligheter for oppbevaring og tørking av tøy jf. 9 og Skader og ulykker skal forebygges med blant annet tilfredsstillende overflatetemperatur på ovner, brannsikring, sikring av komfyr og sikkerhet ved levering og henting av barna jf Barnehagen må ha tilfredsstillende inneklima, herunder luftkvalitet jf Barnehagen må dokumentere at de tilfredsstiller kravene til god belysning jf. 20. Frist for tilbakemelding om at vilkårene er oppfylt settes til 2 måneder etter melding om vedtak er mottatt. Hjemmel for vedtak: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 6. Vedlegg: Rapport fra miljøhygieniker. Bakgrunn for saka: For å innfri barnehagegarantien fra departementet, har Etat for skule og kultur opprettet midlertidig barnehage i Nærlandparken, kirkebygget. Denne er godkjent etter barnehageloven av Utval for opplæring og kultur sak 27/08. Godkjenning er gitt for inntil 45 barn når alle er under 3 år. Når barnehagen på Rosktoppen er ferdig, vil en del av barna i Nærlandparken flyttes over dit, de andre vil få plass i planlagte modulbarnehager på Nærbø og Vigrestad. Barnehagen skal også godkjennes etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 6, og det er Utval for helse- og sosialsaker som har delegert godkjenningsmyndighet. Vurdering: Det er informert om en drift på et år, fra august 2008 til juni Leke- og oppholdsarealet inne er på ca 270 m 2. Ved midlertidige lokaler kan det lempes på ventilasjonskrav og areal fordi det kan legges til rette for at barna skal være mer ute, samt gode renhold og lufterutiner. Det vil ikke kunne lempes på forhold vedrørende sikkerhet. Miljørettet helsevern har gitt uttalelse som bygger på opplysninger fra tilsynsbesøk, samt planskisse over lokalet og uteområdet. Side 15 av 20

16 HÅ KOMMUNE Sak 35/08 En praksis der det gjentatte ganger blir gitt midlertidig godkjenning for det samme forholdet, er ikke i tråd med krav i forskriften. Dersom det blir aktuelt med lengre drift, må saken behandles på nytt i forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.. Midlertidige lokaler over et år, må vurderes på samme måte som permanente lokaler. 4. Ansvar. Internkontroll Barnehagen må har et internkontrollsystem (IK-system) som tilpasses barnehagens lokaler. Det må være på plass inne 4 måneder etter driftstart. 9. Utforming og innredning Hovedinngangen til avdelingen manglet rist på utsiden. Det må være matte på innsiden og rist foran inngangen, for å unngå at sand og skitt dras inn. Det er anbefalt at en rist har dørens bredde og er 2 m i lengderetningen. Matten innenfor bør være så stor som mulig, men håndterlig for renholder å riste. Det var en kombinert grov/fin garderobe. Kombinerte garderober krever gode renholdsrutiner. Det var ikke tørkeskap, men det ble opplyst at det vil være en avtale med foresatte om å ta med yttertøy hjem daglig. Det må sikres tilstrekkelig med plass til oppbevaring og tørking av tøy og sko. Barnehagen må vurdere om ordningen fungerer, eller om de bør gå til anskaffelse av tørkeskap. Det opplyses at tørkeskap skal ha eget avtrekk til friluft og må ikke kobles direkte på ventilasjonsanlegget. 10. Mulighet for aktivitet og hvile Deler av lokalet må forbeholdes rolige aktiviteter som kan gi avslapning og hvile. Lekeområdet til barnehagen skal være 6 ganger større enn innearealet. Uteområdet skal gjerdes inn. Levering og henting av barna må foregå på en sikker måte. Det skal være areal og utstyr nok til lek og variert aktiviteter som fremmer bevegelsesglede, slik at barnets totale helsemessige utvikling fremmes. Barnehagen skal drives slik at den dekker ulike behov for aktivitet og hvile. Overbygget for vognene ute må være tilfredsstillende skjermet for vær og vind, samt i forhold til sikkerhet og størrelse. 14. Sikkerhet og helsemessig beredskap. Kjøkkenet manglet sikring av skuffer, skap og komfyr. Det ble opplyst under tilsynet at dette skulle ordnes. Bøttekott med vaskemidler skal sikres. Det var panelovner som oppvarmingskilde. Det anbefales å koble ovnene til en romtermostat, slik at en får en jevnere temperatur, og at det monteres deksler på ovnene. Ovnene skal ikke ha en overflatetemperatur på mer enn 60 0 C. 19. Inneklima og luftkvalitet Det må finnes termometer i alle oppholdsrom. Det må være samsvar mellom bruk av rom og ventilasjonen. Ventilasjonsanlegget bør oppfylle kravene til luftmengde i forhold til antall personer som lokalene er beregnet på. Vedlikeholdsrutiner og servicerapporter skal inngå i barnehagens IKsystem. Det vises til Arbeidstilsynets best. nr 444. Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Anlegget er fra 1974 og det antas at kapasiteten er redusert. Lufterutiner må innføres annen hver time dersom det blir et problem med luftkvaliteten. Det var gardiner som solavskjerming. Side 16 av 20

17 HÅ KOMMUNE Sak 35/08 20 Belysning Belysningen var lite tilfredsstillende under tilsynsbesøket. Det er viktig at et roms belysning er tilpasset den aktivitet som skal foregå i rommet, både for syn og trivsel. Det må dokumenteres at barnehagen tilfredsstiller kravene til god belysning. 24 Avfallshåndtering Det var ingen opplysninger om avfallshåndtering. Det må lages rutine for behandling av matavfall som innlemmes i IK systemet. Avfall skal oppbevares forsvarlig med egnede beholdere som er forsvarlig plassert blant annet i forhold til tømming. Rådmannen tilrår at barnehagen får godkjenning for 1 år på de vilkår som er nevnt i saka. Side 17 av 20

18 HÅ KOMMUNE Sak 36/08 MÅKEN BARNEHAGE. MIDLERTIDIG GODKJENNING AV AVDELING I OGNA BEDEHUS Saksbehandlar: Inger Skretting Opstad Arkivkode: J44 Arkivsaksnr.: 08/1940 Utvalsak Utval Møtedato 36/08 Utval for helse- og sosialsaker Rådmannen si innstilling: Ogna Bedehus godkjennes som midlertidige barnehagelokaler fra og inntil 2 år på følgende vilkår: 1. Internkontrollsystemet må utvides til å omfatte endringene i driften, jf Barnehagen skal være sikret mot trafikkfare og ha inngjerdet uteområde, jf. 9 og Barnehagens rutiner for oppbevaring og tørking av tøy må være tilfredsstillende jf. 9 og Barnehagen må tilfredsstille barnas behov for stelle- og hvilemuligheter, jf Skader og ulykker skal forebygges med blant annet skåldesperre på alle vasker, tilfredsstillende overflatetemperatur på ovner, og sikring av kjemikalier og skarpe gjenstander, jf Barnehagen må ha gode renholdsrutiner, jf Dagslysmengden i fellesrommet var ikke tilfredsstillende for langvarig opphold og må vurderes hvis det oppleves som problematisk, jf. 20. Frist for tilbakemelding om at vilkårene er oppfylt settes til 2 måneder etter melding om vedtak er mottatt. Hjemmel for vedtak: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 6. Vedlegg: Rapport fra miljøhygieniker. Bakgrunn for saka: For å innfri barnehagegarantien fra departementet, har Etat for skule og kultur opprettet midlertidig barnehageavdeling i Ogna bedehus. Denne er godkjent for 2 år etter barnehageloven av Utval for opplæring og kultur sak 29/08. Godkjenning er gitt for inntil 15 barn når aller er under 3 år. Barnehagen skal også godkjennes etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. 6, og det er Utval for helse. og sosialsaker som har delegert godkjenningsmyndighet. Vurdering: Måken barnehage vil utvide med 12 barn fra 0 til 3 år samt 4 voksne. Miljørettet helsevern har gitt uttalelse etter befaring og med tanke på godkjenning for 1 år. En praksis der det gjentatte ganger blir gitt midlertidig godkjenning for det samme forholdet, er ikke i tråd med krav i forskriften. Dersom det blir aktuelt med lengre drift, må saken behandles på nytt i Side 18 av 20

19 HÅ KOMMUNE Sak 36/08 forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Midlertidige lokaler over et år, må vurderes på samme måte som permanente lokaler. Leke og oppholdsarealet inne er tilfredsstillende i forhold til arealnormen. Bruksareal består av et kjøkken, 1 HC toalett med stellemuligheter, 4 toalett, en 63 m 2 kombinert grov/fin garderobe, samt et stort fellesrom som er tiltenkt å skilles av med romdelere for å dekke barnas behov for aktivitet og hvile. Det ble opplyst at det vil være sambruk av lokalene av bedehuset. Sambruk må ikke være til hinder for at barnehagen drives etter gjeldende regelverk. 4. Ansvar. Internkontroll Måken barnehage må utarbeide et internkontrollsystem som ivaretar kravene i forskriften for Ogna bedehus. Et slikt system må være på plass innen 4 måneder etter at avdelingen er tatt i bruk. 9. Utforming og innredning Barnehagen skal være sikret mot trafikkfare og ha inngjerdet uteområde. Området som skal inngjerdes har delvis asfaltområde og grønt lekeplassområde på baksiden av bygget. Parkeringsplassen må ligge utenfor barnehagens inngjerding. Det forutsettes at barnehagen har gjort en risikovurdering og har tilfredsstillende sikkerhetsrutiner ved levering og henting. Det er sikret tilstrekkelig med plass til oppbevaring og tørking av tøy og sko. Avdelingen skal ikke ha tørkeskap, men rutine for å sende vått tøy hjem for vask/tørk ved behov. Kombinerte garderober krever gode renholdsrutiner. Matter på innsiden av døren skal ifølge styrer skaffes. Barnehagen må finne den mest praktiske og hygieniske måten for å bruke garderoben og det anbefales å skille ren og skitten sone. 10. Aktivitet og hvile I søknaden nevnes det at det er tilrettelagt med hvilerom og stellerom. Under befaringen ble det nevnt å lage to stelleplasser på HC toalettet. Det ble nevnt at barna skal sove ute i vogn ved hovedinngangens halvtak. Avdelinger som tar i mot barn under 3 år, må i tillegg ha egne rom som benyttes kun til søvn og hvile. Barnehagen må gjøre det mulig for barn som vil sove inne å ha et slikt tilbud. Mellom entreen og HC toalettet, hvor det var lukkevindu og en sofagruppe, er en mulig plass for å dekke behovet for hvile. 14. Sikkerhet og helsemessig beredskap. Kjøkkenet i bedehuset manglet sikring av skuffer og skap med kniver og kjemikalier. Det var en stor usikret komfyr på kjøkkenet. Den skal ikke brukes. Kaffetrakter skal flyttes opp i høyden. Barnehagen må innlemme sine sikkerhetsrutiner i IK- systemet slik at det blir samsvar mellom system og praksis. Bøttekott med vaskemidler skal sikres. Skarp takspiss ved hovedinngangens må sikres. Det var panelovner som oppvarmingskilder. Det anbefales å koble ovnene til en romtermostat, slik at en får en jevnere temperatur, og at det monteres deksler på ovnene for å forebygge brannskader. Ovnene skal ha tilfredstillende overflatetemperatur. Barnehagen må sjekke at vaskene har blandebatteri med skåldesperre på alle vasker som blir brukt av barna. Side 19 av 20

20 HÅ KOMMUNE Sak 36/ Inneklima og luftkvalitet Ventilasjonsanlegget må dimensjoneres etter personbelastning. Det må være samsvar mellom bruk av rom og ventilasjonen. Det er stor sannsynlighet for at lokalet er innenfor gjeldende krav, tatt byggets utforming og alder i betrakting. 20. Belysning Når lokale har dårlig tilgang på dagslys, er ofte den eneste løsning å flytte aktiviteten til et bedre egnet lokale. Dagslysmengden i fellesrommet var ikke tilfredsstillende for langvarig opphold og bør vurderes hvis det oppleves som problematisk. Utval for opplæring og kultur har gitt godkjenning for 2 år etter barnehageloven. Ut fra opplysninger og vurderinger som er gjort, tilrår rådmannen at det også gis midlertidig godkjenning for 2 år etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Side 20 av 20