Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av avbruddsfri strømforsyning (UPS) Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av avbruddsfri strømforsyning (UPS) Konkurransegrunnlag 1 Oppdragsgiver Brønnøysundregistrene er en forvaltningsetat som har ansvar for en rekke nasjonale kontroll- og registreringsordninger for næringslivet. Etatens overordnede mål er å bidra til økt økonomisk trygghet og effektivitet både for næringslivet og i samfunnet generelt. Vi viser til for generell informasjon om Brønnøysundregistrene. Det er for tiden ca 540 ansatte ved Brønnøysundregistrene. 2 Oppdragets formål Brønnøysundregistrene skal anskaffe feiltolerant avbruddsfri strømforsyning (UPS) med tilhørende vedlikeholdsavtale. I tillegg skal det etableres en vedlikeholdsavtale på UPS er som finnes i eksisterende driftsmiljø. Denne vil ha varighet først fra , da eksisterende vedlikeholdsavtale utløper Alle vedlikeholdsavtalene skal ha varighet på 2 år, med opsjon for Brønnøysundregistrene på forlengelse av avtalen med år. Brønnøysundregistrene ønsker en totalleverandør på levering av utstyr og vedlikeholdsavtaler. 3 Spesifisering av oppdraget Det skal anskaffes avbruddsfri strømforsyning som er feiltolerant, dvs. at det må finnes to stk. av alle interne komponenter, HW/elektronikk/logikk og batteripakker, slik at en feil ikke tar ned løsningen. Installasjon skal skje i slutten av februar, og pga. diverse omstendigheter er det ikke mulig å forskyve denne fristen. Aktuelle løsninger: 1. To stk. UPS er, hvor hver av dem har kapasitet på 80 kva 2. To stk. skalerbare UPS er, hvor hver av dem kan skaleres opp fra ca 40 kva til 80 kva 3. En stk. skalerbar feilintolerant UPS, hvor den kan skaleres opp fra ca 80 kva til 160 kva. Hvis det blir anskaffet skalerbar(e) UPS(er), kan det være aktuelt å avrope bare deler av kapasiteten i første omgang, og oppgradere etterhvert som behovet oppstår. Derfor må det oppgis enhetspriser på komponentene som er aktuelle for å skalere opp en UPS fra ca 40 kva til 80 kva, alternativt fra ca 80 kva til 160 kva. Det kan tilbys en eller flere av variantene. Vedlikeholdsavtalene skal også inkludere løpende oppgradering av programvare. Det skal angis en årlig pris over en periode på 4 år. Leverandøren skal oppgi hvordan bestilling kan skje og opplyse om leveringstid. Oversikt over eksisterende UPS er: Galaxy kVA Unilaire /CF 30kV Type : S312/40 Nb:1x24 Volt DC 324 Ah: 35 Code article : Konkurransegrunnlag side 1 av 8

2 N Serie : 734C36007 NT 16 Galaxy kVA Unilaire /CF 30kV Type : S312/40 Nb:1x24 Volt DC 324 Ah: 35 Code article : N Serie : 734C36008 NT16 Galaxy kVA Unilaire /CF 30kV Type : S312/40 Nb:1x24 Volt DC 324 Ah: 35 Code article : N Serie : 734G2500C NT16 Galaxy kVA Unilaire /CF 30kV Type : S312/40 Nb:1x24 Volt DC 324 Ah: 35 Code article : N Serie : 734G2500B NT16 APC Smart UPS RT5000 Model number: SURTD500XLT Serial number: NS APC Smart UPS RT5000 Model number: SURTD500XLT Serial number: NS Garanti/Support Tilbyder må legge ved sitt forslag til vedlikeholdsavtale for ny(e) og eksisterende UPS er. Beste tilgjengelighet/responstid for Brønnøysundregistrene må fremgå av tilbudet. Tilbudet skal spesifisere årlig pris på vedlikehold/support de første 4 år. Hvis det er en øvre tidsgrense på tilgjengelig support må dette angis i tilbudet. 5 Miljø Brønnøysundregistrene har fokus på miljø, og ønsker at forbruk og produksjon er mest mulig bærekraftig. Brønnøysundregistrene er kontrollmedlem i Grønt Punkt Norge AS ( Kontrollmedlemskap i Grønt Punkt Norge AS (GPN) innebærer at vi plikter å stille krav til alle våre norske vareleverandører om medlemskap i GPN. Ordningen er innført for å sikre at virksomheter som er vederlagspliktige betaler til næringslivets dugnad for innsamling og gjenvinning av emballasje. Slik reduseres antall gratispassasjerer, og dermed problemene med konkurransevridning. Kontraktskravet nedenfor skal være oppfylt senest ved kontraktsetablering. Tilbud hvor leverandøren ikke bekrefter at dette kravet er/vil bli oppfylt innen kontraktsetablering, kan derfor bli avvist. Kontraktskrav: Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Konkurransegrunnlag side 2 av 8

3 6 Generelle tilbudsbetingelser 6.1 Kunngjøring Publisert i databasen Doffin og TED. Link til kunngjøringen på nettstedet DOFFIN: Regelverk Anskaffelsen er omfattet av: Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II (under EØS/WTO terskelverdiene), jf Språk Det kreves at Leverandøren benytter norsk språk i så vel besvarelse med vedlegg i henhold til dette dokument som i tilbudsdokumenter og i direkte muntlig og skriftlig samhandling i avtaleperioden. Produktark kan allikevel, dersom de ikke finnes på norsk, være på engelsk, svensk eller dansk. 6.4 Pris Pristilbudet skal disponeres ihht. oppsettet i vedlagte tilbudsskjema. Alle priser skal gis i norske kroner inkludert mva for hver enhet. Det forutsettes fri leveranse til Brønnøysundregistrenes kontorsted i Brønnøysund. Alternative pristilbud: 1. To stk. UPS er, hvor hver av dem har kapasitet på 80 kva 2. To stk. skalèrbare UPS er, hvor hver av dem kan skaleres opp fra ca 40 kva til 80 kva 3. En stk. skalèrbar feilintolerant UPS, hvor den kan skaleres opp fra ca 80 kva til 160 kva. Hvis det gis tilbud på skalerbare UPS er, skal prisene på enkeltkomponentene også gå fram av tilbudet, slik at disse er kjent når de skal bestilles i løpet av avtaleperioden. Hvis leverandøren gir pris på flere alternative løsninger, vil hver av disse bli evaluert fullt ut som separate tilbud. Hvis vedlikeholdsavtalene for disse to variantene er forskjellige, må det derfor gå klart fram hvilket produkt den enkelte vedlikeholdsavtale tilhører. For vedlikeholdsavtalene skal det gis årlig pris over en periode på 4 år. Det skal ikke belastes noen form for gebyrer i forbindelse med fakturering. Det aksepteres kun en faktura per ordre. Tilbud i perioden som er gunstigere enn de avtalte betingelser, gjelder automatisk for Brønnøysundregistrene. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for Brønnøysundregistrene. Dersom leverandørens produkter får en prisstigning som etter Brønnøysundregistrenes vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandling, eventuelt oppsigelse av avtalen. Det skal fremkomme om reisetid faktureres i og utenfor normal arbeidstid ( ) og hvordan dette beregnes t/r kontoradresse. Manglende angivelse av reisetid vil bli tolket som om at reisetid ikke blir fakturert. Konkurransegrunnlag side 3 av 8

4 Det forutsettes at eventuelle reisekostnader belastes etter Statens satser. Direkte reisekostnader som flybilletter og hotellovernatting skal bestilles for Brønnøysundregistrenes regning, med mindre annet avtales. 6.5 Nye produkter I avtaleperioden forventes det å komme inn nye aktuelle produkter/modeller, og at de produkter/modeller som tilbys i denne anbudskonkurransen vil bli erstattet av andre produkter. I disse tilfeller skal Brønnøysundregistrene avgjøre hvilke produkter som skal tilbys overfor sine brukere. Prismessig skal disse produktene ha minst like god kalkyle for Brønnøysundregistrene som de produkter det er naturlig å sammenligne med. 6.6 Merking av tilbudet Tilbudet skal konvolutteres dobbelt, hvor den innerste konvolutten skal være nøytral. Begge konvoluttene skal tydelig merkes med: Anbud rammeavtale på avbruddsfrie strømforsyning Utforming av tilbudet Leverandøren plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder pris og leveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gitt fra Brønnøysundregistrene for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Tilbudet skal disponeres i samsvar med vedlagte skjema for tilbudsbesvarelse (vedlegg 1) og de aktuelle deler av dette vil inngå i kontrakten. Vedlagte kontrakt, Avtale om kjøp skal benyttes og er vedlagt konkurransegrunnlaget (vedlegg 3). I tillegg skal leverandørens vedlikeholdsavtaler legges ved tilbudet. Tilbudet skal leveres i 1 kopivennlig eksemplar, samt 1 elektronisk på CD/minnebrikke. Ved evt. motstrid mellom versjonene er det papirversjonen som er den gjeldende. I tillegg skal det leveres en sladdet versjon av tilbudet elektronisk på CD/minnebrikke, se konkurransegrunnlagets kap Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet skjer for tilbyders regning. 6.8 Forbehold Eventuelle forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg skal framkomme som et eget punkt i tilbudet, se Skjema for tilbudsbesvarelse pkt Forbehold skal være presise og entydige, slik at disse kan vurderes uten kontakt med tilbyder. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, kan bli avvist. Det samme gjelder forbehold om forskuddsbetaling. 6.9 Offentlighet Vi gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at leverandør er valgt, jfr. Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 andre ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Leverandøren skal derfor i et eget vedlegg til tilbudet, angi hvilke punkter i tilbudet som anses å være forretningsforhold som det, av konkurransemessig betydning, vil være viktig å hemmeligholde. Ved begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av hvilken informasjon som kan unndras offentlighet vurdert opp mot lovverket. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 jf. Forvaltningsloven 13. Konkurransegrunnlag side 4 av 8

5 6.10 Tidsfrister Tidsfrister Dato Klokkeslett Siste frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget (KGL) :00 Siste frist for utsendelse av endringer til KGL Siste frist for innlevering av tilbud :00 Vedståelsesfrist 90 dager fra tilbudsåpning Brønnøysundregistrene vil kunne gi supplerende opplysninger til eller gjøre endringer i konkurransegrunnlaget fram til og med Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes på e-post eller i brev til Brønnøysundregistrene på de oppgitte kontaktpersoner i kap. 10 innen kl 12:00. Eventuelle spørsmål og svar vil bli meddelt via e-post eller brev til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte frist, vil ikke bli besvart. Tilbydere som henvender seg til andre enkeltpersoner eller enheter, for å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet, risikerer å bli diskvalifisert. Frist for innlevering av tilbud er kl 12:00. Innsending av tilbud på e-post aksepteres ikke. Det understrekes at tilbudet skal være mottatt hos Brønnøysundregistrene innen den angitte fristen. Tilbudet forutsettes vedstått i 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Åpning av tilbudene Offentlig åpning vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. Åpning av tilbudene vil finne sted straks etter anbudsfristen Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakten forventes å skje ca 5. januar. 7 Leverandørbruk Det skal være en leverandør som skal ha ansvaret for tilbudet og leveransen. Leverandøren skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, og en oversikt over hva disse vil bidra med. Brønnøysundregistrene forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Brønnøysundregistrene skal kun forholde seg til leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. 8 Evalueringsprosessen Oppdragsgiver vil foreta en vurdering av hvorvidt leverandørene er kvalifisert, basert på enkelte generelle krav og en vurdering av visse kvalifikasjonskriterier. Nedenfor i kap. 8.1 og 8.2 er det gitt en oversikt over generelle krav og kvalifikasjonskriterier. Leverandører som tilfredsstiller disse kriteriene vil få tilbudene vurdert etter tildelingskriteriene i kap Generelle krav For å kunne delta i konkurransen må leverandøren levere: Firmaattest Konkurransegrunnlag side 5 av 8

6 Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS-egenerklæring Kravet om firmaattest innebærer for utenlandske leverandører at det må vedlegges attest som viser at de er et lovlig etablert foretak som bestemt ved lovgivningen i det land hvor han er etablert. Skatteattest og merverdiavgiftsattest må ikke være eldre enn seks måneder. Skjema for HMS-egenerklæring følger vedlagt. 8.2 Kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har økonomisk og finansiell evne til å gjennomføre avtalen i kontraktsperioden. Herunder vurderes: - Leverandørens soliditet, likviditet og finansiell styrke Dokumentasjon Oppdragsgiver vil basere denne vurderingen på sist mottatte årsregnskap hos Brønnøysundregistrene og en kredittvurdering fra Lindorff. All informasjon knyttet til denne vurderingen vil BR skaffe selv og leverandøren trenger derfor ikke å legge dette ved tilbudet. Årsregnskap og kredittvurdering vil bli innhentet senest 1 uke etter anbudsåpning. Dersom leverandøren har gyldige grunner til at dokumentasjon som nevnt ovenfor ikke er tilgjengelig, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom Leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves god gjennomførings- og oppfølgingsevne Dokumentasjon Leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene relatert til anskaffelsen, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oversikt over foretakets totale bemanning Det er svært viktig at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet, da manglende dokumentasjon kan føre til at leverandøren avvises. Konkurransegrunnlag side 6 av 8

7 8.3 Evaluering og valg av tilbud Tildeling vil skje etter vurdering av kriteriene: - Kvalitet (vektes 40 %) - Pris/totalkostnad (vektes 50 %) - Miljø /(vektes 10 %) Vi vil benytte karakterskala 1-10, hvor 1 er dårligste karakter. Beste tilbud vil få karakteren 10, mens de øvrige tilbudene vil få en karakter som tilsvarer den relative forskjellen. Kvalitet vurderes ut fra følgende 3 vektede underkriterier: 1. Vurdering av servicenivået i tilbudte vedlikeholds- og supportavtaler (vektet 30 %) 2. Leveringstid (vektet 20 %) 3. Tilbud på skalerbar(e) UPS(er) vil få karakteren 10, mens øvrige UPS er vil få karakteren 5 (vektet 50 %) Årsaken til at vi gir skalerbare UPS er ekstra uttelling, er at vi vurderer det som mest hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig at investering kan skje i takt med behovet. Det vil ikke bli vektlagt i evalueringen at det tilbys UPS med kapasitet utover kravet som er angitt i kap. 3. Pris/totalkostnad vurderes på grunnlag av en totalvurdering av: 1. Pris på enheten(e) som skal bestilles omgående. Hvis det tilbys skalerbare UPS er, skal prisen gjenspeile to stk. fullskalert UPS på 80 kva, eller èn stk. fullskalert UPS på 160 kva. 2. Pris på årlig vedlikehold og support på enheten(e) ovenfor, beregnet over en periode på 4 år 3. Pris på årlig vedlikehold og support på eksisterende UPS er, beregnet over en periode på 4 år. Miljø: Leverandører som bekrefter at deler for reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 3 år etter at produktet er produsert, vil få karakteren 10. Tilgjengelighet i minst 2 år gis karakteren 5. Lavere tilgjengelighet enn 2 år vil få karakteren 1. Ved evaluering og valg av Leverandør, vil prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige kjøp for Staten legges til grunn. Beslutning med hensyn til valg av leverandør vil bli fattet på grunnlag av innsendt materiale. I og med at dette er en åpen anbudskonkurranse, har vi ikke anledning til å forhandle om innholdet i tilbudene. Det er derfor svært viktig at all etterspurt informasjon og dokumentasjon er vedlagt tilbudet. 9 Kontrakt Vedlagte Avtale om kjøp skal benyttes. I tillegg skal det etableres vedlikeholdsavtaler for nytt og gammelt utstyr. Bindende kontrakter anses ikke som inngått før de er undertegnet av begge parter. 10 Oppdragsgiverens adresse og kontaktpersoner Oppdragsgiver og postadresse for denne anskaffelsen er Postadresse: Brønnøysundregistrene Administrasjonsavdelingen 8910 Brønnøysund Kontoradresse: Brønnøysundregistrene Havnegata Brønnøysund Kontaktpersoner for anskaffelsen er: Sissel Fiplingdal, tlf direkte , E-post: sissel.fiplingdal@brreg.no Marit Sandholm, tlf direkte , E-post: marit.sandholm@brreg.no Konkurransegrunnlag side 7 av 8

8 11 Bilagsoversikt Vedlegg: 1. Skjema for tilbudsbesvarelse 2. HMS-egenerklæring 3. Avtale om kjøp 4. Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser (AKS-89) Brønnøysund Sissel Fiplingdal Innkjøpskoordinator Marit Sandholm Rådgiver Konkurransegrunnlag side 8 av 8