TS&LK - MANUALEN Trondhjems Svømme- og Livredningsklub

Transkript

1 TS&LK - MANUALEN Trondhjems Svømme- og Livredningsklub Vedtatt på ekstraordinært årsmøte dd.november

2 Innholdsfortegnelse Innledning Historikk Vår virksomhetside Vår visjon Våre kjerneverdier Målområder: Svømmeopplæring og rekruttering Best mulig konkurransesvømmere og stupere Involvering Organisasjon og ledelse Profilering og gjenkjenning Kompetansesenter Handlingsplaner TS&LKs organisasjon, hovedinndeling - drift, (figur) TS&LKs organisasjon, fra årsmøte til underkomiteer, (figur) Årsmøtet Sammensetting og funksjon for: Styret Leder Nestleder Kasserer Sekretær o Medlemsregister o Arkivfunksjon Styremedlem Valgkomiteen Valgkomiteens funksjon ifm organisering av frivillige arbeid Revisorer Svømmeutvalget Oppmann Svømmeskoleutvalget Svømmeskolemottak Stuputvalget Markedsutvalget Sponsorvirksomhet Internettside Markedsføring Logo/bekledning Stevnekomiteen Stevneavvikling, prosedyrebeskrivelse Stevnekontoret Datasekretariatet Dommeransvarlig Tidtakeransvarlig 2

3 Påmeldingsansvarlig Velferdskomiteen TS&LKs representant i Sør Trøndelag svømmekrets TS&LKs medlemmer Ansatte: Daglig leder TS&LK, leder TS&LK-NSS Instruktørkoordinator Instruktør/hjelpeinstruktør Hovedtrener - Svømming Assisterende hovedtrener, svømming Trener Aktivitet Svømmegruppene Anlegg/utstyr TS&LKs stevner - TrønderSvøm Informasjon Økonomi Medlemskontingent Reklame- sponsoravtaler Klubbkafe Lønn og honorarer Reiseregninger Merverdiavgift Økonomisk utroskap/varslingsplikt Klubbdrakter/profilering Retningslinjer og regler for TS&LK Retningslinjer for aktive, foreldre, instruktører og trenere Bestemmelser om barneidrett Mobbing Seksuell trakassering Alkohol/rus Politiattest Regler for reiser Frivillig arbeid Loddsalg, gjennomføring Skikk og bruk for e-post Utmerkelser og æresbevisninger Æresmedlemskap Stimulansepokal 100-årspokalen Kobklysa Årlige oppgaver Vedlegg: 1: TS&LK-Verdier og forventninger 2: Loddbokmal 3

4 3: Tidtaker- og lengdeanviserinstruks 4: TS&LK-Stevner, : Treningstider 6: Stevnegjennomføring, stevneleder 7: Skjema for reiseregning, dekning av diverse utgifter 8: Datasekretariat - veiledning 4

5 Innledning Manualen er dreieboka for TS&LK. Dokumentet er relativt innholdsrikt. Her finner du hva vi er, hva vi står for og hvordan vi utfører det vi driver med. Manualen skal være et levende dokument som skal kunne endres mellom årsmøtene av styret. På hjemmesiden til klubben vil du i tillegg finne følgende klubbdokumenter: TS&LK-Lover, TS&LK-Strategiplan og en komprimert versjon av TS&LK-Utviklingstrapp. TS&LK-Verdier og forventninger er foreløpig beholdt som et vedlegg til manualen men vil etter hvert skilles ut som eget dokument. Historikk TS&LK ble grunnlagt 16.juni Klubben var den første som ble etablert nord av Bergen og er i dag en av de aller eldste svømmeklubbene i landet. Ifm 50 års-jubileet i 1960 ble det gitt ut et hefte som omhandlet aktiviteten i de første femti årene. Ved hundreårsjubileet i 2010 ble det laget et sammendrag over det andre halve århundret. Disse skriftene kan lastes ned på TS&LKs hjemmeside: Vår virksomhetsidé TS&LK kombinerer bredde- og toppidrett innen svømming og stuping. TS&LK utvikler svømmere og stupere på nasjonalt toppnivå. TS&LK tilbyr og driver grunnleggende svømmeopplæring for barn, unge og voksne i Trondheimsregionen. TS&LK har også et treningstilbud til svømmere som ikke satser på toppnivå herunder også mastersvømmere. TS&LK skal virke for utvikling av og være pådriver for Trondheim som et kraftsenter innen norsk svømming. Vår visjon: Vi skal gjøre svømmeidretten til den mest fremgangsrike idretten i Trondheim. 5

6 Våre kjerneverdier : Våre kjerneverdier er grunnleggende verdier som utgjør basis for all aktivitet i regi av TS&LK. Våre kjerneverdier er: Glede Fellesskap - Innsats - Helse Ærlighet Vårt verdigrunnlag utdypes i det lille dokumentet; TS&LK Verdier og forventninger som er vedlegg 1 til Manualen. Alle som er involvert i klubben skal sette seg inn kjerneverdiene og forventningene vi har til hverandre som deltakere i organisasjonen. Våre målområder Målområde: Svømmeopplæring og rekruttering 1. TS&LK har som mål å drive svømmeopplæring i Trondheimsregionen av flest mulig barn og unge på en best mulig måte. Dette skal foregå på en slik måte at de blir trygge i vann, har glede av å være i vannet og lærer grunnleggende svømmeferdigheter. Opplæringen skal samtidig danne et best mulig grunnlag for rekruttering av unge og gode svømmere inn i treningsavdelingen. Målområde: Best mulig konkurransesvømmere/stupere. 2. TS&LK skal ut fra eksisterende forutsetninger maksimalisere ferdigheter og resultater for sine konkurransesvømmere- og stupere. Målområde: Involvering 3. TS&LK skal i den kommende perioden (2010-våren 2013) jobbe aktivt med å utvikle klubbtilhørighet og klubbinvolvering. Målområde: Organisasjon og ledelse 4. TS&LK skal drive kontinuerlig utviklingsarbeid og kompetanseøkning innen egen organisasjon for å oppnå bedre resultater. 5. Krav til økonomiutvikling og styring Målområde: Profilering og gjenkjenning 6

7 6. TS&LK skal på mest effektive måte gjennomføre markedsføring og profilering Målområde: Kompetansesenter 7. TS&LK skal etablere et kompetansesenter for svømmesporten i Trondheim Se vedlegg 2 for fullstendig strategiplan. Handlingsplan Handlingsplaner for TS&LK skal utarbeides før årets start basert på målsettinger i strategiplanen og andre aktuelle føringer. Samtidig foretas en evaluering av handlingsplaner for gjeldende år. Hva Hvordan Hvem Tidsfrist Resultat 7

8 TS&LK - Organisasjon TS&LK TS&LK- NSS (Norges svømmeskole) TS&LK- Svøm TS&LK- Stup 8

9 Årsmøte Styret Valg- komite Revisorer Svømme- skoleutvalg Svømme- utvalget Stup- utvalget Velferds- komiteen Stevne- komiteen Markeds- utvalget Årsmøtet Årsmøtet er TS&LKs høyeste myndighet. Innkalling til årsmøter annonseres på TS&LKs internettsider. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. Protokollen fra årsmøtet sendes til samordnet registrering (Altinn), idrettsrådet i Trondheim kommune samt Sør Trøndelag svømmekrets. Protokollen legges ut på TS&LKs internettsider. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, nærmere bestemt de som har betalt medlemskontingenten senest 1 måned før årsmøtet holdes. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid. Alle som ønsker å være med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i TS&LK - Lover, 12, vedlegg 1. 9

10 Styret Styrets sammensetting: Leder, nestleder, sekretær, kasserer, leder av svømmeutvalget, leder av stuputvalget. Til sammen seks medlemmer. I utgangspunktet skal det planlegges med minimum 8 styremøter per kalenderår. Dette er ikke et absolutt krav. Normalt vil daglig leder og hovedtrener kalles inn til styremøter. Andre kan kalles inn ved behov. Styrets leder avgjør behovet. Representant for de aktive har møterett i styremøter men ikke stemmerett. Styrets oppgaver: planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Styrets leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger møte for klubben på seminar, konferanser o.l er ansvarlig for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet anviser utbetalinger sammen med kasserer, delegert til daglig leder skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. skriver årsberetning fra styret innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene delta på TrønderSvømkomité-møter og skriver leder til TS-program er varamedlem til Sør Trøndelag svømmekrets (STSK) og medlem i STSK valgkomite 10

11 er ansvarlig for å opprettholde kontakten mellom daglig leder, hovedtrener og styret informere klubben gjennom hjemmesiden om hva som foregår i klubben, minimum tre ganger per år ("Styret informerer") utarbeide forslag til handlingsplan for styret skal skape entusiasme og motivere deltakerne i styret til å jobbe mot felles mål. overordnet ansvarlig for at all dokumentasjon i klubben til en hver tid er oppdatert er oppnevnt som ansvarlig styremedlem for barneidretten i TS&LK Styrets nestleder fungerer som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt bistår ved behov styrets leder med alle beskrevne oppgaver for leder er leder av svømmeskoleutvalget og svømmeskolemottaket deltar på alle styremøter i TS&LK Sekretær fører referat over alle styremøter og medlemsmøter. Referat fra styremøter sendes ut senest syv dag etter at møtet er holdt tar seg av alle typer inngående og utgående post lager møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. sender årsmøteprotokoll til samordnet registrering (Altinn), idrettsrådet i Trondheim kommune samt Sør Trøndelag svømmekrets. Protokollen legges ut på TS&LKs internettsider styrer TS&LKs medlemsregister styrer TS&LKs arkivfunksjon Medlemsregisterfunksjon: TS&LK-Stup holder orden på sitt register iht egen prosedyre. Det følgende gjelder for svømmeavdelingen. Sekretæren har hovedansvaret for å ajourføre medlemsregisteret. Hovedregisteret skrives i en xcel-fil med nødvendige data: gruppe (A, B, C, Hai, Delfin-1, Delfin-2, Utviklingsgruppen og Mastergruppen. I tillegg ajourføres det en liste med "ikke-aktive"-medlemmer (foreldre, etc) samt data for styret og underkomiteer, trenere og instruktører. Registeret skal omfatte følgende data: Navn, foresatte for barn, telefonnummer, e-post adresse, bostedsadresse og fødselsår. Tryggivann-registrering for hver enkelt person gjøres primært av det enkelte medlem og/eller foresatte. 11

12 Sekretæren sørger for medlemsregisteret (xcel-fil) er lik tryggivannregisteret. Ut fra lov som ble vedtatt på forrige idrettsting skal NIF i løpet av 2010 lansere et felles medlemsarkiv som alle klubber tilsluttet NIF skal bruke. Dette er enda ikke opprettet. TS&LK avventer instruks fra NIF. Endringer i medlemsregisteret kommer enten som en følge av: 1) nye svømmere inn i klubben, 2) svømmere slutter i klubben, 3) flytting mellom to grupper internt i klubben 4) endringer i persondata pga bostedsflytting, nytt telefonnummer, etc, eller 5) "Ikke-aktivt medlem" inn i eller ut av klubben. 1) Ny svømmer inn i klubben: Når det starter en ny svømmer i klubben, skal den som bestemmer hvilken gruppe vedkommende starter i, varsle sekretæren, kasserer, oppmann og ansvarlig trener om dette. Sekretæren oppdaterer medlemsregisteret og tryggivann suksessivt. Sekretæren koordinerer med kasserer slik at det settes rett sum på fakturaen som genereres etter registrering i tryggivann. 2) Svømmer slutter i klubben: Det enkelte medlem er selv ansvarlig for å si fra til oppmann eller trener om at han/hun slutter i klubben. Informasjonen går deretter til sekretæren som oppdaterer medlemsregisteret og tryggivann. Sekretæren koordinerer med kasserer dersom det kommer krav om tilbakebetaling av innbetalt treningsavgift. Når noen andre i klubben får mistanke om at noen har sluttet, skal sekretæren varsles om dette. Sekretæren sender deretter en forespørsel på mail til den det gjelder. 3) Flytting mellom grupper: Ved opprykk eller andre endringer av gruppe internt i klubben skal hovedtrener gi beskjed til: den det gjelder, sekretæren samt trenere og oppmenn for begge gruppene. Det forutsettes at det enkelte medlem ikke belastes ekstra treningsavgift dersom man flyttes opp i løpet av sesongen. Sekretæren oppdaterer medlemsregisteret og gjennomfører "flytt gruppe" i tryggivann. 4) Endring av persondata for den enkelte: Den enkelte er selv ansvarlig for å si fra til trener eller oppmann om endringer av persondata. Trener eller oppmann er ansvarlig for å varsle sekretæren om endringene. Sekretæren oppdaterer deretter medlemsregisteret. Den enkelte bruker av tryggivann må selv oppdatere personlige data i det registeret. Det er spesielt viktig at det gis beskjed om å oppdatere e-postadresser slik at e- faktura mottas. 5) "Ikke-aktivt medlem" inn eller ut av klubben. Søknad om medlemskap sendes til post@tslk.no. Sekretæren sørger for nødvendig registrering. Sekretæren sender betalingsinformasjon til vedkommende på e-post og 12

13 varsler kasserer om dette. Kasserer sender ut betalingsinformasjon for påfølgende år og gir sekretæren beskjed om sletting av medlemmer som ikke har betalt årskontingent innen året er omme. Innen slutten av hver måned skal sekretæren sende ut en oppdatert samlet medlemsliste for aktive inneholdende bare navn og aktuell svømmegruppe til Pirbadet og hovedtrener. Pirbadet skal slette forrige liste slik at det til en hver tid bare befinner seg en liste i skranken på Pirbadet. Listen merkes tydelig med dato. Før starten av hvert halvår skal sekretæren oppdatere navneoversikten per gruppe på hjemmesiden. Andre som har behov for data fra medlemsregisteret må forespørre sekretæren om dette. Ansvarlig trener for Delfin, Hai og Utviklingsgruppene skal registrere oppmøte for svømmerne i sin treningsgruppe. Arkivfunksjon: Hensikten er å sikre bevaringsverdig informasjon. Inneværende års informasjon samles og avsluttes senest 31.januar påfølgende år. Informasjonen oppbevares både elektronisk og på papir. Forrige års informasjon oppbevares på kontoret. Tidligere års informasjon oppbevares i arkivhyller i TS&LKs klubblager i kjelleren i Pirbadet. Følgende materiale skal sikres som et minimum: alle referater fra styremøter og medlemsmøter e-post og annen korrespondanse som er definert som journalført post av styreleder/styret årsmeldingen med regnskapsoversikt og tilleggsrapporter (for foregående år) egen perm for regnskapet (alle bilag, etc) komplett medlemsliste per 31.desember. alle reise- og stevnerapporter alle sponsoravtaler alle arbeidsavtaler med ansatte en egen TrønderSvøm-mappe for hvert år. NM-mappe dersom det er arrangert helt eller delvis av TS&LK elektronisk versjon av oppdatert versjon av TS&LK-Manualen annen informasjon som sekretæren definerer som bevaringsverdig Kasserer Kassereren disponerer lagets midler og har sammen med daglig leder fullmakt til klubbens bankkontoer. Kassereren i TS&LK utfører for tiden også 13

14 klubbens regnskapsfunksjon. Regnskapsfunksjonen er lønnet iht egen kontrakt. Forestå utbetalinger: betale fakturaer som kommer til klubben etter å ha undersøkt at fakturaene stemmer ved å ta kontakt med de i klubben som har bestilt varen/tjenesten. lønn/honorar betales ut den 5. hver måned ut fra mottatte timelister/fakturaer. Timelistene skal være attestert av hovedtrener. påse at klubben har mottatt gyldig skattekort før lønn utbetales. skatt overføres hver måned til sperret skattekonto og skjema med oversikt over lønnsutbetalinger og skattetrekk oppdateres etter hver lønnsutbetaling og sendes til nestleder. fordele midler mellom Stup og Svøm som blir innbetalt til hovedkonto. Disse midlene gjelder for eksempel fra Idrettsbingo, tilskudd fra Trondheim kommune samt tilskudd fra Norges Idrettsforbund ut fra medlemstall/ aktivitetstall som Daglig leder rapporterer inn ved årsskifte. betale svømmelisens for alle klubbens svømmere over årsklasse 12 år. betale startkontingent for deltakere på svømmestevner. Liste over deltakere sendes over fra påmeldingsansvarlige i forkant av hvert stevne. utbetalinger av andres utlegg gjøres etter mottatt gyldig kvittering. utbetale bonus til aktive, støtte til styrketrening osv. etter beskjed fra hovedtrener Forestå faktureringer: sende ut faktura til alle aktive to ganger i året iht medlemsregisteret. Den andre uken i januar skal det sendes det ut faktura for treningsavgift 1. halvår samt avgift for lisens. I den første uken i september sendes det ut faktura for treningsavgift for 2. halvår samt medlemsavgift. Kontrollere at disse er betalt innen 14 dager etter forfall. Sende purring til de som ikke har betalt. Kontrollere at disse er betalt syv dager etter forfall på purrefaktura. Sende faktura med varsel om inkasso i posten til de som ikke har betalt purrefaktura. sende ut krav om egenandeler for stevner, leire og annet ved behov. Kontrollere at disse er betalt iht til oppsatt frist. Sende ut purr til de som ikke har betalt innen fristen. Varsle de som ikke har betalt purr innen oppsatt frist om at deres barn ikke får reise før egenandel er betalt. Liste over hvem som er påmeldt til stevner fås fra TS&LKs påmeldingsansvarlig. Liste over hvem som er påmeldt til reiseleire fås fra leder av svømmeutvalget. utsending av div. andre fakturaer (sponsorer, utleie, etc) etter anmodning og eller ved behov. Regnskapsfunksjon: 14

15 hver måned føre alle regnskapsbilagene inn i regnskapsprogrammet og avstemme dette. senest 12 dager etter månedsslutt levere driftsregnskap og balanse med kommentarer frem til foregående månedsskifte til klubbens styreleder. til enhver tid ha oversikt over lagets økonomiske situasjon og følge opp denne føring av klubbens hovedregnskap med tilhørende inn- og utbetalinger. Budsjett: lede budsjettprosessen på høsten og utarbeide budsjett. Budsjettet for påfølgende år skal være ferdigstilt og klart for å vedtas senest i løpet av november måned. Idrettsbingo: sørge for at det blir sendt inn årsregnskap til lotteritilsynet samt være ansvarlig for å søke om spillemidler hvert år. Signering av ny avtale gjøres i Idrettsbingo s lokale i Innherredsveien. Årlig loddsalg planlegger og leder årets loddsalg (jfr pkt xx for gjennomføring) sender inn rapport til lotteritilsynet etter at loddsalget er gjennomført. TrønderSvøm: bidra med regnskapstall i forbindelse med utarbeidelse av budsjett. ha oversikt over alle startinnbetalinger ut fra en oversikt fra den i klubben som mottar påmeldingene. Sende purring til de som har betalt for lite og tilbakebetale til de som har betalt for mye. utbetale bonus/premier til utøverne senest 14 dager etter stevnets siste dag. Bistå sekretariatet med kontantkasse. stille på TS-møter. utarbeide regnskap for arrangementet umiddelbart etter stevnet og senest sendt sekretær for arkivering en (1) måned etter stevneslutt. Post: hente post og pakker som kommer til klubbens postboks på hovedpostkontoret i Dronningens gate. Posten fordeles evt. til andre ved anledning, evt. Legges i klubblokalet. sjekke posthylla i klubblokalet hvor timelister og div. fakturaer blir lagt minst en gang per uke. 15

16 Årsregnskapet: kalle inn kasserer for Stup til gjennomgang av regnskap/bilag ved årsskifte. Deretter legge frem regnskapet for gjennomgang og godkjenning av revisor. skrive regnskapskommentar. Årsmøtet: legge frem regnskapstall, regnskapskommentar og budsjett på årsmøtet. Støttefondet: delta på møter i fondsstyret. foreta inn-/ utbetalinger av fondets midler. Føre regnskap over fondsmidlene. Styremedlemmer: ledere i svømmeutvalget og stuputvalget møter på styrets møter Revisorer skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. hvordan revisjonen utføres finnes i NIFs lov kapittel 4. Valgkomité Valgkomiteen har en av TS&LKs viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, 16

17 se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, sørge for at de som er aktuelle kandidater er medlemmer av TS&LK slik at de er valgbare når årsmøtet skal gjennomføres, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide. Valgkomiteens funksjon ifm organisering av TS&LKs frivillige arbeid I TS&LK har valgkomiteen et noe utvidet mandat. I tillegg til valgkomiteens ordinære arbeidsoppgaver har valgkomiteen et ansvar for å organisere det frivillige arbeidet i klubben. I praksis betyr det å følge opp at det er satt opp tilstrekkelig antall personer på de oppgavene som er nevnt under pkt XX, Frivillig arbeid. Svømmeutvalget Sammensetning Svømmeutvalget ledes av oppmann for A-gruppen og består ellers av de andre oppmennene i B, C, Hai, Delfin og Utviklingsgruppen. I tillegg er klubbens hovedtrener med i svømmeutvalget. Det er ikke alltid nødvendig at alle møter på samtlige møter. Leder avgjør dette før innkalling. Svømmeutvalget har 2-3 møter årlig. Oppgaver og arbeidsfordeling Svømmeutvalget er klubbens sportslige utvalg for svømming. Her planlegges og koordineres klubbens sportslige aktiviteter, terminlister og reiseaktivitet, etc. Regler for reiser er beskrevet i pkt xx. Klubbens hovedtrener er sportslig ansvarlig. Oppmannen i A-gruppen deltar i styret på vegne av svømmeutvalget. 17

18 Oppmenn Oppmenn skal assistere trenerne med praktiske oppgaver som å arrangere treningssamlinger og stevneturer. Dette spenner fra å finne alternative reisemål og reiseruter, booke transport og overnatting samt sørge for et opplegg med matservering og et konsept for sosial trygghet. Oppmennene har også en oppgave gjennom svømmeutvalget med å ivareta klubbens satsing innenfor de økonomiske rammene som styret trekker opp for hver sesong. Oppmann skal i tillegg bidra til å ivareta entusiasme og pågangsmot hos trenere og svømmere. Oppmenn skal fungere som et kontaktpunkt for foreldre i de enkelte svømmegruppene slik at informasjon kan spres og misforståelser oppklares tidlig. Oppmenn kan brukes for å ta opp uavklarte saker mot styret eller den enkelte trener. Oppmenn er også ansvarlig for å melde på svømmere i sine grupper på stevner. Foreldrene melder på til oppmann, oppmann samler sammen påmeldingene og sender inn samlet påmelding til påmeldingsansvarlig i TS&LK. Trenerne bestemmer hvilke øvelser den enkelte skal svømme. Oppmenn har altså et formelt ansvar for praktisk organisering av turer og skal være et kontaktledd mellom svømmegruppe og styret / trenere. De skal: Planlegge stevnereiser, bestille billetter og overnatting Skaffe reiseledere Planlegge samlinger Informere om reiseopplegg og egenandeler i god tid Være kontaktledd for foreldre Oppmenn rapporterer til svømmeutvalget og deltar i svømmeutvalgets arbeid. Svømmeskoleutvalget Sammensetning Svømmeskoleutvalget består av tre personer og ledes av styrets nestleder. Utvalget består i tillegg av daglig leder, TS&LK, som også er klubbens Hovedinstruktør, samt TS&LKs instruktørkoordinator. Oppgaver Svømmeskoleutvalget skal planlegge, lede og utvikle driften av TS&LKs svømmeskole (TS&LK-NSS). Basert på erfaring og analyse bestemmer utvalget markedsføringsnivå i samarbeid med markedsutvalget, avgjør antall kurs og tidspunkt for kurs. 18

19 oppdatering av skriftlig utdanningsmateriell for instruktørene koordinere kompetanseutvikling av instruktørene analysere muligheter for vekst av TS&LK-NSS utenfor Pirbadet analysere muligheter for vekst i Pirbadet forestå økonomiske analyser i samarbeid med TS&LKs kasserer evaluere kvaliteten på svømmeskolen skrive en evalueringsrapport etter avsluttet kursrunde forfatte årsrapport til årsmøtet Svømmeskoleutvalget samarbeider tett med markedsutvalget og kasserer. Svømmeskolemottaket Svømmeskolen (TS&LK-NSS) har oppstartsuke fire ganger i året. Det er derfor et behov for å ta i mot barn og foresatte på ettermiddagstid i alle ukas ukedager. Bemanning: Styrets nestleder (sjef for svømmeskoleutvalget) er leder av svømmeskolemottaket. Bemanningen under mottaket bør være to personer. Det er tilstrekkelig med en person for kurs som starter før og etter Oppmøte senest 30 minutter før kursstart. Gjennomføring: Daglig leder av TS&LK-NSS tar ut billetter og legger disse klar på riktig tidspunkt og dato i samlemappe. Den som sitter i mottaket får siste versjon av påmeldte barn til kurs fra daglig leder av svømmeskolen (eventuelt fra kurskoordinator). Deretter: sette opp stoler og bord i inngangspartiet i Pirbadet gjøre klar markedsførings/informasjonsmappe som skal deles ut til den enkelte kursdeltaker krysse av hvert enkelt barn som kommer til mottaket billetter som ikke blir hentet påføres navn på den enkelte som ikke har møtt og legges i konvolutt påført tidspunkt for kursets start og legges tilbake i mappen på samme plass billetter til overs legges også tilbake til samme plass i mappen når startuken er over, legges disse billettene i Pirbadets skranke slik at de kan hentes der av kursbarn i påfølgende uke(r). Stuputvalget Sammensetning 19

20 Stuputvalget består av hovedtrener, kasserer og oppmann og ledes av hovedtrener. Hvis behov, kan stuputvalget også ha en kursansvarlig. Når det ikke er en egen kursansvarlig, har hovedtrener ansvar for arrangering av kurs. Oppgaver og arbeidsfordeling Stuputvalget er klubbens sportslige utvalg for stuping. Her planlegges og koordineres klubbens økonomi, sportslige og sosiale aktiviteter, terminlister, reiseaktivitet, kurs, dugnader, etc. Stuputvalget har ansvar for å til enhver tid oppdatere stupdelen på klubbens hjemmeside. Hovedtrener Hovedtrener er sportslig ansvarlig og har med dette ansvaret for at TS&LKs stupere har et så høyt sportslig nivå som mulig ut i fra de rammevilkår som til enhver tid finnes. Sportslig ansvar består også i å koordinere trenere og gruppefordeling samt treningstider. Videre inngår i sportslig ansvar å velge ut stevner og samlinger som klubbens utøvere skal delta i samt, først og fremst på prestasjonsmessig grunnlag men også ut i fra treningsiver, å velge ut deltakere til disse - alt innen de økonomiske rammene til stuputvalget. Hovedtrener har ansvaret for at det holdes trenermøter og at tilbud klubben får om trenerutdanning blir videreformidlet til alle klubbens trenere. Hovedtrener har ansvar for å opprettholde kontakten med resten av stupnorge og holde seg orientert om informasjon fra NSFs stuputvalg. Hovedtrener skal derfor helst selv delta på NSFs årlige trener- og ledersamling, og bare unntaksvis kan en annen trener delta som hovedtreners vararepresentant for TS&LK stup. Kasserer Kasserer har hovedansvar for alle økonomiske anliggender for stupgruppa og fungerer som regnskapsfører og er ansvarlig for budsjettutvikling. Kasserer disponerer stupgruppas midler og har fullmakt til gruppas bankkonto. Oppmann Oppmann skal være kontaktledd mellom foreldre og trenere. Det er med dette oppmanns ansvar bla å innkalle til foreldremøte. Oppmann skal assistere trenerne med praktiske oppgaver som å arrangere treningssamlinger og har hovedansvaret for sosiale tiltak som fremmer et godt miljø. Oppmann i stupgruppa har ansvar for igangsetting av dugnader som er nødvendige for å sikre stupgruppas økonomi ut i fra utarbeidet budsjett. 20

21 Kursansvarlig Kursansvarlig har ansvar for markedsføring av kurs og koordinering av påmeldinger samt å sørge for at kursavgifter blir innbetalt og billetter utdelt. Kursavgift mottas kontant ved første kursdag. Kursansvarlig skal også i god tid informere Pirbadet om det som Pirbadet ønsker å vite om deltakere og kurstid. Når det ikke er valgt en kursansvarlig, har hovedtrener dette ansvaret. Aktivitet Utover på alle måter å støtte opp om stupaktivitet på alle nivåer, skal stuputvalget sørge for følgende aktiviteter: Stevner, samlinger og andre sosiale arrangementer Ved begrensete resurser, skal klubbens beste utøvere prioriteres til deltakelse på stevner. Dette gjelder både økonomisk og trenermessig. Høyeste prioritet har deltakelse på landslagssamlinger og representasjon på landslagsnivå, deretter Norgesmesterskap, internasjonale stevner i Norge og dernest i utlandet. Så sant det er trenerkapasitet, skal øvrige kvalifiserte utøvere få tilbud om deltakelse i minst ett rekrutteringsstevne. Det skal holdes årlig klubbmesterskap og hvis mulig ut fra rammene som Pirbadet setter, jobbes for å holde ett rekrutteringsstevne årlig i TS&LKs regi. Det skal etterstrebes å gi minst én årlig treningssamling for alle aktive utøvere. Det skal minst være én sosial aktivitet utover det som er i sammenheng med klubbmesterskap. Eksempler på sosiale aktiviteter er juleavslutning, sommeravslutning, samling. Kurs Stuputvalget skal arrangere minst ett stupekurs hvert semester i den grad det lar seg gjennomføre ved siden av å opprettholde et godt treningstilbud for de aktive utøverne innen stup. Dugnader Det skal arbeides for minst én dugnad hvert år. Dugnaden skal i den grad det er mulig, involvere utøverne selv i inntektsgivende innsats. Dersom det ikke kan avholdes kurs, må dugnadsvirksomheten utvides utover én årlig. Samarbeid 21

22 Stuputvalget skal søke et positivt samarbeid med klubbens svømmeaktivitet ved siden av å ha et positivt forhold til stupaktiviteten i resten av landet. Stuputvalget skal også søke et positivt samarbeid med så vel ledelse som badevakter og andre ansatte i Pirbadet. Markedsutvalget Sammensetning Markedsutvalget består av minimum 4 personer. Utvalgets leder bestemmes av medlemmene. Oppgaver og arbeidsfordeling Sponsorvirksomhet Markedsføring av alle deler av klubben utad Informasjonsvirksomhet innad i klubben Måling av markedsføringseffekter Måling av "tilfredshet" Logo-virksomhet Bekledning, effekter Internettløsninger, sosial medier, facebook, etc Drift av hjemmesiden Stevnekomiteen Sammensetning Stevnekomiteen ledes av klubbens daglige leder og består ellers av: Stevneleder (utpekes for hvert enkelt stevne) Klubbens kasserer Leder av datasekretariatet Leder av stevnekontoret Leder av velferdskomiteen Premieansvarlig I tillegg er følgende funksjoner underlagt stevnekomiteen, men møter normalt ikke i stevnekomiteens møter: Dommeransvarlig Tidtakeransvarlig Påmeldingsansvarlig Stevnehjelpere 22