Slik vinner du anbud

Transkript

1 Slik vinner du anbud Tilbudsjobbing i praksis og gode råd for å lykkes i det offentlige markedet. Rolf Olav Johannessen Daglig leder/eier Din Anbudshjelp AS

2 Det offentlige innkjøpsmarkedet! EU/EØS Ca 9000 Mrd p.a. Norge Nær 430 Mrd Over 1,6 milliard per arb.dag (ikke lørdag, søndag). Nord-Norge Off. sektor: 40% av landsdelens sysselsetting Landet forøvrig: 30% Enormt marked Sikre betalere Fellesskapets midler Derfor regulert i lov og forskrift

3 Litt om regelverket OFFENTLIGE ANSKAFFELSER

4 Grunnleggende krav lovens 5 og FOA 3-1 God anbuds- og forretningsskikk Konkurranse uavhengig av verdi Likebehandling av leverandører Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Forutsigbarhet Ikke diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og lokal tilhørighet Ikke dele opp en planlagt anskaffelse for å omgå terskelverdiene Proporsjonalitet LCC (livsyklyskostnader), universell utforming og miljø

5 Terskelverdiene Del II - Nasjonal terskelverdi Fra kr ,- eks. mva til verdier definert for del III Uprioriterte tjenester uavhengig av øvre verdi Del III EU/EØS terskelverdi Hovedverdiene klassisk sektor Klassisk sektor Kommunale Statlige Varer og tjenester 1,55 mill 1,0 mill Bygg og anlegg 39 mill 39 mill

6 Beregning av kontraktens verdi Oppdragsgivers anslag Samlet verdi i hele kontraktsperioden inkl. opsjoner Aktuelt ved rammeavtaler Anslått verdi ved kunngjøringstidspunkt Reell beregningsmetode, ikke oppdeling Ev. delarbeider skal inkluderes Ensartede varer Inkl. dersom oppdragsgiver stiller materialer til disp.

7 Når man har funnet et oppdrag? Sentrale spørsmål for en leverandør Vite hva du skal se etter i en kunngjøring Er oppdraget interessant kan vi levere, har vi kapasitet? Hvilken konkurranseprosedyre er valgt? Hvor finner man komplett konkurransegrunnlag? Hvilke frister er det og når skal varen/tjenesten leveres? Hvilke krav stilles? Til deg som leverandør Til tilbudet

8 Anskaffelsesprosedyrer Direkte anskaffelse Anskaffelser etter forskriftens del I De mest vanlige - forskriftens del II og III: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling - Ett trinn uten prekvalifisering (kun del I+II) - To trinn inkl prekvalifisering (over terskelverdi) Konkurransepreget dialog (kun del III) Plan og designkonkurranse

9 Rammeavtaler En avtale mellom oppdragsgiver og leverandør(er) Regelmessige innkjøp Formål å fastsette samtlige vilkår for de kontrakter/kjøp som skal tildeles i løpet av en gitt periode Særlig med hensyn til: Pris Volum Leveringsbetingelser Service Kompetanse

10 Rammeavtaler 2 typer rammeavtaler Kjøpsplikt vs. kjøpsrett Avtaler med en leverandør Avtaler med to eller flere leverandører Parallelle avtaler Vilkårene fastsatt i rammeavtalen, ingen fornyet konkurranse Fornyet konkurranse, minikonkurranse Gjenåpning av konkurranse med presiserte vilkår i konkurransegrunnlaget Varighet maks 4 år Mer enn 4 år kun ved unntakstilfeller

11

12

13 Fra 1. juli 2015 anbud under EU-terskel Anskaffelser under kroner unntas regelverket om offentlige anskaffelser. Oppdragsgivere vil dermed stå helt fritt til å inngå kontrakt med ønsket leverandør, uten noen plikt til å kontakte flere. Kravene til hvilken dokumentasjon oppdragsgiver skal kreve fremlagt endres. Kravet om å fremlegge HMS-egenerklæring bortfaller, mens plikten til å fremlegge skatteattest vil kunne gjelde ved anskaffelser over nasjonale terskelverdier, m.a.o. kun ved anskaffelser over kroner, og ikke kroner slik det var før 1. juli. Oppdragsgiver vil videre kunne foreta dekningskjøp under terskelverdiene uten å følge regelverket dersom en konkurranse må avlyses eller dersom det oppstår tvist som forsinker en kontraktsinngåelse. Dette gjelder uavhengig av om forsinkelsen skyldes oppdragsgiver. Under dagens regelverk må oppdragsgiver ved dekningskjøp enten følge prosedyrene i regelverket fullt ut, eller foreta en ulovlig direkteanskaffelse.

14 Fra 1. juli 2015 forts. Nye krav til lærlingordning. For det første vil oppdragsgiver kunne oppstille krav til lærlingordning for alle leverandører, ikke bare norske. For det andre må lærlinger benyttes ved gjennomføringen av kontrakten, dersom det først oppstilles et krav om lærlingordning Bestemmelsene om rammeavtaler under terskelverdiene endret. I følge departementet innebærer endringen en forenkling og gir færre regler om hvordan oppdragsgiver skal gjennomføre avrop på en rammeavtale. Dette vil gi oppdragsgiver større fleksibilitet. Gjeldende regler om registering og tilbudsåpning, samt kravet om at tilbudet skal avgis i lukket og merket forsendelse, oppheves. I ny bestemmelse heter det kun at tilbud skal avgis enten direkte eller per post, og oppdragsgiver plikter ikke å undersøke tilbudets innhold før leveringsfristen har løpt ut

15 Fra våren 2016 Forhandlingsforbudet fjernes for anbud under EU s terskelverdi.

16 Frister? Mange ulike fristbegreper Frist for å be om dokumenter Frist for å stille spørsmål Frist for mottak av forespørsel el. anmodning om deltakelse Frist for mottak av tilbud Vedståelsesfrist Frist for å klage Ulik bruk av fristbegrep i kunngjøringen avhengig av valgt prosedyre for konkurransen Felles for alle typer anskaffelse Tilstrekkelig frist Aldri helg- eller helligdager Minimumsfrister over EØS-terskelverdiene (Del III)

17 Vedståelsesfrist Oppdragsgiver er pliktig å sette denne Dersom ikke nevnt i kunngjøringer eller konk.grunnlag 30 dager fra tilbudsfristens utløp Brudd på regelverket å inngå kontrakt etter at vedståelsesfristen er løpt ut. Oppdragsgiver må be leverandører om å utvide fristen før utløp

18 Evaluering og avvisning Skille mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Lev. 1 Lev. 2 Lev. 3 Lev KVALIFIKA- SJONS- KRAV obligatoriske absolutte krav 2. UTVELGELSES- KRITERIER ønskelige graderbare kriterier 3. KRAVSPEK. obligatoriske absolutte krav 4. TILDELINGS- KRITERIER ønskelige graderbare kriterier Valgte tilbud: Osv. Leverandørens kvalifikasjoner Tilbudets egenskaper

19 Krav til leverandør Oppdragsgiver skal stille krav om: Skatteattester, skatt og mva (ikke eldre enn 6 mnd) HMS-egenerklæring (B/A og tjenester) Gjelder alle kontrakter med verdi over Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger Sikre at leverandøren er egnet Proporsjonalitet

20 Proporsjonalitetsprinsippet Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen.

21 Avvisningsregler av leverandøren Viktig å kjenne til avvisningsreglene Oppdragsgiver SKAL avvise leverandør hvis Leverandør ikke oppfyller minimumskrav til deltakelse Det mangler skatteattester. Tilleggsfrist kan gis (men ingen plikt) Det leveres etter frist Oppdragsgiver kjenner til rettskraftig dom knyttet til Økonomisk kriminalitet Leverandør er benyttet som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner til konkurransen Forhold som KAN føre til avvisning For eksempel: Konkursbehandling, Ikke betalt skatter/avgifter

22 Fremgangsmåten ved avvisning Oppdragsgiver skal snarest mulig gi skriftlig melding med en kort begrunnelse om hvorfor leverandøren eller tilbudet er avvist for deltakelse i den videre konkurransen Dersom en leverandør skriftlig anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for hvorfor dens forespørsel om å delta er forkastet

23 Evaluering av tilbud Kun tilbud som ikke er avvist skal evalueres Evaluering i forhold til ALLE på forhånd oppgitte tildelingskriterier Laveste pris ELLER Mest økonomisk fordelaktige tilbud Vekting, prioritering NB! Del III skal vekting alt prioritering fremkomme Forutberegnelighet NB! Tildelingskriterier er ikke minimumskrav Oppdragsgiver er pliktig å ta hensyn til etterspurt informasjon

24 KVALITATIVE EGENSKAPER ØKONOMI Tildelingskriterier - eksempel Kategori Tildelingskriterier Pris på varen/tjenesten/bygge- og anleggsarbeidene Egne kostnader/utgifter knyttet til anskaffelsen Driftsomkostninger Opsjoner Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper Estetiske egenskaper Miljøegenskaper Tid og tilgjengelighet Kundeservice Innhold og utførelse Annet

25 Ved meddelelse om kontraktstildeling Skriftlig, samtidig og begrunnet til samtlige deltakere Frist for å klage (min 10 dager) Dersom en leverandør skriftlig anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for valgene Det skal minimum opplyses om: Navn på valgt leverandør Egenskaper og relative fordeler med valgt leverandørs tilbud Offentlighetsloven av Gir alle rett til innsyn i protokoller og tilbudspapirer Etter at valg av tilbyder er foretatt (før kontrakt er signert) Taushetsbelagte opplysninger kan unntas

26 Eksempler på suksesshistorier

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 Nøkkelen til å lykkes mot det offentlige Finne informasjon om oppdragene Tidlig, korrekt og oppdatert informasjon om nye oppdrag Vinne konkurransene Kjennskap til regelverket om off. anskaffelser Unngå avvisning pga av slurv eller misforståelser Trenger ikke være så ressurskrevende Gode interne rutiner Terskelen er ikke så høy

38 Finne oppdragene Mange måter å oppdatere seg relevant informasjon Søke selv i Doffin Bruke avanserte søkeagenter automatisk varsling Drive egen oppsøkende salg mot utvalgte oppdragsgivere Kombinasjon av flere I Doffin skal alt over kr kunngjøres Dette gjelder også rammeavtaler Oppdragsgivere håndterer konkurranse om småanbudene ulikt Flere oppdragsgivere er positiv til frivillig kunngjøring i Doffin Andre bruker egen nettside/tjenester med eller uten varsling Andre forholder seg til lokalaviser Noen går direkte til et utvalg kjente bedrifter

39 Søke selv i Doffin Vår erfaring av informasjonen på Doffin er: Lite kvalitetssikret Ofte feil og tilfeldigheter i klassifisering av kunngjøring CPV, bransjeklassifisering og geografi for utførelse Feil i fristangivelser og ofte korte frister Det foretas ofte rettelser og korrigeringer av frister Også forkorting av frist!! Endringer fremkommer kun som tilleggsinformasjon til kunngjøringen

40 Konklusjon manuelt søk i Doffin Gratis å søke Hvis man ikke regner kostnad for egen tid Bør søke hver dag Bør søke bredt Ved interessante oppdrag Må man fysisk melde sin interesse Enten via Doffins meldesystem, oppdragsgiver eller elektronisk innkjøpssystem Eneste mulighet å få med seg eventuelle endringer i ettertid Tidkrevende Ingen veiledning relatert til regelverk

41 Automatisk varsling EU-Supply (Doffin-operatøren) Kr ,- + mva pr år Selvbetjent Søkeprofil Ofte tilfeldig klassifisering Ikke kvalitetssikret Kun anbud fra Doffin Man blir ikke varslet på nytt ved endringer. (Hvis interesse ikke er registrert). Det er ingen faglig veiledning

42 Automatisk varsling - Gratis prøve 14 dager før man tar stilling til kjøp (ikke My Tenders) Søkeprofil Settes opp av kompetente kundekonsulenter Skreddersys etter bedriftens behov ønsker Fritekst og CPV-koder eller kombinasjon Geografisk avgrensing Alle kunngjøringer fra Doffin Frivillige kunngjøringer som fanges opp utenfor Doffin Noen anbudsforespørsler fra private bedrifter Alle kunngjøringer kvalitetssikres og påføres tilleggsinformasjon Legger til produkt-/tjenestekoder (CPV) og geografi for utførelse Rettelser og kontraktstildelinger legges til i tittelfelt Rettelser fra Doffin oppdateres og sendes ut på nytt Tillegg: Alle kunngjøringer fra EU og internasjonale organisasjoner

43

44 Konklusjon automatisk varsling Nøkkel til å lykkes mot det offentlige Tidlig, korrekt og oppdatert informasjon om nye oppdrag Man sparer mye egentid Slipper å bruke tid når det ikke er noe nytt Egen salgsassistent som ikke tar ferie

45 Utfordring for små leverandører Anbud under kr blir ofte ikke kunngjort Etter 1. juli 2015 kan innkjøp under skje uten konkurranse. (Kan også være fordel for små firmaer med nettverk mot offentlig sektor). Uten tidligere leveranser er man ikke på listen til innkjøperen Store leverandører er oftere på shortlist en Innkjøperen må ha en relasjon til deg for at du skal bli invitert Mindre åpenhet rammer små leverandører hardest

46 Andre muligheter.. Se om du bør være mer offensiv på større oppdrag. Søk samarbeid med andre bedrifter

47 Hva er viktig for den offentlige innkjøperen? Troverdige leverandører Oversiktlig tilbud Gode referanser Profesjonell opptreden Konkurransedyktig pris

48 Hva bør skille deg fra konkurrentene? Gjennomgående profesjonalitet Følg leveringsanvisningene for tilbudet Utforming av tilbudet Layout, ryddig presentasjon. Bruk konkurransegrunnlaget som mal. Dokumentasjon Minstekrav (HMS og Skatteattester) Kvalifikasjonskrav, referanser som er klarert Tildelingskriterier, dokumentér at du imøtekommer kriteriene Presentasjon i møte Hold fokus på budskapet i tilbudet Still med få representanter Aldri forhandle i en Åpen anbudskonkurranse og Begrenset anbudskonkurranse (Endring fra våren 2016: offentlige vare- og tjenestekontrakter under 1,55 millioner kroner (1 million kroner for statlige virksomheter) og bygge- og anleggskontrakter under 39 millioner kroner).

49 Et profesjonelt tilbud MÅ Leveres i tide, på rett sted og rett måte Være merket og lukket (anonymt hvis nevnt) Kun inneholde relevant informasjon Ha et signert oversendelsesbrev Være oversiktlig Være bygd opp etter konkurransegrunnlaget Inneholde all avkrevd dokumentasjon Være vedlagt korrekt antall kopier Gjerne CD-ROM eller minnepenn i tillegg

50 Eksempel Narvikgården AS anbudsutlysing Skal kjøpe Parkeringsteknisk utstyr Parkhallen Utlysing i Doffin

51 Teamarbeid i nettskyer

52

53

54 De 10 konkurransevettreglene 1. Hold deg orientert om nye anbud 2. Ha alltid oppdaterte attester klar 3. Les nøye gjennom kunngjøring og krav i konk.gr.lag 4. Ikke vær redd å stille spørsmål 5. Svar på alt ihht. spesifikasjonen for besvarelse 6. Unngå forbehold 7. Lever i tide og slik spesifisert 8. Sørg for at oppdragsgiver gir deg tilstrekkelig begrunnelse for valg av leverandør 9. Be om protokoll og tilbudspapirer 10. Lær av eventuelle feil og ikke gi opp. Les mer på

55 Spørsmål?