Avtale om brukar og driftar sitt ansvar og plikter ved kommunale bygg

Transkript

1 Avtale om brukar og driftar sitt ansvar og plikter ved kommunale bygg Driftar Bygg/avdeling i Vestnes Eigedomsdrift AS Vestnes kommune BRUKARAVTALEN GJELD FOR: Gnr: Bnr: 1

2 1 GENERELLE REGLAR 1.1 Formål med avtalen. Formålet med avtalen er å definere ansvarsforholdet når det gjeld forvalting, drift- og vedlikehald ved eigedom- og bygningsmassen som Vestnes kommune eig, samt definere kva Vestnes Eigedomsdrift AS (VE) som driftar skal yte overfor kvar enkelt leigetakar eller brukar. 1.2 Tvistar Dersom det kjem til usemje mellom avtalepartane skal tvisten takast opp tenesteveg mellom dei aktuelle driftsleiarane. Dersom desse ikkje kjem til semje, vil endeleg avgjersle bli teke av administrasjonssjefen saman med dagleg leiar av VE. Under drift inngår ikkje : Strøm Vatn og avløpsavgifter Vanleg renovasjon i tråd med kommunale abonnementsordningar (kommunale eigedomsavgifter). 2 FORVALTNING. 2.1 Eigarforhold Eigar av bygnings- og eigedomsmassen er Vestnes kommune v/ ordføraren. 2.2 Driftar Driftar av bygningsmassen er Vestnes Eigedomsdrift AS 2.3 Bruk av bygningsmassen. Bygningane med tilhøyrande eigedomar står til leigetakaren sin disposisjon. 2

3 2.4 Forsikringar. Forsikring av eigedomar og bygningar er ikkje driftar sitt ansvar. 2.5 Disponering av personell. Større bygg og eigedomar i kommunen har eigen vaktmeister. Vaktmeisteren disponerast for tida (40/60) av brukar og driftar. Kostnadene ved lønnsutgifter til vaktmeister er driftar sitt ansvar. Dersom det skulle oppstå behov for å bruke vaktmeisteren ved andre kommunale bygg eller eigedomar, står driftar fritt til dette, men pliktar å opplyse brukar om dette. Ved dei bygg som ikkje disponerer eigen vaktmeister, skal behov for vedlikehald meldast inn til vedlikehaldsansvarleg. Mindre vedlikehaldsjobbar (utover vaktmeisterteneste) utførast av VE sitt eige vedlikehaldspersonell. Bruken av dette personellet skal på førehand avklarast med vedlikehaldsansvarleg i VE. Bruk av vaktmeister til udefinerte oppgåver, i og utanom ordinær arbeidstid, vil bli fakturert brukar. Alt slikt arbeid skal avklarast med vedlikehaldsansvarleg på førehand. 3 DRIFT OG VEDLIKEHALD 3.1 Utomhusanlegg Vegar, p-plassar, plenar, leikeplassar, idrettsplassar, gjerde Drift og vedlikehald er driftar sitt ansvar. Normalt vedlikehald utførast av vaktmeister. Herunder også grasklipping og generell rydding. Ved arbeidsoppgåver der det må leigast inn arbeidskraft og maskiner skal dette godkjennast og gjerast i samråd med vedlikehaldsansvarleg. Kostnadene til drift og vedlikehald vert dekte av det årlege vederlaget for Avtalen. Fjerning av brøytekantar, snø i trapper og mindre vegar / stiar er brukar sitt ansvar. Vaktmeister kan her hjelpe til som ein del av brukartenesta. Brukar må sjølv utarbeide rutinar for dette dersom dei ikkje disponerer vaktmeister. 3

4 3.1.2 Sports- og leikeutstyr Driftar fråskriv seg eitkvart ansvar for privat-/brukarutstyr som blir plassert på kommunen sine område, utan først å ha fått dette godkjent Utomhus lysanlegg, varmekablar og andre elektriske faste anlegg. Drift og vedlikehald er driftar sitt ansvar. Skifting av lyspærer og andre komponentar utførast av vaktmeister. Større vedlikehaldsoppgåver og bruk av eksterne tenester, skal styrast av vedlikehaldsansvarleg. 3.2 Bygningar Generelt Drift og vedlikehald er driftar sitt ansvar. Vaktmeister er driftar sin representant, og står for den daglege drifta. All ombygging og all oppussing skal på førehand avklarast med vedlikehaldsansvarleg. Normalt vedlikehald av bygningsmassen utførast av vaktmeister etter behov. Herunder reparasjon av kraner, skifting av pakningar, skifting og istandsetjing av lås, hengsler osv, lakkering av golv og dørstokkar, skifting av defekte fliser, flikking og maling av lister, skifte knuste glas, glasbeslag og hesper, lysrør, pærer, sikringar osv. Vaktmeisteren tek også mindre snikkar-, røyr- og målingsarbeid. Ved dei kommunale bygga, der brukar ikkje disponerer vaktmeister, må brukar sjølv stå for lettare vedlikehaldsarbeid. Dette kan vere arbeid som skifting av lysrør, pærer, sikringar og pakningar. Dersom brukar ønskjer å utføre målingsarbeid og andre vedlikehaldsoppgåver, skal dette avtalast med driftar på førehand. Brukar pliktar å gje driftar beskjed dersom det vert oppdaga manglar ved bygget som må utbetrast. Vedlikehaldsansvarleg vil vere driftar sin representant. Der vedlikehaldsarbeidet er av ein slik art eller omfang at det er nødvendig med ekstern arbeidskraft, vert dette styrt av vedlikehaldsansvarleg. 4

5 3.2.2 Sanitære anlegg Sanitære anlegg er driftar sitt ansvar. Vaktmeister står for den daglege drift og vedlikehald Varmeanlegg Varmeanlegg er driftar sitt ansvar. Vaktmeister står for den daglege drift og vedlikehald Ventilasjonsanlegg Ventilasjonsanlegg er driftar sitt ansvar. Vaktmeister sørgjer for den daglege drift og vedlikehald, samt periodisk vedlikehald som bytte av filter osv Faste elektriske installasjonar. Faste installasjonar til lys, varme og automatikk er driftar sitt ansvar. Vaktmeister sørgjer for den daglege drift og vedlikehald, og kontaktar elektrikar der det viser seg nødvendig. Større reparasjonar og ombyggingar styrast av vedlikehaldsansvarleg Elektriske anlegg som ikkje er fast monterte i bygget. Elektriske anlegg som ikkje er fast monterte, og anlegg som brukaren sjølv monterer, er brukar sitt ansvar. Vaktmeister kan her hjelpe til med montering og vedlikehald, som ein del av brukartenesta. Alt kjøp av varer og eksterne tenester i samband med dette er bruker sitt ansvar Heis- og varslingsanlegg Heisanlegg er driftar sitt ansvar. Serviceavtaler blir forhandla av driftar. Brann-,innbrot, og driftsalarmar er brukar sitt ansvar. Driftaren har ansvar for vedlikehald av dette. 5

6 Brukar pliktar å setje seg inn i bruken av anlegget, samt opplæring av nytilsette. Brukar skal også ha eigne varslingsrutinar ved driftsstans og uhell. Alarm i samband med heis- og varslingsanlegga er kopla opp mot teknisk vakt Branntryggleik Dersom brannvesenet har definert bygningane etter brann- og eksplosjonsvernlova sin 13, som særskilde brannobjekt, vert det som ein følgje av dette stilt ein del krav til eigar og brukar av bygget. Det skal moa vere brannvernleiar ved alle bygg. Det vert rekna som hensiktsmessig at driftar utpeikar ein brannvernleiar (vaktmeister) for det branntekniske (bygningsmessige) ved bygga, og brukar peiker ut eigen brannvernleiar for det organisatoriske. Organisatorisk brannvernleiar er moa ansvarleg for at det vert halde brannøvingar. Teknisk brannvernleiar utførar eigenkontroll i samsvar med brannverndokumentasjonen for gjeldande bygg. Normalt første måndag kvar månad Tekniske brannverntiltak Eigar pliktar å sørgje for at brannobjektet er bygd, utstyrt og vedlikehalde i samsvar med gjeldande lover og forskrifter om førebygging av brann. Driftar pliktar å sørgje for drift og vedlikehald av varslingsanlegg og sløkkjemateriell. Driftar pliktar også å forhandle fram serviceavtaler på varslingsanlegg og sløkkjemateriell. Brukar pliktar å setje seg inn i bruken av dei forskjellige anlegg som er montert i bygget. Brukar pliktar å innrette sin verksemd på ein slik måte at brann ikkje lett kan oppstå, og for øvrig på ein slik måte at sikringstiltak og sikringsinnretningar verkar etter sine føresetnader. Brukar pliktar å rapportere til driftar om alle forhold av betydning, slik at Driftar kan gjere det mogeleg for eigar å oppfylle sine forpliktingar. 6

7 Organisatoriske brannverntiltak. Driftar pliktar å skaffe nødvendige skjema, som vert brukt til å dokumentere alle forhold som vedkjem branntryggleiken. Desse skjema samlast i ein perm som plasserast på tilvist plass. Driftar pliktar å skaffe nødvendige, oppdaterte branntekniske teikningar, og herunder også oversiktsteikningar over rømmingsvegar. Brukar pliktar å utnemne ein organisatorisk (o) brannvernleiar, som skal vere brannvesenet sin kontaktperson. Driftar har rett til å kome med innvendingar til val av (o)brannvernleiar. Den valde (o)brannvernleiaren skal kursast i oppgåva, og skal ha tilstrekkeleg kunnskap om brannvern, og gjeldande lover og forskrifter om brannvern. Brukar, ved (o)brannvernleiar, pliktar å følgje opp dokumenteringa i brannvernpermen, og sørgje for at alle moment og frekvensar i denne blir følgde. Dette gjeld også organisering, planlegging og gjennomføring av brannøvingar. (O)Brannvernleiar skal også sørgje for at alle nytilsette får den nødvendige opplæring når det gjeld branntryggleik. Ved spesielle brannsyn pliktar minimum brannvernleiarar å vere med brannvesenet sine representantar. Brannvesenet sender i etterkant av brannsyna ut ein brannsynsrapport. Dersom det i rapporten vert påpeika feil eller manglar, skal det innan ein månad, skriftleg leverast planar for utbetring av disse. Vedlikehaldsansvarleg har ansvaret for dette. Svar skal sendast til brannvesenet, med kopi til driftsleiar for tekniske tenester, samt til teknisk og organisatorisk brannvernleiar Telefonanlegg, kabel-tv og parabol, EDB- utstyr, kjøkkenutstyr, kvitevarer, etc. Dette er brukaren sitt ansvar. Som ein del av brukartenesta kan vaktmeister bistå ved montering og vedlikehald. Kjøp av varer, abonnement og eksterne tenester i tilknyting til dette er brukaren sitt ansvar. Røyrlegging og kabling, gjennomføringar i veggar og etasjeskille, og alle bygningstekniske endringar skal avklarast med vedlikehaldsansvarleg før utføring. 7

8 Symjebasseng. Symjebasseng er driftar sitt ansvar. Dagleg drift og vedlikehald blir utført av vaktmeister. Arbeid som er av eit slikt omfang at det er behov for eksterne tenester, styrast av vedlikehaldsansvarleg. Prøvetaking av vasskvaliteten er driftar sitt ansvar, og utførast av vaktmeister. Dersom det frå brukar si side blir lagt opp til bruk av bassenget på ein slik måte at prøvetaking må føregå utanom vaktmeisteren si ordinære arbeidstid, vil desse ekstratimane bli fakturert brukar. Dette skal avklarast med vaktmeister og vedlikehaldsansvarleg på førehand. 3.4 Forbruksmateriell Elektrisk forbruksmateriell. Driftar har ansvar for forbruksmateriell til det fastmonterte elektriske utstyret. Vaktmeister vil halde eit plukklager med kurante sikringar, pærer og lysarmaturar. Normalt vil vaktmeister stå for skifting av lysarmaturar og sikringar, men det vil også vere naturleg at brukar kan skifte lyspærer når det vert oppdaga at dette skulle vere nødvendig. Dei som ikkje disponerer vaktmeister, eller vaktmeister i full stilling, må sjølv utarbeide rutiner for dette. Innkjøp av varer og eksterne tenester skal på førehand avklarast med vedlikehaldsansvarleg Reingjeringsmateriell. Driftar står for reingjering av bygningar, og står dermed saman med eventuelt reingjeringspersonell, ansvarleg for forbruksmateriell. Driftar utarbeider reinhaldsplanar i samråd med Brukar. Ved dei bygga det er utarbeidd avtale om vasking av moppar, vil vaktmeister levere desse til fast avtalte tider og plassere desse på tilviste plassar. 8

9 3.5 Vedlikehald av inventar og utstyr m.m Generelt Inventar og utstyr er brukar sitt eige ansvar Inventar og møblar. Vaktmeister skal hjelpe til med montering og vedlikehald som ein del av brukartenesta. Innkjøp av varer og eksterne tenester er brukar sitt eige ansvar Montering av teknisk utstyr. Vaktmeister skal hjelpe til med montering og vedlikehald av teknisk utstyr. Dette kan vere utstyr som f.eks. hjelpemidlar som skal til for å tilpasse arbeidsplassar. Innkjøp av forbruksvarer og eksterne tenester er brukar sitt eige ansvar Elektrisk teknisk utstyr. Brukar, i samarbeid med vaktmeister utførar periodisk kontroll i samband med internkontroll for elektrisk utstyr. Herunder også kvitevarer og kjøkkenutstyr Låsing av bygg ved normal drift. Vaktmeister og brukar har ansvar for at det er utarbeidd rutiner for forsvarleg låsing av bygget. Bygget skal vere låst når det ikkje er i bruk. Hærverk og tjuveri er brukaren sitt ansvar dersom bygget har stått ulåst Eventuell utleige av bygg (framleige). Brukar administrerer utleige/framleige av bygget. Ved utleige skal brukar ta omsyn til at vidareleige ikkje påfører bygget urimeleg slitasje. 9

10 Vaktmeister kan i ordinær arbeidstid hjelpe til med rigging, men all bruk av vaktmeisteren utover dette, vil gå på leigetakaren si rekning. Dette skal avklarast med vaktmeister og vedlikehaldsansvarleg på førehand. Brannvernleiarar har ansvaret for at brannforskriftene blir følgde. Leigetakar skal sørgje for at bygget er rydda og reingjort når dei forlet bygget. Dersom det ikkje er gjort avtale om bruk av vaktmeister skal dei også sørgje for at bygget er forsvarleg låst, og nøklar skal leverast tilbake så fort som muleg utan unødig opphald. Inntekter for vidareutleige tilfell brukar Flagging Brukar står ansvarleg for flagging, og vaktmeister hjelper til med dette i ordinær arbeidstid. Bruk av vaktmeister utover dette blir fakturert brukar. Eksterne tenester, som avtale med lokale foreiningar om flagging, er brukar sitt ansvar Budteneste og liknande. Brukar står sjølv ansvarleg for at postgang og andre budtenester fungerer tilfredsstillande, dersom det ikkje er utarbeidd eigne avtaler Arrangement Brukar står ansvarleg for gjennomføring av dei arrangement som er aktuelle ved bygget. Vaktmeister vil kunne hjelpe til med rigging av stolar etc. i ordinær arbeidstid. Bruk av vaktmeister utover dette blir fakturert brukar. Skader som vert påført bygget under arrangement, grunna grov aktløyse, er brukar sitt ansvar. 10

11 Sign: Sign:. Vestnes Eigedomsdrift AS... Brukar 4 Underskrift del 2 Brukar og driftar sine representantar pliktar å sette seg inn i avtaleteksten, og følgje denne så langt dette lar seg gjere. Alle avvik frå avtalen skal avklarast på førehand. Avtalen skal skrivast under av begge parter, og signerast av driftsleiar ved kvart einskild bygg, samt driftsleiar for tekniske tenester. 11