Norsk Berner Sennenhundklubb Samarbeidsutvalget

Transkript

1 Referat fra samarbeidsutvalgsmøte II 2013 Sted: Best Western Airport Hotel Dato: november Til stede: Se deltagerliste som vedlegg. Saksliste: Sak 1: Klubbens hjemmeside, og demonstrasjon av den nye plattformen så langt, ved Jan Henrik Olsen Sak 2: Klubbens bruk av andre sosiale medier Sak 3: Reduksjon av antall utstillinger for berner sennenhund Sak 4: Kalender og kalenderbilder Sak 5: RAS, herunder presentasjon av funn fra helseundersøkelsen så langt Sak 6: Organisasjonshåndbok Sak 7: Avdelingsstruktur Møtet blir innledet med to minutters stillhet for Kjell Haugerud. Valgkomiteen deler et hjertesukk med salen om bemanningen i effektkomiteen, og manglende mannskap til å drifte salgsstanden på D4A. Komiteen består av to personer, som fint klarer den daglige driften, men på store arrangement som Torpomoen, Letohallen og D4A blir det mye å gjøre og lange dager. Det trengs derfor ressurspersoner i nærområdene som kan brukes til utelukkende de tre arrangementene. De trenger ikke sitte i effektkomiteen, men må forplikte seg til å jobbe i tilknytning til et eller flere av de tre store begivenhetene. Valgkomiteen ønsker innspill fra avdelingene på kandidater til en slik posisjon. Sak 1: Klubbens hjemmeside, og demonstrasjon av den nye plattformen så langt, ved Jan Henrik Olsen Den nye hjemmesiden bygges opp på plattformen wordpress, som er verdens mest brukte bloggplattform. Olsen gikk gjennom en del av funksjonalitetene som finnes i denne løsningen. Intensjonen er at siden skal være lett å oppdatere, og ha et universelt utseende uansett hva slags enhet en bruker. Det er fokus på gode søkemuligheter og brukervennlighet, hvor en kan få treff både på ren tekst og på stikkord en gir hver artikkel. I motsetning til dagens hjemmeside, skal den nye være mer ryddig, oversiktlig og intuitiv, og brukeren skal kunne komme lett til ønsket informasjon med få klikk. Det er planlagt en overlappingsperiode mellom gammel og ny side, og plattformen er estimert ferdig til medio januar. Vi kan da begynne å legge inn nytt innhold. Siden er ikke planlagt revolusjonert, fase 2 blir eventuelt å gjøre større grep med dagens innhold, for eksempel å inkludere nettbutikk.

2 Det foreslår fra salen at arbeidet med å fylle plattformen med innhold begynner før plattformen er ferdig, både for å forkorte prosessen og for å teste at alt fungerer mens utviklingsprosessen fremdeles er i gang. I løpet av demonstrasjonen, kom følgende innspill og ønsker fra salen til tekniske løsninger: - Mulighet for automatisk, datobasert skifte av bilder? (Dette er i dag mulig for artikler, slik at en kan planlegge framover i tid) - Kan en artikkel også få sluttdato, altså en mulighet for at den avpubliseres automatisk? Kan en også republisere ved jevne mellomrom for gjentagende arrangement etc? - Kan en avdeling lage et kalenderarrangement, som andre avdelinger eller hovedklubben også kan hente opp til sin kalender? Olsen anbefaler at klubben har en webmaster med overordnet administrasjonsansvar, som også er ansvarlig for å kunne programmet godt og å ha opplæring/være kontaktperson ved problem. Salen diskuterte hvorvidt hjemmesiden også skulle være et dokumentarkiv, med lukkede områder for eksempelvis tillitsvalgte, for å samle informasjon på ett sted og lette overlappingen ved skifte av tillitsvalgte. Dette ble frarådet, og at en heller bruker skytjenester som dropbox for dette. Andre ønsker og behov kan rettes til janhenrik@jaho.no Det ble tatt en temperaturmåling i salen på hva slags informasjon de ønsker å finne og trenger å dele på hjemmesiden, for å få tilbakemeldinger om hvordan siden bør være. Det er også tidligere opprettet en komité som skal se nærmere på forbedring og utnyttelse av hjemmesiden, og styret ble påminnet om å bruke denne. Hva ønsker vi med Tydelig avdelingsinformasjon, med kontaktinformasjon, referat, dokument og kalender Lenker som faktisk fungerer En strukturert, informativ og forutsigbar hjemmeside. Facebook er ferskvare, hvor en kan gå glipp av noe om en blunker for lenge. Hjemmesiden skal være statisk og forutsigbar. Tenke på at det er veldig ulike grupper brukere; valpeinteresserte som ikke kan noe og oppdrettere som vet hva de skal lete etter. En todelt hjemmeside, for de som er nysgjerrig på berner og for de som allerede har berner. Lett å finne oppdretterlister og valpeformidling, uansett hvilken underside du er på Oversiktlig og synlig aktivitetskalender Informasjon som gir et godt bilde av hvordan rasen er og hva det vil si å eie en berner Nettbutikk for effektkomiteen Bedre tagger for å øke scoren på google, så vi faktisk kommer fram på søk der En pop up om å kjøpe bernervalp som guider deg til de rette sidene med en gang, eller en stor innbydende boks som spør lyst på berner? Ryddig forside uten for mye informasjon Fortløpende oversikt over hvilke dommere som dømmer berner hvor, og guide til å melde på, da mange sliter med det

3 Få ut dommerlister så fort som mulig, for å trekke mest mulig utstillere. Deretter få ut PM så fort som mulig, for å trekke mest mulig publikum Synliggjøre aktiviteter som er for alle raser Synliggjøre at berneren ikke bare er en utstillingshund, men også en brukshund. Få fram allsidigheten Faste maler for avdelingssidene, så de er like og dermed enkle å orientere seg i Forkaste unyttig informasjon på den gamle hjemmesiden Skjema som kan fylles ut rett på skjermen, framfor å laste ned, printe, skrive på og sende i posten. For eksempel skjema om tomme tisper, døde hunder, også videre. Sak 2: Klubbens bruk av andre sosiale medier Salen diskuterer hvorvidt Facebook skal være en kommunikasjonskanal for NBSK eller ei. Per i dag brukes den utelukkende til informasjon, og henvendelser til Facebook besvares ikke. Stemningen i salen tilsier at NBSK må anerkjenne Facebook som en seriøs kanal. NBSK er de som kan berner best, og må derfor være der folk leter etter svar hvilket inkluderer Facebook. Styret vil derfor fra nå av åpne for henvendelser og spørsmål via Facebook. Det er også tekniske grep som kan gjøres for å lette dette arbeidet, for eksempel en feed som automatisk publiserer nyhetssaker på den nye hjemmesiden parallelt på Facebook. Dermed spres mer informasjon raskere. Vi må dog huske at ikke alle er på Facebook. Det må også være en tydelig lenke til hjemmesiden, med kontaktskjema og andre kontaktmuligheter. Slik blir Facebook en måte å komme i kontakt med klubben, men ikke nødvendigvis der kommunikasjonen foregår. Sak 3: Reduksjon av antall utstillinger for berner sennenhund Etter NKKs representantskapsmøte, er storcertet borte fra Det er fremdeles mye uro og uvisshet rundt dette, og det er ventet etterspill fra NKK. Det har også kommet fram at forslagsstiller kun ønsket dette innført for egen rase, men det var ikke spesifisert i forslaget og gjelder derfor alle raser. Fra før av har NKK hatt ute til høring et forslag om å kutte drastisk ned på antall utstillinger. Etter representantskapsmøtet, kom det innspill fra NKKs hovedstyre om at klubbene kunne forsøke å få rasespesifikke championatregler som en motvekt til det fjernede storcertet for eksempel at et cert må være vunnet på rasespesial. Vi vet ikke hva som vil skje, men vi vet at mye vil skje framover, og det er viktig at NBSK er på hugget. Det foreslås å redusere antall utstillinger som en start i denne prosessen. Det er nesten 90 utstillinger for vår rase i løpet av et år. Utstillingskomiteen redegjorde for en del statistikk og fordelingsnøkler, og andre vurderingshensyn når en skal vurdere å takke ja eller nei til ulike utstillingssøknader. Disse har ulik vekting i regnestykket: Geografiske hensyn Hundetetthet Si ja begge dager når det er dobbeltutstilling for å øke tilreisning og antall påmeldte?

4 Skal en redusere antall utstillinger på sommerhalvåret fordi det er mye utstillinger i hall i Akershus på vinteren? Skal en begrense antall dobbeltutstillinger når det er flere i en måned? Dommere Spesialer versus våre flerrasers utstillinger Hensyn til andre raseklubber, byttetjenester. NBSK har kroner i overskudd for vårutstillingen, og vi trenger de pengene, særlig nå som Berner n blir dyrere med honorert redaktør. Det tilsvarer en hundrelapp i økt medlemskontingent. Mange brukshundklubber mister grunnlaget for utstilling om de mister påmeldinger, og for mange er det de klubbene som gir dem et hundemiljø, særlig der vi ikke har avdelinger eller avdelinger med store geografiske avstander Dårlige utstillingslokaler Osloavdelingen ser at det er mye utstillinger på Østlandet en kan fjerne, det er her det er mange å ta av, framfor i distriktene. Avlsrådet ønsker flest mulig hunder avlsklarert, særlig hannhunder, og da må vi ha en geografisk spredning for de som ikke er så interessert. Utstillerne må si fra når det er arrangører en kan boikotte på grunn av dårlig arrangement og uønskede dommere. Framfor å fjerne 25 utstillinger på en gang, ønsker salen en gradvis nedtrapping, slik at en også kan se konsekvensene underveis. NBSK må passe seg for å fremmedgjøre og presse ut medlemmer som mister sine lokalutstillinger, og dermed melder seg inn i en annen klubb. Salen ønsker å verne om våre spesialer, og si nei til alt som skjer den samme helga det er bernerspesialer, men vise skjønn for området med meget få utstillinger i løpet av året, for eksempel Finnmark og Førde. Salen ønsker at karantenesonen for de tre alle raser-utstillingene utvides fra 50 til 100 mil. Et flertall i salen stemmer for en reduksjon til 50 utstillinger i året for berner sennenhund, pluss spesialene. Der utstillingskomiteen har flere kandidater i samme område å velge mellom, rådes de til å kontakte avdelingen for en prioriteringsrekkefølge på hva de selv vil ha og hvilke utstillinger de ser som viktig. På grunn av helhetsoversikten har utstillingskomiteen siste ord i saken, men kan ta med seg avdelingen som høringsinnstans. Sak 4: Kalender og kalenderbilder Kasserer redegjør for økonomien knyttet til kalenderen. NBSK tjener nesten ikke penger på kalenderen, og ender med å kaste veldig mange. Redaktør redegjør for de tekniske kravene til bilder, og hvorfor det gjør utvelgelsesprosessen vanskeligere. Det må arrangeres to ulike fotokonkurranser, da det er ulike tekniske krav for bilder som skal trykkes og som skal publiseres på nett.

5 I håp om å få solgt flere, tar samtlige avdelingsrepresentanter med seg en bunke kalendre hjem etter SU, og får levere tilbake det de ikke har solgt på SU i februar. Avdelingen betaler kun for det de har solgt, får 20 prosent av inntektene, og en sparer portokostnader. Salget fram til da gir grunnlag for ny diskusjon om kalenderens framtid. Det foreslås å endre designet for å øke bruksverdien, for eksempel med større plass til å notere. Redaktør ser på pristilbud. Sak 5: RAS, herunder presentasjon av funn fra helseundersøkelsen så langt Utkast til RAS Rasespesifikk Avlsstrategi vil bli presentert på SU februar Tilbakemeldinger derfra blir med i sluttarbeidet, før dokumentet sendes ut på høring til klubbens medlemmer, med mål om endelig vedtatt dokument i løpet av april. Avlsrådet presenterer noen funn så langt og statistikk over helse fra forsikringsselskap. Enkelte raser har opplevd tydelig nedgang i registreringstall de siste årene, mens de for berner sennenhund har holdt seg jevne. Det er viktig med høye registreringstall for større genetisk populasjon, men det er også viktig med et samarbeid med andre land. Det er heller ingen tydelig nedgang på gjennomsnittlig kullstørrelse. Har vi noen statistikk over tomme tisper og fertilitet? Dansk Berner Sennenhundklubb har snakket om å kartlegge dette. De har også oversikt på Hundeweb (tilsvarende DogWeb) over keisersnitt versus naturlig fødsel, og inseminasjon versus naturlig parring. Gjennom året har det vært gående en helseundersøkelse, og det er fremdeles ønskelig med flere besvarelser. Ulike strategier for å få økt respons: Maile alle medlemmer vi har epostadresse på Sende brev? Høye portokostnader, så velge noen årskull? Spørre NKK om å få eierinformasjon, og vaske mot medlemslister. Maile alle oppdrettere og få de til å kontakte sine valpekjøpere. Kontakte SShK for at eiere av norske eksporter besarer. Kontakte NKK for å få de til å lage en sak om det på sin forside. Få avdelingene til å kontakte sine medlemmer Frist for å være med i trekningen om tre gavekort på 250 kroner i bernerbutikken: Helseundersøkelsen pågår så lenge vi får inn svar, men vil ha inn flest mulig svar nå på grunn av RAS-arbeidet. Allsidighetsprisen I en pause ble Allsidighetsprisen 2013 delt ut, ved brukshundkomiteens leder Marianne Sandvik. Det kom inn fire nominasjoner til prisen, og juryen sluttførte sitt arbeid rett før SU. Komiteen besto av Arnstein Rotmo, Cathrine Johansen og Marianne Sandvik. Vinneren var invitert til å komme for å motta sin pris, men hadde dessverre ikke mulighet, og prisen blir dermed tatt imot av avdelingsleder på vegne av vinneren.

6 Vinner er Mari-Ann Amundsen og N.Uch. BH Cafrida s Frolic Fearless Falco, for deres prestasjoner i både lydighet, agility, rallylydighet og med bestått ferdselsprøve. Sak 7: Avdelingsstruktur Salen anbefaler styret å henvende seg til avdeling Hedmark og kontaktperson i Oppland med forslag om å slå sammen til en avdeling. Det samme skjer for avdeling Troms og kontaktperson i Nordland, med forslag om å slå sammen til en avdeling. Avdeling Nordmøre og Romsdal blir også kontaktet for nye geografiske grenser av deres avdeling. Styret kontakter de ni som fremdeles har avdeling Telemark som tilhørighet for å få de til å skifte avdeling for eksempel Vestfold eller Buskerud. Sak 6: Organisasjonshåndbok Organisasjonshåndboken skal være fullelektronisk, og utvikles for kun å ligge på nettet. Den skal være en lenkesamling med kobling videre til faktisk innhold. Den vil inkludere alt av regelverk, instrukser, statutter, rutinebeskrivelser, skjemaer, og oversikter. I samme prosess vil økonomihåndboka bli revidert. Forslag fra salen om å utvikle et årshjul, med ulike frister og milepæler som går igjen fra år til år. Det vil være til god hjelp for nye avdelingsstyrer og komiteer. Salen ønsker en liten manual i organisasjonshåndboka om registrering og endring av oppføring i Brønnøysundregistrene, som skal skje etter hvert årsmøte. Salen oppfordrer styret til å sette dato for SU tidligere, slik at avdelingene lettere kan planlegge sin aktivitet. SU er cirka februar og cirka november, men mer presis dato må settes så fort som mulig. Avdelingene og komiteene oppfordres til å sende inn veiledninger de benytter seg av, slik at styret kan dra lærdom av dem og føye de til organisasjonshåndboka. Salen ønsker en manual i hvordan legge ut stoff på nettsiden. Salen ønsker en generell orientering om hva som skal vedlikeholdes i medlemsregisteret, og hvem en henvender seg til for å få hjelp. Styret advares mot at organisasjonshåndboka ikke må bli for overveldende ved første inntrykk. Den må være lett å orientere seg i, logisk oppbygging, og med gode søkemuligheter. Samarbeidsutvalgsmøtet ble avsluttet med en runde i avdelingene om aktiviteter og status. Stine Bøe, referent