Referat fra styremøte i NESK januar Nordfjeld

Transkript

1 Referat fra styremøte i NESK januar 2013 Nordfjeld Tilstede: Fredrik Aalerud, Hans Christian Axelsen, Stein Martinsen, Dorthe Haugen, Marit Hennum, Torfinn Stenersen, Øystein Heggelund Dahl Referent: Øystein Heggelund Dahl 1/13 Innkalling Det var ingen merknader til innkallingen : Innkallingen ble godkjent 2/13 Referat fra forrige styremøte Det var ingen merknader til referat fra forrige styremøte. : Referat fra forrige styremøte ble godkjent 3/13 Reduksjon av antall utstillinger Den 11. november 2012 arrangerte NKK dialogmøte med raseklubbene med fokus på om økningen i utstillinger medfører en fare for at kvaliteten på rasene går ned. For engelsksetteren vil det i 2013 bli avholdt 58 utstillinger, som gir 116 CERT muligheter. På flere av utstillingene er det lav deltagelse i bruksklassen og lite konkurranse for tildelingen av CERT. Det ble diskutert om reduksjon av antall utstillinger vil bidra til å øke konkurransen. Et annet forslag til tiltak kan være å foreslå at det settes minimumsantall deltagere i bruksklasse for at CERT skal kunne tildeles (tilsvarende minimumsantall deltagere i VK). : Styret ønsker en bredere belysning av problemstillingen og at saken bør behandles av raseutvalget. NESK spiller inn temaet til RU med ønske om felles behandling. Styret tar saken opp til ny behandling når saken er behandlet i RU. 4/13 IT-løsning avl Fredrik redegjorde for dagens løsning og forslag til ny basert på samme verktøy som flere av de andre raseklubbene benytter. En mulig løsning leveres av Datahound AS som muliggjør publisering av rasedata fra DogWeb på NESK sine nettsider. : Styret vedtok at NESK skal implementerer ny dataløsning og det settes av midler til dette i årets budsjett

2 5/13 Rapport sponsorsituasjon Stein gjennomgikk erfaring med sponsorarbeid fra NESK har i dag 4 hovedsponsorer som er Eukanuba, Provit, Hagløfs og Jeep. Det er en utfordring at det er for mange små henvendelser til sponsorene og at disse ikke er tilstrekkelig koordinert med andre henvendelser. NESK ønsker innspill på andre mulige sponsorer innen «nye» fagområde, der vi i dag ikke er dekket. Det mangler per i dag sponsor til Kiærrypa og Kongsvoldsteggen. Interesserte kan kontakte styret. : Rapport vedrørende sponsorsituasjon tas til etterretning 6/13 NM Høyfjell 2013 Stein gjennomgikk status og planer for høstens NM arrangement. Planlegging av arrangementet er i god rute. Basert på tidligere års erfaring er det etablert maler og rutiner som bidrar til å sikre et vellykket arrangement. Evaluering av fjoråret viser at arrangementet var meget vellykket, men det er alltid forbedringsmuligheter. NESK har som mål at 100 års jubileet skal bli husket. Alle innspill til forbedring kan sendes Stein. NKK har p.t. ikke avgjort om NM Høyfjell 2013 skal tildeles kongepokal. Hvis det ikke tildeles må det søkes om NKK pokal. : Rapport vedrørende NM høyfjell 2013 tas til etterretning 7/13 Avtaleforslag fra Kiær Det er avholdt møte med Kiær for leie av terreng for 2013, og det er oversendt utkast til kontrakt fra Kiær. Det var i møtet som ble avholdt meget god stemning og godt samarbeidsklima. Det er for fremtiden et mål fra styret at det inngås en langsiktig leieavtale med Kiær for Kiær-terrengene. : Kontraktutkast fra Kiær for 2013 ble godkjent av styret for signering 8/13 Status Kiærprøven Hovedkvarter for prøven i 2012 var rimelig, men bød på flere praktiske utfordringer. I år er Pellestova bestilt, som er oppgradert og skal ha meget god standard. Det er god plass både til utstilling og opprop. Det blir behov for ekstra bistand i bommen for å sikre at dette går smidig under arrangementet. Prøven gikk i 2012 med et lite overskudd. Det er ventet større utfordringer kostnadsmessig i Er det mulig å skaffe sponsor for deler av arrangementet?

3 Planlegging av årets Kiærprøve er i god rute. Det må arbeides aktivt for tiltak som kan bidra til at arrangementet balanserer økonomisk. Rapport vedrørende Kiær prøven 2013 tas til etterretning 9/13 Årsregnskap og forslag til budsjett Hans Christian gjennomgikk foreløpig årsregnskap for Flere av våre arrangement gikk i 2012 med godt overskudd som bidrar positive til vårt økonomiske resultat. Tillitsvalgte som bidrar med frivillig arbeid er en viktig faktor. Disse må takkes for arbeidet i forbindelse med årsrapporten. Det har vært en økt omsetning av profileringsartikler i Viktig at det reklameres for disse på nettsidene våre på en god måte med oppdatert informasjon. Betalingsinformasjon bør presenteres sammen med informasjon om artiklene. Grunnet endrede regler vil grasrotandelen fra 2013 falle bort. Styret gjennomgikk punkt for punkt forslag til budsjett for Hans Christian gis i mandat å ferdigstille budsjett 2013 til neste styremøte. Foreløpig regnskap for 2012 ser meget positivt ut, og ble sammen med budsjett for 2013 tatt til etterretning. 10/13 Medlemsverving Medlemsnivået i 2012 har vært relativt stabilt, selv om det tidlig på året virket som om det ville bli en nedgang. Styret mener NESK må øke profilering i forhold til nye valpekjøpere og potensielle engelsksettereiere. Tidligere hadde NESK en folder til dette formål, men denne er i dag utdatert. Det kom forsalg om å trykke opp og sende nye valpekjøpere folder med informasjon om NESK. Det ble videre vurdert om NESK skal starte en vervekampanje. Stein utarbeider skisse til neste styremøte. Det bør videre vurderes andre aktiviteter som sikrer aktiviteter for medlemmer som: Instruksjonssamling for NESK medlemmer Treningssamlinger søke informasjon om dette blant DK Informasjon om aversjonsdressur, apportkurs, apportbevis etc. Styret igangsetter aktiviteter for økning av medlemsmasse og aktiviteter som sikrer at det er attraktivt for dagens medlemmer å være med i NESK.

4 11/13 Fordeling av oppgaver ved skriving av Årsrapport 2012 Styret gikk gjennom innhold til årets Årsrapport og fordelte hvem som har ansvar for de ulike delene i årsberetningen. Innhold til Årsrapport sendes på mail til Dorthe. Arbeidsoppgaver i forbindelse med årsberetning og generalforsamling ble gjennomgått og vedtatt. 12/13 Revidert mandat for NKK jakthundkomité Marit gjennomgikk revidert mandat for NKK jakthundkomité og forslag til endringer. Marit sammenfatter innspill som skal oversendes fra NESK. Fredrik kontakter FKF for å sikre at fuglehundklubbene er samlet i sine innspill til høringen Forslag til endringer i tekst ble gjennomgått av styret og sendes innen høringsfrist 13/13 Rapport DK Evaluering av fjoråret viser at det er lite aktivitet i mange distrikt, og det bør stimuleres til økt aktivitet på en rekke områder i Det forplikter å sitte som DK. Styret drøftet om ansvaret burde tydeliggjøres i eksisterende DK manual, som også bør inneholde etiske retningslinjer og en mal med forslag til aktivikter. Enkelte DK er har informert om at det planlegges aktiviteter i samarbeid med lokale fuglehundklubber eller JFF. Styret ser positivt på den slags samarbeid lokalt. Ved aktiviteter er det viktig at våre nettsider benyttes aktivt til å reklamere for alle våre arrangement. DK rapport ble tatt til etterretning 14/13 Arbeidsavtale og godtgjørelse for sekretær En samlet gjennomgang ved årets slutt viser at det var fornuftig å avvikle tidligere kontorfunksjon og lager hos NKK. Etter nedlegging av våre lokaler hos NKK er det etablert et nytt lager for NESK. Dorthe har i en overgangsperiode håndtert flere av sekretæroppgavene for klubben. Det ble foreslått at det nedsettes en komite som ser på arbeidsinnhold, fordeling av arbeidsoppgaver etc. Dorthe gjennomgår hvilken kontaktinformasjon som ligger på nettsidene/ Fuglehunden, og hva som bør endres slik at informasjonen stiles direkte til rett mottaker i første instans. I dag benyttes for mye tid på å videresende informasjon. Øvrige arbeidsavtaler, arbeidsinstrukser og godtgjørelser i NESK ble også drøftet. Det nedsettes en gruppe som ser på arbeidsinnhold, fordeling av arbeidsoppgaver etc. i NESK

5 15/13 Informasjon om NESK.no og FH Nettredaksjonen i NESK hadde en grundig gjennomgang av våre kommunikasjonskanaler og hvordan disse effektivt kan brukes fremover. Avlsrådet fikk skryt av nettredaksjonen for sine løpende og varierte bidrag til informasjon. Både styret og DK er ble oppfordret til å bidra mer aktivt med innhold til Fuglehunden og våre nettsider. Orientering fra nettredaksjonen ble tatt til etterretning. 16/13 Forsikring av NESK eiendeler Alle forsikringer gås gjennom. Når nytt behov er definert hentes inn tilbud fra flere leverandører for å sikre best mulig betingelser. NESK går gjennom dagens forsikringsavtale og konkurranseutsetter for best mulig betingelser 17/13 Informasjon fra avlsråd Avlsrådet gav en kort presentasjon av fordelingen av arbeidsoppgaver til styret. Det vil fra våren være behov for et nytt medlem. Nettsidene våre vil bli benyttet aktivt for å finne egnet kandidat. Avlsrådet redegjorde kort for følgende punkter: Kriterier for årets hund Status for CL Samarbeid og forskning veterinærhøyskolen Dommermangel på eksteriørsiden Bruk av valpeliste vs. FINN.no Forslag om endret krav til premiegrad fra «Good» til «Very good» for våre godkjente avlshunder Mankehøydeprosjektet NESK vil være representert på RU og DU. Orienteringen fra avlsrådet ble tatt til etterretning 18/13 Innkommet post Dorthe gikk gjennom innkommet post. Det vil fra 2013 være krav om Chip-skanner på våre arrangement. Dorthe bestiller dette. Søknaden om kjent PRA status hos foreldredyr for at valper skal kunne registreres i NKK ble behandlet på møte i NKKs Sunnhetsutvalg (SU) , og SU sin innstilling ble behandlet av HS (HS-sak 232/12). NKKs vedtak skal publiseres så snart som mulig på våre nettsider.

6 19/13 Annet 19.1/13 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer ble lagt frem for styret og skal undertegnes av alle tillitsvalgte i Norsk Engelsksetterklubb. 19.2/13 Datasikkerhet Etablere en løsning som sikrer datasikkerhet og tilgang til dokumenter for alle styrets medlemmer. Løsningen bør også kunne benyttes av avlsrådet. Torfinn og Øystein bistår med spesifisering og avklaring av behov. 19.3/13 Avlsråd Dagens instruks for avlsrådet av 26. januar 2006 ble revidert. Oppdatert instruks publiseres på avl.no. Avlsrådet skal i henhold til instruks oppnevnes årlig. Det vil fra våren være en ledig plass i avlsrådet. Ved oppnevning av medlem til avlsrådet er det viktig at det kartlegges hva slags kompetanse avlsrådet har behov for. Det søkes etter rett kandidat på våre nettsider. Styret ber avlsrådet benytte det store datagrunnlaget vi har og løpende synliggjøre statistikk for engelsksetteres som rase, for linjer etc.