Virksomhetsplan for Åstveit svømmeklubb perioden

Transkript

1 Virksomhetsplan for Åstveit svømmeklubb perioden 1

2 INNHOLD: Innhold Innholdsfortegnelse 1. Innledning Historikk og status Medlemsutvikling Organiseringen av Åstveit svømmeklubb Oppgaver og retningslinjer i styret og utvalg Visjon, verdier og virksomhetside Visjon Verdigrunnlaget for Åstveit Svømmeklubb Virksomhetsidé Hovedmål Fokusområder og delmål Tiltaksplaner for fokusområder Fokusområde: Forbedre de sosiale rammene i klubben Fokusområde: Forbedre kommunikasjon Fokusområde: Utarbeide klubbhåndbok/ organisasjons utvikling Aktivitetsutvikling Trenerutvikling Sportslig utvikling Anlegg Økonomi

3 1. Innledning Arbeidet med en virksomhetsplan for Åstveit svømmeklubb ble startet høsten Planen har blitt utarbeidet av medlemmene i styret med hjelp fra veiledere fra NIF/NSF. En optimal prosess hadde involvert alle medlemmene i svømmeklubben, men i praksis har det vist seg vanskelig å involvere så bredt. Virksomhetsplanen skal godkjennes første gang på årsmøtet i Det er klubbens mål at denne planen skal være et tydelig uttrykk for hva slags klubb vi ønsker å være, og denne planen skal være et arbeidsdokument som følger oss i all planlegging av klubbens virksomhet. Hele virksomhetsplanen revideres etter behov, mens handlingsplandelen av dokumentet skal tas opp til fornyet behandling på hvert årsmøte. 1.1 Historikk og status Åstveit svømmeklubb ble stiftet 3. januar Konstituerende generalforsamling møttes i Åstveithallen og formann i Bergen og Hordaland svømmekrets, Johannes Endresen ønsket velkommen. Klubbens formål var: Ved samarbeid og kameratskap å fremme svømmeidrett og friluftsliv i sunne former. Første valgte forsamling 1974: Styret: Formann: Rune Christoffersen Nestformann: Jan-Erik Alfstad Sekretær: Roger Eek Kasserer: Agnes Haga med Magne Myklebust som assistent Styremedlem: Siri Sævold Styremedlem: Bjørg Rassmussen 1. Varamann: Ingegjerd Gjerstad 2. Varamann: Carl Fredrik Hansen Revisor: Bjørg Rasmussen Valgkomite: Kjell Olsen, Carl-Fredrik Hansen, Ingegjerd Gjerstad Svømmestyre: Cato Kristensen Oppmann Jan-Erik Alfstad Carl Fredrik Hansen De første treningene var basert på foreldredugnad og målet var å få alle med. Dette gav gode resultater og Cato Kristensen fra Åstveit svømmeklubb kvalifiserte seg til NM i Oslo allerede i mars 1974! Dette har klubben fulgt opp senere og har utviklet utøvere til krets, nasjonal og internasjonale mesterskap jevnt og trutt. Klubben har alltid holdt til i Åstveit Svømmehall, men har utvidet virksomheten til å ta i bruk Rolland, Vestlandsheimen 3

4 og Stemmemyren. Klubben har også blitt profesjonalisert på trenersiden og outsourcet elitesatsingen gjennom å være en av moderklubbene til Bergensvømmerne (tidligere Hansasvømmerne). I tillegg til å drive konkurransesvømming har klubben også en stor svømmeskole som gir svømmeopplæring til ca 500 barn i året. Æresmedlemmer tom : Bjørg Rasmussen Initiativtaker til stiftelse og ildsjel i klubben i hele dens levetid. Ble tildelt Kongens fortjenestemedalje i Gjertrud Leversen Første hovedtrener i klubben og har vært trener i klubben siden Ruben Heldal - Styreleder i Åstveit i perioden Medlemsutvikling De siste årene har klubben hatt en god utvikling i antall medlemmer. Dette henger nøye sammen med økt satsing på svømmeskolen og økt fokus på inntak i svømmeklubben etter endt kursrekke. Totalt antall medlemmer 2013:: 576 Antall nye medlemmer: 64 Antall barn (0-12 år) : 450 Antall ungdommer (13-19 år) : 42 Antall lisensierte : 47 Andel gutter : 284 stk/49,3% Andel jenter/kvinner :292stk / 50.7% Antall Masters : 2 stk Medlemsutvikling: Antall 16 nybegynnere: Antall barn 450 (0-12 år) Antall 42 ungdommer (13-19 år) Antall 47 lisensierte Antall voksne 84 Andel 292/50.7% jenter/kvinner Totalt

5 1.3 Organiseringen av Åstveit svømmeklubb Sier noe om hvordan klubben formelt er bygget opp. Klubbens vedtekter er klubbens lover og ble vedtatt på årsmøte Vedtektene bygger på og er i samsvar med NIFs basislovnorm for idrettslag, av 2007 (NIFs temasider for lover og bestemmelser). Klubben har et styre bestående av syv faste medlemmer. Styret velges på årsmøtet. Årsmøte velger i tillegg to revisorer og en valgkomite bestående av 3 personer (leder, 1 medlemmer og 1 vara). Direkte under styret er det 4 utvalg; Stevne, Sponsor, Reise og sportslig. Styret velger ledere til disse utvalgene. Utvalgene velger selv sine medlemmer. Klubben har en hovedtrener. Hovedtrener rapporterer til klubbens styre eller ansvaret delegeres til sportslig utvalg. Denne stillingen sorterer under sportslig utvalg. Hovedtrener er ansvarlig for klubbens sportslige aktivitet. Trenerne sorterer under hovedtrener. Klubben har en svømmeskoleansvarlig som er medlem av sportslig utvalg. Dette vervet sorterer direkte under styret. Klubbens instruktører sorter under svømmeskoleansvarlig. En virksomhetsplan er ikke å se på som en organisasjonsplan. Et slikt verktøy er ment å utarbeides på bakgrunn av og på siden av virksomhetsplanen. Årsmøte Valgkomite Revisor Styret Adminstrasjon/ Svømmeskole Stevneutvalg Marked/ sponsor Reiseutvalg Sportslig utvalg Rollefordeling/arbeidsdeling mellom styret og administrasjon: Klubben har ansatt en daglig leder med 25% stillingsprosent. Daglig leder er ansvarlig for daglig administrasjon av klubben samt videreutvikling av klubb/svømmeskole. Daglig leder rapporterer til styret. 5

6 1.4 Oppgaver og retningslinjer i styret og utvalg En enkel beskrivelse av retningslinjene for styret og utvalg Styrets oppgaver: - være klubbens ansvarlige organ utad og innad - styre i henhold til årsmøtevedtatt handlingsplan og budsjett - - drive økonomikontroll på grunnlag av jevnlige rapporter fra regnskapsfører og kasserer. - foreta ansettelser - inngå øvrige avtaler på vegne av klubben - vedta terminplan innen 1.januar hvert år - behandle forslag til totalbudsjett innen 1.januar hvert år - utarbeide forslag til handlingsplan innen 1.januar hvert år - lage årsberetning til årsmøtet - innkalle til årsmøte i henhold til vedtektene Svømmeskole: Organisere og videreutvikle svømmeopplæring i Åstveit regi. Stevneutvalg: Organisere og utvikle Åstveit som arrangør av svømmestevner. Henviser til Klubbhåndboka for Åstveit Svømmeklubb for detaljer. Marked/sponsor: Finne sammarbeidspartnere for Åstveit og oppfølging av disse. Henviser til Klubbhåndboka for Åstveit Svømmeklubb for detaljer. Reiseutvalg: Planlegge og organisere reiser og leirer for Åstveit svømmeklubb. Fokus på sportslig utbytte og økonomi. Henviser til Klubbhåndboka for Åstveit Svømmeklubb for detaljer. Sportslig: Planlegge, oppfølging og organisering av det sportslige opplegget i svømmeskole og svømmeklubb. Henviser til Klubbhåndboka for Åstveit Svømmeklubb for detaljer. 6

7 2. Visjon, verdier og virksomhetside 2.1 Visjon Gøy i vann, glede på land kast deg uti! Åstveit svømmeklubb ønsker å være et idrettslag for alle, både barn, unge og voksne. I tillegg ønsker de å skape et miljø hvor alle syns det er trygt og godt å være. Utarbeidet vinteren 2013 av styret, gjennom Virksomhetsprosess fra NIF/NSF. 2.2 Verdigrunnlaget for Åstveit Svømmeklubb Verdiene skal hjelpe oss til å bli tydelige, få fram det som skiller oss fra andre og klargjøre vår identitet. De skal ikke bare beskrive hvordan vi er, men også hvordan vi vil bli. Klubben og dets medlemmer definerer sine klubbens verdier, men må samtidig må forholde seg til NIFs verdier og NSFs verdier. Åstveit sine kjerneverdier er: Engasjert Inkluderende Kvalitetsbevisst Samfunnsansvarlig Med Engasjert mener vi: o Vi skal bry oss om klubben. o Vi skal ta personlig initiativ. o Vi skal legge tilrette for deltakelse. o Vi skal være et IL tuftet på dugnad Med Inkluderende mener vi: o Vi skal ha et svømmetilbud til alle. o Vi skal sørge for at alle blir sett og hørt. o Vi skal tilrettelegge for individuelle behov. o Vi skal hilse på alle nye og eksisterende foreldre i Klubben. o Vi skal ha foreldrecafé to ganger i halvåret. o Vi skal ha sosiale arrangementer for både utøvere og foreldre. o Vi skal gi alle nye medlemmer velkomstpakke. o Vi skal respektere andres meninger og synspunkter. 7

8 Med kvalitetsbevisst mener vi: o Vi skal ha kompetente ansatte. o Vi skal konkrete planer for kommunikasjon. o Vi skal videreutvikle ansattes kompetanse. o Vi skal videreutvikle klubbens kompetanse. o Vi skal levere toppsvømmere. Med sammfunnsansvarlig mener vi: o Vi skal bidra til god folkehelse. o Vi skal drive svømmeopplæring for både funksjonsfriske og funksjonshemmede. o Vi skal skape gode holdninger blant barn og unge. o Vi skal skape et trygt og godt miljø. o Vi skal drive livredning. o Vi skal engasjere utøvere som ikke ønsker å trene mer. o Vi skal skape arbeidsplasser. o Vi skal være politisk aktiv. o Vi skal gjennomføre konkrete prosjekter som kommer lokalmiljøet til gode. 2.3 Virksomhetsidé Virksomhetsideen er en beskrivelse av hva klubben skal drive med og for hvem. Åstveit Svømmeklubb, skal, gjennom svømming på alle nivå, skape et sunt og trygt miljø for barn og unge i Åsane og omegn. 8

9 3. Hovedmål Mål beskriver det vi ønsker å oppnå innenfor en bestemt tidsperiode. Vi konkretiserer dette hovedmålet under innsatsområder og delmål, som følger nedenfor.. Åstveit svømmeklubb skal være et førstevalg innenfor svømming og svømmeopplæring 9

10 4. Fokusområder og delmål Åstveit Svømmklubb har definert følgende hovedmål / delmål og fremdriftsplaner for denne tidsperioden: 5.1 Tiltaksplaner for fokusområder Handlingsplanen beskriver konkret hvilke tiltak som skal gjennomføres og detaljert hvem som skal gjøre hva, når og med bruk av hvilke ressurser. Delmålene må oppdateres hvert år og styret har ansvar for å innen 1.juni nedsette en gruppe som skal gjøre dette på høsten for det kommende året. Hva har vi fått til? Hva må gjøres annerledes? Hvordan ligger vi an i forhold til hovedmålet vårt? Åstveit svømmeklubb har definert tre fokusområder som det skal fokuseres på i denne perioden. De tre fokusområdene er spesifisert i de neste avsnittene og skal resultere i at klubbens hovedmål blir nådd i denne perioden. 10

11 5.1.1 Fokusområde: Forbedre de sosiale rammene i klubben Åstveit ønsker å forbedre de sosiale rammene i klubben. Følgende tiltak skal arbeides med i planperioden. Hvert tiltak har ansvarlig, tidsfrist og et forventet målbart resultat, slik at vi kan i etterkant vurdere effekten av hvert tiltak. HVA SKAL GJØRES (TILTAK) Pizza og film kvelder HVORDAN ANSVARLIG NÅR (TIDSFRIST) Legge ut på hjemmesiden forespørsel etter foreldrekontakt. Styre må gi budsjettrammer. Må avtale hyppighet Foreldrekontakt for gruppe/trener initierer ( sosialt utvalg).bistand fra styret for å komme i gang. Når vi har fått foreldrekontakt og satt av midler. RESULTATER 123- gruppen på lørdager kan den videreutvikles ( D og E) Treningsleir, "konkurranse" på andre idretter, uformelle konkurranser As is Hovedtrener Hver lørdag Positiv tilbakemelding ønsker videreføring Trenere planlegger alternative konkurranser. Hovedtrener Neste leir Høstferien Uke 41 Stevner Hjemmekvelder AB og kanskje C En gang i halvåret Lørdagsfrokost 1 gang i måneden Månedens svømmer på hjemmesiden, lage spørsmål etc. 5 på gaten? Foreldrekafe Minst et reisestevne for "alle" iklubben 1 gang i året. Etter trening fredag på Mac Donald, Peppes. Høre med svømmerne, innspill? Vaktliste av interesserte Lage en mal for spørsmål Få foreldre med, godkjenne bilde og utleggelse på hjemmeside Trener for den aktuelle svømmer intervjuer. Fellesskap. Ta med kake og Hovedtrener/Styret Terminliste/årshjul planlegges der. Foreldrekontakt Dalland Roar og Brit Brit og Roar ( finne en fordeling Når vi har fått foreldrekontakt. Påbegynt Forslag Desember første gang Ved informasjon om ny sesong 11

12 Underholdningsbidrag fra svømmerne, vits, dikt, danse, gjøgle, trikse "vise" fram sitt beste talent utenom svømming kaffe og se på svømmerne og eller slå av en prat og være sosiale sammen. Onsdag en kveld? Eller den kvelden med flest svømmere En styre representant og en foreldrekontakt bør stille Lage et ferdig liste til trenerne "Fadderordning" Fadder gruppe + fadderbarn, stafett? A B C - får en fadder i F Felles mål etter hvert) Trenerne for de ulike gruppen Roar og Brit Linda? over jul /på nyåret Desember samtidig med månedens svømmer Neste sesong januar At de har en fadder når de kommer innmatche de med en passende match?? Fokusområde: Forbedre kommunikasjon Klubben skal forbedre sine kommunikasjonsrutiner internt og eksternt. Disse skal dokumenteres i klubbhåndboken. Vi skal forbedre vår kommunikasjon med lokal media, samarbeidspartnere og klubbens medlemmer. Følgende tiltak skal arbeides med i planperioden. Hvert tiltak har ansvarlig, tidsfrist og et forventet målbart resultat, slik at vi i etterkant kan vurdere effekten av hvert tiltak. HVA SKAL GJØRES? (TILTAK) Møtevirksomhet mellom sportslig utvalg og trenere Trenermøter HVORDAN? ANSVARLIG NÅR? (TIDSFRIST) RESULTAT ER 5 møter i året hvor trenerne informerer sportslig utvalg 6 møter i året, med 1-2 møter med sosialt Styrevedtak + sportslig leder ansvarlig for innkalling Hovedtrener/sport slig utvalg 1. januar januar

13 Hjemmeside Hjemmeside Trenerne stiller på styremøter 2 ganger årlig Stevner Åsane Tidende Nyheter/informas jon fokus (mat og drikke) - opplæring i mail/sms system 4 ganger årlig informasjon om treningsgruppen Alle stevner, resultater + rapporter skal legges ut Informasjon/rapp ort om treningsgruppen e (fremgang, utfordringer, ønsker etc) Informasjon ut til svømmere og foreldre min 14 dager før. Motivere svømmere til å melde seg på, pluss purring 1 dag før fristen for påmelding Kontaktes ved alle arrangement Skal ut på hjemmesiden Gruppetrenerne 1. mars 2014 Hovedtrener 1. januar 2014 Styret innkaller i oktober og mars for eksempel 1. mars 2014 Hovedtrener 1. januar 2014 Linda 14. oktober 2013 webansvarlig 1. januar Fokusområde: Utarbeide klubbhåndbok/ organisasjons utvikling Åstveit Svømmeklubb skal utarbeide en klubbhåndbok som dokumenterer alle klubbens organer, rutiner, arbeidsoppgaver og retningslinjer. Dette er et omfattende arbeid som vil foregå og forbedres i hele plan perioden. HVA SKAL GJØRES? (TILTAK) Klubbhåndb ok HVORDAN? Organisasjon/strukturkart - utvalg/komiteer Rolleavklaring - mandater/myndighet Etablere - virksomhetsplan - sportsplan - kommunikasjonsplan - årshjul Evaluere ANSVARLI G NÅR? (TIDSFRIST) Styret Våren 2014 (mars) Styret Styret m/veileder RESULTATE R 13

14 Rutiner og rollebeskrivelser - administrativt - sportslig Kompetanse - og opplæringplan - rullerende fra år til år - «mentor» styrearbeid, erfaringsoverføring Rutiner for overgang fra kurs til medlem i klubb Rekruttering internt og eksternt - Rutiner/prosess Arrangement - Rutiner - Roller + beskrivelser - Dokumentasjon - Oppgaver - Evaluering Reisekomite - stevner + leir - prosedyrer/rutiner Styret 1. desember desember desember desember Aktivitetsutvikling Åstveit Svømmeklubb arbeider kontinuerlig med å utvide sitt aktivitetstilbud for å kunne tilby aktiviteter i størst mulig bredde. Følgende delmål arbeides med i denne planperioden. ÅSK delmål: o Etablere Babysvømming. o Etablere Skolesvøm. o Utvide tilbud til barn og ungdom med spesialbehov. o Utvide tilbud til barn og ungdom med funksjonsnedsettelse. o Etablere vanngym for revmatikere. o Utvide kurstilbud innen svømmeopplæring. o Vurdere å etablere svømme SFO. 5.3 Trenerutvikling Åstveit Svømmeklubb skal ha et godt tilbud og arbeidsmiljø for trenere og instruktørene i klubben. De sportslige delmålene vil være beskrevet i en sportsplan. ÅSK delmål: o Kompetanseheving på trenere. o Plan for kompetanseutvikling på trenere og instruktører. o Etablere faste rutiner for medarbeidersamtaler på årlig basis. o Etablere rutiner for faste trenermøter. 14

15 5.4 Sportslig utvikling Åstveit Svømmeklubb skal ha et sportslig tilbud til alle medlemmene, både bredde og elite. Dette skal beskrives i sportsligplan for klubben. ÅSK delmål: o Etablere en spotsligplan. o Legge til rette for bredde og elite svømmetrening. 5.5 Anlegg Åstveit Svømmeklubb arbeider kontinuerlig med å evaluere nye muligheter for å kunne tilby et bedre svømmetilbud. ÅSK delmål: o Vurdere drift av svømmeanlegg. o Utvidet bassengtid. 5.6 Økonomi Åstveit Svømmeklubb arbeider kontinuerlig med å evaluere nye muligheter for å kunne tilby et bedre svømmetilbud til sine medlemmer. ÅSK delmål: o Få på plass langsiktig hovedsponsor. o Etablere sponsorkonsept for store, mellomstore og små sponsorer. o Etablere rutiner for søknad & dokumenatsjon av stønads og prosjektstøtte. 15