Møteinnkalling for fellesnemda Færder kommune

Transkript

1 Møteinnkalling for fellesnemda Færder kommune Møtedato: 7. mars.2016 Møtested: Kommunestyresalen Tjøme rådhus Møtetid: kl Saksliste: Sak nr. 012/16 Spørsmål og informasjon 013/16 Ansettelse av rådmann i Færder kommune 014/16 Delegasjon i omstillingsprosessen 015/16 Fullmakt til ordførere, lønn og ansettelsesbetingelser rådmenn 016/16 Opprettelse av temagrupper 017/16 Budsjett og delegasjon av bruk av omstillingsmidler 018/ 16 Møtegodtgjøring 019/16 Garanti planleggingsmidler Bypakke Tønsbergregionen. 020/16 Oppnevning av representant i kirkelig fellesnemd Orientering: Orientering om bruk av I-pad Roar Jonstang Leder fellesnemda

2 Sak 012/16 Spørsmål og informasjon

3 Sak 013/ 16 Ansettelse av rådmann i Færder kommune Arbeidsutvalgets innstilling: Toril Eeg ansettes som rådmann i Færder kommune. Anbefaling fra ansettelsesutvalget om ansettelse av Toril Eeg som rådmann i nye Færder kommune ble behandlet i arbeidsutvalget Vedtak i arbeidsutvalget: Arbeidsutvalget innstiller til fellesnemda at Toril Eeg ansettes som rådmann i Færder kommune.

4 014/16 Delegasjon i omstillingsprosessen Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Anskaffelsesreglement for innkjøp i omstillingsprosessen legges frem for fellesnemda 2. Vedlagt delegasjonsreglement «Delegasjon fra fellesnemda for Færder kommune til rådmannen for Færder kommune i omstillingsprosessen frem til » godkjennes. Rådmannen i Færder kommune gis prosjektlederrolle i omstillingsprosessen. 3. Utsendt notat om omstillingsprosessen for Færder kommune med beskrivelse av lederfunksjoner legges til grunn for prosessen videre. Delegasjon i omstillingsprosessen ble behandlet i arbeidsutvalget etter forutgående behandling i ansettelsesutvalget samme dag. Vedtak i arbeidsutvalget : Arbeidsutvalget anbefaler at: a) Anskaffelsesreglement for innkjøp i omstillingsprosessen legges frem for fellesnemda b) Utsendt «Delegasjon fra fellesnemda for Færder kommune til rådmannen for Færder kommune i omstillingsprosessen frem til » godkjennes. Rådmannen i Færder kommune gis prosjektlederrolle i omstillingsprosessen. c) Utsendt notat om omstillingsprosessen for Færder kommune med beskrivelse av lederfunksjoner legges til grunn for prosessen videre. Saksutredning: Segen sak om anskaffelsesreglement for innkjøp i omstillingsprosessen legges frem for fellesnemda i senere møte. Følgende dokumenter behandlet av arbeidsutvalget vedlegges: 1) «Delegasjon fra fellesnemda for Færder kommune til rådmannen for Færder kommune i omstillingsprosessen frem til ) Notat om omstillingsprosessen for Færder kommune med beskrivelse av lederfunksjoner

5 015/16 Fullmakt til ordførere, lønn og ansettelsesbetingelser rådmenn Arbeidsutvalgets innstilling: Refereres i møtet (behandles i arbeidsutvalget ) Saken er satt opp til behandling i arbeidsutvalget før fellesnemdas møte. Innstilling fra leder av arbeidsutvalget: 1. Ordførerne i Nøtterøy og Tjøme gis fullmakt til å forhandle lønn- og arbeidsvilkår for rådmann/ prosjektleder i Færder kommune og for rådmann i Tjøme kommune i omstillingsprosessen. 2. Merkostnadene for kommunene i omstillingsprosessen anbefales dekket av omstillingsmidlene. Saksutredning: Arbeidsutvalget vedtok i møte : Pkt. 1: Arbeidsutvalget innstiller til fellesnemda at Toril Eeg ansettes som rådmann i Færder kommune. Pkt. 2 b) og c): Utsendt «Delegasjon fra fellesnemda for Færder kommune til rådmannen for Færder kommune i omstillingsprosessen frem til » godkjennes. Rådmannen i Færder kommune gis prosjektlederrolle i omstillingsprosessen. Utsendt notat om omstillingsprosessen for Færder kommune med beskrivelse av lederfunksjoner legges til grunn for prosessen videre. Ansettelsesutvalget vedtok i møtet 29.2 at det fremlegges sak for arbeidsutvalget om lønnsforholdene for både rådmann for Færder kommune og rådmannen i Tjøme kommune i omstillingsprosessen. Vurdering Lønns- og arbeidsvilkår må fremforhandles og fastsettes ved ansettelse av rådmann for nye Færder kommune. Samtidig har ansettelsesutvalget bedt om at det fremlegges sak om lønnsbetingelser for både rådmann for Færder kommune og rådmann i Tjøme kommune. For å få en effektiv arbeidsform som ikke forsinker prosessen anbefales at ordførerne i Nøtterøy og Tjøme kommuner gis fullmakt til å fremforhandle lønn- og arbeidsvilkår for ansettelse av rådmann/ prosjektleder i Færder kommune og lønnsbetingelser for rådmannen i Tjøme kommune i omstillingsprosessen. Merkostnadene for kommunene i omstillingsprosessen anbefales dekket av omstillingsmidlene.

6 016/16 Opprettelse av temagrupper Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Følgende temagrupper opprettes: Heraldikk: Veinavn: Arbeidsgiverstrategi: leder Carl Erik Grimstad leder Arne Magnus Berge leder Jon Sannes Andersen. 2. Temagruppene består av 5 representanter fra fellesnemda, leder foreslår representantene og det bør være minst to fra hver kommune 3. Temagruppenes sammensetning er: Heraldikk:..... Veinavn: Arbeidsgiverstrategi: Mandat og fremdriftsplan utformes av leder 5. Rådmannen oppnevner sekretariat for gruppene. 6. Rådmannen bes vurdere behov for en temagruppe innenfor området frivillighet / idrett. Dette fremmes som en sak for arbeidsutvalget.

7 Forslag fra rådmennene: 1. Temagruppene består av 5 representanter fra fellesnemda, leder foreslår representantene og det bør være minst to fra hver kommune. 2. Mandat utformes av leder 3. Rådmennene oppnevner sekretariat for gruppene. Vedtak arbeidsutvalget : 1. Temagrupper: Heraldikk: leder Carl Erik Grimstad Veinavn: leder Arne Magnus Berge Arbeidsgiverstrategi: leder Jon Sannes Andersen. 2. Temagruppene består av 5 representanter fra fellesnemda, leder foreslår representantene og det bør være minst to fra hver kommune 3. Leder av temagruppene har forslag til kandidater til møte i fellesnemnda 7. mars Mandat og fremdriftsplan utformes av leder 5. Rådmannen oppnevner sekretariat for gruppene. 6. Rådmannen bes vurdere behov for en temagruppe innenfor området frivillighet / idrett. Dette fremmes som en sak for arbeidsutvalget. Saksutredning: Fellesnemnda drøftet i sitt møte opprettelse av temagrupper for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda fattet følgende vedtak: «Arbeidsutvalget bes fremme forslag til temagrupper og oppnevning av medlemmer til fellesnemndas møte 7.3.». Rådmennene presenterte for fellesnemnda en rekke mulige temagrupper uten å innstille. Heraldikk Kulturbygging Frivillighet/idrett/ Planstrategi Arbeidsgiverstrategi Informasjonsstrategi Stiftelser Veinavn ++++ Videre poengterte rådmennene at flere hensyn bør vurderes ved oppnevnelse av temagrupper som for eksempel: Fellesnemnda oppretter og velger leder Ledes av et medlem av fellesnemnda o Leder utarbeider mandat, fremdriftsplan og sammensetning

8 o Arbeidsutvalget beslutter Flere partier blant medlemmene o Parti fremfor geografi o Parti fremfor demografi Kompetanse / interesse og engasjement Settes ned løpende Rapporterer til fellesnemnda Innstiller for fellesnemnda Det er rådmennenes vurdering at antallet temagrupper ikke bør være for stort og at målsettingene med arbeidet bør være klart og avgrenset. Fellesnemnda bør også tydeliggjøre fremdriftsplan. Temagruppene vil ha svært ulike målsettinger og i noen tilfeller må man være forberedt på å kjøpe ekstern bistand.

9 017/16 Budsjett og delegasjon av bruk av omstillingsmidler Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Budsjett for 2016 vedtas med kr Kr til Informasjon flyttes fra 2017 til Kr avsettes til budsjett 2017.Vedtak om disponering av midlene gjøres i forbindelse med den ordinære budsjettprosessen i kommunene. 4. Det rapporteres kvartalsvis på bruk av midler. 5. Rådmannen delegeres fullmakt til å omdisponere bevilgninger innen utgiftsgruppene i budsjett for Fellesnemda med ramme kroner. 6. Omdisponeringer mellom utgiftsgruppene over skal rapporteres til Fellesnemda. Forslag fra rådmennene: Arbeidsutvalget fremmer følgende budsjettforslag for fellesnemnda : 1. Budsjett for 2016 og 2017: 2. Rådmennene delegeres fullmakt til å omdisponere bevilgninger innen utgiftsgruppene i budsjett for Fellesnemda med ramme kroner. 3. Omdisponeringer mellom utgiftsgruppene over skal rapporteres til Fellesnemda. Vedtak i arbeidsutvalget Budsjett for 2016 vedtas med kr Kr til Informasjon flyttes fra 2017 til Kr avsettes til budsjett 2017.Vedtak om disponering av midlene gjøres i forbindelse med den ordinære budsjettprosessen i kommunene.

10 4. Det rapporteres kvartalsvis på bruk av midler. 5. Rådmannen delegeres fullmakt til å omdisponere bevilgninger innen utgiftsgruppene i budsjett for Fellesnemda med ramme kroner. 6. Omdisponeringer mellom utgiftsgruppene over skal rapporteres til Fellesnemda. 7. Til behandling fellesnemnda legges det ved hva utgiftsgruppene tekstlig inneholder. Nedenfor er gjengitt budsjett som anbefalt av arbeidsutvalget: Totalt Prosent 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal SUM kv 2. kv 3. kv 4. kv Sum 2017 Ekstraordinære omstillingsmidler til Færder kommune Omstillingsmidler fra KMD Sum inntekter Lønnsrelaterte kostnader ,89 IKT kostnader ,93 Informasjon ,11 Diverse øvrige utgifter ,6 Bygningsmessige tilpasninger ,85 Kostnader til samordning av Kirkelig fellesråd ,37 Kostnader til eksternbistand ,96 Avsetning til 2017 og Færder kommune ,26 Sum utgifter Lønnsrelaterte kostnader IKT kostnader Informasjon Diverse øvrige utgifter Bygningsmessige tilpasninger Kostnader til samordning av Kirkelig fellesråd Kostnader til eksternbistand Saksutredning: Forslaget til budsjett er utarbeidet innenfor rammene av totalt 27 millioner kroner som blir overført til Nøtterøy og Tjøme kommuner for forberedelse av sammenslåing til Færder kommune fra Midlene er oftest omtalt som omstillingsmidler og er ment for tilrettelegging for den nye organisasjonen. Forslaget er et grovt anslag på bakgrunn av utredningsmateriale som kommunene har lagd i prosessen frem til endelig vedtak om å bygge en ny kommune sammen. Videre er det innhentet

11 erfaringsmateriale fra sammenslåingen av Ramnes og Våle kommuner, prosessmateriale fra forberedelsene til nye Sandefjord kommune og eget erfaringsmateriale. Utgiftsgruppene er tenkt å dekke omkostninger slik: Lønnsrelaterte kostnader Lønn og godtgjørelser Lønn og godtgjørelser politikere Frikjøp tillitsvalgte og folkevalgte Kostnader til prosjekter/konsulenter Reiseutgifter Kulturbygging IKT-kostnader Koordinere IT-systemer Opplæring i evt. Nye IT-systemer I-pad til fellesnemndas medlemmer IKT-utstyr annet Informasjon Informasjonsmateriell Skilt Konvolutter etc Heraldisk utvikling Diverse øvrige utgifter Nytt ordførerkjede Møtemat Andre driftsutgifter Arkiv, digitalisering Revisjon Ekstra kommunevalg 2017 Bygningsmessige tilpasninger Tilpasning/ombygging administrasjonslokaler Tilpasninger lager, spesielle lokaler, arkiv Oppgradere kommunestyresalen Kostnader til eksternbistand Juridisk bistand/anbudsprosesser Konsulentbistand knyttet mot utvikling av egen kommune Kostnader samordning kirkelig fellesråd

12 018/ 16 Møtegodtgjøring Arbeidsutvalgets innstilling: Medlemmer i fellesnemda og andre politiske utvalg og grupper som nedsettes av fellesnemda får en godtgjøring på kr. 895,00 pr møte. Leder får kr ,00 pr. møte. Varamedlemmer godtgjøres med kr. 895,00 pr. møte. Rådmennenes forslag: Medlemmer i fellesnemda og andre politiske utvalg og grupper som nedsettes av fellesnemda får en godtgjøring på kr. 895,00 pr møte. Leder får kr ,00 pr. møte. Varamedlemmer godtgjøres med kr. 895,00 pr. møte. Vedtak arbeidsutvalget : Forslaget enstemmig vedtatt. Saksutredning: Tjøme- og Nøtterøy kommuner har ulik godtgjøring for politiske tillitsverv. Nøtterøy kommune har vedtatt «Godtgjøring for kommunale tillitsverv for kommunestyreperioden ». Tjøme kommune vedtok i kommunestyret nye godtgjørelser for kommunale tillitsverv. Punktene i reglementene for godtgjørelser som gjelder «Andre nemder og utvalg» anses relevant for den nyopprettede fellesnemda og andre utvalg i omstillingsprosessen. Under dette punkt angis godtgjørelse for medlemmer i andre nemder, utvalg, komiteer osv som er nedsatt av kommunestyre, formannskap eller et hovedutvalg. Vedtatt godtgjørelse i kommunenes reglement er som følger: Nøtterøy kommune Tjøme kommune Leder av nemden/ utvalget 1119 kr. pr. møte 1000 kr. pr. møte Medlemmer i nemden/ utvalget 895 kr. pr møte 600 kr. pr. møte Varamedlemmer 895 kr. pr møte 600 kr. pr. møte

13 Møtegodtgjørelse vil bli dekket av omstillingsmidlene som tildeles kommunene Tjøme og Nøtterøy. Det er naturlig at det er lik møtegodtgjørelse for medlemmer i nemder og utvalg som gjelder omstillingsprosessen. Det foreslås at møtegodtgjørelsen settes til: Leder av nemden/ utvalget Medlemmer i nemden/ utvalget Varamedlemmer Møtegodtgjørelse 1119 kr. pr. møte 895 kr. pr møte 895 kr. pr møte

14 019/16 Garanti planleggingsmidler Bypakke Tønsbergregionen. Rådmennenes innstilling: Fellesnemda er positiv til at Tjøme kommune og Nøtterøy kommune sammen med Vestfold fylkeskommune og Tønsberg og Stokke kommuner ber om at planmidler inntil 120 mill. kr. til Bypakke for Tønsberg-regionen forskutteres av et nytt bompengeselskap for Bypakke Tønsbergregionen, mot tilbakeføring av forskuttert beløp fra bompenger innkrevd ved gjennomføring av bypakken. Forutsetningen er at bypakken finansieres ved en ny bompengeordning etter at nåværende bompengeordning er avsluttet. Det legges til grunn at garantiansvaret er fordelt med 50% på Vestfold fylkeskommune, og resterende fordelt basert på befolkningstall på Tønsberg-, Nøtterøy-, Stokke-, og Tjøme kommuner. Garantiansvaret gjelder også hvis Stokke kommune/ nye Sandefjord kommune ikke blir en del av Bypakke Tønsbergregionen. Saksutredning. Sak om garanti for planmidler innenfor Bypakke Tønsbergregionen skal behandles i kommunestyrene i Tjøme- og Nøtterøy kommuner. Saken vil få betydning ut over og sendes derfor fellesnemda for behandling før behandling i de respektive kommunestyrer. Bypakke Tønsberg-regionen er et samarbeidsprosjekt mellom Tønsberg, Nøtterøy, Tjøme og Stokke kommuner og Vestfold fylkeskommune. Prosjektet skal planlegge og bygge et helhetlig transportsystem i Tønsberg-regionen, hvor ny fastlandsforbindelse fra Nøtterøy og Tjøme er et av delprosjektene. Det er varslet oppstart av interkommunal kommunedelplan med konsekvensutredning for ny fastlandsforbindelse fra Nøtterøy og Tjøme. Sak om fastsetting av planprogrammet har vært behandlet i overordnet styringsgruppe for bypakka og fremmes for politisk behandling i mars/ april 2016 i kommunene. Det er behov for nye planmidler til et beløp av 90 mill. kr. i prosjektet. Planmidlene foreslås finansiert gjennom forskuttering fra nytt bompengeselskap etablert som heleid datterselskap under Vegfinans AS mot tilbakeføring av forskutterte planmidler fra bompenger innkrevd ved gjennomføring av bypakken. Det er allerede garantert for planleggingsmidler inntil 10 mill. kr til Bypakke for Tønsbergregionen. Dersom totalt 100 mill. kr. ( mill. kroner) skal rekvireres til planlegging bør forskutteringen være på omtrent 120 mill. kr. for å kunne dekke renter og administrative kostnader for 10 mill. kr.

15 Det foreslås at Vestfold fylkeskommune og kommunene stiller en garantiramme for inntil 120 mill. kr. for planmidler der garantiansvaret er fordelt med 50 % på Vestfold fylkeskommune og 50 % fordelt på kommunene etter folketall. Det er ikke avklart om nye Sandefjord kommune blir en del av Bypakke Tønsbergregionen. For Nøtterøy og Tjøme kommuner til sammen blir garantibeløpet med og uten Stokke/ nye Sandefjord: Inklusiv Stokke Eksklusiv Stokke Nøtterøy kommune Tjøme kommune Sum Færder kommune For å opprettholde framdrift i planlegging av bypakka er det viktig å fremskaffe finansiering. Vegfinans AS gis mandat til å etablere et nytt bompengeselskap for bypakke Tønsberg- regionen. Saksutredning til kommunene er vedlagt der saken utdypes ytterligere inklusive vurdering av risiko. Vedlegg: 1. Saksfremstilling Tjøme kommune 2. Saksfremstilling Nøtterøy kommune

16 020/16 Oppnevning av representant i kirkelig fellesnemd Innstilling: Følgende velges som representant til kirkelig fellesnemnd:.. Vedtak arbeidsutvalget : Ordførerne avklarer representant til kirkelig fellesnemnd, og fremmer forslag i møtet Saksutredning Det er mottatt brev datert fra Nøtterøy kirkelige fellesråd og Tjøme kirkelige fellesråd der det bes om at kommunal fellesnemd oppnevner en representant til kirkelig fellesnemd. De to kirkelige fellesrådene har vedtatt å opprette en kirkelig fellesnemd for arbeidet med sammenslåing av kirkelige fellesråd frem mot Den kirkelige fellesnemda skal bestå av 2 representanter fra hvert fellesråd, 1 kommunal representant utnevnt av fellesrådet for Færder kommune samt domprost. Vedkomne som utnevnes som representant fra kommunene må oppfylle krav om medlemskap til kirkelig fellesråd iht. kirkeloven 29. Det anbefales at den kommunale representanten er en sentralt plassert politiker, for eksempel medlem i formannskapet i en av de to kommunene. Det angis å være særlig hensiktsmessig å utnevne en politiker fra den kommunale fellesnemda for å lette informasjonsflyten mellom kommunene og kirken i prosjektperioden. Vedlegg: 1. Brev av fra kirkelige fellesråd 2. vedtak kirkelig fellesråd 3. Fullmakt til kirkelig fellesnemd