EVALUERING BARNEBYMARSJEN 2015

Transkript

1 EVALUERING BARNEBYMARSJEN 2015 Tusen takk til alle som organiserte og gjennomførte Barnebymarsjen høsten 2015! Arrangementet var en stor suksess med mange fornøyde deltagere - både store og små. Vi håper selvfølgelig å fortsette tradisjonen neste år og spre arrangementet til enda flere steder i Norge. Under følger en evaluering av Barnebymarsjen basert på både frivilliggruppenes og sekretariatets erfaringer dette året, inkludert noen av tilbakemeldingene fra evalueringsskjemaene som ble sendt til frivillige. Sammen kan vi bruke resultatene fra evalueringen og deltakerundersøkelsen i planleggingen av neste Barnebymarsj og bli enda bedre. Evalueringen er delt inn i følgende kategorier: Planlegging og rekruttering Støttespillere og utgifter Materiale Markedsføring Deltakeravgift Påmelding og registrering Løype og aktiviteter Inntekter og deltakere Kommunikasjon og samarbeid Til vurdering

2 Planlegging og rekruttering Fremdriftsplanen som ble utarbeidet ganske tidlig på året var til stor nytte, men ble ikke fulgt av alle. Det var til tider utfordrende å møte fristene. Selv om planen er tentativ burde alle være enige om at man i alle fall satser på å følge planen. Fremdriftsplanen kan utarbeides i felleskap med utgangspunkt i årets plan, men med rom for endringer inkludert realistiske frister for både frivilliggruppene og sekretariatet. Det er også viktig med tett dialog for å ta hensyn til varierende kapasitet og behov fra sted til sted. Effektiv planlegging var ofte gjenspeilt i effektiv ansvarsfordeling. De fleste gruppene virket å ha etablert et godt system der ansvar for forskjellige oppgaver (rekruttering, tillatelser, markedsføring, aktiviteter osv.) var fordelt mellom personene i arrangørgruppen. Det er lurt å ha en prosjektleder som koordinerer og holder i trådene. Rekruttering av frivillige skjedde hovedsakelig via selve frivilliggruppen og egne nettverk. Spesielt UngSOS virker å ha rekruttert mange frivillige. Det er derimot en utfordring å garantere at alle som har meldt seg som frivillig møter opp på dagen. Alle steder valgte først selv innsamlingsmål ut ifra det gruppene støtter til vanlig, men de fleste byttet til barn på flukt i siste minutt. Dette var nok en positiv avgjørelse med tanke på deltagelse, frivillig engasjement og markedsføring, samtidig som det medførte en del utfordringer og ekstra arbeid (blant annet med webløsninger og øremerking av innbetalinger). Det er viktig å få oppklart akkurat hvordan betalinger må merkes god tid i forkant (nettbetaling, manuelle innbetalinger, SMS, izettle), spesielt siden SOS-barnebyer snart innfører et nytt system. Et felles formål for Barnebymarsjen nasjonalt fra starten av neste år burde absolutt vurderes og eventuelt knyttes til SOS-barnebyers høstkampanje. Det er ikke mulig å anslå timeforbruk - men langt mer enn andre aktiviteter som vi har i løpet av året og som er like lukrative på inntjeningstiden. Vi hadde ulike «deadlines» før og etter sommeren. Det meste av sponsorbidrag ble søkt om før sommeren, mens vi rekrutterte frivillige etter sommeren. Vi begynner å få litt bedre oversikt etter to år med arrangementet. Vi er veldig glad og takknemlig for alle gode råd/veiledning i form av dokumenter og egen lukket Facebook-side/gruppe m.m., der sekretariatet og andre frivillige delte villig med seg av gode erfaringer. Støttespillere og utgifter Noen hadde større suksess enn andre når det gjaldt å finne lokale støttespillere. Flere fikk sponset trykk av materiale, og mange fikk sponset forskjellige ting som mat, premier og teknisk utstyr. Det er fortsatt et mål å engasjere lokale bedrifter, og det skader sjeldent å spørre. Vi burde nok dele konkrete tips til hvordan man spør om sponsing og eksempler på bedrifter som kan spørres. Det beste er om bedrifter føler at de er aktive støttespillere, og selv engasjerer seg for arrangementet og formålet. Kanskje man kan tilby bedriftene gratisbilletter til et viss antall ansatte? Det ville også sørge for enda flere potensielle deltagere. Flere hadde nærmest ikke noen utgifter, mens andre måtte legge ut for blant annet trykk og leie av lokale. Dette ble trukket fra inntektene, som så klart er synd. Der det er mulig burde slike kostnader reduseres,

3 enten ved sponsing eller ved å finne billigere alternativ. Finansiell støtte til Barnebymarsjen burde også budsjetteres av sekretariatet. En nasjonal sponsor av noe slag ville vært av stor verdi, så dette er noe som må arbeides mer for neste år. Flere av oss spurte ulike bedrifter (butikker, bakeri, banker m.fl.) om sponsing av små ting til barna og fikk frukt, boller, rosiner og litt forskjellig annet. Det vanskeligste ved planleggingen av Barnebymarsjen var for oss «tiggingen» om sponsing. Kanskje bedrifter kan sponse billetter til sine ansatte med familier? Materiale Frivilliggruppene satte pris på utforming av grafisk materiale, samt utsendelser fra sekretariatet (for eksempel invitasjoner til barnehager). Følgende ble laget og der aktuelt lokaltilpasset: plakater, flyers, diplomer, vedlegg i SOS-magasinet, infobrosjyre til interessenter, infoflyer til dagen, invitasjon til barnehager, Facebook-bannere og støttespillerbannere. Sekretariatet tilbudte også å lage rekrutteringsflyer, men dette var det ingen som ønsket i år. Noen kom også med egne konkrete ønsker (for eksempel annonse til avis). Det er viktig at slike forespørsler kommer i god tid. Det er nok ikke nødvendig å ha eget design for plakat og flyer, når det er snakk om så små forskjeller. Plakaten kan heller skrives ut i flere størrelser. Fristen for å ha alle detaljer avklart var nok litt for tidlig for flere. Sted og tid må uansett bestemmes ganske tidlig for å sørge for at man får riktige tillatelser på plass, men detaljer om aktiviteter osv. kan kanskje komme senere. Derfor kan det være bedre å ha en frist for å lage maler til alt av grafisk materiale i starten av sommeren, og så en senere frist for lokaltilpasning. Hvis mulig hjelper det å ha en på kontoret som kan gjøre nødvendige små endringer uten å måtte spørre grafisk designer hver gang, siden hun ikke alltid er tilgjengelig og må bli spurt om hjelp i god tid. Ballonger og billettarmbånd ble sendt til alle som arrangerte Barnebymarsjen. I tillegg spurte noen om frivillig buttons, brosjyrer, refleksvester og småting til premier. De fleste endte nok opp med mer enn de egentlig trengte, men dette kan forhåpentligvis brukes ved senere arrangementer. Vi burde lage en mal på en fast kasse til en slik marsj. Forslag til innhold; ballongpumpe, ansiktsmaling. grasrotandelflyer, SOS-barnebyer på en-to-tre, skriveblokk og skrivesaker, penner til løypeoppgaver og diplomskriving, vekslepenger, loddbøker, tape/tegnestifter, prisliste i kiosken, vester for vaktene, ballonger og hyssing til merking av løype, plakater/roll-ups osv.

4 Markedsføring Barnebymarsjen ble markedsført i flere forskjellige kanaler på nett, i sosiale medier, nyhetsbrev til faddere, invitasjoner til barnehager, plakater og flyers, omtale i lokalaviser og mer. Hva funket best? Svarene i deltakerundersøkelsen var blandet, men mange sa de hadde hørt om arrangementet gjennom venner og bekjente eller sosiale medier. De fleste hadde ikke deltatt på Barnebymarsjen før, og noen svarte at de kjente noen som hadde deltatt tidligere. Det var også flere som hørte om Barnebymarsjen i barnehagen eller i nyhetsbrevet til faddere. Fadderinvitasjonene er viktige, men teaseren før sommerferien er nok unødvendig og det holder med en invitasjon før arrangementet og takk til alle som deltok i etterkant. Lokal medieomtale både før og etter arrangementet er av stor verdi, og i år hjalp det nok at formålet nesten alle steder ble byttet til barn på flukt. Et felles formål er enklere praktisk sett og kan tiltrekke mer oppmerksomhet. Magasinet Foreldre & Barn hadde også et lite oppslag om Barnebymarsjen før arrangementene, og publiserte vinnerbildet av Instagram-konkurransen i etterkant. Bred markedsføring er altså fortsatt viktig siden deltakere hørte om Barnebymarsjen fra forskjellige hold. Selv om barnehagebarn er hovedmålgruppe (delvis på grunn av Skolejoggen) må det regnes med at eldre barn/søsken også kommer til å delta. Dette burde tas hensyn til både i markedsføringen og planleggingen av aktiviteter. Det er vanskelig å si hva som funket best, men det var mange innom vår Facebook-side. Vi brukte Facebook for det meste, men det var ikke det som var mest effektivt. Jeg tror det å engasjere lokale barnehager, skoler, institusjoner er en bedre løsning. På tilbakemeldingene virket det som om at utover oppmøtet av faddere og frivilliges bekjente, kom mange av deltakerne tilfeldig over arrangementet. Vi ønsker å få kartet tilbake på flyers og plakat slik at folk kan gjøre seg kjent med løypa i forkant. Det er også fint å dele ut resterende flyers til deltakerne som spør om løypa på selve arrangementet. Deltakeravgift De fleste deltagere og frivillige synes deltakeravgiften på 100 kroner er passe nivå, men det er noe uenighet rundt hvordan betalingen fungere altså at voksne betaler og barn under 16 år går gratis. Det blir også vanskelig å få oversikt over hvor mange barn voksne som melder seg på via nett har tenkt å ha med seg. Burde det også være en deltakeravgift for barn? Skal barn og voksne da betale samme pris? Hva med de aller minste, skal for eksempel barn under 2 år fortsatt gå gratis? Skal det kanskje være mulig å kjøpe gruppe/familiebillett? Noen steder har i tillegg tatt betalt for visse aktiviteter, som for eksempel ansiktsmaling. Dette burde nok være likt alle steder. Om aktiviteter skal koste penger avhenger litt på deltakeravgiften. Hvis avgiften holdes rimelig, så kan betalte aktiviteter være en måte å få inn mer inntekter fra de som er villige å betale. Men mange synes også det er best at alt er inkludert når de først har betalt, så barna kan være med på det de vil. Hvis aktiviteter også skal koste penger, må dette formidles klart til deltagere i forkant av arrangementet. Eller kanskje man bare skal betale for aktiviteter der man kan vinne premier, som lykkehjul og loddtrekning?

5 Det er også viktig å tenke på at Barnebymarsjen et sted kanskje er større enn annet sted man får mer valuta for pengene der det er mange aktiviteter hvis dette inkluderes i deltakeravgiften. Vi føler at det bør være deltakeravgift for barn. Vi synes at deltakeravgiften burde beholdes bare for voksne mens barn går gratis. Vi hadde også bøsser liggende flere steder, der mange puttet ekstra penger. Påmelding og registrering Utenom i Oslo var det få som meldte seg på i forkant av arrangementet via nettsidene. Det er vanskelig å si om dette er fordi forhåndspåmeldingen ikke var godt nok markedsført eller fordi de fleste rett og slett foretrekker å ta det litt som det kommer og betale på dagen? Er det fortsatt verdt å ha forhåndspåmelding selv om ikke mange bruker dette? Det er garanterte inntekter. Det samme gjelder SMS-påmelding, som ble testet i Oslo og Stavanger og kan brukes både i forkant og på selve dagen. SMS-påmeldingen funket bra, spesielt i Oslo der de også brukte det aktivt på dagen. Hvis vi har et felles formål kan vi kanskje også få til en felles påmeldingskode som kan brukes nasjonalt. Hvis arrangementene har et felles formål, kan vi vurdere å ha en felles kampanjeside med felles betalingsskjema (med mulighet til å lese mer om hvert enkelt arrangement). Påmeldingene kan deles opp på fylkesnivå i etterkant. Liste med alle påmeldte kan sendes ut til de frivillige i tillegg, i tilfelle noen har betalt med kort registrert på et annet fylke. E-post kvitteringen etter forhåndspåmeldingen kan uansett tas med/vises som billett, slik at dette ikke nødvendigvis må sjekkes opp mot lister. Byttet av formål i siste minutt var i all hovedsak positivt, men førte også til ganske store praktiske utfordringer. Dette var spesielt med tanke på inntektene og måten disse må øremerkes på, siden dette varierer når det blant annet gjelder rollenummer (nødhjelp, program eller frie inntekter), prosjekt ID, type innbetaling (via nett, SMS, bankoverføring, izettle), osv. Det kommer snart et nytt system som kan endre (og forhåpentligvis forenkle) hvordan dette sorteres, men det er viktig at sekretariatet er klar over hva som må tenkes på i planleggingen av neste års arrangementer. Påmelding på dagen ser ut til å ha stort sett gått greit, men flere meldte om lange køer. Flere steder burde det ha vært flere påmeldingsboder/frivillige, spesielt i starten når det var stor pågang. Hvis nett/sms/izettlebetaling fortsetter neste år kan dette kanskje være en egen kø, eller en separat kø for forhåndspåmeldte.

6 Der det er SMS påmelding kan det inkluderes et skilt om dette ved registrering så folk bruker denne metoden i stedet, og påmeldingen dermed kanskje bli mer effektiv. Registreringsskjemaet skaper enda mer kø, så måten dette gjøres på burde revurderes. Man kan for eksempel registrere deltakere via på svarslippene til rebusløpet. En deltakerundersøkelse ble satt opp gjennom EasyFact og sendt til alle deltakere som hadde delt sin e-post enten i registreringsskjema eller på svarslipp til quizen/rebusløpet. Vi fikk rundt svar og majoriteten er absolutt veldig positive. Nesten ingen huket av for å få mer informasjon om SOS-barnebyers arbeid. Hvis dette skal være et mål med arrangementet må det kanskje skje mer aktivt på dagen, for eksempel gjennom en egen bod for informasjon om SOS-barnebyer. Kan man få direkte tilgang til å sjekke antall påmeldte? Vi har et meget sterkt ønske at man må registrere antall barn som skal delta. For å være helt ærlig så ser jeg ikke poenget i forhåndspåmeldingen. Dette arrangementet er noe man drar på når man ikke har så mye annet å gjøre den dagen. For stor pågang ved påmelding gjorde opptelling av antall deltakere vanskelig. Vi burde redusere antall ark som måtte deles ut til påmeldte og heller ha ekstra rubrikker på svarslipp til quiz (kontakt, huke av «vi vil ha mer info», osv.). Løype og aktiviteter Løypa har for det meste vært rundt 1-3 km lang. Noen har hatt rundløype, mens andre har hatt tur-retur langs samme rute. De fleste foretrekker rundløype, selv om dette kanskje ikke alltid er så lett å få til. Noen steder har hatt to løyper en kort og en lang. Hvis man skal ha felles start må dette være veldig tydelig kommunisert i forkant, så ingen deltagere går glipp av dette. Deltakere og frivillige ved flere Barnebymarsjer kommenterte at løypen kunne vært bedre merket. Ballonger funker bra, og frivillige ute i løypa i tillegg er enda bedre. Lillestrøm hadde et roteringssystem så ingen måtte stå for lenge ved en post. Rebusløpet og quizen utviklet av Tonje har vært veldig populære blant både voksne og barn og frivillige. Dette er også en god måte å knytte arrangementet til SOS-barnebyer, og burde vurderes som en fast, nasjonal aktivitet. Det burde helst være flere aktiviteter med et SOS-budskap. Noen aktiviteter langs løypa kan også være en god ide, som for eksempel bilder i rammen for et trygt hjem.

7 Ansiktsmaling, bamsesykehus, lykkehjul og loddtrekning var blant mange varierte og populære aktiviteter frivillige arrangerte som del av Barnebymarsjen. Det er lurt å ha en blanding av aktiviteter, både for store og små barn. Man burde også ha noen aktiviteter som krever litt mindre koordinering/frivillig innsats for å forhindre kø på alle aktiviteter (ansiktsmaling er for eksempel svært populært, men kan være tidskrevende og krever en del frivillige). Vi hadde premiering av deltakere og loddtrekning mot slutten av arrangementet, noe som kan være lurt for å holde på deltagere ut dagen. Vi hadde ikke penner nok til å dele ut til alle deltakere for å kunne besvarer quizen - neste år henger vi ut penner ved alle postene fra start. Noen hadde ikke kontanter med seg og manglet penger til de betalte aktiviteter - dette fikk vi for noen få løst med en donasjon via izettle. Vi vil ha tegnekonkurranse tilbake til neste år med et SOS budskap. Kanskje vi kan prøve å få til en utstilling i etterkant? Inntekter og deltakere Inntektene fra Barnebymarsjen 2015 går i alle hovedsak til SOS-barnebyers nødhjelpsarbeid for barn på flukt. Halvparten av inntektene i Lillestrøm gikk til deres samlede pott til programmer i Kosovo, mens Oppdal støttet Trønderhuset i Juliaca. Til sammen har frivillige som arrangerte Barnebymarsjen samlet inn over kroner. Her er en oversikt over deltakere og inntekter fra Barnebymarsjen 2015 (inkluderer alle type betalinger): BARNEBYMARSJEN 2015 Sted Antall deltakere Antall frivillige Inntekter Bergen kroner Kristiansund Over kroner Levanger 60 6 (planlegging) 4650 kroner Lillestrøm kroner Mo i Rana Ca kroner Oppdal 7707 kroner Oslo ,37 kroner Sandefjord Skien Stavanger kroner Tromsø kroner Trondheim kroner Ørje Ca kroner

8 Kommunikasjon og samarbeid Barnebymarsjen er både avhengig av og bidrar til å fremme godt samarbeid mellom frivilliggrupper på kryss og tvers av landet, og med sekretariatet i Oslo. Det er et nasjonalt arrangement som vokser hvert år. Samarbeidet startet med en felles idedugnad på fylkesledersamlingen tidligere på året. Det var siden en del deling av erfaringer, tips og spørsmål på Facebook, men dette kunne nok vært enda mer produktivt. Det er mye å lære av hverandre, og da særlig av de som nå har arrangert Barnebymarsjen et par ganger. Flere frivillige synes det har vært for mange e-poster fra sekretariatet og synes det kan bli for mye å forholde seg til, mens andre har satt pris på regelmessig informasjon og veiledning. Det er viktig å oppsummere godt hvis vi skal redusere kontakten via e-post. Informasjon kan heller deles oftere i Facebook-gruppen, så lenge de som ikke er med her inkluderes på annet vis. Samtidig er det også viktig at frivillige svarer i god tid og følger fristene i fremdriftsplanen (eller sier ifra der det ikke er mulig) da blir det også mindre behov for gjentatte påminnelser. Det var fint med idedugnaden i Oslo. Vi må finne enkle felles løsninger som letter arbeidsmengden på hvert lokallag. Spørsmål til vurdering før Barnebymarsjen 2016: Når skal Barnebymarsjen 2016 være? Er det mulig med en felles dato for alle? Burde Barnebymarsjen ha et felles formål? Kan det knyttes til SOS-barnebyers høstkampanje? Hvordan kan påmeldinger og innbetalinger best håndteres? Hva skal deltakeravgiften være, og skal den inkludere både voksne og barn? Skal man ta betalt for aktiviteter? Kan vi ha noen «faste» aktiviteter med SOS budskap som alle satser på å inkludere i arrangementet? Hvordan skal vi arbeide mot å skaffe en nasjonal sponsor? Når skal en eventuell ny fremdriftsplan for 2016 utvikles og deles med alle som vil arrangere? Kan et utkast gjøres klart før landskonferansen som da kan jobbes videre med i felleskap? Hva er fristen for byer å gi beskjed om de vil arrangere Barnebymarsjen? Hvem skal kontaktes for potensiell større medieomtale, og når bør dette arbeidet startes? Hvordan kan frivillige best oppsøke lokale støttespillere? Hvordan og til hvilken grad kan sekretariatet støtte arrangementene økonomisk? Hva slags materiale er det behov for? Hvordan kan vi forenkle registreringsprosessen? Hvordan kan vi bruke Barnebymarsjen til å rekruttere nye frivillige? Hvordan kan vi øke antall deltakere? Hvordan kan vi få flere til å ønske å lære mer om SOS-barnebyer i etterkant? Annet?

9