HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 09:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Representant som ønsker å få vurdert sin habilitet i forhold til behandling av saker ført opp på sakslisten, skal melde fra om dette til rådmannen i god tid slik at dette kan klargjøres før møtet. Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 38/15 Godkjenning av protokoll fra møtet den PS 39/15 PS 40/15 PS 41/15 PS 42/15 RS 8/15 Søknad om midler til førstehjelpskurs - Hitra turlag Søknad om sponsormidler Midtsommertravet i Orkdal Valg av styremedlem - DalPro AS Melding - Generalforsamling i Trønderenergi AS Referatsaker Møteinnkalling med underlag til generalforsamling i TrønderEnergi AS RS 9/15 Startlånmidler RS 10/15 RS 11/15 Referat regionrådsmøte i Orkdalsregionen 20. mars 2015 Henvendelse vedrørende bedret tilgjengelighet til hurtigbåtterminalen i Trondheim

4 PS38/15Godkjenningavprotokollframøtetden

5 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 223 Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Ann-Vigdis Risnes Cowburn Dato: Søknad om midler til førstehjelpskurs - Hitra turlag Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /15 Vedlegg: Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Vigdis Risnes Cowburn Politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Søknad fra Hitra Turlag om midler til gjennomføring av førstehjelpskurs, datert Saksopplysninger Søknaden er som følger: Hitra Turlag søker om kr 4000,-(kroner fire tusen) til gjennomføring av førstehjelpskurs i regi av turlaget. Kurset vil i hovedsak vektlegge Hjerte og Lungeredning (HLR). Kurset vil bli gjennomført av fagpersoner i førstehjelp og være åpent for alle. Til orientering kan vi opplyse at Hitra Turlag i gjennomsnitt har over 60 deltakere på hver av våre turer, som arrangeres ca 1 gang i måneden i Hitras turterreng. Deltakerne er i alle aldersgrupper fra små barn til eldre opp i 80-åra. For å øke sikkerheten på våre turer har vi nå kjøpt inn avansert GPS som gir oss muligheten til nøyaktig posisjonering med koordinater hvis situasjonen tilsier at vi trenger ekstern hjelp. For ytterligere å øke sikkerheten, har styret vurdert nødvendigheten av å yte førstehjelp på stedet av våre turledere. Turlaget har eksistert i et og et halvt år, stiftet 22. jan Responsen i lokalsamfunnet med deltakelse har vært svært god, noe som vi verdsetter i vårt mål for å styrke folkehelsa i vår kommune, både den fysiske og psykiske helse. Da Turlaget hverken kommer inn under idrett eller kultur når midler skal fordeles, tar vi oss den frihet til å fremme denne søknaden til Formannskapet i forhold til vårt arbeid for trivsel og velvære i vår kommune. Med hilsen Ola Rønningen Styreleder Hitra Turlag Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 026 Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Ann-Vigdis Risnes Cowburn Dato: Søknad om sponsormidler Midtsommertravet i Orkdal Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /15 Vedlegg: Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Vigdis Risnes Cowburn Systemansvarlig Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Søknad fra Orkdalsregionen Trav om sponsormidler til Midtsommertravet i Orkdal fredag den 26.juni Saksopplysninger Søknaden er som følger: Søknad om sponsormidler Midtsommertravet I Orkdal fredag 26 juni Orkdalsregion trav skal den 26 juni I år arranger første dag av midtsommertravet I samarbeid med Leangen travbane med kveldskjøring på Orkdal Travpark. I år har vi søkt om at di 2 første løpene I Norgesmesterskapet I NM for travkusker skal legges til Orkdal denne kvelden, noe som vil vekke stor mediainteresse. Løpene vil bli overført på Norsk Rikstoto direkte og forhåpentligvis også på VG-TV og ellers få god mediadekning. Som kjent utfører Orkdal Travklubb et stort og viktig rekrutteringsarbeide ovenfor barn og unge slik at de kan ha god opplevelse og samspillet mellom menneske og hest, et svært viktig arbeid for å holde barn og ungdom engasjert I et sundt og utviklende miljø. Vi vil derfor legge opp til en familiekveld på travparken denne kvelden med mange aktiviteter for barn som bl.a ansiktsmaling, ponni-ridning og kjøring og hoppeslott. Vi vil gjøre alt som star I vår makt for at dette arrangementet skal bli den beste markedsføring for Orkdalsregionen. For å oppnå det vi ønsker denne kvelden, er vi avhengig av locale sponsorer. Vi ber derfor om 20000,- I sponsorstøtte. Dette vil du da få for støtten: - Ett eget løp hvor du er sponsor og løpet vi da få ditt navn. - En helside med din reklame I programmet. - Seiersdekken til vinnende hest med din logo. - Gavepremie til eier og blomst til kusk. Vi vil gjerne ha en eller flere representanter fra dere til å dele ut premier I vinnersirkelen etter løpet og vi vil derfor invitere opptil 4 personer fra dere som vi tilbyr gratis mat og drikke under arrangementet. Vi jobber med å få storskjerm (Tv skjermer) plassert rundt om på publikum og stallområdet, dersom vi får til dette, så vil sponsorene kunne få reklame på disse også. Vi håper på en possitiv behandling av vår søknad. Ditt bidrag er viktig! Med vennlig hilsen : Stine Thorshaug For Orkdalsregionen Trav. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

9 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 033 Saksmappe: 2015/896-1 Saksbehandler: Ann-Vigdis Risnes Cowburn Dato: Valg av styremedlem - DalPro AS Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /15 Kommunestyret Vedlegg: Innstilling: Hitra kommunestyre velger som Hitra kommunes medlem i styret for DalPro AS.. Som vara velges.... Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Vigdis Risnes Cowburn Politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

10 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken DalPro AS skal avholde generalforsamling i Hammerstaddalen mandag den I den forbindelse har DalPro AS meddelt at en av Hitra kommunes representanter i styret er på valg. Saksopplysninger Ved årets generalforsamling for DalPro AS skal det velges 3 medlemmer med personlige varamedlemmer for 2 år, hvorav et medlem fra hver av kommunene Hitra og Frøya. I tillegg skal generalforsamlingen velge nestleder og styreleder for 1 år. Hitra kommunes representant Torfinn Stub, og vara Hilde Dalsbø Antonsen, ble valgt for 2 år i generalforsamlingen i Følgende styremedlemmer med personlige varamedlemmer er nå på valg: Torfinn Stub, Hitra Hilde Dalsbø Antonsen, Hitra Gunn Heidi Hallaren, Frøya Bjørnar Espnes, Frøya Terje Stølan (ansattes repr.) Svein Holm (ansattes repr.) Styret består ellers av: Medlem Kolbjørn Ulvan, Hitra Laila Wedø, Frøya Varamedlem Ellen Aanes Draagen, Hitra Frode Reppe, Frøya Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

11 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: S00 Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Ann-Vigdis Risnes Cowburn Dato: Melding - Generalforsamling i Trønderenergi AS Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /15 Kommunestyret Vedlegg: 1 Protokoll Generalforsamling TrønderEnergi AS Instruks for valgkomiteen - korr mars Endringsforslag_ INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN I TRØNDERENERGI AS 4 Endringsforslag_ _Vedtekter for TrønderEnergi AS 5 Vedtekter for TrønderEnergi AS pr Protokoll og dokumenter fra GF i TrønderEnergi Innstilling: Protokoll fra Generalforsamling i TrønderEnergi AS den tas til orientering Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Vigdis Risnes Cowburn Politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

12 PROTOKOLL Generalforsamling TrønderEnergi AS Dato: kl. 12:00 13:00 Arkivsak: 12/01205 Sted: Clarion Hotel & Congress Trondheim, Brattøra Tilstede fra eierne: Kommune Andel Representant Agdenes kommune 1,18 Oddvar Indergård Bjugn kommune 5,73 Ogne Undertun (f.m.) Frøya kommune 2,75 Berit Flåmo Hemne kommune 4,98 Ståle Vaag Holtålen kommune 1,49 Jan Håvard Refsethås Hitra kommune 2,56 Per Ervik Klæbu kommune 0,10 Jarle M Gundersen (f.m.) Malvik kommune 3,28 Knut Sjøvold (f.m.) Meldal kommune 4,97 Are Hilstad Melhus kommune 14,77 Sigmund Gråbak (e.f.) Midtre Gauldal kommune 3,28 Erling Lenvik Nordmøre Energiverk AS 3,99 Knut Hansen Oppdal kommune 3,25 Ola Røtvei(e.f.) Orkdal kommune 11,99 Gunnar Lysholm Osen kommune 1,02 Jørn Nordmeland Rennebu kommune 0,07 Ola T. Lånke (f.m.) Rissa kommune 8,87 Ove Vollan Roan kommune 1,05 Jan Helge Grydeland (f.m.) Selbu kommune 1,58 Karsten Reitan (e.f) Skaun kommune 2,43 Jon P Husby (f.m.) Snillfjord kommune 1,32 Anders J Krokstad (f.m.) Trondheim kommune 10 Knut Fagerbakke (e.f) Tydal kommune 0,17 Berit Kåsen Åfjord kommune 4,27 Jon Husdal Forfall: Hallgeir Grøntvedt, Ørland kommune (andel 2,79)

13 Andre: Øvrige representanter fra eierkommunen i hht deltagerliste Styret i TrønderEnergi AS i hht deltagerliste Konsernsjef Ståle Gjersvold Finansdirektør Olav Sem Austmo Energidirektør Tormod Eggan Nettdirektør Bård Olav Uthus Sjef samfunns - og myndighetskontakt Ingrid J Aune Arne L Haugen (leder valgkomiteen) Berit Rian (nestleder valgkomiteen) Protokollfører: Juridisk direktør Kari Skeidsvoll Moe Generalforsamlingen er innkalt i samsvar med lovlig varslingsfrist. Alle medlemmer er derfor gitt anledning til å delta i møtet. Generalforsamlingen var beslutningsdyktig, jfr aksjelovens Sakliste og innkalling ble gjennomgått og godkjent. Per Kristian Skjærvik ble valgt til møteleder. Berit Flåmo og Oddvar Indergård ble valgt til å underskrive protokollen sammen med møtelederen. Møtet ble gjennomført som følger: Kl Styremøte Styret for TrønderEnergi AS Kl Felles lunsj Kl Ekstraordinær generalforsamling i TrønderEnergi AS Kl Eiermøte i TrønderEnergi AS Tema: Eierstruktur i TrønderEnergi Emisjonsprosess 2

14 Sak 2/15 Vedtektsendring som følge av avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS B-9/15 2 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i selskapets vedtekter: (i) (ii) (iii) Vedtektenes 8 oppheves. Vedtektenes 9 blir 8, deretter med fortløpende nummerering. Vedtektenes 9 (heretter 8), første ledd, endres til å lyde: «Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling.» (iv) Henvisningen til bedriftsforsamlingen tas ut av 7 annet ledd nr 5 og 9 (heretter 8) tredje ledd første punktum. Framlagte dokumenter Saksframlegg Endringsforslag Vedtekter for TrønderEnergi AS Votering Det ble fremmet forslag i møtet om eksplisitt å nevne Generalforsamlingens plikt til å velge selskapets styre i pkt 7, annet ledd pkt 4. Med denne endringen ble vedtektsendringene foreslått i saksframlegget enstemmig vedtatt. Vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i selskapets vedtekter: (i) (ii) (iii) (iv) I vedtektenes 7 annet ledd, pkt 4 erstattes «valg av bedriftsforsamling» med «valg av styre». Henvisningen til bedriftsforsamlingen fjernes fra 7, annet ledd, nr 5. Vedtektenes 8 oppheves. Vedtektenes 9 blir 8, deretter med fortløpende nummerering. Vedtektenes 9 (heretter 8), første ledd, endres til å lyde: «Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling.» Henvisningen til bedriftsforsamlingen tas ut av 9 (heretter 8) tredje ledd første punktum. [Lagre] 3

15 3/15 Endring av instruks til valgkomiteen som følge av avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS B-10/15 2 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i instruks til valgkomiteen i TrønderEnergi AS: (i) Alle henvisninger til bedriftsforsamlingen tas ut av instruksen (pkt 1, 3.4, 4.1, 4.2 og 4.3.) (ii) Instruksens pkt 3.6 endres til: Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og valgkomité som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. Framlagte dokumenter Saksframlegg Votering Enstemmig Endringsforslag Instruks for valgkomiteen i TrønderEnergi AS Vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i instruks til valgkomiteen i TrønderEnergi AS: (iii) Alle henvisninger til bedriftsforsamlingen tas ut av instruksen (pkt 1, 3.4, 4.1, 4.2 og 4.3.) (iv) Instruksens pkt 3.6 endres til: Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og valgkomité som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. [Lagre] 4

16 4/15 Ny styrepresentasjon etter avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS O-14/15 2 Generalforsamlingen i TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar at følgende ansatte gis status som observatører og varaobservatører i styret i TrønderEnergi AS i perioden fra frem til de ansatte våren 2015 har gjennomført sine valg etter aksjeloven 6-4 og representasjonsforskriften: Egil Rømen (med Ivar Pedersen som personlig vara) og Karl Ludvig Refsnæs (med Marte Husby som personlig vara). Framlagte dokumenter Saksframlegg Votering Enstemmig Vedtak Generalforsamlingen vedtar at følgende ansatte gis status som observatører og varaobservatører i styret i TrønderEnergi AS i perioden fra frem til de ansatte våren 2015 har gjennomført sine valg etter aksjeloven 6-4 og representasjonsforskriften: Egil Rømen (med Ivar Pedersen som personlig vara) og Karl Ludvig Refsnæs (med Marte Husby som personlig vara). [Lagre] Trondheim 9. mars 2015 Per Kristian Skjærvik Berit Flåmo Oddvar Indergård 5

17 INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN I TRØNDERENERGI AS (Vedtatt av generalforsamlingen i TrønderEnergi AS den endret i generalforsamling i TrønderEnergi AS den , og ). Denne instruks erstatter tidligere instruks vedtatt av styret i TrønderEnergi sak 16/98) 1 Oppgaver Valgkomiteens oppgaver er å avgi innstilling til generalforsamlingen i TrønderEnergi AS om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer til selskapets styre, og honorar til styrets medlemmer. 2 Sammensetning, valg og godtgjørelse 2.1 Valgkomiteen skal minimum ha 3 medlemmer og 1 varamedlem. Valgkomiteen skal være uavhengig av styret og daglig ledelse. 2.2 Valgkomiteens medlemmer velges normalt for to år av gangen. Leder velges for ett år i gangen. 2.3 Generalforsamlingen fastsetter godtgjørelse til valgkomiteen. Valgkomiteens kostnader bæres av selskapet. 2.4 Generalforsamling vedtar endelig sammensetning av valgkomite og honorar til disse. Styret i TrønderEnergi AS avgir innstilling om valgkomiteens sammensetning til generalforsamling. 3 Saksbehandlingsregler 3.1 Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra komiteens leder. Hvert av valgkomiteens medlemmer kan kreve at det innkalles til møte. Komiteens leder vurderer om at det skal avholdes fysiske møter eller om møte kan avholdes på annen måte. 3.2 Fra komiteens møter føres det protokoll som underskrives av de tilstedeværende medlemmer. 3.3 Styrets leder og konsernsjefen skal, uten å ha stemmerett, innkalles til minst ett møte i valgkomiteen før den avgir sine endelige innstillinger. 3.4 I sitt arbeid kan valgkomiteen ta kontakt med bl.a. aksjonærer, styrets medlemmer, den daglige ledelse samt eksterne rådgivere. Det skal legges til rette for at aksjonærer kan fremsette forslag om kandidater til styre og valgkomité Valgkomiteen skal legge vekt på at de foreslåtte kandidater har den nødvendige erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle vervene på en tilfredsstillende måte og at det skjer hensiktsmessig utskifting i de aktuelle verv. Det skal også legges vekt på rimelig representasjon mhp. kjønn og bakgrunn samt på styremedlemmenes uavhengighet i forhold til selskapet. 3.6 Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og valgkomité som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring

18 (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. 3.7 Kandidatene som foreslås av valgkomiteen, må være forespurt om de er villige til å påta seg vervet de foreslås til. 3.8 Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes, og skal inneholde relevant informasjon om kandidatene. Eventuelle dissenser skal fremgå av innstillingene. 4 Behandling av valgkomiteens innstillinger 4.1 Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer bør foreligge så tidlig at den kan sendes til aksjonærene sammen med innkallingen til den aktuelle generalforsamlingen. 4.3 Komiteens leder, eller den han/hun måtte bemyndige, fremlegger innstillingene for generalforsamlingen, herunder en redegjørelse for hvordan komiteen har arbeidet.

19 INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN I TRØNDERENERGI AS (Vedtatt av generalforsamlingen i TrønderEnergi AS den endret i generalforsamling i TrønderEnergi AS den , og og ). Denne instruks erstatter tidligere instruks vedtatt av styret i TrønderEnergi sak 16/98) 1 Oppgaver Valgkomiteens oppgaver er å avgi innstilling til generalforsamlingen i TrønderEnergi AS bedriftsforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer til selskapets styret i TrønderEnergi AS, og honorar til styrets medlemmer. Formatert: Innrykk: Venstre: 0 cm bedriftsforsamlingen om valg av bedriftsforsamlingens leder og nestleder; generalforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer til bedriftsforsamlingen og honorar til bedriftsforsamlingen; 2 Sammensetning, valg og godtgjørelse 2.1 Valgkomiteen skal minimum ha 3 medlemmer og 1 varamedlem. Valgkomiteen skal være uavhengig av styret og daglig ledelse. 2.2 Valgkomiteens medlemmer velges normalt for to år av gangen. Leder velges for ett år i gangen. 2.3 Generalforsamlingen fastsetter godtgjørelse til valgkomiteen. Valgkomiteens kostnader bæres av selskapet. 2.4 Generalforsamling vedtar endelig sammensetning av valgkomite og honorar til disse. Styret i TrønderEnergi AS avgir innstilling om valgkomiteens sammensetning til generalforsamling. 3 Saksbehandlingsregler 3.1 Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra komiteens leder. Hvert av valgkomiteens medlemmer kan kreve at det innkalles til møte. Komiteens leder vurderer om at det skal avholdes fysiske møter eller om møte kan avholdes på annen måte. 3.2 Fra komiteens møter føres det protokoll som underskrives av de tilstedeværende medlemmer. 3.3 Styrets leder og konsernsjefen skal, uten å ha stemmerett, innkalles til minst ett møte i valgkomiteen før den avgir sine endelige innstillinger. 3.4 I sitt arbeid kan valgkomiteen ta kontakt med bl.a. aksjonærer, styrets og bedriftsforsamlingens medlemmer, den daglige ledelse samt eksterne rådgivere. Det skal legges til rette for at aksjonærer kan fremsette forslag om kandidater til styre og, valgkomité og bedriftsforsamling. I den utstrekning det er hensiktsmessig bør valgkomiteen orientere bedriftsforsamlingen om sitt arbeid og drøfte prinsipielle sider ved dette. 3.5 Valgkomiteen skal legge vekt på at de foreslåtte kandidater har den nødvendige erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle vervene på en tilfredsstillende måte og at det skjer hensiktsmessig utskifting i de aktuelle verv. Det skal også legges vekt på rimelig representasjon mhp. kjønn og bakgrunn samt på styre- og bedriftsforsamlingsmedlemmenes uavhengighet i forhold til selskapet.

20 3.6 Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre og bedriftsforsamling som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og, valgkomité og bedriftsforsamling som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. Formatert: Skrift: Fet Formatert: Skrift: Fet 3.7 Kandidatene som foreslås av valgkomiteen, må være forespurt om de er villige til å påta seg vervet de foreslås til. 3.8 Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes, og skal inneholde relevant informasjon om kandidatene. Eventuelle dissenser skal fremgå av innstillingene. 4 Behandling av valgkomiteens innstillinger 4.1 Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer, samt honorar til bedriftsforsamlingen bør foreligge så tidlig at den kan sendes til aksjonærene sammen med innkallingen til den aktuelle generalforsamlingen. 4.2 Valgkomiteens innstilling til bedriftsforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer, samt honorar til styret bør foreligge så tidlig at den kan sendes sammen med innkallingen til det aktuelle møtet i bedriftsforsamlingen. 4.3 Komiteens leder, eller den han/hun måtte bemyndige, fremlegger innstillingene for henholdsvis bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen, herunder en redegjørelse for hvordan komiteen har arbeidet.

21 Vedtekter for TrønderEnergi AS Oppdatert Endret i generalforsamling Selskapets navn Selskapets navn er TrønderEnergi AS. Selskapet er et offentlig eiet aksjeselskap med eiermessig forankring i Midt-Norge regionen. 2 Selskapets virksomhet Selskapets virksomhet er å produsere, overføre, fordele og omsette energi, å bygge og drive anlegg for slik virksomhet, å delta i annen delvirksomhet i forbindelse med denne virksomheten, herunder annen forretningsmessig utnytting av anlegg og teknologi, å eie og delta i andre selskaper innen rammen av virksomheten. 3 Forretningskontor Selskapet skal ha forretningskontor i Trondheim. 4 Selskapet aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK ,00 fordelt på aksjer à kr 10,-. Selskapet har en aksjeklasse. 5 Aksjeeiere Selskapets aksjer kan bare eies av staten, statsforetak, kommuner og fylkeskommuner samt selskaper hvor staten, statsforetak, kommuner og/eller fylkeskommuner eier hundre prosent av aksjene. Ved en eventuell overdragelse av aksjer i en aksjeeier som medfører at aksjeeieren ikke lenger er hundre prosent eiet av staten, statsforetak, kommuner og fylkeskommuner, skal styret gi aksjeeieren en frist på tre måneder til å bringe forholdet i orden. Dersom forholdet ikke er bragt i orden innen fristen på tre måneder, kommer aksjeloven 4-18 til anvendelse. Ingen aksjeeier kan eie mer enn 25 % av aksjene i selskapet. I forhold til denne bestemmelse regnes i like med en aksjeeiers egne aksjer, aksjer som eies eller erverves av; i) selskap innen samme konsern, ii) selskap hvor aksjeeieren selv eller selskap i samme konsern som aksjeeieren har bestemmende innflytelse gjennom eierskap til aksjer eller avtale eller iii) noen som det må antas at vedkommende aksjeeier har et forpliktende samarbeide med når det gjelder å gjøre bruk av rettighetene som aksjeeier. 6 Aksjeoverdragelser Aksjeeiere som ønsker å overdra eller overføre en aksje og har inngått avtale om slik overdragelse, skal varsle selskapets styre om dette skriftlig. Det skriftlige varselet skal inneholde fullstendige opplysninger om det antall aksjer som skal selges, hvilket vederlag som er avtalt og hvem som er kjøper. Erverv av aksjer er betinget av samtykke fra selskapet. Samtykke kan bare nektes når det foreligger saklig grunn for det. Som saklig grunn for nektelse ansees alltid at aksjeervervet er i strid med

22 vedtektene, konsesjonsregler eller lovgiving. For øvrig gjelder aksjelovens bestemmelser om styresamtykke. Aksjeeierne har forkjøpsrett til aksjer som skal skifte eier eller som har skiftet eier. Reglene i aksjeloven gjelder med de presiseringer som er fastsatt i disse vedtekter. Fristen for å utøve forkjøpsretten utløses fra den dato styret mottar skriftlig varsel om overdragelse som angitt i disse vedtekter. Løsningssummen skal settes lik det avtalte vederlag, med mindre den selgende aksjonær kan sannsynliggjøre at vederlaget er satt klart lavere enn markedsverdien på den aksjeposten som selges. Dersom forkjøpsretten utøves av flere aksjeeiere, fordeles aksjene i forhold til det antall aksjer disse aksjeeierne har i selskapet fra før. Dersom de overdratte aksjer er pantsatt eller på annen måte beheftet på det tidspunkt forkjøpsretten utøves, kan løsningssummen deponeres hos norsk bank frem til heftelsen er slettet. 7 Generalforsamlingen Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet. På generalforsamlingen har hver aksje en stemme. Alle beslutninger fattes med alminnelig flertall hvis ikke annet er fastsatt i aksjeloven eller vedtektene. Den ordinære generalforsamlingen skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned og skal behandle og avgjøre: 1. Styrets årsberetning 2. Fastsettelse av selskapets resultatregnskap og balanse 3. Anvendelse av selskapets årsoverskudd eller dekning av underskudd i henhold til den fastsatte balanse og utdeling av utbytte. 4. Valg av styre, bedriftsforsamling og revisor samt en valgkomite på 3 medlemmer som skal komme med forslag til aksjonærvalgte medlemmer til styret og bedriftsforsamling. 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styret og bedriftsforsamlingen samt godkjennelse av revisors godtgjørelse. 6. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under generalforsamlingen eller som styret legger frem for generalforsamlingen. Styret innkaller til møte i generalforsamlingen med minimum 14 dagers varsel. Innkalling og saksmateriale skal sendes til ordføreren i den enkelte eierkommune. 8 Bedriftsforsamling Selskapet skal ha en bedriftsforsamling som velges i henhold til aksjelovens regler. Bedriftsforsamlingen skal ha 15 medlemmer med varamedlemmer hvorav 10 medlemmer med varamedlemmer velges av generalforsamlingen og 5 medlemmer med varamedlemmer velges av de ansatte. Ved valg av de ansattes representanter i bedriftsforsamlingen skal alle ansatte i konsernet ha stemmerett og være valgbare. Bedriftsforsamlingens leder innkaller til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst 1/6 av medlemmene eller styret krever det.

23 89 Styret Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling. Selskapets administrerende direktør har møterett-/plikt i styret og har rett til å uttale seg i alle saker som ikke gjelder vedkommende selv. Administrerende direktør har ikke stemmerett. For at styret skal være beslutningsdyktig må mer enn 50 % av styrets medlemmer, herunder styrets leder eller nestleder og to medlemmer valgt av bedriftsforsamlingen eller deres varamedlemmer være tilstede. Styrets beslutninger treffes med simpelt flertall blant de møtende, men de som stemmer for beslutningen må alltid utgjøre mer enn 1/3 av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for Daglig ledelse Selskapet skal ha en administrerende direktør som ansettes av styret Innløsning Den enkelte aksjeeier kan kreve innløsning av sine aksjer overfor selskapet, forutsatt at slik innløsning gjennomføres i henhold til aksjelovens bestemmelser og at innløsningssummen fastsettes til aksjenes pålydende. Innløsningsrett som nevnt bortfaller hvis selskapets bokførte egenkapital i henhold til siste reviderte årsregnskap er lavere enn selskapets aksjekapital. De øvrige aksjeeierne plikter å medvirke i nødvendig utstrekning for gjennomføring av slik innløsning. 112 Verdipapirsentralen Selskapets aktiva skal ikke registreres i Verdipapirsentralen Tvister Oppstår tvist om forståelsen av disse vedtekter, avgjøres denne med bindende virkning for samtlige aksjeeieres vedkommende av en voldgiftsrett bestående av tre medlemmer oppnevnt av førstelagmannen i Frostating lagmannsrett. Omkostningene ved voldgiftsretten fastsettes av denne og utredes av den eller dem retten bestemmer. Forøvrig skal en eventuell voldgiftsbehandling gjennomføres i samsvar med Lov om voldgift av 14. mai 2004 nr. 25. ***

24 Vedtekter for TrønderEnergi AS Endret i generalforsamling Selskapets navn Selskapets navn er TrønderEnergi AS. Selskapet er et offentlig eiet aksjeselskap med eiermessig forankring i Midt-Norge regionen. 2 Selskapets virksomhet Selskapets virksomhet er å produsere, overføre, fordele og omsette energi, å bygge og drive anlegg for slik virksomhet, å delta i annen delvirksomhet i forbindelse med denne virksomheten, herunder annen forretningsmessig utnytting av anlegg og teknologi, å eie og delta i andre selskaper innen rammen av virksomheten. 3 Forretningskontor Selskapet skal ha forretningskontor i Trondheim. 4 Selskapet aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK ,00 fordelt på aksjer à kr 10,-. Selskapet har en aksjeklasse. 5 Aksjeeiere Selskapets aksjer kan bare eies av staten, statsforetak, kommuner og fylkeskommuner samt selskaper hvor staten, statsforetak, kommuner og/eller fylkeskommuner eier hundre prosent av aksjene. Ved en eventuell overdragelse av aksjer i en aksjeeier som medfører at aksjeeieren ikke lenger er hundre prosent eiet av staten, statsforetak, kommuner og fylkeskommuner, skal styret gi aksjeeieren en frist på tre måneder til å bringe forholdet i orden. Dersom forholdet ikke er bragt i orden innen fristen på tre måneder, kommer aksjeloven 4-18 til anvendelse. Ingen aksjeeier kan eie mer enn 25 % av aksjene i selskapet. I forhold til denne bestemmelse regnes i like med en aksjeeiers egne aksjer, aksjer som eies eller erverves av; i) selskap innen samme konsern, ii) selskap hvor aksjeeieren selv eller selskap i samme konsern som aksjeeieren har bestemmende innflytelse gjennom eierskap til aksjer eller avtale eller iii) noen som det må antas at vedkommende aksjeeier har et forpliktende samarbeide med når det gjelder å gjøre bruk av rettighetene som aksjeeier. 6 Aksjeoverdragelser Aksjeeiere som ønsker å overdra eller overføre en aksje og har inngått avtale om slik overdragelse, skal varsle selskapets styre om dette skriftlig. Det skriftlige varselet skal inneholde fullstendige opplysninger om det antall aksjer som skal selges, hvilket vederlag som er avtalt og hvem som er kjøper.

25 Erverv av aksjer er betinget av samtykke fra selskapet. Samtykke kan bare nektes når det foreligger saklig grunn for det. Som saklig grunn for nektelse ansees alltid at aksjeervervet er i strid med vedtektene, konsesjonsregler eller lovgiving. For øvrig gjelder aksjelovens bestemmelser om styresamtykke. Aksjeeierne har forkjøpsrett til aksjer som skal skifte eier eller som har skiftet eier. Reglene i aksjeloven gjelder med de presiseringer som er fastsatt i disse vedtekter. Fristen for å utøve forkjøpsretten utløses fra den dato styret mottar skriftlig varsel om overdragelse som angitt i disse vedtekter. Løsningssummen skal settes lik det avtalte vederlag, med mindre den selgende aksjonær kan sannsynliggjøre at vederlaget er satt klart lavere enn markedsverdien på den aksjeposten som selges. Dersom forkjøpsretten utøves av flere aksjeeiere, fordeles aksjene i forhold til det antall aksjer disse aksjeeierne har i selskapet fra før. Dersom de overdratte aksjer er pantsatt eller på annen måte beheftet på det tidspunkt forkjøpsretten utøves, kan løsningssummen deponeres hos norsk bank frem til heftelsen er slettet. 7 Generalforsamlingen Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet. På generalforsamlingen har hver aksje en stemme. Alle beslutninger fattes med alminnelig flertall hvis ikke annet er fastsatt i aksjeloven eller vedtektene. Den ordinære generalforsamlingen skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned og skal behandle og avgjøre: 1. Styrets årsberetning 2. Fastsettelse av selskapets resultatregnskap og balanse 3. Anvendelse av selskapets årsoverskudd eller dekning av underskudd i henhold til den fastsatte balanse og utdeling av utbytte. 4. Valg av styre, revisor samt en valgkomite på 3 medlemmer som skal komme med forslag til aksjonærvalgte medlemmer til styret. 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styret samt godkjennelse av revisors godtgjørelse. 6. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under generalforsamlingen eller som styret legger frem for generalforsamlingen. Styret innkaller til møte i generalforsamlingen med minimum 14 dagers varsel. Innkalling og saksmateriale skal sendes til ordføreren i den enkelte eierkommune. 8 Styret Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling. Selskapets administrerende direktør har møterett-/plikt i styret og har rett til å uttale seg i alle saker som ikke gjelder vedkommende selv. Administrerende direktør har ikke stemmerett. For at styret skal være beslutningsdyktig må mer enn 50 % av styrets medlemmer, herunder styrets leder eller nestleder være tilstede. Styrets beslutninger treffes med simpelt flertall blant de møtende, men de som stemmer for beslutningen må alltid utgjøre mer enn 1/3 av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for.

26 9 Daglig ledelse Selskapet skal ha en administrerende direktør som ansettes av styret. 10 Innløsning Den enkelte aksjeeier kan kreve innløsning av sine aksjer overfor selskapet, forutsatt at slik innløsning gjennomføres i henhold til aksjelovens bestemmelser og at innløsningssummen fastsettes til aksjenes pålydende. Innløsningsrett som nevnt bortfaller hvis selskapets bokførte egenkapital i henhold til siste reviderte årsregnskap er lavere enn selskapets aksjekapital. De øvrige aksjeeierne plikter å medvirke i nødvendig utstrekning for gjennomføring av slik innløsning. 11 Verdipapirsentralen Selskapets aktiva skal ikke registreres i Verdipapirsentralen. 12 Tvister Oppstår tvist om forståelsen av disse vedtekter, avgjøres denne med bindende virkning for samtlige aksjeeieres vedkommende av en voldgiftsrett bestående av tre medlemmer oppnevnt av førstelagmannen i Frostating lagmannsrett. Omkostningene ved voldgiftsretten fastsettes av denne og utredes av den eller dem retten bestemmer. Forøvrig skal en eventuell voldgiftsbehandling gjennomføres i samsvar med Lov om voldgift av 14. mai 2004 nr. 25. ***

27 file:///c:/pdf/ephortesrvdocproc/ephorte/180580_fix.html Side 1 av Hei, Vedlagt ligger instruks for valgkomiteen (endringsforslag og endelig versjon), vedtekter for TrønderEnergi AS (endringsforslag og endelig versjon), samt utkast til protokoll fra generalforsamlingen i TrønderEnergi Eventuelle kommentarer på protokollen sendes meg snarest og senest onsdag Mvh Kathrine Paulsen administrasjonskonsulent TrønderEnergi AS kathrine.paulsen@tronderenergi.no tronderenergi.no Ta miljøhensyn - vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten

28 Referatsaker

29 Referatsaker

30 file:///c:/pdf/ephortesrvdocproc/ephorte/182961_fix.html Side 1 av Hei, Vedlagt ligger møteinnkalling med underlag med vedlegg til generalforsamlingen i TrønderEnergi mandag , kl på Scandic Lerkendal. Minner om at påmelding skjer på linken nedenfor: Eventuelle fullmakter til å stille i generalforsamlingen ønskes meldt inn og tilsendt på forhånd. Se vedlagte fullmaktsskjema som kan benyttes. Ta gjerne kontakt om det er spørsmål. Vel møtt! Mvh Kathrine Paulsen administrasjonskonsulent TrønderEnergi AS kathrine.paulsen@tronderenergi.no tronderenergi.no Ta miljøhensyn - vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten

31 MØTEINNKALLING Generalforsamling TrønderEnergi AS Dato: kl. 09:30 11:30 Sted: Scandic Lerkendal Arkivsak: 12/01205 Påmelding: Mulige forfall meldes snarest til Kathrine Paulsen, mobil eller epost: SAKSLISTE Sak 5/15 13/ Godkjenning av protokoll fra generalforsamling /15 15/ Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2014 og styrets forslag om utdeling av utbytte - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 14 7/15 15/ Valg av aksjonærvalgte styremedlemmer /15 13/ Godtgjørelse til styret for /15 13/ Valg av revisor og godtgjørelse for /15 15/ Valg av valgkomite og godtgjørelse for /15 14/ EK-prosess: Forslag om revidert fullmakt 12/15 13/ Konsernsjefen orienterer Innledningsvis i møtet fremmer styrets leder muntlig sak om: Valg av møteleder Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av to deltakere til å underskrive protokollen sammen med møteleder Trondheim, Per Kristian Skjærvik styreleder

32 Kjøreplan Tid Saknr Tittel på saken /15 Godkjenning av protokoll fra generalforsamling / Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2014 og styrets forslag om utdeling av utbytte - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 14 7/15 Valg av aksjonærvalgte styremedlemmer /15 Godtgjørelse til styret for /15 Valg av revisor og godtgjørelse for /15 Valg av valgkomite og godtgjørelse for /15 EK-prosess: Forslag om revidert fullmakt /15 Konsernsjefen orienterer Felles lunsj i hotellets restaurant 2

33 Sak 5/15 Godkjenning av protokoll fra generalforsamling Arkivsak-dok.: 13/ Saksbehandler: Kari Skeidsvoll Moe Saksgang Møtedato Saknr 1 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Protokoll fra generalforsamlingen godkjennes. Saksutredning Protokoll fra generalforsamlingen legges fram for godkjenning. Vedlegg Protokoll fra generalforsamlingen

34 PROTOKOLL Generalforsamling TrønderEnergi AS Dato: kl. 12:00 13:00 Arkivsak: 12/01205 Sted: Clarion Hotel & Congress Trondheim, Brattøra Tilstede fra eierne: Kommune Andel Representant Agdenes kommune 1,18 Oddvar Indergård Bjugn kommune 5,73 Ogne Undertun (f.m.) Frøya kommune 2,75 Berit Flåmo Hemne kommune 4,98 Ståle Vaag Holtålen kommune 1,49 Jan Håvard Refsethås Hitra kommune 2,56 Per Ervik Klæbu kommune 0,10 Jarle M Gundersen (f.m.) Malvik kommune 3,28 Knut Sjøvold (f.m.) Meldal kommune 4,97 Are Hilstad Melhus kommune 14,77 Sigmund Gråbak (e.f.) Midtre Gauldal kommune 3,28 Erling Lenvik Nordmøre Energiverk AS 3,99 Knut Hansen Oppdal kommune 3,25 Ola Røtvei(e.f.) Orkdal kommune 11,99 Gunnar Lysholm Osen kommune 1,02 Jørn Nordmeland Rennebu kommune 0,07 Ola T. Lånke (f.m.) Rissa kommune 8,87 Ove Vollan Roan kommune 1,05 Jan Helge Grydeland (f.m.) Selbu kommune 1,58 Karsten Reitan (e.f) Skaun kommune 2,43 Jon P Husby (f.m.) Snillfjord kommune 1,32 Anders J Krokstad (f.m.) Trondheim kommune 10 Knut Fagerbakke (e.f) Tydal kommune 0,17 Berit Kåsen Åfjord kommune 4,27 Jon Husdal Forfall: Hallgeir Grøntvedt, Ørland kommune (andel 2,79)

35 Andre: Øvrige representanter fra eierkommunen i hht deltagerliste Styret i TrønderEnergi AS i hht deltagerliste Konsernsjef Ståle Gjersvold Finansdirektør Olav Sem Austmo Energidirektør Tormod Eggan Nettdirektør Bård Olav Uthus Sjef samfunns - og myndighetskontakt Ingrid J Aune Arne L Haugen (leder valgkomiteen) Berit Rian (nestleder valgkomiteen) Protokollfører: Juridisk direktør Kari Skeidsvoll Moe Generalforsamlingen er innkalt i samsvar med lovlig varslingsfrist. Alle medlemmer er derfor gitt anledning til å delta i møtet. Generalforsamlingen var beslutningsdyktig, jfr aksjelovens Sakliste og innkalling ble gjennomgått og godkjent. Per Kristian Skjærvik ble valgt til møteleder. Berit Flåmo og Oddvar Indergård ble valgt til å underskrive protokollen sammen med møtelederen. Møtet ble gjennomført som følger: Kl Styremøte Styret for TrønderEnergi AS Kl Felles lunsj Kl Ekstraordinær generalforsamling i TrønderEnergi AS Kl Eiermøte i TrønderEnergi AS Tema: Eierstruktur i TrønderEnergi Emisjonsprosess 2

36 Sak 2/15 Vedtektsendring som følge av avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS B-9/15 2 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i selskapets vedtekter: (i) (ii) (iii) Vedtektenes 8 oppheves. Vedtektenes 9 blir 8, deretter med fortløpende nummerering. Vedtektenes 9 (heretter 8), første ledd, endres til å lyde: «Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling.» (iv) Henvisningen til bedriftsforsamlingen tas ut av 7 annet ledd nr 5 og 9 (heretter 8) tredje ledd første punktum. Framlagte dokumenter Saksframlegg Endringsforslag Vedtekter for TrønderEnergi AS Votering Det ble fremmet forslag i møtet om eksplisitt å nevne Generalforsamlingens plikt til å velge selskapets styre i pkt 7, annet ledd pkt 4. Med denne endringen ble vedtektsendringene foreslått i saksframlegget enstemmig vedtatt. Vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i selskapets vedtekter: (i) (ii) (iii) (iv) I vedtektenes 7 annet ledd, pkt 4 erstattes «valg av bedriftsforsamling» med «valg av styre». Henvisningen til bedriftsforsamlingen fjernes fra 7, annet ledd, nr 5. Vedtektenes 8 oppheves. Vedtektenes 9 blir 8, deretter med fortløpende nummerering. Vedtektenes 9 (heretter 8), første ledd, endres til å lyde: «Styret skal bestå av inntil 8 medlemmer og 5 varamedlemmer. I tillegg kommer medlemmer og observatører som velges av de ansatte etter aksjelovens bestemmelser og etter avtale om avvikling av bedriftsforsamling.» Henvisningen til bedriftsforsamlingen tas ut av 9 (heretter 8) tredje ledd første punktum. 3

37 3/15 Endring av instruks til valgkomiteen som følge av avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS B-10/15 2 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i instruks til valgkomiteen i TrønderEnergi AS: (i) Alle henvisninger til bedriftsforsamlingen tas ut av instruksen (pkt 1, 3.4, 4.1, 4.2 og 4.3.) (ii) Instruksens pkt 3.6 endres til: Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og valgkomité som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. Framlagte dokumenter Saksframlegg Endringsforslag Instruks for valgkomiteen i TrønderEnergi AS Votering Enstemmig Vedtak Generalforsamlingen vedtar følgende endringer i instruks til valgkomiteen i TrønderEnergi AS: (iii) Alle henvisninger til bedriftsforsamlingen tas ut av instruksen (pkt 1, 3.4, 4.1, 4.2 og 4.3.) (iv) Instruksens pkt 3.6 endres til: Valgkomiteens innstillinger skal oppfylle de krav til sammensetning av styre som til enhver tid måtte følge av gjeldende lovgivning og regelverket til børser hvor selskapets aksjer eller kapitalinstrumenter er notert. Valgkomiteen skal se hen til de anbefalinger om sammensetning av styre og valgkomité som følger av Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse (NUES) og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance). Valgkomiteen skal også se hen til generalforsamlingens vedtak av om at generalforsamlingen mener at ordførerne i eierkommunene skal utøve sin innflytelse gjennom aktiv deltagelse i generalforsamling og eiermøter, og ikke som medlemmer av konsernets styre. Valgkomiteen skal innhente styrets årlige egenevaluering. 4

38 4/15 Ny styrepresentasjon etter avvikling av bedriftsforsamling Behandlet av Møtedato Saknr 1 Styret i TrønderEnergi AS O-14/15 2 Generalforsamlingen i TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamlingen vedtar at følgende ansatte gis status som observatører og varaobservatører i styret i TrønderEnergi AS i perioden fra frem til de ansatte våren 2015 har gjennomført sine valg etter aksjeloven 6-4 og representasjonsforskriften: Egil Rømen (med Ivar Pedersen som personlig vara) og Karl Ludvig Refsnæs (med Marte Husby som personlig vara). Framlagte dokumenter Saksframlegg Votering Enstemmig Vedtak Generalforsamlingen vedtar at følgende ansatte gis status som observatører og varaobservatører i styret i TrønderEnergi AS i perioden fra frem til de ansatte våren 2015 har gjennomført sine valg etter aksjeloven 6-4 og representasjonsforskriften: Egil Rømen (med Ivar Pedersen som personlig vara) og Karl Ludvig Refsnæs (med Marte Husby som personlig vara). Trondheim 9. mars 2015 Per Kristian Skjærvik Berit Flåmo Oddvar Indergård 5

39 6/15 Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2014 og styrets forslag om utdeling av utbytte Arkivsak-dok.: 15/ Saksbehandler: Olav Sem Austmo Unntatt etter offentlighetsloven Offl 14 Saksgang Møtedato Saknr 1 Generalforsamling TrønderEnergi AS /15 Forslag til vedtak Generalforsamling vedtar at årsberetning og årsregnskap 2014 godkjennes med årsresultat på NOK Disponering av årsresultatet foreslås som følger: Overføring fond for vurderingsforskjell Avsatt utbytte Overført annen egenkapital NOK NOK NOK Saksutredning Saken ble behandlet i styremøte i TrønderEnergi AS den , hvor følgende vedtak ble fattet: Styret foreslår for generalforsamlingen at årsberetning og årsregnskap 2014 godkjennes med et årsresultat på NOK Disponering av årsresultatet foreslås som følger: Overføring fond for vurderingsforskjell Avsatt utbytte Overført annen egenkapital NOK NOK NOK Vedlegg Årsberetning og årsregnskap for