Medlemmene av styret velges av generalforsamlingen, dog slik at styremedlemmer som velges blant de ansatte, velges av disse.

Transkript

1 Reglene om styret, dets oppgaver og ansvar, har vært gjenstand for adskillig interesse gjennom konkrete saker i den senere tid. Det skal derfor nedenfor gis en kortfattet oversikt over de viktigste regler som gjelder for styrets virksomhet. Oversikten tar først og fremst sikte på aksjeselskaper, men i det vesentlige gjelder det også tilsvarende regler for andre selskapsformer og også organisasjonsformer. Redegjørelsen tar utgangspunkt i lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr. 44. Lovteksten kan finnes på ww.lovdata.no. II. VALG, TJENESTETID M.M. Et selskap skal i utgangspunktet ha et styre med minst tre medlemmer, men kan dog nøye seg med et medlem hvor aksjekapitalen er mindre enn kr 3 mill. I sistnevnte tilfelle skal det velges varamedlem. Styret velger selv sin leder når denne ikke er valgt på generalforsamlingen. Dersom selskapet har en aksjekapital på mer enn kr 3 mill. kan daglig leder ikke velges som styreleder. Dersom styret har ett medlem, anses medlemmet som styreleder, med de spesielle rettigheter og plikter som aksjeloven i visse sammenhenger legger på styrets leder. Medlemmene av styret velges av generalforsamlingen, dog slik at styremedlemmer som velges blant de ansatte, velges av disse. Vedtektene kan fastsette at generalforsamlingens valgrett skal overføres til andre, dog slik at mer enn halvparten av styrets medlemmer skal velges av generalforsamlingen. Styremedlemmer tjenestegjør i to år med mindre vedtektene setter tjenestetiden til en kortere eller lengre periode. Maksimum valgperiode er dog fire år. Tjenestetiden løper i prinsippet fra valgdatoen, og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det år tjenestetiden utløper. Dog skal styremedlem bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt. Et styremedlem har likevel rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute dersom særlig grunn foreligger. Det heter da at styret og den som har valgt styremedlemmet skal gis rimelig forhåndsvarsel. Generalforsamlingen eller den som har valgt styremedlemmet kan når som helst avsette styremedlemmet. Det er dog unntak for ansattevalgte styremedlemmer. Det er generalforsamlingen som fastsetter eventuell godtgjørelse til styremedlemmer. Det er et krav om at minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i riket eller 1 / 6

2 statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen når de er bosatt i en slik stat. III. STYRETS OPPGAVER a) Forvaltning av selskapet - tilsynsansvaret Aksjeloven bestemmer helt generelt at forvaltningen av selskapet hører under styret. I dette ligger det at styret er det øverste utøvende organ. Kompetansen er lagt til styret som sådan og ikke til enkeltpersoner i styret. Dette innebærer videre at styret bare er underlagt generalforsamlingen som selskapets høyeste organ. Aksjeloven sier videre generelt at styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og skal i denne forbindelse i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet, samt retningslinjer for denne. Styret er forpliktet til å holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver, og skal som en del av sin virksomhet føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. I selskaper hvor det bare er en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Denne siste bestemmelse, som var ny i 1997, er det verdt å merke seg for den meget betydelige del av norske aksjeselskaper som bare har en eier. b) Styrets behandling Styret er et såkalt kollegialt organ. Det er bestemt i loven at styret skal behandle saker i møte med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlem så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte, og de øvrige styremedlemmer kan alltid kreve at saken skal behandles i møte. Disse bestemmelser er en viss lempning fra tidligere hvor det var et absolutt krav om at alle saker skulle behandles i møte. Likevel vet man fra praksis at saker av mindre betydning ofte ble avgjort uten møte ved sirkulering av styreprotokoller e.l. Styrets behandling av saker ledes av styrelederen. Det er styrelederen som har plikt til å sørge for at de saker styret skal behandle, rent faktisk behandles av styret. Øvrige styremedlemmer og også daglig leder kan ellers kreve at styret behandler bestemte saker. Styret kan treffe sine beslutninger når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede og deltar i styrebehandlingen, med mindre det er fastsatt ennå strengere krav i vedtektene. Det 2 / 6

3 heter likevel at styret ikke kan treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandling av saken. Ved forfall skal ikke varamedlemmer innkalles. Det siste innebærer at varamedlemmene vanligvis ikke skal være til stede, eller delta i behandlingen av saker. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets møter, og skal forberede saker som skal behandles i styret sammen med styrets leder. Etter loven skal saker forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det gjelder et alminnelig flertallskrav for styrebeslutningen blant de styremedlemmer som deltar i behandlingen. Ved stemmelikhet har møtelederen, som vil være styrets leder, dobbeltstemme. Det ligger ytterligere en begrensning i når styret er vedtaktsfullt, nemlig slik at de som har stemt for et forslag som innebærer en endring av et tidligere vedtak, likevel alltid må utføre mer enn 1/3 av samtlige styremedlemmer. Det kan også fastsettes strengere regler i vedtektene. Inhabilitetsspørsmålene er nærmere regulert. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder for øvrig også for daglig leder. Likeledes kan de samme personer heller ikke delta i saker vedrørende lån eller annen kreditt til seg eller sikkerhet for egen gjeld. Videre at styret eller andre som kan representere selskapet utad, ikke må foreta seg noe som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning. Videre er det nedfelt en særskilt bestemmelse som i prinsippet burde være unødvendig, nemlig at styret og daglig leder må ikke etterkomme noen beslutning av generalforsamlingen eller annet selskapsorgan hvis beslutningen strider mot lov eller mot selskapets vedtekter. Styret kan her altså ikke hjemme seg bak en beslutning av et høyere organ. Fra styremøtet skal det føres protokoll. Denne skal minst angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåten og styrets beslutninger, samt presisere eventuelle dissenser. Styremedlem som er uenig i en beslutning kan kreve sin oppfatning protokollert. Protokollen skal underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen, selv om man i og for seg har stemt imot en beslutning. c) Selskapets representasjon utad Lovens hovedregel er at det er styret som representerer selskapet utad og tegner dets firma. Dette vil altså si at styret i enhver sammenheng har fullmakt til å binde selskapet utad, i motsetning til hva som er tilfellet for en daglig leder eller prokurist, som har mer begrensede fullmakter. Styret kan selv gi styremedlemmer, daglig leder eller andre ansatte fullmakt til å tegne 3 / 6

4 selskapets firma. Slik bestemmelse kan også nedfelles i vedtektene, samtidig som vedtektene også kan begrense styrets tegningsrett. Dersom noen som representerer selskapet utad har overtrådt sin myndighet, er disposisjonen bare bindende for selskapet dersom medkontrahenten har vært i aktsom god tro, og det heller ikke vil stride mot redelighet og god tro å gjøre disposisjonen gjeldende. En medkontrahent vil aldri være i aktsom god tro i forhold til opplysninger som fremgår av hva som er registrert i Foretaksregisteret. d) Styrets handlingsplikt Styrets handlingsplikt fremgår generelt som et speilbilde av styrets hovedoppgave, nemlig forvaltningen av selskapet. Dette innebærer at styret er ansvarlig for å legge forsvarlige retningslinjer for selskapets virksomhet, og har dermed også en korresponderende handlingsplikt dersom virksomheten ikke forvaltes av administrasjonen på en tilfredsstillende måte. Aksjeloven forutsetter at styret som sådan har en fri og uavhengig stilling i forhold til selskapets administrasjon for å kunne oppfylle denne forvaltningsoppgaven. I tillegg til denne mer generelle handlingsplikt, har aksjeloven på mer begrensede hold stilt opp handlingsplikter. Dette gjelder bl.a. i forhold til den sentrale bestemmelse i aksjelovens 3-4 om at selskapet til enhver tid skal ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved, og omfanget av, virksomheten i selskapet. Hvis egenkapitalen synker under dette nivået, skal styret straks behandle saken, herunder innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen, gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling og foreslå tiltak som vil gi selskapet en forsvarlig egenkapital. Tilsvarende gjelder dersom det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Dersom styret ikke finner grunnlag for å forslå slike tiltak, skal det overfor generalforsamlingen foreslås at selskapet oppløses. Ethvert selskap skal ha en aksjeeierbok. Plikten til å påse at slik er opprettet, ligger under styret. I selskaper hvor vedtektene fastsetter et samtykkekrav ved erverv av selskapets beslutninger, skal styret avgjøre om samtykket skal gis, dersom denne avgjørelse ikke i vedtektene er lagt til andre organer. Styret har som plikt å påse at det innkalles til ordinære generalforsamlinger innenfor den lovgitte frist. Tilsvarende gjelder for ekstraordinær generalforsamling når revisor eller aksjeeier som representerer minst 1/10 av aksjekapitalen krever det. Styret har også visse plikter til å fremlegge forslag for generalforsamling i forbindelse med saker tilknyttet forhøyelse av aksjekapitalen, opptak av lån på særlige vilkår, nedsettelse av aksjekapitalen, fusjoner og fisjoner. IV. NÆRMERE OM GOD STYRESKIKK 4 / 6

5 Utover hva som er sagt foran, inneholder ikke aksjeloven nærmere bestemmelser om hva som vanligvis blir betegnes som god styreskikk. Dette vil måtte tilpasses den enkelte virksomhet, og her kan bare gis enkelte synspunkter. Den som påtar seg et styreverv bør vurdere på forhånd hvorvidt man har tilstrekkelig kompetanse til å kunne ivareta vervet på en skikkelig måte, hvorvidt man har tilstrekkelig kapasitet til å ivareta vervet på skikkelig måte, hvorvidt man har tilstrekkelig objektivitet og tilstrekkelig uavhengighet i forhold til dette. Til styremøtene bør det stilles krav om at administrasjonen har forberedt møtet på en slik måte at styret unngår detaljgjennomgang av dokumenter m.v., slik at konsentrasjonen kan rettes mot de mer prinsipielle sider ved de saker styret får seg forelagt. Det bør i denne forbindelse være satt opp i god tid en dagsorden med forslag til vedtak på de saker som forutsetter dette. En mønsterdagsorden vil normalt som første sak ha protokoll fra forrige møte, deretter en orientering fra daglig leder, gjennomgang av resultatregnskap og andre rapporter, samt å angi status vedrørende tidligere vedtak. Deretter er det hensiktsmessig å behandle saker som forutsetter en konkret beslutning forut for eventuelle diskusjonssaker, samt berammelse av dato for neste møte i den grad ikke dette allerede er gjort. Styret bør for sitt arbeid ha en plan for oppfølgning av de formelle forhold rundt virksomheten som i forhold til Foretaksregisteret, skattetrekk, konsesjoner, regnskapsføring m.v. Videre bør det styret også avsette nødvendig tid til å behandle selskapets visjoner, strategier og forretningsplaner på både kortere og lengre sikt. Ettersom styret har et ansvar i forhold til egenkapitalens størrelse, vil styret måtte ha oversikt over selskapets finansielle situasjon, herunder i forhold til den strategi og de planer som er lagt fremover. I forhold til de plikter som nå ligge på styret i forbindelse med årsoppgjøret, plikter styret også å forvisse seg om at selskapet har et forsvarlig arbeidsmiljø, samt forsvarlig behandling i forhold til det ytre miljø. Styret må også legge opp rutiner i for sikring av selskapets eiendeler, som behandling av selskapets likvider, beholdninger og utstyr, eiendommer, samt rutiner for sikring av arkiver, EDB-rutiner m.v. V. ERSTATNINGSANSVAR / STRAFF Aksjeloven har et eget kapittel om erstatningsansvar for ansvar som bl.a. styremedlemmer måtte pådra seg under utførelsen av sitt verv gjennom forsettelige eller uaktsomme handlinger. Loven har ikke definert hva som nærmere ligger i dette, men det er på det rene at aksjeloven av 1997 innebærer en viss skjerpelse av styremedlemmers ansvar i forhold til aktsomhetsplikt og handlingsplikt. Dette innebærer at det er påregnelig at antallet erstatningssaker mot 5 / 6

6 styremedlemmer vil øke fremover. Dette innebærer dermed også at styrets plikt til selvstendighet i forhold til administrasjon og aksjonærer vil bli mer sentral fremover. Et styremedlem kan i forbindelse med overtredelse av bestemmelser i aksjeloven straffes med bøter eller under skjerpende forhold med fengsel inntil ett år. I praksis vil ubetinget fengselstraff for overtredelse av aksjeloven være svært utenkelig, og vil normalt antakelig bare skje i sammenheng med at styremedlem overtrer eller medvirker til overtredelse av andre straffebestemmelser, som f.eks. skatte- og avgiftslovgivningen, regnskapslovgivningen m.v. Det er verdt å merke seg at aksjeloven ilegger straffeansvar for medlem av et styre som viser grov uforstand under utførelsene av sitt verv for selskapet. Dette gjelder i og for seg uavhengig av hvorvidt det oppstår noen vinning e.l. i forbindelse med handlingen. VI. AVSLUTNING Styrene i selskaper inntar en vesentlig funksjon i selskapets drift. Dog har styrene i spesielt mindre selskaper hatt en lite fremtredende posisjon i forhold til daglig leder/aksjonærer. Med de endringer som nå er kommet i aksjeloven er det grunn til å være mer oppmerksom på de selvstendige plikter styret har, slik at man i større grad unngår de rene familie- eller vennestyrer, og at man i større grad engasjerer styremedlemmer med en bakgrunn m.v. som selskapet er mer tjent med. Samtidig med at styrearbeidet blir mer profesjonalisert, vil man i større grad kunne forvente positive bidrag til selskapets drift av styremedlemmene, men samtidig måtte påregne at styrearbeidet er en profesjon som ikke er en ren kostnad for bedriften, men hvor man kan få igjen det som investeres i styrehonorarer gjennom kreative bidrag til bedriftens virksomhet. Det foranstående er skrevet som en generell orientering og erstatter ikke kvalifisert rådgivning i enkelttilfeller. 6 / 6