OFFENTLIG SAKLISTE KOMMUNESTYRET SAKLISTE 53/09 MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN

Transkript

1 TYNSET KOMMUNE Møtested: Kommunstyresalen Møtedato: Tid: Kl OFFENTLIG SAKLISTE KOMMUNESTYRET SAKLISTE Saksnr. Tittel 53/09 MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN /09 VANN OG AVLØP TIL KLEVAN HYTTEFELT - KOMMUNAL OVERTAKELSE 55/09 STØTTE TIL NY VIRKSOMHET INNEN MOTE- OG PRODUKTFOTOGRAFERING 56/09 SØKNAD OM STØTTE TIL FLISHOGGING AV TREVIRKE 57/09 OPPGRADERING AV STYRING AV VENTILASJON OG VARME I KULTURHUSET OG HELSESENTERET 58/09 RESSURSER TIL KOMMUNENS SATSING PÅ STØRRE ARRANGEMENTER 59/09 POLITISK GODTGJØRING 60/09 TYNSET FRIVILLIGSENTRAL VALG AV STYREMEDLEMMER 61/09 SEKRETARIATSFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGET /09 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2009 OFFENTLIG ANSKAFFELSER TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 1 av 34

2 TYNSET, den Bersvend Salbu (s) ordfører Eventuelt forfall meldes snarest til Servicetorget, på tlf eller e-post: kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet er åpent for publikum. Dokumentene er lagt ut til gjennomsyn på Servicetorget og Tynset bibliotek. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 34

3 TYNSET KOMMUNE Sak 53/09 MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/933 Saksbehandler: Tone Bergfall Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 53/09 Kommunestyret MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: Kl Orientering om eiendomsskattprosjektet v/geir Strickert Til stede på møtet: Medlemmer: Bersvend Salbu Astrid Skaug Mahdi Hassan Mouhoumed Jeanne E. Norlund Hem Liv Alfhild Utby John Olav Fonås Thor Dalvang Borgar Valle Grete Negård Andreassen Anna Margrete K. Hoås Merete Myhre Moen Norvald Aas Solvang Stein Tronsmoen Per Hermann Køhn Hansæl Per Hogstad Arne Ingvar Bekken Liv Marit Nymoen Nils H. Øian Stein Oddvar Østgård Arne Olav Ellingsson Berit Nordseth Moen Ingrid Anita Olsbakk Jon Tore Dalsegg Caspar Schärer Varamedlemmer: Hanne Graneng Hans Erik Eidsvåg Harald Nygaard Andre: Rådmann Jon Ola Kroken TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 3 av 34

4 Forfall: Jon Ole Hokstad Peder Hodøl Oskar Snarvold Merknad: TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 4 av 34

5 Vi bekrefter med våre underskrifter at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Møtet ble avsluttet kl. TYNSET, den TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 5 av 34

6 Sak 53/09 BEHANDLEDE SAKER Saksnr. 46/09 47/09 48/09 49/09 50/09 51/09 52/09 Tittel GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN OMDISPONERING AV MIDLER TIL LYDISOLERING AV RAMBU REGNSKAPSRAPPORT 2. KVARTAL 2009 HANDLINGSPROGRAM FYLKESVEGER STORGÅRDSMØBLER - SØKNAD OM STØTTE TIL UTSTILLINGSLOKALE TILSKUDD TIL STEDSUTVIKLINGSARBEID 2009 REGULERINGSPLAN SMÅVANGAN HYTTEOMRÅDE I TYLLDALEN 2. GANGSBEHANDLING TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 6 av 34

7 Sak 53/09 46/09 MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner møteprotokoll fra møte i kommunestyret Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret godkjenner møteprotokoll fra møte i kommunestyret /09 OMDISPONERING AV MIDLER TIL LYDISOLERING AV RAMBU Rådmannens innstilling: Tynset kommune takker ja til musikkbinge. Kommunens kostnader ved dette dekkes ved en omdisponering av ubrukte lånemidler fra budsjettet for 2008 til lydisolering av musikkrom Rambu, kr Kostnader utover dette beløpet, kr , dekkes av ubrukte lånemidler fra ombygging av Rådhuset. Budsjettet for 2009 justeres tilsvarende Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Tynset kommune takker ja til musikkbinge. Kommunens kostnader ved dette dekkes ved en omdisponering av ubrukte lånemidler fra budsjettet for 2008 til lydisolering av musikkrom Rambu, kr Kostnader utover dette beløpet, kr , dekkes av ubrukte lånemidler fra ombygging av Rådhuset. Budsjettet for 2009 justeres tilsvarende 48/09 REGNSKAPSRAPPORT 2. KVARTAL 2009 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar regnskapsrapporten pr. 2. kvartal 2009 til etterretning. 2. Tjenesteområdene som varsler om forventede overskridelser av driftsbudsjettet setter inn ytterligere tiltak for å holde driften innenfor tildelt budsjettramme. 3. I budsjettet for 2009 gjøres følgende endringer: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 7 av 34

8 Sak 53/09 Driftsregnskapet Tjenesteområde Rådmann, Staber m.m. tilføres kr til dekning av merkostnader ved skifte av rådmann. Dekning fra disposisjonsfondet. Tjeneste 8010 Salg av konsesjonskraft reduseres med Tjeneste 8101 Skatt på inntekt og formue reduseres med kr Tjeneste 8200 Rammetilskudd økes med kr Tjeneste 8600 Bruk av disposisjonsfond økes med kr Investeringsregnskapet 186/187 Ombygging 2. og 3. et. Rådhuset reduseres med kr Fåset skole reduseres med kr Tynset barneskole økes med kr Savalen renseanlegg reduseres med kr Rundkjøring Rv.30/Brugata økes med Gangkulvert Parkveien økes med kr Det innføres ansettelses- og innkjøpsstopp i hele organisasjonen Tynset kommune med umiddelbar virkning. Behandling: Stein Oddvar Østgård, TFV, fremmet følgende forslag til endring: Investeringsregnskapet 661 Rundkjøring RV 30/Brugata behandles på nytt når reelt kostnadsoverslag med fordeling mellom aktører foreligger. 662 Gangkulvert Parkveien økes med kr Manglende finansiering forutsettes at de andre interessenter dekker sin andel av kostnaden i henhold til avtale. Borgar Valle, SP, fremmet følgende forslag til nytt pkt. 4: Rådmannen får fullmakt til å iverksette ansettelses- og innkjøpsstopp i hele organisasjonen Tynset kommune med umiddelbar virkning og ut Etter gruppemøter trakk Stein Oddvar Østgård sitt forslag ved 662 og fremmet nytt forslag: 662 Gangkulvert Parkveien økes med kr Kommunen bestreber seg på å få tilbakeført deler av overskridelsen fra de andre aktørene. Rådmannens innstilling pkt. 1, 2 og pkt. 3 tom. driftsregnskapet enstemmig vedtatt. 661 Stein Oddvar Østgårds forslag vedtatt med 19 mot 8 stemmer. 662 Stein Oddvar Østgårds forslag enstemmig vedtatt. Borgar Valles forslag til nytt pkt. 4 enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar regnskapsrapporten pr. 2. kvartal 2009 til etterretning. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 8 av 34

9 Sak 53/09 2. Tjenesteområdene som varsler om forventede overskridelser av driftsbudsjettet setter inn ytterligere tiltak for å holde driften innenfor tildelt budsjettramme. 3. I budsjettet for 2009 gjøres følgende endringer: Driftsregnskapet Tjenesteområde Rådmann, Staber m.m. tilføres kr til dekning av merkostnader ved skifte av rådmann. Dekning fra disposisjonsfondet. Tjeneste 8010 Salg av konsesjonskraft reduseres med Tjeneste 8101 Skatt på inntekt og formue reduseres med kr Tjeneste 8200 Rammetilskudd økes med kr Tjeneste 8600 Bruk av disposisjonsfond økes med kr Investeringsregnskapet 186/187 Ombygging 2. og 3. et. Rådhuset reduseres med kr Fåset skole reduseres med kr Tynset barneskole økes med kr Savalen renseanlegg reduseres med kr Rundkjøring RV 30/Brugata behandles på nytt når reelt kostnadsoverslag med fordeling mellom aktører foreligger. 662 Gangkulvert Parkveien økes med kr Kommunen bestreber seg på å få tilbakeført deler av overskridelsen fra de andre aktørene. 4. Rådmannen får fullmakt til å iverksette ansettelses- og innkjøpsstopp i hele organisasjonen Tynset kommune med umiddelbar virkning og ut /09 HANDLINGSPROGRAM FYLKESVEGER Rådmannens innstilling: Tynset kommune slutter seg til de målsettinger og de hovedprioriteringer som fremgår av forslaget til handlingsprogram for fylkesveger Tynset kommune vil imidlertid be om at Hedmark fylkeskommunene vurderer å styrke den totale rammen for veiinvesteringer i sin økonomiplan for den aktuelle perioden Tynset kommune forutsetter at fylkeskommunen i forhold til statlige myndighet synliggjør vegsektorens særlige utfordringer i Hedmark og fører en argumentasjon som kan bidra til å sikre økte midler til veginvesteringer i fylket. Tynset kommune vil be om at følgende prosjekter i Tynset tas inn i handlingsprogrammet: - gang- og sykkelvei langs ringveien fra rundkjøring Parkveien til rundkjøring Domus - rundkjøring ved Nord-Østerdal videregående skole, Trontun Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 9 av 34

10 Sak 53/09 Vedtak: Tynset kommune slutter seg til de målsettinger og de hovedprioriteringer som fremgår av forslaget til handlingsprogram for fylkesveger Tynset kommune vil imidlertid be om at Hedmark fylkeskommunene vurderer å styrke den totale rammen for veiinvesteringer i sin økonomiplan for den aktuelle perioden Tynset kommune forutsetter at fylkeskommunen i forhold til statlige myndighet synliggjør vegsektorens særlige utfordringer i Hedmark og fører en argumentasjon som kan bidra til å sikre økte midler til veginvesteringer i fylket. Tynset kommune vil be om at følgende prosjekter i Tynset tas inn i handlingsprogrammet: - gang- og sykkelvei langs ringveien fra rundkjøring Parkveien til rundkjøring Domus - rundkjøring ved Nord-Østerdal videregående skole, Trontun 50/09 STORGÅRDSMØBLER - SØKNAD OM STØTTE TIL UTSTILLINGSLOKALE Rådmannens innstilling: Søknaden fra Storgårdsmøbler AS om støtte til etablering av et utstillingslokale for bedriftens produkter innvilges. Beløpet på kr dekkes av Næringsfondet og utbetales når tiltaket er gjennomført og regnskap for dette foreligger. Behandling: Berit Nordseth Moen, TFV, la frem følgende forslag: Kommunestyret bevilger kr i støtte til etablering av utstillingslokale for bedriftens produkter. Beløpet dekkes av Næringsfondet. Rådmannens innstilling vedtatt med 20 mot 7 stemmer. Vedtak: Søknaden fra Storgårdsmøbler AS om støtte til etablering av et utstillingslokale for bedriftens produkter innvilges. Beløpet på kr dekkes av Næringsfondet og utbetales når tiltaket er gjennomført og regnskap for dette foreligger. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 10 av 34

11 Sak 53/09 51/09 TILSKUDD TIL STEDSUTVIKLINGSARBEID 2009 Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger kr til delfinansiering av småsamfunnsprosjekt(er) på Kvikne. Beløpet dekkes av Næringsfondet, og utbetales når tiltak er gjennomført og regnskap foreligger. Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret bevilger kr til delfinansiering av småsamfunnsprosjekt(er) på Kvikne. Beløpet dekkes av Næringsfondet, og utbetales når tiltak er gjennomført og regnskap foreligger. 52/09 REGULERINGSPLAN SMÅVANGAN HYTTEOMRÅDE I TYLLDALEN 2. GANGSBEHANDLING Rådmannens innstilling: Med hjemmel i ny planlov vedtar formannskapet i rollen som fast utvalg for plansaker /kommunestyret reguleringsplan for Småvangan hytteområde med følgende endringer: - Tomt 11 flyttes og plasseres nede i feltet sammen med de sørligste tomtene (Olbergnysetra) - Tomt 4 og 5 får adkomst langs samme vei som tomt 3for å unngå areal-inngrep i myr - Tomt 32 flyttes og får samme adkomstvei som tomt 31 - Tomt 18 flyttes lengre vest og bort fra veien - Reguleringsbestemmelse 2.2 formuleres slik at maksimal grunnflate for uthus/anneks ikke kan være større enn 20m2 - Pilgrimsleden reguleres inn som spesialområde for friluftsformål Behandling: Berit Nordseth Moen, TFV, og Merete Myhre Moen, SP, ba om å få sin habilitet vurdert. Begge erklært inhabile. Grete Negård Andreassen, SP, fremmet forslag om å stryke strekpunkt 1, 2, 3 og 4 i rådmannens innstilling. Andreassens forslag vedtatt med 20 mot 5 stemmer. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 11 av 34

12 Sak 53/09 Vedtak: Med hjemmel i ny planlov vedtar formannskapet i rollen som fast utvalg for plansaker /kommunestyret reguleringsplan for Småvangan hytteområde med følgende endringer: - Reguleringsbestemmelse 2.2 formuleres slik at maksimal grunnflate for uthus/anneks ikke kan være større enn 20m2 - Pilgrimsleden reguleres inn som spesialområde for friluftsformål Rådmannens innstilling: Kommunstyret godkjenner møteprotokoll fra møte i kommunestyret TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 12 av 34

13 Sak 54/09 VANN OG AVLØP TIL KLEVAN HYTTEFELT - KOMMUNAL OVERTAKELSE Arkiv: M03 Arkivsaksnr.: 08/1486 Saksbehandler: Per John Valle Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 54/09 Kommunestyret Vedlegg 1. Brev fra Klevan hytteforening datert Rapport fra Cowi av Brev fra Jens F. Dahl på vegne av Klevan hytteforening. 4. Brev fra fylkesmannen i Hedmark datert Andre dokumenter i saken 1. KLEVAN HYTTEFELT - VANN OG AVLØP TYNSET KOMMUNE, datert OVERDRAGELSE AV HOVEDLEDNINGSNETT I KLEVAN HYTTEFELT TIL TYNSET KOMMUNE, datert VANN OG AVLØP - KLEVAN HYTTEFELT TYNSET KOMMUNE, datert SVAR - VANN OG AVLØP - KLEVAN HYTTEFELT TYNSET KOMMUNE, datert VANN OG KLOAKK VED KLEVAN 1 TYNSET KOMMUNE, datert VANN OG AVLØP KLEVAN HYTTEFELT, datert OVERDRAGELSE AV HOVEDLEDNINGSNETT I KLEVAN HYTTEFELT TIL TYNSET KOMMUNE, datert SVAR - OVERDRAGELSE AV HOVEDLEDNINGSNETT I KLEVAN HYTTEFELT TIL TYNSET KOMMUNE, datert VANN OG AVLØP KLEVAN HYTTEFELT, datert SVAR - VANN OG AVLØP KLEVAN HYTTEFELT, datert KOMMUNENS OVERTAKELSE AV VANN- OG AVLØPSNETT I KLEVAN HYTTEFELT TIL, datert SVAR - VANN OG AVLØP KLEVAN HYTTEFELT, datert KOMMUNENS OVERTAKELSE AV VANN- OG AVLØPSNETTET INNENFOR REGULERINGSPLAN FOR KLEVAN HYTTEFELT, datert KOMMENTAR, datert VANN OG KLOAKK VED KLEVAN 1 REGULERINGSPLAN FOR KLEVAN HYTTEFELT, datert VEDR. VANN OG AVLØP KLEVAN HYTTEFELT TYNSET KOMMUNE, datert VEDR. MØTE OM VANN OG AVLØP TIL KLEVAN HYTTEFELT, datert VANN OG AVLØP TIL KLEVAN HYTTEFELT, datert Melding om vedtak sendes til Klevan hytteforening v/jens F. Dahl, M. Dahlsgae. 7, 6413 Molde Tekniske tjenester TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 13 av 34

14 Sak 54/09 SAKSOPPLYSNINGER Ved brev datert søkte Klevan hytteforening om at Tynset kommune overtok ansvaret for drift og vedlikehold av hovedledningsnettet for vann og avløp fram til spredningsnettet i Klevan hyttefelt. Hytteforeninga fikk muntlig svar om at hovedledningsnettet måtte oppgraderes før kommunen ville vurdere å overta drift og vedlikehold. Siden den gang har det vært en del muntlig kontakt mellom representanter fra hytteforeninga og kommunen. Klevan hytteforening engasjerte Cowi til å vurdere kvaliteten på eksisterende hovedledningsnett. Cowi s rapport av konkluderte med at følgende tiltak burde gjennomføres: 1. Anskaffe og montere ny pumpestasjon ved Savalbekken. 2. Skifte samtlige 10 betongkummer på vannledningsnettet 3. Grave opp og rette fallforholdene på avløpsledningen der hvor det står vannspeil i kummen. 4. Spyling og trykktesting av hovedvannledningen med dokumentasjon (Ikke stikkledninger) 5. Spyling, tetthetsprøving og kamerakjøring på hovedledning avløp (Ikke stikkledningene). Kostnaden for de foreslåtte tiltakene var beregnet til ca. kr før mva. Ved tetthetsprøving og kamerakjøring vil en få oversikt over kvaliteten på ledningsnettet. Det er svært sannsynlig at det da oppdages strekninger som må utbedres. Dette vil komme i tillegg til kostnadene for de 5 punktene som er tatt med ovenfor. Kommunestyret har vedtatt en VA-norm som inneholder krav til bl.a. kvalitet, dimensjoner og utførelse for kommunens VA-nett. Va-anlegget til Klevan hytteforening er ikke bygd ut i samsvar med VA-normen. Dette gjelder både måten anlegget er bygd på og dimensjonen på kummer og rør. Ved brev av ønsker Klevan hytteforening avklaring på følgende spørsmål når det gjelder VA-nettet: - Hvilke krav som settes til oppgradering eller plassering og bygging av nytt pumpehus. - Hvilke krav som settes til oppgradering av alle kummene, herunder vurdering av Cowirapporten. - Mulighetene for dispensasjon fra VA-normens krav til rørdimensjoner, og hva som gjøres i forbindelse med slik dispensasjonssøknad. - Hva trykk- og TV-kontroll innebærer og hvem som utfører slike kontroller og når slike kontroller bør foretas. - Tilknytningspunkt. - Muligheter for momsfritak og hvilke formkrav som må oppfylles I forbindelse med ønske fra hytteforeningen om at kommunen skal overta dette ledningsnettet og til hvilke betingelser, har det vært mye korrespondanse mellom hytteeiere og kommunen. I tillegg har hytteforeninga hatt kontakt med fylkesmannen i Hedmark. Fylkesmannen sier i denne forbindelse ved brev av bl.a. følgende: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 14 av 34

15 Sak 54/09 Ved utbygging av nye hyttefelt på Savalen, er det inngått avtaler mellom utbygger og Tynset kommune om at kommunen skal overta VA-nettet vederlagsfritt. Betingelsen for overtakelsen har vært at anlegget bygges ut i samsvar med kommunens VA-standard og at TV-kontroll og trykkprøving viser godkjente resultater. Ved inngåelse av slik avtale, er det mulig for utbygger å slippe å betale mva. SAKSVURDERING VA-nettet til Klevan hytteforening er i dårlig forfatning og må oppgraderes dersom det fortsatt skal være tilknyttet kommunens ledningsnett. Videre er kommunen forpliktet til å ta over nettet når kommunens alminnelige krav til ledningsnettet er oppfylt. Kommunens vanlige krav er at va-nettet skal vær bygd ut etter den vedtatte VA-normen og at TV-kontroll og trykkprøver skal vise tilfredsstillende utførelse. Ledningsnettet fram til Klevan ble bygd før kommunen vedtok sin VA-norm. Etter rådmannens vurdering bør det derfor kunne dispenseres fra kravet til dimensjoner på ledningene. Dersom røren må skiftes pga. dårlig kvalitet og lekkasjer, må imidlertid dimensjonen økes slik at den samsvarer med VA-normen. Dimensjoner på kummene må imidlertid holde VA-normens standard, slik at tilgjengeligheten ikke blir dårligere enn for kommunens øvrige nett. Ut fra dette anbefales det at kommunen overtar hovedledningsnettet (ikke stikkledninger) til Klevan hytteforening når Cowi s forslag til tiltaksplan i rapport av er gjennomført og eventuelle feil og mangler som avdekkes ved kamerakjøring og tetthetsprøving er utbedret. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 15 av 34

16 Sak 54/09 En slik oppgradering er nødvendig, men vil være kostbar for hytteforeninga. Tynset kommune har i forbindelse med utbygging av nye hyttefelt, inngått avtaler med utbygger som har medført at utbygger på samme måte som kommunen, slipper å betale mva. Det anbefales at tilsvarende avtale inngås med Klevan hytteforening. Det er flere eldre private ledningsnett på Savalen som det etter hvert kan bli spørsmål om å overta. Vedtaket i denne saken vil derfor kunne få betydning for flere etter hvert. Rådmannens innstilling: Kommunestyret dispenserer fra VA-normens krav til ledningsdimensjoner for hovedledningsnettet (ikke stikkledninger) til Klevan hytteforening. Kommunen overtar hovedledningsnettet uten kostnader, når Cowi s forslag til tiltaksplan i rapport av er gjennomført og eventuelle feil og mangler som avdekkes ved kamerakjøring og tetthetsprøving er utbedret. Endelig overtakelse skjer etter avholdt overtakelsesforretning og når alle mangler er rettet opp. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale med Klevan hytteforening. Avtalen skal ha samme formål som tidligere inngåtte VA-avtaler med utbyggere av hyttefelt på Savalen. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 16 av 34

17 Sak 55/09 STØTTE TIL NY VIRKSOMHET INNEN MOTE- OG PRODUKFOTOGRAFERING Arkiv: 242 Arkivsaksnr.: 09/552 Saksbehandler: Bernt Robert Hansen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 55/09 Kommunestyret Vedlegg Andre dokumenter i saken 1. SØKNAD OM STØNAD, datert Melding om vedtak sendes til Forglemmegei Reklamebyrå, Cathrin Rugsveen, Parkveien 11, 2500 TYNSET SAKSOPPLYSNINGER Forglemmegei Reklame søker om kr i støtte fra Næringsfondet. Forglemmegei Reklame har hittil i hovedsak hatt oppdrag innen produksjon av trykksaker, annonser, bilreklame, web-sider og profileringsprosjekter. Firmaet ønsker nå å utvide sin virksomhet til også å omfatte mote- og produktfotografering. Gjennom dette kan virksomheten ved bedriften øke fra én til to arbeidsplasser. Etablering av mote- og produktfotografering vil innebære en ny virksomhet i Tynset. Firmaet har gjennomført markedsundersøkelser siden 2008 og hevder de har fått god respons på dette. Det er Ketil Plassgård som skal stå for den nye virksomheten. Han har erfaring fra ulike fotooppdrag utenfor regionen, men ønsker nå å få etablert seg på Tynset. Forglemmegei Reklame har ikke benyttet kommunens søknadsskjema for støtte fra Næringsfondet. Det framgår ikke av søknaden opplysninger om forventet lønnsomhet ved etablering av den nye virksomheten. Det er heller ikke opplyst noe om hvilke driftskostnader som kan forventes, kun budsjett for kostnadene forbundet med oppstart av den nye virksomheten. Næringsservice har vurdert søknaden. Budsjettet som presenteres: Kostnader Forarbeid/utredning Markedsføring Utstyr Sum Finansiering Egenkapital-egeninnsats kr kr kr kr kr TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 17 av 34

18 Sak 55/09 Tilskudd Sum kr kr SAKSVURDERING Mote- og produktfotografering vil representere en helt ny virksomhet på Tynset. Støtte til dette prosjektet vil derfor ikke virke konkurransevridende i forhold til allerede etablerte virksomheter i kommunen. Det er positivt dersom reklame som skal produseres for firmaer i vår region kan produseres lokalt og med lokale motiver. Dette kan gi positiv markedsføring av kommunen, også utenfor vårt område. Det bør ikke gis tilskudd til innkjøp av omsettelig utstyr. Derimot kan det forsvares å støtte tiltak som markedsarbeid og planlegging av ny virksomhet. Det foreslås å støtte deler av de kostnadene det er budsjettert med i forbindelse med planlegging og markedsføring og den nye virksomheten. Rådmannens innstilling: Det bevilges kr til utredning og markedsføring i forbindelse med etableringen av moteog produktfotografering i firmaet Forglemmegei Reklame. Beløpet dekkes av Næringsfondet og utbetales når tiltaket er gjennomført og regnskap foreligger. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 18 av 34

19 Sak 56/09 SØKNAD OM STØTTE TIL FLISHOGGING AV TREVIRKE Arkiv: 242 Arkivsaksnr.: 09/815 Saksbehandler: Bernt Robert Hansen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 56/09 Kommunestyret Vedlegg Andre dokumenter i saken 1. SØKNAD OM STØTTE FRA NÆRINGSFONDET, datert Melding om vedtak sendes til VSH Micon Ltd, Tomtegata 5, 2500 TYNSET SAKSOPPLYSNINGER VSH Micon Ltd er et foretak som ble stiftet i Eiere er Ove Terje Hage og Bjørn Magnar Vik fra Tynset, Ole Petter Søndmør fra Øversjødalen og John Tamnes fra Røros. Selskapets virksomhet er gjenvinning og resirkulering av trevirke og drift og utleie av containere. Selskapet har søkt om kr i støtte fra Næringsfondet i forbindelse med at de har investert i en ny, moderne fliskutter til om lag 4 mill kr. Søknaden gir relativt lite informasjon om markedet for denne virksomheten og om oppdragsmengde. På forespørsel er det opplyst at VSH Micon ltd ikke har noen konkurrenter i vår region som driver tilsvarende virksomhet. Nærmeste reelle konkurrent er i Oslo-området. Holmen Biovarme er avtaker av flis, og de har to leverandører. Dette er VSH Micon samt et stasjonært anlegg som har mindre kapasitet, og som ikke er mobilt, i motsetning til flishuggeren som VSH Micon disponerer. Kunder lokalt er i første rekke Holmen Biovarme og FIAS, med sitt komposteringsanlegg. Utenfor vår region har Micon hatt oppdrag fra Oslo til Gudbrandsdalen og Kristiansund. Søknaden om støtte ble mottatt etter at den aktuelle investeringen var foretatt og produksjonen var startet. Selskapet har ikke søkt om støtte fra andre kilder, f. eks. Innovasjon Norge. Søknaden fra Micon er vurdert av Næringsservice. SAKSVURDERING Det er ikke vanlig at det gis støtte fra Næringsfondet til virksomheter i etterkant av at de omsøkte investeringene er gjennomført og produksjonen er i gang. Dette er samme praksis som gjennomføres av Innovasjon Norge når det søkes om støtte derfra. I tillegg er dette en så TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 19 av 34

20 Sak 56/09 stor investering at et bidrag fra Næringsfondet bare vil utgjøre en svært liten del av det totale behovet for kapital. Det ansees som svært positivt at vi har et firma lokalt som satser i et relativt nytt marked. Produksjon av flis til produksjon av biovarme, kompost og pellets passer godt inn i kommunens ønske om å satse på miljøvennlig oppvarming og fjernvarme. Firmaet har hatt oppdrag langt utenfor vår region og bidrar på den måten til å trekke inntekter og nye arbeidsplasser til Tynset. Firmaets virksomhet utgjør i dag mellom 3 og 4 arbeidsplasser når det kjøres med to skift. Oppdrag langt utenfor egen region er positivt for den totale oppdragsmengden, men innebærer også store kostnader, særlig pga frakt av store anleggsmaskiner. Firmaet ønsker seg på sikt flere oppdrag lokalt. Dette kan blant annet økt markedsføring bidra til. På forespørsel har firmaet bekreftet at et bidrag til økt markedsføring ville være positivt for å oppnå flere oppdrag lokalt. Ut fra det faktum at dette er en ny virksomhet på Tynset, at det er en produksjon som bidrar til en miljøvennlig profil for kommunen, og at virksomheten ikke har lokale konkurrenter, vurderes det som aktuelt å gi støtte til markedsføring av selskapets virksomhet. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger kr til VSH Micon ltd. Beløpet skal brukes til markedsføring av selskapets virksomhet, særlig med tanke på økt lokal produksjon av flis til produksjon av biovarme, kompost og pellets. Beløpet dekkes av Næringsfondet og utbetales når tiltaket er gjennomført og regnskap for dette foreligger. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 20 av 34

21 Sak 57/09 OPPGRADERING AV STYRING AV VENTILASJON OG VARME I KULTURHUSET OG HELSESENTERET Arkiv: 663 Arkivsaksnr.: 09/1059 Saksbehandler: Per John Valle Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 57/09 Kommunestyret Melding om vedtak sendes til Tekniske tjenester SAKSOPPLYSNINGER I kommunens bygninger er det bl.a. installert automatisk styring av varme og ventilasjon. Ved hjelp av automatikken er det mulig å holde riktige temperaturer og drifte bygningene energiøkonomisk fra en sentral styringsenhet. Slik automatikk har imidlertid begrenset levetid og etter 20 år er en ikke garantert at det produseres deler til utstyret lenger. Dette betyr at gammelt utstyr må oppgraderes eller skiftes. De anlegg som det er størst behov for å oppgradere nå, er på deler av barneskolen og kulturhuset og helsesenteret. I utgangspunktet var det meningen å få satt av midler til oppgradering gjennom budsjettprosessen. Nå har imidlertid styringa av varme- og ventilasjonssystemet i kulturhuset og helsesenteret sviktet og bør oppgrades snarest. Til dette anlegget, viser det seg da at det ikke er mulig å skaffe reservedeler lenger. Heldigvis har vi fått lånt nødvendige deler hos en av leverandørens kunder, slik at anlegget inntil videre kan brukes som forutsatt. I motsatt fall må alt kjøres manuelt. Det vil si at vaktmester må stille inn hver av undersentralene etter bruken av rommene og utetemperaturer. Dette er ingen varig løsning, slik at anlegget bør oppgraderes snarest mulig. SAKSVURDERING For at man skal få stabil og best mulig økonomisk drift framover, er en etter rådmannens vurdering nødt til å oppgradere anlegget snares mulig. Dette vil bl.a. bety: - Utskifting av 7 undersentraler. - Programmering av undersentralene m.m. - Ombygging av eksisterende tavler - Ny kommunikasjonskabel mellom eksisterende fordelinger og server. - Utarbeidelse av ny dokumentasjon. Inkludert mva. er dette kostnadsberegnet til ca. kr ,-. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 21 av 34

22 Sak 57/09 Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger kr til oppgradering av styringssystemet for varme og ventilasjon i kulturhuset og helsesenteret. Innvesteringen dekkes på følgende måte: TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 22 av 34

23 Sak 58/09 RESSURSER TIL KOMMUNENS SATSING PÅ STØRRE ARRANGEMENTER SØKNADER TIL NÆRINGSFONDET Arkiv: 242 Arkivsaksnr.: 09/1079 Saksbehandler: Bernt Robert Hansen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 58/09 Kommunestyret Vedlegg Andre dokumenter i saken Melding om vedtak sendes til Kommunestyret SAKSOPPLYSNINGER Hvert år foregår det større arrangementer på Tynset der kommunen på ulike måter er involvert. Pr. dags dato er det fire av disse som peker seg ut som arrangementer det er naturlig å satse mer på, i forhold til å skape engasjement og positiv oppmerksomhet om kommunen, økt handel og ulike aktivitetstilbud og underholdning for befolkningen. Disse er: Femundløpet (prøve-vm kommende vinter) Trolldager MTB styrkeprøven (terreng-sykkelritt Trondheim-Oslo) TynsetMartn m/landbrukets dag Februar Juni Juni Oktober Forberedelser og gjennomføring av disse arrangementene skjer i nært samarbeid med Tynset næringsforening, som også er involvert i samtlige av arrangementene. Fra deres side har det vært et sterkt ønske med et tettere samarbeid med kommunen, noe en nå er i ferd med å få til. I første omgang gjelder dette TynsetMart n (TM). Spesielt om TynsetMart n Også politisk nivå i Tynset kommune har tidligere gått inn for at kommunen skal involvere seg mer i arrangementer. Dette kom bl.a. klart fram i Tynset formannskaps møte i 2008 (Sak 08/140), der følgende vedtak ble fattet: Tynset formannskap slutter seg til at det etableres en komite for å evaluere og utvikle TynsetMartn. Rådmannen gis fullmakt til å oppnevne 3 medlemmer til komiteen hvorav 1 fra landbruket. Formannskapet oppnevner ordfører Bersvend Salbu som sin representant. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 23 av 34

24 Sak 58/09 Næringslivet/Tynset næringsforening utpeker et tilsvarende antall medlemmer. Formannskapet slutter seg til forslag til mandat som fremgår av saksutredningen. Det bevilges kr av næringsfondet som skal dekke komiteens kostnader i forbindelse med møter etc Det skal spesielt vektlegges å utvikle et rikt og variert kulturtilbud som et betydelig bidrag i TynsetMart n. Som en følge av dette vedtaket har en komité bestående av representanter fra kommunen (4-5 pers.), Tynset næringsforening (leder, sekretær og ett medlem) og Tynset Bondelag i fellesskap kommet fram til et program for årets TM som gir et løft i forhold til tidligere, og som danner et godt grunnlag for en videreutvikling av TM i årene framover. I tillegg til ordfører har dette fra kommunens side involvert ansatte både fra kultur, teknisk og næring. Utover den tiden som har gått med til dette arbeidet har en ikke hatt direkte utgifter til studieturer, foredragsholdere eller lignende. Dvs at de kr som Formannskapet bevilget fortsatt står ubrukt. TM har vært arrangert over samme lest i en rekke år. Det nye i år er ulike innslag knyttet til temaet natur, vilt, elgjakt. Det vil bl. a. bli foredrag om konflikten omkring beiteskader forårsaket av hjortevilt, foredrag om villrein, lavvoene til kommunen og Turskredder n vil bli benyttet utenfor rådhuset til servering og skytesimulator, det vil bli troféutstilling med tilhørende bedømming av hjorteviltgevir og lavvoene vil også bli benyttet til en jeger-fest. Tynset jeger- og fiskeforening har påtatt seg mye av arbeidet forbundet med drift av lavvoene, jeger-festen og troféutstillingen. Arrangementer generelt Nesten ethvert tiltak som ønskes gjennomført for å gi arrangementene et løft, innebærer, i tillegg til merarbeidet det krever, også økte kostnader. Dette kan gjelde alt fra leie av strømskap fra NØK, renovasjon, opprydding, skilting, honorarer, dekn. av reiser til foredragsholdere og lignende. Det hadde vært ønskelig at kommunen hadde en fast ressurs øremerket kostnader knyttet til arrangementer. De to siste åra har dette blitt (forsøkt) ordnet på ulike vis: 2008: Bevilgning fra Næringsfondet til teknisk avd. på kr : Forslag om å legge inn kr i driftsbudsjettet til formålet lå inne, men ble trukket Hittil i år har teknisk avd. hatt om lag kr i utgifter til arrangementer, uten at en der har noen budsjettpost for dette. I tillegg har avdelingene kultur og næring hatt utgifter, bl.a. til honorarer. SAKSVURDERING Ønsket om å benytte større arrangementer til positiv utvikling og omtale av kommunen lar seg vanskelig gjennomføre uten at det stilles nødvendige ressurser til disposisjon, både i form av TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 24 av 34

25 Sak 58/09 personell og økonomi. Utviklet på riktig måte kan arrangementer bidra til å skape positiv oppmerksomhet og omdømmebygging for kommunen. Dette vil komme både fastboende, turister, handelsnæring og potensielle innflyttere til gode. Det vurderes som hensiktsmessig å bevilge et større beløp fra Næringsfondet til de 4 store, fra og med årets TM. Ønsket om at dette skal være et kontinuerlig arbeide i kommunen, i samarbeid med Tynset næringsforening, innebærer at det på sikt må være et mål å få avsatt et årlig beløp i driftsbudsjettet til dette formålet. Men for å ha disponible ressurser fra og med kommende TM, foreslås det en bevilgning fra Næringsfondet. Et fast, årlig beløp til arrangementene vil lette planleggingen, bidra til mer aktivitet og økt kvalitet. I tillegg vil dette være rasjonelt i forhold til en situasjon der det stadig blir diskusjon om økonomi og behov for å vedta mindre tilleggsbevilgninger. Det bør være et mål at midler til arrangementer på sikt skal inn i kommunens driftsbudsjett, og vurderes om deler av behovet for midler kan dekkes av kommunens kulturfond. For å få en avklaring før årets TM foreslås det imidlertid at Næringsfondet dekker behovet for midler i 2009 og Dersom det avsettes kr til formålet fra Næringsfondet, og en i tillegg kan benytte de kr som formannskapet har avsatt til kvalitetsheving av TM, vil en kunne oppnå mye. Brukt på en fornuftig måte kan disse midlene komme både kommunens innbyggere og handelsnæringen til gode. For å skape kontinuitet i arbeidet med utviklingen av arrangementer bør en også vurdere om det skal etableres en permanent arrangementskomité med medlemmer fra Tynset kommune og Tynset næringsforening som får et spesielt ansvar for tilrettelegging og utvikling av arrangementene. Slik dette har fungert fram til nå er det opprettet nye komitéer foran hvert enkelt arrangement. Rådmannens innstilling: Det bevilges kr fra Næringsfondet som skal benyttes i 2009 og 2010 for å sikre kvalitet og økt aktivitet i forbindelse med de store, årlige arrangementene på Tynset, dvs. TynsetMart n, Femundløpet, Trolldager og MTB styrkeprøven. Beløpet på kr 20000, som i 2008 ble bevilget til utvikling av TynsetMart n kan benyttes til samme formål. Det legges opp til at midler til arrangementer fra og med 2011 skal dekkes av kommunens driftsbudsjett. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 25 av 34

26 Sak 59/09 POLITISK GODTGJØRING Arkiv: 082 Arkivsaksnr.: 09/566 Saksbehandler: Anita Nygård Øien Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 32/09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Vedlegg Notat datert , fra personalavdelingen Oversikt over godtgjøring til folkevalgte i andre kommuner Andre dokumenter i saken K-sak 32/2009 Særutskrift av K-sak 32/2009 Reglement for godtgjøring i Røros, Tolga, Alvdal, Elverum, Trysil, Rendalen, Stor-Elvdal og Lillehammer kommuner Melding om vedtak sendes til Personalsjefen Rådmannen SAKSOPPLYSNINGER Ordningen med godtgjøring for kommunale verv er hjemlet i Kommunelovens 42. Reglementet for godtgjøring til folkevalgte i Tynset kommune ble sist behandlet av kommunestyret i september Behandlingen omfattet ordførers og varaordførers godtgjøring, satser for møtegodtgjøring, tapt arbeidsfortjeneste og godtgjøring for omsorgsarbeid. Kommunestyret i Tynset vedtok den at ordførers og varaordføreres godtgjøring fastsettes av kommunestyret pr 1. mai annet hvert år. Ordførers godtgjøring er av kommunestyret fastsatt til kr pr år. Det er ikke skjedd endringer i noen av ovennevnte godtgjøringer de siste 2 årene. Kommunestyret fattet følgende vedtak under behandlingen av politisk godtgjøring i mai 2009: 1. Kommunestyret setter ned et utvalg for å vurdere godtgjøringen til ordfører, varaordfører og øvrig reglement for godtgjøring til folkevalgte. 2. Utvalget består av formannskapets medlemmer, samt øvrige gruppeledere. 3. Utvalgets mandat er å: a) sikre en godtgjøring som er i tråd med det som forventes i vervet. b) vurdere godtgjøringen i forhold til tilsvarende verv i regionen og i forhold til andre regionskommuner c) fastsette tidspunkt for virkning av reguleringene av godtgjørelsen TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 26 av 34

27 Sak 59/09 d) foreslå en ordning som sikrer en automatikk i reguleringen av godtgjørelsen, slik at kommunestyret kun tar standpunkt til det prinsipielle. 4. Utvalgets anbefalinger skal fremlegges for kommunestyret august Utvalgets sekretærfunksjon ivaretas av rådmannen. 6. For øvrig gjelder nåværende reglement og satser inntil nytt reglement er vedtatt i kommunestyret. SAKSVURDERING Utvalget har fått seg forelagt en oversikt over den politiske godtgjøringen i 8 kommuner. Oversikten viser at det er mange metoder i bruk for beregning av politisk godtgjøring. Tynset kommune har pr i dag et forholdsvis enkelt reglement for godtgjøring, noe som det er ønskelig å videreføre. Når det gjelder ordførers godtgjøring er det blant de 8 kommunene fire ulike muligheter å fastsette ordførers godtgjøring: 1) Fastsettes årlig i budsjettbehandlingen 2) Fastsettes årlig i budsjettbehandlingen basert på et gjennomsnitt for ordførergodtgjøring pr 1. mai i 5 sammenlignbare kommuner i Norge. 3) Ordførers godtgjøring tilsvarer rådmannens lønn. 4) Tilsvarer en %-del av startingsrepresentantenes lønn og reguleres i hht dette. Utvalget ønsker en automatikk i fastsettelse av godtgjøringen og har diskutert hvilken av ovennevnte muligheter som er mest hensiktsmessig for Tynset kommune. Utvalget har etter en helhetlig vurdering kommet frem til at en %-sats av stortingsrepresentantenes lønn vil være en mulighet som det kan knyttes en automatikk til og som prinsipielt gjør det enkelt å regulere ordførers godtgjøring for ettertiden. En beregning for de siste årene viser at ordførers godtgjøring i Tynset kommune har variert fra ca 76 % til ca 87 % av stortingsrepresentantenes lønn. Pr i dag er ordførers godtgjøring 76,7 % av stortingsrepresentantenes lønn. Lønnsutviklingen for stortingsrepresentantene har vært slik de følgende årene: Pr Pr Pr Pr Ordførers godtgjøring i Tynset kommune har vært regulert hvert 2. år, sist gang til kr Fra var godtgjøringen kr Både Rendalen og Stor-Elvdal kommuner bruker stortingsrepresentantenes lønn som utgangspunkt for ordførers godtgjøring med hhv en andel på 80 % og 76 %. Hvis Tynset også skal bruke dette som utgangspunkt vil det være naturlig å tenke at denne %-andelen vil være litt høyere for Tynset enn for Rendalen og Stor-Elvdal. Dette ses da som en sammenheng mellom lederlønningene i disse kommunene, hvor Tynset stort sett har høyere avlønning for sine ledere enn de 2 andre kommunene. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 27 av 34

28 Sak 59/09 I løpet av perioden har det gjennomsnittlig vært en lønnsvekst på ca 6 % pr år i offentlig sektor. Ordførers godtgjøring har ikke vært endret i denne perioden. En %-andel på 84 % godtgjøring i forhold til stortingsrepresentantenes lønn vil gi en godtgjøring på kr (avrundet til nærmeste hele tusen kroner). Dette gir en økning på godtgjøringen som ligger litt i underkant %-vis av hva arbeidstakerne i kommunen gjennomsnittlig har fått i lønnsøkning i løpet av 2-års perioden. Når det gjelder de øvrige satsene for møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste og merutgifter for omsorgsarbeid er det ønskelig fra utvalgets side at disse satsene ikke endre for inneværende år, men en økning i satsene innarbeides i budsjettet for Det foreslås videre at disse satsene heretter blir endret i forbindelse med de årlige budsjettvedtakene. Rådmannens innstilling: 1) Tynset kommune, kommunestyret, vedtar at ordførers godtgjøring skal være 84 % av stortingsrepresentantenes lønn og reguleres i hht denne. 2) Varaordførers godtgjøring fastsettes til 25 % av ordførers godtgjøring. 3) Ordførers og varaordførers godtgjøring endres fra ) Øvrige satser for møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste og merutgifter til omsorgsarbeid står uforandret i ) Satsene for møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste og merutgifter til omsorgsarbeid innarbeides i budsjettet for Senere endringer i satsene blir tatt med i de senere årlige budsjettene. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 28 av 34

29 Sak 60/09 TYNSET FRIVILLIGSENTRAL VALG AV STYREMEDLEMMER Arkiv: F08 Arkivsaksnr.: 09/935 Saksbehandler: Tone Bergfall Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 60/09 Kommunestyret Vedlegg Andre dokumenter i saken 1. FRIVILLIGSENTRAL I TYNSET VALG AV STYREMEDLEMMER, datert FRIVILLIGSENTRAL I TYNSET ANG. VALG AV NYTT STYREMEDLEMMER, datert Melding om vedtak sendes til Stiftelsen Tynset Frivilligsentral v/gudrun Bakken, 2500 TYNSET SAKSOPPLYSNINGER Stiftelsen Tynset Frivilligsentral ble etablert 31. oktober 2007 og har hatt aktiv drift i godt og vel ett år. I henhold til gjeldende lovgivning og vedtekter er styret Frivilligsentralens eneste organ. Styret består av 7 medlemmer. Hvert styremedlem skal ha et personlig varamedlem. Tynset kommune skal utnevne 2 av styremedlemmene samt varamedlemmer til disse. Øvrige 5 styremedlemmer oppnevnes av og i fellesskap av de organisasjoner som fremgår av Frivilligsentralens til enhver tid gjeldende vedtekter. Styremedlemmer tjenestegjør i 2 år, dog slik at 3 medlemmer skiftes ut etter første driftsår. Av de 3 som skal skiftes ut nå etter første driftsår, skal 1 medlem samt personlig varamedlem valgt av Tynset kommune skiftes ut. Styremedlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. Tynset kommunes ene representant i styret, Ingunn Mælan Fossbakken, har i brev datert sagt fra seg sitt verv i styret. Valgnemdas innstilling: Liv Alfhild Utby velges som kommunens representant i styret for Tynset Frivilligsentral. Som vararepresentant velges Liv Marit Nymoen. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 29 av 34

30 Sak 61/09 SEKRETARIATSFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGET 2010 Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/1081 Saksbehandler: Tone Bergfall Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 61/09 Kommunestyret Vedlegg 1. Saksutredning for kontrollutvalget 2. Protokoll fra møte i kontrollutvalget Andre dokumenter i saken 1. Kontrollutvalgets vedtak i sak 22/ Kommunestyrets vedtak i sak 59/ Anbudsgrunnlag og Kontrollutvalg Fjell IKS sitt anbud (august 2007) Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalget IKS, Os Kommune, 2550 OS I ØSTERDALEN SAKSOPPLYSNINGER Tynset kommunestyret vedtok i sak 59/2007 i tråd med kontrollutvalgets innstilling å velge Kontrollutvalg Fjell IKS som leverandør av sekretariatstjenester for perioden (Det står Revisjon Fjell i kommunestyrets vedtak, men dette er nok en lapsus.) I henhold til anbudsgrunnlaget, så har Tynset kommune en kundestyrt opsjon på 1+1 år utover 2009 i fht fortsatt å benytte Kontrollutvalg Fjell IKS som leverandør av sekretariatstjenester. Dersom Tynset kommune ikke velger å benytte seg av denne opsjonen, må sekretariatstjenestene legges ut på nytt anbud. Kontrollutvalgets innstilling: Gjeldende avtale med Kontrollutvalg Fjell IKS prolongeres for TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 30 av 34

31 Sak 62/09 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2009 OFFENTLIG ANSKAFFELSER Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/1080 Saksbehandler: Tone Bergfall Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 62/09 Kommunestyret Vedlegg 1. Saksutredning og behandling for kontrollutvalget 2. Forvaltningsrevisjonsrapport av fra Revisjon Fjell IKS Andre dokumenter i saken Rådmannens høringsuttalelse, datert Lov av , nr. 68 om offentlige anskaffelser Anskaffelsesreglement for Tynset kommune, vedtatt av Tynset kommunestyre Plan for forvaltningsrevisjon Melding om vedtak sendes til Kontrollutvalget IKS, Os Kommune, 2550 OS I ØSTERDALEN SAKSOPPLYSNINGER Kontrollutvalget behandlet i møte (sak 38/08) Plan for forvaltningsrevisjon. Planen ble vedtatt i kommunestyret (sak 02/09) med slikt enstemmig vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forvaltningsrevisjon i perioden gjennomføres etter forutgående anbudsprosess og nærmere prosjektbeskrivelser utarbeidet av kontrollutvalget. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer eller omprioriteringer i planperioden Forvaltningsrevisjonsprosjektet Vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalen ble bestilt i henhold til planen. I møte (sak 05/09) behandlet kontrollutvalget prosjektbeskrivelse for prosjektet, samt vedtok at 3 leverandører skulle inviteres til å gi tilbud på prosjektet. I møte den (sak 09/09) ble Revisjon Fjell IKS (RF) antatt som leverandør. Prosjektet er på denne bakgrunn utført av Revisjon Fjell IKS v/ Svein Magne Evavold, og rapport med rådmannens høringsuttalelse er oversendt kontrollutvalget for behandling. Rapporten er unntatt offentlighet p.g.a. revisors taushetsplikt. Saksfremlegget refererer rapporten direkte, og er derfor også unntatt offentlighet ved oversendelse til kontrollutvalget. Kontrollutvalget kan ikke unndra saken offentlighet med samme hjemmel som revisjonen, og så langt sekretariatet ser, må utvalget oppheve unntaket fra offentligheten for saken i sin helhet. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 31 av 34

32 Sak 62/09 Formål: Formålet med prosjektet er: Å undersøke om Tynset kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Avgrensning: Prosjektet er avgrenset som følger: Prosjektet er avgrenset til å gjelde vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Prosjektet avgrenses til å omfatte anskaffelser som er utgiftsført på KOSTRA-artene (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon) og KOSTRA-artene (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). Vi vil i prosjektet foreta en analyse av utvalgte anskaffelser i For avtaler som går over flere år vil da anskaffelsen kunne være gjennomført i et tidligere år. I prosjektet vurderer vi ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, eller om anskaffelsen har en universell utforming. Prosjektet omfatter heller ikke om alle prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. Metode: Det er foretatt en analyse av regnskapet for Ut fra dette er det gjort et utvalg av anskaffelser og disse er vurdert opp mot bestemmelsene i regelverket for offentlige anskaffelser. Det er foretatt dokumentanalyse av aktuelle dokumenter i innkjøpsprosessen, samt foretatt intervju med de berørte innkjøpere. Problemstillinger: Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om Tynset kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstillingen konkretiseres i følgende delproblemstillinger: Problemstilling 1. Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Problemstilling 2. Har kommunen egne bestemmelser om anskaffelser? Problemstilling 3. Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi ser på: o Anskaffelser mellom kr og kr TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 32 av 34

33 Sak 62/09 o Anskaffelser mellom kr og kr o Anskaffelser over kr o Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Problemstilling 4. Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? Revisjonskriterier: Revisjonskriteriene går frem av rapportens kap. 3.2 Revisors vurderinger: I rapportens kap. 4 vurderes problemstilling 1 slik den er referert over. Revisors vurdering her er at: Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt I rapportens kap. 5 vurderes problemstilling 2 slik den er referert over. Revisors vurdering her er at: Tynset kommune har vedtatt eget anskaffelsesreglement som utdyper sentrale bestemmelser om innkjøp. Reglementet utvider kravene til konkurranse ved innkjøp ut over hovedreglene i lov og forskrift I rapportens kap. 6 vurderes problemstilling 3 slik den er referert over. Her gjennomgås først de krav som lov, forskrift og eget reglement setter til offentlige anskaffelser. Deretter gjennomgås i alt 10 innkjøp innenfor de ulike terskelverdiene (anskaffelser over EØSterskelverdiene er ikke vurdert, jf. rapportens kap ) Revisors vurdering av de ulike anskaffelser innenfor de forskjellige terskelverdiene er grundig gjennomgått i kapitlet. Revisor har merknader til alle de vurderte innkjøp. Med mulig unntak av et prosjekt, foreligger det flg. merknader til de alle de vurderte innkjøp: Anskaffelsesprotokoller mangler Obligatoriske attester fra leverandører (HMS-attest og skatteattest er ikke innhentet) For øvrig har revisor ulike merknader av varierende alvorlighet til de vurderte innkjøp. I rapporten kap 7 er problemstilling 4 vurdert slik den er referert over. Revisor har merknader til 7 av de 10 vurderte innkjøp som går på manglende journalføring av dokumentene som angår saken. For øvrige merknader og vurderinger vises det til rapportens kap. 7. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannens høringsuttalelse av er lagt ved rapporten, og er ikke kommentert særskilt av revisor. Rådmannen erkjenner i sin uttalelse at det er svikt i egne rutiner mht TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 33 av 34