Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Dag Robertsen (s) leder

2 Saksnr Innhold PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/2 Forvaltningsrevisjonsrapport: Etterlevelse av rammeavtaler PS 16/3 Prosjektplan: Sykefravær PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 PS 16/5 Notat - reglement for godtgjøring til folkevalgte PS 16/6 Revisjonsnotat - Låneopptak PS 16/7 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS PS 16/8 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/9 Ny henvendelse fra G B Asting angående saksbehandlingen av kommuneplanbestemmelser om størrelse og høyde på takoppbygg PS 16/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/11 Referater og meldinger PS 16/12 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/128 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 11375/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte vedtok kontrollutvalget rutine for godkjenning av utvalgets protokoller: 1 Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2 Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3 Protokollen godkjennes formelt i neste møte. 4 Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/68-15/78 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder x Ole Podhorny, nestleder x Gunn Salbuvik x Caroline Haaland x Anne-Lise Gjøstøl x Geir Hovland x Åsmund Svendsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker, seksjonsleder Anders Svarholt og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: Ingen Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt alle saker skulle behandles for åpne dører Kontrollutvalgets leder ga ved møtestart en kort innlending i kontrollutvalgets rolle og oppgaver.. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder

5 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 15/68 Forvaltningsrevisjonsplan PS 15/69 PS 15/70 PS 15/71 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging Revisjonsrapport - Avslutning av VA - Anlegg PS 15/72 Anke til kontrollutvalget fremmet i bystyrets møte PS 15/73 PS 15/74 PS 15/75 Henvendelse til kontrollutvalget ang. tillatelse til tilbygg med tårn og kommuneplanbestemmelser om høyde og størrelse takoppbygg Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet Justering Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/76 Møteplan for 2016 PS 15/77 PS 15/78 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/68 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen).

6 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «Overordnet analyse» og ble enige om hvilke prosjekter som skal prioriteres i perioden Kontrollutvalget var også enig om at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn på inntil 50 timer per år. I henhold til avtale mellom Moss Havn og Østfold kommunerevisjon, skal disse timene faktureres Moss Havn direkte. Temaene innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplanen med en egen prioriteringsliste: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : 1 Sykefravær 2 Varslingsrutiner og varslingsinstitutt 3 EØS-avtalens statsstøtteregler 4 Forebyggende arbeid/psykisk helse samhandlingsreformen 5 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 6 Kvalifiseringsprogrammet 7 Helsestasjon- og skolehelsetjenesten 8 Kvalitet i omsorgstjenesten Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt. 3.1, og beskrives nærmere der 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen).

7 1 Sykefravær 2 Varslingsrutiner og varslingsinstitutt 3 EØS-avtalens statsstøtteregler 4 Forebyggende arbeid/psykisk helse samhandlingsreformen 5 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 6 Kvalifiseringsprogrammet 7 Helsestasjon- og skolehelsetjenesten 8 Kvalitet i omsorgstjenesten Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 15/69 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Moss behandling : Det var enighet om at administrerende direktør leverer uavhengighetserklæring til møtet 18. februar. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/70 Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar «Revisjonsbrev nr. 2/2015 og brev fra MKEiendom KF til Kommunalog moderniseringsdepartementet», til foreløpig orientering 2. Sekretariatet fremmer saken på nytt i kontrollutvalget når svaret fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreligger.

8 Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar «Revisjonsbrev nr. 2/2015 og brev fra MKEiendom KF til Kommunalog moderniseringsdepartementet», til foreløpig orientering 2. Sekretariatet fremmer saken på nytt i kontrollutvalget når svaret fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreligger. PS 15/71 Revisjonsrapport - Avslutning av VA - Anlegg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: «Avslutning av VA - Anlegg» til etterretning 2. Revisjonsrapport oversendes bystyret med følgende innstilling: 1 Bystyret noterer seg revisjonens påpekninger og ber rådmannen om å ta disse til etterretning 2 Anleggsregnskapene for Prosjekt og Prosjekt godkjennes med en samlet besparelse på kr Den bokførte besparelse tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til avløpsformål for Kontrollutvalget Moss behandling : Det var enighet om å presisere revisjonens påpekninger i innstillingen til bystyret, Vedtaket ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: «Avslutning av VA - Anlegg» til etterretning 2. Revisjonsrapport oversendes bystyret med følgende innstilling: 1 Bystyret noterer seg revisjonens påpekninger angående prosjekteringskostnader og manglende innhenting av tilbud fra «parallelleverandør», og ber rådmannen om å ta disse til etterretning 2 Anleggsregnskapene for Prosjekt og Prosjekt godkjennes med en samlet besparelse på kr Den bokførte besparelse tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til avløpsformål for PS 15/72 Anke til kontrollutvalget fremmet i bystyrets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å vurdere de problemstillingene som reises i anken: Om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: Tidspunktet for å vedta nytt godtgjøringsreglement (jf. bystyresak 105/15, ) Fastsetting av ordførers lønn Behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn 2. Timene som brukes på oppdraget tas fra forvaltningsrevisjonsressursen for 2016

9 3. Kontrollutvalget ber om å få et notat til det første møtet i Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å vurdere de problemstillingene som reises i anken: Om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: Tidspunktet for å vedta nytt godtgjøringsreglement (jf. bystyresak 105/15, ) Fastsetting av ordførers lønn Behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn 2. Timene som brukes på oppdraget tas fra forvaltningsrevisjonsressursen for Kontrollutvalget ber om å få et notat til det første møtet i PS 15/73 Henvendelse til kontrollutvalget ang. tillatelse til tilbygg med tårn og kommuneplanbestemmelser om høyde og størrelse takoppbygg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Tore G. B. Asting til orientering. 2 Det faller utenfor kontrollutvalgets mandat å overprøve vedtak i konkrete byggesaker, jf. tårnbygget i Th. Kittelsens gate 33. Videre ønsker ikke kontrollutvalget å uttale seg om den delen av henvendelsen som gjelder politisk prioritering og saksbehandling ved kommuneplanendringen Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget leder la fram et nytt forslag til pkt.2 som ble diskutert og vedtatt. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Tore G. B. Asting til orientering. 2. Byggesaken har vært behandlet av kommunens MTS-utvalg med etterfølgende klage til Fylkesmannen. Fylkesmannen konkluderte med at tiltaket er i tråd med plan og bygningslovens bestemmelser og klagen førte således ikke frem. Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer, jf. Kontrollutvalgsforskriften 4 (2). Kontrollutvalget har ikke opplysninger som tilsier at det er mangler ved saksbehandlingen eller vedtakene, som gjør det aktuelt å forfølge saken ytterligere, jf. Moss Kommunes reglement punkt bokstav f).

10 PS 15/74 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet Justering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Justert forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 med kostnadsramme på kr , vedtas 2. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Justert forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016 med kostnadsramme på kr , vedtas 2. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 15/75 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. PS 15/76 Møteplan for 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 2016: 18. februar 22. april (regnskapsmøte)

11 9. juni 22. september 1. desember Møtestart kl Kontrollutvalget Moss behandling : Møtedatoene som var foreslått ble vedtatt. Møtet 22.4 starter kl. 08:00. Hvem kontrollutvalgets skal besøke i 2016, diskuteres i møtet 18. februar. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 2016: 18. februar 22. april (regnskapsmøte) 9. juni 22. september 1. desember Møtestart kl med unntak for møtet 22. april som starter kl. 08:00 PS 15/77 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/78 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalgets virksomhetsplan «faste saker» 2016 ble delt ut Kontrollutvalget bestemte at Dag Robertsen, Anne-Lise Gjøstøl og Caroline Haaland drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar. Sekretariatet melder dem på. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : Dag Robertsen, Anne-Lise Gjøstøl og Caroline Haaland drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar.

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 11385/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /2 Forvaltningsrevisjonsrapport: Etterlevelse av rammeavtaler Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av rammeavtaler» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Moss kommune, MKEiendom og MDA har utarbeidet flere reglementer og prosedyrer som skal sikre oppfølging av rammeavtaler og leverandører. Kontrollutvalget merker seg imidlertid at selv om kommunen og foretakene har utarbeidet prosedyrer for gjennomføring av fakturakontroll, fremkommer det i rapporten, at både kommunen og foretakene ikke har hatt en praksis for å kontrollere at leverandørenes fakturerte priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler, for de rammeavtalene revisjonen har kontrollert. Rapporten viser også at det foretas innkjøp på produkter fra feil leverandør/rammeavtale, altså en svekket avtalelojalitet. Samtidig fremkommer det at flere av produktene i rammeavtalene har hatt en betydelig prisøkning over de siste årene. Dokumentasjon for prisøkningene har ikke vært tilgjengelig. En annen svakhet ved kommunens oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, er at det på revisjonens tidspunkt, ikke er utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av leverandører. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør bruke rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Utbedre system og praksis vedrørende oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, herunder en praksis for å kontrollere at priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler og gjeldende prislister. Dokumentere oppfølging av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette er et nyttig verktøy med hensyn på å ivareta god internkontroll og etterprøvbarhet 2. Det framgår av rådmannens høringsuttalelse at rådmannen jobber kontinuerlig med forbedring av interkontrollen på området, og at rådmannen planlegger med en styrking av ressursinnsatsen på innkjøpsområdet. Det følger av årsbudsjettet for 2016 at rådmannen skal ha økt fokus på etterlevelse av rammeavtaler, videreutvikle implementering av e-handel og at en anskaffelsesstrategi skal fremmes for politisk

13 behandling i Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av rammeavtaler» til etterretning Bystyret finner det positivt Moss kommune, MKEiendom og MDA har utarbeidet flere reglementer og prosedyrer som skal sikre oppfølging av rammeavtaler og leverandører. Bystyret merker seg imidlertid at selv om kommunen og foretakene har utarbeidet prosedyrer for gjennomføring av fakturakontroll, fremkommer det i rapporten, at både kommunen og foretakene ikke har hatt en praksis for å kontrollere at leverandørenes fakturerte priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler, for de rammeavtalene revisjonen har kontrollert. Rapporten viser også at det foretas innkjøp på produkter fra feil leverandør/rammeavtale, altså en svekket avtalelojalitet. Samtidig fremkommer det at flere av produktene i rammeavtalene har hatt en betydelig prisøkning over de siste årene. Dokumentasjon for prisøkningene har ikke vært tilgjengelig. En annen svakhet ved kommunens oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, er at det på revisjonens tidspunkt, ikke er utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av leverandører. Bystyret merker seg at rådmannen jobber kontinuerlig med forbedring av interkontrollen på området, og at rådmannen planlegger med en styrking av ressursinnsatsen på innkjøpsområdet. Bystyret viser for øvrig til årsbudsjettet for 2016 om økt fokus på etterlevelse av rammeavtaler og behovet for en anskaffelsesstrategi, samt til revisjonens anbefalinger om stikkprøvekontroller. 2. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av rammeavtaler», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/34, (Prosjektplan) Bystyresak 13/107, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/45, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet at tidligere forvaltningsrevisjon fra 2011 hadde avdekket at kommunen har manglet gode systemer for etterlevelse av anskaffelsesregelverket. «Feil praksis kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer og tjenester, klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser. Påpekt risiko er av vesentlig betydning for private aktører som ønsker oppdrag for kommunen (brukerne), samt for kommunens økonomi og omdømme.»

14 Den økonomiske risikoen knyttet til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket ble imidlertid redusert da Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert sin kompetanse. Kontrollutvalget bestemte i stedet kun å se på etterlevelse av rammeavtaler da prosjektplanen ble vedtatt i juni Revisjonen har erfaringer fra andre kommuner, hvor det har blitt avdekket vesentlige avvik fra inngåtte avtaler til ulempe for kommunen. Temaet «etterlevelse av rammeavtaler» faller inn under begrepet offentlige anskaffelser. Prosjektets problemstillinger: I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører? I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler? Revisjonens funn og vurderinger: Revisjonen finner at Moss kommune, MKEiendom og MDA har utarbeidet flere reglementer og prosedyrer som skal sikre oppfølging av rammeavtaler og leverandører. Selv om kommunen og foretakene har utarbeidet prosedyrer for gjennomføring av fakturakontroll, fremkommer det i rapporten, at både kommunen og foretakene ikke har hatt en praksis for å kontrollere at leverandørenes fakturerte priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler, for de rammeavtalene revisjonen har kontrollert. Rapporten viser også at det foretas innkjøp på produkter fra feil leverandør/rammeavtale, altså en svekket avtalelojalitet. Samtidig fremkommer det at flere av produktene i rammeavtalene har hatt en betydelig prisøkning over de siste årene. Dokumentasjon for prisøkningene har ikke vært tilgjengelig. En annen svakhet ved kommunens oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, er at det på revisjonens tidspunkt, ikke er utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av leverandører. Kommunen er i ferd med å lage en innkjøpshåndbok. Revisjonens anbefalinger: Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholder mye informasjon om kommunens arbeid med fakturakontroll og rammeavtaler. Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Utbedre system og praksis vedrørende oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, herunder en praksis for å kontrollere at priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler og gjeldende prislister. Dokumentere oppfølging av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette er et nyttig verktøy med hensyn på å ivareta god internkontroll og etterprøvbarhet. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 35 i rapporten). Rådmannen sier at det jobbes kontinuerlig med forbedring av interkontrollen på området. Rådmannen planlegger med en styrking av ressursinnsatsen på innkjøpsområdet. Videre framgår det av høringsuttalelsen blant annet at en anskaffelsesstrategi vil bli fremmet for politisk behandling i Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene.

15 Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer, spørreskjema, og fakturagjennomgang. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp.

16 Etterlevelse av ramme avtaler Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 3. februar 2016 østfold kommunerevisjon iks 1

17 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier OPPFØLGING AV RAMMEAVTALER OG LEVERANDØRER Revisjonskriterier Fakta Vurderinger FAKTURAKONTROLL Revisjonskriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG østfold kommunerevisjon iks 2

18 1 SAMMENDRAG Velfungerende internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører og fakturahåndtering er sentralt for å redusere risikoen for økonomiske misligheter. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad Moss kommune følger opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører, samt i hvilken grad kommunen faktureres i tråd med inngåtte rammeavtaler. Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden september 2015 til januar Revisjonskriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingene i kapittel 3 og 4, samt i sin helhet i eget vedlegg. Fakta er innhentet ved bruk av intervju, spørreundersøkelse, dokumentanalyse, samt fakturakontroll. Nærmere redegjørelse for metode og gjennomføring fremkommer av kapittel 2.3. Revisjonens funn og konklusjoner Revisjonen finner at Moss kommune, MKEiendom og MDA har utarbeidet flere reglementer og prosedyrer som skal sikre oppfølging av rammeavtaler og leverandører. Viktige dokumenter for Moss kommune og MDA er kommunens innkjøpsrutine og prosedyre for attestasjon og anvisning. MKEiendom har utarbeidet egne prosedyrer for innkjøp, attestasjon og anvisning og oppfølging av rammeavtaler. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Selv om kommunen og foretakene har utarbeidet prosedyrer for gjennomføring av fakturakontroll, fremkommer det av revisjonens gjennomgang, at både kommunen og foretakene ikke har hatt en praksis for å kontrollere at leverandørenes fakturerte priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler, for de rammeavtalene revisjonen har kontrollert. Dette er etter revisjonens vurdering ikke godt nok, og kan føre til at kommunen betaler for mye for visse produkter og tjenester. Gjennomgangen viste også at det foretas innkjøp på produkter fra feil leverandør/rammeavtale, altså en svekket avtalelojalitet. Samtidig fremkommer det at flere av produktene i rammeavtalene har hatt en betydelig prisøkning over de siste årene. Dokumentasjon for prisøkningene har ikke vært tilgjengelig. En annen svakhet ved kommunens oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, er at de på revisjonens tidspunkt, ikke har utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av leverandører. Kommunen arbeider derimot p.t. med utarbeidelsen av innkjøpshåndbok, som blant annet vil inneholde prosedyrer for oppfølging av rammeavtaler, samt en anskaffelsesstrategi for perioden Et av satsningsområdene i strategien vil være kontraktsoppfølging og internkontroll i anskaffelsesprosessen. Moss kommune, MKEiendom og MDA gjennomfører alle statusmøter med sine rammeavtaleleverandører. Kommunen har også utarbeidet prosedyre for elektronisk avviksmelding og behandling. Kommunens kvalitetssystem har derimot ikke blitt benyttet til avviksmelding på innkjøpsområdet. Skal prosedyrer fungere etter sin hensikt, må de være kjent for de som omfattes. I denne revisjonen har vi benyttet spørreundersøkelse rettet mot alle i kommunen som har fått delegert anvisnings- og /eller attestasjonsmyndighet, for å undersøke nettopp dette. Undersøkelsens resultater fremstår som tilfredsstillende på et overordnet nivå. Samtidig vil revisjonen bemerke at det på flere av spørsmålene i undersøkelsen er et mindretall av respondentene som besvarer med alternativer som ikke oppleves som tilfredsstillende. Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: østfold kommunerevisjon iks 3

19 Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholder mye informasjon om kommunens arbeid med fakturakontroll og rammeavtaler. Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Utbedre system og praksis vedrørende oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, herunder en praksis for å kontrollere at priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler og gjeldende prislister. Dokumentere oppfølging av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette er et nyttig verktøy med hensyn på å ivareta god internkontroll og etterprøvbarhet. Revisjonen takker kommunen for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. østfold kommunerevisjon iks 4

20 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonsplan ble vedtatt av kommunestyret 9. desember I planen fremkommer det: «Revisjonen gjennomførte i 2011 et prosjekt knyttet til kjøp av konsulenttjenester. Funnene fra rapporten viser at kommunen har manglet gode systemer for etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Kommunen har gjort flere grep, blant annet ved å ansette Innkjøpsleder med ansvar for å etablere nødvendige rammeavtaler og et overordnet innkjøpsreglement. Samtidig er det også her en forutsetning at det arbeides målrettet med holdninger, opplæring og implementering for at systemene skal etterleves. Revisjonen gjennomførte i 2012 og 2013 flere regnskapsrevisjoner av investeringsprosjekter, hvor det også da har blitt avdekket manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Feil praksis kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer og tjenester, klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser. Påpekt risiko er av vesentlig betydning for private aktører som ønsker oppdrag for kommunen (brukerne), samt for kommunens økonomi og omdømme.» I etterkant av utarbeidelsen av analysen fikk Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert sin kompetanse, ved at de ikke lenger kunne ilegge gebyr for direkte anskaffelser. Det ble også innført vesentlig høyere gebyr for å klage på en anskaffelsesprosess. Dette medførte at den økonomiske risikoen knyttet til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket ble redusert. Det er imidlertid forventet at KOFA vil få tilbake sin kompetanse i løpet av I tillegg er det også forventet at KOFA vil få kompetanse til å fremme søksmål mot en offentlig oppdragsgiver som har foretatt grove overtredelser av anskaffelsesreglementet gjennom direkte anskaffelser. Samtidig er det forventet en oppmykning og forenkling av regelverket fra samme tidspunkt. Etter revisjonens oppfatning var det derfor lite gunstig å iverksette en større revisjon av kommunens anskaffelsespraksis nå. Revisjonen anbefalte i stedet kun å se på etterlevelse av rammeavtaler i forslag til prosjektplan. Vi har erfaringer fra andre kommuner, hvor det har blitt avdekket vesentlige avvik fra inngåtte avtaler til ulempe for kommunen. Temaet faller inn under begrepet offentlige anskaffelser. Dette ble vedtatt av kontrollutvalget 16. juni 2015, sak 15/ Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører? I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler? Under problemstilling 1 undersøker revisjonen hvordan kommunen følger opp inngåtte rammeavtaler og leverandører. Revisjonen vurderer om kommunen har etablert en internkontroll som ivaretar rådmannens ansvar for betryggende kontroll på dette området, herunder også hvordan kommunen sikrer kontroll med fakturaer. Problemstillingen omfatter både hvordan østfold kommunerevisjon iks 5

21 dette er ivaretatt sentralt i kommunen, men også i de kommunale foretakene Moss kommunale eiendomsselskap (MKE) og Moss Drift og Anlegg (MDA). Under problemstilling 2 undersøker revisjonen om leverandørene fakturerer i tråd med de prisene som er avtalt, og om eventuelle avvik fanges opp av kommunen. Revisjonen har tatt utgangspunkt i et utvalg rammeavtaler/leverandører. Det har ikke blitt gjennomført intervjuer med representanter fra leverandøren. Hvordan revisjonen har valgt ut avtaler/leverandører fremgår i neste punkt (2.3). Revisjonen omfatter ikke en generell vurdering av kommunens lojalitet til rammeavtaler, altså i hvilken grad innkjøp blir gjort hos avtaleleverandørene, eller om det også blir foretatt kjøp hos andre (konkurrerende) leverandører, utover det som fremgår av rapporten. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Faktagrunnlaget til rapporten er hentet inn gjennom bruk av følgende metoder: Dokumentanalyse Intervjuer Spørreundersøkelse Fakturakontroll Dokumentanalyse Faktagrunnlaget for problemstilling 1 er hentet inn ved bruk av dokumentanalyse. Revisjonen har gjennomgått gjeldende rutine/retningslinje/prosedyre/reglement for: Delegering Innkjøp Attestasjon og anvisning Administrativ delegering Oppfølging av rammeavtaler/leverandører Intervjuer For å besvare problemstilling 1 er det også gjennomført intervjuer med representanter fra kommuneområde økonomi og organisasjon, herunder kommunens innkjøpsavdeling, samt representanter fra de kommunale foretakene. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Spørreundersøkelse Det er også gjennomført en spørreundersøkelse blant ansatte med attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet. Revisjonen har fått oversendt liste med ansatte i kommunen som innehar attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet. 1 Undersøkelsen ble sendt til 253 respondenter, 173 respondenter har besvart undersøkelsen, dette utgjør en svarprosent på 68. Revisjonen har i ettertid fått opplyst om flere faktorer som kan ha påvirket spørreundersøkelsens resultater. Dette gjelder kun respondenter som arbeider i Moss kommunale eiendomsselskap. For det første gjelder dette mulige misforståelser i begrepsbruken i spørsmålet «Hva slags myndighet har du fått delegert». Her har 1 Revisjonen har fått tilbakemelding fra 26 av respondentene som stod oppført på listen om at de ikke innehar attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet. 13 av respondentene har gitt tilbakemelding om dette via e-post, og er således blitt fjernet fra respondentlisten, mens 13 respondenter har meldt fra om dette i selve spørreundersøkelsen. østfold kommunerevisjon iks 6

22 revisjonen benyttet begrepet «attestering», mens det opplyses at det i Moss kommunale eiendomsselskap benyttes «kontering» for dette ansvaret. Flere respondenter som har attestasjonsmyndighet, kan ha besvart at de ikke har denne myndigheten og er dermed blitt tatt ut av spørreundersøkelsen. 2 For det andre så opplyses det om at svarene på spørsmålet: «Hvor godt kjenner du innholdet i kommunens prosedyre for attestasjon og anvisning» 3 og påstanden «Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsrutine» 4, også kan være påvirket av uklarheter i språkbruken for respondentene som arbeider i Moss kommunale eiendomsselskap. Bakgrunnen for dette er at foretaket har utarbeidet egne rutiner på feltet, og bør av den grunn, ifølge MKEiendom, ikke ha kjennskap til kommunens rutiner på dette området. Revisjonen har gjennomført lignende forvaltningsrevisjon i Sarpsborg kommune, hvor også spørreundersøkelse har blitt benyttet. Svarprosenten utgjorde 59,3 %. Noen av spørsmålene er identiske med de som er benyttet i Moss. Der hvor det er like spørsmål, har revisjonen valgt å ta inn gjennomsnittskår for Sarpsborg i et sammenligningsperspektiv. Det vurderes ikke på denne sammenligningen. Fakturakontroll Revisjonen ble forelagt oversikt over inngåtte rammeavtaler. Ut fra denne ble 5 leverandører valgt ut til kontroll. Imidlertid viste det seg at anskaffelser fra en av leverandørene var basert på ulike serviceavtaler og ikke rammeavtale. Denne leverandøren ble derfor ikke medtatt i videre kontroller. 2 Det er totalt 18 respondenter fra Moss kommunale eiendomsselskap med i spørreundersøkelsen, 3 av disse har opplyst at de ikke har attestasjons- eller anvisningsmyndighet. 3 Analysen av dette spørsmålet fremkommer av figur 3 på side Analysen av denne påstanden fremkommer av figur 12 på side 22. På denne bakgrunn er følgende rammeavtaler/leverandører valgt ut: Installatøren AS Brødrene Dahl AS Staples Norway AS Lyreco AS For de utvalgte leverandørene har revisjonen gjennomgått avtaledokumenter. Det er også gjennomført møter med h.h.v kommunen (kommunalavdeling økonomi og organisasjon), Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEeiendom) og Moss Drift og Anlegg KF (MDA). Det er også utarbeidet statistikk over utvalgte leverandører for 2014 som viser hvor mye som er fakturert kommunen/foretaket i løpet av året samt foretatt stikkprøvekontroller av fakturaer fra Fokuset i fakturakontrollen har vært å kontrollere priser/timesatser, vurdere om innkjøpte varer/tjenester er omfattet av avtalen og om fakturaene er tilfredsstillende spesifisert/merket. Fakturakontrollen er gjennomført av seksjon for regnskapsrevisjon. Validitet og reliabilitet Revisjonen har benyttet data fra flere kilder, og brukt ulike innsamlingsmetoder for å sikre rapportens validitet og reliabilitet. Utfordringer og begrensninger i rapportens faktagrunnlag er beskrevet ovenfor sammen med beskrivelsen av de ulike metodene som er benyttet. Vi tar også hensyn til metodenes begrensninger i vurderingene. På denne bakgrunn mener revisjonen at rapporten fremstiller situasjonen i kommunen på en riktig måte, og at vi har et godt grunnlag for våre konklusjoner og anbefalinger. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Lene Brudal, Bjørnar Bakker Eriksen og regnskapsrevisor Catrine Spro Wernersen i perioden september til desember østfold kommunerevisjon iks 7

23 2.4 Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene til problemstilling 1: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Lov av 25. september 1992, nr. 107). andorer/tilbudsprosessen/folge-oppleveranse-og-kontrakt-til-detoffentlige/levere-og-folge-oppkontrakt/statusmoter andorer/tilbudsprosessen/folge-oppleveranse-og-kontrakt-til-detoffentlige/levere-og-folge-oppkontrakt/levere Veileder for internkontroll i offentlige anskaffelser (tilgjengelig på der-internkontroll ) Veileder for kontraktsoppfølging (tilgjengelig på eiar-kontraktsoppfolging ) Utledningen til problemstilling 2 baserer seg på følgende kilder: Bokføringsloven Kommunens internkontroll (beskrevet i kapittel 3) Avtalt pris i rammeavtalen Utledning av revisjonskriteriene følger under hver enkelt problemstilling. østfold kommunerevisjon iks 8

24 3 OPPFØLGING AV RAMMEAVTALER OG LEVERANDØRER 3.1 Revisjonskriterier Kommunen må sikre tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og leverandører gjennom etablering av rutiner for oppfølging av leverandører/avtaler fakturakontroll registrering og håndtering av avvik kontroll av etterlevelse 3.2 Fakta Delegering av myndighet I henhold til dokumentet «Reglement for folkevalgte organer og delegering for Moss kommune» 5 er rådmannen gitt fullmakt til å disponere kommunens budsjettmidler i henhold til økonomiplan, samt føringer og forutsetninger i politiske vedtak. Videredelegering av myndighet fra rådmannen må skje skriftlig. Det er utarbeidet «Reglement for delegering av myndighet fra rådmannen» 6. Reglementet omfatter delegering fra rådmannen til kommunalsjef. Det fremgår av dokumentet at kommunalsjefene er en del av rådmannsfunksjonen. Som følge av dette forvalter kommunalsjefene rådmannens myndighet innenfor de enkelte fagområdene, slik den fremkommer av reglementet for delegering av myndighet fra bystyret til rådmannen. Kommunalsjef kan videredelegere sin myndighet internt i kommunalavdelingen, til nestleder, virksomhetsleder og avdelingsleder. Kommunalsjefene kan inngå lederavtaler med nestledere, virksomhetsledere og avdelingsledere. Rådmannen har anvisningsmyndighet for hele kommunens budsjett med unntak av budsjett for kommunale foretak. Myndigheten er videredelegert til kommunalsjef, slik at de har anvisningsmyndighet på kommunens budsjett 5 Vedtatt av bystyret (Revidert reglement er vedtatt ). 6 Reglementet trådte i kraft innenfor eget tjenesteområde. Myndigheten forutsetts videredelegert til virksomhetsledere for deres respektive ansvarsområder. Virksomhetsledere har ansvar for drift av egen virksomhet. Dette innebærer anvisningsmyndighet innenfor sitt ansvarsområde. Videredelegering må skje skriftlig. Anvisningsmyndighet knyttet til innkjøp til driften, enkle timelister og lignende kan videredelegeres. Anvisning av overføringer av midler til foretak for utføring av tjenester og eksterne kjøp av tjenesteyting og lignende kan ikke videredelegeres. Rutiner for fakturakontroll og oppfølging av rammeavtaler Kommunen ønsker en mest mulig effektiv drift, elektroniske løsninger for varekjøp og fakturaer tilstrebes. Nødvendig internkontroll av mottatte varer og fakturaer er imidlertid like nødvendig som ved manuell håndtering. Kommunen har utarbeidet prosedyre for «Attestasjon og anvisning» 7. Prosedyren gjelder for Moss kommune (bykassa) og kommunale foretak 8, samt selskap som økonomiavdelingen er regnskapsfører for og hvor delegasjonsfullmaktene harmonerer med Moss kommune. Formålet med prosedyren er å ha en effektiv rutine for internkontroll av kommunens utbetalinger. Det følger av prosedyren at alle inngående fakturaer mottas sentralt på økonomikontoret for innskanning, eventuelt som efaktura. Økonomikontoret er ansvarlig for å distribuere elektronisk versjon av fakturaen videre for kontroll, attestasjon og anvisning. Virksomhetsleder er ansvarlig for kontroll, kontering, attestasjon og anvisning. 7 Prosedyren er sist godkjent MKEiendom opplyser at de ikke forholder seg til kommunens prosedyre for attestasjon og anvisning, da de har utarbeidet en egen intern rutine for dette, basert på retningslinjer fra kommunens prosedyre. østfold kommunerevisjon iks 9

25 Økonomiavdelingen er ansvarlig for utbetalingen. Ansvaret for fakturakontroll ligger hos bestillende enhet. Faktura skal kontrolleres mot bestillingens kvantitet, kvalitet og beløp. Eventuelle avvik skal tas opp med leverandøren uten opphold. Det er kun originalfaktura som er gyldig som regnskapsbilag. Rollen som attestant innebærer at man ved signatur bekrefter å ha undersøkt at en utbetalingsanmodning er korrekt og i henhold til bestilling/vedtak godkjent av budsjettansvarlig. Dette innebærer kontroller av: At bilag er dokumentert i henhold til lov, forskrift og kommunens reglement. At det ved anskaffelser er mottatt varer/tjenester i henhold til bestilling. At nødvendig underdokumentasjon følger fakturaen. At registrerte opplysninger om utbetalingsanmodningen og kontering er korrekt påført bilaget eller registrert i økonomisystemet. At timelister og lignende er kontrollert. Samme person kan utføre fakturakontroll og være attestant. Anviser er ansatte med myndighet til å beslutte anskaffelse av varer og tjenester, samt å godkjenne regnskapsmessig belastning og utbetaling. Rollen som anviser innebærer at man med signatur/elektronisk godkjenning bekrefter at en utbetalingsanmodning er korrekt, i henhold til bestilling/vedtak godkjent av budsjettansvarlig og at utbetalingen skal gjennomføres. Følgende skal kontrolleres og bekreftes ved anvisningen: At de kontroller som bemyndiget attestant skal utføre er foretatt. At det foreligger gyldig vedtak om bevilgning og at det er budsjettmessig dekning. Anvisning skal skje uten unødig opphold. Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling. Anvisningsmyndighet kan delegeres videre i ett ledd, og anvisningsmyndigheten kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Ordfører anviser utbetalinger til rådmannen, og rådmannen anviser utbetalinger til ordføreren. Ansatte med anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger eller utbetalinger til familiemedlemmer. Dersom fakturaen omfatter leders/ansattes egne utgifter, splittes fakturaen. Lederen kan anvise virksomhetens egne utgifter, leders/ansattes andel må anvises av rådmann/kommunalsjef. Kommunen har også utarbeidet egen «Innkjøpsrutine». Formålet med rutinen er at: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser blir fulgt. Kommunens retningslinjer (etikk, miljø med mer) for innkjøp blir realisert. Innkjøp skjer på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Enhver anskaffelse skal kunne dokumenteres best mulig i Web-sak. Innkjøpsrutinen er gjeldende for alle typer varer og tjenester, herunder konsulenttjenester og bygg og anlegg. I henhold til rutinen er kommunens innkjøpsleder ansvarlig for å: Forestå alle offentlige kunngjøringer av anbud. Utarbeide og tilgjengeliggjøre rammeavtaler. Gi rådgivning og kvalitetssikring til de som forbereder anskaffelser. Kvalitetssikre alle kjøp av konsulenttjenester. Bistå med nødvendig opplæring i offentlige anskaffelser. Oppnevne ad hoc grupper som gjelder anskaffelser på tvers av virksomheter. østfold kommunerevisjon iks 10

26 Bidra til samordning av kjøp sikre stordriftsfordeler. Oppsigelse/forlengelse av avtaler, salg av utstyr. Evaluere løpende avtaler i samarbeid med virksomhetene. Det fremkommer av rutinen at dersom kommunen har inngått rammeavtale om varen/tjenesten det er behov for, så skal rammeavtalen benyttes. Rammeavtalene skal ligge tilgjengelig på kommunens intranett og i kommunens kvalitetssystem. En rammeavtale er bindende for kommunen mht. innkjøp, og er som regel inngått for en periode på 2-4 år. Kjøp/bestillinger fra rammeavtaler skal foregå direkte og skriftlig fra tjenestestedene til leverandørene. Der det er klargjort for bestilling via kommunens E-handelsesløsning skal dette benyttes. Den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for å kontrollere den økonomiske dekningen ved hver enkelt bestilling. Om den enkelte virksomhet er kjent med at andre leverandører kan gi et bedre tilbud (lavere pris, høyere kvalitet) enn inngåtte rammeavtaler tilsier, må innkjøpsleder orienteres om dette. Det er viktig som en løpende evaluering av inngåtte avtaler. Kun unntaksvis kan det gis tillatelse til å kjøpe fra en annen leverandør enn den det er inngått rammeavtale med. En vesentlig del av innkjøpsarbeidet er også å sikre kvalitet og pålitelighet på leveransen. En slik evaluering bør skje med klare tilbakemeldinger til de som har fremforhandlet innkjøpsavtalene (sentral innkjøpsleder i kommunen eller MKE/MDA). Mange av rammeavtalene har klausuler om mulig forlengelse, som gjør at tilbakemeldinger fra virksomhetene på kvaliteten på leveransen er nyttig og viktig. MKEiendom har utarbeidet egne rutiner for innkjøp. Disse beskrives senere i kapitelet. Intervjuer og informasjon fra kommunen Kommunens innkjøpsavdeling består per dags dato av 2 årsverk. Tabellen nedenfor viser bemanningen i Moss kommune sammenlignet med andre relevante kommuner. Tabell 1: Sammenligning med andre kommuner Kommune Folketall Årsverk innkjøpsavd. Innb. per årsverk Fredrikstad Asker , Kristiansand , Bodø Halden , Moss Sarpsborg Som tabellen viser, er Moss bemannet omtrent likt med Fredrikstad sett i forhold til folketall. Sarpsborg er noe dårligere bemannet, mens øvrige fire kommuner er bedre bemannet. Kommunens innkjøpsenhet skal i samarbeid med kommunens tjenesteområder bidra til planlegging, gjennomføring og oppfølging av at kommunens anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, samt i tråd med kommunens styringsdokumenter. Innkjøpsenheten har verken koordinerings- eller oppfølgingsansvar overfor Moss Drift og Anlegg og MKEiendom. Innkjøpsansvarlig informerer om at kommunen ikke har utarbeidet prosedyre for oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører. Kommunen arbeider, på revisjonens tidspunkt, med utarbeidelse av en innkjøpshåndbok, denne vil være en del av kommunens økonomihåndbok, og vil inneholde en prosedyre for oppfølging av rammeavtaler. Denne skal i større grad sikre en mer systematisk leverandør- og kontraktsoppfølging. Innkjøpsansvarlig informerer om at det gjennomføres statusmøter med rammeavtaleleverandører, men ikke systematisk. Tema på statusmøter er prisendringer, avtalelojalitet, erstatningsprodukter og oppfølging av etiske kontraktsvilkår. Det har ikke vært praksis for å skrive referat fra møtene. Innkjøpsansvarlig østfold kommunerevisjon iks 11

27 opplyser om at dette vil bli gjort i fremtiden. Referatene vil da også arkiveres i kommunens elektroniske arkiv. Oppfølging av rammeavtaler foregår også pr. e-post. Kommunen har utarbeidet prosedyre for elektronisk avviksbehandling som beskriver avviksmelding og -behandling i kommunens kvalitetssystem (RiskManager). Det elektroniske kvalitetssystemet har derimot ikke blitt benyttet til melding av avvik på innkjøpsområdet. Dette bør det, ifølge innkjøpsansvarlig, legges til rette for. Avvik har blitt meldt fra virksomhetene og fakturamottak via telefon eller e-post. Ifølge innkjøpsansvarlig er det behov for et tettere samarbeid mellom fakturamottak og innkjøpsenheten for å kunne avdekke avvik. De gangene innkjøpsenheten er blitt gjort kjent med avvik på kommunens rammeavtaler, har det blitt tatt direkte kontakt med virksomhetsleder for videre oppfølging. Kommunen har et system for e-handel, men p.t. er ikke alle rammeavtaler lagt inn i dette systemet. E-handel benyttes heller ikke av alle virksomheter. Alternative bestillingsmetoder er bestilling via leverandørens nettbutikk, bestilling pr. e-post mv. Videre utbygging og implementering av e-handelssystemet vil være et av satsningsområdene for å sikre bedre internkontroll og etterlevelse av rammeavtaler. Kommunen arbeider på revisjonens tidspunkt med en anskaffelsesstrategi for Moss kommune inkludert foretakene. Ifølge innkjøpsansvarlig vil strategien komme opp til politisk behandling i løpet av Et av satsningsområdene i strategien vil være kontraktsoppfølging og internkontroll. Intervjuer og informasjon fra Moss kommunale eiendomsselskap MKEiendom står ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse i samsvar med vanlige bedriftsøkonomiske avtaler og prinsipper. MKEiendom har følgende kjerneoppgaver: Vedlikehold av kommunens bygninger og boliger. Forvaltning av utleie av kommunale boliger. Utvikling av den kommunale bygningsmassen. Kjøp/salg av den kommunale bygningsmassen. Byggherreoppgaver ved nybygg og rehabilitering. Innleie av lokaler til kommunalt bruk. Forvaltning av kommunens forsikringspoliser. MKEiendom har etablert flere interne rutiner som skal sikre kontroll av faktura og oppfølging av rammeavtaler. Formålet med «Reglement for innkjøp av varer/tjenester» er å etablere tydelige og gode rutiner for å: Sikre at innkjøp/anskaffelser blir foretatt i henhold til avtaler, lover og forskrifter. Hindre mulighet for økonomiske misligheter. Verne ansatte mot mistanke om økonomiske misligheter. Bidra til en riktig bruk av kontraktsfullmakter. Bidra til en effektiv og god økonomiforvaltning i foretaket. Innkjøp av varer og tjenester kan kun utføres av de som er tildelt slik myndighet fra daglig leder. Delegert fullmakt fremkommer av foretakets «Instruks for daglig leder». Daglig leders tildeling av attestasjons- og anvisningsmyndighet fremkommer av foretakets vedtekter. Det er ikke anledning for ytterligere delegering. Attestasjonsmyndighet (i Visma benyttes feltet «kontering» for attestasjon) medfører ansvar for å kontrollere og bekrefte at innkomne fakturaer og andre utbetalinger er korrekte. Attestasjon av fakturaer kontrolleres i forhold til: Interne rutiner. østfold kommunerevisjon iks 12

28 Kontrakter/avtaler (f.eks. innkjøpsavtaler og leverandørbetingelser). Gjeldende bestemmelser og retningslinjer (lover, forskrifter, kommunale retningslinjer og vedtak). At mottatte varer og tjenester er i samsvar med bestilling. Bruk av riktig konto og mva. kode. Budsjettmessig dekning. Ved attestasjon/anvisning av gaver, representasjon o.l. skal det gis en kort forklaring. Anvisningsmyndighet medfører ansvar for å kontrollere og bekrefte at innkomne fakturaer og andre utbetalinger er korrekte, og gi ordre om utbetaling av kommunale midler, samt myndighet til å sende krav om innbetaling av midler til kommunen. Anvisningsmyndighet begrenses til ikke å gjelde egne aktiviteter av noe slag. I slike tilfeller skal regningen sendes overordnede. For daglig leder skal styreformann påtegne godkjennelse på faktura før innskanning. Alle budsjettansvarlige har ansvar for å: Kontrollere at alle anviste bilag er regnskapsført på riktig konto med riktig beløp. Kontrollere at ingen bilag er anvist flere ganger. Ifølge retningslinje «fakturakontroll» skal alle fakturaer som attesteres og anvises være kvalitetssikret i henhold til bokføringsloven og selskapets interne rutiner. Utbetalingen skal kunne kontrolleres mot inngått avtale eller kontrakt. Dette for å sikre rett utbetaling. Rutinen «Info til leverandører - fakturainnhold» inneholder hvilke minimumskrav selskapet har til innhold i faktura. Dersom mottatte fakturaer ikke tilfredsstiller kravene, vil faktura ikke betales. Ved krav om tilleggsinformasjon eller ny faktura er det krav om ny betalingsfrist. Selskapet har også utarbeidet rutine for «Oppfølging av lokale rammeavtaler». Ifølge rutinen er de ansatte informert om hvilke rammeavtaler som er inngått med MKEiendom, og er kjent med at disse skal benyttes ved innkjøp som omfattes av dem. Avtalene, samt fullmaktsmatrise for innkjøp av varer og tjenester ligger tilgjengelig på WebSak. Ved innkjøp på rammeavtaler, skal det innhentes tilbud på kjøp over kr ekskl. mva. Andre innkjøp kan tas direkte. Ved mottak av faktura, skal faktura sjekkes mot bestilling. Bestilling skal legges som vedlegg dersom det henvises til den i faktura og det ikke foreligger annen spesifikasjon. Det kan også henvises til bestilling i Websak. Det skal foretas jevnlige stikkprøver for alle leverandører. I stikkprøvene skal faktura sjekkes mot rammeavtalen på de priser og andre forhold som er avtalt (timepriser/rabatter mv.). Kontrollen noteres i notatfeltet på faktura før betaling. Dersom det er avvik mot avtalte priser eller andre forhold, skal dette tas opp med leverandør av drifts- /vedlikeholdsleder eller den som har ansvaret for oppfølging av rammeavtalen. Kopi av korrespondansen legges i WebSak. Revisjonen har ikke mottatt kopi av fakturaer som viser hvordan overnevnte gjøres i praksis. Drifts-/vedlikeholdsleder eller den som har ansvaret for oppfølging av rammeavtalen, har ansvar for at det gjennomføres statusmøter med leverandør iht. kontrakt og at notat fra møtene legges i WebSak. I henhold til rutine «Kontroll av utført arbeid» skal: Økonomiansvarlig plukker ut fire fakturaer hver måned etter en vurdering av fakturainnhold. Fakturaene vurderes i samråd med daglig leder som peker ut to personer som skal kontrollere innholdet med tanke på mottatte varer/tjenester, leveringsadresse, samt eventuell protokoll ved kjøp over kr ,-. Økonomiansvarlig lager månedlig et notat med hvilke fakturaer som er kontrollert og utfallet av kontrollen. østfold kommunerevisjon iks 13

29 Mistanke om uregelmessigheter oversendes revisjonen for videre behandling. Revisjonen har ikke fått seg forelagt notat i tråd med kulepunkt 3 ovenfor. MKEiendom opplyser om at de har som mål å gjennomføre årlig statusmøte med sine rammeavtaleleverandører. Det er praksis for å skrive referat fra møtene, men alle er ikke arkivert. Revisjonen har fått oversendt referat fra forrige statusmøte med Installatøren AS, datert 11. juni For rammeavtaler innenfor drift og vedlikehold er det drifts- og vedlikeholdsleder som er ansvarlig for oppfølging av rammeavtalen. Mens prosjektleder er ansvarlig for rammeavtaler som er inngått for prosjekter. MKEiendom informerer om at det ikke meldes avvik på rammeavtaler. Når større avvik oppstår så tas dette direkte med rammeavtalepartner. Mindre avvik tas opp med rammeavtalepartner på statusmøter. Intervjuer og informasjon fra Moss Drift og Anlegg (MDA) Moss Drift og Anlegg KF er et kommunalt foretak som ble etablert i år Foretakets formål er å tilby drift- og vedlikeholdstjenester og nyanlegg innenfor flere fagområder. Moss Drift og Anlegg har ikke utarbeidet egne rutiner for oppfølging av rammeavtaler. Det informeres om at kommunens innkjøpsrutine og rutine for attestasjon og anvisning (som er beskrevet tidligere i kapitelet) også er gjeldende for Moss Drift og Anlegg. Daglig leder opplyser om at foretaket har kontakt med rammeavtaleleverandører (Brødrene Dahl AS) på e-post og telefon vedørende daglig drift. Den daglige oppfølgingen av rammeavtalen med Brødrene Dahl AS er det fagleder rør og anlegg og innkjøpsleder som er ansvarlig for. For rammeavtalen med Brødrene Dahl er det blitt gjennomført 1-2 statusmøter i året. Det er ikke skrevet referat fra disse møtene. I tillegg til statusmøter er det også gjennomført 1-2 informasjonsmøter pr. år hvor foretakets VVSrørleggere har vært deltakende. Rammeavtaler som er inngått av Moss kommune, som også benyttes av Moss Drift og Anlegg, skal følges opp av kommunen. Det informeres om at det gjennomføres stikkprøver av faktura opp mot rammeavtalen, men disse kan ikke dokumenteres. Det meldes i liten grad avvik på foretakets rammeavtaler. Eventuelle avvik meldes på mail eller telefon til fagleder, innkjøpsleder eller økonomi/administrasjon. Ved avvik kontaktes leverandør på mail eller telefon. Fakturahåndtering i praksis resultater fra spørreundersøkelsen I det følgende redegjøres det for resultatene fra spørreundersøkelsens del 1: Fakturahåndtering. Figur 1 viser hvordan respondentene fordeler seg på kommune-/ foretaksnivå, mens figur 2 viser hvordan respondentene fordeler seg på de ulike nivåene (rollene) i kommunen. østfold kommunerevisjon iks 14

30 Figur 1: Fordeling av respondenter på kommune-/ foretaksnivå Revisors merknad: N=173. Moss kommune=142, MDA=10, MKE=18. Det fremkommer av figur 1 at 142 av respondentene er ansatt i Moss kommune, 10 er ansatt i Moss Drift og Anlegg (MDA), 18 er ansatt i Moss kommunale eiendomsforetak (MKE), mens 3 respondenter har krysset av i alternativet «annet». Figur 2: Fordeling av respondenter på ulike nivåer/roller i Moss kommune Revisors merknad: N=142. Det fremkommer av figur 2 at 4 av respondentene er kommunalsjefer, 29 er virksomhetsledere, 31 er avdelingsledere, mens 78 har krysset av i «annet» kategorien. Figuren inneholder kun respondenter som er ansatt i Moss kommune. På spørsmålet: «Hva slags myndighet har du fått delegert» svarer 48,8 % av respondentene (83) at de kun har attestasjonsrett, 11,2 % (19) oppgir at de kun har anvisningsmyndighet, og 32,4 % (55) oppgir at de kan både attestere og anvise, mens 7,6 % (13) oppgir at de ikke har noen av overnevnte myndighet. Respondenter som oppgir at de ikke har attestasjons og/eller anvisningsmyndighet har ikke besvart den videre spørreundersøkelsen. Fordeling av myndighet på rolle- og foretaksnivå er som følger: Kommunesjefnivå utgjør 4 respondenter i undersøkelsen. Av disse oppgir 3 at de kan både attestere og anvise, mens 1 opplyser kun og ha anvisningsmyndighet. Virksomhetsledernivå utgjør 29 respondenter. Av disse opplyser 1 kun å ha attestasjonsrett, 9 opplyser kun å ha østfold kommunerevisjon iks 15

31 anvisningsmyndighet, mens 19 opplyser at de kan både attestere og anvise. Avdelingsledernivå utgjør 31 respondenter. Av disse opplyser 4 kun å ha attestasjonsrett, 2 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet, 22 opplyser at de både kan attestere og anvise, mens 3 opplyser at de ikke har noen av myndighetene. Annen rolle utgjør 78 respondenter. Av disse opplyser 61 kun å ha attestasjonsrett, 5 opplyser kun å ha anvisningsmyndighet, 5 opplyser at de kan attestere og anvise, mens 7 opplyser at de ikke har noen av myndighetene. Av de ansatte i Moss Drift og Anlegg opplyser 6 at de kun har attestasjonsrett, 2 opplyser at de kun har anvisningsmyndighet, mens 2 opplyser at de kan attestere og anvise. Av de ansatte i Moss kommunale eiendomsselskap opplyser 11 at de kun har attestasjonsrett, 4 opplyser at de kun har anvisningsmyndighet, mens 3 opplyser at de ikke har noen av myndighetene. Figur 3: Kjennskap til innholdet i kommunens prosedyre for anvisning og attestasjon Revisors merknad: N=154. Moss kommune=130, MDA=10, MKE=14. Gjennomsnittskår utgjør 3,06, som tilnærmet representerer alternativet «kjenner til det vesentligste». Gjennomsnittskår for samme spørsmål i Sarpsborg kommune utgjorde 2,98. Prosentvis befinner hovedvekten av respondentene seg i den øvre delen av skalaen 75,3 % (alternativ 3 og 4) mot 25 % (alternativ 1 og 2). Det er 0,6 %, eller 1 respondent, som har valgt alternativet «vet ikke». På rolle- og foretaksnivå har følgende antall personer valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke»: På virksomhetsledernivå har 1 respondent valgt alternativet «liten kjennskap», mens 3 har krysset av for alternativet «noe kjennskap». På avdelingsledernivå har 1 respondent valgt alternativet «liten kjennskap», 8 har valgt alternativet «noe kjennskap», mens 1 har krysset av for alternativet «vet ikke». Av respondentene i samlekategorien «annet» har 4 krysset av for alternativet «liten kjennskap», mens 14 oppgir å ha «noe kjennskap». Av de ansatte i MDA oppgir 1 respondent å ha «liten kjennskap», mens 2 respondenter har valgt alternativet «noe kjennskap». Av de ansatte i MKE oppgir 3 respondenter å ha «noe kjennskap». Ifølge kommunen bør tilnærmet 100 % velge alternativ 3 eller 4. Alternativ 1 og 5 bør ikke være valgt, mens alternativ 2 kun bør generere noen få %. Ifølge Moss Drift og Anlegg bør tilnærmet alle ha valgt alternativ 3 eller 4. Moss kommunale eiendomsselskap oppgir at de ansatte i foretaket kun skal være kjent med foretakets egne prosedyrer på feltet. Svarene kan være påvirket av hvordan de har oppfattet spørsmålet. østfold kommunerevisjon iks 16

32 Tabell 2: Generell kunnskap om arbeidsdeling knyttet til attestering og anvisning Spørsmål Ja Nei Vet ikke 1. Er det viktig at alle krav er attestert og anvist før utbetaling? 100 % 0 % 0 % 2. Er det viktig at attestasjon og anvisning gjøres av to ulike personer? 97,4 % 2,6 % 0 % 3. Kan en utbetaling attesteres og anvises av samme person? 8,4 % 87 % 4,5 % Revisors merknad: N=154. Moss kommune=130, MDA=9, MKE=15. Av tabell 2 fremkommer det at 4 respondenter mener at det ikke er viktig at attestasjon og anvisning gjøres av to ulike personer (3 av respondentene er ansatt i kommunen, mens 1 er ansatt MKE). 13 respondenter mener at en utbetaling kan attesteres og anvises av samme person (8 av respondentene er ansatt i kommunen, 2 er ansatt i MKE og 3 er ansatt i MDA). 7 respondenter (alle ansatt i kommunen) har valgt alternativet «vet ikke» på spørsmålet om en utbetaling kan attesteres og anvises av samme person. Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg aksepteres det ikke at noen velger feil alternativ eller kategorien «vet ikke». Moss kommunale eiendomsselskap oppgir at ikke noe kan utbetales før det er attestert og anvist. Tabell 3: Hva inngår i attestantens oppgaver? Attestantens kontrolloppgaver Alle Virk.leder Avd.leder Annen MDA MKE 1. At kjøpet er foretatt i tråd med lov, forskrift og innkjøpsrutine 65 % 56 % 65,2 % 87, ,5 % % % 2. At mottatt vare/tjeneste er i henhold til bestilling 90 % 80 % 92,4 % ,5 % % % 3. At faktura oppfyller formelle krav i henhold til bokføringsloven 50 % 24 % 30,3 % 75 % 66,7 38,7 % % 4. At nødvendig underdokumentasjon følger fakturaen 75 % 44 % 83,3 % 87,5 93,3 75,2 % % % 5. At faktura er registrert/kontert riktig i økonomisystemet 85 % 64 % 74,2 % 87, ,5 % % % 6. Vet ikke 0,0 % 4,0 % 0,0 % 0,0 0,0 0,7 % % % Revisors merknad: N=137. Virksomhetsleder=20, avdelingsleder=25, Annen= 66, MDA=8, MKE=15. Samtlige kontroller beskrevet i tabell 3 skal utføres av attestant. Dette fremgår også av kommunens prosedyre. Som tabellen viser er det ulikheter knyttet til hvilke kontroller respondentene mener attestanten skal gjennomføre. Ingen har krysset av for samtlige kontrolloppgaver. Det er flest respondenter som har valgt kontroll nr. 2, 4 og 5. Disse kontrollene kan også betraktes som de viktigste, da det gjelder direkte kontroll av faktura opp mot leveranse og pris. 63,5 % av respondentene mener at attestant skal kontrollere at kjøpet er foretatt i tråd med lov, forskrift og innkjøpsrutine, mens 38,7 % mener at attestanten skal kontrollere at faktura oppfyller formelle krav i henhold til bokføringsloven. Svarene fordelt på rollenivå varierer noe sett i forhold til alle respondentene sett under ett, men variasjonene fremstår ikke som spesielt store. Unntaket er kontroll 3 og 4. Her fremgår det at avdelingsledernivået er noe mindre bevist ansvaret knyttet til kontroll av bokføringslovens krav, samt at nødvendig underdokumentasjon følger fakturaen. MDA skiller seg ut i positiv retning på samtlige kontroller, dette gjør også MKE (sett bort i fra kontroll 1). Spørreundersøkelsen inneholdt også et spørsmål om hvordan feilsendte fakturaer østfold kommunerevisjon iks 17

33 Prosent skulle håndteres. Formålet med spørsmålet var å avdekke om man likevel anviste eller attesterte fakturaen. Dette alternativet ble imidlertid ikke valgt av noen av respondentene. Figur 4: I hvilken grad kontrollerer du fakturabetingelsene før du attesterer? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2.9% 2.9% Fakturabetingelser kontrolleres ikke. Det forutsetter jeg at blir gjort av fakturamottak. Fakturabetingelser kontrolleres i liten grad 7.3% Fakturabetingelser kontrolleres i noen grad 35.8% Fakturabetingelser kontrolleres jevnlig 49.6% Fakturabetingelser kontrolleres alltid 1.5% Vet ikke Revisors merknad: N=138. Moss kommune=115, MDA=8, MKE=15. Gjennomsnittskår utgjør 4,3, som ligger mellom alternativet «jevnlig kontroll av fakturabetingelser» og «fakturabetingelser kontrolleres alltid». Gjennomsnittskår for samme spørsmål i Sarpsborg kommune utgjorde 4,17. 85,4 % av respondentene oppgir at de kontrollerer fakturabetingelsene «jevnlig» eller «alltid». Legger man til de som oppgir å kontrollere dette «i noen grad», så øker andelen til 92,7 %. 7,3 %, eller 10 respondenter, oppgir at de kontrollerer fakturaer i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». På «kommune-/ foretaksnivå» har følgende antall personer valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke»: I MDA har ingen respondenter valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke». I MKE har ingen respondenter valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke». I Moss kommune har 4 respondenter (3,5 %) valgt alternativet «fakturabetingelser kontrolleres ikke», 4 (3,5 %) har valgt alternativet «i liten grad», mens 2 (1,8 %) har valgt «vet ikke». Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg bør de aller fleste ha valgt alternativ 4 eller 5, det er ikke akseptabelt at noen velger alternativ 1. Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmålet: «Kan du anvise egne regninger, eksempelvis reiseregninger og utlegg?». 89,2 % (n=74) har svart «nei», mens 6 respondenter (8,1 %) har svart «ja» (2 virksomhetsledere, 1 avdelingsleder og 3 under «annet» kategorien), mens 2 (2,7 %) valgte alternativet «vet ikke» (1 avdelingsleder og 1 under «annet» kategorien). Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg er alternativ «ja» ikke akseptabelt på dette spørsmålet. Moss kommunale eiendomsselskap opplyser om at det ikke er anledning til å anvise egne regninger. østfold kommunerevisjon iks 18

34 Prosent Figur 5: I hvilken grad kontrollerer du at attestanten har ivaretatt sine oppgaver ved attestasjonen? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6.8% Det gjøres aldri, jeg forutsetter at attestanten ivaretar sine oppgaver. 4.1% Det gjøres i liten grad 33.8% Det gjøres i noen grad 36.5% Det gjøres i stor grad 17.6% Det gjøres alltid 1.4% Vet ikke Revisors merknad: N=74. Moss kommune=66, MDA=4, MKE=4. Gjennomsnittskår utgjør 3,5, som ligger mellom alternativene «det gjøres i noen grad» og «det gjøres i stor grad». Gjennomsnittskår for samme spørsmål i Sarpsborg kommune utgjorde 3,81. 54,1 % av respondentene oppgir at de kontrollerer attestantens utførelse «i stor grad» eller «alltid». Legger man til de som oppgir å kontrollere dette «i noen grad», så øker andelen til 87,9 %. 12,3 % eller 9 respondenter, oppgir at de kontrollerer attestantens utførelse i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». På «kommune-/ foretaksnivå» har følgende antall personer valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke»: I MDA har 2 respondenter (25 %) valgt alternativet «aldri». I MKE har ingen respondenter valgt alternativene i den nedre delen av skalaen eller alternativet «vet ikke». I Moss kommune har 4 respondenter (6,1 %) valgt alternativet «aldri» (1 virksomhetsleder, 2 avdelingsledere og en under «annet» kategorien), 3 (4,5 %) har valgt alternativet «i liten grad» (1 avdelingsleder, 1 kommunalsjef og 1 under «annet» kategorien), mens 1 (1,5 %) har valgt «vet ikke» (1 avdelingsleder). Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg bør de aller fleste ha valgt alternativ 4 eller 5, alternativ 1 er ikke akseptabelt. Moss kommunale eiendomsselskap informerer om at alternativ 5 ikke er realistisk, på grunn av antallet fakturaer, alternativ 3 «det gjøres i noen grad» vil være det beste. Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmålet: «Skal anviseren regelmessig undersøke om attestanten ivaretar sine oppgaver?». 83,8 % (n=74) av respondentene svarte bekreftende på dette. Samtidig var det 7 respondenter som mente at dette ikke var anviserens ansvar (6 ansatt i Moss kommune, hvorav 3 virksomhetsledere, 1 avdelingsleder, 2 under «annet» kategorien, mens 1 var ansatt i MDA ), mens 5 (Samtlige avdelingsledere i Moss kommune) valgte alternativet «vet ikke». Kommunens rammeavtaler og innkjøp i praksis resultater fra spørreundersøkelsen Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmål knyttet til kjennskap og etterlevelse av kommunens innkjøpsrutine og rammeavtaler. østfold kommunerevisjon iks 19

35 Resultat fra spørreundersøkelsen viser at 79,5 % av respondentene (124, N=154) oppgir at de foretar innkjøp på grunnlag av rammeavtaler. Tabell 4: Informasjon om rammeavtaler Enig Litt enig Litt uenig Uenig Vet ikke Jeg synes kommunens rammeavtaler dekker mitt behov 51,6 % 35,2 % 9,0 % 2,5 % 1,6 % Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er tilstrekkelig tilgjengeliggjort 42,1 % 30,6 % 18,2 % 7,4 % 1,7 % Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er oppdatert 33,3 % 35, 8 % 18,3 % 2,5 % 10,0 % Jeg melder alltid nye behov til sentral innkjøpsfunksjon 25,0 % 31,9 % 19,0 % 16,4 % 7,8 % Revisors merknad: Spørsmål 1= N 122. Spørsmål 2= N121. Spørsmål 3= N 120. Spørsmål 3= N 120. Spørsmål 4= N =uenig, 2=litt uenig, 3=litt enig og 4=enig. På spørsmålet om kommunens rammeavtaler dekker respondentens behov fremkommer det at 86,8 % enten er «enig» eller «litt enig» i påstanden. Gjennomsnittskår for påstanden utgjør 3,38. Tilsvarende prosentandel knyttet til spørsmålet om rammeavtalene er tilstrekkelig tilgjengeliggjort utgjør 72,7 %. Gjennomsnittskår for påstanden utgjør 3,09. På spørsmålet om kommunens rammeavtaler er tilstrekkelig oppdatert fremkommer det at 69.1 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår for påstanden utgjør 3,11. På spørsmålet om respondenten alltid melder nye behov til sentral innkjøpsfunksjon fremkommer det at 56,9 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår utgjør 2,71. Tabell 5: Etterlevelse av rammeavtaler Litt Enig Litt uenig Uenig enig Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtalene etter beste evne 88,7 % 11,3 % 0 % 0 % Jeg forsøker å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende meg til andre 4,4 % 8,0 % 19,5 % 68,1 % leverandører Revisors merknad: Spørsmål 1= N 124. Spørsmål 2= N =uenig, 2=litt uenig, 3=litt enig og 4=enig. På spørsmålet om respondenten alltid passer på å etterleve rammeavtalene etter beste evne har 88,7 % besvart med «enig», mens 11,3 % har svart med «litt enig». Ingen har valgt alternativene «uenig» eller «litt uenig». Revisjonen gjennomførte en forvaltningsrevisjon av kommunens kjøp av konsulenttjenester i 2011/2012. Også da ble det benyttet spørreundersøkelse og noen av spørsmålene angikk rammeavtaler generelt. Den gang oppga ca. 7 % at de var uenig i denne påstanden. På spørsmålet om respondenten forsøker å oppnå bedre priser ved å henvende seg til andre leverandører fremkommer det at 12,4 % enten er «enig» eller «litt enig» i påstanden. Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg bør ingen besvare denne påstanden med «litt enig» eller «enig». Moss kommunale eiendomsselskap opplyser at alle bør besvare spørsmålet med «uenig». I spørreundersøkelsen i forbindelse med forvaltningsrevisjon i 2011/2012 oppga ca. 10 % at de var enig i påstanden. østfold kommunerevisjon iks 20

36 Tabell 6: Kjennskap til anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsrutine Enig Litt enig Litt uenig Uenig Jeg har god kjennskap til kommunens innkjøpsrutine 40,3 % 50,8 % 7,3 % 1,6 % Jeg har god kjennskap til anskaffelsesregelverket 21,0 % 52,9 % 16,8 % 9,2 % Revisors merknad: Spørsmål 1= N 124. Spørsmål 2= N =uenig, 2=litt uenig, 3=litt enig og 4=enig. På påstanden om respondenten har god kjennskap til kommunens innkjøpsrutine fremkommer det at 91,1 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår utgjør 3,3. Ifølge kommunen og Moss Drift og Anlegg bør de fleste i administrasjonen ha god kjennskap til kommunens innkjøpsrutine. Moss kommunale eiendomsselskap opplyser om at spørsmålet bør besvares med «enig». Men dette avhenger også av respondentenes forståelse av spørsmålet, da foretakets ansatte kun bør ha kjennskap til foretakets interne rutiner på området. På påstanden om respondenten har god kjennskap til anskaffelsesregelverket fremkommer det at 73,9 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår utgjør 2,86. Tabell 7: Etterlevelse av kommunens innkjøpsreglement og kontroll av innkjøp Litt Litt Enig Uenig Vet ikke enig uenig Jeg følger alltid kommunens innkjøpsrutine 77,2 % 20,3 % 0,0 % 0,8 % 1,6 % Jeg mener at kommunens innkjøpsrutine dekker mitt behov i 39,3 % 42,6 % 13,1 % 2,5 % 2,5 % innkjøpsprosessen Min leder kontrollerer de innkjøp jeg foretar meg 57,9 % 22,3 % 7,4 % 9,1 % 3,3 % Alle innkjøp kontrolleres i etterkant 62,2 % 21,0 % 3,4 % 6,7 % 6,7 % Revisors merknad: Spørsmål 1= N 123. Spørsmål 2= N 122. Spørsmål 3= N 121. Spørsmål 3= N 119. Spørsmål 4= N =uenig, 2=litt uenig, 3=litt enig og 4=enig. På påstanden om respondenten alltid følger kommunens innkjøpsrutine fremkommer det at 97,5 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår utgjør 3,77. For påstanden om respondenten mener at kommunens innkjøpsrutine dekker sitt behov i innkjøpsprosessen fremkommer det at 81,9 % enten er «enig» eller «litt enig». Gjennomsnittskår utgjør 3,3. På påstanden om leder kontrollerer respondentens innkjøp fremkommer det at 80,2 % enten er «enig» eller «litt enig» i påstanden. Gjennomsnittskår utgjør 3,49. For påstanden om at alle innkjøp kontrollere i ettertid fremkommer det at 83,2 % enten er «enig» eller «uenig» i dette. Gjennomsnittskår utgjør 3, respondenter (69,6 %) av samtlige respondenter (125) opplyser at de foretar innkjøp på rammeavtaler som ikke ligger i ehandelssystemet, mens 38 respondenter (30,4 %) opplyser at de ikke foretar slike innkjøp. østfold kommunerevisjon iks 21

37 Prosent Prosent Figur 6: Hvor finner du kommunens rammeavtaler med prisbetingelser? 100% 90% 80% 79.3% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 11.5% 8.0% 12.6% 6.9% 0% På kommunens intranett I kommunens kvalitetssystem I kommunens arkivsystem Vet ikke Annet Revisors merknad: N=87. Moss kommune=80, MDA=5, MKE=2. Svarprosenten på spørsmålet overskrider 100 %, grunnen til dette er at det er mulig å krysse av for flere alternativer. Som det fremkommer av figur 18 har 69 respondenter (79,3 %) besvart at kommunens rammeavtaler med prisbetingelser finnes i kommunens kvalitetssystem, mens 10 respondenter (11,5 %) har svart at de finnes på kommunens intranett. Ifølge kommunens innkjøpsrutine ligger rammeavtalene tilgjengelig på kommunens intranett og i kommunens kvalitetssystem. Figur 7: Hvem har ansvar for å kontrollere at fakturert pris er i tråd med rammeavtalen? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 37.9% 30% 25.3% 20% 10% 0% 14.9% Attestanten Anviseren Attestanten og anviseren 11.5% 11.5% Innkjøpsavdelinge n 13.8% 1.1% Avtaleansvarlig Vet ikke Annet Revisors merknad: N=87. Moss kommune=80, MDA=5, MKE=2. Svarprosenten på spørsmålet overskrider 100 %, grunnen til dette er at det er mulig å krysse av for flere alternativer. Som det fremkommer av figur 19 har 22 respondenter (25,3 %) oppgitt attestant, 13 respondenter (14,9 %) har oppgitt anviseren, 33 respondenter (37,9 %) har oppgitt attestant og anviser, 10 respondenter (11,5 %) har oppgitt innkjøpsavdelingen, 10 respondenter (11,5 %) har oppgitt avtaleansvarlig, 12 respondenter (13,8 %) har oppgitt «vet ikke», mens 1 respondent (1,1 %) har oppgitt «annet» kategorien. østfold kommunerevisjon iks 22

38 På spørsmålet: «Kontrollerer du at fakturert pris er i tråd med rammeavtalen» opplyser 50 respondenter (57,5 %) av samtlige respondenter (87) at de kontrollerer at fakturert pris er i tråd med rammeavtalen. 37 respondenter (43,5 %) oppgir at de ikke gjennomfører en slik kontroll. 16 respondenter (32 %) av de som kontrollerer fakturert pris opp mot rammeavtalen opplyser at de har avdekket avvik mellom fakturert pris og rammeavtalen. 81,3 % (13) av de som har oppdaget avvik opplyser at de ved avvik har tatt kontakt med leverandøren, 25 % (4) har gitt beskjed til innkjøpsavdelingen, 12,5 % (2) har gitt beskjed til avtaleansvarlig, mens 6,3 % (1) oppgir kategorien «annet». Ingen av respondentene oppgir alternativene «Jeg har meldt avvik i kommunens avvikssystem» eller «Ingenting jeg har attestert/anvist fakturaen». 3.3 Vurderinger Som det fremkommer av revisjonskriteriene i kapittel 3 skal tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og leverandører sikres gjennom etablering av rutiner for oppfølging av leverandører, fakturakontroll, registrering og håndtering av avvik, samt kontroll av etterlevelse. Moss kommune, MDA og MKEiendom har etablert flere dokumenter, som samlet sett skal bidra til tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler, samt sikre en effektiv og god fakturakontroll. Viktige dokumenter i Moss kommune er blant annet «Reglement for delegering av myndighet fra rådmannen», «Innkjøpsrutine» og prosedyre for «Attestasjon og anvisning». «Innkjøpsrutine» og prosedyre for «Attestasjon og anvisning» er også gjeldende for MDA. MKEiendom har utarbeidet egne rutiner for innkjøp, attestasjon og anvisning og oppfølging av lokale rammeavtaler. Rutinene slik de er utformet bidrar, etter revisjonens vurdering, til å sikre fakturakontroll og oppfølging av rammeavtaler. Det fremkommer av fakta at MKEiendom, i større grad enn kommunen, har utarbeidet prosedyrer for hvordan rammeavtaler og rammeavtaleleverandører skal følges opp. Det fremkommer av fakta at kommunen, på revisjonens tidspunkt, ikke har utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører. Rammeavtaleverandører følges opp blant annet gjennom statusmøter, men dette er ikke satt i system. Kommunen arbeider p.t. med utarbeidelse av en innkjøpshåndbok, denne vil blant annet inneholde prosedyrer for oppfølging av rammeavtaler. Kommunen arbeider også med en anskaffelsesstrategi for perioden Et av satsningsområdene i strategien vil være kontraktsoppfølging og internkontroll. Strategien vil også være gjeldende for foretakene. Ifølge kommunen vil dette i større grad enn tidligere, sikre en mer systematisk leverandør- og kontraktsoppfølging. Revisjonen stiller seg positiv til dette forbedringsarbeidet, og mener det vil være med på å skape en felles praksis for kommunen og foretakene på området. Kommunen har utarbeidet prosedyre for elektronisk avviksmelding- og behandling. Det elektroniske kvalitetssystemet har derimot ikke blitt benyttet til melding av avvik på innkjøpsområdet, dette er gjeldende både for kommunen og foretakene. Revisjonen vurderer det dit hen at avviksmelding og behandling i kvalitetssystemet vil kunne virke positivt inn på kommunens innkjøpsarbeid, samt oppfølging av rammeavtalene. Avviksbehandlingen vil da i større grad bli satt i et system, og oversikten over eventuelle avvik vil kunne bli bedre. Ved å etablere en systematisk leverandør- og kontraktsoppfølging (gitt at aktiviteter dokumenteres), samt ved å bruke avvikssystemet for ulike former for avvik knyttet til kommunens leverandører, vil kommunen kunne dokumentere styrker og svakheter ved ulike leverandører. Dette er naturligvis viktig der man skal vurdere om en avtale skal prolongeres i tråd med inngått avtale, men slik dokumentasjon er desto viktigere dersom kommunen kommer i en situasjon der den finner å måtte avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt. Tilsvarende østfold kommunerevisjon iks 23

39 spiller slik dokumentasjon en viktig rolle der man ønsker å avvise en leverandør på grunn av tidligere erfaringer. Kan kommunen ikke dokumentere sine erfaringer, har kommunen heller ikke saklig grunn for å ekskludere leverandøren fra konkurransen. Skal prosedyrer fungere etter sin hensikt, må de være kjent for de som omfattes. I denne revisjonen har vi benyttet spørreundersøkelse rettet mot alle i kommunen, MDA og MKEiendom som har fått delegert anvisningsog/ eller attestasjonsmyndighet, for å undersøke nettopp dette. Revisjonen vil innledningsvis bemerke at 26 av totalt 266 ansatte som stod oppført på kommunens liste over ansatte med attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet opplyser å ikke inneha noen av disse myndighetene. Etter revisjonens vurdering kan dette indikere at kommunen ikke har fullstendig kontroll med hvilke ansatte som innehar denne myndigheten. Det er vanskelig å utlede nøyaktige revisjonskriterier for hvilke prosentvise resultat eller gjennomsnittskår som vil være gode eller dårlige for spørreundersøkelsens ulike spørsmål/påstander. Dette gjelder særlig i dette tilfellet, hvor resultatene jevnt over er gode totalt sett. Vi har likevel forsøkt å knytte noen bemerkninger til resultatene. På noen av spørsmålene/påstandene er revisjonens vurderinger til dels basert på kommunens eller foretakenes egen oppfatning av hva som er et godt resultat. Spørsmålet om kjennskap til innholdet i kommunens prosedyre for anvisning og attestasjon oppnår en gjennomsnittskår på 3,06, som tilnærmet representerer «kjennskap til det vesentligste» (figur 3). 116 av 154 respondenter svarer tilfredsstillende på spørsmålet, jfr. kommunens og MDAs oppfatning. Det er et mindre antall som oppgir å ha liten kjennskap til prosedyren (7) eller ikke vet om de har kjennskap til prosedyren (1). Dette er i utgangspunktet ikke tilfredsstillende, ideelt sett burde disse alternativene ikke blitt valgt. Revisjonen ønsker også å trekke frem et annet spørsmål i undersøkelsen, som gjaldt viktigheten av dualkontroll (tabell 2). Svarene er generelt tilfredsstillende, men revisjonen bemerker at 2,6 % eller 4 respondenter har valgt alternativet «nei» på spørsmålet om det er viktig at attestasjon og anvisning gjøres av to ulike personer. 8,4 % eller 13 respondenter mener at en utbetaling kan attesteres og anvises av samme person. 8,6 % eller 6 respondenter mener også at de kan anvise egne regninger, 2 er virksomhetsledere, mens 1 er avdelingsleder. Ifølge kommunen og MDA er dette svaralternativet ikke akseptabelt. Tabell 3 viser hvor detaljert kunnskap man har til de oppgaver som attestanten skal utføre. Det varierer litt med henblikk på hvilke oppgaver man mener inngår, men resultatene sett under ett fremstår som tilfredsstillende. Særlig kontroller som relaterer seg til pris og leveranse oppnår gode skår. Dette sammenfaller godt med funnene som fremgår av figur 4, omtalt nedenfor. Det er også tilfredsstillende at ingen opplyser å attestere eller anvise fakturaer som er feilsendt. Et sentralt spørsmål i undersøkelsen handlet om i hvilken grad respondenten kontrollerte fakturabetingelsene før attestasjon (figur 4). Her utgjorde gjennomsnittskår 4,3, som ligger mellom alternativene «jevnlig kontroll av fakturabetingelser» og «fakturabetingelser kontrolleres alltid». Ifølge kommunen og MDA bør de aller fleste ha valgt alternativ 4 «jevnlig» eller alternativ 5 «alltid», det er ikke akseptabelt at noen velger alternativ 1 «kontrolleres ikke». 85,4 % av respondentene valgte alternativene som inngår i kommunens og MDAs «bør» kategori. Etter revisjonens vurdering er dette tilfredsstillende. Det er likevel verdt å bemerke at 3,5 % (4) av respondentene fra kommunen har valgt alternativ 1 «fakturabetingelser kontrolleres ikke», mens 3,5 % (4) har valgt alternativ 2 «fakturabetingelser kontrolleres i liten grad». Et siste spørsmål som revisjonen ønsker å trekke frem vedrørende prosedyren om attestasjon og anvisning, omhandlet i hvilken grad respondenten kontrollerte at attestanten hadde ivaretatt sine oppgaver ved attestasjon østfold kommunerevisjon iks 24

40 (figur 5). Spørsmålet handler med andre ord delvis om anviserens rolle, men også anvisning og attestasjon i et videre internkontrollperspektiv nærmere bestemt oppfølging av etablerte internkontrolltiltak. Her utgjorde gjennomsnittskår 3,5, som ligger midt mellom alternativene «det gjøres i noe grad» og «det gjøres i stor grad». Ifølge kommunen og MDA bør de aller fleste ha valgt alternativ 4 «i stor grad» eller 5 «alltid», alternativ 1 «aldri» er ikke akseptabelt. Moss kommunale eiendomsselskap informerer om at alternativ 3 «i noe grad» vil være godt nok. Det er viktig å være oppmerksom på at anviseren til en viss grad må ha tillit til at attestanten utfører sin oppgave samvittighetsfullt, og at anviserens rolle i så måte først og fremst er å foreta stikkprøver for å forsikre seg om at internkontrolltiltaket fungerer tilfredsstillende. Arbeidsdelingen som prosedyren legger opp til, forutsetter ikke at anviseren skal foreta de samme kontrollene som attestanten. 54,1 % av respondentene har valgt alternativene som inngår i kommunens og MDAs «bør» kategori. 12,3 % eller 9 respondenter oppgir at de kontrollerer attestantens utførelse i «liten grad», «aldri» eller «vet ikke». Etter revisjonens oppfatning burde et vesentlig flertall av respondentene valgt alternativene som inngår i kommunens «bør» kategori, og vi oppfatter ikke 54,1 % som tilstrekkelig i så måte. På spørsmål om anviseren regelmessig skal undersøke om attestanten ivaretar sine oppgaver svarte 9,5 % eller 7 respondenter at dette ikke er anviserens ansvar, mens 6,8 % eller 5 respondenter besvarte spørsmålet med «vet ikke». Etter revisjonens vurderinger underbygger dette resultatet fra forrige spørsmål, noe som kan tyde på at flere av respondentene ikke i tilstrekkelig grad kjenner til sitt ansvar som anviser. Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmål rettet inn mot kjennskap til og oppfølging av kommunens rammeavtaler. Tabell 4 omhandler informasjon om rammeavtaler. På påstanden «Jeg synes de kommuneovergripende rammeavtalene i stor grad dekker mitt behov» besvarer 86,8 % av respondentene med alternativ 3 «litt enig» eller alternativ 4 «enig». På påstanden «Jeg mener informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er tilstrekkelig tilgjengeliggjort» besvarer 72,7 % av respondentene med alternativ 3 «litt enig» eller alternativ 4 «enig». 69,1 % er «litt enig» eller «enig» i at de kommuneovergripende rammeavtalene er oppdaterte. Påstanden «Jeg melder alltid nye behov til sentral innkjøpsfunksjon» oppnår dårligst skår av de 4 påstandene, med gjennomsnittskår på 2,71. 40,2 % av respondentene besvarer med alternativ 1, 2 eller «vet ikke», mens 56,9 % av respondentene besvarer med alternativ 3 eller 4. Ifølge kommunens innkjøpsrutine består en vesentlig del av innkjøpsarbeidet å sikre kvalitet og pålitelighet på leveransen. En slik evaluering bør skje med klare tilbakemeldinger til de som har fremforhandlet innkjøpsavtalene. Ifølge revisjonens vurdering vil det også være viktig at nye behov kommuniseres til innkjøpsavdelingen eller innkjøpsansvarlig. Slik vil det være mulig å utarbeide og videreutvikle hensiktsmessige rammeavtaler for kommunen. Gjennomsnittskår på dette spørsmålet oppleves av den grunn som noe lavt, og flere av respondentene burde, etter revisjonens vurdering, ha sagt seg enige i påstanden. Tabell 5 handler om etterlevelse av rammeavtaler. På påstanden «Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtalen etter beste evne» besvarer samtlige respondenter med alternativ 3 «litt enig» (11,3 %) eller alternativ 4 «enig» (88,7 %). Dette må kunne sies å være et tilfredsstillende resultat. På påstanden om respondenten forsøkte å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende seg til andre leverandører svarer 8,0 % eller 9 respondenter at de er «litt enig», mens 4,4 % eller 5 respondenter svarer at de er «enig» i påstanden. Ifølge kommunen og MDA bør ingen besvare spørsmålet med «litt enig» eller «enig», mens MKEiendom informerer om at alle bør besvare påstanden med «uenig». Selv om andelen som besvarer påstanden med «litt enig» eller «enig» ikke kan sies å være stor, 12,4 %, vil det fortsatt være rom for østfold kommunerevisjon iks 25

41 forbedring på dette punktet. Det fremkommer også av kommunens innkjøpsrutine at: «Dersom kommunen har inngått rammeavtale om varen/tjenesten det er behov for, så skal rammeavtalen benyttes( )Om den enkelte virksomhet er kjent med at andre leverandører kan gi et bedre tilbud (lavere pris, høyere kvalitet) enn inngåtte rammeavtale tilsier, må innkjøpsleder orienteres om dette». Revisjonen bemerker imidlertid at resultatene er bedre i 2015 enn hva tilfellet var i 2011/2012. den første påstanden med «uenig», «litt uenig» eller «vet ikke». For den andre påstanden utgjør denne prosenten 16,8. Tabell 6 handler om kjennskap til anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsreglement. Gjennomsnittskåren for spørsmålet omhandlende kjennskap til kommunens innkjøpsrutine er på 3,3, og det er 91,1 % som har besvart spørsmålet med alternativ 3 «litt enig» eller alternativ 4 «enig». Revisjonen mener dette er tilfredsstillende. Resultatet må også tolkes i lys av at det ikke er alle med anvisning og attestasjon som faktisk gjennomfører anskaffelser. De fleste forholder seg til allerede inngåtte rammeavtaler, og da spiller innkjøpsrutinen mindre betydning. Gjennomsnittskåren for spørsmålet som omhandler kjennskap til anskaffelsesregelverket er på 2,86. 73,9 % har besvart påstanden med alternativ 3 «litt enig» eller alternativ 4 «enig». Revisjonen mener også at dette er tilfredsstillende. Anskaffelsesregelverket er komplisert, og for mange vil det være tilstrekkelig at man kjenner hovedtrekkene i regelverket. Tabell 7 handler om etterlevelse av kommunens innkjøpsreglement og kontroll av innkjøp. Påstandene: «Jeg følger alltid kommunens innkjøpsrutine» og «Jeg mener at kommunens innkjøpsrutine dekker mitt behov i innkjøpsprosessen» har begge gode gjennomsnittskår, med henholdsvis 3,77 og 3,22. Revisjonen mener resultatet på begge påstandene er tilfredsstillende. Påstandene «Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar meg» og «Alle kjøp kontrolleres i etterkant» oppnår også gode gjennomsnittskår, med henholdsvis 3,33 og 3,49. Det må likevel påpekes at 19,8 % bevarer østfold kommunerevisjon iks 26

42 4 FAKTURAKONTROLL 4.1 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene baserer seg på kommunens og foretakenes etablerte rutiner på området: Attestasjon og anvisning Innkjøp Oppfølging av rammeavtaler/leverandører Som er utledet i kapittel 3, samt informasjon fra følgende rammeavtaler: Installatøren AS Brødrene Dahl AS Staples Norway AS Lyreco AS Bokføringsforskriften bestemmer sammen med bokføringsloven hvilke regler som gjelder for alle bokføringspliktige. Ved salg av varer skal faktura utstedes snarest mulig og senest innen 30 dager etter levering (jfr. bokføringsloven 5-2-2). Det er tilsvarende frist ved salg av tjenester, men det er presiseringer på enkelte områder. Salgsdokumentet skal hvis mulig utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted (bokføringsforskriften 5-2-5). For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris (f.eks. budtjenester, revisjonstjenester, byggetjenester mv.) kan fakturering skje etter avtale, kontrakt mv. mellom partene (jfr. bokføringsforskriften 5-2-6). Det er bestemte krav til innholdet i salgsdokumentet (jfr. bokføringsforskriften 5-1) til bl.a.: Moss kommune Lyreco AS - rammeavtale om levering av kontorrekvisita Staples Norway AS rammeavtale om levering av kopipapir Avtalene gjelder også for foretakene. Det er ikke inngått avtale med flere leverandører MKEiendom Installatøren AS rammeavtale om leveranse av elektrikerarbeider. Avtalen dekker også kjøp av materialer gjennom leverandørens grossist til rabatterte priser. Kommunen er ikke omfattet av avtalen. Det er også inngått avtale med to andre leverandører etter fossefallprinsippet MDA Brødrene Dahl AS rammeavtale om leveranse av VA- og VVS-artikler Kommunen er ikke omfattet av avtalen. Det er ikke inngått avtale med flere leverandører. Ytelses art og omfang (dvs. solgte varer og antall enheter, utførte tjenester og antall timer mv) Leveringstidspunktet Leveringsstedet 4.2 Fakta Leverandørstatistikk Følgende leverandører ble valgt ut til kontroll: 9 Fossefallprinsippet innebærer at det er inngått rammeavtale med flere leverandører med prioritert rekkefølge. Leverandøren som er prioritert som nr. 1 skal velges først. Dersom leverandør nr. 1 ikke kan levere, går bestilling til leverandør nr. 2. Installatøren AS var vinner av konkurransen og er således leverandør nr. 1. østfold kommunerevisjon iks 27

43 Tabell 4: Statistikk for utvalgte leverandører 2014 (eksl. mva.) Moss kommune MKEiendom KF MDA KF Totalt fakturert Fakturert Ant. fakt. Fakturert Ant. fakt. Fakturert Ant. fakt. Lyreco AS , , , ,54 Staples Norway AS , , ,20 Installatøren AS , , , ,89 Brødrene Dahl AS , , ,26 Fakturagjennomgang Lyreco AS Avtalen gjelder levering av kontorrekvisita og ble inngått i 2011 og gjaldt for perioden med mulighet for forlengelse år. Kommunen forlenget avtalen slik at den var gyldig til og med I konkurransegrunnlaget fremkom det et utvalg av produkter som det skulle gis tilbud på. Det er ikke gitt en generell rabatt på øvrig sortement. Avtalte priser skulle holdes faste i 12 måneder, deretter årlig prisjustering. Prisreguleringer skal formidles og godkjennes av kommunen før de trer i kraft, og skal ikke overstige endringen i konsumprisindeksen. Kommunen foretar ikke rutinemessige kontroller for å sikre at faktiske prisendringer er i tråd med godtatt prisendring. Bestilling/avrop gjøres gjennom e-handel eller nettbutikk gjennom egen personlig brukerident. E-handelsesystemet er integrert med fakturasystemet. Dette skal sikre at fakturerte priser er i tråd med bestilt pris. Bestilling gjennom nettbutikk faktureres gjennom elektronisk faktura. Det foretas ingen detaljert kontroll av priser i forbindelse med godkjenning av fakturaer, men dersom det oppdages åpenbare feil kontakter den enkelte innkjøpsenheten. Innkjøpsenheten varsler deretter leverandør med anmodning om å rette opp. Fakturakontrollen omfattet 30 fakturaer til Moss kommune, 4 fakturaer til MKEiendom og 6 fakturaer til MDA. Det viste seg å være vanskelig å få kontrollert om det var fakturert med korrekte priser. Dette skyldes at prisfilene som ligger i e-handelssystemet og nettbutikken slettes når nye priser legges inn. Innkjøpsmedarbeider i Moss kommune tok kontakt med leverandøren og fikk oversendt en prisliste pr Denne omfattet imidlertid bare et utvalg av sortimentet, såkalt «core» produkter. Ut fra denne prislisten fikk revisjonen kontrollert hele eller deler av totalt 16 av 40 fakturaer. Dette omfattet 25 varenumre. Det ble avdekket en faktura hvor fakturert pris var høyere enn prislisten. Feilen utgjorde kr 247,68. For å kontrollere at prisene i 2014 var i tråd med inngått avtale i 2011 valgte revisjonen ut 10 produkter fra avtalen og fulgte disse gjennom dokumenterte årlige prisjusteringer frem til Kontrollen viste kun avrundingsavvik. Revisjonens gjennomgang avdekket at 6 av 40 fakturaer gjaldt innkjøp av produkter hvor kommunen har rammeavtale med annen leverandør. Innkjøpene gjelder i hovedsak kaffe og te, men også i ett tilfelle kopipapir. Kaffe og te burde vært kjøpt gjennom rammeavtalen med Asko mens Staples Norway AS skulle vært brukt ved kjøp av kopipapir. Fakturaene var tilfredsstillende spesifisert og viste bestillers navn. Fakturaene henviste imidlertid ikke til rammeavtalen Staples Norway AS Avtalen gjelder levering av kopipapir og ble inngått i 2011 og gjaldt for perioden med mulighet for forlengelse år. Kommunen forlenget avtalen slik at den var gyldig til og med I konkurransegrunnlaget fremkom det et utvalg av produkter som det skulle gis tilbud på. Det er også gitt rabatt på øvrig sortement. østfold kommunerevisjon iks 28

44 Avtalte priser skulle holdes faste i 12 måneder. Deretter er det gitt anledning til prisendringer som skyldes endring i valutakurser og endringer i offentlige avgifter, toll o.l. Generell prisendring kan deretter skje en gang pr. år. Tilsvarende rutiner som ved bestilling/avrop på avtalen med Lyreco, jf. avsnitt 2 og 3 i forrige punkt. Fakturakontrollen omfattet 30 fakturaer til Moss kommune og 1 faktura til MDA. Det viste seg vanskelig å få kontrollert om det var fakturert med korrekte priser. Dette skyldes at prisfilene som ligger i e-handelssystemet og nettbutikken slettes når nye priser legges inn. Den eldste prisfilen som medarbeider i innkjøpsavdelingen klarte å fremskaffe var fra oktober 2014 og ga da prisene etter prisjustering 1. september Prisfilen omfatter kun priser på kopipapir. Av utvalget på de 31 fakturaene hadde 8 fakturadato etter 1. september. Disse ble kontrollert mot prisfilen. Det ble ikke avdekket avvik. Revisjonen kontrollerte også at prisene på kopipapir på de øvrige fakturaene med fakturadato før 1. september var lavere enn prislisten som gjaldt fra 1. september. Revisjonens gjennomgang avdekket at 15 av de 31 utvalgte fakturaene gjaldt innkjøp av andre produkter enn kopipapir. Det var i første rekke kontorrekvisita og kaffe/te som ble innkjøpt. Leverandørstatistikken viser videre at det ikke er noen fakturaer til MKEiendom og kun 1 faktura til MDA. Fakturaene var tilfredsstillende spesifisert og viste bestillers navn. Fakturaene henviste imidlertid ikke til rammeavtalen. Kommunen kunne ikke fremskaffe dokumentasjon for de årlige prisendringene knyttet til avtalen. Dette medførte at revisor ikke kunne foreta kontroll ved å følge enkelte produkter fra kontraktsinngåelsen frem til kontrolltidspunktet for å kontrollere at nåværende pris var i tråd med avtalen og påfølgende prisendringer. I etterkant av revisjonens forespørsel, har kommunen selv satt opp en oversikt som viser utviklingen for 3 produkter ved å sjekke fakturert pris i de ulike årene. Denne viser en prisøkning på hhv. 23,33 %, 14,40 % og 14,22 % i løpet av kontraktsperioden Installatøren AS Avtalen gjelder levering av elektrikerarbeider. Kontraktsperioden løper fra og i 2 år, med mulighet for opsjon på år. Dette er en avtale mellom MKEiendom og leverandøren og gjelder ikke for kommunen som helhet. Avtalen er inngått etter fossefallprinsipppet hvor da Installatøren AS er førstevalget. For anskaffelser med en estimert verdi over kr eksl. mva., skal det i utgangspunktet bli avholdt alminnelig konkurranse. Fakturakontrollen omfattet ikke en gjennomgang av om dette var blitt gjort i 2014, men det var ingen enkeltfakturaer over kr Avtalte priser skulle holdes faste i 12 måneder fra Deretter kan det foretas årlig indeksregulering. Prisendringer skal meddeles og godkjennes av MKEiendom før de trer i kraft. Avtalen omfatter også kjøp av materialer gjennom leverandørens grossist Alhsell AS. Det skal gis 36 % rabatt i forhold til prisene i prislisten. Vår kontroll avdekket at prisene ble endret ca Frem til dette var det prislisten for 2013 som ble brukt. Det kan stilles spørsmål om prisjustering i år 1 er i tråd med avtalen. MKEiendom har ikke kunnet fremskaffe dokumentasjon knyttet til prisendringen. Foretaket foretar ikke rutinemessige kontroller for å sikre at prisendringene er i tråd med varsel om prisendring. I forbindelse med fakturakontrollen foretas det heller ingen kontroll mot prisliste, men det foretas en skjønnsmessig vurdering av sluttsummen og antall timer i forhold til bestilt oppdrag. Prislistene til Ahlsell AS ble først innhentet etter at revisjonen ba om disse. Bestilling foretas separat for det enkelte oppdrag og gjennomføres som oftest av den som har ansvaret for bygningen/prosjektet. Bestilling foretas i hovedsak via e-post. MKEiendom har tatt i bruk et østfold kommunerevisjon iks 29

45 saksbehandlingssystem (ISY FDV) som bl.a. benyttes til å registrere en arbeidsordre når det oppstår behov for reparasjoner osv. Arbeidsordren skal følge e-posten og vil være dokumentasjon for bestilling som benyttes til fakturakontroll. Vår fakturakontroll omfattet 30 fakturaer bokført i Fakturaer fra leverandøren til kommunen og MDA ble holdt utenom. De utvalgte fakturaene gjaldt både arbeid/timer og varer. Riktig sats på arbeid/timer ble kontrollert for alle fakturaer. Det ble avdekket feil ved timesatsen til montører på 4 fakturaer. Dette utgjør en merutgift på kr Avtalen regulerer ikke timesatsen til lærlinger og revisjonen har av den grunn ikke grunnlag for å vurdere om satsen er i tråd med avtalen. Vi har imidlertid registrert at samme timesats er benyttet. 7 av de kontrollerte fakturaene inneholdt godtgjørelse til lærlinger. Overtidssatsen til lærlingene var som for faglærte. Revisjonen kontrollerte også at det var gitt korrekt rabatt for varer på alle de kontrollerte fakturaene. Det ble avdekket feil rabatt på enkelte varer ved 5 fakturaer. Vi kontrollerte videre at det var benyttet riktig pris i forhold til Ahlsell AS`s prislister for totalt 112 ulike varenumre. Det ble avdekket 4 varenumre med feil pris (3 hadde høyere fakturert pris enn prislisten mens 1 hadde lavere fakturert pris). Avvikene knyttet til feil rabatt og feil pris utgjorde en merutgift på kr ,85. Ifølge MKEiendom er avvikene videreformidlet til leverandøren for gjennomgang. Fakturakontrollene viste at fakturaene var tilfredsstillende spesifisert og dokumentert med timelister. Fakturaene viste til arbeidssted og inneholdt en kort redegjørelse for hva som var gjort. Fakturaene henviste imidlertid ikke til rammeavtalen Brødrene Dahl AS Avtalen gjelder fra med mulighet til 1 år forlengelse. I avtalen står det at prisen er fast, men at prisene kan endres tilsvarende evt. endringer i skatte- og avgiftsbestemmelser. Dette er en avtale mellom MDA og leverandøren og gjelder ikke for kommunen som helhet. Varsel om prisendringer sendes driftsansvarlig VA på e-post. Prisendringer kan gjelde enkelte produkter, produktgrupper eller alle produkter. Prisendringer vil således foretas flere ganger i året. I 2015 ble det sendt varsel om prisendringer som gjaldt fra , og Prisendringer i 2015 skyldes ifølge mottatt dokumentasjon endrede innkjøpsbetingelser fra underleverandører og kronekurs. Revisjonen har fått opplyst at e-postene vedrørende prisendringer for 2014 ikke er arkivert. Vi har derfor ikke kunnet dokumentere at prisene som ble fakturert i 2014 var i tråd med avtalen og påfølgende prisendringer. MDA har etter møte med revisjonen satt opp en oversikt med 5 utvalgte produkter som viser tilbudt pris i anbudet og pris pr Økningen fra utgjør mellom 7,5 % til 25 %. Bestilling/avrop gjøres gjennom nettbutikk, e- post, telefon og ved henting. Samme priser tilbys uavhengig av bestillingsmåte. Alle bestillinger er knyttet til et oppdrag og fakturaen er merket på en slik måte at det henvises til dette. Når det foretas bestilling fra nettbutikk, kan bestiller se «bruttopris», «rabattprosent» og «din pris». Den enkelte bruker gis tilgang til systemet via egen personlig brukerident. Fakturakontrollen omfattet i utgangspunktet 30 fakturaer bokført i Fakturaer fra leverandøren til MKEiendom ble holdt utenom. Det var ingen fakturaer til Moss kommune. Fakturaene ble kontrollert i forhold til tilfredsstillende spesifikasjon, om innkjøpte varer så ut til å ligge innenfor avtalen samt attestasjon og anvisning. Det viste seg at det ikke var mulig å kontrollere priser i ettertid da leverandøren sletter gamle prisfiler når de nye blir lagt inn. Revisjonen valgte derfor å kontrollere noen av de siste fakturaene som var bokført ved kontrolltidspunktet med nettbutikkprisene. Kontrollen omfattet 36 varenumre. Det var østfold kommunerevisjon iks 30

46 ikke samsvar mellom fakturert pris og nettbutikkpris for 22 varenumre. Fakturert pris var lavere enn nettbutikkpris for alle disse. Revisjonen har formidlet dette til MDA og stilt spørsmål om mottatt dokumentasjon kan være feil, men har pr ikke fått tilbakemelding på dette. Fakturaene var tilfredsstillende spesifisert og viste bestillers navn og prosjektnummer. Fakturaene henviste imidlertid ikke til rammeavtalen. 4.3 Vurderinger Kontrollene som er gjennomført av utvalgte rammeavtaler viser at kommunen og foretakene ikke gjennomfører rutinemessige kontroller av at leverandørenes fakturerte priser er i overensstemmelse med inngåtte rammeavtaler og gjeldende prislister. Slik kontroll har vært vanskelig for revisjonen å gjennomføre i ettertid, fordi varsel/godkjenning av prisendringer ikke har blitt arkivert og fordi tidligere prislister (prisfiler/nettbutikkpriser) slettes. MKEiendom utarbeidet i 2014 rutinen «Oppfølging av lokale rammeavtaler», men denne var ukjent for drift- og vedlikeholdsleder og de som gjorde avrop på rammeavtalen med Installatøren AS. Gjennomgangen av fakturaer fra Lyreco AS og Staples Norway AS viser at det kjøpes inn en del varer hvor kommunen har inngått rammeavtale med andre leverandører. Revisjonen oppdaget at det også ble foretatt en del innkjøp gjennom Staples Retail Norway AS (butikk). Stikkprøvekontroll av 10 fakturaer viste at ingen av disse gjaldt kopipapir. Manglende fakturaer fra Staples Norway AS til MKEiendom og MDA kan være en indikasjon på at disse kjøper kopipapir fra andre leverandører. Disse forholdene tyder på at ikke alle i kommunen er lojale overfor de inngåtte rammeavtalene. Kontrollene som er gjennomført av fakturaer fra Lyreco AS viser at disse er i tråd med avtale og prisliste. Kontrollen av fakturaer fra Installatøren AS avdekket feil som totalt utgjorde kr ,85. Av kontrollgrunnlaget utgjør avdekkede feil ca. 4,4 %. Dersom det foreligger tilsvarende mengde feil i resterende fakturaer i 2014, vil dette tilsvare i overkant av kr Revisjonen har ikke kunnet foreta tilsvarende kontroller av at fakturert pris i 2014 er i tråd med avtalte priser og etterfølgende prisjusteringer for Staples Norway AS og Brødrene Dahl AS. Kontroller av fakturert pris for disse ble kun foretatt mot prisfil/nettbutikk. Kontrollen avdekket ingen avvik vedrørende fakturaer fra Staples Norway AS mens det ble avdekket mange avvik mellom nettbutikkpris og fakturert pris for Brødrene Dahl AS. Kommunens egen oversikt over prisutviklingen for 3 produkter knyttet til rammeavtalen med Staples Norway AS viser at det har vært relativt betydelige økninger i løpet av kontraksperioden. Det er ikke forelagt dokumentasjon som viser at prisendringene er formidlet og godkjent av kommunen. Når det gjelder prisendringer på utvalgte produkter vedrørende Brødrene Dahl AS, viser også denne at enkelte produkter har hatt en relativ stor prisøkning i løpet av 2 år. Dokumentasjon for prisøkninger i 2014 er heller ikke for denne leverandøren tilgjengelig. Ifølge avtalen mellom MDA og Brødrene Dahl AS kan det kun foretas prisendringer pga. endringer i skatteog avgiftsbestemmelser. Dokumentasjon for prisendringer i 2015 viser at årsaken til prisøkningene er endrede innkjøpsbetingelser fra underleverandører og endringer i kronekurs. Revisjonen er av den oppfatning at disse prisendringene således ikke er i tråd med avtalen. Avtalen med Installatøren AS regulerer ikke timesatsen til lærlinger til tross for at dette benyttes i mange tilfeller (ca. 23 % av de kontrollerte fakturaene inneholdt godtgjørelse til lærlinger). Overtidssatsen som ble benyttet var lik overtidssatsen til faglærte. Dette innebærer et høyere prosenttillegg enn for faglærte og virker urimelig. Generelt viste imidlertid stikkprøvekontrollen at det var lite bruk av overtid og kun 1 av de kontrollerte fakturaene inneholdt overtidsbetaling. Generelt så viste fakturakontrollene at fakturaer fra alle de utvalgte leverandørene var tilfredsstillende spesifisert og dokumentert, bl.a. med timelister der dette østfold kommunerevisjon iks 31

47 var aktuelt. Det fremgikk imidlertid ikke av fakturaene at dette var avrop på rammeavtale med henvisning til avtalenummer e.l. østfold kommunerevisjon iks 32

48 5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Revisjonen finner at Moss kommune, MKEiendom og MDA har utarbeidet flere reglementer og prosedyrer som skal sikre oppfølging av rammeavtaler og leverandører. Viktige dokumenter for Moss kommune og MDA er kommunens innkjøpsrutine og prosedyre for attestasjon og anvisning. MKEiendom har utarbeidet egne prosedyrer for innkjøp, attestasjon og anvisning og oppfølging av rammeavtaler. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Selv om kommunen og foretakene har utarbeidet prosedyrer for gjennomføring av fakturakontroll, fremkommer det av revisjonens gjennomgang, at både kommunen og foretakene ikke har hatt en praksis for å kontrollere at leverandørenes fakturerte priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler, for de rammeavtalene revisjonen har kontrollert. Dette er etter revisjonens vurdering ikke godt nok, og kan føre til at kommunen betaler for mye for visse produkter og tjenester. Gjennomgangen viste også at det foretas innkjøp på produkter fra feil leverandør/rammeavtale, altså en svekket avtalelojalitet. Samtidig fremkommer det at flere av produktene i rammeavtalene har hatt en betydelig prisøkning over de siste årene. Dokumentasjon for prisøkningene har ikke vært tilgjengelig. En annen svakhet ved kommunens oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, er at de på revisjonens tidspunkt, ikke har utarbeidet egne prosedyrer for oppfølging av leverandører. Kommunen arbeider derimot p.t. med utarbeidelsen av innkjøpshåndbok, som blant annet vil inneholde prosedyrer for oppfølging av rammeavtaler, samt en anskaffelsesstrategi for perioden Et av satsningsområdene i strategien vil være kontraktsoppfølging og internkontroll i anskaffelsesprosessen. Moss kommune, MKEiendom og MDA gjennomfører alle statusmøter med sine rammeavtaleleverandører. Kommunen har også utarbeidet prosedyre for elektronisk avviksmelding og behandling. Kommunens kvalitetssystem har derimot ikke blitt benyttet til avviksmelding på innkjøpsområdet. Rapportens spørreundersøkelse omhandler både fakturakontroll i praksis, samt kjennskap til og etterlevelse av kommunens rammeavtaler. Undersøkelsens resultater fremstår som tilfredsstillende på et overordnet nivå. Samtidig vil revisjonen bemerke at det på flere av spørsmålene i undersøkelsen er et mindretall av respondentene som besvarer med alternativer som ikke oppleves som tilfredsstillende. Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholder mye informasjon om kommunens arbeid med fakturakontroll og rammeavtaler. Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet. Utbedre system og praksis vedrørende oppfølging av rammeavtaler og rammeavtaleleverandører, herunder en praksis for å kontrollere at priser er i overenstemmelse med inngåtte rammeavtaler og gjeldende prislister. Dokumentere oppfølging av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette er et nyttig verktøy med hensyn på å ivareta god internkontroll og etterprøvbarhet. østfold kommunerevisjon iks 33

49 Rolvsøy 3. februar 2016 Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor Catrine S. Wernersen (sign.) regnskapsrevisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 34

50 6 RÅDMANNENS KOMMENTARER østfold kommunerevisjon iks 35

51 VEDLEGG Ifølge kommuneloven 23 skal rådmannen ( ) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Særlovgivningen inneholder en rekke bestemmelser som skal sikre forsvarlig internkontroll innen eksempelvis helse, miljø og sikkerhet eller for tjenesteutøvelsen innenfor helse, omsorg og velferd, men internkontroll i det perspektivet som følger av 23 er ikke nærmere definert i lov eller forskrift. Det følger imidlertid av forarbeidene til bestemmelsen at Siktemålet er å tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven ( ) ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. 10 Rådmannens ansvar er ytterligere tydeliggjort ved en endring av kommuneloven i 2013, hvor det ble tatt inn krav om at kommunens årsberetning skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten, jfr. kommuneloven 48, pkt oppstille krav til hvordan kommunen skal følge opp rammeavtaler/leverandører. En sentral del av oppfølgingen av rammeavtaler er å sørge for at det faktureres i tråd med avtalt pris. Rutiner for fakturakontroll er derfor en viktig del av internkontrollen på området. Slike rutiner må oppstille krav til hvordan fakturaer skal håndteres i kommunen. Difi anbefaler at man bruker elektroniske systemer for fakturakontroll, herunder elektronisk handel. Elektronisk handel innebærer at bestilling, ordrehåndtering, mottaksregistrering, fakturamottak og fakturabehandling (attestasjon og anvisning) skjer elektronisk. Bruk av elektronisk handel kan bidra til god internkontroll gjennom færre feil, bedre kontroll, og sporbarhet. Det forutsetter imidlertid at grunndata (varekataloger og priser) er korrekt og til enhver tid oppdatert. Det bør være etablert et effektivt avvikssystem hvor brukerne av avtalene kan melde inn avvik. Avvikene bør logges, og ved gjentatte avvik bør leverandøren kontaktes. Det er for eksempel vanlig praksis at offentlige oppdragsgivere har regelmessige statusmøter med rammeavtaleleverandører. Videre må systemet, enten det fremgår av rutinene eller andre dokumenter som fordeler ansvar og myndighet, ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det som rutinene foreskriver. Av dette følger det naturlig at kommunen må ha etablert nødvendige rutiner og prosedyrer og lagt til rette for en kultur, som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og tilhørende leverandører. Slike rutiner må 10 Ot. prp. nr 70 ( ) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon), s Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7. østfold kommunerevisjon iks 36

52 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 17072/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /3 Prosjektplan: Sykefravær Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Sykefravær, godkjennes med forbehold om at bystyret ( ) slutter seg kontrollutvalgets forslag til Plan for forvaltningsrevisjon Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Sykefravær», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/68, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Blant annet står det der at rådmannen mener at sykefravær er en stor utfordring for kommunen. Rådmannen opplever at de har mange ansatte med tilrettelegging. Kommunen opplever å ha gode retningslinjer på området, men det er en utfordring å imøtekomme alle ønsker om tilrettelegging. Tidligere gjennomførte tiltak, med mål om å redusere sykefraværet, har ikke gitt tilfredsstillende resultater. Rådmannen mener en revisjon omhandlende forebyggende sykefraværsarbeid (nærværsarbeid) og sykefraværsoppfølging vil kunne ha stor nytteverdi for kommunen. En sammenligning av system og praksis mellom kommuner vil være å foretrekke. På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger: 1. I hvilken grad arbeides det systematisk med tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte? 2. I hvilken grad påvirker fysiske og psykososiale forhold i arbeidsmiljøet sykefraværet? Rådmannen ønsket en sammenligning med andre kommuner. Dette vil være svært ressurskrevende, skriver revisjonen. Erfaringsmessig er det også vanskelig å få andre

53 kommuner til å delta i slike sammenligningsprosjekter. Revisjonen mener for øvrig at en sammenligning internt i kommunen vil kunne gi nyttig informasjon. Revisjonen antar at det vil gå med 480 timer +/- 10 % til dette prosjektet slik revisjonen har lagt det opp. Rapporten vil i utgangspunktet da være klar til behandling i junimøtet. Dersom kontrollutvalget likevel ønsker en komparativ analyse med en annen kommune, vil revisjonen, i samarbeid med administrasjonen og NAV, forsøke å finne en egnet kommune. Estimert ressursbruk vil i så fall måtte økes med ca. 200 timer. Årsaken til det er at revisjonen i realiteten må gjøre flere av de samme revisjonshandlingene i sammenligningskommunen. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Prosjektet vil stå på egne ben uten en sammenligning mellom kommuner. Vi slutter oss til revisjonens vurdering om at en sammenligning internt også vil gi nyttig styringsinformasjon. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen forklarer hvorfor i prosjektplanen, blant annet skriver revisjonen at prosjektet har en problemstilling som skal ivareta både systemperspektivet og gjennomgang av kommunens praksis. Undersøkelsen skal gjennomføres i til sammen fire virksomheter/avdelinger, i to ulike kommunalavdelinger. Dette innebærer at de samme revisjonshandlingene må gjennomføres flere ganger. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at kontrollutvalget i møtet drøfter om prosjektet skal utvides til et komparativt opplegg slik revisjonen skisserer det. Hvis kontrollutvalget konkluderer med en utvidelse kan dette presiseres i et pkt. 2 i vedtaket. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle

54 Sykefravær Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 2. februar 2016

55 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Forvaltningsrevisjonsplan skal vedtas i bystyret 29. februar Revisjonens overordnede analyse ligger til grunn for planen. I analysen skriver vi blant annet følgende om sykefravær: Ifølge kommunens styringsdokumenter har kommunens sykefravær vært høyt over lengere tid. Det samlede fraværet i 2014 var 10,3 %, dette er høyere enn nasjonalt nivå og kommunens målsetting om 9,0 %. Administrasjonen fremhever at det største fraværet er innen kommunalavdeling kultur og oppvekst og kommunalavdeling helse og sosial. Her er det enkeltvirksomheter med et sykefravær på over 20 %. Ifølge rapportering fra faggruppen for IA-avtalen rapport nr. 1/2012 fremkommer det at: «Etter KS sine beregninger medfører sykefravær i kommunesektoren årlige samlede kostnader på 15,5 mrd. kroner for kommuner og fylkeskommuner som arbeidsgivere og for folketrygden. Disse kostnadene omfatter kostnader for arbeidsgiver på om lag 7,6 mrd. kroner, om lag 7 mrd. kroner i sykepenger fra folketrygden og om lag 0,9 mrd. kroner i form av reduserte innbetalinger av arbeidsgiveravgift. Kostnadene er i hovedsak beregnet med utgangspunkt i lønns- og personalstatistikken til KS, samt fraværsstatistikken til KS. Sykefravær innebærer for kommunesektoren at oppgaver ikke blir utført og fører dermed til produksjonstap». Revisjonen har ikke funnet beregninger for den økonomiske kostnaden av sykefravær på kommunenivå. Sitatet ovenfor er gitt som et eksempel på hvor store økonomiske konsekvenser sykefraværet har på kommunalsektor. I møte med revisjonen informerer rådmannen om at sykefravær er en stor utfordring for kommunen. Rådmannen opplever at de har mange ansatte med tilrettelegging. Kommunen opplever å ha gode retningslinjer på området, men det er en utfordring å imøtekomme alle ønsker om tilrettelegging. Tidligere gjennomførte tiltak, med mål om å redusere sykefraværet, har ikke gitt tilfredsstillende resultater. Rådmannen mener en revisjon omhandlende forebyggende sykefraværsarbeid (nærværsarbeid) og sykefraværsoppfølging vil kunne ha stor nytteverdi for kommunen. En sammenligning av system og praksis mellom kommuner vil være å foretrekke. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. østfold kommunerevisjon iks 2

56 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. I hvilken grad arbeides det systematisk med tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte? 2. I hvilken grad påvirker fysiske og psykososiale forhold i arbeidsmiljøet sykefraværet? Problemstillingene er organisatorisk avgrenset til kommunalavdeling helse og sosial og kultur og oppvekst. Revisjonen vil tilstrebe å avgrense undersøkelsene mot det arbeidet kommunen selv er i gang med. For å besvare problemstilling 1 vil revisjonen undersøke system og praksis i en virksomhet/avdeling med høyt sykefravær og en virksomhet/avdeling med lavt sykefravær, i hver kommunalavdeling. Revisjonen vil plukke ut virksomheter/avdelinger, i samarbeid med administrasjonen. Samtlige virksomheter i de to kommunalavdelingene vil i utgangspunktet omfattes av undersøkelsene som gjennomføres i forbindelse med besvarelsen av problemstilling 2. Rådmannen ønsket en sammenligning med andre kommuner. Dette vil være svært ressurskrevende, både for oss og for deltakende kommuner. Erfaringsmessig er det også vanskelig å få andre kommuner til å delta i slike sammenligningsprosjekter. Slik prosjektet er presentert her innebærer det således ingen sammenligning av systemer eller praksis med andre kommuner. Vi mener imidlertid at en sammenligning internt i kommunen vil kunne gi nyttig informasjon. Også administrasjonen har forståelse for denne avgrensningen. Dersom kontrollutvalget likevel ønsker en komparativ analyse med en annen kommune, vil revisjonen, i samarbeid med administrasjonen og NAV, forsøke å finne en egnet kommune. Estimert ressursbruk vil i så fall måtte økes med ca. 200 timer. Årsaken til det er at vi i realiteten må gjøre flere av de samme revisjonshandlingene i sammenligningskommunen. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) IA-avtalen NOU 2010:13 Arbeid for helse, sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren Kommunens egne målsettinger, rutiner og retningslinjer østfold kommunerevisjon iks 3

57 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad arbeides det systematisk med tilrettelegging og oppfølging av sykemeldte? Arbeidsmiljøloven IA-avtalen Rutiner, retningslinjer, informasjon fra ledere og ansatte, personalmapper/oppfølgings dokumentasjon. Dokumentanalyse, mappegjennomgang, intervju og spørreundersøkelse. Problemstilling 2 I hvilken grad påvirker fysiske og psykososiale forhold i arbeidsmiljøet sykefraværet? Arbeidsmiljøloven NOU 2010:13 Arbeid for helse Resultater fra arbeidsmiljøundersøkelser, opplysninger fra ledere og ansatte. Dokumentanalyse, spørreundersøkelse og intervju. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lene Brudal forvaltningsrevisor Constance Hauser - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Januar april 2016 Antall timer 480 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Mai 2016 Når rapport er sendt til ØKUS Mai 2016 En «vanlig» forvaltningsrevisjon utgjør ca. 300 timer. Dette omfatter normalt to problemstillinger, hvor en tar for seg systemperspektivet og en undersøker praksis. Foreslått ressursbruk i dette prosjektet utgjør 480 timer +/-. Prosjektet har en problemstilling som skal ivareta både systemperspektivet og gjennomgang av kommunens praksis. Undersøkelsen skal gjennomføres i til sammen fire virksomheter/avdelinger, i to ulike kommunalavdelinger. Dette innebærer at de samme revisjonshandlingene må gjennomføres flere ganger, og medfører økt ressursbruk til datainnsamling, analyse, sammenstilling og kvalitetssikring. I tillegg innebærer prosjektet en undersøkelse i samtlige virksomheter i de to kommunalavdelingene som tar sikte på å besvare om det foreligger fysiske eller psykososiale forhold som kan påvirke sykefraværet. En slik undersøkelse krever analyse av en rekke elementer for å kunne danne grunnlag for slutninger om eventuelle sammenhenger. østfold kommunerevisjon iks 4

58 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 14159/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for Moss kommune, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/45 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden , samt en bestilling i løpet av I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene, slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt. Leveransegraden for Moss kommune 2015, utgjør 115 % som tilsvarer et merforbruk på 178 timer. Merforbruket ble varslet høsten 2015 i forbindelse med statusrapport for 1. halvår Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 107 %.

59 Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2015 tas til orientering.

60 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/129 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 15866/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /5 Notat - reglement for godtgjøring til folkevalgte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Notat- reglement for godgjøring til folkevalgte, til etterretning. Revisjonens gjennomgang viser at det er behov for presiseringer og strukturelle justeringer på flere områder i reglementet. Reglement legger på enkelte områder også til rette for ordninger som strekker seg lenger enn hva KS legger til grunn. Kontrollutvalget mener derfor at det kan være fornuftig om bystyret gjennomgår reglementet i sin helhet, og vurderer behov for endringer med utgangspunkt i KS sine anbefalinger. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til revisjonens konkrete anbefalinger om at: det vurderes om det er behov for å tydeliggjøre tidspunkt for vedtakelse i reglementet, samt om det er behov for å legge føringer for hvilke justeringer påtroppende bystyret skal kunne gjøre i valgperioden det vurderes om det er behov for presiseringer i reglementets bestemmelser om regulering av ordførers lønn, og fastsetter om, og eventuelt hvordan ordførers lønn skal reguleres utover årlig justering i tråd med stortingsrepresentantens det utarbeides retningslinjer for saksbehandlingen i etterlønnssaker, og at det vurderes om det er hensiktsmessig å gjøre disse til en del av reglementet, samt i hvilken del av reglementet disse bestemmelsene bør fremgå. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling: Bystyret tar Notat- reglement for godgjøring til folkevalgte, til etterretning og noterer seg revisjonens konkrete anbefalinger knyttet til tidspunkt for endring av reglementet, fastsetting av ordfører lønn og saksbehandlingen i etterlønnsaker. Revisjonens gjennomgang viser at det er behov for presiseringer og strukturelle justeringer på flere områder i reglementet. Reglement legger på enkelte områder også til rette for ordninger som strekker seg lenger enn hva KS legger til grunn. Bystyret tar til etterretning at bystyret bør gjennomgå reglementet i sin helhet, og vurdere behov for endringer med utgangspunkt i KS sine anbefalinger.

61 Fredrikstad, Vedlegg Notat reglement for godgjøring til folkevalgte, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/72, med vedlegg: Anke til kontrollutvalget (med vedlegg: Innstilling 356 S ( )) fremmet i bystyrets møte Reglement for folkevalgte organer og delegering for Moss kommune (versjon ) Bystyrets vedtak i sak «Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune - forslag til nytt reglement» ( ) Reglement for godgjøring til de folkevalgte i Moss kommune (versjon ) Saksopplysninger Bakgrunnen for saken: I bystyrets møte ble det enstemmig vedtatt å sende en anke til kontrollutvalget som gjelder «prosedyre for tolkningen og anvendelse av fullmakter som er foretatt i henhold til «Reglement for godgjøring til folkevalgte» ( ). Kontrollutvalget behandlet anken i sitt møte og vedtok en bestilling til revisjonen: 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å vurdere de problemstillingene som reises i anken: Om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: Tidspunktet for å vedta nytt godtgjøringsreglement (jf. bystyresak 105/15, ) Fastsetting av ordførers lønn Behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn 2. Timene som brukes på oppdraget tas fra forvaltningsrevisjonsressursen for Kontrollutvalget ber om å få et notat til det første møtet i I møtet ble det avtalt at oppdraget også skulle omfatte å komme med anbefalinger dersom det ble avdekket avvik. Sekretariatet har mottatt notat fra revisjonen, datert Revisjonens vurderinger og anbefalinger: Når det gjelder revisjonens vurderinger så viser vi til notatet i sin helhet. På bakgrunn av vurderingene mener revisjonen at det er behov for presiseringer på enkelte områder: «Revisjonen anbefaler at det vurderes om det er behov for å tydeliggjøre tidspunkt for vedtakelse i reglementet, samt om det er behov for å legge føringer for hvilke justeringer påtroppende bystyret skal kunne gjøre i valgperioden. Revisjonen mener det er viktig at bystyret tar stilling til i hvilken grad det påtroppende bystyret skal kunne justere reglementet på en slik måte at det får konsekvenser for politikernes økonomiske rammebetingelser i valgperioden. Vi anbefaler at det vurderes om det er behov for presiseringer i reglementets bestemmelser om regulering av ordførers lønn, og fastsetter om, og eventuelt hvordan ordførers lønn skal reguleres utover årlig justering i tråd med stortingsrepresentantens. Justeringer i valgperioden bør i størst mulig grad være rent administrative beslutninger som følger automatisk av reglementet.

62 Revisjonen anbefaler at det utarbeides retningslinjer for saksbehandlingen i etterlønnssaker, og at det vurderes om det er hensiktsmessig å gjøre disse til en del av reglementet, samt i hvilken del av reglementet disse bestemmelsene bør fremgå. I november 2015 ba bystyret om rådmannens redegjørelse for hvordan sammenlignbare kommuner praktiserer etterlønnsordninger. Revisjonen anser dette som et viktig bidrag i arbeidet med å legge føringer for saksbehandlingen i etterlønnssaker. Det er behov for presiseringer og strukturelle justeringer på flere områder. Kommunens reglement legger på enkelte områder også til rette for ordninger som strekker seg lenger enn hva KS legger til grunn. Vi mener derfor at det kan være fornuftig om bystyret gjennomgår reglementet i sin helhet, og vurderer behov for endringer med utgangspunkt i KS sine anbefalinger.» Ordfører har avgitt sine kommentarer til notatet. Ordfører har noen kommentarer til revisjonens faktabeskrivelse, pkt. 4 i notatet. Avslutningsvis har han også noen kommentarer til revisjonens anbefalinger. Vurdering Det er sekretariatets oppfatning at revisjonen har besvart spørsmålene i bestillingen. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret(se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i notatet vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan revisjonens anbefalinger kan følges opp.

63 Til kontrollutvalget i Moss kommune Notat reglement for godtgjøring til folkevalgte 1. Bakgrunn for oppdraget I bystyrets møte ble det vedtatt å sende en anke til kontrollutvalget. Anken gjelder prosedyre for tolkning og anvendelse av fullmakter som er foretatt i henhold til «Reglement for godtgjøring til folkevalgte». I kontrollutvalget (sak PS 15/72) fikk revisjonen i oppdrag å vurdere de problemstillingene som reises i anken, herunder om kommunens reglement og andre sentrale retningslinjer er fulgt når det gjelder: tidspunktet for å vedta nytt godtgjørelsesreglement (jf. bystyresak 105/15, ) fastsetting av ordførers lønn behandling av to søknader om etterlønn og beregning av etterlønn Revisjonens oppdrag omfatter også å komme med anbefalinger dersom det avdekkes avvik. 2. Gjennomføring av oppdraget Oppdraget er gjennomført ved bruk av dokumentanalyse. Følgende av kommunens dokumenter er gjennomgått: Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune Protokoll fra bystyret , sak 097/11 Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune Protokoll fra bystyret , sak 093/13 Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune Møteprotokoll fra reglementskomiteen, Protokoll fra bystyret , sak 105/15 Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune I tillegg er det innhentet ytterligere opplysninger fra ordfører. Faktafremstillingen bygger på dokumentene, supplert med ordførers opplysninger. østfold kommunerevisjon iks 1

64 Faktabeskrivelsen ble sendt til ordfører 13. januar. Hensikten med oversendelsen var at ordfører skulle lese gjennom notatets faktabeskrivelse, og komme med tilbakemelding ved feil i fakta og behov for korrigeringer, samt besvare oppfølgingsspørsmål, før vi foretok våre vurderinger. Etter revisjonens oppfatning kunne enkelte av opplysningene vært fulgt opp ytterligere, men på grunn av rammene til denne undersøkelsen har vi ikke prioritert dette. Faktabeskrivelsen ble noe endret på grunnlag av tilbakemeldinger fra ordfører. Notatet, inkludert vurderinger, ble deretter lagt frem for ordfører til uttalelse 26/27. januar. Uttalelsen følger vedlagt. I uttalelsen kommer ordfører med flere kommentarer til notatets faktabeskrivelse, som ikke har fremkommet i tidligere korrespondanse. Vi har funnet det hensiktsmessig å justere faktabeskrivelsen også i denne omgang. Hva gjelder ordførers kommentarer til anbefalingene, ser vi ikke behov for å gjøre endringer i våre vurderinger eller anbefalinger. Revisjonen har vurdert saksbehandlingen opp mot kommunens eget reglement, men også foretatt vurderinger av kommunens system og praksis opp mot nasjonale føringer, herunder veileder fra KS, samt stortingsdokumenter. Revisjonskriteriene er hentet fra følgende kilder: Kommuneloven av 25.september 1992, nr. 107 KS veileder «Økonomiske vilkår for folkevalgte» Innstilling fra Stortingets presidentskap til Stortinget om godtgjørelser for stortingsrepresentantene og regjeringens medlemmer, Innst. 90 S ( ) og Innst. 356 S ( ) ( 3. Utledning av revisjonskriterier I henhold til kommunelovens kapittel 7 har de folkevalgte rett og plikt til å utøve sitt verv, og å motta godtgjørelse for dette, samt erstatning for økonomisk tap som følge av vervet. KS har utarbeidet en veileder med anbefalinger til kommunene i forbindelse med fastsettelse av økonomiske rammebetingelser for de folkevalgte. KS baserer sine anbefalinger på at folkevalgte godtgjøres for hvert verv de er valgt til. Godtgjøringen kan regnes som en prosentandel av ordførers godtgjøring, men den kan også fastsettes på andre måter. Godtgjøringen kan bestå av ulike elementer: Frikjøp KS anbefaler at folkevalgte med belastende verv som tilsvarer en tredjedel eller mer av et heltidsverv, blir frikjøpt det vil si at de godtgjøres for hele vervet de er valgt til. Dette omfatter møtegodtgjøring, fast godtgjøring og tap av inntekt. Fast årlig godtgjøring Folkevalgte kan godtgjøres for hvert verv de er valgt til, istedenfor eller i tillegg til møtegodtgjørelse. Godtgjøringen kan regnes som en prosentandel av ordførers godtgjørelse. Møtegodtgjøring Godtgjøring for møter er vanligvis et fast beløp pr. møte. Størrelsen kan variere avhengig av arbeidets omfang og om det ytes fast godtgjøring i tillegg. Erstatning for tapt inntekt Folkevalgte som ikke er frikjøpt, får erstatning for tap av inntekt (det skilles mellom legitimert og ulegitimert tap) ut i fra en sats som er bestemt av bystyret. Godtgjørelsen kan østfold kommunerevisjon iks 2

65 komme i stedet for eller i tillegg til møtegodtgjørelse. Satsen for legitimert tap må settes slik at alle yrkesgrupper kan delta som folkevalgte uten å lide økonomisk tap. Hensikten med fastsettelse av godtgjørelse er å sørge for forutsigbarhet i de folkevalgtes økonomiske vilkår. Myndigheten til å fastsette godtgjørelse ligger til bystyret og kan ikke delegeres, jf. kommuneloven 42. Det er opp til bystyret å fatte de vedtak som er nødvendig for å gjøre ordførers, og andre folkevalgtes økonomiske fremtid forutsigbar i valgperioden. I reglementet bør det fremgå tydelig hvilke verv som er frikjøpt, hvilket ansvar og arbeidsoppgaver som faller inn under de ulike vervene og godtgjørelsene, herunder også varafunksjoner. Bystyret er habilt til å fastsette alle godtgjørelser, også egne. Reglement for godtgjørelse tidspunkt for vedtakelse KS anbefaler at godtgjøringsreglementet er kjent for de folkevalgte når bystyret konstituerer seg, slik at de politisk valgte har oversikt over de økonomiske vilkårene som følger vervene. Reglementet bør derfor vedtas av det avtroppende bystyret. Det påtroppende bystyret bør imidlertid gjennomgå reglementet og vurdere om de kan slutte seg til det. Reglementet bør gjøres gjeldende i hele valgperioden av hensyn til forutsigbarhet. Ordførers lønn - fastsettelse Bystyret bestemmer hvordan ordførers lønn skal fastsettes. Ordførers godtgjøring kan eksempelvis være fastsatt på bakgrunn av stortingsrepresentanters lønn. Dette er vanlig (2011) og gir ordføreren en automatisk lønnsutvikling. Stortingsrepresentanters godtgjøring reguleres i utgangspunktet årlig. I 2012 ble det foretatt endringer i lønnen to ganger grunnet bortfall av diettordning. Den tidligere diettordningen gikk ut på at stortingsrepresentanter fikk diettgodtgjørelse 330 dager i året. Godtgjørelsens størrelse var avhengig av om representantens bopel var lengre eller kortere enn 40 km fra Stortinget. Satsene utgjorde henholdsvis ,- og ,-. Som en kompensasjon for bortfall av denne ordningen ble lønnen justert opp med ,- fra januar 2012, i tillegg til den årlige lønnsøkningen i mai. Det ble presisert at økningen ikke i seg selv gir grunnlag for høyere godtgjørelse for andre grupper som får fastsatt sin godtgjørelse etter nivået på stortingsrepresentantenes godtgjørelse. Noen store kommuner knytter lønnen til statsrådenes lønn, mens andre fastsetter en årssum som skal gjenspeile det arbeidet det er forventet at ordfører utfører. I de fleste kommuner er ordfører frikjøpt (2011). Uavhengig av hvordan man fastsetter ordførers lønn, bør dette være nedfelt i kommunens reglement, herunder også om godtgjørelsen er fast i hele perioden, og om, og eventuelt hvordan, den skal reguleres. Det må også klargjøres hva godtgjørelsen skal omfatte, herunder også om ordfører skal ha godtgjørelse for møter i tillegg, eventuelt hvilke møter. Fra 1. mai 2015 utgjorde stortingsrepresentantens godtgjørelse ,- Etterlønn/ettergodtgjøring saksbehandling av to søknader Hensynet bak ordningen med etterlønn er den usikkerheten de folkevalgte kan stå i ved utløpet av en valgperiode. Folkevalgte har en lovfestet rett til permisjon fra sitt arbeid ved deltakelse i politisk verv. For enkelte kan muligheten til å gå direkte tilbake i arbeid etter endt tjeneste likevel være redusert. Mange kommuner har innført ordninger med etterlønn (57,5 % i 2009). østfold kommunerevisjon iks 3

66 I henhold til KS sine anbefalinger bør ordfører og folkevalgte som har vervet som sin hovedbeskjeftigelse gis ettergodtgjøring 1,5 eller 3 måneder avhengig av om vedkommende har en jobb å gå tilbake til eller ikke. Noen kommuner har også vedtatt ordninger utover dette. Stortinget uttaler følgende om fratredelsesytelser og etterlønn: «Representant som ikke fortsetter etter nyvalg kan søke om å motta fratredelsesytelse tilsvarende den faste godtgjørelsen, i inntil tre måneder utover valgperioden. Fratredelsesytelse kan bare innvilges mot fremleggelse av egenerklæring om inntektssituasjonen, og det skal avkortes mot ev. øvrige inntekter som overstiger 5000 kroner i perioden. Presidentskapet kan tilstå ev. fratredelsesytelse, med de samme begrensninger, til innkalte vararepresentanter som har møtt sammenhengende over en viss tid.» «Representanter som er aktivt arbeidssøkende eller tar nødvendig og relevant utdanning, kan søke om etterlønn i inntil ett år etter perioden for fratredelsesytelse. Etterlønnen skal avkortes mot ev. øvrige arbeidsinntekter, og utgjør 66 prosent av den faste stortingsgodtgjørelsen.» 4. Faktabeskrivelse Reglement for godtgjøring til de folkevalgte i Moss kommune ble først vedtatt 23. september Det fremgår av reglementet at det er revidert i bystyret i mars og desember 2004, februar 2005, juni 2007, oktober 2011, oktober 2013 og sist i november Det fremgår av reglementets punkt 3.1 at ordfører arbeider med kommunens saker på heltid og varaordfører 50 % (tidligere 80 %). Godtgjøring til varaordfører beregnes nivåmessig ut fra ordførers godtgjørelse. Det fremgår videre av reglementets punkt 3.2 at partiene som velges inn i bystyret har krav på frikjøpsressurser. Faste frikjøpsressurser beregnes nivåmessig ut fra ordførers godtgjørelse. Alle gruppeledere gis mulighet til å frikjøpes inntil 30 % (tidligere 20 %), og lederne for utvalgene gis mulighet til å frikjøpes inntil 20 %. Posisjonslederen og opposisjonskoordinatoren gis mulighet til frikjøp inntil 20 % (tidligere bare opposisjonslederen). Gruppelederne frikjøpes en dag i forbindelse med bystyremøte og formannskapets medlemmer i forbindelse med møte i formannskapet (unntak hvis det faller på en dag som allerede er frikjøpt). Ordfører opplyser om at bakgrunnen for enkelte av endringene som ble gjort var opprettelsen av et nytt fagutvalg, og et ønske om reduksjon i varaordførers frikjøp. Reglementet har også bestemmelser om fast godtgjøring og møtegodtgjørelse. Lederne for hovedutvalg, kontrollutvalg, styrene for de kommunale foretakene, administrasjonsutvalget (nytt fra november 2015), samt gruppelederne ytes en fast årlig godtgjøring på 6 % av ordførers godtgjørelse. Ordfører informerer om at tidligere (før november 2015) fikk ikke de av gruppelederne som også var ledere av utvalg denne godtgjørelsen, men dette er nå endret slik at alle gruppeledere får denne godtgjørelsen, uavhengig av om de også leder et utvalg (og blir godtgjort for dette). Dette er, ifølge ordfører, gjort for å sikre likebehandling. Alle faste medlemmer av formannskapet, hovedutvalgene, kontrollutvalget, styrene for de kommunale foretakene, administrasjonsutvalget og overformyndere ytes en fast årlig godtgjøring på 3 % av ordførers godtgjøring. Ordfører opplyser at disse godtgjørelsene kommer i tillegg til et eventuelt frikjøp. østfold kommunerevisjon iks 4

67 Reglementets punkt 3.5 gir også mulighet for erstatning ved tap av inntekt. Ordfører informerer om at denne ordningen i stor grad er erstattet av frikjøpsordningene. Dette handler om mulighet til å utføre sitt verv uavhengig av arbeidssituasjon, og skal ivareta likebehandling. Det fremgår innledningsvis av reglementet at det er ordfører som har ansvar for ajourhold og fortolkninger av reglementet. Av reglementets punkt 3.7 fremgår det at reglementskomiteen behandler klagesaker vedrørende tolkning av reglementet og innstiller overfor formannskapet som avgjør. Denne formuleringen er ny fra november Tidligere fremgikk det av reglementet at reglementskomiteen hadde både tolkningsmyndighet og myndighet til å avgjøre klager. Ordfører legger til at reglementskomiteen aldri har hatt myndighet til å avgjøre saker, og viser til reglement for folkevalgte organer og delegering for Moss kommune. Her fremgår det at reglementskomiteen innstiller til formannskapet innenfor sitt ansvarsområde, samt at komiteen ikke har besluttende myndighet. I november 2015 ba bystyret om rådmannens redegjørelse for hvordan sammenlignbare kommuner praktiserer myndighetsforholdet. Reglement for godtgjørelse tidspunkt for vedtakelse I henhold til reglementets punkt 2.1, skal reglementet vedtas av det sittende bystyret det året det avholdes valg. Kommunen har hatt følgende praksis de to siste valgperiodene: Forrige bystyre ble valgt 17. oktober Forslag til nytt reglement ble vedtatt av det nye bystyret i møte 17. oktober Nytt bystyre i Moss ble valgt 19. oktober Forslag til endringer i reglementet for godtgjøring ble vedtatt i det nye bystyrets etterfølgende møte 9. november Endringene bestod blant annet av reduksjon i omfanget til varaordførers stilling, økt omfang av mulig frikjøp for gruppeledere og mulighet for posisjonslederen 2 for frikjøp inntil 20 %. Ordfører informerer om at reglementskomiteen hadde planlagt med to møter våren/sommeren 2015, som ikke lot seg gjennomføre grunnet frafall. I tillegg gjorde endringer i utvalgsstrukturen og etablering av nye samarbeidskonstellasjoner det nødvendig å foreta endringer i reglementet. Ordfører legger til at selv om reglementet er endret etter valget, har ingen fått redusert sine forventede godtgjørelser fra det gamle til det nye reglementet (med unntak av varaordfører i 2015, men dette var tydelig kommunisert). Ordførers lønn - fastsettelse I henhold til kommunens reglement for godtgjørelse skal ordføreren ytes en fast årsgodtgjørelse som tilsvarer stortingsrepresentantens faste årsgodtgjøring. Godtgjøringen skal dekke alle oppdrag som ligger til utøvelsen av vervet som ordfører, samt verv i kommunale organer som fastsetter godtgjøring etter samme reglement. 1 Saken var først oppe i bystyrets møte 20. juni 2011, men det ble vedtatt å utsette behandlingen til neste ordinære bystyre. Neste bystyremøte ble avholdt 19. september 2011, men saken ble ikke tatt opp i dette møtet. 2 Nyopprettet verv i det nye bystyret. østfold kommunerevisjon iks 5

68 Ordførerens godtgjørelse skal være fast (presisering fra november 2015) og det er den faste årsgodtgjøringen til stortingsrepresentantene det skal tas utgangspunkt i. Ordfører legger til at slik har ordningen vært praktisert siden før I tabellen nedenfor fremgår hvordan nivået på ordførers lønn er justert i perioden Tabell 1: Stortingsrepresentanters lønn - Ordførers lønn År Stortingsrepresentanters lønn Ordførers lønn , , , , , , , , , , (januar) , , (mai) , , , , , , , ,- Kilde: Stortingsrepresentanters lønn er hentet fra mens opplysningene om ordførers lønn er mottatt fra ordføreren selv. Ordfører informerer om at godtgjørelsen er justert automatisk og i tråd med stortingsrepresentantens lønn i hele perioden, slik det fremgår av tabellen. Rett i etterkant av stortingets justering i januar 2012 ble det foretatt en drøfting mellom rådmennene i kommunene i Østfold. Det var enighet om at ordførerens godtgjøring også skulle justeres i tråd med denne endringen. Ordfører får dekket reiseutgifter etter statens regulativ. Reiseutgifter til og fra kommunale møter innen byens grenser dekkes ikke. Tabellen nedenfor viser gjennomsnittlig grunnlønn for ordførere pr. desember Tabell 2: Ordførerlønn - desember 2014 (Oslo er ikke inkludert) Antall innbyggere Antall ordførere Gjennomsnittlig grunnlønn per måned Alle kommuner ,- færre enn , , , , ,- Mer enn ,- Kilde: KS lønns- og personalstatistikk. Tallene viser en gjennomsnittlig månedslønn på ,- i kommuner i samme innbyggerkategori som Moss. Dette tilsvarer en årlig godtgjørelse på ,-. Etterlønn/ettergodtgjørelse saksbehandling av to søknader I Moss kommune ble muligheten for å søke om etterlønn tatt inn i reglementets punkt 3.2.9, ved vedtak fra : «Ved frikjøp gis det mulighet til å søke om etterlønn i inntil 3 måneder når vedkommende trer ut av vervet.» østfold kommunerevisjon iks 6

69 Revisjonen har fått forelagt dokumentasjon på behandlingen av to søknader om etterlønn: Søknad 1 - mai Søknad om tre måneders etterlønn for varaordfører 30 % Søknad 2 - september Søknad om tre måneders etterlønn for 2*20 % Søknadene ble innvilget av ordfører i september 2015 under henvisning til reglement for godtgjøring til folkevalgte punkt Søkerne fikk innvilget tre måneder etterlønn fra november til januar under forutsetning av at dersom de kommer i lønnet arbeid innen 31. januar vil betalingen bli avsluttet. Det fremgår videre at søkerne selv plikter å melde i fra om dette. Det fremgår ingen opplysninger utover dette. I november 2015 ba bystyret om rådmannens redegjørelse for hvordan sammenlignbare kommuner praktiserer etterlønnsordninger. 5. Revisjonens vurderinger Revisjonen har ikke foretatt en fullstendig gjennomgang av reglementet for folkevalgte, og vurderingene er i all hovedsak knyttet til de problemstillingene som er reist. Reglement for godtgjørelse tidspunkt for vedtakelse Slik revisjonen vurderer kommunens reglement skal det sittende bystyret vedta reglementet før nyvalg, slik KS anbefaler. Kommunens praksis ved de to siste valgene har imidlertid ikke vært i tråd med reglementet, og heller ikke anbefalingene fra KS. At reglementet er klart og tydelig på hvilke økonomiske rammer som følger det enkelte verv før bystyret blir konstituert er en fordel slik at regulering av lønnen i størst mulig grad blir en administrativ oppgave og ikke et spørsmål som er oppe til vurdering i valgperioden. Revisjonen mener imidlertid at det ikke er noe i veien for at det gjøres justeringer i reglementet etter at nytt bystyre er konstituert. Det er tvert i mot viktig at nytt bystyre vurderer om de kan slutte seg til reglementet slik det fremstår. Etter revisjonens vurdering bør likevel endringer i reglementet først foretas og vedtas av det avtroppende bystyre, slik både kommunens eget reglement og KS legger opp til. Slik vil man sikre at de politisk valgte i størst mulig grad har oversikt over de økonomiske vilkårene som følger vervene før bystyret konstituerer seg. Da vil man også i større grad kunne unngå at det påtroppende bystyret ser behov for endringer etter valget. Det er imidlertid like viktig at det nye bystyret gjennomgår reglementet og vurderer om de kan slutte seg til det. Ordførers lønn - fastsettelse Det er opp til bystyret å bestemme grunnlaget for fastsettelse av ordførers lønn. Det er vanlig å fastsette og justere lønnen på bakgrunn av stortingsrepresentanters godtgjøring, slik det er gjort i Moss. Dette sikrer ordføreren en automatisk lønnsutvikling. I november 2015 ble det tatt inn en presisering i kommunens reglement om at ordførers godtgjørelse er fast. Slik revisjonen oppfatter det har endringen ingen praktisk betydning, da ordfører opplyser om at det er slik ordningen også har vært praktisert før denne endringen. Revisjonen forstår anken slik at det stilles spørsmål ved om økningen i stortingsrepresentantenes godtgjørelse i januar 2012 også skulle tilfalle ordføreren. Ut i fra reglementets ordlyd skal ordførers godtgjørelse tilsvare stortingsrepresentantens faste godtgjørelse. Tidligere (før 2012) var stortingsrepresentantens diettgodtgjørelse et tillegg, og ble ikke regnet med i den faste godtgjørelsen. Da reglementet for diettgodtgjørelse ble endret, fikk imidlertid representantene ,- i kompensasjon for denne endringen. Selv østfold kommunerevisjon iks 7

70 om kompensasjonen skyldes endring i en godtgjørelse som lå utenfor den faste godtgjørelsen, er denne summen nå en del av stortingsrepresentantens faste godtgjørelse. Det foreligger ikke spesielle bestemmelser i kommunens reglement som angir hvordan særskilte justeringer av stortingsrepresentanters godtgjørelse skal påvirke ordførers lønn. Tolket etter sin ordlyd innebærer kommunens reglement derfor at ordførers lønn til enhver tid skal tilsvare stortingsrepresentantens faste godtgjørelse. Etter vår oppfatning tilsier imidlertid reelle hensyn at ikke alle justeringer av stortingsrepresentantens faste godtgjørelse automatisk skal tilfalle ordfører. Etter vår vurdering kan det derfor reises berettiget tvil om tolkningen av reglementet på dette punktet. Vi mener å finne støtte for denne tolkningen i stortingets egne føringer. Stortinget har selv presisert at økningen som fant sted i januar 2012 ikke i seg selv ga grunnlag for høyere godtgjørelse for andre grupper som får fastsatt sin lønn på bakgrunn av stortingsrepresentantens. Hvorvidt endringen skal danne grunnlag for endring i ordførers lønn blir da opp til den enkelte kommune å avgjøre. Slik reglementet fremstod på dette tidspunktet lå tolkningsmyndigheten til ordfører, samtidig som tolkninger og tvilstilfeller skulle avgjøres av reglementskomiteen. Revisjonen har ikke fått forelagt dokumentasjon som viser at reglementskomiteen har fått forelagt dette spørsmålet. Slik vi har oppfattet fakta i denne saken ble spørsmålet lagt frem for rådmennene i Østfold til drøfting. Rådmennene kom frem til at nivået på ordførers lønn også skulle økes i januar Revisjonen har ikke fått forelagt dokumentasjon eller opplysninger om hvilke hensyn som ble tatt da rådmennene kom til sin konklusjon, heller ikke hvorvidt reglementskomiteen eller bystyret var involvert i beslutningen. Det er derfor vanskelig for revisjonen å ta stilling til den vurderingen som ble gjort. På den annen side mener vi likevel at det var fornuftig å legge spørsmålet til administrasjonen, slik at avgjørelsen om ordførers lønn i størst mulig grad blir et administrativt spørsmål, slik KS anbefaler. Revisjonen kan ikke ta stilling til hvilket beløp som skal ligge til grunn for fastsetting av ordførers lønn. Slik det ser ut ligger imidlertid ikke Moss noe høyere hva gjelder ordførerlønn enn andre kommuner med samme innbyggertall. Etterlønn/ettergodtgjøring saksbehandling av to søknader Folkevalgte kan ha begrenset mulighet til inntekter i perioden etter endt tjeneste. Etterlønn eller andre fratredelsesytelser kan bidra til å redusere den økonomiske usikkerheten til folkevalgte ved utløp av valgperioden. Det er opp til bystyret å fastsette hvilke ordninger kommunen skal tilby sine folkevalgte. Kommunens reglement legger opp til en ordning med etterlønn, slik også mange andre kommuner har. Reglementet gir mulighet til å søke om etterlønn i inntil 3 måneder ved frikjøp. Reglementet legger imidlertid ingen føringer for saksbehandlingen i slike saker, eksempelvis hvilke kriterier som skal ligge til grunn for vurderingen, dokumentasjonskrav knyttet til inntektssituasjon eller hvor mange prosent av godtgjørelsen etterlønnen skal utgjøre. Revisjonen har ikke fått forelagt dokumentasjon eller utregninger i forbindelse med saksbehandlingen av to etterlønnssaker, utover at søknadene er innvilget av ordfører under forutsetning av at betalingen blir avsluttet dersom de kommer i lønnet arbeid. Da kommunen ikke har rutiner eller retningslinjer utover det som fremgår i reglementet, og det i stor grad er opp til det enkelte bystyre å bestemme hvilke ordninger de ønsker for sine folkevalgte, er det vanskelig for revisjonen å ta stilling til om praksis har vært tilfredsstillende. Manglende rutiner og retningslinjer gir imidlertid stor myndighet til den som har tolkningsmyndigheten. I reglementet som var gyldig på tidspunktet for østfold kommunerevisjon iks 8

71 saksbehandlingen i disse sakene, fremstår det for revisjonen også som uklart hvorvidt denne myndigheten lå til ordfører alene, reglementskomiteen, eller begge. Dette fremstår som avklart i någjeldende reglement. Revisjonen gjør oppmerksom på at reglementets bestemmelse om etterlønn er plassert i punkt 3.2 som omhandler frikjøp til andre enn ordfører og varaordfører (bestemmelser om ordførers og varaordførers godtgjørelse fremkommer av reglementets punkt 3.1). Etter sin ordlyd gir bestemmelsen mulighet for etterlønn til folkevalgte som er frikjøpt. Slik revisjonen oppfatter det er både varaordfører og ordfører frikjøpt, selv om reglementet ikke uttrykkelig beskriver deres ansettelsesforhold som frikjøp. Men ved å plassere bestemmelsen om etterlønn i punkt 3.2, kan det oppstå tvil om hvorvidt bestemmelsen i punkt om etterlønn, også gjelder ordfører og varaordfører. Selv om reglementet kan fremstå som uklart på dette punkt, fremstår det som lite tvilsomt for revisjonen at folkevalgte som har belastende verv av et omfang som er på nivå med varaordfører og ordfører bør kvalifisere til etterlønn, gitt at kommunen har besluttet å ha slike ordninger. Kommunens reglement legger på enkelte områder til rette for ordninger som strekker seg lenger enn hva KS legger til grunn. Blant annet legger KS til grunn frikjøpsordninger for folkevalgte som har belastende verv som tilsvarer en tredjedel eller mer av et heltidsverv, mens det i Moss legges til rette for frikjøp for folkevalgte med verv tilsvarende mindre enn 20 %. 3 Ved å ha frikjøpsordninger utover det KS anbefaler, vil også etterlønnsordningen kunne treffe flere folkevalgte enn det KS legger opp til. 6. Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av vurderingene mener revisjonen at det er behov for presiseringer på enkelte områder og vi har følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at det vurderes om det er behov for å tydeliggjøre tidspunkt for vedtakelse i reglementet, samt om det er behov for å legge føringer for hvilke justeringer påtroppende bystyre skal kunne gjøre i valgperioden. Revisjonen mener det er viktig at bystyret tar stilling til i hvilken grad det påtroppende bystyret skal kunne justere reglementet på en slik måte at det får konsekvenser for politikernes økonomiske rammebetingelser i valgperioden. Vi anbefaler at det vurderes om det er behov for presiseringer i reglementets bestemmelser om regulering av ordførers lønn, og fastsetter om, og eventuelt hvordan ordførers lønn skal reguleres utover årlig justering i tråd med stortingsrepresentantens. Justeringer i valgperioden bør i størst mulig grad være rent administrative beslutninger som følger automatisk av reglementet. Revisjonen anbefaler at det utarbeides retningslinjer for saksbehandlingen i etterlønnssaker, og at det vurderes om det er hensiktsmessig å gjøre disse til en del av reglementet, samt i hvilken del av reglementet disse bestemmelsene bør fremgå. I november 2015 ba bystyret om rådmannens redegjørelse for hvordan sammenlignbare kommuner praktiserer etterlønnsordninger. Revisjonen anser dette som et viktig bidrag i arbeidet med å legge føringer for saksbehandlingen i etterlønnssaker. 3 I tillegg legger kommunens reglement opp til at folkevalgte godtgjøres med frikjøp, men i tillegg får fast godtgjørelse/møtegodtgjørelse. KS sine anbefalinger legger opp til at slike godtgjørelser dekkes av frikjøpet. østfold kommunerevisjon iks 9

72 Det er behov for presiseringer og strukturelle justeringer på flere områder. Kommunens reglement legger på enkelte områder også til rette for ordninger som strekker seg lenger enn hva KS legger til grunn. Vi mener derfor at det kan være fornuftig om bystyret gjennomgår reglementet i sin helhet, og vurderer behov for endringer med utgangspunkt i KS sine anbefalinger. Rolvsøy, 2. februar 2016 Lene Brudal forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 10

73 7. Vedlegg Ordførers uttalelse østfold kommunerevisjon iks 11

74 østfold kommunerevisjon iks 12

75 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/124 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 1863/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /6 Revisjonsnotat - Låneopptak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsnotat om låneopptak tas etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at rådmannen omgående vil iverksette arbeid for å bringe forholdet i orden, og at finansreglementet blir tilpasset gjeldende praksis på området. Fredrikstad, Vedlegg Revisjonsnotat Låneopptak, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen har foretatt en gjennomgang av kommunens håndtering av låneopptak. Undersøkelsen omfatter ikke KF-ene. Følgende handlinger er utført: kontrollert om årets låneopptak er i tråd med lovverket, vedtatte rammer, aktuelle bestemmelser i Finansreglementet og rutinen Låneopptak, anbudsprosess gjennomgang av dokumentasjon vedrørende årets låneopptak, samt evt. avklaringer med regnskapssjefen Revisjonen konkluderer med at låneopptaket i 2015 er gjennomført i tråd med internt regelverk og vedtatte rammer. Bruk av ubrukte lånemidler tidligere år reduserte årets låneopptak. Dette er i tråd med Veileder for Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet. Kommunen har foretatt direkte anskaffelse uten utlysning. Det foreligger en domsavgjørelse fra 2014 som slår fast at reglene om offentlig anbud også gjelder kommunale låneopptak. Dette innebærer at kommunen har brutt reglene ved denne anskaffelsen.

76 Moss kommune bekrefter saksopplysningene. Kommunen har ikke vært tilstrekkelig aktpågivende i denne saken og foretatt offentlig utlysning. Som det står i revisjonens notat så har kommunen fulgt alle interne rutiner i finansreglementet knyttet til låneopptak med forespørsel til 3 aktører. Det blir omgående iverksatt arbeid med å gjennomføre anbudsprosess for å bringe orden i dette forholdet. Det vil også bli innarbeidet en korrigering i finansreglementets punkt 6.3 vedrørende rutiner omkring låneopptak. Vurdering Sekretariatet vurderer lovbruddet med at kommunen ikke har tilpasses finansreglementet punkt 6.3 etter domsavgjørelsen fra Rådmannen har i sin tilbakemelding redegjort at det omgående iverksettes arbeid med å gjennomføre anbudsprosess for å bringe orden i dette forholdet, samt en korrigering i finansreglementets punkt 6.3 vedrørende rutiner omkring låneopptak. Endringer i finansreglementet vil fremlegges for bystyret. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta notat om låneopptak til etterretning.

77 NOTAT Låneopptak Bakgrunn for notatet Som en del av den planlagte revisjonen i 2015 har revisjonen kontrollert forhold rundt årets låneopptak i Moss kommune. Låneopptak i forbindelse med Husbankens startlånsordning er holdt utenom. Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har foretatt en gjennomgang av kommunens håndtering av låneopptak. Følgende handlinger er utført: kontrollert om årets låneopptak er i tråd med lovverket, vedtatte rammer, aktuelle bestemmelser i Finansreglementet og rutinen Låneopptak, anbudsprosess gjennomgang av dokumentasjon vedrørende årets låneopptak samt evt. avklaringer med regnskapssjefen Resultat av utført revisjon Årets låneopptak beløper seg til kr Lånet er foretatt som en direkte anskaffelse hvor det ble innhentet tilbud fra 3 aktører. Kommunalbanken tilbød lavest pris og ble valgt. De andre tilbyderne var KLP Kommunekreditt og SpareBank 1. I Handlingsplanen fremkommer det at kommunens andel av årets låneopptak utgjør kr (inkl. startlånsordningen med kr ) basert på de investeringene som det er redegjort for i handlingsplanen. Som grunnlag for søknad om låneopptak foreligger en oversikt som viser de enkelte investeringsprosjektene. Disse samsvarer med handlingsplanen. Beløpet er redusert med et anslag for mva. kompensasjon slik at lånebehovet fremkommer som netto utgifter. Låneopptak til investeringer utgjør kr mens de resterende kr gjelder refinansiering av et gammelt lån. Årsaken til at låneopptaket til årets investeringer er lavere enn vedtatt låneramme, er at kommunen har valgt å benytte ubrukte lånemidler til vann- og avløpsprosjekter samt et prosjekt hvor det vil bli et mindreforbruk i 2015 (IKT). Gjeldsbrev og Tilsagn om lån er signert av ordfører. Vurdering/konklusjon Låneopptaket i 2015 er gjennomført i tråd med internt regelverk og vedtatte rammer. Bruk av ubrukte lånemidler tidligere år reduserte årets låneopptak. Dette er i tråd med Veileder for Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet.

78 Kommunen har foretatt direkte anskaffelse uten utlysning. Det foreligger en domsavgjørelse fra 2014 som slår fast at reglene om offentlig anbud også gjelder kommunale låneopptak. Dette innebærer at kommunen har brutt reglene ved denne anskaffelsen. Kommunens kommentarer: Moss kommune bekrefter saksopplysningene, og beklageligvis har kommunen brutt reglene om offentlige anskaffelser. Kommunen har ikke vært tilstrekkelig aktpågivende i denne saken og foretatt offentlig utlysning. Som det står i revisjonens notat så har kommunen fulgt alle interne rutiner i finansreglementet knyttet til låneopptak med forespørsel til 3 aktører. Det blir omgående iverksatt arbeide med å gjennomføre anbudsprosess for å bringe orden i dette forholdet. Det vil også bli innarbeidet en korrigering i finansreglementets punkt 6.3 vedrørende rutiner omkring låneopptak. Kommunen har et aktuelt låneopptak på ca. kr 15,5 mill. som skulle tas opp på vegne av Moss kirkelig fellesråd. Dette er stoppet og vil bli avventet til anbudsprosessen er gjennomført. Dette vil medføre at investeringsregnskapet til Kirkelig fellesråd for 2015 vil gjøres opp med underskudd, og som dekkes opp i Det anses ikke å ha vesentlig betydning for kommunens likviditet. Kirkevergen er kontaktet og informert i denne anledning. Rolvsøy Jolanta Betker (sign.) Oppdragsansvarlig revisor Catrine Spro Wernersen (sign.) Revisor

79 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/188 Dokumentnr.: 94 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /7 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Uavhengighetserklæringer fra administrerende direktør i ØKR IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor og administrerende direktør hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Moss kommune har administrerende direktør i ØKR IKS, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS tas til etterretning.

80

81

82

83 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/186 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /8 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , godkjennes med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Fredrikstad, Vedlegg 1. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Moss kommune eiermelding oppdatert 11. september 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen

84 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 13, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Kravet til utarbeidelse av plandokumentet, er minimum en gang i valgperioden. Planen som nå legges fram, er basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse, og vil gjelde for perioden Vi viser i sin helhet til vedlegg 1. Bystyret skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften vedta planen for gjennomføring av selskapskontroll. Gjennom å vedta en plan for gjennomføring av selskapskontroll bestemmer bystyret innholdet i og omfanget av selskapskontrollen. Det medfører at bystyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i selskapskontrollen og knytter kontroll og tilsyn med selskaper nærmere til bystyret. Vurdering I vedlagte «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll» er følgende vesentlighetskriterier lagt til grunn: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser; i antall aksjeandeler og eller stor økonomisk avkastning av aksjekapitalen. - Selskap som gir direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt. Vi viser til vedleggene til analysen som viser vesentlighetsvurderingene for hvert selskap. Sekretariatet anbefaler at det gjennomføres eierskapskontroll i de selskapene som ikke tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Videre bør planen oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden

85 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS Moss kommune

86 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt om risiko- og vesentlighet Metode Kommunens eiermelding Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden Kontrollretning Rapportering av eierskapskontrollen Delegering til kontrollutvalget Vedlegg Østfold Energi AS Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Krisesenteret i Moss IKS MOVAR IKS Østfold kommunerevisjon IKS Personalpartner AS Alarmsentral Brann Øst AS Driftsassistansen i Østfold IKS Inspiria AS Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27)

87 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Innledning I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskap, foretak, stiftelser og lignende. Kommunal sektor kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som er den øverste beslutningstaker. I tillegg reiser det spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne type organisering av virksomheten. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen er organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorganet i kommunen. Tvert om, det kan være nødvendig med en økning i oppfølging og koordinering da den ligger utenfor det tradisjonelle forvaltningsorganet. Fra 2005 har kontrollutvalget vært pålagt å utarbeide en plan for selskapskontroll for å føre kontroll med kommunens eierinteresser. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Fra 2013 har det kommet et nytt tillegg i 13, annet ledd som lyder; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Videre i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 skal kontrollutvalget; ( ) påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen er knyttet til å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver denne myndighet på det vis som er fastsatt i det aktuelle lovverket, først og fremst aksjeloven, lov om interkommunale selskaper og for samarbeid etter kommunelovens 27. I kontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. I siste instans er det bystyret som har det overordnede ansvaret for at kommunen har en forsvarlig selskapsforvaltning. Som det fremgår av forskriftens 14 kan selskapskontroll romme ulike former av kontroller, henholdsvis eierskapskontroll og 3

88 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen forvalter sine eierskap. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon av disse selskapene kan en blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Overgangen mellom disse to formene for selskapskontroll kan være glidende. I Kontrollutvalgsboken 1 blir dette illustrert med følgende figur. 1 Eierskapskontroll (Obligatorisk) Eksempel I hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon (Frivillig) Eksempel I hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift? Eksempel I hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser? Fig. 1 1 Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet

89 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Som det fremgår i figur 1. og tabellen under, kan selskapskontroll deles inn i en obligatorisk del og en frivillig del: Obligatorisk eierskapskontroll Kontroll med forvaltningen av kommunen sine eierinteresser i selskapet. Tabell 1 Selskapskontroll Valgfri forvaltningsrevisjon Systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Obligatorisk eierskapskontroll kan bestå av følgende deler: Kontroll med at virksomheten drives innenfor rammene av kommunen sine vedtak og forutsetninger, og i henhold til lover og regler. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv, herunder eventuelle krav til egenkapital og avkastning, overordnet regnskapsanalyse og gjennomgang av budsjett. Andre forhold som vedrører eier som rapportering, opplæring, administrativ oppfølging osv. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i selskapet, kan det også være aktuelt å vurdere hva slags rolle disse har for å sikre at selskapet drives innenfor bystyrets forutsetninger og engasjement i selskapet. Forvaltningsrevisjon er valgfri og således ikke en obligatorisk del av selskapskontrollen. I de tilfeller der det er nødvendig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, er hensikten å gi bystyret relevant informasjon om selskapet. Innsynsrett Innsynsretten til kommunen i selskapene som kommunen har eierskap i er regulert av kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til: interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. samarbeid etter kommunelovens 27. Det betyr i realiteten at aksjeselskaper som har innslag av private aksjonærer på eiersiden i utgangspunktet ikke er omfattet av selskapskontroll. I så fall må dette avtales særskilt, eventuelt innarbeidet i selskapets vedtekter. 2. Generelt om risiko- og vesentlighet Frem til 2013 har det ikke vært et krav i lovverket om å gjennomføre en overordnet analyse knyttet til plan for selskapskontroll, men Kommunal- og regionaldepartementet har nå vedtatt å inkludere dette kravet i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd. Departementet skriver i sitt «Høringsnotat om endringer i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunene m.m.)» at: «En overordna analyse kan være tjenlig for å sikre et best mulig grunnlag for å prioritere kva for selskap, selskapsformer eller bransjer som skal kontrolleres Departementet foreslår derfor ei ny andre setning i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og 5

90 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Risiko- og vesentlighetsanalyse er et verktøy for å velge ut relevante selskaper og områder for selskapskontroll. Følgende kriterier for vesentlighetsanalysen, som kan være til hjelp når kontrollutvalget skal prioritere hvilke selskaper som skal være gjenstand for selskapskontroll: Selskap som er heleide av kommunen Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen I forhold til risiko er det spesielt disse forholdene som bør vurderes: At selskapet ikke driver i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapsmeldingen m.m), At selskapet ikke driver i tråd med selskapets vedtekter (formålsparagrafen), gjeldende lover og regler, og på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomisk tapspotensiale for kommunen (kommunal garanti) Etikk og omdømme Tidligere gjennomførte eierskapskontroller resultat av disse. At det tidligere er avdekket risikoforhold i selskapet 2.1 Metode Utarbeidelse av dette plandokumentet ble gjennomført i løpet av oktober Dokumentanalysen bygger på en gjennomgang av kommunens eierskapsmelding, selskapenes nettsider, selskapenes årsmeldinger, kommunale dokumenter, kommunens nettsider samt Proff.no I tillegg er erfaringer med tidligere eierskapskontroller lagt til grunn i analysearbeidet. For Moss kommune sin del er det gjennomført 7 eierskapskontroller i perioden Følgende selskap er tidligere behandlet i kontrollutvalget og bystyret: Østfold Energi AS 2006 MOVAR IKS 2008 MASVO AS Østfold kommunerevisjon IKS 2011 Krisesenteret i Moss IKS 2012 Driftsassistansen i Østfold (DAØ) IKS 2013 Alarmsentralen Brann Øst AS I tillegg er det gjennomført en forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS i 2013/14 Andre selskaper Moss kommune har eierinteresser i, og som har blitt kontrollert av andre eierkommuner av selskapet er følgende: Inspiria AS (2013 og 2014) 2.2 Kommunens eiermelding Bystyret i Moss vedtok den i sak 093/10 Eierskapsmelding Moss kommune. Eiermeldingen er sist oppdatert

91 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Ordførers forord til eiermeldingen beskriver hensikten med eiermeldingen. «Kommunesektoren har lange tradisjoner med å etablere selskaper. Moss kommune er ikke blant de kommunene i Norge som deltar i flest selskaper på eiersiden, men like fullt har Moss kommune fire kommunale foretak og eierandeler i flere selskaper sammen med andre kommuner og/eller private. Bystyret har imidlertid vært tydelig på at det ikke skal etableres flere interkommunale selskap uten at dette er godt begrunnet. Selskapsorganisering er et virkemiddel for utøvelse av tjenesteproduksjon. Begrunnelsen for å organisere kommunale tjenester i foretak og selskaper er ulik ut fra tjenestens innhold, lovgiving på tjenesteområdet samt den tiden man lever i. Som eksempel på hvorfor Moss kommune har etablert selskaper kan nevnes: Ønske om å utføre tjenesten på en mer effektiv måte gjennom kortere beslutningsveier. Behov for økt fokus på fag. Klart skille mellom bestiller og utfører av tjenesten. Samarbeid med andre kommuner for å kunne dele kostnadene på flere. God eierstyring forutsetter at Moss kommune utøver sitt eierskap innenfor de juridiske rammene som regulerer selskapene og de kommunale foretakene. Moss kommunes eiermelding skal bidra til at kommunen fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Med utgangspunkt i eiermeldingen skal Moss kommune utøve eierskap fundamentert i godt politisk arbeid overfor selskaper og kommunens kommunale foretak. Gjennom eierforum holder vi tettere dialog med de ulike selskapene vi eier. Det er viktig å klargjøre de kommunale foretakenes rolle som en adskilt del av Moss kommunes administrasjon. Eiermeldingen har derfor et eget kapittel om roller, oppgaver og ansvar relatert til kommunens kommunale foretak. Eiermeldingen gir videre en kortfattet beskrivelse av roller, oppgaver og ansvar i relasjon til kommunens selskaper. Her beskrives bl.a. hvordan de folkevalgte i Moss kommune ønsker å forvalte sitt eierskap i dag og angir prinsipper for hvordan Moss kommune skal bli en bedre og mer strategisk eier av selskaper i fremtiden. Moss kommunes eierstyring skal fokusere på integritet og god etisk utøvelse av den politiske eierrollen. Denne eiermeldingen skal være et tverrpolitisk dokument som bidrar til å gjøre Moss kommunes eierutøvelse mer åpen og effektiv til det beste for alle innbyggerne i Moss kommune i dag og for fremtiden». Eiermeldingen har derfor et eget kapittel om roller, oppgaver og ansvar relatert til kommunens kommunale foretak. Disse selskapene er organisert som aksjeselskap, IKS eller selskaper etter kommuneloven 27 Eiermeldingen gir videre en kortfattet beskrivelse av roller, oppgaver og ansvar i relasjon til kommunens selskaper. Her beskrives bl.a hvordan de folkevalgte i Moss kommune ønsker å forvalte sitt eierskap i dag og angir prinsipper for hvordan Moss kommune skal bli en bedre og mer strategisk eier av selskaper i fremtiden - alene eller sammen med andre. Eiermeldingen beskriver de aktuelle organiseringsformene ved selskapsetablering og i del 2 er informasjon om alle selskapene Moss kommune deltar i inntatt. 7

92 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Vedrørende bystyrets tidligere vedtak om eier-dag, inviterte Bystyret i Moss (april 2012) følgende selskaper til eier-dag til generell orientering: Østfoldmuseene Østfold Energi Movar IKS Bystyret vedtok i juni 2012 at det opprettes et eierforum med det formål å utøve den fremtidige håndteringen av kommunens eierskap i selskapene. Eierforumet består av ordfører, varaordfører, en gruppeleder og økonomisjef som sekretær. I 2013 var følgende selskap invitert til eierforumet: Østfoldmuseene Mosseregionens Næringsutvikling Moss Drift og anlegg KF MKEiendom KF Moss Havn KF Visit Moss AS Personalpartner AS KIAS AS I 2014 var følgende selskap invitert til eierforumet: Movar IKS Orkerød sykehjem KF Moss Drift og anlegg KF Moss Havn KF MKEiendom KF American College Krisesenteret i Moss IKS Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold kommunerevisjon IKS I tillegg til årlige eierdag legges årsmeldingene for de ulike selskaper fram sine årsrapporter/årsregnskap for bystyret som referatsaker. 2.3 Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Som nevnt i kapitel 1 er det kun heleide kommunale/fylkeskommunale aksjeselskaper, interkommunale selskap og kommunelovens 27 samarbeid som er omfattet av selskapskontrollen, jfr kommunelovens 80. For Moss kommune er følgende selskap omfattet av selskapskontrollen: Østfold Energi AS Østfold kommunerevisjon IKS Driftsassistansen i Østfold IKS MOVAR IKS Personalpartner AS (tidligere MASVO AS) Krisesenteret i Moss IKS Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Alarmsentralen Brann Øst AS Inspiria AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27 samarbeid) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27 samarbeid) For Moss kommunes del er det i vedlegget til planen vist tabeller over selskaper, eierandeler/total aksjekapital, eiersammensetningen og kommunes andel. I tillegg gis en generell informasjon om det enkelte selskap, generell/spesifikk fokusområder fra eiermeldingen og funn for tidligere gjennomført eierskapskontroll. 3. Prioritering og gjennomføring for planperioden Prioritering av selskaper for planperioden I den overordnede analysen og plan for gjennomføring av selskapskontrollen prioriteres selskap ut fra følgende kriterier: 8

93 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital - Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt. Selskap Tidligere kontrollert Ja Nei Østfold Energi AS x Vi viser til fakta-ark om det enkelte selskap (vedleggene) hvor det er gjort en gjennomgang og vurdering av selskapet om hvilke faktorer som kan påvirke risikoen eller forhold som reduserer risikoen. Nederst i den enkelte tabell gis en kort oppsummering om aktualitet. Det er denne oppsummeringen som er tatt inn i den forenklede tabell 2. På denne måten blir det enklere å forta en prioritering. Lav aktualitet Middels aktualitet Høy aktualitet MOVAR IKS Østfold kommunerevisjon IKS Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Krisesenteret i Moss IKS Personalpartner AS x x x x x Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Inspiria AS x 2 x Alarmsentralen Brann Øst AS Driftsassistansen i Østfold IKS x x Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS ( 27 samarbeid) Tabell 2 x 2 Tidligere kontrollert av Fylkesrevisjonen 9

94 På bakgrunn av vurderingen anbefales det at først og fremst å gjennomføre eierskapskontroll på de selskaper det ikke tidligere er gjennomført kontroll på. I tillegg bør de selskaper som har middels aktualitet settes opp som påfølgende selskaper. Det kan forventes at det gjennomføres to til tre eierskapskontroll per planperiode. Det vil i så fall bety at de tre selskapene som det ikke tidligere er gjennomført kontroll på vil kunne gjennomføres i planperioden. Det kan være praktisk å legge til de selskapene som er under kategorien middels aktualitet inn i planen som en reserve og eventuelt overføres til neste planperiode. Valg av selskaper for planperioden : Selskap Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold Energi AS Tabell Kontrollretning Prioritering 1 x x x Prioritering 2 (reserve) Selskapskontrollen skal omfatte obligatorisk eierskapskontroll. Utførelsen skjer i henhold til Veileder for gjennomføring av eierskapskontroll, utarbeidet av Norges Kommunerevisor forbund (NKRF). Innretningen på kontrollen vil bli videreført slik den også framsto i den forrige planperiode, med følgende hovedpunkter: x Eiermelding/eierstrategier o Følge opp spesifikke føringer som er gitt for det enkelte selskap, for eksempel avkastningskrav og kvalitetskrav o Oppfølging av rapportering til eier (politiske organer) o Opplæring av styremedlemmer (kompetansefremmede tiltak) o Etikkreglement (eks. tiltak mot sosial dumping og antikorrupsjonsarbeid) og styreinstruks o Retningslinjer for miljøvennlig drift Selskapets vedtekter/selskapsavtalen o Kontrollere generelle og spesielt spesifikke føringer er gitt i vedtektene/selskapsavtalen Selskapets formålsparagraf o Er denne klar og tydelig på selskapets oppgaver Styret følges lovverkets bestemmelser o antall styremøter, o økonomisk rapportering - periodisk o Saker til behandling - riktig organ? Kjønnsfordeling krav Generalforsamling/representantskap lovverkets bestemmelser o Lovpålagte saker (minimum) til behandling Økonomisk analyse/utvikling av selskapet de siste 3 år o Fokus på driftsresultat gjeldssituasjonen - egenkapitalen I tillegg kan det iverksettes forvaltningsrevisjon. Resultatet av eierskapskontrollen kan være avgjørende for om det skal iverksette forvaltningsrevisjon. Ved gjennomføring av

95 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll forvaltningsrevisjonen skal dette underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (RSK 001 Standard for FR). Det er kommunens valgte revisor/eventuelt andre revisorer som skal gjennomføre denne type revisjon. Ved iverksettelse av forvaltningsrevisjon skal dette innarbeides i plan for forvaltningsrevisjon for perioden. 3.3 Rapportering av eierskapskontrollen I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, er det kontrollutvalget selv som avgjør hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere om gjennomført selskapskontroll til bystyret. (jf merknader til 15 i forskrift om kontrollutvalg). Generelt vil rapportering fra kontrollutvalget til bystyret i Moss skje gjennom en årlig rapport som kalles Årsrapport for kontrollutvalget. I den årlige rapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer, resultater av forvaltnings revisjonsprosjekter og eierskapskontroller. Eierskapskontrollene blir fortløpende rapportert til bystyret. 3.4 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av selskapskontroll skal etter forskrift om kontrollutvalg 13,2 vedtas av bystyret. Etter samme forskrift kan bystyret delegere til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. 11

96 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Vedlegg Østfold Energi AS Østfold Energi AS Eierandel: 7,14 % Nøkkelpunkter Industrielt formål Delt eierskap med flere andre kommunale eiere samt fylkes kommunen Meget stor økonomisk verdi Betydelig årlig utbytte fra selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At eiermelding etableres rapportering til bystyret fokus på opplæring av nyvalgte styremedlemmer Østfold Energi AS er en energiprodusent med utviklingsambisjoner og arbeider systematisk med å utvikle sine aktiviteter innenfor fornybar energi. Selskapets kjernevirksomhet er i dag kraftproduksjon og varmeproduksjon. Selskapet er medeier i vindkraftanlegg og engasjert i naturgassutvikling på Østlandet. Østfold Energi AS selger ikke strøm til husholdning eller næring, og selskapet driver ikke nettvirksomhet. Selskapet har egne vannkraftverk i Indre Sogn og i Østfold. I tillegg eier Østfold Energi kraftverkene Siso og Lakshola i Nordland sammen med Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk (NTE). Selskapet har stor utviklingsaktivitet på nye vindkraftprosjekter, og er medeier i vindkraftparken Mehuken i Sogn og Fjordane og Kvalheim Kraft som driver Mehuken vindpark i Vågsøy kommune i Sogn og Fjordane. Selskapet er også medeier i Midtfjellet Vindkraft AS som bygger Hordalands første vindpark. Østfold Energi eier fire varmesentraler i Østfold. Spesifikk vurdering/fokusområder hentet fra kommunens eiermelding I kommunens eiermelding vises det til Se aksjonæravtalen for felles eierstrategi. Utover det er det ikke gitt konkrete anbefalinger til endringer. Vurdering for planperioden : Østfold Energi AS er et veldrevet selskap, hvorav eierskapskontrollen ikke avdekket mangler vedrørende selve eiers utøvelse i selskapet. Tidligere anbefalte forhold vedrørende kommunen, er blitt fulgt opp. Det som eventuelt kan tale for å gjennomføre ny eierskapskontroll er at det er snart 10 år siden sist kontroll. Aktualitet: middels. 12

97 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP IKS Eierandel: 6,3 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Østfold interkommunale arkivselskap IKS har som formål å medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. IKA Østfold er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapets fulle navn er Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Selskapet har 17 deleiere. Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertilskuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og arkivfaglige tjenester til eierne. Siden oppstarten av selskapet i 2002 har det vært et mål å få etablert et arkivdepot i Østfold. Da det kom nye og strengere regler for oppbevaring av eldre arkiver, var det mest økonomisk gunstig å få til et felles arkivdepot i Østfold. Dette er nå realisert i et nybygg som oppfyller alle kravene som lovverket stiller. 27. november 2014 åpnet det interkommunale arkivet offisielt. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding. Vurdering for planperioden : Det er ikke tidligere gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet og vi har lite kjennskap til selskapet. Av den grunn og at kommunen har vært deleier siden 2002 anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: høy 13

98 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Krisesenteret i Moss IKS KRISESENTERET I MOSS IKS Eierandel: 53,84 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Svak økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: oppdatere selskapets vedtekter 7. Tidligere (før 2008) var Krisesenteret drevet som en frivillig organisasjon. Hovedkontoret er lokalisert i Moss kommune. Selskapet skal dekke krisesentertilbudene i eierkommunen, og er et hjelpetilbud for kvinner og deres barn som opplever ulike former for vold og mishandling i sin hverdag. I henhold til selskapets hjemmeside tilbyr Krisesenteret blant annet: Døgnåpen telefon (råd, støtte, veiledning) Midlertidig botilbud (sikkert oppholdssted, samtaler, praktisk bistand mm) Dagsamtaler for brukere som ikke har behov for å bo på senteret, både til kvinner og deres barn. Formidler kontakt med øvrig hjelpeapparat (advokat, NAV, lege, osv) Foreldreveiledning til voldsutsatte kvinner med barn Samtaler og oppfølging av brukere etter utflytting Nettverksgrupper med tidligere beboere. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding. Vurdering for planperioden : Gjennomført eierskapskontroll i påpekte forhold er rettet etter kontroll. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav. 14

99 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll MOVAR IKS MOVAR IKS Eierandel: 46 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i 2007 og forvaltningsrevisjon i 2013/2014 I eierskapskontroll ble det gitt følgende anbefalinger: at foretakets virksomhet tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalens formålsparagraf. at kommunen eventuelt utarbeider en eiermelding slik at eierstrategien for selskapet synliggjøres og at eierens målsetting med selskapet blir klart definert styret i MOVAR IKS gjennomfører egenevaluering av sitt eget arbeid, som beskrevet i styrets instruks punkt 6.. MOVAR IKS er opprettet for å ivareta produksjon av drikkevann, rensing av avløpsvann, innsamling og sluttbehandling av husholdningsavfall samt brannrednings- og feiertjenester i henhold til eierkommunenes behov. Disse virksomhetsområdene avregnes til selvkost. Selskapet kan utnytte ledig kapasitet og kompetanse i en naturlig forlengelse av primærvirksomheten. Slik virksomhet må ikke på noen måte være i konflikt med hovedformålet. MOVAR IKS kan inngå samarbeidsavtaler med andre og/eller inneha eierandeler i andre selskaper dersom dette følger som en naturlig del av virksomheten. All forretningsmessig virksomhet av betydning skal skilles ut og utføres i egne selskaper. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : MOVAR IKS et veldrevet selskap. Vedrørende tidligere anbefalte forhold for kommunen har disse anbefalinger blitt fulgt opp. I tillegg til eierskapskontrollen i 2007 er det gjennomført en forvaltningsrevisjon 2013/14. med bakgrunn i disse to kontrollene anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav. 15

100 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS Eierandel: 14 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Non profitt selskap Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Østfold kommunerevisjon IKS er en interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester for Fredrikstad, Halden, Hvaler, Moss, Rygge, Råde og Sarpsborg kommune. Selskapet reviderer også andre kommunale foretak og bedrifter. Selskapets oppdragsgivere er kontrollutvalgene i syv kommuner, som videre rapporterer til sine kommunestyrer. Østfold kommunerevisjon IKS har 18 fast ansatte med tverrfaglig kompetanse; revisjonsfaglig, økonomisk, juridisk og samfunnsvitenskapelig utdanning, og med bred erfaring fra kommunal revisjon. Østfold kommunerevisjon IKS holder til i det gamle rådhuset på Rolvsøy. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Kommunens eiermelding gir ingen spesielle føring for selskapet. Selskapet er nonprofit drevet. Gjennomført eierskapskontroll i 2011 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav 16

101 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Personalpartner AS PERSONALPARTNER AS Eierandel: 52,7 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt spesielle anbefalinger til forbedringer i rapporten Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. MASVO AS ble registrert i Brønnøysundregisteret den Selskapet har i nyere tid skiftet navn til Personalpartner AS. Grunnlaget for registrering av selskapet som aksjeselskap var avviklingen av den tidligere kalt HVPU. Ansvaret for tiltak og tjenester for mennesker med psykisk utviklingshemmede ble overført fra fylkeskommunen til kommuner. Selskapet eies av kommunene Moss, Rygge, Råde og Våler kommune. Selskapets virksomhet er rettet inn på følgende oppgaver og tjenester: Montering og pakking av forskjellige produkter Vaskeri. Grøntservice (frukt og grønt) Hjelpemidler. Bruktmarked. Kantinedrift Opplæring og arbeidstrening Bedriften får offentlig tilskudd (arbeidsmarkedsetaten) rundt % av de totale driftsinntektene, samt egen inntjening ved salg av produkter som utgjør % av driftsinntektene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Selskapet har meget god økonomi og etter lov gis det ikke utbytte på overskudd. Gjennomført eierskapskontroll i 2009 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav 17

102 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS ALARMSENTRAL BRANN ØST AS Eierandel: 16,67 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Mangler etikkreglement Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Alarmsentral Brann Øst AS er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg, Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldinger og meldinger om brann- og andre ulykker. Selskapet oppgaver kan deles inn i følgende to virksomheter: 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Etter å ha mottatt melding om brann eller ulykke er selskapet ansvarlig for varsling av tilstrekkelig innsatsstyrke. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Er ikke nevnt spesifikk i eierskapsmeldingen da selskapet er et datterselskap til MOVAR IKS Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Selskapet leverer en lovpålagt oppgave. Gjennomført eierskapskontroll i 2014 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav 18

103 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Driftsassistansen i Østfold IKS DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS Eierandel: 9,71 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At representantskapet vurderer selskapets formålsparagraf 3 om denne skal endres slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet Ved kjøp av revisjonstjeneste bør DaØ IKS legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene). Representantskapet bør behandle årsbudsjettet som eget sak Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet og selskapet har god økonomi Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) er et interkommunalt selskap som eies av 18 kommuner i Østfold. DaØ fungerer som et kompetansesenter for kommunene innen VA-området. Selskapet ble opprettet som et interkommunalt samarbeid om avløp i Ordningen ble videreført som interkommunalt selskap (IKS) og stiftet den I henhold til selskapets nettside er formålet med driftsassistansen å bidra til bedre og mer stabil drift av avløpsanleggene. Dette skal blant annet skje gjennom rådgivning og teknisk assistanse. Problemkartlegging med vurdering, anbefaling av løsninger på ulike driftsproblemer og optimaliseringstiltak er viktige arbeidsfelt. En annen viktig funksjon er formidling av faglig informasjon og erfaringer mellom kommunene angående tekniske løsninger og utstyr. Driftsassistansen fungerer også som en faglig støttespiller for kommunene i forbindelse med bygging og rehabilitering av rense- og ledningsanlegg. Selskapet bistår også kommunene med gjennomføring av nye krav fra myndighetene. Gjennom bedre dokumentasjon om anleggenes drift, skal driftsassistansen bidra til bedre beslutningsgrunnlag for kommunene og statlige myndigheter. Kort sagt skal driftsassistansen fungere som et felles kompetanseorgan for kommunene innen transport og behandling av avløpsvann. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding : Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Nylig gjennomført eierskapskontroll i 2013 og det ble avdekket enkelte mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav. 19

104 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Inspiria AS INSPIRIA AS Eierandel: 17 kommuner eier 5 % tilsammen Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon 3 driftsår Anstrengt økonomi i selskapet, dårlig driftsresultat Negativ egenkapital Vært behov for kapitalinnsprøyting. Østfold Fylkeskommune har gjennomført 2 forvaltningsrevisjonskontroller, siste i oktober i Revisjonen har fremmet ni punkter/tiltak til forbedring INSPIRIA science center AS har valgt en selskapsstruktur der nybygget eies av morselskapet INSPIRIA eiendom AS, mens driften av senteret skjer gjennom datterselskapet INSPIRIA science center AS. INSPIRIA eiendom eier også INSPIRIA utvikling AS, som eier og leier ut kontorseksjonen i bygget. INSPIRIA eiendom AS eies 47,5 % av Sarpsborg kommune, 47,5 % av Østfold fylkeskommune, og 5 % av øvrige Østfoldkommuner. INSPIRIA science center leverer i dag skoleprogrammer til elever og lærere ved grunntrinn og videregående skole i Østfold. I august 2011 åpnet et nytt spektakulært vitensenter i eget nybygg på 6400 m2 ved E6 på Grålum i Sarpsborg. Med det nye senteret utvides dagens skoletilbud til et populærvitenskapelig opplevelsessenter for familie- og turistmarkedet, og en unik møte- og arrangementsarena. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen. Moss kommune sammen med andre 16 Østfoldkommuner gikk inn med 5 % eierandel etter at eiermeldingen ble vedtatt. Vurdering for planperioden : Nystartet selskap 3 driftsår. Moss kommune har en liten eierandel. Østfold fylkeskommune har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll i 2014, og det ble anbefalt ni punkter til forbedringer for driftssituasjonen. Fylkestinget følger selskapet tett opp. Vår anbefaling er at Moss kommune ikke prioriterer eierskapskontroll for Inspiria AS i denne planperiode. Aktualitet: lav 20

105 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ( 27) Eierandel: 25 % Østfold kontrollutvalgssekretariat ble dannet Grunnlaget var at kommuneloven stilte krav til uavhengighet. Tidligere (før 2005) ble Nøkkelpunkter sekretariatsfunksjon ivaretatt av revisjonen. Samfunnsmessig formål/ funksjon Eget juridisk rettssubjekt Tjenesteproduksjon til selvkost ØKUS har 6 eiere (Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler kommune). I tillegg kjøper Halden kommune sekretariatstjenester fra samarbeidet basert på avtale. Samarbeidet har 2 ansatte og holder til i Hancobygget i Glemmen gata 55 i Fredrikstad. Sekretariats oppgaver er: Saksbehandle saker til kontrollutvalgene Følge opp kontrollutvalgets vedtak Videreformidle bestillinger og følge opp oppdrag Utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bistå kontrollutvalgene ved valg av revisjonsordning Sørge for profesjonell håndtering av kontrollutvalgets arkiver Sørge for praktisk sekretariatsfunksjoner knyttet til møter i utvalgene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen vurdering. Vurdering for planperioden : Det var ikke før i 2013 at samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter). Det er ØKUS som gjennomfører eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget. Slik sett må eventuelt ØKR IKS gjennomføre eierskapskontrollen på vegne av kontrollutvalget. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy 21

106 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) ØSTFOLD INTERKOMMUNALE UTVALG MOT AKUTT FORURENSING ( 27) Eierandel: ukjent Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave Samarbeidet ledes av et sekretariat (Fredrikstad brann- og redningskorps) moss kommune har siden 2001 vært deltagende kommune i interkommunalt utvalg mot akutt forurensing i Østfold.( IUA Østfold). IUA Østfold er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Kommunene har i følge forurensningsloven 43 plikt til å sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger i kommunen. Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akutt forurensning. Slikt samarbeid kalles Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA). Utvalgene er etablert for å ivareta forurensning både fra olje og andre kjemikalier og dekker sjø, land og vassdrag. Utvalget er ansvarlig for driften av beredskapen og vil også lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. IUA utfører de beredskapsmessige plikter for 18 deltakerkommuner i Østfold. Sekretariatet ligger hos Fredrikstad brann- og redningskorps. Til drift av samarbeidet betaler hver deltakerkommune et driftstilskudd som fastsettes hvert år av representantskapet. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding IUA Østfold ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter forurensingsloven 43 og 47. Kommunens formål med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. Vurdering for planperioden : Samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter) i Samarbeidet består av 18 kommuner. Det er tidligere ikke vært gjennomført eierskapskontroll av samarbeidet. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy 22

107 Moss kommune E I E R M E L D I N G M O S S K O M M U N E Sist oppdatert: September 2015

108 Innhold Ordførers forord Eiermeldingens del 1 Rammer for eierstyring Innledning Moss kommune som eier Prinsipielt og tverrpolitisk dokument Markedseksponering D irekte/indirekte politisk styring Prinsipper for strategisk eierstyring Prinsipper for god selskapsledelse Konkurranse Bestille r utfører (BU) Kommunale foretak Eiermeldingens del 2 - Roller, oppgaver og ansvar Organisering Ulike selskapsformer Interkommunale selskaper etter kommuneloven Interkommunale selskap IKS Aksjeselskap Organisasjonsformer som ikke er en del av eiermeldingen Moss kommune som eier oppgaver og ansvar Selskapskontroll - kontrollutvalgets rolle Operativt eierorgan - representantskap/generalforsamling Kommunens administrasjon Selskapene Habilitet og valg av styremedlemmer Begrepsavklaring og kildehenvisning Informasjon om selskapene Kommunale foretak In terkommunale selskaper etter kl Interkommunale selskaper (IKS) etter IKS - loven Aksjeselskap (as) etter aksjeloven (asl.) Stiftelser etter stiftelsesloven

109 Ordførers forord Kommunesektoren har lange tradisjoner med å etablere selskaper. Moss kommune er ikke blant de kommunene i Norge som deltar i flest selskaper på eiersiden, men like fullt har Moss kommune fire kommunale foretak og eierandeler i flere selskaper sammen med andre kommuner og/eller private. Bystyret har imidlertid vært tydelig p å at det ikke skal etableres flere interkommunale selskap uten at dette er godt begrunnet. Selskapsorganisering er et virkemiddel for utøvelse av tjenesteproduksjon. Begrunnelsen for å organisere kommunale tjenester i foretak og selskaper er ulik ut fra tjenestens innhold, lovgiving på tjenesteområdet samt den tiden man lever i. Som eksempel på hvorfor Moss kommune har etablert selskaper kan nevnes: Ønske om å utføre tjenesten på en mer effektiv måte gjennom kortere beslutningsveier. Behov for økt fokus p å fag. Klart skille mellom bestiller og utfører av tjenesten. Samarbeid med andre kommuner for å kunne dele kostnadene på flere. God eierstyring forutsetter at Moss kommune utøver sitt eierskap innenfor de juridiske rammene som regulerer selskapene og de kommunale foretakene. Moss kommunes eiermelding skal bidra til at kommunen fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Med utgangspunkt i eiermeldingen skal Moss kommune utøve eierskap fundamentert i godt politisk arbeid overfor selskaper og kommunens kommunale foretak. Gjennom eierforum holde r vi tettere dialog med de ulike selskapene vi eier. Det er viktig å klargjøre de kommunale foretakenes rolle som en adskilt del av Moss kommunes administrasjon. Eiermeldingen har derfor et eget kapitte l om roller, oppgaver og ansvar relatert til kommunens kommunale foretak. Eiermeldingen gir videre en kortfattet beskrivelse av roller, oppgaver og ansvar i relasjon til kommunens selskaper. Her beskrives bl.a. hvordan de folkevalgte i Moss kommune ønsker å forvalte sitt eierskap i dag og angir prinsipper for hvordan Moss kommune skal bli en bedre og mer strategisk eier av selskaper i fremtiden. Moss kommunes eierstyring skal fokusere på integritet og god etisk utøvelse av den politiske eierrollen. Denne eiermeldingen skal være et tverrpolitisk dokument som bidrar til å gjøre Moss kommunes eierutøvelse mer åpen og effektiv til det beste for alle innbyggerne i Moss kommune i dag og for fremtiden. Moss, 11. september Tage Pettersen ord fører 3

110 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 1 Eiermeldingens del 1 Rammer for eierstyring 1.1. Innledning Eiermeldingens funksjon Dynamisk dokument Felles kunnskapsplattform Opplæring og årlig eierdag Moss kommune ønsker gjennom utarbeidelse av en eiermelding å sikre nødvendige styringssignaler til selskapene samt tydeliggjøre lokalpolitikernes rolle og ansvar. Eiermeldingen er et redskap for bystyret for utøvelse av en målrettet, forutsigbar og langsiktig eierskapspolitikk i Moss kommune. Eiermeldingen skal danne grunnlag for en aktiv og prinsipiell eierskapspolitikk hvor kommunens eierskap og samfunnsansvar blir synliggjort gjennom strategisk politisk styring av eierinteressene i selskaper. Eiermeldingen omfatter kommunale foretak og selskaper Moss kommune eier alene og sammen med andre, både private og offentlige. Eiermeldingen er et dynamisk dokument. Moss kommune ønsker å følge med i tiden og være en krevende eier i selskaper kommunen eier alene eller sammen med andre. For å fremstå som en forutsigbar og strategisk eier er det nødvendig å arbeide med rammene for eierstyring. Eiermeldingen er blitt til gjennom en prosess hvor kommunens folkevalgte gjennom ulike opplæringssekvenser har hatt mulighet til å påvirke innholdet. En arbeidsgruppe bestående av ordfører, rådmann og økonomisjefen har arbeidet med selve dokumentet på oppdrag fra Moss bystyre. Rammer for Moss kommunes eierstyring et nedfelt i dette dokumentet. Det er viktig med enhetlig forståelse for eierskap blant kommunens folkevalgte og med dette dokumentet har Moss kommune en ambisjon om at det etableres en felles kunnskapsplattform blant kommunens folkevalgte. I Moss kommune skal vi vektlegge utvikling og bygging av kompetanse rundt spørsmål som vedrører eierstyring. Dette vil kommunen gjøre ved blant annet å legge til rette for- og tilby opplæring hvert fjerde år, samt å innføre en ordning med årlig eierdag i februar måned hvert år. Bystyret som kollegialt organ Bystyret er Moss kommunes øverste myndighet. 1 I likhet med arbeidsgiversaker er det bystyret, som kollegialt organ, som utøver Moss kommunes eierskap i 1 Kommuneloven 6

111 Moss kommune - Eiermelding Del 1 selskaper og kommunale foretak. Bystyrets medlemmer utøver derfor eierstyring bare som medlemmer av bystyret, ikke som enkeltrepresentanter. Dette kan være utfordrende, men med en ei ermelding forankret blant bystyrets medlemmer, samt opplæring av alle folkevalgte i eierrollen håper Moss kommune på at de folkevalgte utad skal fremstå som ryddige eiere av selskaper Moss kommune deltar i Moss kommune som eier Eiermeldingen gir rammer for eierstyring gjennom de formelle styringsorganene i Tydelig eier Eierstrategi selskapene. Gjennom forslag til prosedyrer for valg av styremedlemmer i selskaper, skal Moss kommune arbeide for at selskapene kommunene deltar i skal få den rette styrekompetansen. Moss kommunes eiermelding uttrykker hvordan Moss kommune skal framstå som eier i den forstand at eiermeldingen skal bidra til at det kan utvikles selskapsspesifikke strategier for hver eierposisjon i den utstrekning dette er ønskelig. 2 F igur 1 viser noe av sammenhengene mellom det generelle og det selskapsspesifikke, og hvilken funksjon eiermeldingen skal ha for Moss kommune. Verktøy for Moss kommune Moss kommune vil at kommunens selskaper og foretak skal utvikle seg og være samfunnsansvarlige aktører innen sine ansvars - og tjenesteområder, og fremstå som de verktøy for kommunen og kommunens innbyggere de er etablert som Prinsipielt og tverrpolitisk dokument Eiermeldingen er en politisk viljeserklæring og et prinsipielt tverrpolitisk Tilgjengelig styringsdokument først og fremst for kommunens folkevalgte, men også for rådmannen og administrasjonen. Eiermeldingen vil også vise omgivelsene, næringsliv, innbyggere og samarbe idende kommuner hvordan Moss kommune utøver sitt eierskap og forvalter sine selskaper. Eiermeldingen skal være tilgjengelig via kommunens hjemmeside. Rådmannen har ansvar for at denne til enhver tid er à jour. Intensjonen med å synliggjøre hvordan Moss ko mmune fremstår som en 2 Se informasjonene om de enkelte selskapene i vedlegg til eiermeldingen 5

112 Moss kommune - Eiermelding Del 1 strategisk og aktiv eier er flersidig. Et strategisk eierskap betyr at de folkevalgte Strategisk eierskap gis mulighet til å utøve eierstyring og at denne muligheten benyttes til det beste for kommunens innbyggere, selskaper og folkevalgte. For å oppnå g od eierstyring er det nødvendig med en tverrpolitisk felles forståelse for hvorfor Moss kommune eier aksjer i selskaper, deltar i interkommunale selskaper (IKS) og har etablert kommunale foretak. Eiermeldingen skal bidra til at Moss kommune: Utvikler konkrete eierstrategier for hvert enkelt selskap. Har tydelig og entydig eierstyring gjennom de operative eierorgan. Arbeider for selskapsstyrer sammensatt av riktig kompetanse for det enkelte selskap. Gjennom sine representanter i de utøvende eierorgan, s tiller konkrete krav til selskapenestyrer og påse at det etableres rutiner for styreevaluering. Legger grunnlag for etablering av årlig eierdag i Moss kommune. Bli en tydelig eier slik at man unngår for sterk selskapsstyring på bekostning av eierstyring Markedseksponering Det er viktig å se selskapsetablering og selskapsstyring i et videre perspektiv, som Selskapene sett i en større sammenheng et alternativ blant flere. Behovet for å finne alternative måter å utføre kommunal tjenesteproduksjon har vært tilstede i lang tid. M arkedseksponering innebærer at kommunens rolle som bestiller (forvalter) blir tydeligere, mens rollen som bedriftsleder og arbeidsgiver overlates til den virksomheten som har fått oppdraget med å utføre tjenesten. Anbudsutsetting/ konkurranseutsetting Anbudsutsetting eller konkurranseutsetti ng innebærer styring gjennom kontrakt, dvs. en økt grad av formalisering og avstand mellom den som bestiller og den som utfører tjenesten. Å sørge for tilstrekkelig styringsinformasjon til de politiske beslutningstakerne vil her være en svært viktig oppgav e. Privatisering Ved privatisering av en kommunal tjeneste blir hele ansvaret for tjenesten (både forvaltnings - og driftsansvaret) overlatt til en privat leverandør. Kommunen vil 6

113 Moss kommune - Eiermelding Del 1 ikke lenger ha noe ansvar verken for innholdet i tjenesten eller hvorvidt tjenesten i det hele tatt blir tilbudt innbyggerne fremover. Selskapsorganisering Et tredje virkemiddel er selskapsorganisering. Behov for en tilpasningsdyktig organisasjonsform, fristilling fra det kommunale budsjettet, behov for å inngå samarbeid med private aktører og/eller andre kommune r er hensyn som kan gjøre det hensiktsmessig å legge en tjeneste til et selvstendig retts s ubjekt selv uavhengig av et konkurranseaspekt. Ved selskapsetablering vil de folkevalgte i Moss kommune, i motsetning til ved privatisering og konkurranseutsetting, ha mulighet til å påvirke tjenesteproduksjonens innhold og kvalitet selv om utførelsen av tjenesten er overlatt til andre. Påvirkningen skjer gjennom de utøvende eierorganene; generalforsamlinger i aksjeselskap og representantskap i IKS. Bestiller/utfører organisering (BU- organisering) Et viktig suksess kriterium for etablering av kommunale foretak og et hjelpemiddel ved etablering av selskaper er å tenke bestiller utfører (BU) organisering. BU - organisering i forhold til Moss kommunes egne kommunale foretak og selskaper betyr at Moss kommune som bestill er på vegne av kommunen eller for dens innbygger, kjøper en tjeneste til en bestemt pris og kvalitet og utfører (det kommunale foretaket eller selskapet) leverer på bakgrunn av en kontrakt. Ved en slik organisering er tjenesten og muligens også prisingen b aseres på politiske prioriteringer og samfunnsnytte og ikke kun profittmaksimering. 3 3 Mer om BU - organisering under pkt

114 Moss kommune - Eiermelding Del Direkte/indirekte politisk styring Når oppgaver skilles ut i egne selskaper vil det juridiske ansvaret for aktivitetene ligge i selskapene, og selskapene vil være unntatt fra de alminnelige styringslinjene etter kommuneloven. Figur 1 viser hvor den direkte politiske styringen slutter og hvo r selskapslovgivningen begynner. Den illustrerer at styring av kommunalt eide selskaper skjer gjennom indirekte politisk styring. Figur 1 : Kommunal/interkommunal organisering; Illustrerer kommunelovens forvaltningsregime (til venstre for den tykke s treken) og at selskaper er selvstendige rettssubjekt (unntatt kommunalt foretak). 8

115 Moss kommune - Eiermelding Del 1 Direkte politisk styring er styringsprinsippet innenfor kommuneorganisasjonen og hvor kommuneloven utgjør rammen for styring. Det er et direkte samsvar med flertallets ansvarlighet overfor velgerne som kommer til uttrykk ved hvert valg og den mulighet (man dat) flertallet er gitt av velgerne til å gjennomføre sin flertallspolitikk. 4 Mindretallets selskaper Hvis mindretallet i bystyret framstår mer som ombud enn som eiere i sin eierrolle vil dette kunne gå ut over selskapet og kommunen. Denne, av og til kompliserte, delen av eier styringen bør Moss kommune som eier gi seg selv mulighet til å reflektere over, gjerne ved den årlige eierdagen. Ryddig og ansvarlig eier Demokratisk legitimitet Å eie og styre selskaper er noe annet enn den tradisjonelle demokratiske måten å styre kommunen på og det er andre juridiske rammer som regul erer forholdet mellom kommunen og selskapene, noe som er illustrert i figur 2. På tross av at selskapen er egne rettssubjekter og selv er ansvarlige for sine aktiviteter, er det kommunens folkevalgte som innehar velgerkontrakten. Det er derfor av stor b etydning for Moss kommune at omgivelsene oppfatter at aktivitetene i selskapen er identifiserbar med hva Moss kommune ellers befatter seg med. Dersom selskapene ikke oppfattes å ha sterke identifiserbare relasjoner med Moss kommune, er det risiko for at s elskapene ikke lengre har demokratisk legitimitet. Hvis en slik situasjon inntreffer, vil dette kunne ramme kommunens omdømme. Kommunens omdømme og selskapene Omdømme kan kortfattet beskrives som summen av de egenskapene man blir tillagt av andre. Dette innebefatter de oppfatningene int eressentene, slik som innbyggerne i Moss, brukerne av kommunale tjenester (uavhengig av faktisk leverandør), arbeidssøkere, media, næringsliv, frivillige organisasjoner m.fl., har om Moss kommune. Deres oppfatning blir formet av erfaringer, dialog med ansa tte eller folkevalgte, medieomtale, informasjon gitt av kommunen og rykter som verserer uavhengig av om informasjonen er sann. Kjernen i utvikling av eget omdømme er å skape gode erfaringer og sørge for god informasjon. 4 Det politiske regnskapet, jf. vår demokratimodell med valg hvert fjerde år 9

116 Moss kommune - Eiermelding Del 1 I Moss kommune er omdømmeutviklin g og samfunnsansvar en del av eierstyringen. Moss kommune skal arbeide for at selskapene kommunen deltar i skal være aktive verktøy for å gi Moss kommune et godt omdømme. Samfunnsansvarlig forretningsdrift Samfunnsansvarlig eierskap og samfunnsansvarlig forretningsdrift kan generelt knyttes til forventninger fra samfunnets side om at virksomheter og deres eiere tar et ansvar som går ut over kortsiktig profitt. Hensyn til de økonomiske, miljømessige og sosiale konsekvenser av virksomhetens aktiviteter bør være en del av virksomhetens s trategi. Hovedfokuset bør være på tjenesten og ikke fortjenesten. Kommunalt eide selskaper og foretak er opprettet for å levere tjenester på en annen måte enn innenfor den tradisjonelle forvaltningen. Dette innebærer at Innbyggernes behov selskapene også må ivareta et samfu nnsansvar. Hensynet til innbyggernes behov og samfunnets felles verdier må kunne kombineres med effektivitet og lønnsomhet. Dette er sentralt ved utøvelsen av eierstyringen og viktig i forhold til hvordan selskaper opererer og kommuniserer med innbyggerne, eierne og andre interessenter. E tikk og samfunnsansvar Det forventes i dag at selskaper og offentlige eiere i økende grad integrerer samfunnsansvar i forretningsdriften og i utøvelse av eierstyring. Interessentene til selskapene har forventninger til at Moss kommune er opptatt av etiske, miljømessige og sosiale forhold relatert til virksomheten. Dette gjennom en erkjennelse av at virksomhetene er en integrert del av samfunnet. 10

117 Moss kommune - Eiermelding Del Prinsipper for strategisk eierstyring Tjenesten i fokus Meroffentlighet Eiermeldingen skal vise hva Moss kommune vil oppnå med sin deltakelse i selskaper og hva kommunen vil med sine kommunale foretak. Til forskjell fra private eiere, der en sterk drivkraft er profitt og økonomisk verdiskapning, har Moss kommune som eier strategisk fokus på den enkelte tjeneste og dens plass i kommunens totale tjenestetilbud. I dette perspektivet er det i kommunens og mottakernes interesse at kommunen utøver strategisk eierstyr ing slik at selskapene kan utvikle seg slik Moss kommune som virksomhetseier og ansvarlig overfor sine innbyggere for kommunens totale tjenesteproduksjon. Eiermeldingen angir hvordan Moss kommune skal eie selskaper. Dette skal bidra til åpenhet, gjennomsik tighet og demokratisk legitimitet når det gjelder Moss kommunes forhold til selskapene. Dette betyr allikevel ikke at prinsippene for meroffentlighet slik Moss kommune praktiserer dette gjelder fullt ut for alle selskaper/datterselskaper. Det er viktig å m erke seg at det kan være aktiviteter/disposisjoner i selskapene som unntas offentlighet av hensyn til markedet, konkurrenter, samarbeidspartnere og i noen tilfelle enkeltpersoner. I Moss kommune vil vi som eiere av selskap ha som utgangspunkt, med de overfor anførte forbehold, at dersom det er behov for å skjule noe, så bør ikke tjenesten etableres i selskaper eiet av demokratiske organer. Undersøkelser viser at få kommunalt eide selskaper er innforstått med hva deres eiere mener om dem. Dette medføre r at kommunalt eide selskaper ofte utvikler Eierstyrt utvikling i selskapene strategier som ikke er forankret hos eierne, men ensidig basert på selskapenes situasjon, ståsted og behov i forhold til det markedet selskapet opererer i. 5 Det er da stor risiko for at selskapene utvikler seg i en retning som ikke er i eiernes interesse. 6 Det er opp til eier å gjøre de nødvendige styringsgrep for å unngå en slik utvikling. Gjennom formålet ved etablering, er selskapet s styre gitt et mandat som skal være grunnlaget for å utvikle selskapet. Det forutsettes derfor at formuleringen av formålet i selskapsavtaler/ vedtekter er reelle og klart 5 ECON og KS Kommunal - og regionaldepartementet

118 Moss kommune - Eiermelding Del 1 definerte. Supplert med eieravtaler hvor dette er ytterligere klargjort bidrar dette til å sikre en styrt utvikling i selskapene. Eierstyringsgrep er: Politiske diskusjoner på bakgrunn av orientering om og av selskapene på den årlige eierdagen. Å gi konkrete politiske føringer til deltakere i de operative eierorgan etter vedtak i formannskapet/bystyret. Regelmessig evaluering av kommunens eierinteresser i selskaper. Klart definerte formålsparagrafer i selskapene. Eieravtaler som klargjør grunnlaget for etablering Prinsipper for god selskapsledelse Moss kommune utøv er sitt eierskap i selskaper gjennom valgte delta kere i representantskap til IKS og fullmektiger i generalforsamlinger til aksjeselskap. Styret er selskapets forvalter gjennom valgte delt akere i representantskap til IKS - eierne. Gjennom valgkomiteer oppnevnt av det utøvende eierorgan mener Moss kommune at selskapene får det beste styre t t il å forvalte selskapet. Valgkomité I de kommunale foretakene skal bystyrets valgkomité være valgkomité. Der det anses som formålstjenlig, skal Moss kommune arbeide for at selskaper de eier sammen med andre, etablerer praksis med at det utøvende eierorgan oppnevner en valgkomité som foreslår kandidater til styreverv i selskapet. Valgkomiteens arbeid bør nedfelles i retningslinjer hvor bl.a. valgkomiteens arbeid samt kompetanse og kvalifikasjoner som er viktig for valg av nye styremedlemmer til dette selskapet er ned felt. Styrearbeid Styret har det overordnede ansvaret for drift og utvikling av et selskap. Styrets arbeidsform må være forsvarlig, slik at det i størst mulig utstrekning treffer veloverveide beslutninger basert på avveininger og konse n sus i styret. Et styre har som hovedoppgave å drive og utvikle selskapet etter det formål som framgår av 12

119 Moss kommune - Eiermelding Del 1 vedtektene/selskapsavtalen og etter de rammer og mål (formelle beslutninger) som representantskapet/generalforsamlingen vedtar. Erfaring fra administrasjon og ledelse, kombinert med kunnskap om tjenesteområdet, vil ofte kunne representere verdifull kompetanse som det kan være ønskelig å ha representert i styrene. Relevant styrekompetanse Politisk erfaring kan ofte være viktig, spesielt i selskaper som ut fører tjenester eller utviser ansvar på vegne av kommunen. Det viktigste er at styret samlet sett har den kompetansen som er nødvendig for å styre og utvikle selskapet slik eier/eierne har bestemt knyttet til situasjonen selskapet er inne i. Moss kommune som eier er opptatt av at selskapene utarbeider og etterlever etiske retningslinjer som harmoniserer med Moss kommunes egne etiske retningslinjer. Moss kommune er også opptatt av at selskapene har innført varslingsregler som er i tråd med selskapets etisk e retningslinjer. Moss kommune arbeider aktivt for en nulltoleranse mot korrupsjon og kritikkverdige forhold og arbeider for at selskapene de eier, alene eller sammen med andre, har innført varslingsordninger for å styrke intern kontroll og korrupsjonsb ekjempelse i virksomheten. Formålet med ordningene skal være å gjøre det enkelt og trygt for ansatte og andre å varsle om misligheter i virksomheten. Disse reglene bør ses i sammenheng med de enkelte selskapers etiske retningslinjer fordi etiske retningsli njer angir hva som etter selskapets forhold kan løse ut en varslersak. Det er et styreansvar å sørge for at etikk og varsling er en sak som blir diskutert i hvert styre. Moss kommune vil aktivt oppfordre sine folkevalgte og styremedlemmer i selskaper å la seg registrere i KS styrevervregister. Moss kommune er avhengig av at Etiske retningslinjer Varsling allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjonen ivaretas på en best mulig måte selv om utføreren er selskaper. En måte å styrke omdømme til Moss kommune er å s kape åpenhet rundt hvilke roller enkeltpersoner har. Moss kommune anbefaler derfor sine folkevalgte å registrere sine verv og økonomiske 13

120 Moss kommune - Eiermelding Del 1 KS styrevervregister interesser på Videre ønsker Moss kommune å arbeide for at selskapene de deltar i bidrar til å registrere sine styremedlemmer i databasen Konkurranse Offentlig støtte Prinsippet om likebehandling av private og offentlige selskap innebærer at reglene om offentlig støtte også gjelder for Moss kommunes egne selskaper. Om Moss kommune gir støtte til virksomhet som drives av et selskap de selv eier og dette bedrer konkurranseevnen til det mottakende selskapet, kan det medføre en konkurransevridning i markedet og dermed være ulovlig offentlig støtte. Det er derfor viktig å være oppmerksom på at støtte i ulike former til selskaper Moss kommune eier kan være ulovlig offentlig støtte. Offe ntlig støtte skal forstås vidt og omfatter både at virksomheter tilføres økonomiske verdier 7 eller blir fritatt for økonomiske byrder. 8 Som offentlig støtte regnes støtte fra alle offentlige kilder, også støtte gitt av selskaper eiet av Moss kommune om de er å anse som offentligrettslig organ. 4 grunnv i lkår Det er fire grunnvilkår som må være oppfylt for at støtten skal være omfattet av reglene: Det må dreie seg om støtte gitt av offentlige midler Støtten må vri eller true med å vri konkurransen Den må begunstige enkel te foretak eller produksjonen av enkelte varer Den må være egnet til å påvirke samhandelen mellom EØS - landene Offentlige støtteordninger må meldes til ESA og det er Fornyings - administrasjons - og kirkedepartementet som forvalter dette regelverket. Offentlig anskaffelse I utga ngspunktet gjelder anskaffelsesregelverket når Moss kommune kjøper varer og tjenester fra andre. Når kommunen kjøper tjenester fra selskaper kommunen selv eier benytter kommunen som utgangspunkt ikke anbud, men kjøpe tjenester direkte fra selskapet. Moss k ommune har denne adgangen gjennom unntak fra 7 F. eks direkte støtte, rentefordeler, overdragelser av verdier til under markedspris 8 F.eks særskilte skatte - og avgiftslettelser eller manglende krav fra eiere om utbytte av kapitalen 14

121 Moss kommune - Eiermelding Del 1 regelverket om offentlig anskaffelse. Unntakene formes av rettspraksis. I dag gjelder følgende: Egenregi Egenregi gjelder når det kun er offentlige eiere og når kun en ubetydelig del av omsetningen går til andre enn eie rne (antas å være under 15 % av totale omsetningen) og selskapets omsetning er så nært knyttet til eier (e) at den anses som om kommunen(e) handler med egen etat. Enerett Det er adgang til direkte tildeling av en kontrakt dersom et offentligrettslig organ er til delt enerett og det er forenlig med EØS - avtalen. Dette kan være naturlig fysisk monopol (eks: nettvirksomhet), rettslig monopol (eks: kommunenes lovpålagte ansvar for å samle inn og behandle husholdningsavfall) eller tjenestekonsesjoner. Enerett skiller se g fra egenregi ved at det krever en spesiell begrunnelse for tildelingen og er en begrensning i forhold til EØS - avtalens fri flyt og etableringsfrihet. 1.9 Bestiller utfører (BU) Organisering av kommunal tjenesteproduksjon i kommunale foretak eller selskaper forutsetter etablering av en bestiller/utfører modell mellom kommunen og selskapen eller mellom avdelingene som bestiller av tjenester fra utfører (foretaket eller selskapet ). Skille forvaltning og driftsoppgaver Et viktig prinsipp i BU - modellen er å lage et organisatorisk skille mellom de som er involvert i arbeidet med å definere tjenestekravene, utfører kontrollen og tilsynet med gjennomføringen av arbeidet (bestillerfunksjonen) og de som står for selve pro duksjonen av tjenesten (utførerfunksjonen). En av fordelene ved å organisere tjenester på denne måten er derfor å rydde i hvilket ansvar og hvilke oppgaver som er tillagt ulike roller og instanser innenfor tjenesteproduksjonen. Med andre ord dreier det seg om å skille forvaltnings - og driftsoppgaver fra hverandre. Bestillerkompetanse handler om å ha tilstrekkelig kunnskap om de kravene som stilles til og de brukerbehov som skal ivaretas i den tjenesten som skal bestilles, og hvorledes kravene og behovene best bør beskrives og følges opp. Bestiller må bygge opp metoder for å måle brukerbehov, vurdere kostnadseffektivitet og kunne prioritere å følge opp tjenesteområdet. 15

122 Moss kommune - Eiermelding Del 1 Bestillerkompetansen BU - organisering i forhold til kommunale foretak Folkevalgtes rolle ved BU i egen organisasjon For utviklingen av de kommunale foretakene i Moss kommune er det spesielt viktig å rend yrke BU - modellen selv om kommunen selv kan bestemme hvor stort handlingsrom utfører skal ha. De folkevalgtes rolle overfor bestillerfunksjonen i forhold til kommunale foretak blir kontraktsstyring. Utfordringen blir å håndtere politiske interessekonflikte r uten at dette ødelegger det folkevalgte organets rolle som klar og tydelig bestiller. De folkevalgte bør fokusere på å legge premissene for virksomheten i form av strategiske mål og resultatkrav, og ikke gripe direkte inn i måten tjenesten produseres på. Rollen til bystyret kan sammenlignes med generalforsamlingens rolle i et aksjeselskap. Ved BU - organisering må politikere og administrasjon forholde seg til tjenesteproduksjon som e r regulert gjennom en kontrakt Kommunale foretak Ikke eget rett s subjekt en del av Moss kommune Kommunale foretak er en del av Moss kommune og ikke et eget rett s subjekt. De rettslige rammene rundt kommunale foretak er hjemlet i kommuneloven kapittel 11 som gjelder foran øvrige bestemmelser i kommuneloven. 9 Foretaket binder kommunen ved sine disposisjoner gjennom at det er kommunen som er part i foretakets avtaler og hefter økonomisk og juridisk for eventuelle forpliktelser virksomheten pådrar seg. De kommunale foretakene har eget medlemskap i KS Bedrift. Foretaket ledes av et styre som er direkte underlagt bystyret som politisk or gan og Styret er underlagt bystyret som har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som angår foretaket om bystyret ikke har begrenset denne myndigheten. Den daglige driften av foretaket ivaretas av en daglig leder. De ansatte i foretaket er ansatt i kommunen men det er styret og daglig leder som har arbeidsgiveransvaret for disse. Bystyret er foretakets øverste organ og fastsetter rammene for styrets myndighet, Styring av kommunale foretak først og fremt gjennom vedtektene, økonomiplan, budsjett og ved godkjennelse av foretakets regnskap. Myndigheten ti l å opprette og avvikle foretaket, velge 9 Se kom muneloven av 25. september 1992 nr

123 Moss kommune - Eiermelding Del 1 styremedlemmer, fastsette styremedlemmenes honorar samt vedta foretakets vedtekter kan bystyret ikke delegere. Gjennom vedtektenes formålsbestemmelse fastsetter bystyret den virksomheten foretaket skal drive og de y tre rammene for styrets myndighet. Det er styret i foretaket som ansetter daglig leder. Styret har rolle og ansvar i forhold til det kommunale foretaket på linje med styret i Styrets myndighet interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Styret har avgjørelsesmyndighet i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet, med mindre vedtektene eller instrukse r gitt av bystyret sier noe annet. Styret fører tilsyn med daglig leder, som har ansvar for den daglige driften av foretaket, med unntak av saker som er av uvanlig art og stor betydning. Disse må behandles av styret. Daglig leder i foretaket er ikke rådma nnens underordnede, men denne kan allikevel instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til bystyret har behandlet saken. Valg av styremedlemmer Rådmannen og fagenhetene Styremedlemmer til kommunale foretak oppnevnes av Moss bystyre med unntak av de ansatt valgte medlemmene. Valgkomiteen utgått av bystyret fungerer som valgkomité for styrene i de kommunale foretakene. Kommunale foretak har en selvstendig stilling i forhold til kommunens øvrige administrasjon. Rådmannen har ingen styringsrett overfor foretak ene og daglig leder er underordnet styret i foretaket. Rådmannen kan allikevel instruere at iverksettelsen av en sak skal utsettes til bystyret har behandlet den aktuelle saken, og i sake r som skal behandles i bystyret skal rådmannen gis anledning til å ut tale seg før styret i foretaket treffer vedtak. Dette forutsetter at innkalling til styremøtene også går til rådmann. 17

124 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 2 Eiermeldingens del 2 - Roller, oppgaver og ansvar 2.1 Organisering Interkommunalt samarbeid baseres på hensiktsmessig oppgavefordeling mellom kommuner uten at selskapsformen er valgt. Innen interkommunale samarbeid er hver enkelt kommune selv ansvarlig for å finansiere og prioritere ytelsene mellom ulike grupper og ansvarlig overfor sine innbyggere. Dette gjelder selv om oppgaveløsningen er overlatt til en annen kommune, et samarbeidsorgan eller en vertskommune. Interkommunale samarbeid omfattes ikke av denne eiermeldingen. Styre til løsning av felles oppgaver Kommuneloven 27 har regler om samarbeidsavtaler mellom kommuner når samarbeidet er organisert med eget styre. Styret for et interkommunalt samarbeid kan tildeles en viss selvstendig avgjørelsesmyndighet, men denne må begrenses til avgjørelser som angår virksomhetens "drift og organisering". 10 Alle saker av viktighet må derfor tas opp i de respektive kommunestyrene som vil ha ansvar utad for sin del av samarbeidets virksomhet. Det kan likevel reguleres i vedtektene at styret skal ha mulighet til å binde deltakerkommunene økonomisk, men kun i begrenset grad. Tjenesteproduksjonen kan ivaretas av én av kommunene eller av en ekstern leverandør, et eget selskap eller andre aktører etter konkurranse. Et slikt samarbeidsorgan kan ikke ha ansatte, og administrativ støtte må derfor bestilles fra én av deltakerkommunene. 2.2 Ulike selskapsformer Selskapsorganisering Ved selskapsorganisering skiller kommunen ut tjenesten i et selvstendig rettssubjekt. Kommunen ivaretar eieransvaret gjennom valg av representanter til eierorganet i selskapet og har instruksjonsmulighet overfor kommunens valgte representanter i dette organet. I enkelte tilfeller har kommunen også et finansieringsansvar overfor selskapet, gjennom tilskudd eller fastsetting av priser for selskapets tjenester. For eksempel er fastsetting av avfallsgebyret 10 jf. kommuneloven 27 første ledd

125 Moss kommune - Eiermelding Del 2 myndighetsutøvelse og skal fastsettes av Moss bystyre mens innhenting av avfallet utføres av MOVAR IKS. 11 Moss kommune kan velge å le gge flere oppgaver til et selskap eller gå sammen med andre kommuner eller private om å etablere selskaper. Det er viktig at bystyret tenker helhetlig og at tjenesten blir organisert i selskapsformer som er egnet for driften. 2.3 Interkommunale selskaper ette r kommuneloven 27 Vedtektene gir rammer Interkommunale selskaper med ubegrenset eierans var kan være organisert etter k l. 27 og trenger ikke nødvendigvis følge IKS - loven. Disse selskapene vil som IKS være selvstendige retts s ubjekt som rettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene, men hjemlet i kommuneloven (k l.) 27. K l. 27 regulerer ikke hvordan denne selskapsformen skal organiseres, og det er derfor opp til deltakerne å utforme vedtekter som skal regulere organiseringen av selskapet. Grovt sett baseres denne organisasjonsformen på selskapets vedtekter. Selskapet skal ha et styre men loven fastsetter ellers ikke noen krav til organisering av driften i selskapet. Det er det opp til deltakerkommunene å beslutte organiseringen og nedfelle dette i vedtektene. Mest naturlig vil være å ta utgangspunkt i IKS - loven og velge ut de deler av loven som passer for den organiseringen som er ønskelig og ikke strider mot Se forurensningsloven av nr

126 Moss kommune - Eiermelding Del Interkommunale selskap IKS I nterkommunale selskaper (IKS) Begrenset deltakelse Ubegrenset ansvar Interkommunale selskap (IKS) etter IKS - loven 12 er selvstendige rettssubjekt som rettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene. Det må være flere deltakere i selskapet. Kun kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper kan delta i et IKS. Hver av deltakerne har et ubegrenset ansvar for en andel av selskapets samlede forpliktelser. Dette skiller det interkommunale selskapet fra aksjeselskap, hvor deltaker ansvaret er begrenset. Se under pkt Samlet skal deltakernes ansvarsandel utgjøre selskapets samlede forpliktelser. R epresentantskapet er eiernes organ Selskapets øverste myndighet er representantskapet. Representantskapet er eiernes organ, mens forvaltning av selskapetilligger styret og daglig leder som i andre selskap. Deltakerkommunene utøver eierskap gjennom sine valgte medlemmer i representantskape t. Det er derfor viktig med dialog mellom formannskapet/bystyret og Moss kommunes valgte representanter i representantskapet. Med unntak av de ansattvalgte styrerepresentantene velges styret av representantskapet. Styret forvalter selskapet på vegne av del takerkommunene. Denne forvaltningsmyndigheten må utøves innenfor rammen av selskapets formål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett 13 som vedtas av representantskapet samt vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. 2.5 Aksjeselskap Aksjesels kap (as) Aksjeselskap kan ha én eller flere aksjonærer, og aksjeloven setter ingen grenser for hvem som kan delta i selskapet. Aksjeeierne er ikke ansvarlig for selskapets forpliktelser, med mindre et slikt ansvar har særskilt grunnlag i for eksempel avtale eller erstatningsansvar. Etter kommuneloven 51 nr. 2 er det forbudt for en kommune å stille garanti for andres forpliktelser i næringsvirksomhet. Dette gjelder også overfor aksjeselskaper hvor aksjene eies av kommuner. Et aksjeselskap som ikke er i stand til å oppfylle sine forpliktelser kan slås konkurs. Eierforholdet i et aksjeselskap kan endres ved kjøp og salg av aksjer. Som hovedregel krever overdragelse av aksjer samtykke fra selskapet, og de øvrige eierne har forkjøpsrett til å overta aksjene ved salg. 12 Se IKS - loven av 29. januar 1999 nr Se IKS - loven, 18 av 29. januar 1999 nr 6, endret mvf 1. jan

127 Moss kommune - Eiermelding Del 2 Generalforsamlingen Aksjeselskapets øverste organ og eierorganet er generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styret. Gjennom generalforsamlingen utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andr e generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leders ledelse av selskapet. Det er generalforsamlingen som velger styret. I aksjeselskaper med mer enn 200 ansatte skal det som hovedregel være en bedriftsforsamling. Bedriftsforsamlingens oppgave er dels å være et kontrollerende organ overfor styret, og dels å treffe vedtak i visse typer større forvaltningsvedtak som berører de ansattes situasjon. Begrenset ansvar Et aksjeselskap skal ha en minste aksjekapital på kroner og må til enhver tid ha en forsvarlig egenkapital. Et særtrekk ved aksjeselskapsformen er at deltakerne ikke er ansvarlig for selskapets forpliktelser med mindre dette er særskilt avtalt. På den annen side rår ikke eierne fritt over selskapets inntekter og form ue. Ønsker aksjeeierne å trekke ut midler av selskapet, må dette skje etter nærmere regler i aksjeloven 14 for utdeling av utbytte, nedsetting av aksjekapitalen eller oppløsning av selskapet. 2.6 Organisasjonsformer som ikke er en del av eiermeldingen Moss kommune har vært med på å etablere noen virksomheter som er selvstendige rettssubjekt på linje med selskaper, men som ikke er eiet av kommunen i tradisjonell forstand. Stiftelser og pensjonskasser er slike virksomheter og Moss kommune kan ikke overf or disse utøve strategisk eierstyring. En stiftelse opprettes gjennom avsettelse av en formuesverdi til å fremme et Stiftelse nærmere fastsatt formål. Oppretterne står fritt i å fastsette formålet, som kan være å fremme et bestemt formål gjennom avkastning av kap italen eller drifte den 14 Se aksjeloven av 13. juni 1997 nr

128 Moss kommune - Eiermelding Del 2 virksomheten stiftelsen selv driver. Kommuner kan alene eller sammen med andre opprette stiftelser. Til forskjell fra andre selskapsformer har stiftelser ingen utenforstående eiere. Moss kommune som oppretter kan derfor ikke med gr unnlag i eiendomsrett til stiftelsens midler utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andeler i stiftelsens overskudd. I motsetning til det som gjelder for andre selskapsformer står oppretterne heller ikke fritt til å oppløse stiftels en og overføre stiftelsens midler til seg selv. S tyret er stiftelsens øverste organ, jf. stiftelsesloven 30. En stiftelse kan ikke ha et organ hvor personer med møterett utøver eierrettigheter eller medlemsrettigheter. Styret er stiftelsens øverste organ Stiftelser kan derimot ha et organ som langt på vei kan utøve kontroll med styrets forvaltning av stiftelsen. Dette organet kan være selvsupplerende. Hva en kaller dette organet er i prinsippet likegyldig. Det sentrale er hvilken kompetanse, oppgaver og ansvar som tillegges det aktuelle or gan, noe som reguleres uttømmende i stiftelsesloven 36 annet ledd. Moss kommune har vært med på å opprette en rekke stiftelser. To av disse stiftelsene er inntatt i Del 2 på bakgrunn av at de har et organ som nevnt ovenfor. Disse stiftelsene er; Østfold museene og American College of Norway. Stiftelsestilsynet, opprettet 1. januar 2005, har ansvaret for tilsyn og kontroll av alle stiftelser etter stiftelsesloven, se Moss kommunale pensjonskasser selvstendig rettssubjekt som er selveie t og Moss kommunale pensjonskasse atskilt fra Moss kommune. Kommunen kan bokføre eierkapitalen i pensjonskassen, men uten at dette gir kommunen noen styringsrett. Kommunale pensjonskasser er regulert i forsikringsvirksomhetsloven kapittel 7, og er underlagt tilsyn av Kredittilsynet. 15 Pensjonskassen er ikke ansett å være eiet av Moss kommune i tradisjonell forstand, og kan sammenlignes med stiftelser eller sparebanker. 15 Se lov 10. juni 2005 nr. 44: Lov om forsikringsselskaper, pensjonsforetak og deres virksomhet mv. 22

129 Moss kommune - Eiermelding Del Moss kommune som eier oppgaver og ansvar Kommuneloven regulerer bystyrets funksjon, rolle og ansvar som kommunens øverste myndighet. 16 I sitt virke er bystyret forpliktet til å etterleve legalitetsprinsippet, som i Bystyret korthet betyr at bystyrets beslutninger skal være i overensstemmelse med norsk lovgivning. Det er bystyret som kompetent, kollegialt organ som fatter flertallsbeslutninger so m eierorgan og hvor eierstyringen skal behandles. Moss bystyre behandler saker til generalforsamling/ representantskap så langt det er praktisk mulig, og gir fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene. Hvert fjerde år i konst ituerende møte etter valg skal bystyret oppnevner Eksempel på sak til bystyret medlemmer til generalforsamling/representantskap hvor Moss kommune har eierinteresser/er deltaker. Bystyret har hvert fjerde år et eierseminar hvor kommunens eierskap er tema. Formannskapet bestemmer tidsp unkt og program. Bystyrets har en kontrollfunksjon og skal utarbeide plan for selskapskontroll samt oppnevning av kontrollutvalg og sammensetning av dette. Bystyrets eieroppgaver kan delegeres etter vanlige regler for delegering av myndighet, men ikke de r hvor det i lovtekst er angitt kommunestyret selv. Formannskap Formannskapet er vanligvis saksforberedende organ for bystyret i økonomisaker og har innstillende myndighet i forbindelse med kommunens årsbudsjett, økonomiplan og eventuelle handlingsplaner. Eierforumets mandat er knyttet til bystyrets vedtak , sak 70/12: Eiersekretariat/ eierutvalg 1 D et opprettes et eierforum med 3 medlemmer valgt blant formannskapets medlemmer for å kunne utøve den fremtidige håndteringen av kommunens eierskap i selskapene. 2 Ordføreren foreslå r, i samråd med eierskapsforumet, styremedlemmer og oppnevner eiermedlemmer til selskapene og gjør en løpende vurdering av tjenestetiden for medlemmene. 16 Kommuneloven 6 23

130 Moss kommune - Eiermelding Del 2 3 Det skal utarbeides en styreinstruks i alle selskaper der kommunen har en eierandel på minimum 33,33 %. 4 Det skal settes et nøkternt nivå på lederlønninger, pensjoner, styrehonorar og annen godtgjørelse i selskapene, og det skal være åpenhet om disse forholdene. Dette må ses i forhold til øvrige kommunale virksomheter. Styret skal rapportere til eier om diss e forholdene. 5 Moss kommune skal tilstrebe størst mulig åpenhet vedrørende alle forhold omkring kommunens eierskap. 6 Kommunale foretak plikter å følge Arkivloven med forskrifter. I andre selskaper hvor kommunen eier over 50 % pålegges selskapene å vedta å fø lge arkivloven med forskrifter og avlevere sine arkiver til kommunens sentralarkiv. I selskaper hvor kommunen har mindre eierandel skal kommunens representanter også arbeide for at det gjøres tilsvarende vedtak. 7 Følgende medlemmer oppnevnes: 1 Ordfører 2 Varaordfører 3 Leder for største opposisjonsparti 2.8 Selskapskontroll - kontrollutvalgets rolle Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av Moss kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll). 17 Oppgaven som er tillagt kontrollutvalget er å vurdere om eierstyringen og selskapets virksomhet er i tråd med de vedtak og forutsetninger bystyret har til driften i selskapet. Selskapskontroll begrenser seg i utgangspunktetil selskaper som er eiet av Mo ss kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner samt heleide datterselskap av disse. Selskapskontrollen er todelt; eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskaper. Eierskapskontrollen er en kontroll med Moss kommunes forvaltni ng av sine eierinteresser. Den pliktige eierskapskontrollen er ingen dyptgående kontroll og omfatter ikke selve selskapet, men Moss kommunes utøvelse av eierstyring i selskapet. Eierskapskontroll omfatter også kontroll av hvorvidt representantskapsmedlemme r og fullmektiger på vegne av Moss kommune i 17 Kommuneloven 77 nr. 5 24

131 Moss kommune - Eiermelding Del 2 generalforsamlinger utøver sitt verv i samsvar med denne eiermeldingen og bystyrets vedtak og instrukser; både generelle og spesielle. Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon av selskaper, men d ette er ikke lovpålagt slik som eierskapskontroll. Dette er en dyptgående kontroll av et selskap hvor måloppnåelse, ressursbruk osv. blir målt. I selskaper der Moss kommune eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommunen bør Moss kommune tilstrebe en s amordnet forvaltningsrevisjon om dette skal gjøres i et av selskapene. Eierskapskontroll (lovpålagt) Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon i selskapene (frivillig) Kontrollutvalget avgjør hvem som skal gjennomføre selskapskontrollen. 18 I de selskapene som revideres av ØKR IKS kan ikke dette selskapet utføre forvaltningsrevisjon. Bystyret skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget i Moss kom mune skal varsles og har, i lik het med kommunens revisor, rett til å være tilstede i generalforsamling og representantskap i selskaper kommunene eier alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner. 2.9 Oper ativt eierorgan - representantskap/generalforsamling Moss kommune utøver sitt eierskap i selskaper gjennom sine valgte representanter i Bystyrets oppgaver selskapenes operative eierorgan. I et IKS er det operative eierorganet representantskapet og i aksjeselskap generalforsamlingen. Forvaltning av selskapet tilligger styret og daglig leder i selskapet. Ordføreren foreslår, i samråd med eierskapsforumet, styremedlemmer og oppnevner eiermedlemmer til selskapene og gjø r en løpende vurdering av tjenestetiden for 18 Dette er også fra forskriften 25

132 Moss kommune - Eiermelding Del 2 medlemmene. Det enkelte medlem av et operativt eierorgan har et selvstendig ansvar for å innhente kommunens standpunkter og vedtak av betydning for sin rolle som eierrepresentant. Men for at deltakerne skal i de operative eierorganene skal kunne ivareta Moss Rutiner for dialog kommunes eierinteresser er det nødvendig med gode rutiner for dialog mellom disse og Moss bystyre. Det er derfor etablert rutiner for informasjon og dialog mellom Moss kommune og de respektive deltakerne i op erative eierorgan Kommunens administrasjon Rådmann Rådmannen har etter kommuneloven ansvar for at alle saker som fremmes til politisk behandling skal være fullt ut forsvarlig utredet. Dette gjelder også saker som vedrører kommunens eierforhold og eierstyring. Rådmannens ansvar for saksforberedelse medvirke r til at rådmannen bør gis tilgang til selskapenes virksomheter, planer, budsjett og regnskap. Denne tilgangen skal harmoniseres med selskapen etter dialog og samhandling mellom selskap og rådmannen. Kommunale foretak er en del av kommunens økonomiske o g juridiske ansvar, selv om de opererer med eget styre og eget budsjett. Se mer om rådmannens rolle og ansvar overfor de kommunale foretakene i pkt. 1.7 ovenfor. Rådmannen og rådmannens apparat er en sentral institusjon og funksjon i enhver kommune. Det direkte eierskapet og eierstyringen er formelt lagt utenfor rådmannens normale virkeområde. Rådmannensamlede kunnskap om og innsikt i alle kommunens sterke og svake sider er en ressurs for de politiske diskusjoner om Moss kommunes eierskap. Rådmannen bør utgjøre en naturlig del av beslutningsprosessen relatert til eierstyring i kraft av kunnskap til kommuneadministrasjonensamlede kompetanse og erfaring for strategiske vedtak relatert til Moss kommunes aktive eierstyring. I Moss kommune skal det i særde leshet vektlegges at det etableres gode 26

133 Moss kommune - Eiermelding Del 2 informasjons - og samhandlingsrutiner mellom selskap og rådmannen i Moss kommune. Økonomiavdelingen Økonomiavdelingen har ikke egne oppgaver i tilknytning til eierstyring av selskapene, men utgjør kommuneadministrasjonenspisskompet anse i saker som vedrører kommunens budsjettering og økonomistyring. Fagenheten er gitt bestillerkompetansen overfor selskapene. 19 Det skal i Moss Fagenheter kommune vektlegges at det etableres driftsavtaler mellom kommunen og selskap der slike avtaler er nødvendige eller ikke finnes fra før. Fagenhetene har ellers ikke egne oppgaver i tilknytning til eierstyring av selskapene. Fagenhetene vil også ofte ha en bestillerrolle overfor selskapene, se pkt. 1.9 ovenfor Selskapene Selskapene ledes av et styre og en daglig leder. Styret har det overordnete Øverste forvalter Daglig drift ansvaret for forvaltningen av selskapet og for at det drives i samsvar med selskapets formål og innenfor rammen av lovgivningen og selskapets vedtekter/selskapsavtale, samt instrukser fastsatt av aksjonærene gjennom generalforsamlingen eller deltakerne i representantskapet. Styret er samlet arbeidsgiver overfor daglig leder. Dette inn e bærer blant annet kontroll med - og oppfølging/ tilbakemeldin g overfor daglig leder. Ansettelse og eventuell oppsigelse av daglig leder vil også normalt være styrets oppgave. Styrets arbeidsgiveroppgave innebærer tilsyn og kontroll med s ystemer som sikrer rapportering i forhold til fullmaktsstrukturer, instruks for daglig leder, internkontrollsystemer, økonomiske forhold og kommunikasjon med de ansatte. Styrene skal sikres at de får tilstrekkelig og korrekt informasjon om selskapets drift og utvikling og daglig leder. Daglig leder står for den daglige ledelsen av se lskapets virksomhet, og skal i denne forbindelsen følge retningslinjer og pålegg styret har gitt. 19 Se kapittel 1.8 ovenfor. 27

134 Moss kommune - Eiermelding Del Habilitet og valg av styremedlemmer Forvaltningsloven 6 Rolleklarhet blant folkevalgte og offentlige tjenestemenn er viktig om innbyggerne skal ha tillit til kommunene. Uklarhet i roller kan stille spørsmål ved vedkommendes nøytralitet og vedtakets gyldighet. Det har vært ønskelig med større klarhet med hensyn til hvilke interesser enkeltpersoner ivaretarnår saker vedrørende et aktuelt selskap skal behandles i kommunen. Loven innebærer at folkevalgte og tjenestemenn i Moss kommune vil være inhabile til å forberede og behandle en sak i Moss kommune som gjelder et selskap de selv har en ledende stilling eller sitter i styret. 20 Det er viktig at Moss kommune har åpenhet om mulige rollekonflikter og habilitetsutfordringer blant sine folkevalgte. Det er også viktig at valgkomiteer i selskapen eiet av Moss kommune t ar dette inn i vurderingen når de skal foreslå kandidater til styreverv. I selskap Moss kommune har eierinteresser i, vil Moss kommune være en pådriver for at det etableres valgkomiteer som arbeider etter skriftlige retningslinjer Valgkomiteer i selskapen e bør ta hensyn til habilitetsvurdering ved forslag til kandidater til styreverv. 20 Fvl 6 28

135 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 3 3. Begrepsavklaring og kildehenvisning Anbudsutsetting: Ved å sette ut en tjeneste på anbud gir ikke kommunen fra seg ansvaret for tjenesten, men utførelsen blir satt bort til andre. Gjennom kontraktsoppfølging vil kommunen fortsatt ha kontroll med tjenesteområdet. Selv om tjenesten utføres av andre vil kommunen ofte gi finansiering til utfører for at tjenesten skal kunne utføres i henhold til de krav som settes av kommunen eller gjennom lovgivingen. Ansvar: I alminnelighet ses ansvar og myndighet i sammenheng med delegering av myndighet og anvendelse av delegert myndighet. Det heter seg at myndighet kan delegeres; ansvar kan ikke delegeres. Kommunelovens 6 angir at kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Eieravtale: Benyttes i interkommunale selskaper og tilsvarer delvis det samme som aksjonæravtale i aksjeselskap. I tillegg er det vanlig at eieravtalen regulerer en rekke momenter mellom eierne (ulike demokratiske organer) og selskapet, det etter eiernes og selskapets forhold er fornuftig og hensiktsmessig å regulere i en skriftlig avtale. Eieravtalen vil ofte framstå som et supplement til selskapsavtalen i IKS. Eieravtalen er eiernes dokument, og bør kunne vedtas og endres av representantskapet, som også er det operative eierorganet. Eieravtalen må være kjent av kommunestyrene i eierkommunene. Eieravtalen kan utgjøre grunnlaget i eiernes strategi overfor selskapet og på en enkel måte beskrive hvilken utvikling eierne ønsker selskapet skal gjennomføre. Eiermelding: Er et tverrpolitisk prinsippdokument som angir de politiske prinsipper, politiske føringer og politiske bestemmelser som regulerer hvordan Moss kommune skal opptre som eier i selskaper Moss kommune eier alene, eller sammen med andre. Eiermeldingen skal også være et dokument hvor oppdaterte opplysninger om selskapene Moss kommune eier, er beskrevet. Eiermeldingen vil i sin form og innhold utgjøre en dokumentasjon og informasjon om juridiske rammer, organisasjonsformer og oppgaver, roller og ansvar til alle aktørene som har med selskapene og gjøre. Eiermøter: Eiermøte etableres som en uformell arena hvor selskapets utvikling og strategi kan luftes, drøftes og diskuteres. Eiermøter må ikke forveksles med representantskapsmøter, siden eiermøter ikke fatter formelle vedtak. Eiermøte bør heller ikke legge føringer, eller gi signaler av en slik art at eiermøtet griper inn i styrets myndighetsområde og kompetanse. Deltakere på eiermøter kan variere ut fra agendaen på møtet, men det bør alltid inviteres til eiermøte av selskapet og selskapets ledelse/styret bør alltid være representert.

136 Moss kommune - Eiermelding Del 3 I et selsk ap som eies av ulike demokratiske organ kan eiermøter være en god arena å ta opp saker på et uformelt nivå. Form og innhold på eiermøtet bestemmes ut fra hva som skal drøftes. Det viktige er at møtet har et uformelt preg og en uformell ramme. Vi skiller g jerne mellom to typer eiermøter, eier - initierte møter og selskaps - initierte møter. Det er etter hvert blitt vanlig at spørsmål om som vedrører selskapets utvikling og strategi diskuteres uformelt på eiermøter hvor også rådmannen, styrets leder og daglig le der gjerne deltar i diskusjonene. Eierskapspolitikk: Utgjør rammeverket for kommunens eierstyring. Moss kommunes eiermelding uttrykker hvordan Moss kommune skal framstå som eier i den forstand at eiermeldingen skal bidra til at det kan utvikles selskapssp esifikke strategier for hver eierposisjon i den utstrekning dette er ønskelig. Eiersekretariat : Kan ha mange former og dette er ikke noe entydig begrep. Sekretariatet, så lenge det er et politisk sammensatt utvalg, kan benevnes ut valg/ styre/ råd/ nemnd slik det er angitt i kommuneloven 21. Sekretariatet kan også være et rent administrativt sekretariat. Kommunene har valgt ulike løsninger her 22. Hos noen kommuner er sekretariatet strengt tverrpolitisk sammensatt med rådmannen, eller d en rådmannen utpeker, som sekretær. I andre kommuner er dette et rent administrativt område. Valg av form på ordningen og i hvilken grad det forutsettes politisk involvering er viktig for eierstyringen i Moss kommune fordi det er bystyret som er den formel le eier. Rådmannen vil mange saker være øverste ansvarlig for bestillerfunksjonen overfor selskapene, og det kan være problematisk at rådmannen også fremmer forslag til budsjett. Det anbefales at den ordningen Moss kommune har valgt evalueres årlig. Eie rstrategi: Generelle overordnede politiske prinsipper og målsettinger som ligger til grunn for kommunens generelle eierstrategi, slik denne er uttrykket i denne eiermeldingen, se eierstyring ovenfor. Eieravtale kan være en del av eierstrategien. Eierstyring: Overordnede strategiske, politiske prinsipper som angir konkret hvordan Moss kommune vil utøve eierstyring og hvilken eierskapspolitikk som ligger til grunn slik dette er beskrevet i denne eiermeldingen. Eksempel: Bystyret kan gjennom flertall svedtak instruere sine medlemmer av et representantskap/generalforsamling i enkeltsaker og prinsippsaker. Medlemmene av representantskap/generalforsamling skal på sin side i sin stemmegivning i disse organene reflektere hva flertallet i bystyret mener i sa ken. Konkurran s eutsette: Her etableres en konkurranse om leveransen av tjenesten. 21 Kommuneloven KS Eierforum har heller ingen entydig anbefaling 30

137 Moss kommune - Eiermelding Del 3 Konsern: Et k onsernforhold oppstår når et selskap ( morselskap ) har bestemmende innflytelse over et eller flere andre selskaper ( datterselskap ). Vilkåret for bestemmende innflytelse er enten at morselskapet har kontroll over stemmeflertall (mer enn 50 %) på datterselskapets generalforsamling, eller har kontroll over flertallet i datterselskapet styre. Myndighet: I alminnelighet ses ansvar og myndighet i sammenheng med delegering av myndighet og anvendelse av delegert myndighet. Det heter seg at myndighet kan delegeres; ansvar kan ikke delegeres. Kommunelovens 6 angir at kommunestyret og fylkestinget er de øverst e kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Privatisering: Ved privatisering selges eller overføres tjenesten til andre, som regel private. Tjenesteproduksjonen blir utført av private aktører som vil ha forvaltnings - og driftsansvar samt finansielt ansvar for tjenesten. Kommunen har ikke lenger ansvar for om tjenesten er tilgjengelig for innbyggerne. Samarbeid/selskaper politikk og forretni ng: Kommuner som vil samarbeide om oppgaveløsning med andre kommuner (eller fylkeskommuner) har i dag flere muligheter til å gjøre dette; både ved å etablere selskap, eller samarbeide på annen måte enn ved selskapsetablering. Samarbeid om oppgaveløsning ut en at det etableres et selskap 23 reguleres av kommunelovens 27 og 28. Samarbeid etter kl. 27 forutsetter at det etableres et eget styre etter reglene beskrevet i 27. Samarbeid etter 28 betyr at en eller flere kommuner avtaler med en vertskommune om å overlate oppgaver til vertskommunen. Hvilke forhold som bør vurderes og tas i betraktning før det bestemmes hvorvidt det skal etableres et selskap eller samarbeid, bestemmes i stor utstrekning av hvilken oppgave (tjeneste) som skal løses. Det bør også tas i betraktning om oppgaven er har stort politisk fokus, om oppgaven har private tilbydere og hvilke fordeler/ulemper et samarbeid kan resultere i. Oppgavens (tjenestens) forretningsmessige karakter kan i stor utstre k ning være med på å påvirke avgjørelse n i forhold til hvilken type samarbeid kommunene skal etablere. Selskapsavtale: Juridisk rammedokument for interkommunale selskaper etter IKS - loven. Må ha et minimumsinnhold, se IKS - loven ledd. Selskapsavtalen skal registreres i Foretaksregister et. Stiftelsesdokument: Et dokument for opprettelse av et aks j eselskap. Vedtektene er en del av stiftelsesdokumentet. Aksjeloven regulerer hva som skal være med i stiftelsesdokumentet, asl Selskapsstrategi: Selskapsspesifikk strategi og målsettinger overfor hver enkelt eierposisjon, enten selskapet 23 IKS, AS eller samvirkeforetak 31

138 Moss kommune - Eiermelding Del 3 er eiet av Moss kommune alene, eller sammen med andre. Eksempelvis utbyttepolitikk og eventuelt politiske føringer med tanke på selskapets utvikling. Selskapskon troll: Selskapskontrollen er todelt; eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskaper. Eierskapskontrollen er en kontroll med Moss kommunes forvaltning av sine eierinteresser. Den pliktige eierskapskontrollen er ingen dyptgående kontroll og omfatter ikke selve selskapet, men Moss kommunes utøvelse av eierstyring i selskapet. Eierskapskontroll omfatter også kontroll av (eierutvalget og) hvorvidt representantskapsmedlemmer og fullmektiger på vegne av Moss kommune i generalforsamlinger utøver sitt verv i samsvar med denne eiermeldingen og bystyrets vedtak og instrukser; både generelle og spesielle. Vedtekter: Juridisk rammedokument for aksjeselskap, kommunale foretak, stiftelser osv. Den relevante loven gir rammer for hva vedtektene må inn e holde. Vedtek tene skal registreres i Foretaksregisteret. Kildehenvisninger: Moss kommune v/ bystyret: Seminar Hankø august 2010 Moss kommune v/ arbeidsgruppen som har bestått av: ordfører Paul - Erik Krogsvold, fung erende rådmann Inger Johanne Fjeldbraaten og ø konomisjef Per Sverre Sandén Moss kommune v/ de daglige ledere i de kommunale foretakene: Moss Havn KF: Reidar M. Hagen, Moss Drift og Anlegg KF: Hans - Jacob Henæs og MK Eiendom KF: Olav M. Dalåsen Resch - Knudsen, Vibeke (2007): Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper. Oslo: Kommuneforlaget Resch - Knudsen, Vibeke (2005): Markedseksponering muligheter og begrensinger. Oslo: Kommuneforlaget KS (2006): EØS - regelverket om offentlig støtte en veileder for kommunesektoren. Oslo: Kommuneforlaget og EØS avtalens regler om offentlig støtte, FaD, (2008) KS Eierforum (2008): Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Oslo: KS KS FoU (2008): Eierskap: Behov og muligheter for politisk styrin g av selskaper og samarbeid i kommunene. Oslo: KS KrD Ot.prp. nr. 50 ( ) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer mv. i offentlig heleide selskaper) Oslo KrD, Rapport (2010): 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, Oslo ROKKAN senteret (2008): Lokalt folkestyre AS, Eierskap og styringsroller i kommunale selskap. Bergen: UiB. 32

139 Moss kommune - Eiermelding Del 3 KS FoU (2006): Samfunnsansvarlig forretningsdrift. ECON, Oslo Eiermeldinger fra et utvalg kommuner: Vestby, Grue, Kristiansund, Hamar og Sørum kommuner Justering etter møte i opprettet eierforum Justering juni/juli 2015 etter møte i eierforu m Lover og forskrifter: Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS- loven) Lo v om aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr. 44 (aksjeloven) Lov om stiftelser av 15. juni 2001 nr. 59 (stiftelsesloven) Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 (kommuneloven) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) Forskrift av 22. juni 2004 nr. 905 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner/fylkesk ommuner (KU- forskriften). Forskrift av 17. des om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper, endret mvf. 1. jan

140 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 4. Informasjon om selskapene 4.1 Kommunale foretak Hjemmel: Kommuneloven kapittel 11 Eierstyring: Bystyret er eierorganet. Styre t rapporterer til bystyret. Daglig leder ansettes og rapporterer til styret i foretaket. Moss kommune har 3 kommunale foretak: Moss Havn KF Moss Drift og anlegg KF Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom KF) 34

141 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Moss Havn KF Selskapsform: Kommunalt foretak Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Øystein Høsteland Sundby fra Besøksadresse: Strandgata 10, 1531 Moss Telefon: E - post: firmapost@moss - havn.no Nettadresse: - havn.no EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Moss Havn KF er ikke eget rettssubjekt etter kommuneloven. SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter Etiske retningslinjer (kommunens egne) Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Varslingsregler (kommunens egne) Reglement for Finansforvaltning Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Moss Havn KF er Moss kommunes havnefaglig e organ, og skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Moss kommune er tillagt etter havne - og farvannsloven, og bestemmelser gitt i medhold av denne lov. Moss Havn KF skal sørge for rasjonell og effektiv havnedrift, føre tilsyn med tr afikken i Moss kommunes havneområde og forvalte havnekapitalens aktiva på en måte som fremmer de vedtatte målsettinger for Moss Havn KF. For å opprettholde og videreutvikle havnen og dens trafikkgrunnlag kan Moss Havn KF engasjere seg i havnetilkn yttet virksomhet der det er for delaktig og hensiktsmessig for Moss kommunes havnevirksomhet. Moss Havn KF kan på vegne av Moss kommune delta på eiersiden i andre selskaper når det ligger innenfor foretakets formål og de rammer kommuneloven og eventuelt andre lover og forskrifter angir for kommunens deltagelse i selskaper og forretningsdrift. Foretaket kan også leie inn eiendomsmasse og inngå fremleiekontrakter når dette tjener de formål vedtaket skal ivareta. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NA VN Styret er valgt av kommunestyret og rapporterer til dette organ om ikke myndighet er delegert til formannskapet. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Havnestyret består av 7 medlemmer med 5 politisk valgte med varamedlemmer, og 1 ansatt representant med personlig varamedlem. I tillegg oppnevnes 1 brukerrepresentant med varamedlem som observatør. Styremedlemmene velges for 4 år. Politiske medlemmer: Bjørn Angell, Simen Syrrist, Liv Leirstein, Jan Eilert Bjørnstad, Aud Helen W. Øyen, Vara: Thomas Opland, Sissel Rundblad, Arild Svenson, Else Brit Rosli, Kristine Røssaker, Fred Jørgen Evensen, Anne - Lise Gjøstøl, Christian Larsen, Birger Thum - Paulsen, Styreleders navn: Bjørn Angell. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Havnestyret skal avgi årsregnskap til bystyret om oppnådde resultatet på samme tidspunkt som kommunens øvrige virksomheter. Øvrig økonomirapportering behandles endelig av havnestyret 35

142 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET Oppdatert juni 2015 Moss Kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) Selskapsform: Kommunalt foretak Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Bengt Olimb Adresse: Torderødalleen 11, 1511 Moss Telefon: E - post: post@mkeiendom.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) MKEiendom er en del av Moss kommune som rett s subjekt. SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse Etiske retningslinjer (kommunens daglig egne) Varslingsregler (kommunens egne) leder Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL MKEiendom skal stå for eierskap samt forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale eiendommer i et langsiktig perspektiv. Unntatt er eiendom som direkte er knyttet til teknisk infrastruktur/anlegg (vei, vann, avløpsnett), parker, friområder og eiendommer som disponeres av Moss Havn KF, samt andre eie ndommer som blir bestemt unntatt av bystyret. Videre skal MKEiendom forestå byggherreoppgaver på vegne av Moss kommune. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Styret er valgt av kommunestyret og rapporterer til dette organ om ikke myndighet er delegert til formannskapet. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 6 medlemmer og 6 varamedlemmer hvorav et medlem med personlig varamedlem velges av og blant de ansatte i foretaket. Eiervalgte styremedlemmer velges for 4 år. Styremedlemmer: Erlend Wiborg, Arnfinn Andersen, Gunnel Edfeldt, Khaqan Khan. Vara: Anne Bramo, Else Brit Rosli, Heidi Andersen, Jonas Dalen Berg, Åsmund Svendsen. Ansattrepresentant: Marcela Lie (Vara: Sidsel Saastad) Styreleders navn: Ketil Reed Aasgaard. RAPPORTERING TIL KOMMUNEN Foretaket utarbeider nødvendige strategidokumenter, virksomhetsplaner med langtids - og årsbudsjett med utgangspunkt i kommunens overordnede rammebetingelser. På bakgrunn av fastlagte mål for foretaket avgir styret rapport til bystyret om oppnådde resultater på samme tidspunkt som kommunens øvrige virksomheter. Notat: Vedtekter sist oppdatert E ierstrategi og styreinstruks for selskapet er vedtatt i bystyret sak 043/08. 36

143 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET - Oppdatert juni 2015 Moss Drift og Anlegg KF Selskapsform: Kommunalt foretak Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Jørn Stamm Adresse: Solgård Skog 15/17, 1599 Moss Telefon: E - post: drift.anlegg@moss.kommune.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Moss Drift og Anlegg er en del av Moss kommune som retts s ubjekt. SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale egne) Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig (kommunens egne) leder SELSKAPETS FORMÅL Moss Drift og Anlegg KF skal tilby utførelse nav drifts - og vedlikeholdstjenester og nyanlegg for Mosseregionens infrastruktur(veger, parker, friområder, vannforsyning, avløp) og tjenester i tilknytning til dette. Moss Drift og anlegg KF skal tilby drifts - og vedlikeholdstjenester, vaktmester - og renholdstjenester samt nyanlegg til kommunens bygninger og anlegg og til lokaler kommunen eier. Foretaket kan i tillegg tilby tjenester som står i n aturlig sammenheng med disse oppgavene til andre. Moss Drift og anlegg KF anskaffer og forvalter kommunens eget bruk og tjenester i tilknytning til dette. Moss Drift og anlegg KF er operatør av Skjærgårdstjenesten funksjonsavtale. biler og maskiner til i henhold til en Definisjon av formål og ansvarsområde er uttømmende. Styret og daglig leder har ikke myndighet til å fatte vedtak om områder som ikke er nevnt ovenfor. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Styret er valgt av kommunestyret og rapporterer til dette organ om ikke myndighet er delegert til formannskapet. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 6 medlemmer. Et medlem med varamedlem velges av og blant de ansatte i foretaket. Styremedlemmene velges for 4 år. Styremedlemmer: Roger Madsen, Eivind Holmsen, Sundrehagen, Shabana Farrah Malik, Knut Andre Johansen, Ida Kjerve, Linda Karlsen. Varamedlemmer: Thomas Opland, Thor Christian Hansteen, Ingar Nilsen, Gulai Basli, Irene Brevad, Tor Arne Ødeg aard Styreleders navn: Roger Madsen RAPPORTERING TIL KOMMUNEN På bakgrunn av fastlagte mål for foretaket skal styret avgi rapport til bystyret om oppnådde resultater på samme tidspunkt som kommunens øvrige virksomhet. Notat : Vedtektene er sist revidert i Moss bystyre , sak 92/10. 37

144 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del Interkommunale selskaper etter kl. 27 Hjemmel: Kommuneloven 27 og selskapenes vedtekter Eierstyring: Kjennetegn: Gjennom styret som fungerer som eierorgan i selskapene. Vedtektene for selskapet angir de juridiske rammene. IKS - loven kan brukes som veiledning ved tvil. Moss deltar i 1 interkommunalt selskap etter kl. 27 Østfold kontrollutvalgssekretariat 38

145 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Selskapsform: Interkommunalt selskap etter kml. 27 Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Bjørn Gul brandsen Postadresse: Postboks 69, 1601 Fr edrik stad Adresse: Glemmengt. 55, 1608 Fredrik stad Telefon: E - post: akfp@fredrikstad.kommune.no Nettadresse: Fredrikstad.kommune.no/okus EIERE Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Moss kommune, Rygge kommune, Råde kommune og Sarpsborg kommune. Halden kommune gikk ut av samarbeidet i mail Halden kommune har fra inngått en kontrakt med ØKUS om kjøp av sekretariatstjenester for 2+2 år. SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Østfold kontrollutvalgssekretariat skal utføre den lovpålagte sekretariatsfunksjonen for deltakerkommunenes kontrollutvalg i henhold til kommuneloven 77 nr. 10. Denne er videre spesifisert (utdypet) i forskrift og merknader for kontrollutvalg sekretariatet. 20 om I tillegg har styret , sak 19/06, vedtatt strategidokument for selskapet. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN St yret er eierorgan og består av 6 medlemmer med personlige varamedlemmer, et medlem pr. deltaker. Styremedlemmene velges for 4 år. Fra Moss ko mmune: Styremedlem Magne Nord Berg, varamedlem Morten Nyborg. Styreleder: Victor Kristiansen, Fredrikstad kommune DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER EIERDIALOG: S kjer i styre t og eventuelt opp mot kommune n s eier forum. ØKUS er et 27 samarbeid og styret skal både ivareta eierkommunen s interesser gjennom myndighet gitt av kommunestyret (vedtekter), samt samarbeidets arbeidsgiveransvar, drift og organisering. UTFØRERDIALOG: S kjer direkte med kontrollutvalg et ettersom sekretariatet etter forskrift er direkte underlagt kontrollutvalget. F orskriften s 20: Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet». 39

146 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del Interkommunale selskaper (IKS) etter IKS - loven Hjemmel: Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6. Eierstyring: Gjennom Moss kommunes deltaker(e) i representantskapet. Kjennetegn: Deltakere er kun kommuner/fylkeskommuner og eller IKS. Deltakerne har ubegrenset ansvar innenfor sin eier/ansvarsandel. Moss deltar i 5 IKS: Drifts assistansen i Østfold IKS (DaØ) Krisesenteret i Moss IKS MOVAR IKS Østfold interkommunale arkivselskap (Ika) Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR IKS) 40

147 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) Selskapsform: Interkommunalt selskap (IKS) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Tor Gunnar Jantsch Adresse: Habornvei en 61, 1630 Gamle Fredrikstad/Pb. 1430, 1602 Fredrikstad Telefon: (mobil) E - post: tor. Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Aremark kommune (2,19 %), Askim kommune (7,09%), Eidsberg kommune (5,77%), Fredrikstad kommune (14,61%), Halden kommune (9,71%), Hobøl kommune (3,50%), Marker kommune (2,97%), Moss kommune (9,71%), Rakkestad kommune (4,99%), Rygge kommune (7,00%), Rømskog kommune (1,84%), Råde kommune (4,55%), Sarpsborg kommune (12,52%), Skiptvet kommune (2,97%), Spydeberg kommune (3,50%), Trøgstad kommune (3,76%), Våler kommune (3,32%). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å påta seg de arbeidsoppgaver kommunene og selskapet måtte bli enige om. Selskapet kan inngå samarbeidsavtaler med kommuner, andre selskaper og virksomheter. DaØ kan delta på eiersiden i aksjeselskap og andre selsk aper, når dette ligger innenfor de grenser kommuneloven og eventuelt andre lover/forskrifter angir for kommunens deltakelse i selskaper/forretningsdrift. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN 1 representant fra hver deltakerkommune, i alt 17. Medlem fra Moss kommune er Arild Svenson, vara Hanne Tollerud STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN 7 medlemmer med personlige varamedlemmer. Styreleders navn: Frøydis Kristiansen, Askim DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Kommunens eierforum. Utførerdialog: Det gjennomføres årlig flere møter med leder og ansatte i selskapet, hvor selskapet kartlegger hvilke oppgaver kommunen ønsker utført og planlegger gjennomføring av disse. Videre gjøres det jevnlig henvendelser fra MK til selskapet med spørsmål om arbeidsoppgaver som MK ønsker utført. Pr. dato er bestillingslisten fra Moss lang, svært mye lenger enn hva MK er berettiget til i forhold til timer/eierandel. Utførte oppgaver er siste år i hovedsak : - Kontroll /oppfølging av avløpsanlegg for spredt bebyggelse + rapportering. - Kartlegging av feilkoblinger og lekkasjer på avløpsnett vha. røyktesting, med rapportering. - Månedlig driftstiltak på et antall avløpspumpestasjoner, med tilhørende rapportering Pr

148 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Krisesenteret i Moss IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap (IKS) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Grete Mørch Adresse: Pb Moss Telefon: E - post: post@krisesenteret - moss.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Moss kommune (53, 84 %), Rygge kommune (2 5, 66 %), Råde kommune (12,35 %), Våler kommune ( 8, 13 %). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse leder daglig Etiske retningslinjer (i personalhåndbok s 6 og 37) Varslingsregler, personalhåndbok 18 s SELSKAPETS FORMÅL Krisesenterloven (2010). I tillegg kommer Selskapsavtalens 2: Krisesenterets arbeid skal forankres i erkjennelsen av at vold mot kvinner er et hinder på veien mot målet om likhet, utvikling og fred. Krisesenterets arbeid skal erkjenne at vold mot kvinner både krenker, svekker og opphever kvinners mulighet til å bruke sine menneskerettigheter og fundamentale friheter. Krisesenteret skal i sitt arbeid være partipolitisk nøytrale og ikke tilknyttet bestemte organisasjoner eller trossamfunn. Krisesenteret skal være et lavterskeltilbud uten krav til henvisning, og skal drives ut fra prinsippet hjelp til selvhjelp. Krisesenteret skal sama rbeide med det offentlige hjelpeapparatet og andre aktører i nærmiljøet som skal ivareta kvinner og deres barn som har vært utsatt for mishandling og seksualisert vold. Krisesenteret skal opprettholde kontakt med andre krisesentre. EIERORGAN: ANTALL REP RESENTANTER FRA MOSS OG NAVN 2 representanter fra hver deltakerkommune (ordfører og annen politiker) med personlig e varamedlemmer (varaordfører og annen politiker). Fra Moss: Tage Pettersen (vara Erlend Wiborg) og Tomas Colin Archer (Hanne Tollerud). STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN 5 medlemmer med 3 varamedlemmer oppnevnt av repr. skapet. De ansatte har møte og talerett i henhold til kml. 26. Medlem fra Moss: Terje Turøy. Vara: Elin Heiberg Styreleders navn: Anne Bramo DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Dialogen foregår gjennom representantskapet og gjennom Moss kommunes eierforum (sist avholdt ) Anbefaling: Vedr. styresammensetningen i 7. Selskapsavtalen ble justert i representantskapet Endringen er godkjent av eierkommunene. 42

149 INFORMASJON OM SELSKAPET: Oppdatert juni 2015 MOVAR IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap (IKS) Org. nummer: Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 Stiftelsesdato: Kontaktperson: Johnny Sundby Adresse: Kjellerødveien 30, 1580 Rygge Telefon: E - post: movar@movar.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Moss kommune 46 %, Rygge kommune 21 %, Vestby kommune 20 %, Råde kommune 9 %, Våler kommune 4 %. SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Vedtekter/selskapsavtale Etiske retningslinjer Styreinstruks Varslingsregler - pkt i etiske Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder retn.linjer Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL MOVAR IKS er opprettet for å ivareta produksjon av drikkevann, rensing av avløpsvann, innsamling og sluttbehandling av husholdningsavfall samt brann - rednings - og feiertjenester i henhold til eierkommunenes behov. Disse virksomhetsområdene avregnes til sel vkost. Selskapet kan utnytte ledig kapasitet og kompetanse i en naturlig forlengelse av primærvirksomheten. Slik virksomhet må ikke på noen måte være i konflikt med hovedformålet. MOVAR IKS kan inngå samarbeidsavtaler med andre og/eller inneha eierandele r i andre selskaper dersom dette følger som en naturlig del av virksomheten. All forretningsmessig virksomhet av betydning skal skilles ut og utføres i egne selskape r. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Det er 16 deltakere i representantskapet 6 representanter fra Moss kommune med like mange varamedlemmer. Fra M oss: Tage Pettersen (nestleder i representantskapet), Arild Svenson, Joakim Sveli, Tomas Colin Archer, Hanne Kristin Tollerud. Varamedlemmer: Kjellaug Na kkim, Roger Madsen, Roar Jørn Hermansen, Jan Ei lert Bjørnstad, Knut Lindelien. Leder av representantskapet: Inger - Lise Skartlien STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 8 medlemmer med personlige varamedlemmer. 2 av styrets medlemmer med personlig varamedlem velges av og blant de ansatte. Fra Moss: Ketil Reed Aasgaard og Marit Børud Ka mark. Varamedlemmer: Oddvar Aasen og Liv Leirstein. EIERSKAP I ANDRE SELSKAPER Movar Næring AS (100 %) Alarmsentral Brann Øst AS (ABØ) (16,7 %). 25 Bokfør t verdi i 2013 : Kr 1,1 mill. Rekom AS (1,3 %). 26 Bokført verdi i 2013 : Kr kroner. DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Deltakelse på bystyrets eierdag/eierforum, protokoller oversendes kommunen. Utførerdialog: Utover dette er det år om annet en samhandling om tjenester som må utføres, eller tekniske løsninger som må gjennomføres, for avklaring av hvilken part som gjennomfører tiltaket sentralen 26 Virksomhet innen renovasjon 43

150 INF ORMASJON OM SELSKAPET Oppdatert juni 2015 Østfold interkommunale arkivselskap IKS Selskapsform: Interkommunalt selskap (IKS) Org. nummer: Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 Stiftelsesdato: Kontaktperson: Lene - Kari Bjerketvedt Adresse: Rådhusveien 27, 1739 Borgenhaugen - pb. 237, 1702 Sarpsborg Telefon: E - post: ika.ostfold@sarpsborg.com Nettadresse: - ostfold.no EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Østfold fylkeskommune (57,84%), Aremark kommune (0,31%), Askim kommune (3,15), Eidsberg kommune (2,29%), Halden (6,12%), Hobøl (1,01%), Hvaler kommune (0,86%), Marker kommune (0,75), Moss kommune (6,33%), Rakkestad kommune (1,64%), Rygge kommune (3, 03%), Rømskog kommune (0,14), Råde kommune (1,49%), Sarpsborg kommune (11,12%), Skiptvet kommune (0,77%), Spydeberg kommune (1,11%), Trøgstad kommune (1,10), Våler kommune (0,93%). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale - ja - ja Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder økonomiplan SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å utføre følgende arbeidsoppgaver: handlingsplan, Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons - og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Representantskapet består av e n representant fra hver deltakerkommune med personlig varamedlem. Fra Moss: Else Brit Rosli, vara Erik Roth Nilsen. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Et medlem med personlig vara velges av og blant de ansatte i selskapet. Det er pt. ingen fra Moss kommune i styret. Styreleders navn: Sigmund Vister, Sarpsborg kommune DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Tilgjengelig til eiermøter/eierforum og representantskap. Kommunen mottar innkalling og referater fra representantskap i tillegg til kommunens representant. Utførerdialog: Hovedsakelig løpende på mail, telefon og møter med kommunens arkivleder. Arkivlederforum to til tre ganger i året. Informasjon blir også lagt på selsk apets hjemmeside. 44

151 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert februar 2014 Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR IKS) Selskapsform: Interkommunalt selskap (IKS) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Einar Thorolf Gundersen Adresse: Råkollveien 103, Rolvsøy Telefon: E - post: okrev.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER (% OG NAVN) Fredrikstad kommune (35 %), Sarpsborg kommune (25%), Halden kommune (14%), Moss kommune (14%), Rygge kommune (7%), Råde kommune (3%), Hvaler kommune (2%). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse leder daglig Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre de lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne. Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne. Østfold kommunerevisjon IKS kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre enn oppdragsgiverne. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN 7 deltakere i representantskapet 1 representanter fra Moss kommune med personlig varamedlem. Johnny Ramsvik er Moss sin representant og varamedlem er Dag Robertsen. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN 6 medlemmer med personlige varamedlemmer. Et medlem med personlig vara velges av og blant de ansatte i revisjonsselskapet. Fra Moss: Sissel Rundblad. Vara: Øivind Tandberg - Hanssen. Styreleders navn: Anne Gro Pedersen DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Revisjonen deltar i bystyrets møter hvor revisjonen har roller i forhold til kontrollutvalget og ved revisjonsprosjekter som behandles i bystyret. Utførerdialog: Det er årlig møte mellom selskapet og ordfører og rådmann om saker av felles betydning. Revis jonen har med egen kontorplass på rådhuset nødvendig tilgang til nødvendige Dokumenter og bilag og til økonomiledelsen i kommunen. Anbefaling: 9 i selskapsavtalen sammensetning av styret : Gjennomgang er foretatt, og det synes ikke å være noe vesentlig problematikk knyttet til dette punktet. 4 5

152 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del Aksjeselskap (as) etter aksjeloven (asl.) Hjemmel: Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr. 44. Eierstyring: Gjennom Moss kommunes fullmektiger i generalforsamlingen. Kjennetegn: Begrenset ansvar. Moss deltar i 6 aksjeselskap: Krapfoss industrier as (Kias as) Personalpartner as (tidligere Masvo as) Mosseregionens næringsutvikling as Punkt Ø Studisenteret.no as Østfold energi as VisitMoss as avviklet pr

153 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Krapfoss Industrier as (Kias as) Selskapsform: Aksjeselskap (as) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Tor Arne Syversen Adresse: Vålerveien 65, 1597 Moss/Pb. 469, 1502 Moss Telefon: E - post: kias@kias.as Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER Aksjekapitalen er NOK fordelt på 670 aksjer à NOK Aksjefordelingen er som følger: Moss Rotary Klubb 400 aksjer (59,70%), Moss kommune 164 aksjer (24,48%), Rygge kommune 60 aksjer (8,96%), Østfold fylkeskommune 30 aksjer (4,48%), Våler kommune 16 aksjer (2,39%). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks 0 Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder SELSKAPETS FORMÅL Selskapets har til formål gjennom produksjon og annen næringsvirksomhet å skape grunnlag for attføring av yrkeshemmede. Selskapet kan også gi tilbud om varig sysselsetting av yrkeshemmede. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Moss komm une møter i generalforsamlingen. Fra Moss kommune: Ketil Reed Aasgaard. Vara Irene Hansen. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret velges av generalforsamlingen og består av 4-6 medlemmer samt 2 varamedlemmer i rekkefølge. Selskapet har en valgkomité. Styremedlemmene velges for 2 år. Fra Moss kommune: Gunnel Edfeldt, på valg i Varamedlem: Joakim Sveli, varamedlemmer blir valg for ett år ad gangen Styreleders navn: Jan Erik Edvardsen DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Gjennom kommunens eierforum. Utførerdialog: NAV Moss har dialog med selskapet knyttet til tjenestene som utføres. 47

154 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Personalpartner AS (Tidligere Masvo as) Selskapsform: Aksjeselskap (as) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Helge Jan Nilsen Adresse: Carlbergv 5, 1526 Moss/Pb. 582, 1522 Moss Telefon: E - post: Helge.nilsen@personalpartner.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER Aksjekapitalen er NOK fordelt på 55 aksjer à NOK Aksjefordelingen er som følger: 27 Moss kommune= 29 aksjer (52,7 %), Rygge kommune = 14 aksjer (25,5 %), Råde kommune = 7 aksjer (12,7 %), Våler kommune = 5 aksjer (9,1 %). SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å legge til rette for en aktiv arbeidsdeltakelse for personer som står utenfor det ordinære arbeidslivet i Mosseregionen. Selskapet har ikke til formål å skaffe aksjonærene økonomisk vinning. Eventuelle overskudd sk al forbli i bedriften og disponeres til formål som styrker den videre drift. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Moss kommune møter i generalforsamlingen. Representant Moss kommune: Tage Pettersen. Vara: Tomas Colin Archer STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 14 medlemmer. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen og 4 av styrets medlemmer velges av og blant selskapets ansatte. Medlem fra Moss: Halvard Sand. Varamedlem: Christian Larsen Styreleders navn: Halvard Sand DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Gjennom kommunens eierforum. Utførerdialog: NAV Moss har dialog med selskapet knyttet til tjenestene som utføres. 27 Pr

155 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Mosseregionens næringsutvikling as Selskapsform: Aksjeselskap (as) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Yngvar Trandem Adresse: Strandgata 10, 1531 Moss Telefon: E - post: post@mnu - as.no Nettadresse: - as.no EIERE OG EIERANDELER Aksjekapitalen er NOK fordelt på 146 aksjer. Aksjefordelingen er som følger: Moss Industriforening 50 aksjer til NOK 1 000, totalt , Moss kommune 25 aksjer til NOK 1 000, totalt , Rygge Vaaler Sparebank 24 aksjer a til kurs NOK 2083,33 per aksje, totalt , Våler kommune 4 aksjer til NOK 1 000, totalt 4 000, Råde kommune 6 aksjer til NOK 1000, totalt 4 000, Rygge kommune 12 aksjer til NOK 1 000, total t , Moss Havn KF 25 aksjer til nok kr 1 000, totalt SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Oppdragsbeskrivelse/handlingsplan Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplan Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å være Mosseregionens kontaktorgan i næringsspørsmål og sikre balanse og mangfoldig utvikling av Mosseregionens produserende og nyskapende næringsliv. Dette omfatter bl.a aktiv markedsføring og veiledning overfor eksisterende og nye vi rksomheter. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Moss kommune v ordfører Tage Pettersen møter i generalforsamlingen STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret består av 3 til 8 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Styreleders navn: Kristian Oppegaard DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierdialog : Kvartalsmøter med ordfører/kommunalsjef plan, miljø og teknisk. Minst ett møte pr år med formannskapet. Kommunens eierforum. Utførerdialog : Daglig leder møter/deltar etter ønske/behov i andre politiske eller administrative fora. 49

156 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Punkt Ø AS Selskapsform: Aksjeselskap (AS) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Dag Aak Sveinar Adresse: Alby Gård, 1519 Moss/Pb Jeløy, 1510 Moss Telefon: E - post: kontakt@punkto.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER Aksjekapitalen er NOK fordelt på 170 aksjer á NOK Moss kommune eier 53 aksjer, Østfold fylkeskommune 99 aksjer, Galleri F15s venner 15 aksjer, Vestby kommune 1 aksje, Råde kommune 1 aksje, Rygge kommune 1 aksje SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder SELSKAPETS FORMÅL Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner Selskapets formål er å fremme kunnskap om og forståelse for norsk og internasjonal kunst. Dette formål skal oppnås ved å arrangere utstillinger, festivaler og biennaler, utgi publikasjoner, arrangere møter og seminarer, gi barn og voksne mulighet til kunstnerisk egenaktivitet, og for øvrig alt annet som vedrører dette formålet. Selskapets virksomhet skal i hovedsak rette seg mot innbyggerne i Østfold fylke, men også mot et nasjonalt og internasjonalt publikum. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Til generalforsamlingen møter fra Moss kommune Sindre Westerlund Mork. Vara Erik Roth Nilsen STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 6 medlemmer. Fra Moss kommune: Thor Christian Hansteen. Vara: Tomas C. Archer Styreleders navn: Ingjerd Schou DIALOG MED MOS S KOMMUNE SOM EIER Eierdialog: Det gjennomføres møter med selskapet hvor representanter fra Østfold fylkeskommune og Moss kommune deltar (eksempelvis ordfører, rådmann, leder av SOK, kommunalsjef). Utførerdialog: Kommunalavdeling kultur/oppvekst har møter med selskapet vedr faglige forhold knyttet til utstillinger med mer. 50

157 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Studiesenteret.no as Selskapsform: Aksjeselskap (as) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Lars Utstøl Adresse: Strandveien 6 A, 9350 Sjøvegan, Salangen Telefon: E - post: post@studiesenteret.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER Salangen kommune 2 aksjer, Lavangen kommune 1 aksje, Gratangen kommune 1 aksje Båtsfjord kommune 1 aksje, Dalanerådet, Egersund 1 aksje, Midtre Gauldal kommune 1 aksje, Moss kommune 1 aksje, Malmens Friskola, Malmberget 1 aksje, Rauma kommune 1 aksje, Skjervøy kommune 1 aksje, Sorsele kommune 1 aksje, Surnad al kommune 1 aksje, Tydal kommune 1 aksje SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Utvikle og drive nettverk av læringsarenaer i Norden, samt hva hermed står i forbindelse. Selskapet skal ikke ha som formål å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Generalforsamlingen: Moss kommune v/ordfører inviteres med stemmerett til alle generalforsamlinger. Tage Pettersen møtte STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Det er 7 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Inger Karin Larsen, styreleder. Moss kommune er ikke representert i styret. EIERSKAP I ANDRE SELSKAPER Ingen DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER: Moss kommune har latt American College står for det praktiske ved drift av Studiesenteret i Moss. Det er engasjert en prosjektkoordinator for Campus Moss som har som oppgave å utvikle Studiesenteret Moss og de andre tilbudene innenfor overbygningen Campus Moss. Moss kommune v/kommunalavdeling kultur og oppvekst har et tett samarbeid med både prosjektkoordinator og med American College. Moss kommune (Kultur og oppvekst) samarbeider direkte med Studiesenteret.no, deltar på møter og er med på å utvikle og mark edsføre opplæringstilbudene. Formannskapet har jevnlig blitt orientert om arbeidet med Campus Moss og Studiesenteret Moss. KOMMUNENS EIERSTRATEGI Mosseregionens ordførergruppe etablerte i 2008 en arbeidsgruppe som skulle etablere Campus Moss. Formålet var å gjøre Mosseregionen mer attraktiv for lærersted for etter - og videreutdanning. Det var et sterkt ønske om å kunne tilby utdanning på høgskolenivå i Moss. I 2008 besluttet Formannskapet at Moss kommune skulle tegne medlemskap i Studiesenteret.no og kj øpe en aksje. Fra høsten 2009 har Moss kommune tilbudt opplæring på høgskolenivå gjennom Studiesenteret.no i Moss, lokalisert i Konventionsgården. American College og Folkeuniversitetet Øst tilbyr opplæring samme sted. I møtet i Formannskapet bes luttet Formannskapet at det skal etableres et styre for Campus Moss. Moss kommune ved utvalgsleder for skole -, oppvekst - og kulturutvalget er valgt inn i styret. Styret har det totale ansvaret for utviklingen i Campus Moss og Studiesenteret Moss som en del av denne overbygningen. 51

158 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM SELSKAPET oppdatert juni 2015 Østfold Energi as Selskapsform: Aksjeselskap (as) Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Oddmund Kroken Adresse: Glengsgata 19, 1706 Sarpsborg/Pb. 17, 1701 Sarpsborg Telefon: E - post: post@ostfoldenergi.no Nettadresse: EIERE OG EIERANDELER Aksjekapitalen er NOK 70 mill. fordelt på aksjer à NOK Aksjefordelingen er som følger: 28 Østfold fylkeskommune (50%), Sarpsborg kommune (14,28%), Halden kommune (7,14%), Moss kommune (7,14%), Askim kommune (4,28%), Fredrikstad kommune (4,28%), Eidsberg kommune (2,85%), Aremark kommune (1,42%), Hobøl kommune (1,42%), Marker kommune (1,42%), Rømskog kommune (1,42%), Skiptvet kommune (1,42%), Spydeberg kommune (1,42%), Våler kommune (1,42%) SELSKAPETS STYRINGSDOKUMENT Aksjonæravtale/eieravtale Vedtekter/s elskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer Varslingsregler Strategiplaner SELSKAPETS FORMÅL Forestå kjernevirksomheten produksjon, kjøp, salg og distribusjon av ulike energiformer, samt bygge, eie og drive anlegg i den forbindelse. Utvikling av annen lønnsom forretningsvirksomhet basert på selskapets ressurser og kompetanse, samt deltakelse i re levant forskning, utvikling og innovasjon. Deltakelse i andre selskap som fremmer de formål som er nevnt i punktene 1 og 2 over. EIERORGAN: ANTALL REPRESENTANTER FRA MOSS OG NAVN Til generalforsamlingen i 2015 møtte Tage Pettersen og Bente Hedum. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) OG STYRELEDERS NAVN Styret har 14 medlemmer hvorav 4 av styrets medlemmer er valgt av og blant selskapets ansatte. Selskapet har valgkomité. Fra region Moss: Liv Leirstein Styreleders navn: Arne Øren EIERSKAP I ANDRE SELSKAPER Siso Energi AS 50 %, Norsk Grønnkraft Utbygging AS 25 %, Kvalheim Kraft DA 50 %, Zephyr AS 50 %, Midtfjellet Vindkraft AS 33,33 %, Haram Kraft AS 26,9 %, Sula Kraft AS 25 %, Rygge sivile lufthavn AS 15 % DIALOG MED MOSS KOMMUNE SOM EIER Eierne i Østfold Energi avholder jevnlig, og minimum to ganger pr år, eiermøter for å drøfte spørsmål forbundet med eierskapet i selskapet. Eiermøtene har ingen formell rolle i styringen av selskapet. I den grad eiermøtet fatter beslutninger om endringer i aksjonæravtalen eller andre spørsmål av formell art, protokolleres dette særskilt. KOMMUNENS EIERSTRATEGI Se aksjonæravtalen for felles eierstrategi. 28 Årsrapport

159 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del Stiftelser etter stiftelsesloven Hjemmel: Lov om stiftelser av 15. juni 2001 nr. 59. Eierstyring: Stiftelser er selveiet. Styret er øverste organ. Kjennetegn: Moss kommune kan ikke påvirke stiftelsene, men stiftelsen kan ha organ underlagt styre som har en kontrollfunksjon. Moss har vært med på å etablere en rekke stiftelser, kun to er inntatt her: The American College of Norway Østfoldmuseene

160 Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 INFORMASJON OM STIFTELSEN oppdatert juni 2015 The American College of Norway Selskapsform: Stiftelse Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Krista Lynn Lauritzen Adresse: Verket 22, 1534 Moss Telefon: E - post: Info@americancollege.no Nettadresse: STIFTELSENS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder 54 Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer (kommunens egne) V arslingsregler Strategiplaner STIFTELSENS FORMÅL The American College of Norway er en privat stiftelse med formål å drive internasjonal utdanning på høyere nivå. Stiftelsen har sete i Moss. Stiftelsen samarbeider med anerkjente høyere utdanningsinstitusjoner i USA og andre land. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) Styret består av inntil 9 medlemmer valgt av rådsforsamlingen. Styremedlemmene velges for to år. Fra Moss kommune: Brita Oberg RÅDSFORSAMLINGEN Stifterne utgjør stiftelsens Rådsforsamling. Ingen kan stemme for andre stiftere ved fullmakt. Bedrifter, offentlige organer, organisasjoner og institusjoner velger den person som skal avgi stemme på sine vegne. Hver stifter kan være representert ved en pe rson i spørsmål som krever avstemning i Rådsforsamlingen. Hver stifter har stemmerett i samsvar med innskutt kapital. Rådsforsamlingen velger et styre. Videre velger Rådsforsamlingen valgkomité bestående av 3 personer. Komitéens medlemmer velges for 2 år. Styret bør i størst mulig grad være bredt faglig sammensatt. Styret må også bestå av personer som ikke er stiftere. Dersom det er stiftere representert i styret kan disse ikke delta i beslutning om omdannelse, men styret er beslutningsdyktig dersom flert allet ikke er stiftere. Valgkomitéen skal bestå av personer som eier eller representerer andeler i stiftelsen. Rådsforsamlingen holdes hvert år innen utgangen av april og skal: 1. Avgi eventuell uttalelse om styrets årsberetning og årsregnskapet 2. Velge inntil 9 styremedlemmer 3. Velge 3 medlemmer i valgkomitéen 4. Velge revisor Rådsforsamlingen skal gis anledning til å uttale seg ved spørsmål om omdanning av stiftelsen. Fra Moss: Tage Pettersen. Vara: Tomas Colin Archer. FORHOLD TIL KOMMUNEN Moss kommune er representert i rådsforsamlingen med 413 stiftelsesandeler a kr på grunnlag av innskudd på kr , -. Tage Pettersen er representant i rådsforsamlingen. INFORMASJON OM STIFTELSEN oppdatert juni 2015

161 Østfoldmuseene Selskapsform: Stiftelse Org. nummer: Stiftelsesdato: Kontaktperson: Gunn Mona Ekornes ( ) Adresse: Gamlebygata 8, 1721 Sarpsborg Telefon: E - post: postmottak@ostfoldmuseene.no Nettadresse: STIFTELSENS STYRINGSDOKUMENT Vedtekter/selskapsavtale Styreinstruks Instruks/arbeidsbeskrivelse daglig leder Moss kommune - Eiermelding 2015 Del 4 Oppdragsbeskrivelse/driftsavtale Etiske retningslinjer (kommunens egne) Varslingsregler Strategiplaner STIFTELSENS FORMÅL Østfoldmuseene er fra et konsolidert museum for Borgarsyssel Museum, Fredrikstad Museum, Folkenborg Museum, Halden historiske Samlinger, Haldenvassdragets Kanalmuseum, Kystmuseet Hvaler, Moss by - og industrimuseum ved Moss kommune og Museumstjenes ten/østfold fylkes billedarkiv/trollull fellesmagasin ved Østfold fylkeskommune. Fra er Storedal kultursenter konsolidert inn i stiftelsen. Østfoldmuseenes primære oppgave er å virke som en drifts -, plan og utviklingsorganisasjon for de forannev nte museer. Østfoldmuseene skal utvikle en sterk og allsidig faginstitusjon som ut fra en samlet plan skal samordne innsamling, dokumentasjon, forskning og formidling av kultur - og naturhistorie i Østfold. Stiftelsen skal arbeide i overensstemmelse med ICO M s museumsetiske regelverk. Østfoldmuseene skal legge til rette for frivillig deltakelse i det museale arbeidet, og fremme samarbeid mellom frivillige krefter og museets medarbeidere. Østfoldmuseene skal arbeide for at museene i Østfold får et godt fagl ig og vitenskapelig fundament og gode bevaringsforhold for samlingene. Samlingene skal være tilrettelagt slik at et bredt publikum er sikret adgang. Østfoldmuseene skal yte faglig bistand til og videreutvikle samarbeidet med de mindre museene i Østfold som ikke har medvirket til stiftelsen. Østfoldmuseene skal bidra til og delta i utvikling av nasjonale og internasjonale museumsnettverk. STYRET: ANTALL MEDLEMMER (VARA MEDLEMMER) Styret har 8 medlemmer med personlig varamedlemmer. Seks medlemmer med varamedlemmer velges av eierforum og to medlemmer med personlig varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Styremedlemmene velges for to år. Fra Moss: Halstein Sjølie, vara: Karin Ekholdt Aarkvisla. Styreleder: Harald Horne. EIERFORUM Stiftelsen skal ha et Eierforum, som består av 18 representanter. Hver av stifterne oppnevner to representanter til Eierforumet som velger styremedlemmer og varamedlemmer til stiftelsesstyret. Valget foretas etter innstilling fra en valgkomitè utgått fra Eierforumet. Delt akere i eierforum: Stiftelsen Borgarsyssel Museum, stiftelsen Fredrikstad Museum, stiftelsen Halden historiske Samlinger, Moss kommune, Østfold fylkeskommune, stiftelsen Folkenborg Museum, stiftelsen Haldenvassdragets Kanalmuseum, Kulturvernforeningen på H valer og stiftelsen Storedal Kultursenter. Eierforumet skal kunne fremme innspill til stiftelsens handlingsplaner og budsjett. Eierforumet møtes minst to ganger pr. år. Dersom et flertall av Eierforumet ønsker det kan det innkalles til møte i Eierforumet. Eierforumet velger revisor. Eierforumet fastsetter styrets godtgjørelse. Medlemmer fra Moss: Tage Pettersen og Unn Bøhm Tveito. FORHOLD TIL KOMMUNEN Stiftelsen har en driftsavtale med Moss kommune. Kommunens eierforum. 55

162 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/129 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 14338/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /9 Ny henvendelse fra Tore G B Asting angående saksbehandlingen av kommuneplanbestemmelser om størrelse og høyde på takoppbygg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten innstilling) Fredrikstad, Vedlegg 1. Brev med vedlegg fra Tore G B Asting til Østfold kontrollutvalgssekretariat Kopi av e-post med vedlegg fra Jonathan Parker til Fylkesmannen (vedtak i klagesak Fylkesmannen opphever delvis Moss kommunes vedtak om rammetillatelse for boligprosjekt Godset 5 gbnr.1/1150) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/73, med vedlegg: 1. Anmodning om behandling i kontrollutvalget av tårnbygg i Th. Kittelsens gate 33 og av vedtak om takoppbygg, datert , fra Tore G. B. Asting 2. Bystyresak 063/14, «Kommuneplanbestemmelser for boligområder og industriområder forslag til endringer 3. Vedtak i klagesak Fylkesmannen opprettholder Moss kommunes vedtak om tillatelse til tilbygg med tårn, gbnr. 1/2435, Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder mottok Anmodning om behandling i kontrollutvalget av tårnbygg i Th. Kittelsensgate 33 og av vedtak om takoppbygg, datert , fra Tore G. B. Asting. Henvendelsen var delt i to:

163 Endringer i kommuneplanbestemmelser for boligområder, framlagt i MTS i mars 2013 og vedtatt i bystyret juni 2014 Tilbygg med tårn, Th. Kittelsens gate 33, Moss Angående endringer i kommuneplanbestemmelser for boligområder, framlagt i MTS i mars 2013 og vedtatt i bystyret juni 2014, så ble kontrollutvalget anmodet om å bringe «..på det rene om bestemmelsen for offentlig høring gir anledning til å omkaste ordlyden i et forslag etter høring og etter behørig behandling i administrasjonen.» I saksfremlegget til KU-møtet 8.12 var det gjort nærmere rede for hvordan ordlyden var endret: «Ordlyden og innstillingen fra MTS var «Over regulert byggehøyde eller lovens bestemmelse om gesimshøyde, kan tillates takoppbygg inntil 3m for heis, tekniske installasjoner, adkomst til takterrasse og lignende oppbygg med størrelse inntil 10 % av bygningens øverste takplan». I formannskapet fikk følgende benkeforslag om endringer i ordlyden flertall: «2.1. Over regulert mønehøyde kan det tillates takoppbygg inntil 3 meter med størrelse inntil 10 % av bygningens BYA.» Dette ble endelig vedtatt i bystyret » Saken ble sjekket ut i kontrollutvalgets vedtak : 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Tore G. B. Asting til orientering. 2. Byggesaken har vært behandlet av kommunens MTS-utvalg med etterfølgende klage til Fylkesmannen. Fylkesmannen konkluderte med at tiltaket er i tråd med plan og bygningslovens bestemmelser og klagen førte således ikke frem. Fylkesmannens vedtak er endelig og kan ikke påklages. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer, jf. Kontrollutvalgsforskriften 4 (2). Kontrollutvalget har ikke opplysninger som tilsier at det er mangler ved saksbehandlingen eller vedtakene, som gjør det aktuelt å forfølge saken ytterligere, jf. Moss Kommunes reglement punkt bokstav f). Sekretariatet mottok en ny henvendelse fra Asting Han gjentar at endring i kommuneplanbestemmelsen om takoppbygg er vedtatt i strid med bestemmelsene om høring, i strid med veiledning fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og den har fått avgjørende betydning i omtvistede saker. Han viser blant annet til tiltak som nå gjennomføres av Refsnes Gods Eiendom AS. (vedlegg 1 til herværende sak) Sekretariatet har også mottatt kopi av e-post med vedlegg fra Jonathan Parker til Fylkesmannen (vedtak i klagesak Fylkesmannen opphever delvis Moss kommunes vedtak om rammetillatelse for boligprosjekt Godset 5 gbnr.1/1150) (vedlegg 2 til herværende sak) Vurdering Det faller inn under kontrollutvalgets ansvar og oppgaver å undersøke hvorvidt kommunens saksbehandling (inkl. den politiske) er i henhold til lover og regler (jf. KL 77 pkt. 4). Men i forskriftens 4, 2. ledd, er det lagt inn en viktig begrensning: «Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Det samme gjelder vedtak truffet av administrasjonen, med hjemmel i delegert myndighet» Dette betyr at kontrollutvalget ikke kan overprøve bystyrets vedtak i saken «kommuneplanbestemmelser for boligområder og industriområder forslag til endringer» ( ). I merknadene til 4 framgår det at kontrollutvalget likevel kan uttale seg dersom bystyret har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig.

164 Kontrollutvalget må ta stilling til om utvalget skal undersøke nærmere de juridiske sidene av bystyrets behandling og vedtak Det er flere spørsmål knyttet til saksbehandlingen og vedtaket som kan være sentrale å få besvart og som kontrollutvalget bør diskutere i møtet. I første omgang kan det være riktig å spørre rådmannen om hennes forståelse av sakskomplekset. Problemstillingene er kompliserte og gitt at kontrollutvalget ønsker å undersøke saken nærmere utover å be rådmannen om en redegjørelse, vil det sannsynligvis kreve at kontrollutvalget må innhente råd fra ekstern fagekspertise. Det vil også ha en kostnadsmessig side.

165 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/188 Dokumentnr.: 97 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2015 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, tas til orientering.

166 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS Moss kommune

167 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding