Rederiavdelingen. Integrert KS&SMS. Standard - Fartøydrift. Versjon : [] Håndbok-ansvarlig: Karl Robert Røttingen

Transkript

1 Rederiavdelingen Integrert KS&SMS Standard - Fartøydrift Versjon : [] Håndbok-ansvarlig: Karl Robert Røttingen Skrevet ut: :57:00 Havforskningsinstituttet

2 Standard - Fartøydrift INNHOLDSFORTEGNELSE Side ii KS&SMS.6 Fartøydrift KS&SMS.6-01 Skjema Telefonliste KS&SMS.6.1 Hovedmanual KS&SMS Hovedmanual Seksjon Fartøydrift. organisasjon KS&SMS Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift KS&SMS Ressurser og personell KS&SMS Beredskap KS&SMS Avviksrapportering og forbedringsforslag KS&SMS Dokumentasjon KS&SMS Verifikasjon, revisjon og evaluering KS&SMS.6.2 Mannskap KS&SMS Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap KS&SMS Prosedyre for oppfølging sykemeldte KS&SMS Skjema Ansettelsesavtale Rederi KS&SMS Rettledning og kommentarer for utfylling av Ansettelsesavtale Rederi KS&SMS Skjema Opplysninger ved nyansettelser KS&SMS Arbeidstakere under 18 år KS&SMS variable utbetalinger skjema KS&SMS Rederiets ernæring, trenings og velferdsprofil KS&SMS Prosedyre for oppretting av bruker TM-Master KS&SMS.6.3 Operasjon KS&SMS Kokebok for Cruiseplantool KS&SMS Prosedyre for bunkerbestilling, kontoer KS&SMS Bestilling bunkers Statoil rammeavtale (vedlegg 6 i kontrakt) KS&SMS Agentinfo KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS KS&SMS Agent Point Noire Congo Agent Lobito, Angola Agent Luanda, Angola Agent Conakry, Guinea Agent Dakar, Senegal Agent Cape Town, Sør Afrika Agent Walvis Bay, Namibia Agent Karachi, Pakistan Agent Colombo, Sri Lanka KS&SMS.6.4 Teknisk KS&SMS Vedlikeholdsrutiner på skip og utstyr KS&SMS Elektriker KS&SMS Electrician KS&SMS TM Master - Bruk og Standarder KS&SMS.6.5 Lager og transport KS&SMS Prosedyre for bruk av HI/Rederiavdelingens lastebil KS&SMS Prosedyre for mottak og forsendelse KS&SMS Rutine for rydding og orden ved lageret på Nykirkekaien KS&SMS.6.6 Stllingsintrukser Rederi KS&SMS Rederisjef KS&SMS Seksjonsleder fartøydrift KS&SMS Nautisk inspektør KS&SMS Teknisk inspektør KS&SMS Mannskapssjef KS&SMS Økonomimedarbeider KS&SMS Lager og logistikkleder KS&SMS Lagerbetjent Tromsø KS&SMS Lagermedarbeider/ bøter KS&SMS Lagermedarbeider

3 Standard - Fartøydrift Endringer i denne utgave: KS&SMS.6-01 Rev./Ver Lagt til SKJ Telefonliste Inn ny nautisk inspektør KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 1. Hovedmanual Seksjon Fartøydrift. organisasjon KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 4. Ressurser og personell KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 5. Beredskap KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 6. Avviksrapportering og forbedringsforslag KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 7. Dokumentasjon KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD 8. Verifikasjon, revisjon og evaluering KS&SMS Rev./Ver Ny versjon STD Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap KS&SMS Rev./Ver Ny versjon STD Prosedyre for oppfølging sykemeldte KS&SMS Rev./Ver Ny versjon SKJ Ansettelsesavtale Rederi KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Rettledning og kommentarer for utfylling av Ansettelsesavtale Rederi KS&SMS Rev./Ver Ny versjon SKJ Opplysninger ved nyansettelser KS&SMS Rev./Ver Byttet ut STD Arbeidstakere under 18 år. KS&SMS Rev./Ver Ny versjon STD variable utbetalinger skjema KS&SMS Rev./Ver Byttet ut STD Rederiets ernæring, trenings og velferdsprofil KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Prosedyre for oppretting av bruker TM-Master KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Kokebok for Cruiseplantool KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Prosedyre for bunkerbestilling, kontoer KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Bestilling bunkers Statoil rammeavtale (vedlegg 6 i kontrakt) KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Point Noire Congo KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Lobito, Angola Side iii

4 Standard - Fartøydrift Side iv KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Luanda, Angola KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Conakry, Guinea KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Dakar, Senegal KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Cape Town, Sør Afrika KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Walvis Bay, Namibia KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Karachi, Pakistan KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Agent Colombo, Sri Lanka KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD TM Master - Bruk og Standarder KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Prosedyre for bruk av HI/Rederiavdelingens lastebil KS&SMS Rev./Ver Lagt til PRO Prosedyre for mottak og forsendelse KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Rutine for rydding og orden ved lageret på Nykirkekaien KS&SMS Rev./Ver Ny versjon INS Seksjonsleder fartøydrift KS&SMS Rev./Ver Ny versjon INS Nautisk inspektør KS&SMS Rev./Ver Ny versjon INS Teknisk inspektør KS&SMS Rev./Ver Ny versjon INS Mannskapssjef KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Økonomimedarbeider KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Lager og logistikkleder KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Lagerbetjent Tromsø KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Lagermedarbeider/ bøter KS&SMS Rev./Ver Lagt til STD Lagermedarbeider KS&SMS Rev./Ver Fjernet STD Hovedmanual Seksjon Fartøydrift. Sikkerhets-,kvalitets- og miljøpolicy

5 Telefonliste Havforskningsinstituttet Ref.id: Dok.id: Skjema KS&SMS.6-01 D02007 Versjon: 1.01 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: H A V F O R S K N I N G S I N S T I T U T T E T EIN Gjelder fra: REDERIAVDELINGEN Telefax Administrasjon: Vakttelefon: Telefax lager: Kontor Privat Mobil * Rederisjef Per W Nieuwejaar pern@imr.no * Seksjonsleder, instrument Hilde Spjeld hildesp@imr.no * Sikkerhetsansvarlig(DPA) Einar Strønen einarst@imr.no * Teknisk inspektør Roy Å. Klepsvik royak@imr.no / * Mannskapssjef Svanhild Brakstad svanhildb@imr.no / * Nautisk Inspektør Odd Jarle Pollen oddjarle@imr.no Økonomi/innkjøp medarb. Irene B.Eeg ireneb@imr.no Senioringeniør, instrument Hilde Spjeld hildesp@imr.no Driftsleder lager Bjørn Frode Grønevik bjornf@imr.no Driftsingeniør lager Ansgar Vedå ansgar@imr.no Bøter lager Laksevåg Jan Kåre Andreassen jankaan@imr.no FARTØYENE Telefoner Telefax Annet F/F G.O.Sars / / Capt: / CE: F/F G.O.Sars Inm sat B F/F Johan Hjort / GSM F/F G. M. Dannevig / DK-mob F/F Fangst / nils@sundsjoe.no F/F Dr. Fridtjof Nansen / F/F Håkon Mosby / F/F Hans Brattström / F/F Helmer Hansen / IRRIDIUM: "Johan Hjort" +774 "Dr. Fridtjof Nansen" +517 IRRIDIUM "Håkon Mosby" Når fartøyene er uten satellittforbindelse benyttes Inmarsat-C: GSM Inmarsat-C, J. Hjort: @inmc.eik.com Inmarcat-C, Håkon Mosby: @inmc.eik.com Inmarsat-C, G.O.Sars: @inmc.eik.com Inmarcat-C, Dr. Fr. Nansen: @inmc.eik.com Kontor Privat / mobil Adm. Direktør Tore Nepstad / Personalsjef Nils Olav Kvam Informasjonssjef Kari Østervold Toft / * = hjemmevakt, kan kontaktes utenom arbeidstid ved behov Postboks 1870, Nordnes Nykirkekaien 1 N BERGEN Internett: Side 1 av 2

6 Kryssreferanser-tabell Vedleggs-tabell Eksterne referanser tabell

7 Ref.id.: KS&SMS Hovedmanual Seksjon Fartøydrift. organisasjon Standard Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 2 Integrert KS&SMS hovedmanual for Seksjon Fartøydrift 1. Organisasjon Seksjon Fartøydrift Hovedoppgaven til Seksjon Fartøydrift er bemanning og drift av fartøyene, i tillegg til lagerdrift og forvaltning av fiskeredskaper. Seksjon Fartøydrift har følgende organisasjonsstruktur: Seksjon Fartøydrift Seksjonleder Sikkerhetsansvarlig DPA/CSO Lager og logistikkleder Teknisk inspektør Fartøyer Kaptein Mannskapssjef Nautisk inspektør Økonomimedarbeider Trålbøter Lagerbetjent Tromsø Maskinsjefer Mannskap Lagermedarbeider Lagermedarbeider 1.2. Lokalisering Seksjon fartøydrift befinner seg i 3 etg, Nykirkekaien 1, Bergen, i tilegg har seksjonen ansvar for Lager 1 etasje Nykirkekaien, Lager Laksevåg og lager Tromsø Fartøyer Navn Kallesignal Bygge år Størrelse Eier (BRT) G.O. Sars LMEL Havforskningsinstituttet Johan Hjort LDGJ Havforskningsinstituttet Håkon Mosby LJIT Havforskningsinstituttet G M Dannevig LINW Havforskningsinstituttet Hans Brattström LERS Universitetet i Bergen Dr. Fridtjof Nansen LGWS NORAD Dok id: D00812

8 1. Hovedmanual Seksjon Fartøydrift. organisasjon Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 2 av Struktur for integrert kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem Havforskningsinstituttets integrerte kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem (KS&SMS) er utformet i henhold til International Safety Management (ISM) koden og ISO 9001, og har følgende dokumentstruktur: KS&SMS Hovedmanual Admin. rutiner Sikkerhetsstyring Instrument Tokt Fartøydrift Fangstutstyr Leiefartøy Prosjekt Skipsoperasj. Beredskap SOPEP ISPS Fiskeredskap Planktonredskap 2. Figur 1.3 Dokumentstruktur for integrert KS&SMS system Kvalitetssystem fartøydrift skal inneholde prosedyrer og instrukser som gjelder for den administrative driften av Rederiavdelingen og Seksjon Fartøydrift, dvs det omfatter rutiner og prosedyrer for økonomistyring, skipsteknisk drift og vedlikehold av fartøyene, lager og transport, samt personellforvaltning av sjøfolk. I tillegg finnes stillingsbeskrivelser for ansatte ved Seksjon Fartøydrift her. Dok.id: D00812

9 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Ref.id.: KS&SMS Standard Sidenr: 1 av 5 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Seksjon Fartøydrift er tildelt følgende hovedoppgaver, hvor det daglige ansvaret i sin tur er fordelt på følgende måte: Nr Oppgave Ansvarlig 1. Bemanning og drift av forskningsfartøyer som eies av hhv HI, Seksjonsleder Fartøydrift UiB og NORAD 2. Drift, vedlikehold, lagring og klargjøring trål-, plankton- og Seksjonsleder Fartøydrift annet fiskeutstyr som Rederiavdelingen forvalter 3. Bemanning og drift av redskapslagre på Nykirkekaien, Seksjonsleder Fartøydrift Laksevåg og i Tromsø 4. Transport av utstyr og materiell Seksjonsleder Fartøydrift 5. HMS bestemmelser for leiefartøyer Seksjonsleder fartøydrift 6. Økonomioppfølging, Økonomi medarbeider 7. Opprette og vedlikeholde rammeavtaler proviant til fartøyene Økonomi medarbeider 8. Administrator for Havforskningsinstituttets toktsystem Nautisk Inspektør 9. Vedlikehold av fartøyer Teknisk inspektør 3.1. Sikkerhetsstyring Rederidriften er ISM sertifisert, vedrørende drift av fartøyene Organiseringen er som vist i figur 3.1. Administrerende direktør Rederisjef Seksjonleder Fartøydrift Sikkerhetsansvarlig DPA/CSO Teknisk inspektør Mannskapssjef Kapteiner Nautisk inspektør Figur 3.1 Sikkerhetsstyringsorganisasjon Dok id: D01928

10 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 2 av Ansvar og myndighet Leder Seksjon Fartøydrift (DPA, CSO og Sikkerhetsansvarlig) KS&SMS Seksjonsleder fartøydrift Einar Strønen, Tlf. kontor , privat: , mobil: Rapporterer til Rederisjefen og har ansvar for: At fartøyene er i forskriftsmessig stand. At fartøyene er bemannet i henhold til regelverk og med kompetent personell. At ansatte ved Seksjon Fartøydrift har nødvendig kjennskap til og opplæring i SMS - og SSP. At adekvate ressurser blir stilt til rådighet etter behov innen Seksjon Fartøydrift, inkludert fartøyene. HSM-bestemmelser for leiefartøyer Skal: o Lede Seksjon Fartøydrift, inkludert fartøyene. o Sørge for jevnlig intern og ekstern revisjon av SMS, både på land og om bord. o Forberede SMS revisjonsmøter og Rederiledelsens gjennomgang. o Samarbeide med kapteinene om fartøyenes SMS-rutiner. o Sørge for vedlikehold av publikasjoner ved Rederiavdelingen, og at endringer i SMS, sirkulærer og publikasjoner blir sendt til fartøyene. o Motta, fordele, undersøke og følge opp SAFIRer sammen med relevant departement/fartøy. o Bistå Teknisk inspektør med planlegging og gjennomføring av verkstedsopphold. o Sørge for at fartøysinspeksjoner planlegges og gjennomføres iht oppsatt plan. o Gjennomføre årlig medarbeidersamtale med alle kapteiner. o Være medlem av beredskapsgruppen og delta i beredskapsvaktordningen til Havforskningsinstituttet. o Påse at alle pålagte HMS-bestemmelser følges ved innleie og gjennomføring av tokt med leide fartøyer Nautisk Inspektør KS&SMS Nautisk Inspektør Odd Jarle Pollen, Tlf. kontor , Rapporterer til leder Seksjon Fartøydrift og skal: Delta i SMS revisjonsmøter etter behov. Foreslå endringer til SMS innenfor sitt fagfelt. Delta i ISM og ISPS intern revisjoner og fartøysinspeksjoner etter behov. Daglig posisjonskontroll av fartøyene, samt ajourføring av bunkersbeholdning. Følge opp Hans Brattström og G.M. Dannevig mht HMS og forenklet SMS. Holde Beredskapsmanual (BM) oppdatert og jevnlig gjennomføre beredskapsøvelser. Motta, lagre og distribuere avløsingsrapporter fra fartøyene. Være medlem av beredskapsgruppen og delta i beredskapsvaktordningen til Havforskningsinstituttet. Dok.id: D01928

11 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 3 av Mannskapssjef KS&SMS Mannskapssjef Svanhild Brakstad, Tlf. kontor: , privat: , mobil: Rapporterer til leder Seksjon Fartøydrift og har ansvar for at: Fartøyene er bemannet i overensstemmelse med gjeldende regelverk Mannskapene har utdanning og erfaring i henhold til kravene i STCW 95, samt kompetanse til å utføre pålagte oppgaver. Skal: - Koordinere rekruttering og fordeling av mannskap til fartøyene. - Holde arkiv over kvalifikasjoner, opplæring og erfaring for mannskapene. - Oppmuntre mannskap til å forbedre og oppdatere sine kunnskaper og treningsnivå. - Gjennomgå medarbeidersamtaler for alle om bord, unntatt kapteinene. - Holde arkiv over pålagte kurs og kursønsker. - Koordinere kurs og opplæring for mannskapene, og sørge for at nødvendige kurs blir gjennomført. - Delta i SMS revisjonsmøter etter behov. - Foreslå endringer til SMS innenfor sitt fagfelt. - Være medlem av beredskapsgruppen og delta i beredskapsvaktordningen til Havforskningsinstituttet Teknisk inspektør KS&SMS Teknisk inspektør Roy Åge Klepsvik, Tlf. Kontor , Mobil: Rapporterer til leder Seksjon Fartøydrift og har: Ansvar for verkstedsplanlegging og oppfølging av skipsteknisk drift på fartøyene. Skal: - Påse at fartøyene er vedlikeholdt i overensstemmelse med gjeldende regler og Havforskningsinstituttets prosedyrer. - Påse at SFD og DNV gjennomfører pålagte inspeksjoner av skipene. - Delta i SMS revisjonsmøter etter behov. - Foreslå endringer til SMS innenfor sitt fagfelt. - Undersøke større maskinhavarier. - Undersøke årsaken og iverksette korrektive tiltak når avvik identifiseres ift skipstekniske prosedyrer som inngår i SMS, både om bord og i land. - Holde arkiv over fartøyenes sertifikater, inkludert utløpsdato. - Overvåke bruken av TM Master vedlikeholdssystemet om bord gjennom månedlig kontroll av utførte og overdue jobber registrert i systemet. - Sørge for krengeprøve og/eller nye stabilitetsberegninger av fartøyene ved større ombygginger, eller dersom nytt tungt utstyr tas om bord, - Delta i fartøysinspeksjoner ved behov. - Være medlem av beredskapsgruppen og delta i beredskapsvaktordningen til Havforskningsinstituttet. Dok.id: D01928

12 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 4 av Lager og logistikkleder KS&SMS Lager og logistikkleder Nils Naterstad tlf Rapporterer til leder Seksjon Fartøydrift og har ansvar for: Drift av lager på Nykirkekaien (også lagerests ISPS del) og Laksevåg i Bergen samt lager i Tromsø Vedlikehold og logistikk av utstyr til våre forskningsskip i nære og fjerne farvann. Oppfølging av økonomi samt rammeavtaler med leverandører. Ansvar for årlig/periodisk kontroll av kai kraner, lastebil og trucker Skal: o Påse at Fartøy som HI eier og/eller driver, får den nødvendige sørvis med hensyn til fiske og dekksutstyr. o Innkjøp av fiskeredskap, wire, arbeidsklær og lignende til fartøyene o Holde oversikt over hvor utstyr og redskap befinner seg o Planlegge logistikk og bruk av utstyr ut fra toktprogram for fartøyene o Budsjettere og oppfølging av budsjett for Fiske og dekksutstyr på fartøyene o Lede kontroll og reparasjon av Fiske og dekksutstyr o Forestå Transport til og fra fartøyene, samt intern mellom lagrene o Lede oppfølging av Eksterne lager. o Ha kontakt med skipsførere, trålbaser og brukere av fartøyene som eies/drives av HI angående Dekks og Fiskeutstyr eller annet lagret vitenskapelig utstyr. o Delta på tokt ved behov som f.eks ved utprøving av utstyr eller annet relevant arbeid o Varemottak Ansatte på Lager / Trålverksted KS&SMS Lagerbetjent Tromsø KS&SMS Lagermedarbeider/ bøter KS&SMS Lagermedarbeider Rapporterer til Lager og logistikkleder. Skal: Bidra til en rimelig og kostnadseffektiv drift av lagrene. Dok.id: D01928

13 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for seksjon fartøydrift Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 5 av Kvalitetsstyring Administrerende direktør er den øverste ansvarlige for kvalitetsstyringen for Havforskningsinstituttet, inkludert Rederiavdelingen og fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttets Rederiavdeling. Avdelingsdirektør Teknisk infrastruktur rapporterer til Administrerende direktør og har systemansvar for kvalitetsstyring ved Havforskningsinstituttet. Han skal sørge for å utvikle og implementere rammeverk, struktur og verktøy for kvalitetsstyring generelt ved Havforskningsinstituttet, og bistå de respektive avdelinger i arbeidet med de avdelingsvise kvalitetsstyringssystemene og metodene. Rederisjefen ved Havforskningsinstituttet rapporterer til Administrerende direktør og har ansvar for utvikling, implementering og vedlikehold av kvalitetsstyringssystemet ved Rederiavdelingen og om bord i fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet, inkludert å påse at Havforskningsinstituttets kvalitetsstyringssystemet blir fulgt av alle ansatte ved Rederiavdelingen og alt personell som befinner seg om bord i fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet. I tillegg har Rederisjefen det overordnede ansvaret for at kvalitetssystemene til Havforskningsinstituttet også følges av Havforskningsinstituttets personell på tokt med leiefartøyer. Seksjonsleder Fartøydrift og seksjonsleder Elektronisk instrumentering rapporterer til Rederisjefen og har det daglige ansvaret for implementering og oppfølging av sine respektive deler av Rederiavdelingens kvalitetsstyringssystem, i seksjonens landorganisasjon, om bord i fartøyer som bemannes og drives av Rederiavdelingen, og på fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet Rederiavdelingen Alle oppgaver som Havforskningsinstituttets Rederiavdeling er tildelt, er det i utgangspunktet rederisjefens ansvar å sørge for at blir ivaretatt på en kvalitativ og sikkerhetsmessig tilfredsstillende måte, innenfor gitte økonomiske rammer. Til å hjelpe seg med dette har rederisjefen to seksjonsledere for hhv seksjon Fartøydrift og seksjon Elektronisk instrumentering. Kryssreferanser KS&SMS.6.6 Lager og logistikkleder -08 KS&SMS.6.6 Lagerbetjent Tromsø -09 KS&SMS.6.6 Lagermedarbeider/ bøter -10 KS&SMS.6.6 Lagermedarbeider -11 Eksterne referanser Dok.id: D01928

14 Ref.id.: KS&SMS Ressurser og personell Standard Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 2 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet ved Seksjon Fartøydrift 3.1 Seksjonsleder fartøydrift Seksjonsleders hovedoppgaver er: - Daglig ledelse av seksjonen inkl fartøyene - Personal saker, personalplanlegging - Budsjettplanlegging og økonomistyring - Prioritering av driftsoppgaver og nyanskaffelser av utstyr og programvare Stillingsinstruks: KS&SMS Seksjonsleder fartøydrift 3.2 Nautisk inspektør - Daglig oppfølging av fartøyenes toktaktivitet - Toktplanlegging - Planlegging og gjennomføring av beredskapsøvelser Stillingsinstruks: KS&SMS Nautisk Inspektør 3.3 Teknisk inspektør - Daglig oppfølging av skipsteknisk drift på fartøyene - Planlegging og gjennomføring av verkstedsopphold - Planlegging og gjennomføring av skipstekniske oppgradering/moderniseringsprosjekter Stillingsinstruks: KS&SMS Teknisk inspektør 3.4 Mannskapssjef - Forvaltning av mannskap på fartøyene - Sekretær i Rederiavdelingens samarbeidsutvalg Stillingsinstruks: KS&SMS Mannskapssjef 3.5 Økonomimedarbeider - Regnskap og fakturabehandling for Rederiavdelingen - Økonomirapportering til Administrasjonsavdelingen/Seksjon Regnskap Stillingsinstruks: KS&SMS Økonomimedarbeider 3.6 Lager og logistikkleder - Drift av Rederiavdleingens lagre i Bergen og Tromsø - Mottak og forsendelse av varer og utstyr til/fra fartøyene - Vedlikehold og reparasjon av mekanisk prøvetakingsutstyr (trål, håver, nett, grabb og lignende) - Stillingsinstruks: KS&SMS Lager og logistikkleder Trålbøter - Produksjon, reparasjon og kontroll av vitenskapelige tråler - Produksjon, reparasjon og kontroll av håver og nett - Lagerarbeid - Stillingsinstruks KS&SMS Lagermedarbeider/ bøter Dok.id:D00813

15 4. Ressurser og personell Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.00 Gjelder fra: Side: 2 av Lagermedarbeidere - Lagerarbeid - Produksjon, reparasjon og kontroll av håver og nett - Stillingsinstruks: KS&SMS Lagermedarbeider Lagerbetjent Tromsø - Lagerarbeid - Stillingsinstruks : KS&SMS Lagerbetjent Tromsø Kryssreferanser KS&SMS.6.6 Seksjonsleder fartøydrift -02 KS&SMS.6.6 Nautisk inspektør -04 KS&SMS.6.6 Teknisk inspektør -05 KS&SMS.6.6 Mannskapssjef -06 KS&SMS.6.6 Økonomimedarbeider -07 KS&SMS.6.6 Lager og logistikkleder -08 KS&SMS.6.6 Lagerbetjent Tromsø -09 KS&SMS.6.6 Lagermedarbeider/ bøter -10 KS&SMS.6.6 Lagermedarbeider -11 Eksterne referanser Dok.id: D00813

16 Ref.id.: KS&SMS Beredskap Standard Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 2 Beredskap Beredskapsplaner i tilfelle ulykker om bord er beskrevet i Beredskapsmanual (BM) KS&SMS Beredskapsmanual og SOPEP manual i tilfelle oljeutslipp. Disse planene er utviklet for å dekke henholdsvis landorganisasjonens og besetningens handlemåter i tilfelle alvorlige uhell eller ulykker. 6.1 Beredskapsplaner Beredskapsplaner for Rederiavdelingen og Havforskningsinstituttet forøvrig i tilfelle alvorlige ulykker eller miljøskader finnes i Beredskapsmanual og Skipsoperasjonsmanualer kapittel 6 på fartøyene Planene inneholder prosedyrer og instrukser om: Rapporteringsrutiner for fartøyene (Next Of Kin, posisjon, bunkersbeholdning og nødsituasjoner). Formål, hensikt, organisering og fordeling av arbeidsoppgaver for Rederi-avdelingens beredskapsgruppe, pårørende senter, pårørende sentralbord, og Havforskningsinstituttets kriseinformasjonsberedskap. Prosedyrer som skal følges som respons på forskjellige ulykker, nødsituasjoner, dødsfall og uønskede hendelser. Oversikt over tredje parts organisasjoner som skal konsulteres, informeres eller mobiliseres for å assistere Beredskapsgruppen. Sjekklister for Beredskapsgruppens oppgaver. Beredskapsplaner for landorganisasjonen skal øves i intervaller som ikke skal overstige ett år. Rederiavdelingen skal søke å identifisere nye potensielle krisesituasjoner gjennom regulære revisjoner, inspeksjoner, sikkerhetsmøter osv. 6.2 Beredskapsplaner fartøyene Følgende nødssituasjoner om bord er dekket av beredskapsplaner som beskrevet i skipsoperasjonsmanualen kapittel 7 og SOPEP manual: Grunnstøting. Kollisjon. Brann i maskinrom i havn. Brann i innredning i havn. Brann i maskinrom i sjøen/ til ankers. Brann i innredning i sjøen/ til ankers. Lekkasje vanninntak. Feil på elektrisk kraftforsyning. Feil på hovedmotor eller styremaskin. Forlate fartøyet. Mann over bord. Personskade/ sykdom. Dødsfall om bord. Blindpassasjerer. Pirater/terrorister. Dok.id.: D01430

17 5. Beredskap Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS Versjon:1.00 Gjelder fra: Side: 2 av 2 Kryssreferanser KS&SMS.1- Kapittel - Beredskap 06 KS&SMS.3.1 Kapittel - Kap. 8. Beredskapsplaner -09 KS&SMS.3.2 Beredskapsplan ved uforutsett høy eksponering av kjemikalier KS&SMS.3.2 Beredskapsituasjoner og rapportering.7-06 KS&SMS.3.2 Skjema - Sjekkliste for beredskapsituasjoner.7-07 KS&SMS.3.3 Beredskapsmanual -01 KS&SMS.3.3 Vedlegg A- Utstyr tilhørende beredskap -02 KS&SMS.3.3 Vedlegg A1- Organisering beredskapsrom -03 KS&SMS.3.3 Vedlegg J - Sjekklister for beredskapsgruppen -12 KS&SMS.3.3 Instruks for kriseberedskap ved Rederiavdelingen -20 KS&SMS.3.3 Øvelsesplan Beredskapsgruppen -21 KS&SMS.3.3 Sjekk logg Beredskap -23 KS&SMS.3.3 Referat Øvelse eller sjekk beredskap -24 KS&SMS.8.3 Instruks for beredskapsvakt leiefartøyer -07 Eksterne referanser Dok.id.:D01430

18 Ref.id.: KS&SMS Avviksrapportering og forbedringsforslag Standard Versjon: 1.01 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 1 5. Avviksrapporter og forbedringsforslag Rederiavdelingen benytter følgende systemer for å rapportere, dokumentere, analysere og arkivere ulykker, nesten ulykker, uønskede hendelser, avvik og forslag til forbedringer ift sikkerhet for fartøy, materiell, personell, det ytre miljø og egen produksjon: SAFIR (SAFety and Improvement Reporting) - KS&SMS Prosedyre for avviksrapportering i SAFIR ROSA (Risiko- og sårbarhetsanalyser) - ROSA Teknisk toktleder rapport - KS&SMS Skjema - Teknisk toktleder rapport 5.1. SAFIR Rederiets eget avvikshåndteringssystem KS&SMS Skjema - Safir rapport 5.2. ROSA Rapporteringssystemet ROSA er Havforskningsinstituttets avviksrapporteringssystem, og skal brukes til å rapportere alle avvik og uønskede hendelser relatert til Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS), i tillegg til avvik ift kvalitet. ROSA systemet finnes, og er beskrevet, på KH.AVK-01 Kapittel - Avviksbehandling i ROSA Teknisk toktlederrapport Toktleder skal ved endt tokt fylle inn KS&SMS Skjema - Teknisk toktleder rapport, i samarbeid med de andre toktdeltagerne i tillegg til instrumentsjefen og kapteinen. Rapporten sendes til Seksjonsleder Fartøydrift og inneholder tilbakemeldinger på hvor godt fornøyd toktleder er med Rederiavdelingen og fartøyets besetning ift forberedelse og gjennomføring av toktet, i tillegg til å rapportere alle feil og mangler ved utstyr og fasiliteter om bord som toktdeltagerne har observert eller erfart. Ved mottak av disse rapporter skal de lagres på fellesområde, samt rederisjef distribuerer til den enkelte på Rederiavdelingen for utbedring eller kommentarer. Kryssreferanser Eksterne referanser Dok.id.: D01435

19 Ref.id.: KS&SMS Dokumentasjon Standard Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 1 7. Dokumentasjon Dette kapitlet beskriver hvordan alle dokumenter tilhørende Rederiavdelingens Integrert KS&SMS utarbeides, utgis og endres Regler, forordninger og retningslinjer Rederiavdelingen skal holde arkiv over alle regler, forordninger og retningslinjer som er utgitt av aktuelle myndighetsorganer som for eksempel Sjøfartsdirektoratet, Radio-inspeksjonen eller Det Norske Veritas, og som er relevante for fartøyer som drives og bemannes av Havforskningsinstituttet. Seksjonsleder Fartøydrift er ansvarlig for at publikasjoner/sirkulærer listet opp i Integrert KS&SMS blir bestilt og distribuert til fartøyene og Rederiavdelingen, og at utgåtte versjoner blir makulert. Lager og logistikkleder er ansvarlig for dokumentasjon vedrørende lagret materiell, wire og lignende, samt dokumentasjon for biler/gaffeltrucker 7.2. Forslag til forbedringer Alle kapteiner kan bruke SAFIR KS&SMS Skjema - Safir rapport som forslag til forbedring, og skal som en del av den årlige Skipsledelsens gjennomgang komme med eventuelle kommentarer og forslag til endringer eller forbedringer av Integrert KS&SMS dokumentasjonen. Alle ansatte ved Rederiavdelingen skal, dersom de har forslag til endringer eller forbedring av Integrert KS&SMS dokumentasjonen, komme med skriftlige forslag, enten i form av en SAFIR, forslag i ROSA, eller som e-post eller notat. Forslagene sendes til Seksjonsleder Fartøydrift for videre behandling Rettelser/endringer til Integrert KS&SMS i Elektronisk Kvalitetshåndbok (EK) Seksjonsleder Fartøydrift, sammen med Seksjonsleder Elektronisk instrumentering, Teknisk inspektør, Nautisk inspektør og/eller Mannskapssjef gjennomgår mottatte forslag til endringer eller forbedringer for Integrert KS&SMS dokumentasjonen, og fremsender forslag til rettelser og/eller endringer for godkjenning til Rederisjef. Seksjonsleder Fartøydrift har ansvar for utgivelse av alle godkjente rettelser/endringer til Integrert KS&SMS. KH.SYS.BIL-03 Bilag - Dokumentversjon og status i EK Mottaker skal kvittere for mottatte endringer/rettelser pr. e-post til Seksjonsleder Fartøydrift når manualene er oppdatert. Retningslingjer for dokument i EK: a. KH.SYS.BIL-02 Bilag - Dokumentidentifikasjon (topptekst) b. KH.SYS.BIL-03 Bilag - Dokumentversjon og status i EK c. KH.SYS.BIL-04 Bilag - Dokumentflyt d. KH.SYS.BIL-05 Bilag - Signaturer benyttet i kvalitetssystemet, bokstavkoding Dok id: D02107

20 Ref.id.: KS&SMS Verifikasjon, revisjon og evaluering Standard Versjon: 1.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 1 8. Verifikasjon, revisjon og evaluering Rederiavdelingen skal følge et oppsatt program for interne revisjoner av eget Integrert KS&SMS, både i land og om bord på alle fartøyene, for å verifisere at alle innførte sikkerhets- og kvalitetsbestemmelser, samt tiltak mot forurensning er implementert. Se: KS&SMS Årlig plan for revisjon og fartøyinspeksjon I tilegg til de momenter som fremkommer i KS&SMS.1-09 Kapittel - Verifikasjon, revisjon og evaluering, skal lagrene revideres etter oppsatt plan, slik at man kan forsikres om at kvalitetsnivået er på ett tilfredsstillende nivå Kryssreferanser KS&SMS.1- Kapittel - Verifikasjon, revisjon og evaluering 09 Eksterne referanser Dok id: D02108

21 Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap Versjon: 2.04 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Ref.id.: KS&SMS Standard Sidenr: 1 av 4 Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap 1. Hensikt Denne prosedyren skal sikre at alle som ansettes på forskningsfartøyene, er ansatt og mønstret etter lovverket. 2. Målgruppe og ansvar Det er mannskapssjef, eller ansvarlig for mønstring som er ansvarlig for denne prosedyre. Denne prosedyren omfatter alle faste stillinger på forskningsfartøyene, samt lærlinger, vikarer og ekstramannskaper. 3. Definisjoner Aa-registeret: o Nav Aa-registeret, Postboks 4330, 2308 Hamar, Norway. Tjenestemannsloven: o Sjøfolkene ved Havforskningsinstituttet er Statens tjenestemenn og følger således Tjenestemannsloven. Overenskomst: o Det er utarbeidet en egen overenskomst og tariffavtale mellom Norsk Sjøoffisersforbund, Det norske maskinistforbund, Norsk Sjømannsforbund og Havforskningsinstituttet. 4. Beskrivelse Ansettelse Uansett ansettelse på fartøy skal mannskapssjef forsikre seg om: At vedkommende ikke er under 16 år De elementer som inngår i reders egenkontroll. o Reders forkontroll av ansatt De elementer som blir utløst hvis vedkommende er under 18 år. o KS&SMS Arbeidstakere under 18 år. KS&SMS Skjema - Opplysninger ved nyansettelser 4.2. Vikarer Vikarer tjenestegjør enten i en fastbestemt periode, eller stedfortreder for en annen Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav for den enkelte stilling om bord finnes i Den internasjonale konvensjon om normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk, 1978 med endringer Revidert utgave (1998), også kalt STCW 95 (Standards of Training, Certification and Watchkeeping). Sjøfartsdirektoratet er flaggstatsmyndigheten for dette i Norge og krav til sertifikater finnes også på Dok.id.:D00724

22 Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap Dok.id.: KS&SMS Versjon: 2.04 Gjelder fra: Side: 2 av Beskrivelse av påmønstring Ansettelse, permittering utover 14 dager, opphør av ansettelse, eller endring i stilling : Fylle ut skjema: Ansetteles avtale (her skal rederi ha kopi og den ansatte originalen) o NB: Den ansatte skal ha anledning til betenkningstid, og eventuelt søke råd før han undertegner ansettelsesavtalen (vedkommende skal få tilbud om å ha ansettelsesavtalen, samt kopi av overenskomst med seg) Utfylt skjema lagres på r:\rederi\610-fartøy/ansettelsesavtaler-mønstringskjema o Kopi av underskrevet avtale sendes lønnsmedarbeider o Underskrevet avtale scannes inn i elektronisk personalarkiv Ephorte Fylle ut skjema : Opplysninger ved nyansettelser o Skjema sendes lønnsmedarbeider Fylle ut skjema : Melding om arbeidsforhold til Aa-registeret o o Skrives ut undertegnes og scannes og sendes til : aa-registeret@nav.no Skjema merkes med dato for innsending oppe i høyre hjørne o Utfylt skjema lagres på r:\rederi\610-fartøy/ansettelsesavtaler-mønstringskjema Utfylle skjema: Reders forkontroll av ansatt Legge inn personalia på TM-Master crew - vikarpool, samt legge inn planlagt tur o KS&SMS Skjema - Ansettelsesavtale Rederi Etablere fiktivt brukernavn Reiseweb å legge det inn i TM-Master Alle skjemaer skal legges i kassett på mannskapssjef kontor All mannskap som vikarierer: Legg inn data i vikarliste på pc som er tilgjengelig for Mannskap sjef og lønnsmedarbeider I skjema Melding om arbeidsforhold til Aa-registeret Skal det legges inn i 3.4. yrkeskoder: Kaptein Overstyrmann styrmann Maskinsjef maskinist Skipselektriker Motormann Trålbas Nettmann Matros Forpleiningssjef Forpleiningsassistent Havforsker For andre stillinger: se yrkeskoder Dok.id.:D00724

23 Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap Dok.id.: KS&SMS Versjon: 2.04 Gjelder fra: Side: 3 av Skjematisk fremgang mønstring Skjema - Opplysninger ved nyansettelser Sjømann bringer med til Maritim Kontroll *Sjøfartsbok, evt fartsoppgave for utenlandske arbeidstakere *Ved utstedelse av ny bok, ta med 2 passbilder *Gyldig legitimasjon *Gyldig Helse erklæring *For utenlandske arb. takere. Søknad om STCW påtegning Skjema - Ansettelsesavtale Rederi Legg inn data i vikarliste på pc Lag personlig mappe for oppfølging fartstid, fartøy osv Fylle ut og sende Melding om arbeidsforhold til Aaregisteret Utfylle skjema: Reders forkontroll av ansatt Legge inn personalia på TM- Master crew - vikarpool, samt legge inn planlagt tur KS&SMS Prosedyre for oppretting av bruker TM- Master Sendes til lønnsmedarbeider Sendes til AAregister på aaregisteret@nav.no Skjema merkes med dato for innsending i høyre hjørne Etablere fiktivt brukernavn Reiseweb. Legge inn i TM- Master Dok.id.:D00724

24 Prosedyre for ansettelse, på, om- og avmønstring av mannskap Dok.id.: KS&SMS Versjon: 2.04 Gjelder fra: Side: 4 av Sjømannen oppsøker Maritim Kontrollstasjon Sjømann skal bringe med: Sjøfartsbok, evt fartsoppgave for utenlandske arbeidstakere Ved utstedelse av ny bok, ta med 2 passbilder Ansettelsesavtale Reders forkontroll av ansatt Gyldig legitimasjon Gyldig Helse erklæring (for utenlandske arb. takere. Søknad om STCW påtegning) 4.5. Oppsigelse og avmønstring Oppsigelse Avmønstring Hvis en person blir oppsagt kan han kreve at oppsigelse blir begrunnet skriftlig Ingen skal sies opp uten medhold i Tjenestemannsloven annet kapittel gir anledning til. Etter endt tjeneste skal personen mønstre av. Kapteinen innfører følgende data i sjøfartsbok: Avmønstringsdato Avmønstringshavn Opptjent fartstid (seilende) Kaptein gir melding til Mannskapssjef Mannskapsjef skal: Sende Melding om arbeidsforhold til Aa-registeret pr epost (merke skjema med dato for foretatt innsending oppe i høyre hjørne) Arkiverer en kopi av Melding om arbeidsforhold i sjømannens personalmappe Kryssreferanser KS&SMS.6.2 Skjema - Ansettelsesavtale Rederi -03 KS&SMS.6.2 Skjema - Opplysninger ved nyansettelser -05 KS&SMS.6.2 Arbeidstakere under 18 år. -06 KS&SMS.6.2 Prosedyre for oppretting av bruker TM-Master -09 Eksterne referanser: Tjenestemannsloven Dok.id.:D00724

25 Ref.id.: KS&SMS Prosedyre for oppfølging sykemeldte Versjon: 1.02 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: Gjelder fra: Standard Sidenr: 1 av 1 PROSEDYRE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE 1. Hensikt Denne prosedyre er for følge opp den sykemeldte. 2. Målgruppe og ansvar Mannskapssjef er ansvarlig for at alle sykemeldte blir fulgt opp i henhold til gjeldende regelverk, samt selskapets egne rutiner Denne prosedyren omfatter alle ansatte som er sykemeldt eller delvis sykemeldt. 3. Definisjoner Sykemeldt: Person som er helt eller delvis sykemeldt Sykemelder: Lege eller lignende som har utstedt sykemelding 4. Beskrivelse 4.1. Mannskapssjef skal innen 4 uker : o Lage en oppfølgingsplan sammen med den sykemeldte. o Oppfølgingsplanen kan lages av mannskapssjef og sendes til den sykemeldte, som samtykker / signerer og returnerer til rederi. Rederi sender oppfølgingsplan til sykemelder Kopi til Personalkoordinator Mannskapssjef skal innen 7 uker Ha dialogmøte 1 med den sykemeldte o Denne kan unntaksvis tas over telefon Sykemelder skal delta hvis ikke partene blir enig om at det ikke er nødvendig Bedrift helsetjenesten skal delta Man skal skrive referat av møtet. (Kopi av referat, skal sendes personalkoordinator) 4.3. Mannskapssjef skal innen 9 uker: sende rapporteringsskjema med oppfølgingsplan og referat fra dialogmøte 1 til NAV. Kopi til Personalkoordinator 4.4. Mannskapssjef skal innen 26 uker: Delta på dialogmøte 2, NAV skal innkalle til dette Sykmelder og annet helsepersonell skal delta hvis det er hensiktsmessig. Hvis arbeidstaker, arbeidsgiver, sykmelder eller NAV mener det er behov for det, skal dialogmøte 2 framskyndes 4.5. Hvis noen av partene ønsker det, skal det sette opp ett dialogmøte Unntak til oppfølging Den sykemeldte høyst sannsynlig vil komme tilbake uten tilrettelegging Når det kan fastslås at vedkommende ikke vil være i stand til å komme tilbake til arbeid I BEGGE TILFELLER SKAL DETTE OPPLYSES PÅ RAPPORTERINGSKJEMA (9 UKER) Dok.id.:D00725

26 ANSETTELSESAVTALE FOR HAVFORSKNINGSINSTITUTTET I henhold til lov 21. Juni 2013 nr. 102 (skipsarbeidsloven) 3-1 med forskrifter / According to Act of 21 June 2013 no. 102 (The Ship Labour Act) Section 3-1 with regulations Jfr. Lov av nr 3 Statens tjenestemenn (tjenestemannsloven) med forskrifter / According to Act of no. 3 Tjenestemannsloven with regulations 1 2 Avtalen gjelder fra dato / The agreement applies from date 3 Fødselsnr / Birth no Ny / New Endring / Alteration 4 Fødested / Place of birth 5 Etternavn / Surname 6 For- og mellomnavn / First and middle name(s) 7 Nasjonalitet / Nationality 8 Hjemmeadresse / Home address Tlf / Phone 9 Nærmeste pårørende navn og adresse / Name and adress of next of kin Tlf / Phone 10 Arbeidsgiver navn og adresse / Name and address of employer Havforskningsinstituttet, Nykirkekaien Bergen Organisasjonsnummer / Organisation reg. number Rederiets plikt til å påse at arbeidsgiver oppfyller arbeidsavtalens bestemmelser følger av skipsarbeidsloven 2-4 / The shipowner s duty to ensure that the employer comply with the particulars in the employment agreement, is stipulated in The Ship Labour Act Section 2-4 Arbeidsforhold / Terms of employment 12 Lønn, overtidsbetaling og andre vilkår etter overenskomst mellom /Wages, overtime pay and other conditions according to collective agreement between Havforskningsinstituttet og / and Norsk sjøoffisersforbund, Det norske maskinistforbund, Norsk sjømannsforbund 13 Ferie med lønn eller formelen som benyttes for å beregne den / Paid annual leave or the formula used for calculating it Jf Skipsarbeiderloven 4-2 og overenskomst mellom Havforskningsinstituttet og Norsk Sjøoffisersforbund, Det norske maskinistforbund og Norsk sjømannsforbund 16 Spesielle vilkår, andre opplysninger / Special conditions, other information Egen avtale, 1:1 system/ own agreement, 1:1 system 14 Sykepenger og trygdeytelser / Health and social security protection benefits Jf skipsarbeiderloven 4-4 og lov nr 19; lov om folketrygd (folketrygdloven) Lønn for inneværende mnd utbetales til konto den 12./ Wages for the current month will be paid to bank account on 12th Lønn og eventuelt forskudd utbetales kun til konto./ Salary and any advance will be paid only to bank account. 17 Stilling / Rank, Rating 18 Lønn fra og med / Wages from and including 20 Prøvetid / Probationary period Jf tjenestemannsloven 8 21 Gjensidig oppsigelsesfrist / Mutual period of notice Jf tjenestemannsloven Rett til hjemreise / Entitlement to repatriation Jf skipsarbeiderloven Eventuelt fratredelsessted /Possible place og terminating service Hvor som helst Fylles bare ut ved midlertidig ansettelse / To be completed only in cases of temporary employment 22 Fartøyets navn / Name of vessel 23 For bestemt tidsrom / For specified period 24 En bestemt reise og eventuell varighet / One specified voyage and possible Fra / duration From Til / To 25 Vikar for / Substitute for 26 Arbeid av forbigående varighet / Temporary employment Må fylles ut for hånd / To be filled in by hand 27 Arbeidsavtalen inngått sted og dato / The employment agreement signed place and date For arbeidsgiver / On behalf of employer Bergen dd.mm.åååå.. Arbeidstakers underskrift / Employee s signature Havforskningsinstituttet Versjon: 1.22 Dok.id: D00726 Gjelder fra: av 1 Godkjent av:

27 Rettledning og kommentarer for utfylling av Ansettelsesavtale Rederi Versjon: 1.01 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Ref.id.: KS&SMS Standard Sidenr: 1 av 2 RETTLEDNING OG KOMMENTARER FOR UTFYLLING AV ARBEIDSAVTALEN Generelt Kontraktsformularet er utformet slik at det oppfyller de krav som er fastsatt i forskrift av 20. august 2013 om arbeidsavtale i medhold til skipsarbeidsloven 3-1. Arbeidsavtalen er en privatrettslig avtale inngått mellom den enkelte arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker. Avtalen utfylles i minst to eksemplarer. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal ha hvert sitt eksemplar. Dersom det avtales vilkår i strid med bestemmelser i skipsarbeidsloven med forskrifter, vil lovbestemmelsene gå foran avtalen. Det samme prinsippet gjelder i forhold til gyldige tariffavtaler som partene er bundet av. Rubrikk 1: Er det første gang en arbeidsavtale inngås, skal det krysses av i feltet ny. Gjelder det endring i en tidligere inngått avtale, skal det krysses av i feltet endring. Rubrikk 2: I datofeltet angis tidspunktet den nye avtalen eller endringsavtalen skal gjelde fra. Rubrikk 3: For arbeidstaker som ikke er tildelt ellevesifret nummer føres bare fødselsdato i følgende rekkefølge: Dag, måned, år. Rubrikk 9: Her føres opp navn, adresse og telefonnummer til den pårørende som arbeidstaker ønsker kontaktet i påkommende tilfeller. Rubrikken fylles ut dersom arbeidstakeren ønsker det. Rubrikk 11: Er arbeidsgiver en annen enn rederiet, plikter arbeidsgiveren skriftlig å underrette arbeidstakeren om hvem som til enhver tid er rederiet og hvilke plikter rederiet har etter skipsarbeidsloven 2-4. Er det ved avtaleinngåelsen ikke klart hvem rederiet er, skal arbeidsgiveren informere arbeidstakeren så snart dette er klart. Rubrikk 12: Her kan det vises til konkret tariffavtale eller det kan angis mer generelt, som f.eks.: Den til enhver tid gjeldende tariffavtale for vedkommende stillingskategori og fartsområde fastsatt mellom ( ) og ( ) Foreligger ingen tariffavtale det kan vises til, oppgis de lønnsbetingelser som skal gjelde i rubrikk nr. 15. Rubrikk 13, 14 og 15: Her skal det henvises til relevante lovbestemmelser, samt eventuell tariffavtale som kommer til anvendelse og som inneholder disse rettighetene. Dersom tariffavtalen inneholder henvisninger til de relevante lovbestemmelsene, er det tilstrekkelig med en henvisning til tariffavtalen. Rubrikk 16: I rubrikken kan det anføres spesielle rettigheter utover det lov eller tariffavtale gir. Dette kan gjelde adgang til permisjon, opplæring, hjemreise, pensjon, osv. Dersom Dok id: D02051

28 Rettledning og kommentarer for utfylling av Ansettelsesavtale Rederi Ref.id.: KS&SMS Versjon: 1.01 Gjelder fra: Side: 2 av 2 arbeidstakeren ikke omfattes av tariffavtale, oppgis månedshyre og overtidsbetaling pr. time. I rubrikken kan også anføres spesielle begrensninger som f.eks. ikke ror og utkikk. Dersom rubrikken ikke er stor nok til å få med alle spesielle vilkår og opplysninger, kan et eget ark vedlegges avtalen. Rubrikk 17: Skal arbeidstakeren alternere mellom flere stillinger avhengig av hvilket skip han er på, f.eks. fører eller overstyrmann, anføres begge stillingstyper her. Rubrikk 19: Dersom fratredelsen ikke avtales, utfylles denne rubrikken med hvor som helst. Rubrikk 20: Prøvetid kan rettsgyldig avtales for inntil seks måneder, jf. skipsarbeidsloven 3-2. For Statens tjenestemenn gjelder tjenestemannslovens 8, 6 måneders prøvetid. Rubrikk 22 til 26: NB! Rubrikkene 20 til og med 24 fylles bare ut ved midlertidig ansettelse, jf. skipsarbeidsloven 3-4. Rubrikk 25: I denne rubrikken skrives navnet til den person arbeidstakeren skal vikariere for. Rubrikk 27: Begge de to originale eksemplarene av avtalen som partene skal ha hvert sitt av, skal undertegnes. Kryssreferanser Eksterne referanser Dok.id: D02051

29 OPPLYSNINGER VED NYANSETTELSER NAVN PÅ FARTØY SOM PÅMØNSTRES: FØDSELS- OG PERSONNUMMER: FULLT NAVN: ADRESSE: FØDESTED: ADRESSE: TELEFONNR: NÆRMESTE PÅRØRENDE, (navn, adresse, tlf.nr.): RELASJON TIL NÆRMESTE PÅRØRENDE (kone, sambo, mor etc ): SKATTEKOMMUNE: SKATTEPROSENT/TABELLNR:(send skattekort): BANKKONTO FOR LØNN: FARTSTID: (send dokumentasjon) SKOLER/UTDANNING:STCW: GYLDIG LEGEATTEST SJØMANNSLEGE (Gyldig til): NÆRMESTE NAV-KONTOR FOR MØNSTRING: NÆRMESTE FLYPLASS: VISA- EUROBONUSKORTNR: PASS: (husk å ta med) ALLERGI, KULTURELLE ELLER RELIGIØSE HENSYN VEDRØRENDE MATVARER.(Hvilke)? VAKSINER : (Gulfeber, hepatitt, tyfoid) SIVILSTAND: Gift Ugift Enkemann Separert Skilt Samboer SERTIFIKATER: Brovaktsertifikat.. Maskin: Dekk: D1 D2 D3 D4 Farledsbevis M1 M2 M3 M4 SJØMANNSORGANISASJON: NSF DNM NSoF Havforskningsinstituttet Versjon: 1.05 Dok id: D00728 Gjelder fra: av 1 Godkjent av:

30 Ref.id.: KS&SMS Arbeidstakere under 18 år. Standard Versjon: 2.00 Opprettet: Skrevet av: Godkjent av: EIN Gjelder fra: Sidenr: 1 av 1 Arbeidstakere under 18 år 1. Hensikt Hensikten er å skape ett sikkert miljø til ungdom. 2. Målgruppe og ansvar Mannskapssjef er ansvarlig for at tiltak vedrørende arbeidstakere under 18 år er iverksatt før vedkommende går ombord Kaptein er ansvarlig for å følge de retningslinjer i denne prosedyren Departementsjef for gjeldende departement er ansvarlig for den daglige oppfølging. 3. Definisjoner 4. Beskrivelse 4.1. Før en tiltredelse om bord Mannskapssjef skal så snart det er mulig kontakte foreldre/verge til arbeidstaker under 18 år, informere de om hvilket arbeid vedkommende skal utføre og evt hvilke tiltak som er utført for å sikre: HMS Hviletid, (at ikke vedkommende skal ha nattarbeid) Tilsyn om bord Kontaktinfo til skip og evt Kaptein 4.2. Tiltak som skal gjøres ombord Forskrift om arbeid og utplassering av ungdom på norske skip 8 skal følges Hviletid: Ingen ungdom skal arbeide mer enn 8 timers dag, eller 40 timers uke, overtid skal kun benyttes uunngåelig av sikkerhetsmessige grunner. Ungdom skal ikke arbeide mellom og Ungdom skal ha minst 1 timers pause i forbindelse med hovedmåltid hver dag. Ungdom skal ha minimum 15 minutters pause, etter kontinuerlig arbeid på 2 timer. Bestemmelsene over kan fravikes ved arbeid under en nødssituasjon. Ungdom under 18 år skal ikke arbeide mellom kl og kl i større utstrekning enn at vedkommende får minst 9 timers sammenhengende hviletid i dette tidsrom. Dette gjelder likevel ikke arbeid som nevnt i 6 første ledd. Kryssreferanser Eksterne referanser Forskrift om arbeid og utplassering av ungdom på norske skip. Dok.id.:D01188