Mottak og pro t o k o l l

Transkript

1 Mottak og pro t o k o l l

2 B a k g r u n n o g o p p b y g g i n g Det ble tidlig fastslått behov for en besøk- og protokolltjeneste i LOOC. Målet var: Gjennom kontaktskapende aktivitet formidle verdier av menneskelig og materiell karakter som vil etterlate et positivt inntrykk av norsk kvalitet, egenart, livsform og samfunnsbilde. Avdelingen var på denne tiden tilknyttet informasjonsområdet og ovennevnte arbeid ble påbegynt sommeren M å l g r u p p e r Målgruppene for seksjonens virksomhet ble definert som: f Offisielle gjester (statsoverhoder, regjeringssjefer og ministre) f IOC, NOC, tidligere arrangørbyer og offisielle søkerbyer f Idretten internasjonalt og nasjonalt f Presse/media f Øvrige (politiske partier, næringsliv, samarbeidspartnere osv.) Presse-/mediebesøk ble overtatt av presse-/mediefunksjonen i LOOC våren O p p g a v e r o g o r g a n i s e r i n g I begynnelsen besto oppgavene i å tilrettelegge løpende arrangementer, som Det 42. IOC Executive Board Meeting og møtet mellom IOC Executive Board og De internasjonale vinterføderasjonene i desember I tillegg til IOC, vinterføderasjonene, fremtidige arrangørbyer og søkerbyer var det ca. 200 presse/media til stede under arrangementet, som hovedsakelig ble avholdt på Lillehammer Hotell med byens øvrige hoteller som støtteinnkvartering. Høsten 1990 ble besøk- og protokollavdelingen underlagt seksjonen for samfunnskontakt i informasjonsområdet. Ved årsskiftet 1991/1992 ble seksjonen for samfunnskontakt overført fra informasjonsområdet og direkte underlagt administrerende direktør som egen seksjon. Seksjonen skiftet etterhvert navn fra samfunnskontakt tilbake til besøk og protokoll. På grunn av et stort antall løpende arrangementer var det behov for en ny fordeling av oppgaver innen seksjonen. Ny gjennomføringsstrategi ble presentert i august Seksjonen ble da gitt ansvaret for gjennomføring av alle typer arrangementer i LOOCs regi (besøk og arrangement), mens resten av seksjonen arbeidet med forberedende oppgaver som rekruttering og opplæring av frivillige verter, ankomst/avreisefunksjonen, velkomstservice, gaver, tolketjenester, protokoll og IOC-relasjoner. I mars 1993 ble arbeidsoppgavene delt inn i to hovedgrupperinger: Fagstab og IOC-arena. Navnet på seksjonen ble før gjennomføringsfasen endret til mottak og protokoll. Høsten 1992 hadde seksjonen 15 ansatte, under gjennomføring 16 ansatte. B e s ø k Å r A n t a l l p e r s o n e r A n t a l l g r u p p e r Fra første dag hadde Lillehammer Olympiske Organisasjonskomité stor pågang av besøkende. Av disse var 2000 besøkende fra utlandet hvor hovedtyngden kom fra USA, Sverige og Finland. En tredjedel av de besøkende ble registrert som næringslivsgrupper, med hovedvekt innen entreprenørbransjen. Nest største gruppe var besøkende fra departementer, stortingsgrupper og regjering. Besøks- tallene for 1990 er også inkludert besøkende innen kategori pres-

3 se og media (totalt 450). Besøk og protokolls målgruppe ble da inndelt i den olympiske familie, offisielle gjester, samfunnsgrupper og presse/media Presse-/mediabesøk utgjorde 273 personer. En sjettedel av det totale antallet utgjorde næringslivsgrupper. Nedgangen i antall besøkende fra 1990 skyldes at organisasjonens ulike avdelinger i større grad var bemannet, slik at blant annet presse i større grad tok seg av daglige presse-/mediabesøk. Lillehammer Olympiske Informasjonssenter ivaretok i økende grad skoleklasser, foreninger og bedrifter. Besøk og protokoll kunne nå i større grad konsentrere seg om Tidsfristene var ofte korte, men med assistanse fra mottak og protokoll kunne også reisetiden utnyttes besøk som krevde protokollhensyn. LOOC hadde også et samarbeid med Lillehammer Paralympiske Organisasjonskomité. Besøk og protokoll fikk nasjonale olympiske komitéer kom for fullt. Alle deltakende derfor ansvaret for planlegging og gjennomføring av LPOCs første store arrangement, styremøtet til Den Internasjonale Lillehammer i denne perioden før lekene, og informasjonsnivået olympiske komitéer er registrert med minimum ett besøk til Paralympiske Komité i mai var nede på detaljplaner for de respektive lands utøvere. I september ble det arrangert et NOC-seminar for de olympiske komitéer hvor 100 representanter fra 49 nasjoner deltok. På dette tidspunkt hadde presse overtatt samtlige pressebesøk. Besøk og protokoll var allikevel ansvarlig for gjennomføring av besøk og arrangementer for kringkasting og internasjonale rettighetshavere. I 1992 ble det bl.a. gjennomført et større arrangeende. For å kunne ta av for pågangen så besøk og protokoll Dette var naturlig nok det året med størst pågang fra besøkment for EBU Teamleaders samt to møter for Olympic seg nødt til å begrense sin mottaksvirksomhet strengt til målgruppene, den olympiske familie, offisielle gjester og arrange- Broadcaster Advisory Committee (OBAC) med tilsammen 600 deltakere. OBAC-møter ble forøvrig avholdt to ganger årlig i de menter med protokollhensyn og/eller hvor LOOCs ledelse fire årene forut for lekene markerte slutten for bygningsarbeider på mange arenaer, og det ble arrangert flere offisielle var involvert. åpninger. Nær halvparten av de registrerte besøkene i 1992 var innen kategorien offisielle gjester var også året hvor de

4 Da vi kom til OL-året fikk planleggingen for lekene naturlig nok førsteprioritet, og besøkende rettet seg først og fremst direkte til fagpersonell med sine henvendelser. Det er derfor ikke registrert noen besøksstatistikk for Avdelingen, som nå h a d d e skiftet navn til mottak og protokoll, merket spesielt stor pågang fra ambassader, direkte relatert til statsoverhoders og offisielle representanters opphold på Lillehammer under lekene. D e n o l y m p i s k e f a m i l i e Nedenfor følger en oversikt over de større besøk/arrangementer innen kategorien den olympiske familie. 1990: IOC Coordination Commission Association of the European National Olympic Committees, Commission no IOC Coordination Commission IOC Executive Board Association of International Winter Federations IOC Athletes Commission 1991: IOC Coordination Commission OBAC I IOC Coordination Commission OBAC II 1992: EBU Teamleader-møte AENOC Scientific and Medical Commission ANOC Commission for preparation of the XVII Winter Games OBAC III IOC Coordination Commission Informasjonsseminar for nasjonale olympiske komitéer IOC Athletes Commission Working Group OBAC IV 1993: IOC Medical Commission TOP III Workshop Association of the European National Olympic Committees, Commission no AENOC Generalsekretærmøte OBAC V IOC Athletes Commission IOC Radio and Television Commission OBAC VI I O C - r e l a s j o n e r Fra opprettelsen av organisasjonskomitéen og frem til og med gjennomføringen lå ansvaret for forholdet til IOC forankret i LOOCs ledelse. Koordineringsansvaret for forholdet, og ansvaret for tilrettelegging av møter og rapportering, ble fra 1991 lagt til leder for besøk, protokoll og IOC-relasjoner. Koordineringsfunksjonen ble naturlig konsentrert om forberedelser for rapporteringer til IOC Session, IOC Executive Board og IOC Coordination Commission møter. Seksjonen bisto kringkastningsseksjonen i planlegging og gjennomføring av OBAC-møter og rapporter, samt medieseksjonen i forhold til IOC Press Commission.

5 G j e n n o m f ø r i n g s o r g a n i s a s j o n e n Organiseringen av mottak og protokoll ble oppdelt i IOC-arena o g fagstab for gjennomfør i n g s f a s e n. Det ble bygget opp et koordineringssenter i stab til ledelsen som et bindeledd mellom IOC-arena og fagstab, samt mellom resten av organisasjonen og mottak og protokoll. F a g s t a b Følgende områder ble underlagt fagstab: f Protokoll f Velkomstservice f GV/G-akkrediterte service f Distribusjon- og gaveservice f Dedikerte verter f Nasjons- og øvrige verter f Åpnings- og avslutningsseremoni f Koordineringssenter f Språkservice Fagstaben fikk daglig rapportering fra alle faginstanser og fagstabens ledelse rapporterte daglig til protokollsjef og HOS (Hovedoperasjonssenter). P r o t o k o l l Protokoll under vinterlekene ble gjennomført i nært samarbeide med Utenriksdepartementet, politiet og de ulike seksjoner i LOOC med betydning for protokoll. Dette arbeidet startet våren 1993 med faste møter mellom de ulike parter. Utkast til konkrete programmer, i den grad dette var mulig, ble utarbeidet for de ulike kategorier VIP-gjester fra november Protokoll hadde også en viktig funksjon innen alle de andre fagområdene i fagstab slik som: f Protokoll åpning-/avslutningsseremoni f Tribunekapasitet og plassering I n v i t a s j o n e r Invitasjoner til norske gjester gikk ut ca. to måneder før vinterlekene startet, med svarfrist på én måned. I forkant av arrangementet ble billetter sendt ut til alle norske gjester. Utenlandske GV-akkrediterte (Grand Vip) fikk billettene sine utdelt på sitt bosted på Lillehammer. V e r t e r B a k g r u n n Vår målsetting med vertskapsapparatet var: Skape tillit til norsk væremåte og livsform (The Norwegian Way) gjennom menneskelig kontakt overfor utvalgte målgrupper, samt å gi de besøkende et positivt inntrykk av serviceholdning og kulturforståelse. Gjøre oppholdet for de besøkende til en positiv opplevelse, slik at de trives og ønsker seg tilbake til Lillehammer og Norge. R e k r u t t e r i n g De første 27 vertene ble rekruttert i november 1990, i forbindelse med IOCs 42. Executive Board Meeting på Lillehammer, desember Videre hadde vi totalt ca. 25 rekrutteringsdager i perioden fra april 92 til september 93. Vi rekrutterte totalt 560 personer og avslo 160 etter intervju. Av de 560 trakk 61 seg før vinterlekene, så vi hadde 499 verter under arrangementet. Vi var interessert i å rekruttere mennesker som fylte de krav vi satte til en vert: serviceinnstilling med erfaring fra serviceyrker, erfaring fra opphold i utlandet med god kjennskap til

6 De første vertene ble rekruttert i november 1990 andre kulturer, språkkunnskaper, helst et språk i tillegg til engelsk, tysk eller fransk. Alle måtte beherske norsk, ha en eller annen tilknytning til Norge og vise en fleksibel holdning. Stort sett rekrutterte vi fra gruppen som henvendte seg individuelt til frivilligseksjonen med ønske om å gjøre en innsats under vinterlekene. Felles for alle var imidlertid at de måtte igjennom et personlig intervju før de eventuelt ble valgt ut til vert. Det var også et mål at alle skulle observeres gjennom opplæring og test- og treningsarrangementer før de ble gitt funksjon. O p p l æ r i n g Alle frivillige var gjennom en basisopplæring; grunnopplæring for OL-funksjonærer, som gikk over tre kvelder à tre timer. Her tok vi opp emner som: Den olympiske bevegelse, kultur, service, samt kunnskap om regionen og Norge. Etter denne opplæringen ble vertene skilt ut som en gruppe med eget opplæringsprogram. Den første opplæringen for verter var fagopplæringen. Den omfattet en hel dag pluss tre kvelder. Den hele dagen omhandlet IOC, NOC, Norges Eksportråd og markedsavdelingen i LOOC. De tre kveldene fordypet vi oss i service, kultur og protokoll, vett og etikette. Disse kursene ble avholdt fra januar til september Etter denne opplæringen hadde vi en felles samling for alle vertene, 2. til 3. oktober 1993, der vi tok opp temaer som transport, akkreditering, de frivilliges rolle under vinterlekene, samt et innlegg fra en tidligere olympisk gullmedaljevinner. Vi hadde også en halv dags befaring til samtlige arenaer. Den 26. til 28. november 1993 ble det arrangert en storsamling for alle frivillige på Lillehammer. Denne helgen fikk alle opplæring innen de ulike funksjonene i det området de skulle arbeide for under selve arrangementet. 16. til 17. oktober 1993 ble det avholdt lederopplæring for de av vertene som var plukket ut til å være ledere på nivå en og to. Vertene hadde også mulighet til å følge språkkurs. T i l d e l i n g a v f u n k s j o n e r Høsten 93 foretok vi den endelige fordelingen av funksjoner blant vertene. Vi forsøkte å plassere vertene i funksjoner etter deres ønske, men tok i tillegg i betraktning hva vi mente de egnet seg best til. Vi fordelte vertene i følgende grupper: f Velkomstservice, Fornebu eller Gardermoen f Nasjonsverter f Dedikerte verter f Arenaverter f Administrasjonsverter f Hotellskrankeverter f Mottak/omvisning, deltakerlandsbyen IOC-president Juan Antonio Samaranch sammen med seksjonens medarbeider Tove Strand

7

8 Etter tildelingen ble vertene fulgt opp av den enkelte ansvarlige i mottak og protokoll. O r g a n i s e r i n g / g j e n n o m f ø r i n g Vertene var fordelt som beskrevet nedenunder: IOC-arena...35 stk. Dedikerte verter stk. Dedikert for IOC-medlem...80 stk. Dedikert for GV-gjest...40 stk. Ledelse...3 stk. Nasjonsverter/deltakerlandsbyene Lillehammer-Hamar stk. Arenaverter...51 stk. Velkomstservice...65 stk. Distribusjon/gaver...11 stk. GV/G- service...26 stk. Koordineringssenter...4 stk. Ankomst/avreise...15 stk. V e l k o m s t s e r v i c e Velkomstservice skulle på bakgrunn av informasjon innhentet av ankomst/avreise, motta og ønske alle akkrediterte gjester velkommen (med unntak av frivillige, innsatspersonell og endel sponsorakkrediterte). Velkomstservice var stasjonert ved Oslo Lufthavn Fornebu, Oslo Lufthavn Gardermoen, Oslo sentralstasjon og ved havner i Oslo. I tillegg opprettet velkomstservice kon- F.I.S.-president Marc Hodler og LOOC-president tor for tapt bagasje og drev VIPloungen i hovedakkrediteringssen- Gerhard Heiberg teret (MAC). I n n h e n t i n g a v a n k o m s t i n f o r m a s j o n v i a a n k o m s t s k j e m a Utøvere/trenere/ledere VIP Andre Ankomst: 96 % 91 % 82 % returnerte skjemaer Avreise 75 % 88 % 61 % Registrert antall ankomne personer: Utøvere/trenere/ledere VIP Andre Ankomst Avreiser T a p a v b a g a s j e Ansvarsfordelingen vedrørende tapt-bagasje-funksjonen ble lagt til mottak og protokoll. Velkomstservice koordinerte oppgaven sammen med handling-selskapene SAS og Braathens SAFE som sto for opplæring av tre frivillige som arbeidet i tiden 29. januar til 25. februar Funksjonen ble flyttet til deltakerlandsbyen (OVL) fra transportsentralen da denne plasseringen var lite egnet. Det var i OVL hovedtyngden av personer med bagasjeproblemer var innkvartert. V I P - l o u n g e, M A C Alle VIP-kategorier (GV, NOC, IF, IOC, B) skulle i utgangspunktet kunne benytte loungen på hovedakkrediteringssenteret (MAC). Innhenting av ankomstopplysninger ble gjort på to måter. Hver USAs 1. Dame Hillary Rodham Clinton og protokollsjef Fred Nomme morgen skulle ankomstopplysninger bli faxet fra ankomst/avreise. I tillegg ble melding om hver VIPankomst faxet til koordineringssenteret fra ankomststedene når VIP-følget forlot flyplassene FBU/GEN.

9 Koordineringssenteret skulle deretter varsle VIP-loungen. Ca. 790 gjester var innom loungen i gjennomføringsperioden, med størst belastning 10. til 12. februar. F o r n e b u ( F B U ) Vi tok imot ca. 75 % av alle akkrediterte på Fornebu. Velkomstservice Fornebu (FBU) var organisert med én lufthavnansvarlig, fem mellomledere og 28 verter. Alle lederne arbeidet på kontoret i tillegg til å motta VIP-gjester som ankom gjennom VIP-huset. Vertene mottok resten av gjestene ved utgang eller i bagasjehallen. De opererte to lounger (én ankomst, én avreise), én informasjonsskranke for akkrediterte, bagasjeteltet for direktesendt bagasje, kontakten mot porterservice, hjalp til med dirigering av busser/biler og hjalp gjester hvis bagasje manglet ved ankomst. Prosjektet var meget vellykket i følge tilbakemeldingene fra våre gjester. Dette skyldes bl.a. det nære samarbeidet med lufthavnledelsen, tollvesenet, politiet, Utenriksdepartementet og ikke minst handling-selskapene SAS og Braathens SAFE. Dette samarbeidet begynte ca. ett år før vinterlekene. G a r d e r m o e n Planleggingen og gjennomføringen av oppdraget på Gardermoen (GEN) ble utført på samme måte som for Fornebu (FBU). Velkomstservice var operative fra 15. januar til 4. mars Det var vanskelig å planlegge bemanning på Gardermoen fordi dette er en charter-flyplass og landingstider (slot-tider) ikke ble bestilt før gjennomsnittlig to dager før ankomst.overflødig bemanning ble senere flyttet til Lillehammer. V I P - D i s t r i b u s j o n For utdeling av gaver og annet materiell til IOC og VIP-er, ble det opprettet et eget distribusjonssystem ivaretatt av mottak og protokoll. A r b e i d s o p p g a v e r Det var to personer som arbeidet med distribusjon på IOChotellet fra 1. februar. Fra 10. februar ble det kjørt faste budruter til alle VIP-hotellene og øvrige hoteller hvor IOC-relaterte gjester bodde. Under vinterlekene ble det også kjørt ut billetter til de ulike arenaer for VIP-gjester som ikke hadde fått avhentet sine bestillinger. Gaver til presse/mediefolk ble utdelt i forbindelse med akkrediteringen på akkrediteringssenteret på Lillehammer og Hamar. Gaver til deltakere/trenere ble utdelt til hver og en delegasjon via Chef de Mission i deltakerlandsbyen. S p r å k s e r v i c e Anbud for levering av simultantolketjenester ble lyst ut høsten Ut fra flere tilbud ble et norsk firma valgt til levering av teknisk utstyr, og et sveitsisk firma ble hovedkontraktspartner for tolker. Kontrakter ble skrevet i april En total gjennomgang ble foretatt sommeren 1993 og løpende endringer foretatt frem til høsten Totalt var 25 simultantolker i arbeide under vinterlekene. IOCs møtevirksomhet i tiden forut ble dekket med følgende språk:

10 f IOCs Executive Board, engelsk og fransk f IOCs Session, engelsk, fransk, tysk, russisk, spansk og arabisk f IOCs møter med de ulike NOC og vinterføderasjoner, engelsk og fransk Under vinterlekene dekket simultantolketjenestene pressekonferanser på MPC og daglige møter på RTV (Radio- og TV-senteret) og MPC (hovedpressesenteret). Språkene her var engelsk, fransk, tysk og russisk. I O C - a r e n a O r g a n i s e r i n g For å tilrettelegge et vellykket opphold for IOC på Lillehammer, måtte alle funksjoner koordineres og samles. Det løste vi ved å opprette en tverrfaglig prosjektgruppe etter samme mal som for en arena. Prosjektgruppen hadde sitt første møte i juni 1992 med følgende fagfunksjoner representert: f Innkvartering f Forpleining f Sikkerhet f Transport f Marked f Informasjon f Økonomi f Telekom f Data f Akkreditering f Billett f Helse og sanitet f Mottak og protokoll Gruppen oppnådde etterhvert formell arenastatus. Planleggingsarbeidet ledet fram til en operasjonsplan for IOC-arena. Parallelt med arenagruppen ble det opprettet en spesialgrupp e for IOC-hotellet, Lillehammer Hotell, bestående av representanter fra LOOC, telekom, data, TBK, Televerket, hotellets ledelse og mottak og protokoll. En prosjektleder fra LOOC utbygging ledet arbeidet med tekniske installasjoner og bygningsmessig tilrettelegging av hotellet. Som ansvarlig for aktiviteter overfor IOC og oppbygging av IOC-arena med tilstøtende aktiviteter, ble det utnevnt en arenaleder fra seksjon mottak og protokoll. Arenalederen rapporterte direkte til protokollsjef. M å l g r u p p e For IOC-arenaens målgruppe ble definisjonen Olympic Family benyttet. Målgruppen besto av: f IOC medlemmer med én ledsager hver f IOC ansatte f medlemmer av IOC kommisjoner f presidenter og generalsekretærer i nasjonale olympiske komitéer med én ledsager hver f presidenter og generalsekretærer i internasjonale særforbund med én ledsager hver f offisielle representanter fra olympiske arrangørbyer f offisielle representanter fra olympiske søkerbyer f IOCs inviterte gjester Totalt ca personer. A k k r e d i t e r i n g For den olympiske familie ble det opprettet et eget akkrediteringssenter plassert i lobbyen på Lillehammer Hotell. B i l l e t t e r Det ble opprettet et eget billettkontor for den olympiske familie hvis primære oppgave var å distribuere billetter til åpnings- og avslutningsseremoniene og til sportsarrangementer.

11 G j e s t e s e r v i c e På alle hoteller hvor den olympiske familie var innkvartert, ble det opprettet en serviceskranke som assisterte våre gjester med praktisk assistanse og informasjon. Skrankene ble også tillagt ansvaret for koordinering av avreiser ved det respektive hotell. Å p n i n g e n a v S e s s i o n Åpningen av den 102. IOC Session ble holdt i Maihaugsalen, De Sandvigske Samlinger mandag 7. februar 1994 kl A r e a l b e h o v, i n v e n t a r, u t s t y r Den første perioden i planleggingen ble konsentrert om å kartlegge behov for lokaler, inventar og utstyr. Dette skjedde på grunnlag av innmeldinger fra fagfunksjonene, erfaringer fra tidligere IOC-møter og dokumentasjon fra IOC. Arealbehovet ble oppsummert som følger: f IOC møterom og kontorer 1422 m 2 f LOOC kontorer støttefunksjoner 1228 m 2 Alle kontorer og møterom ble utstyrt med møbler og utstyr etter en gjennomgang med og behovsinnmelding fra IOC og de ulike fagfunksjoner i LOOC. S o s i a l t p r o g r a m Det sosiale programmet kan deles inn i to områder: Ledsagerprogrammene og de sosiale arrangementene som hadde som mål å tilby LOOCs utenlandske offisielle gjester en presentasjon som ga opplevelser fra norsk kultur og norske tradisjoner. Det sosiale programmet som besto av vinterlekenes offisielle middager og mottakelser. Informasjon om, og påmelding til, arrangementene ble levert til serviceskrankene som rapporterte til ansvarlig for sosialt program. I O C - v e r t e r I tillegg til dedikerte verter for IOC-medlemmer, ønsket IOC også dedikerte verter til administrasjonen, det vil si de forskjellige avdelinger som hadde etablert kontorer på Lillehammer. Ønsket antall fra IOCs side var 26 personer. Vi løste dette ved å ha 11 verter i en pool som ble sendt ut på oppdrag etter behov. Vertene arbeidet i IOC Marketing Club, i deltakerlandsbyen, på hovedpressesenteret, i LOOCs lokaler og på Lillehammer Hotell.