MØTEINNKALLING FOR Kommunestyret

Transkript

1 GRIMSTAD KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR Kommunestyret Møtedato: DET MÅ PÅREGNES AT MØTET FORTSETTER TIRSDAG KL. 18:00 Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: 18:00 Representantene innkalles herved til møtet. Forfall bes meldt snarest mulig til telefon eller slik at vararepresentant kan bli innkalt. SAKSLISTE: Saknr. Arkivsak Saktittel 015/09 09/429 REFERATSAKER 016/09 08/1009 KOMMUNEPLANEN PLANPROGRAMMET 017/09 08/1016 EVALUERING AV NY ADMINISTRATIV STRUKTUR I GRIMSTAD KOMMUNE 018/09 08/1289 ØKONOMISK STATUS BUDSJETT 2009 PR. MEDIO MARS / BUDSJETTREGULERING 019/09 08/1611 BYGGING AV UTLEIEBOLIGER FOR UNGDOM 020/09 08/59 UNGDOMSPLANEN - NÅR ER DET UNGDOMMENS TUR? BEHANDLING AV PLAN OG HØRINGSUTTALELSER. 021/09 08/454 ARBEIDSGIVERSTRATEGI, 2.DE GANGS BEHANDLING 022/09 08/817 DISKUSJONSNOTAT - ETT ELLER TO AGDERFYLKER? Side 1

2 023/09 05/1808 ENDRING AV SELSKAPSAVTALE FRA KONSESJONSKRAFTFONDET FOR AUST-AGDER IKS 024/09 05/3127 GRIMSTAD HAVN - DRIFTSBUDSJETT 2009 Grimstad, Hans Antonsen (sign.) Ordfører Side 2

3 GRIMSTAD KOMMUNE REFERATSAKER Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Kommunestyret /09 Avgjøres av: Sektor: Servicesenteret Arkivsaknr: Arkivkode: Saksbeh.: Aud Helen Moe K1- REFERATSAKER Nr Arkivsak T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 05/1528 I Øistein Strømsland Mail: Møteprotokoll fra møtet i Kontrollutvalget /1528 I Kontrollutvalget Mail: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte og 3 07/484 I /3434 I FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsaken tatt til etterretning. Skatteetaten Janne Zahl Kristensen årsmelding 2008 Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grimstad kommune. Søknad om permisjon fra politiske verv Side 3

4

5 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Plan-og økonomiutvalget /09 Kommunestyret /09 Avgjøres av: Kommunestyret Sektor: Plan- og utviklingsavdelingen Arkivsaknr: Arkivkode: Saksbeh.: Ragnar Holvik K1-143 KOMMUNEPLANEN PLANPROGRAMMET Sammendrag: Kommunestyrets forslag til planprogram (K-sak 075/08) inneholder syv tema/dimensjoner som skal ha et særskilt fokus under arbeidet med kommuneplanen. På bakgrunn av høringsuttalelsene til planprogrammet og arbeidet med framtidsbilder (Grimstad innbyggere), anbefaler rådmannen at andelen tema utvides til også å omfatte: styringsvilje, næringsliv, kommunen som organisasjon/tjenesteyter og et flerkulturelt samfunn. Rådmannen anbefaler videre at det gjennomføres en ny runde med innspill til kommuneplanens arealdel. Rådmannen har i den forbindelse utarbeidet en veileder for innspill til kommuneplanens arealdel. Hensikten er å etablere bedre rutiner og bedre kvalitet når det gjelder innspill og behandling av innspill til kommuneplanen, og ryddige forhold mellom kommuneplanens arealdel og praksis knyttet til regulering/omregulering. Dokumentliste: Sammendrag av høringsuttalelser med kommentarer Høringsuttalelsene til Aust-Agder fylkeskommune og Fylkesmannen i Aust-Agder Forslag til Veileder for innspill til kommuneplanens arealdel datert Notat om framtidsbilder oppsummering av seminarene Matrise som viser oversikt over tema/dimensjoner som får særlig oppmerksomhet i kommuneplanarbeidet Informasjon om utkast til Energi og klimaplan for Grimstad 2009 med to diagrammer Kart med henvisning til innspill til kommuneplanens arealdel Illustrasjonskart for mulig utbyggingsmønster i ATP-prosjektet mellom Arendal og Grimstad

6 Fakta og vurderinger: Kommunestyret vedtok i sak 075/08 forslag til planprogram for Kommuneplanen Forslag til planprogram ble annonsert i lokalavisene med høringsfrist 25. november. Det har kommet inn 37 høringsuttalelser, men en vesentlig andel av høringsuttalelsene, fortrinnsvis innspill til arealdelen, har kommet inn etter høringsfristen. Framtidsbilder Med hjelp fra KS Konsulent AS ble det i perioden oktober - januar gjennomført en prosess om framtidsbilder for Grimstad. Overskriften var Grimstad innbyggere. Framtidsbildene er et hjelpemiddel for kommunestyret til å fatte beslutninger i dag som er i samsvar med ønsket utvikling for Grimstad på lang sikt. Det var deltakere på de tre seminardagene. UrbanGrimstad I dette bildet har Grimstad utnyttet sin beliggenhet og posisjon i Agderbyen maksimalt. Grimstad samhandler tett med resten av Agderbyen og har først og fremst satset på å være det foretrukne valget som boligkommunen på Agder. Grimstad har en differensiert boligmasse som gjør det mulig for folk i alle livsfaser og med ulik økonomisk evne å bosette seg i byen. Som universitetsby har Grimstad fått liten direkte effekt, men Agderbyen som helhet tjener på det. Studentene forholder seg til Grimstad som resten av befolkningen. Man bor i Grimstad, men lever på Agder. Kommunen har prioritert de kommunale kjerneoppgavene. Når innbyggerne ønsker kulturelle opplevelser ut over bibliotek og tilbud til barn og unge, benytter de tilbudet i Arendal og Kristiansand. Innbyggerne jobber enten i sørvisnæringen i Grimstad eller i bedrifter langs aksen Arendal Kristiansand. Seminardeltakerne arbeidet fram to ulike framtidsbilder for Grimstad 2035; bildet Urban- Grimstad og GrimstadSmåby. Egenskapene ved framtidsbildene ble beskrevet med utgangspunkt i 7 dimensjoner/drivkrefter (se under). Dimensjonene er uttrykk for temaer seminardeltakerne mener er sentrale i arbeidet med Grimstads fremtid. Framtidsbildene er ikke mål i seg selv, men uttrykker ytterpunktene i egenskapene til dimensjonene. I området mellom UrbanGrimstad og GrimstadSmåby er det et mulighetsrom. I dette mulighetsrommet vil Grimstad befinne seg i 2035, men hvor, avhenger av hvilke veivalg som gjøres i dag. Det er disse sentrale veivalgene arbeidet med kommuneplanen skal tydeliggjøre. GrimstadSmåby GrimstadS måby I dette bildet har Grimstad relativt lav regional integrasjon. Det er relativt lite pendling ut av kommunen. De fleste innbyggerne jobber i Grimstad og kommunen er stort sett sjølberga med kulturelle aktiviteter. Grimstad er en Sørlandsby på alle måter. Over 70 prosent av innbyggerne bor fortsatt i spredt bygde eneboliger. Det er lite differensiert boligtilbud og befolkningen er veldig homogen. Som universitetsby har Grimstad fått relativt stor effekt av universitetsetableringen når det gjelder næringsutvikling. Mange kompetansebedrifter har etablert seg i kommunen, men man sliter med lave søkertall til universitetet. Grimstad oppfattes rett og slett som en lite attraktiv studentby. Kommunen har overlatt mye av det som tidligere var kommunale kjerneoppgaver til stat, private aktører og interesseorganisasjoner. Kommunen driver nå mest med plan, samordning og kultur. For mange er Grimstad ensbetydende med traust, trått og kjedelig, mens andre opplever det som forutsigbart og stabilt. Deltakerne på seminaret skulle til slutt vurdere de 7 dimensjonene i forhold til NÅsituasjonen (dagens status) og i forhold til ønsket framtidig situasjon. Deltakernes vurderinger

7 fremkommer i tabellen under. Forskjellen mellom NÅ-situasjonen og ønsket framtidig situasjon uttrykker et ønske om endring, om i hvilken retning det er ønskelig at Grimstad utvikler seg. DIMENSJONER: NÅ 2035 Forskjell Regional integrasjon (lav=1, høy=10) 4,6 8,3 3,7 Boligmarked/tilgang (lav/enebolig = 1, høy/differensiert = 10) 3,7 7,2 3,5 Næringsstruktur (enkel =1 - mangfoldig=10) 6,5 7,5 1 Tilbud kultur og fritid (enkel=1, mangfoldig=10) 5,4 7,4 2 Universitetsby (studentby=1, kunnskapsby=10) 4,5 7,7 3,2 Styringsevne/vilje (liten=1 - stor=10) 5,5 8,2 2,7 Levekår (enkel og tjukk=1 - mangfold og helse=10) 5,1 8,1 3 Forklaring til tabellen: dimensjonene ble vurdert på en skala fra 1 til 10, hvor 5,5 er midtpunktet ( midt på treet ). Kolonnen forskjell viser gapet mellom nå og ønsket nivå i På de fleste dimensjonene beskrives nå-situasjonen i hovedsak med midt på treet. Boligmarkedet beskrives imidlertid som ensidig (eneboliger) og den regionale integrasjonen er noe lav. På fem dimensjoner er det klare ønsker om endringer: Mer regional integrasjon Et mer differensiert boligmarked At Grimstad blir en kunnskapsby Bedre levekår En sterkere styringsvilje Prioriterte tema i arbeidet med kommuneplanen Dersom en kommuneplan skal virke styrende på kommunens utviklingsretning, kan det være ønskelig at den avgrenser seg tematisk. Kommuneplanen kan ikke si like mye om alt. I forslag til planprogram er det denne tenkingen som ligger til grunn for valget av syv temaer/dimensjoner; miljø- og klimautfordringer, regionalt samarbeid, universitetsbyen, levekår, kultur og deltakelse, boligstruktur. I forbindelse med framtidsbildene og i høringsuttalelsene, har temaene i forslag til planprogram både blitt bekreftet som sentrale, men det har også kommet inne nye temaer. Rådmannen har vurdert de ulike innspill, og anbefaler under (venstre kolonne) hvilke tema/dimensjoner det skal jobbes Framtidsbilder - Hva er vårt mulighetsrom? Urban Grimstad Mulige framtider Grimstad Småby Visjon/ ønskebilde Kommunepla n særskilt med i kommuneplanarbeidet. I kolonnen under til høyre er andre mulige tema listet opp, uten at listen er å forstå som uttømmende. Noen av temaene her, for eksempel eldrebølgen, barn og unge og universell utforming, fanges inn under prioritert tema levekår og folkehelse.

8 Dimensjoner - anbefalt: Levekår og folkehelse Klima og miljø Boligstruktur, -tilgang Universitetsbyen Regional integrasjon Kultur, opplevelse deltakelse Næringsliv Styringsvilje Kommunen som organisasjon/tjenesteyter Sentrumsutvikling Et flerkulturelt samfunn Andre mulige dimensjoner: Barn og unge/oppvekst Eldre/eldrebølgen Distriktsdimensjonen innenfor kommunen Demokrati utvikling av lokaldemokratiet Dikternes by Kommunens omdømme Landbruk Biologisk mangfold Universell utforming Samfunnssikkerhet Rådmannen har laget en matrise hvor alle dimensjonene er med. Matrisen skal være et hjelpemiddel i det videre arbeid, særlig i forbindelse med prosessarbeidet i kommuneplanutvalget. Matrisen har 5 ark: fakta, problemstillinger/utfordringer, mål, strategier og tiltak. Se vedlagte matrise. Parallelle prosesser til arbeidet med kommuneplanen Som beskrevet i forslag til planprogram, gjennomføres det 5 parallelle prosesser med nær tilknytning til kommuneplanarbeidet. Det gjelder: ATP-samarbeid mellom Arendal og Grimstad (Samordnet areal og transportplanlegging) Grimstad kommune deltar i et byregionprosjekt om Agderbyen (samarbeid om areal- og transportutvikling). I første fase har Arendal og Grimstad startet et ATP-samarbeid, bl.a. med en mulighetsstudie for boligutvikling langs RV 420 mellom byene. Vegvesenet vil gjennomføre en trafikkanalyse. Det er for tidlig i prosessen til å konkludere på hva slags form samarbeidet til ende opp i. Saken vil bli drøftet i et felles møte mellom kommuneplanutvalgene i Arendal og Grimstad 9.mars. Ideene som ligger til grunn for ATPsamarbeidet vil legge føringer for vurderingene som vil bli gjort i forbindelse med kommuneplanens arealdel (se vedlagt illustrasjonskart). I andre fase av byregionprosjektet er det vegvesenets målsetting at ATP-samarbeidene i hhv Arendal/Grimstad og Knutepunkt Sørlandet skal samordnes i en felles plan for Agderbyen. Prinsippskisse for Campus Grimstad (tidligere kompetanseområdet) Prinsippskissen/arealdisponeringsplanen vil bli behandlet politisk våren Skissen er ikke en arealplan med formell status iht plan- og bygningsloven, men vedtaket vil legge føringer for videre planlegging av området. Interesser knyttet til bl.a. landbruk og grøntstrukturer gjør at arealbruken i området må forankres i kommuneplanen. Reguleringsplan for Grimstad havneområde Vedtak av planprogram våren Planen har sin forankring i kommunedelplan for Grimstad byområde (byplanen). Arbeidet må ses i sammenheng med kommuneplanens vi-

9 sjoner for sentrumsutvikling og bærekraftig boligutvikling (fortetting sentralt, j.fr. ATPsamarbeid). Fylkesdelplan for tettstedsutvikling og kjøpesenteretablering i Aust-Agder Fylkesdelplanen skal vedtas høsten 2009, og vil legge føringer for bl.a. handelsetablering i kommunen. Ny plan- og bygningslov, samt Forskrift om rikspolitiske bestemmelser for kjøpesentre legger strengere restriksjoner på kjøpesenteretableringer enn det som har vært tilfellet tidligere, slik at større etableringer bare kan etableres eller utvides i samsvar med retningslinjer i godkjente fylkesplaner eller fylkesdelplaner. Klimaplan for Grimstad I juni skal kommunestyret behandle forslag til klimaplan. I begynnelsen av mars vil kommuneplanutvalgene i Arendal og Grimstad ha felles møte med temaet Sammenhengen lavutslippsamfunnet, Fremtidens Byer og ATP. I april vil det bli lagt opp til folkemøte om klimaspørsmål lavutslippsamfunnet. Vedlagt informasjon om rammene for arbeidet med klimaplanen og to grafer om energiforbruk og klimagassutslipp i Grimstad (2006). Innspill til og videre arbeid med kommuneplanens arealdel Det har kommet inn ca. 20 høringsuttalelser som direkte handler om forslag til endringer i arealformål i gjeldende kommuneplan. De fleste uttalelsene har kommet etter høringsfristen. Innspillene er svært forskjellige når det gjelder beskrivelse og informasjon om arealene som tiltakshaverne ønsker å bygge på. Forslag til planprogram er ikke tydelig nok når det gjelder krav til kvalitet på innspillene. Etter rådmannens vurdering har Grimstad dessuten ikke hatt gode rutiner for innspill til kommuneplanens arealdel. Ved tidligere kommuneplanprosesser har arealinnspill ofte kommet tilfeldig og sent i prosessen, og det har heller ikke vært uvanlig at nye områder har blitt tatt opp til regulering/omregulering uten at området først har vært avklart i forbindelse med kommuneplanen. Rådmannen ønsker derfor at det etableres bedre rutiner på dette området, og har på denne bakgrunn tatt følgende initiativ: Rådmannen har utarbeidet forslag til veileder for innspill til kommuneplanens arealdel. Veilederen tar opp faglige temaer og problemstillinger i forbindelse med endret arealbruk, og er ment å være et hjelpemiddel for aktører som ønsker å komme med innspill til kommuneplanens arealdel. Se vedlegg. Rådmannen anbefaler at det etter vedtatt planprogram lages ny annonse med frist for innspill til arealdelen. Hensikten er å få inn alle arealforslag tidlig i kommuneplanprosessen slik at disse kan vurderes i sammenheng. Alle som har gitt innspill til arealdelen i løpet av planprogrammets høringsrunde, vil parallelt med annonseringen, få en tilbakemelding og motta nevnte veileder. Det vil være opp til den enkelte aktør å vurdere om de vil omarbeide innspillet. Tiltakene har som mål at vi mot slutten av april har et samlet og bedre grunnlag for arbeidet med kommuneplanens arealdel. Om behandling av innspill til kommuneplanens arealdel Innspillene til arealdelen som har kommet inn så langt, er vist på vedlagte kart. Innspillene gjelder i stor grad arealer som i dag ligger utenfor det som i utgangspunktet kan kalles kjerne-

10 områdene for framtidig utbygging; eksempelvis områdene knyttet til de parallelle prosessene (se over). Forhold som flere innbyggere, nye boenheter, klimautfordringer, nytt campus, ny E18 m.v. innebærer store utfordringer og vanskelige veivalg. Etter rådmannens vurdering er det ønskelig om kommuneplanutvalget vedtar noen prinsipper som kan ligge til grunn for vurdering av nye utbyggingsområder i forkant av at administrasjonen setter i gang sin vurdering av alle innspillene. Slike prinsipper kan handle om boligstruktur og forholdet eneboliger eller konsentrert bebyggelse, om forholdet mellom utvikling av boligområder i retning øst, nord og/eller vest for Grimstad sentrum, om kollektivaksenes betydning for hvor det kan legges til rette for boligbygging, om hvordan Grimstad bysentrum kan styrkes som handels- og boområde, om det skal legges til rette for mer fritidsbebyggelse m.v. Rådmannen har følgende forslag til framdrift: Rådmannen utarbeider et notat med noen problemstillinger/veivalg for arealdisponering på kommuneplannivå. Notatet skal vise dagens status for ulike arealformål og se innspill til arealdelen og pågående parallelle planprosesser i sammenheng med framtidig utbyggingsbehov (boliger, næringsarealer, kjøpesenterproblematikk, grønnstruktur mv). Høringsuttalelser til arealdelen med rådmannens kommentarer vil følge notatet. Notatet danner utgangspunkt for en prosess i kommuneplanutvalget med tanke på å etablere noen hovedprinsipper for arealdisponering på kommuneplannivå. Det gjennomføres en prosess i kommuneplanutvalget i mai (14.) Kommuneplanutvalget bestemmer hovedprinsippene i juni (11.) Vedtatte hovedprinsipper for arealdisponering på kommuneplannivå danner utgangspunkt for administrasjonens videre arbeid med forslag til kommuneplanens arealdel. Prosess og medvirkning Rådmannen vil i samråd med ordføreren anbefale at prosessarbeidet med kommuneplanen skjer i kommuneplanutvalget, og at disse prosessene fortrinnsvis legges i starten av møtene til plan- og økonomiutvalget. Kommunestyret er primært en arena for temainformasjon og løpende informasjon fra arbeidet med kommuneplanen. Rådmannen vil anbefale at førstegangsbehandling i kommuneplanutvalget og kommunestyret flyttes fra oktober-09 til januar-10. Rådmannen anbefaler at næring tas inn som tema/dimensjon, og at det arrangeres et offentlig møte om kommuneplan og næringsutvikling i samarbeid med Grimstad Næringsråd i september. Innbyggerundersøkelse Ifølge forslag til planprogram skulle det vært gjennomført en innbyggerundersøkelse i november desember 08. KS/bedrekommune.no har blitt forsinket med ferdigstillelse av innbyggerundersøkelsen. Ut fra den informasjon rådmannen har, er det sannsynlige tidspunkt for gjennomføring av innbyggerundersøkelsen september. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kommunestyret vedtar forslag til planprogram med de justeringer som fremkommer i saksfremstillingen. 2. Kommunestyret vedtar forslag til Veileder for innspill til kommuneplanens arealdel, datert

11 3. Det gjennomføres en ny runde med innspill til kommuneplanens arealdel. 4. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide forslag til hovedprinsipper for arealdisponering på kommuneplannivå til kommuneplanutvalgets møte 14.mai.

12 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Administrasjonsutvalget /09 Kommunestyret /09 Avgjøres av: Sektor: Organisasjonsavdelingen Arkivsaknr: Arkivkode: Kommunestyret Saksbeh.: Thor Lund K1-034 EVALUERING AV NY ADMINISTRATIV STRUKTUR I GRIMSTAD KOMMUNE Sammendrag: Agenda utredning & utvikling AS kommet frem til følgende hovedkonklusjon om den administrative organiseringen: Grimstad kommune er godt organisert og har plassert myndighet og ansvar på rett sted i organisasjonen. Dette er et godt utgangspunkt for å utvikle kommunen videre. Rådmannen er enig denne konklusjonen, og mener at dagens modell bør videreføres. Det er likevel enkeltfunn fra Agenda og problemstillinger som har kommet opp siden omorganiseringen i 2005, der rådmannen mener at det bør vurderes visse endringer. Dette gjelder blant annet ift sammenslåtte enheter. Rådmannen har i saken beskrevet en rekke tiltak som skal gjennomføres for å forbedre kommunens organisasjon. Dokumentliste: - Evalueringsrapport, Agenda Utredning & utvikling AS. Fakta: Grimstad kommune gjennomførte etter vedtak i K-sak 63/04, en administrativ omorganisering med virkning fra 1/ Som en del av denne, ble det foretatt to sammenslåinger av barneog ungdomsskoler (Holviga og Fjære) og en sammenslåing av barneskole og barnehage (Eide oppvekstsenter). På grunn av stor motstand blant ansatte ved disse enhetene, ble det i 2007 gjennomført en evaluering i regi av organisasjonsavdelingen. Med utgangspunkt i vedtak i sak 001/07, Foreløpig evaluering av sammenslåtte skoler, ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en ny evaluering av skolene i Som en del av denne evalueringen, ønsket rådmannen å evaluere hele organisasjonen. Etter utlyst anbud, ble firmaet Agenda Utredning & utvikling AS valgt til å gjennomføre evalueringen. Agenda tok utgangspunkt i de formulerte målsetninger for omorganiseringen, og hvor vidt disse var nådd. Følgende mål ble evaluert: 1. Produktivitetsmål: Det samlede nivå for kommunens tjenesteproduksjon overfor innbyggere og brukere i Grimstad, skal fortrinnsvis kunne opprettholdes selv om det foretas en innsparing på 3,45 millioner kroner fra Økonomimål: Kommunens økonomi bør være sunn over tid, og gi økt lokalpolitisk handlingsrom. 3. Styringsmål: Styringen av kommunens ressurser mot prioriterte politiske mål og brukernes og innbyggernes behov skal bedres. Økt vekt på mål og strategistyring. 4. Servicemål: Kommunens organisasjon og fokus skal ytterligere orienteres mot kvalitet, service og medvirkning i tjenesteproduksjonen og gi økt verdi for brukerne.

13 5. Organisasjonsmål: Omlegging og forenkling av kommunens organisering. Kommunens evne til å beholde, rekruttere, dyktiggjøre og motivere medarbeidere skal økes. Sørge for at kommunen framstår som en spennende og attraktiv arbeidsgiver med motiverte og myndiggjorte ledere og ansvarlige medarbeidere. Framstå som en kompetent, omstillingsdyktig og lærende organisasjon. 6. Administrasjonsmål: Tjenesteenhetene og støttefunksjonene skal bidra til mest mulig tilpassede og effektive tjenester overfor brukere og innbyggere. De administrative kostnadene søkes redusert. 7. Ledelsesmål: Ledelse i Grimstad er å ha et personlig ansvar med tilstrekkelig myndighet til, sammen med egne medarbeidere, å nå definerte mål og resultatkrav. Vurdering: Etter offentliggjøringen av rapporten i slutten av januar 2009, har rådmannen gjennomført en intern prosess, der enheter som er spesielt nevnt i rapporten har gjennomført interne prosesser, der de er bedt om å uttale seg ift rapportens tilrådninger, samt å komme med en anbefaling til tiltak. Rapporten er eller lagt ut til vurdering for alle enheter og tillitsvalgte, med frist for innspill til rådmannen innen 27/2-09. Rådmannen vil innledningsvis gjøre oppmerksom på at saken omhandler evaluering av hele den administrative omorganiseringen som fant sted i 2005, og ikke kun om Agendas rapport. Denne rapporten er dog et sentralt dokument ifm evalueringen. Agendas hovedkonklusjon lyder: Grimstad kommune er godt organisert og har plassert myndighet og ansvar på rett sted i organisasjonen. Dette er et godt utgangspunkt for å utvikle kommunen videre. Denne hovedkonklusjonen er rådmannen enig i. Dette innebærer etter rådmannens syn at dagens organisasjonsmodell videreføres, men at enkelte deler av organiseringen endres og/eller gjennomgås ytterligere. Rådmannen vil i det videre gå gjennom de enkelte målsetningene og hvilke tiltak eller endringer som vil være hensiktsmessige. Mål 1, -høyere produktivitet; - i det vesentlige har kommunen akseptable kostnader ift sammenlignbare kommuner. Agenda tilrår en gjennomgang av pleieinstitusjonene og barnehagesektoren. Rådmannen vil : ha en gjennomgang av pleie- og omsorgssektoren i første halvår (ref vedtak i budsjett/hp 09-13) Gjennomgang av de kommunale barnehagene innen august-09 Mål 2, -sunne finanser; - kommunen har ikke greid å oppnå ønsket økonomisk resultat etter omstillingen, herunder et netto driftsresultat. Den administrative organiseringen i seg selv og leders fullmakter og utøvelse av disse må undersøkes som en potensiell kostnadsdriver. I tillegg oppstår det stadig nasjonale målsetninger og kostnadsdrivere som ikke står i forhold til økte inntekter og overføringer. Kommunens organisering og fullmaktsstruktur vil bli en del av rådmannens gjennomgang av årsakene til merforbruket i Dette gjennomføres i løpet av første halvår. Mål 3, -styring etter politiske mål: - innføringen av et helhetlig styringssystem var planlagt som en del av omorganiseringen i Dette var en forutsetning for å få til den gjennomgående politiske styringen en ønsket. Av ulike årsaker har innføringen av styringssystemet ikke blitt realisert før nå i Rådmannen har følgende tiltak: Utforming av revidert kommuneplan forenkler gjennomgående styring

14 Etablering av styringskart og styringssystem, alle enheter oppe å går på systemet i løpet av Gjennomgå og forbedre budsjettmodeller til behandlingen av budsjett/hp høsten -09. Mål 4, -gode tjenester; - Tallmaterialet og indikatorer som har vært gjennomgått av Agenda, tyder på at kommunen leverer gode tjenester. Det er pekt på at vi ligger etter i forhold til internettløsning, noe som det allerede er tatt konsekvensen av ved å endre gjennomføring og fremdrift av det pågående portalprosjektet. Det er gjennomført endringer i IKT-Agders fellesprosjekt på innføring av nye innbygger- og ansattportaler, ved å gjennomføre en deling av hhv statisk informasjonsinnhold og utforming(ny portal lanseres i oktober 2009) og automatisering av tjenester og henvendelser utvikles fra 2010 og fremover iht foretatte prioriteringer. Kommunens metodikk for brukerundersøkelser og brukerdialog har etter rådmannens mening fungert godt, og vil videreføres. Mål 5, -forenkling av organisasjonen/personalbehandling; - Agenda konkluderer med at driftsenhetene i alt vesentlig grad har riktig størrelse og oppgaver. Unntaket er hjemmetjenesten som foreslås oppsplittet. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen i 2007 var ikke på et ønsket nivå. Rådmannen gjorde i egen sak høsten -07 rede for hvordan resultatene fra undersøkelsen skulle følges opp. Det er nettopp gjennomført en ny medarbeiderundersøkelse i februar-09, og resultatene herfra vil gi rådmannen nødvendige signaler for videre oppfølging. Rådmannen vil følge Agendas forslag, og vil stille krav om at alle ansvarlige ledere gjennomfører medarbeidersamtaler i Iht budsjett/hp vedtak i 2008 (se mål 1)vil det i gjennomgangen av pleie- og omsorgssektoren i 2009 bli vurdert om hjemmetjenesten skal splittes opp i flere enheter. Rådmannen vil lage en egen oppfølgingsplan før sommeren ifm medarbeiderundersøkelsen Mål 6, -effektiv administrasjon; - balansen mellom sentraliseringen av de administrative støttefunksjonene og tilgjengelig lederressurser ved enhetene var en av de forventede utfordringene ved ny organisasjonsmodell. Agenda kommer frem til den konklusjon at støtteenhetene ikke fungerer optimalt og er underbemannet ift sammenlignbare kommuner, og at dette er noe kommunen taper på over sikt. Rådmannen mener fremdeles at organiseringen med felles støttefunksjoner og større fagmiljøer er riktig, og ønsker å videreføre denne, men disse enhetene ikke har vært dimensjonert godt nok for å kunne gi god nok støtte til tjenesteenhetene. innenfor gjeldende økonomiske rammer for 2009, vil rådmannen ha en gjennomgang av hvilke tjenester støtteenhetene skal prioritere. EN administrativ kurskatalog utarbeides innen 20. august. Endrede rutiner for økonomirapportering iverksettes umiddelbart. Rådmannen vil ifm sitt forslag til budsjett/hp , legge frem forslag til endelig organisering og dimensjonering av støttefunksjonene. Mål 7, -god ledelse; - Agenda fremhever kommunens delegasjoner og myndiggjøring av ledere som veldig bra. Rådmannen mener gjeldende delegasjonsnivå er både riktig og nødvendig for å kunne ansvarliggjøre ledere helt ut i organisasjonen. Rådmannen vil allikevel som nevnt over, foreta en vurdering av hvorvidt ledernes vide fullmakter er kostnadsdrivende, og årsak til merforbruk i Gjennom styringssystemet vil rådmannen legge grunnlag for en effektiv styringsdialog gjennom en ytterlig tydeliggjøring av ledernes resultatkrav og personal- og budsjettoppfølging.

15 Gjennomgå kommunens rapporterings- og avvikssystem ifm budsjettoppfølging er startet og vil pågå frem mot sommeren. Sammenslåtte enheter. Oppmerksomheten rundt de sammenslåtte enhetene har etter rådmannens oppfatning fått for mye fokus i forhold til omleggingene i resten av organisasjonen og de faktiske endringene for elevene/barna og de ansatte i skolene og oppvekstsenteret. Rådmannen er enig i Agendas konklusjon når det gjelder hvorfor omleggingen til sammenslåtte skoler ikke har lykkes, og at dette utgjør et demokratisk problem med store konsekvenser. Rådmannen forventer at ansatte følger arbeidslivets spilleregler, følger kommunestyrets vedtak og ikke motarbeider disse. Til kommunestyremøtet i mai vil det bli fremmet en egen sak om fremtidig skolestruktur i Grimstad. Med bakgrunn i de innspill som allerede er kommet inn i denne saken, bør en eventuell omlegging og/eller endring av de sammenslåtte skolene bli en del av den samlede vurderingen av fremtidig skolestruktur. Eide oppvekstsenter: Rådmannen mener at den geografiske plasseringen gjør at eventuelle endringer i fremtidig skolestruktur i liten grad påvirker dagens forhold. En har her ikke lyktes med å få til de endringene en ønsket ved opprettelsen av oppvekstsenteret, og rådmannen vil igjen peke på de prinsipielle aspektene ved årsakene til dette. I og med at det er vedtatt en endring ift barnehagestrukturen ved å omgjøre barnehagene til egne enheter, vil rådmannen allikevel tilrå at dette også gjøres for Eide barnehage, og at Eide oppvekstsenter dermed opphører. Dette er i tråd med anbefalingen fra arbeidsgruppen ved oppvekstsenteret som støtter Agendas tilrådning om oppløsning. Rådmannen vil bemerke at dersom alle forhold ellers forblir like, har han følgende konklusjon ift Fjære og Holviga skoler: Fjære skole: Rådmannen finner ikke at Agendas standpunkt om at enheten er for stor er dokumentert. Med utgangspunkt i de resultater skolen oppnår på brukerundersøkelser, nasjonale prøver og sykefravær ser ikke rådmannen behov for strukturendring. Arbeidsgruppen sammensatt av ledelse, tillitsvalgte og ansatte som har vurdert 1-10 skole kontra to skoler, uttaler følgende; Vår enstemmige konklusjon samsvarer derfor med Agendarapporten og anbefaler en splitting av enheten som mest tjenelig. Ved en splitting anbefaler vi en så rask som mulig iverksetting for å unngå et organisasjonsmessig vakuum. Arbeidsgruppen anbefaler oppsplitting senest 1. januar Rådmannen anbefaler videre drift som 1-10 skole inntil eventuelt nytt vedtak i sak om fremtidig skolestruktur. Holviga skole: Tilsvarende som på Fjære, tilsier oppnådde resultater og brukertilfredsheten at skolen fungerer for brukerne på en tilfredsstillende måte. Holviga skole har kommet lenger i sammenslåingen, og har begynt å dra nytte av felles ressurser som spesialrom med mer. Arbeidsgruppen ved Holviga skole har kommet med følgende tilrådning : Ansatte ved Holviga skole går inn for fortsatt 1 10 skole i elevens nærmiljø. Dette gir en bedre utnyttelse av skolens ressurser og sikrer et helhetlig løp for elevene. Vi forutsetter tilført administrativ ressurs med minst ¾ stilling. Rådmannen anbefaler videre drift som 1-10 skole inntil eventuelt nytt vedtak i sak om fremtidig skolestruktur.

16 FORSLAG TIL VEDTAK: Rådmannen har følgende forslag til vedtak: 1. Agenda rapporten tas til etterretning. 2. Rådmannens skisserte tiltak gjennomføres som beskrevet i saken. 3. Kommunens modell for administrativ organisering videreføres med følgende endring: a. Eide oppvekstsenter tilbakeføres til 2 selvstendige enheter, hhv Eide skole og Eide barnehage. b. Eventuell videreføring av Holviga og Fjære som 1-10 skoler avgjøres ifm sak om fremtidig skolestruktur.

17 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Plan-og økonomiutvalget /09 Kommunestyret /09 Avgjøres av: Kommunestyret Sektor: Plan- og utviklingsavdelingen Arkivsaknr: Arkivkode: Saksbeh.: Jon Eiklund K1-145 ØKONOMISK STATUS BUDSJETT 2009 PR. MEDIO MARS / BUDSJETTREGULERING Sammendrag: Plan- og økonomiutvalget har bedt om å få seg forelagt en økonomisk status i møte 19. mars og for videre behandling i kommunestyret 30. mars. Kommunen har et regnskapsmessig merforbruk på 39,6 mill kr for Merforbruket gir et særlig behov for å følge opp økonomisk status for regnskap 2009 opp mot vedtatte budsjettrammer for Dokumentliste: Brev fra rådmannen av 25. febr. om forsterket økonomifokus i 2009 (se egen link) n+varsler+forsterket+%c3%b8konomisk+fokus+i+2009&maintitle= Brev fra rådmannen av 25. febr. om revidering av budsjettrammer for 2009 (vedlagt) Fakta: Kommunen har et regnskapsmessig merforbruk på 39,6 mill kr for Regnskapsforskriftene krever at et merforbruk normalt dekkes innen 2 år dvs. innen utgangen av Se regnskapsforskrifter. Merforbruket er høyere enn det kommunen har av frie fondsmidler. Regnskapet med årsmelding skal behandles i april. Plan- og økonomiutvalget har bedt om å få seg forelagt en økonomisk status i møte 19. mars. Rådmannen vil da gi en foreløpig orientering om: Budsjett 2009 sett opp mot regnskapssituasjonen pr. medio mars Regnskap 2008 med regnskapsmessig merforbruk og konsekvenser av dette for vedtatt årsbudsjett 2009 og HP Rådmannen har i to brev av 25. februar til kommunalsjefer og enhetsledere varslet at det blir et forsterket økonomifokus i 2009 samt at det kan bli aktuelt å revidere de vedtatte budsjettrammene. Fram mot uke 13 vil enhetsledere sammen med plan- og utviklingsavdelingen

18 gjennomgå/ kvalitetssikre budsjettrammene for I uke 13 vil plan- og utviklingsavdelingen utarbeide en endelig orientering til kommunestyrets møte 30. mars. Vurdering: Orienteringen til plan- og økonomiutvalget 19. mars er ikke ferdig utarbeidet enda. Men slik rådmannen ser det nå, vil i hvert fall følgende forhold bli omtalt: Budsjett 2009 Finansområdet: Frie inntekter (skatt og rammetilskudd) er budsjettert til 618,4 mill kr. Ny prognosemodell fra Kommunenes Sentralforbund (KS) for 2009 (der nedjusterte/ endelige skattetall for 2008 er lagt inn sammen med regjeringens tiltakspakke for 2009) gir Grimstad kommune en ny beregning frie inntekter på 608,9 mill kr, dvs. en reduksjon på 9,5 mill kr. Utbytte fra Agder Energi (budsjettert til 28,0 mill kr) Renteutgifter. Det er budsjettert med 50,52 mill kr i renteutgifter. Rentenivået er nå lavere enn det som lå i budsjettforutsetningene Pensjonsutgifter/ premieavvik Årsbudsjett 2009 er saldert med 4,128 mill kr i bruk av disposisjonsfond Enhetenes budsjettrammer: Enkelte enheter i sektorene kan ha særskilte store utfordringer med å holde vedtatt budsjettramme for Barnehagetjenesten jfr. regnskapsresultatet for 2008 har barnehagetjenesten et merforbruk på vel 5,7 mill kr knyttet til at det kommunale driftstilskuddet til private barnehager ble svært mye større enn budsjettert. Siden størrelsen på kommunalt driftstilskudd til private barnehager i hovedsak er basert på regnskap for kommunale barnehager foregående år, så er det sannsynlig at driftstilskuddet til private barnehager i 2009 også vil være høyt. Sosial og barneverntjenesten den økonomiske utviklingen (finanskrisen) fører til økende arbeidsledighet og strammere privatøkonomi for en del grupper i Norge. Rådmannen vurderer det som sannsynlig at budsjettposten for økonomisk sosialhjelp er budsjettert for lavt. Selvfinansierende tjenester (VAR) jfr. tidligere orientering er det et regnskapsmessig merforbruk på 12,2 mill kr for Dette må dekkes inn. Revidert pris- og lønnsvekst: Den kommunale deflatoren er i regjeringens tiltakspakke nedjusert fra 4,5% til 4,1% for Investeringer: Vedtatte investeringer for 2009 er 119,92 mill kr. Evt. endringer i investeringsprogrammet kan gi virkninger også for budsjettert mva-kompensasjon i driftsbudsjettet (16,98 mill kr) Regnskap 2008 Merforbruket i regnskapet er 39,6 mill kr. Dette er det ikke tatt høyde for i vedtatt HP og kommunens frie fond er ikke store nok til å dekke merforbruket som iht. regnskapsforskriftene skal dekkes inn i løpet av 2009 og Rådmannen vil til kommunestyrets møte 30. mars legge fram foreløpig forslag til ny saldering av budsjett 2009, der delvis inndekning av regnskap 2008 blir vurdert.

19 FORSLAG TIL VEDTAK: Kommunestyret tar rådmannens orientering om økonomisk status til orientering.

20 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Oppvekst- og omsorgsutvalget /09 Plan-og økonomiutvalget /09 Kommunestyret /09 Avgjøres av: Sektor: Helse- og soial Arkivsaknr: Arkivkode: Kommunestyret Saksbeh.: Vidar Gabrielsen K1- BYGGING AV UTLEIEBOLIGER FOR UNGDOM Sammendrag: I denne saken inviteres kommunestyret til å gjøre et prinsippvedtak om bygging av 3 leiligheter for ungdom i etableringsfasen. Leilighetene skal ha tilsyn og miljøtjeneste knyttet til seg. Leilighetene finansieres ved hjelp av lån og tilskudd fra Husbanken. Fakta: Grimstad kommune har fått tildelt kompetansemidler fra Husbanken til å gjennomføre et prosjekt for at ungdom ikke skal oppleve å bli bostedsløse. Prosjektet startet i august 2006 og det foreligger tilsagn på prosjektmidler fram til Det er ansatt en prosjektleder i 100% og en miljøarbeider i 50% stilling. Prosjektmidlene kommer som en følge av den nasjonale satsningen på å avskaffe bostedsløshet. Regjeringens mål i denne satsningen er: - Å motvirke at folk blir bostedsløse - Å bidra til god kvalitet på døgnovernatting - Å bidra til at bostedsløse raskt får tilbud om varig bolig. Prosjektet i Grimstad har rettet seg mot første punkt om å motvirke at unge mennesker blir bostedsløse. Kommunen har fått tildelt ca kr pr år av Husbankens kompetansetilskudd. Hensikten med tilskuddet er å gi større kunnskap og et bedre plangrunnlag for arbeidet med boligspørsmål, spesielt rettet mot det ansvar kommunen har for vanskeligstilte grupper. Prosjektet har til nå hatt fokus på enkeltbrukere, dette arbeidet vil fortsette, men i denne saken fremmes forslag om at kommunen bygger 3 utleieboliger for unge i etableringsfasen. Leilighetene bør være små gjennomgangsleiligheter. I tillegg må det være en base for støttepersonell / miljøtjeneste. Tilsyn og miljøtjeneste vil være et vilkår for å få tildelt bolig. Boligene vil kunne tildeles etter søknad fra enhver ungdom i etableringsfasen. FINANSIERING.

21 Boligene fullfinansieres ved 80% lån og 20% tilskudd fra Husbanken. Det kan også søkes om utvidet tilskudd med inntil 40%. Dette gjelder utleieboliger som skal brukes til å forebygge og bekjempe bostedsløshet, og da særlig boligprosjekter for personer med utfordringer som krever et helhetlig hjelpeapparat. Låneopptaket betjenes med vanlig husleie og Husbankens bostøtteordning. Vurdering: Den erfaringen prosjektet har gitt oss er at skal ungdommer unngå å bli bostedsløse må enkelte av dem ha noe hjelp og støtte rundt seg i en startfase. Dersom behovene endrer seg kan boligene leies ut uten tilsyn eller eventuelt selges til ungdom som har behov for en langsiktig og permanent bolig. Med bakgrunn i dette vil rådmannen anbefale at det gjøres et prinsippvedtak om bygging av boligene. Når det gjelder plassering av boligene vil det bli behandlet som en egen byggesak. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Grimstad kommunestyret gjør vedtak om å bygge 3 utleieboliger for ungdom. 2. Boligene finansieres ved lån og tilskudd fra Husbanken OOU-005/09 VEDTAK: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

22 GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Oppvekst- og omsorgsutvalget /09 Kulturutvalget /09 Plan-og økonomiutvalget /09 Kommunestyret /09 Avgjøres av: Sektor: Kultur- og oppvekst Arkivsaknr: Arkivkode: Kommunestyret Saksbeh.: Karin Glomsaker K2-F03 UNGDOMSPLANEN - NÅR ER DET UNGDOMMENS TUR? BEHANDLING AV PLAN OG HØRINGSUTTALELSER. Sammendrag: Hovedfokus i Ungdomsplanen er medbestemmelse og demokrati, samt opprettelse av et ungdomstilbud på Fagskolen i Grimstad sentrum. Høringsuttalelsene er positive til begge disse temaene. Rådmannen anbefaler at en oppretter en UngArena under forutsetning av at kommunestyret er villig til å prioritere ressurser til dette. Rådmannen anbefaler også at det opprettes et Ungdomsråd. Vervet som Barnas representant økes for å ivareta funksjoner i forbindelse med BUK og Ungdomsråd. De økonomiske konsekvensene av disse tiltakene legges frem i forbindelse med budsjettet for Dokumentliste: Sammendrag av høringsuttalelsene 23 innkomne høringsuttalelser Ungdomsplan Når er det ungdommens tur? Fakta: Plan- og økonomiutvalget har vedtatt ungdomsplanens mandat (016/08) og prosjektplan (024/08). Arbeidet med ungdomsplanen har hatt følgende mandat: 1. Det utarbeides en Ungdomsplan. Målgruppen er ungdom år. 2. Ungdomsplanens innhold: a) Gi anbefaling om hvordan ungdomsklubblignende tilbud skal utformes og drives. Planen skal vurdere ungdomstiltak i et sentrum periferi (lokalsamfunns) dimensjon. b) Vurdere dagens rammer for demokrati og medbestemmelse for ungdom i Grimstad, og eventuelt å anbefale nye tiltak. 3. Planen skal inneholde en kartlegging av allerede eksisterende ungdomstilbud. Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra BUK (Barn og unges kommunestyre), elevrådene ved videregående skole, kommunale tjenester og frivillige foreninger. Planen har vært ute til høring, og det er kommet 26 høringsuttalelser.

23 Saksfremlegget tar for seg de ulike punktene i mandatet, kort om hva planutkastet og høringsuttalelsene sier om dette. 2 a) Gi anbefaling om hvordan ungdomsklubblignende tilbud skal utformes og drives. Planen skal vurdere ungdomstiltak i et sentrum periferi (lokalsamfunns) dimensjon Arbeidsgruppen mener det er behov for både klubblignende tilbud lokalt og et UngArena på Fagskolen. Et sentralt tilbud gir mulighet til å gi et stabilt og mangfoldig tilbud med høy kvalitet flere dager i uka, gjerne i samarbeid med andre organisasjoner. Klubblignende tilbud må drives av ansatte voksne, med frivillige som bonus. Perifere tilbud kan bidra til å styrke det lokale samholdet i kretsen, det er lettere for foreldre å engasjere seg og ha oversikt over aktiviteten. Det er særlig viktig for de yngste brukerne med et perifert tilbud. Ulike modeller for samlokalisering, aktiviteter og samarbeid er skissert i plandokumentet. Under temaet klubblignende tiltak/aktivitetstilskudd til barn og unge anbefaler arbeidsgruppen (forkortet): 1. Aktivitetstilskuddet til barn og unge evalueres. 2. Aktivitetstilskuddet til lag og organisasjoner som driver klubblignende aktiviteter i skolekretsene økes kraftig. 3. Fevik fritidsklubb får et årlig tilskudd fra kommunen på kr Det etableres lignende ordning for andre klubblignende tiltak 4. Grimstad kommune oppretter nytt ungdomstiltak på Fagskolen med navnet UngArena. Drift; 2-3 millioner kroner. Arbeidsgruppen vil anbefale at det knyttes 3 til 4 årsverk til UngArena som en start. Høringsuttalelsene uttrykker bekymring for at tilskudd til de lokale tilbudene i utkantene blir nedprioritert på bekostning av et sentralt tilbud. De peker på at manglende kollektivtilbud gjør det vanskelig for en del å benytte et tilbud i sentrum. Det understrekes av flere at det er viktig med både sentrum og periferi, og særlig de yngste ungdommene har behov for de lokale tilbudene. Mange av høringsuttalelsene peker på behovet for økte tilskudd til lag og foreninger som driver barne- og ungdomsarbeid. Det er stor støtte for å etablere UngArena på Fagskolen. Arbeidet krever prioritering, ressurser og samarbeid. 2 b) Vurdere dagens rammer for demokrati og medbestemmelse for ungdom i Grimstad, og eventuelt å anbefale nye tiltak Arbeidsgruppen ønsker bedre ordninger for demokrati og medbestemmelse for ungdom som både gir politisk innflytelse og god opplæring i demokrati. Dagens ordninger kobler ikke ungdommen på de politiske prosessene. Det politiske miljø må ta ungdom på alvor, og ungdommen må oppleve resultatoppnåelse. Grimstadskolen scorer også lavt på landsomfattende undersøkelser om elevmedvirkning. Under temaet medbestemmelse og demokrati anbefaler arbeidsgruppen s (noe forkortet): 1. Grimstad kommune søker om å bli forsøkskommune med stemmerett for 16-åringer ved valget (Kommunestyre har vedtatt dette). 2. Det opprettes et ungdomspolitisk råd med 6 medlemmer (2 fra Dahlske vgs, 1 fra Drottningborg vgs og 3 oppnevnt av BUK). Rådet får politiske saker til uttalelse, oversendes fortløpende kommunestyret og utvalg. 3. Barn og unge høres i alle plansaker og andre saker som direkte berører deres interesser, sakene sendes ungdomsrådet for merknad/uttalelse før politisk behandling. Kommunestyret vurderer om myndighet til å fatte avgjørelser innenfor avgrensede områder kan delegeres til ungdomsrådet.

24 4. BUK og ungdomsrådet skal være orientert om barnerepresentantens arbeid og de skal kunne gi representanten tilbakemeldinger. Barnas representant møter fast i BUK og ungdomsrådet 5. Grunnskolen legger vekt på at ledere/lærere har gode holdninger til elevene og at disse gis anledning til å utvikle sin relasjonskompetanse 6. Rådmannen utreder muligheten for at elevrådet/elevene får reell myndighet innenfor definerte områder i skolehverdagen 7. Det stilles tydelige krav til hva funksjonen kontaktlærer for elevrådet har som oppgave, og det lages serviceerklæring for denne oppgaven 8. Rådmannen gjennomfører forsøk med lærer- og undervisningsevaluering Et flertall av høringsinstansene har uttalt seg om medbestemmelse og større politisk og demokratisk innflytelse for ungdommene, og alle disse er positive til å bedre dagens rammer. Mange støtter opprettelse av Ungdomsråd og mer formell innflytelse i aktuelle saker der barn og unge har interesser. Barnas representant kan og bør ha en sentral posisjon med møte-/tale og forslagsrett. 3) Planen skal inneholde en kartlegging av allerede eksisterende ungdomstilbud. Arbeidsgruppen har hatt en gjennomgang av kultursektorens tilskudd og bevilgninger til ulike formål. Kulturbudsjettet generelt og tilskudd til barn og unge i Grimstad er lavt sammenlignet med andre kommuner på Agder og i samme kommunegruppe. Grimstad er blant landets dårligste på klubblignende tiltak. Dersom en ser bort fra Fevik fritidsklubb, er det de religiøse lag og foreninger som gir klubblignende tilbud til barn og unge, men med beskjedne tilskudd. Flere av høringsuttalelsene taler for å øke tilskuddene til barne- og ungdomsaktivitet, og peker på viktigheten av å styrke det perifere kulturtilbudet til de unge selv om en får et klubbtilbud i Grimstad sentrum. Vurdering: Aktivitetstilskuddet til barn og unge er allerede under evaluering blir behandlet i kulturutvalget i mars. Vesentlige økning av tilskuddene til aktivitet og klubblignende tilbud må vurderes i forbindelse med budsjettbehandlingen for Rådmannen støtter forslaget om å etablere en UngArena i Grimstad sentrum, på Fagskolen, under forutsetning av at dette er økonomisk forsvarlig. Det er viktig at dette blir et tilbud med høy kvalitet, og at det utformes i samarbeid med de unge brukerne. Skal en lykkes med satsingen må en være villig til å tilføre eller omdisponere tilstrekkelig ressurser for å sikre kvalitet, stabilitet og dynamisk aktivitet. Kommunestyret har bevilget kr. 7,89 mill til oppussing av Murgården, kfr. K-sak 042/08. Fortsettelsen i dette vedtaket pkt 4, lyder slik: Før ytterligere bruk av Fagskole-bygningene avgjøres, vurderer administrasjonen om det kan være mer hensiktsmessig, økonomisk eller på annen måte, å rive Mellombygg og Nybygg og eventuelt føre opp nye bygg her. Rådmannen har innhentet en teknisk tilstandsanalyse av Fagskolen fra fagrådgivere. Tilstandsanalysen konkluderer med at Nybygget har oppnådd sin forventede levetid, og anbefaler av økonomiske årsaker en riving fremfor fullstendig rehabilitering til dagens krav. Dersom en vurderer å legge inn aktiviteten fra Ung Arena i nybygget slik det i dag fremstår må brannog personsikkerheten ivaretas fullt ut. Endelig omfang av virksomheten og bruk av bygningen må utredes nærmere, før en kan trekke konklusjoner i forhold til økonomi og eventuell endring av bygningens bruksformål. Skal Ung Arena bli en realitet, kan veien være en trinnvis oppgradering av eksisterende bygningsmasse. Kommunestyret vedtok også at GTIF skulle få leie lokaler der inntil andre loka-

25 ler kan tilbys foreningen. I budsjettet for 2009 vedtok Kommunestyre å bevilge kr 3 millioner til deres prosjekt om ny turnhall. Fremdrift og ferdigstillelse for dette prosjektet er ikke avklart. Rådmannen anbefaler at en oppretter et ungdomspolitisk råd (UR) som anbefalt av arbeidsgruppen. Elevrådene ved de videregående skolene har ikke uttalt seg til planen, men har vært representert i arbeidsgruppen. Rådmannen anbefaler at en foreløpig ikke delegerer ansvar innenfor avgrensede områder til ungdomsrådet, men at dette eventuelt vurderes på sikt. Rådet bør få aktuelle politiske saker til uttalelse før de skal behandles av politiske utvalg. Praktiske spørsmål og økonomiske konsekvenser av etablering av UR samt en evt. økning av vervet som Barnas representant som følge av dette må avklares i budsjettet for Det er viktig at elevene engasjerer seg og har medinnflytelse på sin egen skolegang. Rådmannen foreslår at administrasjonen utarbeider forslag til felles retningslinjer som vurderer om elevrådet skal få reell myndighet innenfor definerte områder i skolehverdagen, og en beskrivelse av hvilke funksjoner kontaktlærer for elevrådet har. Dette gjøres i samarbeid med elevrådene og skolene, og vedtas av Oppvekst- og omsorgsutvalget etter høring i elevrådene innen skolestart august Det ble gjennomført en brukerundersøkelse i skolene i november 2008, og resultatene viser at Grimstadskolene kommer bedre ut mht medvirkning enn tidligere. Vi ligger over landsgjennomsnittet både på spørsmål om elevene opplever at skolen hører på elevene, og vedr. elevrådsarbeid, men det er stor variasjon mellom skolene. Skolene har vedtatte fokusområder; bli bedre på ikt, bedre på basisferdigheter i norsk, matte og engelsk, lese- og skriveferdigheter og skole-/hjemsamarbeid. Lærer- og undersvisningsevaluering er ressurskrevende å gjennomføre, og rådmannen er av den formening at de valgte fokusområdene er viktigere. Det bør være opp til hver enkelt skole å gjennomføre en slik evaluering. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kommunestyret tar Ungdomsplanen Når er det ungdommens tur? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen utrede mulighetene for å etablere et nytt ungdomstiltak i sentrum. Valg av organisasjonsmodell, oppstart/fremdriftsplan, innhold og finansiering og lokalisering på Fagskolen må avklares i forbindelse med budsjettbehandlignen for De økonomiske konsekvensene av en likeverdig behandling av fritidsklubber og andre klubblignende aktiviteter vurderes og legges frem i forbindelse med budsjett for Kommunestyret vedtar å opprette et ungdomspolitisk råd med 6 medlemmer (2 fra Dahlske vgs, 1 fra Drottningborg vgs og 3 oppnevnt av BUK) fra 1. januar Praktiske spørsmål og økonomiske konsekvenser samt en evt. økning av vervet som Barnas representant som følge av dette må avklares i budsjettet for Kommunestyret ber rådmannen utarbeider forslag til felles retningslinjer for elevrådene og de funksjoner kontaktlærer for elevrådet har. Dette gjøres i samarbeid med elevrådene og skolene, og vedtas av Oppvekst- og omsorgsutvalget innen skolestart august Kommunestyret går ikke inn for forsøk med lærer- og undervisningsevaluering.