Konkurransegrunnlag. for åpen anbudskonkurranse ved:

Transkript

1 Bedriftsnavn: Havforskningsinstituttet Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse ved: Leie av tre kombinerte ringnot/trålfartøy til mengdeestimering av Norsk vårgytende sild under gyteinnsiget i Toktnummer , , Anbud 2014/1465 Tilbudsfrist kl Dok.id.: D01630

2 Innholdsfortegnelse 1.Innledning Bakgrunn Anskaffelsen gjelder Oppdraget Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Planlagt fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Tilbyders deltakelseskostnader Krav til tilbyder Kvalifikasjonskrav Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier Avvisning Kontrakt Forbehold Meddelelse Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet Tilbudsfrist Leveringsadresse Merking Tilbakekalling eller endring av tilbud Åpning og håndtering av tilbud Tilbudets gyldighet Offentlighet Spesielle bestemmelser Pris/kvote HMS bestemmelser Lønns- og arbeidsvilkår Krav til faktura i EHF format Side 2

3 7.Vedlegg Innledning 1.1 Bakgrunn Oppdragsgiver for denne kontrakt er Havforskningsinstituttet. Med over 700 ansatte er Havforskingsinstituttet det største marine forskningsmiljøet i Norge. Hovedansvaret vårt er å forske for å kunne gi råd til det offentlige om akvakultur og om økosystemene i Barentshavet, Norskehavet, Nordsjøen og den norske kystsonen. Derfor er rundt halvparten av virksomheten finansiert av Nærings- og fiskeridepartementet (NFD). Havforskningsinstituttet har hovedkontor i Bergen, men viktige deler av aktivitetene foregår på avdelingen i Tromsø, på forskningsstasjonene i Matre, Austevoll og Flødevigen og på fartøyene, som til sammen er på havet over 1600 døgn i året. I tillegg leier instituttet kommersielle fartøy med ca 1000 toktdøgn i året. Nærmere informasjon om Havforskningsinstituttet finnes på Anskaffelsen gjelder Havforskningsinstituttet ønsker å leie 3 kombinerte ringnot/trålfartøy, alternativt rene ringnot- eller trålfartøy i til sammen opp til 40 døgn i perioden 2-19.februar 2015 for å mengdemåle bestanden av Norsk vårgytende sild under gyteinnsiget. Minimum 1 av fartøyene må kunne tråle. Toktene starter i Ålesund og avsluttes i Bergen. Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å inspisere fartøyet og kontrollere relevant dokumentasjon før toktstart. 1.3 Oppdraget Dette oppdraget er initiert ut fra et direkte ønske fra næringen, med et økonomisk tilskudd fra næringen til leie av fartøy. Målsetningen er å måle gytebestanden av Norsk vårgytende sild to ganger, og samtidig overvåke et potensielt vestlig innsig. Til dette trengs det 40 døgn med overvåkning, 2x15 døgn til selve målingen av bestanden, samt 1x10 døgn til overvåking av vestlig innsig. Oppdraget kan bli redusert, både antall fartøy og toktdøgn, og formålet endres noe, dersom tilbud fra leiefartøy og økonomiske tilskudd til Havforskningsinstituttet ikke er i balanse. For at toktet skal kunne gjennomføres må minimum 1 av de tre fartøyene kunne tråle. Med forbehold om at tilbud/ leiekostnader og økonomiske tilskudd er i balanse, vil kontrakten med Havforskningsinstituttet vare fra 2-19 februar, og gjelde totalt 40 toktdøgn fordelt på de tre fartøyene. Fartøyene må møte i Ålesund ved Skutepiren senest kl februar for klargjøring av utstyr og kalibrering. Det beregnes 1-2 døgn på kalibrering og klargjøring. Disse døgnene er ikke iberegnet i toktperioden. Antall representanter fra leier om bord er forventet til å være 3-5 stk. Leier har adgang til å forlenge og/eller forkorte leieforholdet dersom det er saklig grunn til dette. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk Side 3

4 All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser Konkurranseform Konkurransen skjer i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (heretter LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (heretter FOA) del I og II. Anskaffelsen gjelder et uprioritert tjenestekjøp, jfr. FOA 2-1 (5), og gjennomføres etter reglene for åpen anbudskonkurranse, jfr Planlagt fremdrift for anskaffelsen I matrisen under finnes noen sentrale datoer for anskaffelsesprosessen. Tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Aktivitet Dato Kunngjort på Doffin Utsendelse av konkurransegrunnlag m/vedlegg Tilgjengelig på Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Evaluering Uke 2 Tildelingsbeslutning Uke 2 Kontraktssignering Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristens utløp, jfr. FOA 8-2 (1). Dersom Havforskningsinstituttet retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 8-2 (2). Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen for dette satt til kl Dette gjøres for at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget (kunngjøres på Doffin). Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til Havforskningsinstituttet: anskaffelser@imr.no. E-post merkes med Anbud 2014/ Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert. Side 4

5 3. Krav til tilbyder 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle nedenstående minimumskrav til tekniske kvalifikasjoner, herunder faglig kompetanse, samt angitte minstekrav til juridisk, finansiell og økonomisk stilling. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene, jfr. FOA 8-4 (2) Skatteattester Obligatorisk krav: Leverandøren må ha levert pålagte oppgaver til skattemyndighetene og betalt merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift. Det stilles krav om at leverandørene ikke har restanser for innbetaling av merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift. Dersom skatteattestene viser restanser skal det vedlegges en begrunnelse, samt en godkjent nedbetalingsplan bekreftet av skattemyndighetene. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd, regnet fra tilbudsfristens utløp. Med skatteattester menes: - Attest om restanse på skatt og arbeidsgiveravgift mv. utstedt av skatteoppkreverkontoret for skatt/arbeidsgiveravgift ( - Attest om restanse på skatt/avgift mv. utstedt av Skatteetaten for merverdiavgift ( Attester kan ettersendes, men må være på plass før eventuell kontraktssignering HMS-egenerklæring Obligatorisk krav: Leverandøren skal avgi erklæring om at virksomheten har et fungerende HMS-system, som arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og gjennom dette oppfyller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: Utfylt HMS-egenerklæring, se vedlegg 2, samt bekreftelse på at vedlegg 3 HMS-bestemmelser er lest og akseptert. Gjelder også for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten Tekniske og faglige kvalifikasjoner 1) Tekniske krav til fartøyet (Må-krav) a) Ringnot- og/eller tråltillatelse b) Bemanning for døgnkontinuerlig drift c) Pelagisk samplingstrål og tråldører. Gjelder minimum 1 av fartøyene. d) Trålsonar og trålsonder med sensorer for dybde, trålsymmetri og mengde. Gjelder minimum 1 av fartøyene. e) Ha splittstråle ekkolodd 38 khz (EK/ER 60) f) Moderne kommunikasjonsutstyr, tilgang til bredbånd, e-post, mobiltelefon og telefax/skriver. g) Tilfredsstillende adskilt integrert laboratorieinstallasjon med plass til målebrett, mikroskop, salt- og ferskvannsuttak og PC etc Side 5

6 h) Et egnet arbeidssted for databehandling/kontorplass med plass for oppmontering av loggingsutstyr i, eller i direkte tilknytning til styrhuset. i) Datanettverk skal være i hht kvalitetssikringssystem for nettverk. k) Egnet tørkerom for arbeidsklær. l) Ekstra lugarplass med tilfredsstillende sanitære forhold for inntil 5 representanter fra Havforskningsinstituttet. Dersom disse er av ulikt kjønn må det være plass til innkvartering på egne lugarer for hvert kjønn. m) Sengetøy og håndklær til lugarene som skal disponeres av leier. n) Mulighet for å fryse ned fiske- og planktonprøver. o) Lagringsplass for prøvetakingsutstyr. p) Godkjent rednings- og sikkerhetsutstyr til alle om bord inkludert toktdeltakere. q) Sertifisert radioutstyr om bord som er gyldig i de fartsområder fartøyet skal operere. 2 Tekniske krav til fartøyet (Bør-krav) a) Kvarter om bord: i. Egen låsbar lugar m/skrive- og arbeidsmuligheter ii. Vask/dusj/WC i nærheten av sovearealet iii. Muligheter for vask/tørk av klær i egnet rom iv. Bysse/spiserom atskilt fra styrehus/arbeidsrom v. Muligheter for trim b) Ha multifrekvens, splittstråle ekkolodd med flere frekvenser enn 38 khz c) Ha svingerne montert på senkekjøl d) Ha lavfrekvent fiskerisonar muligheter for kalibrering med full vitenskaplig datalagring i RAW format, for bearbeiding med standard sonar etterbehandlingssystemer for survey. e) Has høyfrekvent fiskerisonar med full vitenskaplig datalagring for bearbeiding med standard sonar etterbehandlingssystemer for survey. f) Ha mulighet for dataopptak av akustisk strømmåler, med dataeksport av tid, retning og hastighet i minst 3 vannlag. g) Dokumentasjon på akustisk støy på ekkoloddfrekvensene i normal fart 10 knop, og eller støyspekter fra fartøyet i tilsvarende fart. b) Det bør foreligge en oversiktlig skisse over hvordan datanettverket om bord er bygget opp samt policy på virusproblematikk jf pkt j. 3 Faglige krav til leverandør (Må-krav) a) Mannskapet på bro og dekk må ha inngående kjennskap til, og erfaring fra, kommersielt fiske i henhold til punkt 1.2. b) Eventuelle utestående/pågående pålegg fra flaggstat/myndigheter eller klasse skal opplyses om. 4 Dokumentasjonskrav for punkt Leverandøren må dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning i punkt I tillegg skal det opplyses om kost om bord, herunder antall måltider pr. døgn og hvor mange av disse som er varme. Side 6

7 Ovennevnte krav til fartøy dokumenteres ved hjelp av teknisk dokumentasjon og tegninger (GA i A4 format) for fartøy og utstyr. Dersom det er behov for ombygging/tilpasning av fartøyet for å møte kravene som er stillet ovenfor bes reder om å oppgi hva reder vil bekoste selv og hva som forventes dekket av Havforskningsinstituttet, samt hva det vil koste. Reder bes også om å oppgi hvilke tilpasninger/ombygginger som vil være permanente og hvilke som skal endres tilbake til utgangspunktet ved kontraktens utløp, og som forventes betalt av Havforskningsinstituttet. Dokumentasjon som viser at ovennevnte kvalifikasjonskrav er oppfylt skal leveres sammen med tilbudet og innen angitt tilbudsfrist. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-10, litra a-c. Dokumentasjon som er sendt inn ved tidligere anbud vil ikke bli tatt hensyn til. 4. Tildeling av kontrakt 4.1 Tildelingskriterier Tilbydere som anses kvalifisert i henhold til ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy/besetning, får vurdert sine tilbud i henhold til angitte tildelingskriterier. Kontrakt vil bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert ut fra tildelingskriteriene opplistet nedenfor, med tilhørende vekting; Tildelingskriterium Prioritet/Vekt 1. Pris 50 % 2. Kvalitet 50 % Tildelingskriterium 1: Under tildelingskriteriet pris skal vederlag for leie av fartøyet oppgis, se nærmere punkt 6.1 nedenfor. Alle priser skal være oppgitt pr døgn og i norske kroner eks. merverdiavgift gitt kontinuerlig drift i en økonomifart på knop (oppgi fartøyets økonomifart i tilbudet) i tokt perioden (1-2 døgn med kalibrering av utstyr regnes ikke inn her) Reder dekker utgifter til eget utstyr, kost til leiers personell, bunkers, smøreolje, NOx, urea og evt. havneavgifter. Andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives og oppgis i NOK eks. mva. Laveste pris vil få høyeste score, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert i forhold til laveste pris. Tildelingskriterium 2: Ved vurdering av tildelingskriteriet kvalitet vil det legges vekt på oppfyllelse av fastsatte bør-krav til fartøyets tekniske tilstand, ref punkt underpunkt 2. Videre vil det legges vekt på en totalvurdering av fartøyets funksjonalitet og generalarrangement, samt fartøyets muligheter for tilpasninger til Havforskningsinstituttets behov. Beste score på kvalitet vil få 10 poeng, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert skjønnsmessig i forhold til dette. Beste score på kvalitet vil få 10 poeng, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert skjønnsmessig i forhold til dette. Side 7

8 Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 4.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse reglene. Eventuell beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig, jfr. FOA 11-13, jfr (2), litra a. Nedenfor gjengis avvisningsgrunner på grunn av forhold ved tilbudet, jfr. FOA 11-11: Obligatoriske avvisingsgrunner: a) ikke er levert innen fastsatte frister, jf pkt 5.3 b) ikke tilfredsstiller krav til tilbudets utforming, jf. pkt 5.4 og 5.5 c) alternativt tilbud i strid med 11-4 d) inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene e) inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøring/konkurransegrunnlag f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter e. l. kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Valgfrie avvisingsgrunner: Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: a) etter forsøk på avklaring etter 12-1 inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter e. l. som ikke må anses ubetydelige. b) på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. (ikke relevant for denne anskaffelsen) c) virker unormalt lavt priset i forhold til ytelsen som tilbys, jfr d) tilbudet ikke er signert, jf 11-2 Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes, jfr. FOA 12-1(3). Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste tilbudene i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jfr. FOA Med kvote: Som nevnt under punkt 1.3 tas det forbehold om at nødvendige økonomiske tilskudd/forskningskvote blir gitt Havforskningsinstituttet for gjennomføring av ovennevnte tokt. Uten kvote: Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, instituttets aktiviteter eller organisasjon. 4.3 Kontrakt Kontrakt angitt i vedlegg 4 gjøres gjeldende for denne anskaffelsen. Det velges å inngå kontrakt med en leverandør for toktet. 4.4 Forbehold Side 8

9 Eventuelle forbehold må avkrysses på tilbudsforsiden og spesifiseres i eget vedlegg. Forbeholdet må være presist og entydig beskrevet, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, jfr. FOA 12-1 (1) bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsvilkår og/eller kravspesifikasjonen, da det må avvises dersom det, eventuelt etter forsøk på avklaring av uklarheter etter FOA 12-1 (2), ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene/avvikene vil innebære for leveransen, jfr. FOA (1), litra d, e og f, samt FOA (2), litra a. 4.5 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA Dette innebærer at Havforskningsinstituttet vil begrunne tildelingen av oppdraget skriftlig ovenfor alle berørte leverandører samtidig og innen rimelig tid før kontrakten inngås, dvs. undertegnes av begge parter, jfr. FOA 13-3 (1) og (2). 5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsdokumentet Det skal leveres tilbud på leie av fartøy som beskrevet ovenfor. Ved innlevering av tilbud skal vedlagte tilbudsforside fylles ut, dateres og signeres av person med fullmakt til å binde leverandøren, se vedlegg 1. Tilbud inkludert tegninger, teknisk dokumentasjon for fartøy og utstyr og andre nødvendige papirer skal sendes eller leveres på norsk i lukket konvolutt. Tilbud leveres i A4 format. Tilbudet skal organiseres som følger: a) Tilbudsforside med forpliktende underskrift b) Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. pkt. 3.1 i dette dokumentet 1) Skatteattest i henhold til punkt ) MVA-attest i henhold til punkt ) HMS-egenerklæring i henhold til punkt ) HMS-bestemmelser i henhold til punkt ) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 1 og 3 6) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 2 7) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 4 8) Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår under punkt 6.3 c) Dokumentasjon på tildelingskriterium 1 i henhold til punkt 4.1 d) Dokumentasjon på tildelingskriterium 2 i henhold til punkt 4.1 e) Dokumentasjon på tildelingskriterium 3 i henhold til punkt 4.1 Tilbud skal sendes eller leveres skriftlig i lukket og merket forsendelse i henhold til punkt 5.4. Tilbud skal leveres i ett 1 - eksemplar, samt ett 1 - elektronisk eksemplar på CD eller minnepinne i Word/Excel/PDF-format. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen legges til grunn som gjeldende. Det er ikke anledning til å sende tilbud elektronisk (faks eller e-post). Slike tilbud vil bli avvist, jfr. FOA (1), litra b. Side 9

10 5.2 Tilbudsfrist Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet, dvs. mottatt av oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet, jfr. FOA (1), litra a. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 5.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes til anskaffelser@imr.no 5.4 Merking Tilbudet skal merkes Anbud 2014/ Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp, jfr. FOA 11-5 (1). Tilbakekalling skal skje skriftlig, jfr. FOA 11-5 (2). Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal oppfylle kravene til tilbudets utforming, som fremgår av dette dokumentet, jfr. FOA 11-5 (3). 5.6 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. 5.7 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på 90 dager fra tilbudsfristen. 5.8 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er besluttet, jfr. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf 23 tredje ledd, samt FOA 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Hvis tilbyder ønsker å unnta opplysninger i tilbudet fra offentlig innsyn, må det på forespørsel raskt kunne leveres en versjon hvor slike opplysninger er sladdet. Dette må være begrunnet i offentlighetslovens unntaksbestemmelser, som bl.a. gjelder taushetsbelagte opplysninger, eksempelvis personopplysninger og drifts- og forretningshemmeligheter, jfr. offentleglova 13 og forvaltningsloven 13, nr. 1 og 2. Det bemerkes at innholdet som sladdes skal overstrykes, men ikke fjernes i sin helhet. Dette for å kunne se omfanget av besvarelsen også i den sladdede versjonen. Oppdragsgiver plikter å foreta en selvstendig vurdering av om hvorvidt opplysningene er underlagt taushetsplikt, jfr. FOA 3-6. Hvis leverandørens begrunnelse for at det foreligger taushetsplikt anses mangelfull og/eller uriktig, vil kravet om unntak fra offentlighet ikke bli hensyntatt. Side 10

11 6. Spesielle bestemmelser 6.1 Pris/kvote Bortfaller. 6.2 HMS bestemmelser Rederi og mannskap skal følge HMS-bestemmelser for fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet slik de er beskrevet i vedlegg Lønns- og arbeidsvilkår Havforskningsinstituttet vil i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Havforskningsinstituttet vil kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvor tariffavtale stiller krav om at det skal inngås avtale om oppgjørsmåte før toktet begynner, skal leverandøren bekrefte at slik avtale er inngått, og at forholdet er diskutert med tillitsvalgte før anbud legges inn. Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen. Skjema Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 5, skal fylles ut og signeres. 6.4 Krav til faktura i EHF format Leverandøren må på eventuell forespørsel fra Havforskningsinstituttet kunne levere elektronisk faktura til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) sitt fakturamottak i Elektronisk handels-format (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. 7. Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsforside Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: HMS-bestemmelser Vedlegg 4: Kontrakt Vedlegg 5: Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Side 11

12 Vedlegg 1 Tilbudsforside TILBUD 2014/1465 LEIE AV FARTØY TIL NVG SILD GYTETOKT 2015 Det vises til konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse; Leie av tre kombinerte ringnot/trålfartøy til mengdeestimering av Norsk vårgytende sild under gyteinnsiget i Med dette følger tilbud på leie av nedenstående fartøy til toktnr , og Rederinavn Adresse Postadresse Kontaktperson Telefon Rederi e-post Rederi Fartøyets navn Telefon fartøy e-post fartøy Fartøyets fiskerinr. Fartøyets kallesignal Fartøyets registreringshavn Det bekreftes herved at følgende etterspurt dokumentasjon er vedlagt tilbudet: Punkt fra konkurransgrunnlaget Dokumentasjonskrav Vedlegg nr Skatteattest for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder) Skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder) Signert HMS-egenerklæring Signert bekreftelser på aksept av vedlagte HMS-bestemmelser 6.3 Signert egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår nr 1 og 3 Dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning Ovennevnte krav til fartøy dokumenteres ved hjelp av teknisk dokumentasjon og tegninger (GA i A4 format) for fartøy og utstyr nr 2 Dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning nr 4 Kost om bord, herunder antall måltider pr. døgn og hvor mange av disse som er varme. Dersom det er behov for ombygging/tilpasning av fartøyet for å møte kravene som er stillet ovenfor bes reder om å oppgi hva reder vil bekoste selv og hva som forventes dekket av Havforskningsinstituttet, samt hva det vil koste. Reder bes også om å oppgi hvilke tilpasninger/ombygginger som vil være permanente og hvilke som skal endres tilbake til utgangspunktet ved kontraktens utløp, og som forventes betalt Side 12

13 av Havforskningsinstituttet 4.1 Tildelingskriterium 1 Pris: Oppgitt vederlag for leie av fartøyet nr 2 & 4.1 Tildelingskriterium 2 Kvalitet: Dokumentasjon/redegjørelse for oppfyllelse av fastsatte bør-krav til fartøyet, samt fartøyets funksjonalitet og muligheter for tilpasning til Havforskningsinstituttets behov 4.1 Tildelingskriterium 3 Erfaring: Fremlagt dokumentasjon på mannskapets erfaring fra mannskapets erfaring fra sildefiskeri, og fra bruk av trål i fiskeri, i form av CV er eller redegjørelse for tilsvarende oppdrag. 4.4 Eventuelle avvik/endringer skal fremkomme i eget vedlegg med overskriften Forbehold/Avvik/Endringer Tilbudets utforming Det bekreftes herved at tilbudet består av alle dokumenter opplistet og benevnt i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.1. Det bekreftes herved at tilbudet er levert i ett 1 skriftlig eksemplar og ett 1 identisk elektronisk eksemplar på CD eller minnepinne i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.1. Tilbudet er innlevert i lukket konvolutt/forsendelse og merket med Anbud 2014/1465 i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.4. Konkurransens betingelser (SETT KUN ETT KRYSS): Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers konkurransegrunnlag m/vedlegg, uten avvik eller endringer fra vår side. Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers konkurransegrunnlag m/vedlegg, men med avvik eller endringer fra vår side. Disse fremgår i sin helhet i eget vedlegg med overskriften Forbehold/Avvik/Endringer, se nærmere konkurransegrunnlaget punkt Sted/Dato... Signatur (med fullmakt til å binde leverandøren) Side 13

14 Vedlegg 2 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. ( ) Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1) Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 14

15 Vedlegg 3 HMS-bestemmelser V2.1 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Det er Havforskningsinstituttets erklærte policy å tilby trygge, sunne og gode arbeidsforhold. Alt arbeid som utføres skal gjøres på en sikker og miljømessig god måte. Samtidig skal alt gjøres i overensstemmelse med nasjonale og internasjonale lover og regler, samt i tråd med gjeldende standarder og retningslinjer. Dette gjelder også arbeid utført om bord på leiefartøyer. Alle norske fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet skal være sertifisert iht. Sjøfartsdirektoratets regler, og rederiet skal overholde alle bestemmelser i skipsarbeiderloven. I tillegg skal alle andre relevante nasjonale og internasjonale lover og regler følges. Ved leie av fartøyer som er registrert i andre land skal fartøyets flaggstatsbestemmelser følges. V2.2 Alkoholbestemmelser Så lenge fartøyet har representanter for Havforskningsinstituttet om bord skal Havforskningsinstituttets alkoholbestemmelser følges av alle om bord. Hvis fartøyet har strengere alkoholbestemmelser enn Havforskningsinstituttet skal dette respekteres og følges av Havforskningsinstituttets ansatte. Følgende alkoholbestemmelser gjelder for Havforskningsinstituttet: Det er ikke tillatt å nyte alkohol om bord i fartøy i Havforskningsinstituttets tjeneste. Eventuell alkohol om bord skal oppbevares forsvarlig og under kontroll av skipsfører. V2.3 Røyking om bord Så lenge et fartøy har representanter fra Havforskningsinstituttet om bord skal norsk røykelov følges. Det aksepteres ikke at det røykes i noen fellesområder, inkludert styrehuset. Det skal heller ikke være slik at de som ikke røyker blir fratatt fellesområder pga. røyking. Havforskningsinstituttets personell skal ha tilgang på røykfrie lugarer. V2.4 Avfallshåndtering Havforskningsinstituttet aksepterer ikke unødvendig forurensing av det ytre miljø forårsaket av innleide fartøy. Alt avfall skal behandles slik at forurensing av det ytre miljø unngås. Fartøyet skal ha skriftlige prosedyrer for behandling av skipsavfall i fire operasjoner; Innsamling, bearbeiding, lagring og fjerning (levering). Avfallet skal deles i tilstrekkelig antall kategorier i henhold til MARPOL Annex V. V2.5 Hygiene/Forpleining Fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet skal ha gode rutiner for renhold og hygiene, både i innredningen og i fartøyet for øvrig. Dersom Havforskningsinstituttets representanter oppdager mangler i forhold til hygiene og renhold skal de påpekte forhold rettes opp umiddelbart. V2.6 Verneombud (VO) Når Havforskningsinstituttet har representanter om bord skal en av dem oppnevnes til verneombud for Havforskningsinstituttets personell om bord. Verneombudet skal aktivt Side 15

16 skape kontakt og samarbeid med fartøyets eget verneombud. Dersom fartøyet ikke har verneombud skal denne kontakten opprettes med fartøyets kaptein. Havforskningsinstituttets verneombud er også ansvarlig person for kjemikalier som Havforskningsinstituttet har brakt om bord. V2.7 Avviks rapportering Havforskningsinstituttet er opptatt av kontinuerlig kvalitetsforbedring for alt arbeid som utføres av instituttet selv, og hos samarbeidspartnere. Havforskningsinstituttet pålegger derfor fartøyer som leies inn å rapportere inn alle avvik som er relevante i forhold til arbeidet som egen besetning utfører for Havforskningsinstituttet, inkludert utstyr og prosedyrer som benyttes i arbeidet. I tillegg er Havforskningsinstituttets personell pålagt å rapportere alle avvik som de observerer når de er om bord i leiefartøyer. Hvis rederiet har et eget avvikssystem så skal dette brukes. Kopi av avviksrapporter skal da sendes Havforskningsinstituttet på e-post. Hvis leiefartøyrederiet ikke har et eget avvikssystem skal Havforskningsinstituttets avviksrapporteringssystem ROSA benyttes. V2.8 Hviletidsbestemmelser Hviletidsbestemmelsene i Forskrift om arbeids- og hviletid på fiske- og fangstfartøy eller Forskrift om arbeids- og hviletid på norske passasjer- og lasteskip mv. skal følges av samtlige om bord så lenge fartøyet har representanter for Havforskningsinstituttet om bord. V2.9 Helseattest Alle som skal arbeide om bord må ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Havforskningsinstituttets personell skal fremlegge original godkjent helseattest for fartøyets skipsfører når de kommer om bord for å være med fartøyet til havs. V2.10 Redningsdraktkurs Havforskningsinstituttets ansatte må ha gyldig redningsdraktkurs som ikke er eldre enn 5 år. Andre toktdeltagere som ikke har gjennomført et slikt kurs kan få opplæring om bord før toktet starter. Dersom rederiet stiller andre krav til sikkerhetsopplæring, for eksempel sikkerhetskurs for fiskere, må dette avklares før kontrakt om leie av fartøyet inngås. V2.11 Kontaktinformasjon Havforskningsinstituttet Havforskningsinstituttet har en egen beredskapsgruppe. Ved en alvorlig hendelse på fartøy hvor det befinner seg personell fra Havforskningsinstituttet om bord skal beredskapsgruppen varsles. vakt-rederi@imr.no / Beredskapstelefon V2.12 Kontaktinformasjon fartøy Når fartøyet får om bord personell fra Havforskningsinstituttet skal kapteinen sende kontakt-informasjon for fartøyet og rederiet til Havforskningsinstituttet på e-post til vaktrederi@imr.no før fartøyet forlater kai. V2.13 Pårørende liste/next of Kin (NOK) Når fartøyet får om bord personell fra Havforskningsinstituttet skal skipsføreren sende inn en NOK liste for Havforskningsinstituttets ansatte om bord til Havforskningsinstituttet på e-post til vakt-rederi@imr.no før fartøyet forlater kai. Side 16

17 V2.14 Familiarisering om bord Når fartøyet får om bord personell fra Havforskningsinstituttet skal skipsføreren sørge for at de får en sikkerhetsgjennomgang, etterfulgt av en kjentmannsrunde i fartøyet. Bekrefter herved at Havforskningsinstituttets HMS-bestemmelser er lest og akseptert. Sted og dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle kravene i Havforskningsinstituttets HMS-bestemmelser. Sted og dato Representant for de ansatte ( ) ingen ansatt Side 17

18 Vedlegg 4 TOKT NR , og KONTRAKT FOR LEIE AV FARTØY TIL MENGDEESTIMERING AV NORSK VÅRGYTENDE SILD UNDER GYTEINNSIGET I 2015 Havforskningsinstituttet, Postboks 1870 Nordnes, 5817 Bergen, som Leier, og.<<navn og adresse fylles inn fra tilbudet>>, som Reder, har inngått følgende kontrakt: 1. Leieperiode (Med de forbehold som fremgår under konkurransegrunnlagets pkt 1.3). <<Navn på fartøy fylles inn fra tilbudet>> 2. Oppsigelse Denne kontrakten kan sies opp gjensidig med 30 dagers varsel. Leier kan si opp kontrakten med hjemmel i enten manglende bevilgninger til leie av fartøyet, eller at Reder anses å misligholde forpliktelsene som følger av denne kontrakten. Reder kan si opp kontrakten dersom virksomheten opphører, eller at fartøyet blir solgt, tapt eller kondemnert. 3. Oppgjørsform Uten kvote: Leiepris eks. merverdiavgift pr døgn er.<<priser fylles inn fra tilbudet>> Reder dekker alle utgifter til smøreolje, bunkers, NOx, urea og evt. havneavgifter. Telefon, telegram, etc. fra fartøyet vedrørende toktet betales av Leier etter regning. Leiers representanter betaler selv sine utgifter om bord, som private telefoner og evt. andre kostnader. Private utgifter skal ikke tas med i oppgjøret til Leier, og må sendes direkte til Leiers representanters private adresse. Faktura merkes med Tokt-nr , , og Innkjøpsordrenummer <<Fylles inn etter inngåelse av kontrakt>>. Leier skal betale faktura innen 30 dager regnet fra mottak av faktura forutsatt at alle Reders forpliktelser i henhold til kontrakten er oppfylt og komplett levering har funnet sted. Leier har rett til å holde tilbake omtvistede beløp. Ved forsinket betaling svares rente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr.100 om renter ved forsinket betaling. 4. Kost Side 18

19 Leiers toktpersonell skal ha fri forpleining om bord. 5. Gjennomføring av tokt Toktet gjennomføres etter opplegg og ledelse av Leiers toktleder. Fartøyets mannskap skal rette seg etter instrukser og gjennomføre de arbeidsoppgaver, bla rigging av redskap og utstyr og prøvetaking av fangst som toktleder eller den han bemyndiger måtte gi, så langt dette er forenlig med fartøyets forsvarlige drift. Under toktene skal det føres fangstdagbok på vanlig måte. Leier er ansvarlig for at nødvendige fiskeritillatelser utstedes. 6. Toktavbrudd Dersom toktet må avbrytes i mer enn ett døgn som følge av skade på fartøy eller maskineri eller av andre årsaker som ikke kan tilskrives Leier, gjøres fradrag for den perioden fartøyet er ute av drift. 7. Utrustning og bemanning Reder er forpliktet til å holde fartøyet utrustet iht. inngitt tilbud, og å påse at dette utstyret til enhver tid er i operativ stand. Leier holder supplerende utstyr etter avtale med Reder. Supplerende utstyr bringes om bord og i land etter avtale med Reder. Leier har rett til å ha 5 representanter om bord under toktet. Fartøyet skal være forskriftsmessig bemannet for døgnkontinuerlig drift. 8. Forsikring Reder forplikter seg til å holde fartøyet forsikret og i forskriftsmessig stand (sertifikater etc.) i hele leieperioden. Forsikring av mannskapet dekkes av Reder. Leier er selvassurandør for eget personell, men dette fritar ikke Reder for eventuelt ansvar etter alminnelige erstatningsregler. Reder inngår forsikringsavtale som også inkluderer Leiers utstyr som er fastmontert. 9. Ansvar for tap og skade Leier er uten ansvar for tap og skade på fartøy, redskap og/eller mannskap, herunder også ansvar i forhold til tredje person. Vanlig slitasje og tap/skade på redskap som følger av naturlig forskningsbruk dekkes gjennom avtalt vederlag for leie av fartøyet. 10. Taushetsplikt Reder og hans mannskap skal ikke gi opplysninger om resultater eller annen informasjon som fremkommer under toktet, uten Leiers tillatelse. 11. Forholdet til fiskerimyndighetene Leier ønsker å benytte samarbeidspartnere fra fiskerinæringen som opptrer i samsvar med norsk fiskerilovgivning og fremmer bransjens renommè. Side 19

20 Leier legger stor vekt på at Reders fartøy ikke tildeles en advarsel fra fiskerimyndighetene i kontraktsperioden. Dette kravet gjelder samtlige av Reders fiskefartøy i kontraktsperioden. Reder forplikter seg umiddelbart til å informere Leier om eventuelle advarsler i kontraktsperioden. Dersom en slik advarsel blir tildelt et av Reders fartøy, vil Leier forbeholde seg retten til å si opp denne kontrakten med øyeblikkelig virkning. 12. Verneting Partene er enige om at verneting etter denne kontrakten skal være Bergen tingrett, hvor annet verneting ikke følger av lov. 13. Vedlegg til kontrakten 1. Kvotegodkjenningsbrevet fra Fiskeridirektoratet vedr. forskningsfangsten. 2. HMS-bestemmelser (signert) Kontrakten er utferdiget i 2 - to - eksemplarer, hvorav partene beholder ett hver. Bergen <<Dato fylles inn>> Leier Reder Side 20

21 Vedlegg 5 - Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr. 112 er gitt i medhold av lov om offentlige anskaffelser 7. Av forskriftens 5 følger det at: Oppdragsgiver skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønnsog arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelse. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.. Tilbyder/leverandør skal i denne erklæring bekrefte at ovennevnte vilkår er oppfylt. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten betaler sine ansatte i henhold til hva som er alminnelig lønn og tariff på fagområdet. Dato.. Daglig leder Ingen ansatte Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten betaler sine ansatte i henhold til hva som er alminnelig lønn og tariff på fagområdet. Dato.. Representant for de ansatte Side 21

22 Side 22