Universitetssenteret på Svalbard - UNIS

Transkript

1 Universitetssenteret på Svalbard - UNIS Foto: Eva Therese Jensen Konkurransegrunnlag for anbudskonkurranse ved: Leie av fartøy for UNIS undervisnings- og forskningsaktivitet ved Svalbard. Anbud 2014/403 avtale om leie av fartøy Tilbudsfrist: Fredag 9. januar 2015, kl Dok.id.: D01630

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsen gjelder Om oppdraget Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Planlagt fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Tilbyders deltakelseskostnader Krav til tilbyder Kvalifikasjonskrav Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier <<Vurderes av Rederi og Prosjektleder>> Avvisning Kontrakt Forbehold Meddelelse Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet Tilbudsfrist Leveringsadresse Merking Tilbakekalling eller endring av tilbud Åpning og håndtering av tilbud Tilbudets gyldighet Offentlighet Spesielle bestemmelser Pris/kvote HMS bestemmelser Lønns- og arbeidsvilkår Krav til faktura i EHF format Vedlegg Side 2

3 Side 3

4 1. Innledning 1.1 Om UNIS Oppdragsgiver for denne kontrakt er Universitetssenteret på Svalbard. Heretter omtalt ved kortnavn - UNIS. UNIS er verdens nordligste institusjon for høyere utdanning og forskning, lokalisert i Longyearbyen. UNIS er et heleid statlig aksjeselskap (organisasjonsnummer ), med styre-representasjon fra hver av de fire opprinnelige universitetene i Norge, samt én styre-representant utnevnt på vegne av de nye universitetene. Styret har også representasjon fra lokalsamfunnet og UNIS. Styret er øverste styringsorgan ved UNIS, og har bestemt at UNIS skal følge krav i lov om offentlige anskaffelser. UNIS har fire fagavdelinger, Arktisk biolog, Arktisk geologi, Arktisk geofysikk og Arktisk teknologi. I 2013 hadde UNIS totalt 497 studenter, som utgjorde 175 FTE (fulltids-ekvivalenter). 76 unike emner ble tilbudt, av disse 24 på barchelornivå, 30 på masternivå og 22 på PhD-nivå. Undervisningen ved UNIS utnytter nærheten til svært gode felt- og observatorielokaliteter. The Kjell Henriksen Observatory (KHO) driftes av UNIS. Det ligger rundt 15 km fra sentrum for å unngå lysforurensning av optiske instrumenter. Det er mange større institusjoner som leier plass for sine instrumenter ved KHO. Forskningen ved UNIS har hatt oppsving, og tåler absolutt sammenlikning med institusjoner på fastlandet, se NIFU-rapport 34/2013. For mer informasjon, se UNIS hjemmeside og årsmelding Nærmere informasjon om UNIS finnes på Anskaffelsen gjelder Leie av fartøy for UNIS undervisnings- og forskningsaktivitet ved Svalbard. I dette ligger at fartøyet operer i arktiske forhold og det dette medfører eksempelvis is og relativt lave temperaturer. UNIS forbeholder seg retten til å inspisere fartøyet og kontrollere relevant dokumentasjon før toktstart. 1.3 Om oppdraget Med forbehold om at nødvendige økonomiske tilskudd blir gitt UNIS vil kontrakten vare fra og med Kontraktens varighet er 2 år med opsjon for ytterligere 3 år. Fartøyet vil bli benyttet av UNIS i tidsrommet medio juli medio september i kontraktsperioden. Leier har adgang til å forlenge og/eller forkorte leieforholdet dersom det er saklig grunn til dette. Fartøyet vil bli benyttet som plattform for forskning og undervisning. Typiske oppgaver; transport av personell og materiell fra havn i Longyearbyen til aktuell lokasjon, være plattform for opphold og utførelse av forskning og undervisning på lokasjonen og retur av personell og utstyr til Longyearbyen etter endt oppdrag. Side 4

5 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Svalbard er ikke underlagt lov om offentlig anskaffelser, men konkurransen gjennomføres i al hovedsak etter prinsippene for en åpen anbudskonkurranse. 2.3 Planlagt fremdrift for anskaffelsen I matrisen under finnes noen sentrale datoer for anskaffelsesprosessen. Tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Aktivitet Dato Kunngjort på Doffin Utsendelse av konkurransegrunnlag m/vedlegg Tilgjengelig på Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Evaluering Uke Tildelingsbeslutning Signering av kontrakt Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen UNIS forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristens utløp. Dersom UNIS retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen for dette satt til kl Dette gjøres for at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt at de vil delta i konkurransen. Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal skje skriftlig på e-post til UNIS: janh@unis.no. E- post merkes med Anbud 2014/ Tilbyders deltakelseskostnader Side 5

6 Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert. 3. Krav til tilbyder 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle nedenstående minimumskrav til tekniske kvalifikasjoner, herunder faglig kompetanse, samt angitte minstekrav til juridisk, finansiell og økonomisk stilling. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene, jfr. FOA 8-4 (2) Skatteattester Obligatorisk krav: Leverandøren må ha levert pålagte oppgaver til skattemyndighetene og betalt merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift. Det stilles krav om at leverandørene ikke har restanser for innbetaling av merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift. Dersom skatteattestene viser restanser skal det vedlegges en begrunnelse, samt en godkjent nedbetalingsplan bekreftet av skattemyndighetene. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd., regnet fra tilbudsfristens utløp. Med skatteattester menes: - Attest om restanse på skatt og arbeidsgiveravgift mv. utstedt av skatteoppkreverkontoret for skatt/arbeidsgiveravgift ( - Attest om restanse på skatt/avgift mv. utstedt av Skatteetaten for merverdiavgift ( HMS-egenerklæring Obligatorisk krav: Leverandøren skal avgi erklæring om at virksomheten har et fungerende HMSsystem, som arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og gjennom dette oppfyller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: Utfylt HMS-egenerklæring, se vedlegg 2, samt bekreftelse på at vedlegg 3 HMS-bestemmelser er lest og akseptert. Gjelder også for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten Tekniske og faglige kvalifikasjoner 1) Tekniske krav til fartøyet (Må-krav) Side 6

7 a) Fartøyet skal være egnet for å operere i arktiske farvann ved Svalbard. I dette ligger at fartøyet må ha en viss isgående kapasitet og at det er egnet for relativt lave temperaturer. b) Det skal være 2 to lettbåter type Zodiac eller tilsvarende med motor for landstigning. Størrelsen skal være tilpasset for effektiv ilandføring av hele gruppen. Det skal være båtførere for lettbåtene om bord UNIS personell skal ikke brukes til dette. c) Skipet skal ha egnete arealer for oppbevaring av utstyr til bruk i prøvetaking, redningsdrakter osv. Videre skal det være god plass til å skifte, samt til tørking av våte klær og utstyr. d) Skipet skal ha mulighet for å ta om bord min. 1 stk. 20 container og det må kunne framføres el-forsyning til denne. e) Det skal være lugar-kapasitet til minimum pax fra UNIS. f) Skipet skal ha egnet undervisningsrom med tilstrekkelig plass for at alle kan samles og det må finnes AV-utstyr i form av prosjektor, lerret og lydanlegg. 2) Tekniske krav til fartøyet (Bør-krav) a) Kvarter om bord: i. Låsbar enmannslugar m/skrive- og arbeidsmuligheter. ii. iii. iv. Vask/dusj/WC i nærheten av sovearealet. Muligheter for vask/tørk av klær i egnet rom. Bysse/spiserom atskilt fra styrehus/arbeidsrom. b) Mobilisering/demobilisering: i. Det bør være mulig for UNIS å benyttes fartøyets lastekapasitet til frakt av gods mellom fastlandet og Svalbard ved mobilisering/demobilisering. 3) Faglige krav til leverandør (Må-krav) a) Mannskapet på bro og dekk må ha inngående kjennskap til, og erfaring fra operasjoner ved Svalbard. b) Det forventes at ledende offiserer om bord snakker et skandinavisk språk. For øvrig mannskap som UNIS har behov for å kommunisere med stiles krav om gode ferdigheter i skandinavisk eller engelsk. c) Når fartøyet er på tokt med UNIS personell skal det til enhver tid være mulig å kontakte fartøyet over radio eller satelittelefon. d) Eventuelle utestående/pågående pålegg fra flaggstat/myndigheter eller klasse skal opplyses om. 4) Dokumentasjonskrav for punkt Leverandøren må dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning i punkt Side 7

8 I tillegg skal det opplyses om kost om bord, herunder antall måltider pr. døgn og hvor mange av disse som er varme. Ovennevnte krav til fartøy dokumenteres ved hjelp av teknisk dokumentasjon og tegninger (GA i A4 format) for fartøy og utstyr. Dokumentasjon som viser at ovennevnte kvalifikasjonskrav er oppfylt skal leveres sammen med tilbudet og innen angitt tilbudsfrist. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-10, litra a-c. Dokumentasjon som er sendt inn ved tidligere anbud vil ikke bli tatt hensyn til. 4. Tildeling av kontrakt 4.1 Tildelingskriterier Tilbydere som anses kvalifisert i henhold til ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy/besetning, får vurdert sine tilbud i henhold til angitte tildelingskriterier. Kontrakt vil bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert ut fra tildelingskriteriene opplistet nedenfor, med tilhørende vekting; Tildelingskriterium Prioritet/Vekt 1. Pris 50 % 2. Kvalitet i hht. kravspesifikasjon 25 % 3. Erfaring fra seilas ved Svalbard 25 % Tildelingskriterium 1: Under tildelingskriteriet pris skal vederlag for leie av fartøyet oppgis, se nærmere punkt 6.1 nedenfor. Leiepris skal være oppgitt pr døgn og i norske kroner eks. merverdiavgift. Reder dekker utgifter til eget utstyr og mannskap, NOx, urea og evt. havneavgifter. Variable kostnader som drivstoff, smøreoljer, forpleining for leietagers personell og kommunikasjonsutgifter oppgis separat. Andre toktrelaterte utgifter: Andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives og oppgis i NOK eks. mva. Laveste pris vil få høyeste score, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert i forhold til laveste pris. Tilbyder skal oppgi forbruk av drivstoff og smøreoljer pr. nautisk mil ved marsjfart og pr. time når fartøyet ligger stille med motor i gang. Tildelingskriterium 2: Ved vurdering av tildelingskriteriet kvalitet vil det legges vekt på oppfyllelse av fastsatte krav til fartøyets tekniske tilstand, ref punkt underpunkt 2. Videre vil det legges vekt på en totalvurdering av fartøyets funksjonalitet og generalarrangement, samt fartøyets muligheter for tilpasninger til UNIS behov. Beste score på kvalitet vil få 10 poeng, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert skjønnsmessig i forhold til dette. Side 8

9 Tildelingskriterium 3: Ved vurdering av tildelingskriteriet erfaring vil det legges vekt på mannskapets erfaring fra operasjoner ved Svalbard. Beste score på kvalitet vil få 10 poeng, og poenggivning for de øvrige tilbudene vil bli vurdert skjønnsmessig i forhold til dette. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 4.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse reglene. Eventuell beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig, jfr. FOA 11-13, jfr (2), litra a. Nedenfor gjengis avvisningsgrunner på grunn av forhold ved tilbudet, jfr. FOA 11-11: Obligatoriske avvisingsgrunner: a) ikke er levert innen fastsatte frister, jf pkt 5.3 b) ikke tilfredsstiller krav til tilbudets utforming, jf. pkt 5.4 og 5.5 c) alternativt tilbud i strid med 11-4 d) inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene e) inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøring/konkurransegrunnlag f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter e. l. kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Valgfrie avvisingsgrunner: Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: a) etter forsøk på avklaring etter 12-1 inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter e. l. som ikke må anses ubetydelige. b) på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. (ikke relevant for denne anskaffelsen) c) virker unormalt lavt priset i forhold til ytelsen som tilbys, jfr d) tilbudet ikke er signert, jf 11-2 Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes, jfr. FOA 12-1(3). UNIS forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste tilbudene i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jfr. FOA Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, instituttets aktiviteter eller organisasjon. Side 9

10 4.3 Kontrakt Kontrakt angitt i vedlegg 4 gjøres gjeldende for denne anskaffelsen. Det velges å inngå kontrakt med èn leverandør for leieperioden. 4.4 Forbehold Eventuelle forbehold må avkrysses på tilbudsforsiden og spesifiseres i eget vedlegg. Forbeholdet må være presist og entydig beskrevet, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, jfr. FOA 12-1 (1) bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsvilkår og/eller kravspesifikasjonen, da det må avvises dersom det, eventuelt etter forsøk på avklaring av uklarheter etter FOA 12-1 (2), ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene/avvikene vil innebære for leveransen, jfr. FOA (1), litra d, e og f, samt FOA (2), litra a. 4.5 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA Dette innebærer at UNIS vil begrunne tildelingen av oppdraget skriftlig ovenfor alle berørte leverandører samtidig og innen rimelig tid før kontrakten inngås, dvs. undertegnes av begge parter, jfr. FOA 13-3 (1) og (2). 5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsdokumentet Det skal leveres tilbud på leie av fartøy som beskrevet ovenfor. Ved innlevering av tilbud skal vedlagte tilbudsforside fylles ut, dateres og signeres av person med fullmakt til å binde leverandøren, se vedlegg 1. Tilbud inkludert tegninger, teknisk dokumentasjon for fartøy og utstyr og andre nødvendige papirer skal sendes eller leveres på norsk i lukket konvolutt. Tilbud leveres i A4 format. Tilbudet skal organiseres som følger: a) Tilbudsforside med forpliktende underskrift b) Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. pkt. 3.1 i dette dokumentet 1) Skatteattest i henhold til punkt ) MVA-attest i henhold til punkt ) HMS-egenerklæring i henhold til punkt ) HMS-bestemmelser i henhold til punkt ) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 1 og 3 6) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 2 7) Oppfyllelse av krav under punkt underpunkt 4 8) Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår under punkt 6.3 c) Dokumentasjon på tildelingskriterium 1 i henhold til punkt 4.1 d) Dokumentasjon på tildelingskriterium 2 i henhold til punkt 4.1 e) Dokumentasjon på tildelingskriterium 3 i henhold til punkt 4.1 Side 10

11 Tilbud skal sendes eller leveres skriftlig i lukket og merket forsendelse i henhold til punkt 5.4. Tilbud skal leveres i ett 1 - eksemplar, samt ett 1 - elektronisk eksemplar på minnepinne i Word/Excel/PDF-format. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen legges til grunn som gjeldende. Det er ikke anledning til å sende tilbud elektronisk (faks eller e-post). Slike tilbud vil bli avvist, jfr. FOA (1), litra b. 5.2 Tilbudsfrist Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 9. januar 2015, kl Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet, dvs. mottatt av oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet, jfr. FOA (1), litra a. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 5.3 Leveringsadresse Tilbudet skal enten sendes eller leveres til: Postadresse: UNIS P.O.Box 156 N-9171 Longyearbyen Leveringsadresse: UNIS Resepsjonen 9170 Longyearbyen Levering kun mot kvittering fra resepsjonen på hverdager mellom kl Merking Tilbudet skal merkes Anbud 2014/403 avtale om leie av fartøy til forskning og undervisning. Manglende lukking og merking av forsendelser vil medføre avvisning av tilbudet. 5.5 Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal oppfylle kravene til tilbudets utforming, som fremgår av dette dokumentet. 5.6 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. Side 11

12 5.7 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på 90 dager fra tilbudsfristen. 5.8 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er besluttet, jfr. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf 23 tredje ledd, samt FOA 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Hvis tilbyder ønsker å unnta opplysninger i tilbudet fra offentlig innsyn, må det sammen med tilbudet leveres en versjon hvor slike opplysninger er sladdet. Dette må være begrunnet i offentlighetslovens unntaksbestemmelser, som bl.a. gjelder taushetsbelagte opplysninger, eksempelvis personopplysninger og drifts- og forretningshemmeligheter, jfr. offentleglova 13 og forvaltningsloven 13, nr. 1 og 2. Det bemerkes at innholdet som sladdes skal overstrykes, men ikke fjernes i sin helhet. Dette for å kunne se omfanget av besvarelsen også i den sladdede versjonen. Oppdragsgiver plikter å foreta en selvstendig vurdering av om hvorvidt opplysningene er underlagt taushetsplikt, jfr. FOA 3-6. Hvis leverandørens begrunnelse for at det foreligger taushetsplikt anses mangelfull og/eller uriktig, vil kravet om unntak fra offentlighet ikke bli hensyntatt. 6. Spesielle bestemmelser 6.1 Pris/kvote Ikke aktuelt for dette tilbudet. 6.2 HMS bestemmelser Rederi og mannskap skal følge HMS-bestemmelser for fartøyer som leies av UNIS slik de er beskrevet i vedlegg Lønns- og arbeidsvilkår UNIS vil i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. UNIS vil kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvor tariffavtale stiller krav om at det skal inngås avtale om oppgjørsmåte før toktet begynner, skal leverandøren bekrefte at slik avtale er inngått, og at forholdet er diskutert med tillitsvalgte før anbud legges inn. UNIS forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen. Skjema Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 5, skal fylles ut og signeres. 6.4 Krav til faktura i EHF format Side 12

13 Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura. Fortrinnsvis i Elektronisk handels-format (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. UNIS vil godta elektronisk faktura som vedlegg i PDF i E-post. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØ til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. 7. Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsforside Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: HMS-bestemmelser Vedlegg 4: Kontrakt Vedlegg 5: Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Side 13

14 Vedlegg 1 Tilbudsforside TILBUD 2014/403 LEIE AV FARTØY TIL UNIS Det vises til konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse ved UNIS om leie av fartøy til UNIS forskning og undervisning ved Svalbard. Med dette følger tilbud på leie av nedenstående fartøy: Rederinavn Adresse Postadresse Kontaktperson Telefon Rederi e-post Rederi Fartøyets navn Telefon fartøy e-post fartøy Fartøyets fiskerinr. Fartøyets kallesignal Fartøyets registreringshavn Det bekreftes herved at følgende etterspurt dokumentasjon er vedlagt tilbudet: Punkt fra konkurransgrunnlaget Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder) Skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder) Signert HMS-egenerklæring Signert bekreftelser på aksept av vedlagte HMS-bestemmelser 6.3 Signert egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår nr 1 og 3 Dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning Ovennevnte krav til fartøy dokumenteres ved hjelp av teknisk dokumentasjon og tegninger (GA i A4 format) for fartøy og utstyr nr 2 Dokumentere/redegjøre for oppfyllelse av samtlige krav som er satt til fartøyet og besetning nr 4 Kost om bord, herunder antall måltider pr. døgn og hvor mange av disse som er varme. 4.1 Tildelingskriterium 1 Pris: Oppgitt vederlag for leie av fartøyet nr 2 & 4.1 Tildelingskriterium 2 Kvalitet: Dokumentasjon/redegjørelse for oppfyllelse av fastsatte bør-krav til fartøyet, samt fartøyets funksjonalitet og muligheter for tilpasning til UNIS behov 4.1 Tildelingskriterium 3 Erfaring: Fremlagt dokumentasjon på mannskapets erfaring fra seilas ved Svalbard Vedlegg nr. Side 14

15 4.4 Eventuelle avvik/endringer skal fremkomme i eget vedlegg med overskriften Forbehold/Avvik/Endringer Tilbudets utforming Det bekreftes herved at tilbudet består av alle dokumenter opplistet og benevnt i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.1. Det bekreftes herved at tilbudet er levert i ett 1 skriftlig eksemplar og ett 1 identisk elektronisk eksemplar på CD eller minnepinne i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.1. Tilbudet er innlevert i lukket konvolutt/forsendelse og merket med Anbud 2014/403 i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 5.4. Konkurransens betingelser (SETT KUN ETT KRYSS): Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers konkurransegrunnlag m/vedlegg, uten avvik eller endringer fra vår side. Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers konkurransegrunnlag m/vedlegg, men med avvik eller endringer fra vår side. Disse fremgår i sin helhet i eget vedlegg med overskriften Forbehold/Avvik/Endringer, se nærmere konkurransegrunnlaget punkt Sted/Dato... Signatur (med fullmakt til å binde leverandøren) Side 15

16 Vedlegg 2 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. ( ) Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1) Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 16

17 Vedlegg 3 HMS-bestemmelser V2.1 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Det er UNIS erklærte policy å tilby trygge, sunne og gode arbeidsforhold. Alt arbeid som utføres skal gjøres på en sikker og miljømessig god måte. Samtidig skal alt gjøres i overensstemmelse med nasjonale og internasjonale lover og regler, samt i tråd med gjeldende standarder og retningslinjer. Dette gjelder også arbeid utført om bord på leiefartøyer. Alle norske fartøyer som leies av UNIS skal være sertifisert iht. Sjøfartsdirektoratets regler, og rederiet skal overholde alle bestemmelser i skipsarbeiderloven. I tillegg skal alle andre relevante nasjonale og internasjonale lover og regler følges. Ved leie av fartøyer som er registrert i andre land skal fartøyets flaggstatsbestemmelser følges. V2.2 Alkoholbestemmelser Så lenge fartøyet har representanter for UNIS om bord skal UNIS alkoholbestemmelser følges av alle om bord. Hvis fartøyet har strengere alkoholbestemmelser enn UNIS skal dette respekteres og følges av UNIS ansatte. Følgende alkoholbestemmelser gjelder for UNIS: Det er ikke tillatt å nyte alkohol om bord i fartøy i UNIS tjeneste. Eventuell alkohol om bord skal oppbevares forsvarlig og under kontroll av skipsfører. V2.3 Røyking om bord Så lenge et fartøy har representanter fra UNIS om bord skal norsk røykelov følges. Det aksepteres ikke at det røykes i noen fellesområder, inkludert styrehuset. Det skal heller ikke være slik at de som ikke røyker blir fratatt fellesområder pga. røyking. UNIS personell skal ha tilgang på røykfrie lugarer. V2.4 Avfallshåndtering UNIS aksepterer ikke unødvendig forurensing av det ytre miljø forårsaket av innleide fartøy. Alt avfall skal behandles slik at forurensing av det ytre miljø unngås. Fartøyet skal ha skriftlige prosedyrer for behandling av skipsavfall i fire operasjoner; Innsamling, bearbeiding, lagring og fjerning (levering). Avfallet skal deles i tilstrekkelig antall kategorier i henhold til MARPOL Annex V. V2.5 Hygiene/Forpleining Fartøyer som leies av UNIS skal ha gode rutiner for renhold og hygiene, både i innredningen og i fartøyet for øvrig. Dersom UNIS representanter oppdager mangler i forhold til hygiene og renhold skal de påpekte forhold rettes opp umiddelbart. V2.6 Verneombud (VO) Når UNIS har representanter om bord skal en av dem oppnevnes til verneombud for UNIS personell om bord. Verneombudet skal aktivt skape kontakt og samarbeid med fartøyets eget verneombud. Dersom fartøyet ikke har verneombud skal denne kontakten opprettes med fartøyets kaptein. UNIS verneombud er også ansvarlig person for kjemikalier som UNIS har brakt om bord. Side 17

18 V2.7 Avviks rapportering UNIS er opptatt av kontinuerlig kvalitetsforbedring for alt arbeid som utføres av instituttet selv, og hos samarbeidspartnere. UNIS pålegger derfor fartøyer som leies inn å rapportere inn alle avvik som er relevante i forhold til arbeidet som egen besetning utfører for UNIS, inkludert utstyr og prosedyrer som benyttes i arbeidet. I tillegg er UNIS personell pålagt å rapportere alle avvik som de observerer når de er om bord i leiefartøyer. Hvis rederiet har et eget avvikssystem så skal dette brukes. Kopi av avviksrapporter skal da sendes UNIS på e-post. V2.8 Hviletidsbestemmelser Hviletidsbestemmelsene i Forskrift om arbeids- og hviletid på fiske- og fangstfartøy eller Forskrift om arbeids- og hviletid på norske passasjer- og lasteskip mv. skal følges av samtlige om bord så lenge fartøyet har representanter for UNIS om bord. V2.9 Helseattest Fartøyets mannskap må ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. V2.10 Redningsdraktkurs UNIS ansatte må ha gyldig redningsdraktkurs som ikke er eldre enn 5 år. Andre toktdeltagere som ikke har gjennomført et slikt kurs kan få opplæring om bord før toktet starter. Dersom rederiet stiller andre krav til sikkerhetsopplæring, for eksempel sikkerhetskurs for fiskere, må dette avklares før kontrakt om leie av fartøyet inngås. V2.11 Kontaktinformasjon UNIS UNIS har en egen vakt 24x7. Ved en alvorlig hendelse på fartøy hvor det befinner seg personell fra UNIS om bord skal vakten varsles. Vakttelefon V2.12 Kontaktinformasjon fartøy Når fartøyet får om bord personell fra UNIS skal kapteinen sende kontakt-informasjon for fartøyet og rederiet til UNIS på e-post til reception@unis.no før fartøyet forlater kai. V2.13 Pårørende liste/next of Kin (NOK) Når fartøyet får om bord personell fra UNIS skal skipsføreren sende inn en NOK liste for UNIS ansatte om bord til UNIS på e-post til reception@unis.no før fartøyet forlater kai. Side 18

19 V2.14 Familiarisering om bord Når fartøyet får om bord personell fra UNIS skal skipsføreren sørge for at de får en sikkerhetsgjennomgang, etterfulgt av en kjentmannsrunde i fartøyet. Bekrefter herved at UNIS HMS-bestemmelser er lest og akseptert. Sted og dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle kravene i UNIS HMSbestemmelser. Sted og dato Representant for de ansatte ( ) ingen ansatt Side 19

20 Vedlegg 4 KONTRAKT FOR LEIE AV FARTØY TIL UNIS UNIS, P.O.Box 156, 9171 Longyearbyen, som Leier, og.<<navn og adresse fylles inn fra tilbudet>>, som Reder, har inngått følgende kontrakt: 1. Leieperiode <<Fylles inn fra punkt 1.2 og 1.3 i konkurransegrunnlaget>> <<Navn på fartøy fylles inn fra tilbudet>> 2. Oppsigelse Denne kontrakten kan sies opp gjensidig med 30 dagers varsel. Leier kan si opp kontrakten med hjemmel i enten manglende bevilgninger til leie av fartøyet, eller at Reder anses å misligholde forpliktelsene som følger av denne kontrakten. Reder kan si opp kontrakten dersom virksomheten opphører, eller at fartøyet blir solgt, tapt eller kondemnert. 3. Oppgjørsform Leiepris eks. merverdiavgift pr døgn er.<<priser fylles inn fra tilbudet>> Leiers representanter betaler selv sine utgifter om bord, som private telefoner og evt. andre kostnader. Private utgifter skal ikke tas med i oppgjøret til Leier, og må sendes direkte til Leiers representanters private adresse. Faktura merkes med Tokt-nr <<Fylles inn fra konkurransegrunnlaget>> og Innkjøpsordrenummer <<Fylles inn etter inngåelse av kontrakt>>. Det skal faktureres inne 30 dager etter endt tokt.. Leier skal betale faktura innen 30 dager regnet fra mottak av faktura forutsatt at alle Reders forpliktelser i henhold til kontrakten er oppfylt og komplett levering har funnet sted. Leier har rett til å holde tilbake omtvistede beløp. Ved forsinket betaling svares rente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr.100 om renter ved forsinket betaling. 4. Kost Forpleining til Leiers toktpersonell faktureres etter forbruk. 5. Gjennomføring av tokt Side 20

21 Toktet gjennomføres etter opplegg og ledelse av Leiers toktleder. Fartøyets mannskap skal rette seg etter instrukser og gjennomføre de arbeidsoppgaver, bla rigging av redskap og utstyr og prøvetaking av fangst som toktleder eller den han bemyndiger måtte gi, så langt dette er forenlig med fartøyets forsvarlige drift. Under toktene skal det føres fangstdagbok på vanlig måte. Leier er ansvarlig for at nødvendige fiskeritillatelser utstedes. 6. Toktavbrudd Dersom toktet må avbrytes i mer enn ett døgn som følge av skade på fartøy eller maskineri eller av andre årsaker som ikke kan tilskrives Leier, gjøres fradrag for den perioden fartøyet er ute av drift. 7. Utrustning og bemanning Reder er forpliktet til å holde fartøyet utrustet iht. inngitt tilbud, og å påse at dette utstyret til enhver tid er i operativ stand. Leier holder supplerende utstyr etter avtale med Reder. Supplerende utstyr bringes om bord og i land etter avtale med Reder. Leier har rett til å ha 30 representanter om bord under toktet. Fartøyet skal være forskriftsmessig bemannet for døgnkontinuerlig drift. 8. Forsikring Reder forplikter seg til å holde fartøyet forsikret og i forskriftsmessig stand (sertifikater etc.) i hele leieperioden. Forsikring av mannskapet dekkes av Reder. Leier er selvassurandør for eget personell, men dette fritar ikke Reder for eventuelt ansvar etter alminnelige erstatningsregler. Reder inngår forsikringsavtale som også inkluderer Leiers utstyr som er fastmontert. 9. Ansvar for tap og skade Leier er uten ansvar for tap og skade på fartøy, redskap og/eller mannskap, herunder også ansvar i forhold til tredje person. Vanlig slitasje og tap/skade på redskap som følger av naturlig forskningsbruk dekkes gjennom avtalt vederlag for leie av fartøyet. 10. Taushetsplikt Reder og hans mannskap skal ikke gi opplysninger om resultater eller annen informasjon som fremkommer under toktet, uten Leiers tillatelse. 11. Verneting Partene er enige om at verneting etter denne kontrakten skal være Nord-Troms tingrett, hvor annet verneting ikke følger av lov. 12. Vedlegg til kontrakten Side 21

22 Kontrakten er utferdiget i 2 - to - eksemplarer, hvorav partene beholder ett hver. Longyearbyen <<Dato fylles inn>> Leier Reder Side 22

23 Vedlegg 5 - Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr. 112 er gitt i medhold av lov om offentlige anskaffelser 7. Av forskriftens 5 følger det at: Oppdragsgiver skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelse. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal oppdragsgiver stille krav om lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal oppdragsgiver stille krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.. Tilbyder/leverandør skal i denne erklæring bekrefte at ovennevnte vilkår er oppfylt. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten betaler sine ansatte i henhold til hva som er alminnelig lønn og tariff på fagområdet. Dato.. Daglig leder Ingen ansatte Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten betaler sine ansatte i henhold til hva som er alminnelig lønn og tariff på fagområdet. Dato.. Representant for de ansatte Side 23