ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE I ENEBAKK KOMMUNE

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE I ENEBAKK KOMMUNE 1. Versjon vedtatt: Kommunestyret Dato: Versjon vedtatt: Kommunestyret Dato: Ansvarlig: Rådmann Nils Schaug 1. Formål 2 2. Respekt og forståelse 2 3. Hensynet til innbyggerne 2 4. Hensynet til kommunens omdømme 2 5. Lojalitet 2 6. Åpenhet 3 7. Fortrolige opplysninger 3 8. Habilitet og interessekonflikter 3 9. Varsling om kritikkverdige forhold (whistelblowing) Mottak av gaver og andre fordeler Representasjon og reiser Ansatte spesielt Register 5 Forvaltningsloven 6 Straffeloven 7 Tjenestemannsloven 7 Arbeidsmiljøloven 7 Kjersti Øiseth 1

2 1. Formål Befolkningens tillit til folkevalgte og offentlige ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. I en kommune med godt omdømme øker de folkevalgtes handlingsrom, og det gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som en god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. Hensikten med å ha etiske retningslinjer er å klargjøre de krav som gjelder for vår yrkesatferd og å gi hjelp i dilemmasituasjoner. Gode etiske holdninger kan ikke vedtas, men må skapes i det daglige arbeidet og gjennomsyre hele organisasjonen. 2. Respekt og forståelse Enebakk kommune legger stor vekt på åpenhet, ærlighet og redelighet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve disse prinsippene. Alle har et felles ansvar for at vi kommuniserer med hverandre på en positiv og støttende måte. Gjennom ord og handling signaliserer vi et positivt menneskesyn, slik at både brukere og ansatte opplever og bli ivaretatt og sett. Den enkelte må være seg bevisst sitt eget språk slik at vi forstår hverandre og ikke snakker forbi hverandre. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders og folkevalgtes etiske holdninger i sitt arbeid for kommunen. Folkevalgte og ansatte bidrar til å virkeliggjøre verdiene i de etiske retningslinjene når de: Bidrar til at åpenhet er en naturlig del av det daglige arbeidet Viser respekt for personvernet og overholder taushetsplikten Opptrer redelig i alle forhold Sier ifra om kritikkverdige forhold til den det gjelder eller til noen som kan gjøre noe med det Er klare på egne roller og unngår dobbeltroller Tar ansvar for at egne handlinger er i samsvar med de etiske Møter publikum og brukere med vennlighet, respekt og omtanke retningslinjene Er tydelig på eget syn og har toleranse og respekt for andres syn. 3. Hensynet til innbyggerne Enhver ansatt og folkevalgt skal ta hensyn til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. 4. Hensynet til kommunens omdømme Alle ansatte og folkevalgte skal utføre sine oppgaver og lytte til innbyggernes interesser og opptre med respekt overfor det enkelte individ. All kommunikasjon må utformes på en måte som er lett forståelig for mottakeren og slik at det på ingen måte skader kommunens omdømme. 5. Lojalitet Alle plikter å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Ansatte forplikter seg til å forholde seg lojalt til vedtak som er truffet i folkevalgte organ eller administrativt. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må opptre i samsvar med kommunens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget omtale arbeidsgiver/kommunen eller styringsorgan på en negativ måte. Kjersti Øiseth 2

3 6. Åpenhet Det skal være åpenhet og innsyn i forvaltningen, slik at allmennheten kan gjøre seg kjent med kommunens virksomhet, og gjennom det få innsikt i hvordan kommunen skjøtter sine oppgaver. 7. Fortrolige opplysninger Opplysninger som mottas i forbindelse med virksomhet for kommunen, må behandles med respekt og ikke brukes til personlig vinning. Alle opplysninger skal behandles i samsvar med offentlighetsloven. Den pålagte taushetsplikten skal overholdes. Enhver bruk av persondata skal sikres på en slik måte at enkeltpersoner ikke blir skadelidende. Meldinger om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer som samles inn og lagres eller behandles elektronisk er å anse som personopplysninger. Det vises videre til kommunens regler og rutiner for informasjonssikkerhet. 8. Habilitet og interessekonflikter Forvaltningslovens kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3, gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og folkevalgte i kommunen. Alle saksbehandlere og folkevalgte må gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt eller motsetninger mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede. Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv som kan påvirke arbeidet i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære- og andre nære sosiale forbindelser. 9. Varsling om kritikkverdige forhold (whistelblowing) Ansatte i kommunen skal varsle om kritikkverdige forhold. Varsling skal primært tas opp i linjen. Dersom dette ikke fører fram, kan varsling skje direkte til rådmannen, kommunalsjef, tillitsvalgte eller hovedverneombud. Eventuelle varslere i Enebakk kommune skal sikres trygg saksbehandling. De skal ved varsling garanteres mot forsøk på utstøting eller negativ stillingsendring. For utdypning se egne rutiner for varsling. 10. Mottak av gaver og andre fordeler Ansatte og folkevalgte skal unngå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Kjersti Øiseth 3

4 Ved tilbud om gaver og lignende som i pris eller på annen måte åpenbart har til formål å påvirke beslutningsprosessen, kan kommunen vedta å ikke bruke firmaet for en kortere eller lengre periode. Ved tilbud om gaver og lignende som har et omfang som går ut over disse retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Det kan vurderes om gaver kan mottas til avdelingen/enheten. Mottatte gaver som returneres avsender skal følges av et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander men også andre fordeler, for eksempel i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Dersom slike avtaler ikke er framforhandlet som en ordning for alle ansatte, skal slike fordeler ikke benyttes. 11. Representasjon og reiser Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og ved informasjonsutveksling. Slik sosial omgang må imidlertid ikke ha en karakter som gjør at den kan påvirke beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. I tvilstilfeller skal saken forelegges nærmeste overordnet. Reise- og oppholdsutgifter i forbindelse med reiser i kommunens tjeneste skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsipp kan bare skje etter samtykke fra kommunalsjef eller rådmann. Ansatte og folkevalgte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av private bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. 12. Ansatte spesielt Enebakk kommune stiller strenge krav til sine medarbeideres opptreden og handlemåte, slik at ingen skal kunne trekke i tvil ansattes rettskaffenhet og pålitelighet. Medarbeiderne skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver form for uetisk forvaltningspraksis. Ansatte plikter å melde fra til arbeidsgiver om forhold han eller hun blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd. Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet nedfelt i grunnloven 100. Som samfunnsborgere har alle ansatte ytringsfrihet, og har anledning til å delta i samfunnsdebatten. Når en arbeidstaker deltar i samfunnsdebatten, er det på egne vegne. Det er klokt å gjøre dette helt tydelig i uttalelsen. Ledelsen har rett til å beslutte hvem som uttaler seg på vegne av kommunen. Ansatte i Enebakk kommune kan ikke uten videre inneha annet lønnet arbeid utenfor virksomheten eller etablere ervervs virksomhet, som vil være av et slikt omfang at det går utover arbeidet i kommunen, eller der kommunen vil være oppdragsgiver eller kunde. All arbeidsvirksomhet utenfor kommunen skal i prinsippet godkjennes av rådmannen. Dette er fordi vi ikke ønsker at ansatte kommer i uheldige dobbeltroller, habilitetsproblemer eller i annen form for konflikt med arbeidet i kommunen. Det forventes åpenhet og dialog mellom den ansatte og nærmeste leder om ekstraarbeid. Kjersti Øiseth 4

5 13. Register Enebakk kommune har avtale om å bruke Styrevervregisteret i KS. Dette er en frivillig ordning som krever samtykkeerklæring fra den enkelte. Kommunen ønsker å oppfordre alle politikere og ledere med delegert myndighet og ansvar til å registrere sine verv i Styrevervregisteret. Ass.rådmann i Enebakk kommune er ansvarlig for registreringen og ajourføring av registeret. Kjersti Øiseth 5

6 Vedlegg til etiske retningslinjer Teksten under, sammen med forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, kan brukes til drøfting og klargjøring. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man selv har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede. Eksempler på mulige konflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv/biarbeid som kan påvirke arbeidet i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. I overordnet/underordnet-relasjoner bør nært slektskap eller familierelasjon unngås. Slike forhold skal tas opp med nærmeste overordnet for å løses ved overføring til annen arbeidsplass. Eksempler på etiske dilemmaer: Innkjøp: Hvilke hensyn skal tas i forbindelse med innkjøp? Behandles alle tilbud likt? Gaver: Gis den til deg som person, eller gis den til bedriften? Hva koster gaven? Hva sier lover/regler om dette? Hva sier kommunens etiske regler om dette? Er det åpenhet rundt mottaket? Hva gis gaven i forbindelse med? Turer, bevertning og utgiftsdekning Er det relevant, kan det dokumenteres? Er det åpenhet rundt utgiftene? Forvaltningsloven 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; Kjersti Øiseth 6

7 d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Endret ved lover 19 juni 1969 nr. 54, 27 mai 1977 nr. 40. Straffeloven Straffeloven har bestemmelser om korrupsjon og påvirkningshandel i straffeloven 276a,b og c. Tjenestemannsloven Tjenestemannsloven 20 og den nye embets- og tjenestemannslov 2 er også sentrale innenfor dette feltet. Her er bestemmelser om at det ikke kan mottas en gave, provisjon, tjeneste eller lignende som er egnet til, eller som av giveren ment, å påvirke hans eller hennes tjenestlige handlinger. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven inneholder bestemmelser som ivaretar liv og helse til den enkelte ansatte og sikrer ivaretakelse av arbeidsmiljøet. Blant annet har arbeidstakerne en plikt til å underrette arbeidsgiver, verneombud og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse. Arbeidsgiver og alle ansatte i kommunen har et felles ansvar for å vise respekt for andre, forebygge helseskader, utvikle et godt arbeidsmiljø, ivareta god kvalitet og sikkerhet i arbeidsutførelsen og sørge for at miljøhensyn blir ivaretatt i den daglige drift. Kjersti Øiseth 7