Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /11 RAPPORT ETTER UNDERSØKELSE AV SANDNES LÆRINGSSENTER

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 &58 : S.Haugen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /11 RAPPORT ETTER UNDERSØKELSE AV SANDNES LÆRINGSSENTER 1. SAKEN GJELDER Sandnes kontrollutvalg har i møtet den , sak 35/11 sluttbehandlet rapporten etter undersøkelse ved Sandnes Læringssenter, etter en forutgående drøfting av foreløpige funn og konklusjoner i utvalgets møte i juni. I saksfremlegget til Kontrollutvalget heter det at bakgrunnen for prosjektet var den siste tidens søkelys på resultatenheten Sandnes Læringssenter, både fra tidligere ansatte som har henvendt seg til Kontrollutvalget og i Stavanger Aftenblad. Det fremholdes at spørsmålet har vært om personalbehandlingen og økonomistyringen i enheten er i samsvar med gjeldende lover og regler, og hvorvidt Sandnes kommune etterlever regelverk og regne retningslinjer som arbeidsgiver. Kontrollutvalget vedtok den 6. april 2011 å bestille undersøkelsen. Formålet har vært å kartlegge Sandnes kommune sin praktiske utøvelse av arbeidsgiver- og personalpolitikk på Sandnes Læringssenter, sett i lys av lover, regler og interne retningslinjer. Systemer for og praktisk håndtering av økonomistyringen i enheten inngikk også som en del av det som skulle kartlegges. 2. FAKTAOPPLYSNINGER Undersøkelsen er ikke en forvaltningsrevisjon, og således ikke omfattet av samme regelverk mht. krav om oppfølging. Den endelige rapporten er imidlertid gitt en struktur og form, slik det blir gjort etter forvaltningsrevisjon. I samsvar med Revisjonsforskriften 8, 2 er den reviderte part gitt anledning til å uttale seg til den foreløpige rapporten. Det er avgitt to uttalelser. Kommentarene avgitt av rådmannen til den foreløpige rapporten fremgår av rapporten side 7 og 8. Rektor har avgitt uttalelse via sin fagforening og foreligger i rapportens kapittel 6. Revisjonen har i sammendraget innledningsvis i rapporten, fremlagt følgende oppsummering (sitat, side 5 og 6): Vi har etter vår gjennomgang sett at det er svakheter og utfordringer i arbeidsmiljøet ved SLS, som etter vår vurdering i det alt vesentlige henger sammen med en konflikt mellom rektors ledelsesprinsipper og lederadferd, og de rådende kulturelle forhold blant en del av de ansatte. Dette er et ikke ukjent fenomen på en arbeidsplass, men det kan ordne seg etter hvert hvis partene lærer å snakke sammen. På SLS har ikke dette blitt så veldig mye bedre. Konflikten drives videre framover, også av ansatte som allerede har sluttet. Arbeidsmiljøet preges også av at noen ansatte og noen tillitsvalgte mener at det ikke er rom for initiativ og engasjement, og at man ikke blir invitert til reell medvirkning. Flere av de ansatte som har vært lenge i skolen, har vært vant til stor grad av individuell frihet og kanskje en forventning om å ha mer innflytelse enn det som er vanlig medbestemmelse. Dette har ført til at det har blitt steile fronter, der ord som medbestemmelse og styringsrett brukes uten at partene har avklart begrepene seg i mellom. For noen oppleves dette som mangel på tillit og en utrykk for utrygghet i miljøet. Side 1 av 2

2 Fagforeningene har ikke fungert så godt, og det er sagt at de lokale klubbmøtene også har hatt tilløp til splittelse. Det har ikke gjort arbeidet som tillitsvalgt lettere. Det er uttrykt at både ledelse og ansatte trenger skolering om hva som er fagforeningens og verneombudenes rolle og mandat og hva som ligger i arbeidsgivers styringsrett. En slik gjennomgang vil gjøre roller og forventninger klarere for alle. Forut for at problemene ved SLS ble tatt opp i kontrollutvalget og i avisene, hadde ledelsen i forståelse med de ansattes organisasjoner kontaktet organisasjonspsykolog for å se på arbeidsmiljøet. Det var i tillegg tatt initiativ for å gjennomføre et internt kompetansetiltak knyttet til begreper som medbestemmelse, styringsrett, samarbeidsformer, osv.. Dette ble utsatt da denne undersøkelsen startet. Et annet spørsmål er om den overordnede ledelsen i Sandnes kommune burde ha foretatt seg noe da problemene oppstod. I vår undersøkelse ser vi at ledelsen ikke hadde svært mange henvendelser i løpet av disse årene. Det var ikke mer enn to varslingssaker, og kommunaldirektøren hadde jevnlig kontakt med rektor. Det var tre tillitsvalgte som etter hvert tok kontakt, men dette skjedde noe senere og tilførte ikke så mye nytt når det gjaldt å definere problemene. Muligens kunne ledelsen i kommunen gitt klarere støtte til rektor på et tidlig tidspunkt - og derigjennom markert hvilke verdier og holdninger det er som skal prege arbeidsmiljøet i Sandnes kommune. Alle involverte er enige om at det er behov for endringer ved SLS. En av våre informanter uttrykker det slik: Problemene på senteret er ikke en form for svart/hvit problematikk der en side har rett og den andre feil. Det er noe dypere enn det og jeg tror de trenger hjelp utenfra for å komme gjennom dette på en god måte. Det har satt seg en uheldig kultur. Det kan virke som en del av de ansatte plasserer hverandre i båser etter om du er for eller mot rektor/ledelsen. Fortrolige samtaler med ledelsen gir på tilsvarende måte inntrykk av et fiendebilde bestående av folk som har sluttet og en del av de som er ansatt i dag. Både ledelse og ansatte må greie å legge kategoriske svart/hvite holdninger bak seg. 3. ANBEFALING I medhold av Forskrift om kontrollutvalg 11, fremmer Kontrollutvalget sin innstilling direkte til bystyret. Rådmannen er ikke tillagt innstillingsmyndighet etter loven i slike saker. Saken skal behandles av bystyret som fatter endelig vedtak. Kontrollutvalget i Sandnes kommune tilrår enstemmig bystyret å fatte slikt VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte rapporten fra undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen. RÅDMANNEN I SANDNES, 22. august 2011 Tore Sirnes Rådmann Vedlegg nr 1: Kontrollutvalget sak 35/11 protokoll, saksfremlegg og rapport fra undersøkelse av Sandnes Læringssenter Side 2 av 2

3 SAKSPROTOKOLL Arkivsak Arkivkode E: 216 Saksbehandler Wencke S. Olsen Saksgang Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sandnes /11 UNDERSØKELSE AV SANDNES LÆRINGSSENTER. RAPPORT. Kontrollutvalget i Sandnes / Undersøkelse av Sandnes Læringssenter. Rapport. Leif O. Larsen er inhabil i denne saken, og fratrådte ved behandling. Varamedlem Karin Røyseland Jordal tok sete. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes LæringsSenter til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen. Sandnes. 17. august 2011 Rett utskrift:

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 UNDERSØKELSE AV SANDNES LÆRINGSSENTER. RAPPORT. Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandes bestilte på møte den 6. april 2011 undersøkelse ved Sandnes Læringssenter. Bakgrunnen for prosjektet var at det i den siste tiden er satt søkelys på Sandnes Læringssenter, både fra tidligere ansatte som har henvendt seg til kontrollutvalget og i Stavanger Aftenblad. Spørsmålet har vært om personalbehandlingen og økonomistyringen i virksomheten er i samsvar med lover og regler, og hvorvidt Sandnes kommune etterlever regelverk og egne retningslinjer som arbeidsgiver. Kontrollutvalget vedtok at formålet med undersøkelsen har vært å kartlegge Sandnes kommunes praktiske utøvelse av arbeidsgiver- og personalpolitikk på Sandnes Læringssenter, sett i lys av lover, regler og interne retningslinjer. Systemer for og praktisk håndtering av økonomistyringen ved enheten skulle også kartlegges. Ut fra dette formålet ble revisor bedt om se nærmere på følgende: Sandnes Læringssenter organisasjonsform, struktur, ressurser, lederansvar. Hvilke styringsdokumenter ligger til grunn for den praktiske utøvelsen av arbeidsgiver- og personalpolitikk? Hvilke retningslinjer ligger til grunn for ledelsesfunksjonen? Hvordan er resultatene i medarbeiderundersøkelse og hvordan følges disse opp? Hvordan praktiseres kommunikasjon og medvirkning for tillitsvalgte og vernetjeneste? Hvordan praktiseres samarbeidet med overordnet nivå rådmannsfunksjon og personalavdeling? Enhetens HMS-rutiner og internkontroll? Hvilke ansettelsesrutiner har enheten? Hvilke varslingsrutiner praktiseres? Organisering av økonomistyring ved Sandnes Læringssenter Hvordan kan man forklare den uroen som har vært ved enheten? Saksutredning: Revisor hadde en foreløpig orientering om funn og konklusjoner i rapporten på kontrollutvalgets møte i juni. Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalget til behandling: Revisor har ved utarbeiding av rapporten benyttet følgende kriterier/lovgrunnlag: Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen Hovedtariffavtalen i kommunen Sandnes kommunes regler for arbeidsgiver- og personalpolitikk, HMS- håndbok Side 1 av 3

5 Virksomhetsplan for Sandnes læringssenter I tillegg er ledelse og tillitsvalgte intervjuet, og det er foretatt dokumentgransking. Skriftlige redegjørelser fra aktuelle personer er også mottatt og vurdert. Rapporten går gjennom de problemstillingene som er nevnt i kontrollutvalgets bestilling. Hovedkonklusjonen etter denne gjennomgangen er at det er svakheter og utfordringer i arbeidsmiljøet ved SLS, som etter revisors vurdering i det alt vesentlige henger sammen med en konflikt mellom rektors ledelsesprinsipper og lederadferd, og de rådende kulturelle forhold blant en del av de ansatte. Selv om dette ikke er uvanlig på en arbeidsplass ved lederskifte, har denne konflikten blitt drevet videre framover, også av ansatte som allerede har sluttet. Ifølge revisors gjennomgang preges arbeidsmiljøet også av at noen ansatte og noen tillitsvalgte mener at det ikke er rom for initiativ og engasjement, og at man ikke blir invitert til reell medvirkning. Arbeidsmiljøet har vært preget av at de som har vært lenge ved skolen tidligere hadde stor grad av individuell frihet og kanskje en forventning om å ha mer innflytelse enn det som er vanlig medbestemmelse. Det har også vært splittelse i fagforeningene, noe som har gjort arbeidet som tillitsvalgt vanskelig. Det er fra begge sider uttrykt at både ledelse og ansatte trenger skolering om hva som er fagforeningens og verneombudenes rolle og mandat og hva som ligger i arbeidsgivers styringsrett. Revisor vurderer også om Sandnes kommune kunne gjort mer for å hindre de problemene som har vært. Her pekes det på at det kun har kommet to varslingssaker, og at det har vært jevnlige møter mellom skolens ledelse og kommunaldirektøren. Revisor peker imidlertid på at Sandnes kommune kanskje på et tidligere tidspunkt burde gitt klarere støtte til rektor for å markere hvilke verdier og holdninger det er som skal prege arbeidsmiljøet i Sandnes kommune. Revisor nevner til slutt at alle involverte er enige om at det er behov for endringer ved SLS, og siterer en av sine informanter, som uttrykker det slik: Problemene på senteret er ikke en form for svart/hvit problematikk der en side har rett og den andre feil. Det er noe dypere enn det og jeg tror de trenger hjelp utenfra for å komme gjennom dette på en god måte. Det har satt seg en uheldig kultur. Det kan virke som en del av de ansatte plasserer hverandre i båser etter om du er for eller mot rektor/ledelsen. Fortrolige samtaler med ledelsen gir på tilsvarende måte inntrykk av et fiendebilde bestående av folk som har sluttet og en del av de som er ansatt i dag. Både ledelse og ansatte må greie å legge kategoriske svart/hvite holdninger bak seg. Iflg. forskriften skal den revidert part alltid ha mulighet til å uttale seg til rapporten. I dette tilfellet har revisor også latt rektor uttale seg, da han er direkte nevnt i rapporten som en av partene i den pågående konflikten. Rektor har uttalt seg via sin fagforening, som uttaler at de mener at media og tidligere ansatte har fått sette dagsorden ved en heksejakt på rektor. De mener også at rapporten frifinner rektor for framsatte negative påstander. Juridisk rådgiver i fagforeningen har også uttalt at man savner en arbeidsrettslig konklusjon som poengterer hva som inngår i arbeidsgivers styringsrett. Rådmannens kommentarer finnes på side 7 og 8 i rapporten. Rådmannen fremhever her at han er glad for at det er foretatt en grundig undersøkelse av forholdene ved Sandnes Læringssenter som bekrefter at det utføres et godt arbeid ved enheten og at de fleste medarbeiderne trives godt med arbeidet sitt. Videre at den uroen som har vært først og fremst skyldes at noen få nåværende og tidligere ansatte ikke har vært tilfreds med rektors lederstil. Rapporten dokumenterer at det er gode, administrative rutiner ved senteret, Side 2 av 3

6 god økonomistyring og at lover, bestemmelser og avtaler for partene i arbeidslivet i all hovedsak har blitt fulgt. Det pekes også på medarbeiderundersøkelsen, som viser at sykefraværet er lavt og medarbeidertilfredsheten har økt kraftig fra Rådmannen uttrykker også at man har fulgt utviklingen nøye, og at rådmannen har full tillit til rektor som leder. På bakgrunn av både resultater fra medarbeiderundersøkelsen og det som kommer fram i rapporten, er rådmannen derfor tvilende til om det nå bør startes en videre undersøkelse ved senteret. Rådmannen håper at at rapporten vil bidra til at det i framtiden blir større fokus på det positive i arbeidsmiljøet, og at det internt i enheten blir arbeidet målrettet og aktivt med å finne løsninger på de utfordringene som finnes. En undersøkelse er ikke en forvaltningsrevisjon, og derfor ikke omfattet av samme regelverk om oppfølging. Det er derfor opp til kontrollutvalget om man ønsker en videre oppfølging av denne undersøkelsen. Sekretariatet foreslår at rapporten oversendes rådmannen. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne type saker. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes LæringsSenter til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Rapport Side 3 av 3

7 UNDERSØKELSE AV SANDNES LÆRINGSSENTER SANDNES KOMMUNE JUNI 2011

8 Forsidefoto: Stock Exchng

9 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 7 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Sandnes læringssenter - historikk Sandnes læringssenter dagens organisering Styrende dokumenter ved Sandnes læringssenter Organisering av økonomistyringen ved Sandnes læringssenter Ansettelsesrutiner og rekruttering Medbestemmelse etter arbeidsmiljøloven Hva er årsaken til uroen ved SLS Kulturelle forhold ved SLS Ledelsen ved SLS Medarbeiderundersøkelser Sykefravær Turnover Forholdet til overordnet nivå i kommunen Oppsummering Høring Vedlegg Sandnes læringssenter Sandnes kommune

10 SAMMENDRAG Formålet med denne undersøkelsen var å se nærmere på arbeidsforhold, ledelse og rutiner hos Sandnes læringssenter (SLS), og hvorvidt Sandnes kommune oppfyller sine plikter som arbeidsgiver. Dette er på grunn av at det i den senere tid var satt søkelys på Sandnes læringssenter som arbeidssted. Vi har intervjuet ledelse, tillitsvalgte på SLS og i kommunen, samt noen tidligere tillitsvalgte, og gått igjennom skriftlige henvendelser som beskriver forholdene. I tillegg har vi sett på dokumentasjon av rutiner ved SLS, medarbeiderundersøkelser, sykefravær og oversikter over hvor mange som har sluttet ved SLS de siste år. UTVIKLING OG ORGANISERING I vår undersøkelse fant vi at alle formelle rutiner og dokumentasjon var godt tilrettelagt. Det var referater og planlagte møter med tillitsvalgte og AMU. I tillegg var det klare arbeidsdelinger og fullmakter. SLS har også hatt god økonomi de senere år, ikke minst på grunn av endringer i statlig tilskudd til norskopplæring. SLS var tidligere mer enn en skole, og var organisert under tjenesteområdet levekår. Fra og med er senteret blitt en ren skole, og er organisert under tjenesteområdet skole- og oppvekst. Senteret har også fått samarbeidsutvalg på lik linje med de andre skolene i kommunen. SLS var et senter som har opplevd store endringer etter at voksenopplæringen i Sandnes ble samlet i ett lokale i Lokalene og utstyr er oppgradert, og brukertallet er nesten doblet. De ansatte har opplevd store endringer. UTVIKLING AV ARBEIDS MILJØET Ny rektor begynte ved SLS høsten 2006, først i et vikariat. Han hadde en helt annen lederstil enn de ansatte var vant med. Hans mål var å lage rutiner og systemer på alt, og dette skjedde veldig fort! De ansatte som hadde tillitsverv følte at det ikke ble utøvd medbestemmelse, samt at de ikke ble tatt hensyn til når de protesterte. I tillegg til de løpende sakene, skulle det fremforhandles en arbeidstidsavtale der de ikke kom til enighet, og det tok tid før saken ble avgjort i ledelsens favør. Rektor fikk også flere vanskelige personalsaker å behandle, noe som førte til at mange av de ansatte, som ikke kjente hele sakene, klandret rektor for måten disse ble løst på. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

11 Arbeidsforholdene ved SLS mellom mange av de ansatte og rektor var på dette tidspunktet vanskelige. Noen ansatte sluttet i denne perioden, flere av dem hadde hatt tillitsverv. OPPSUMMERING: Vi har etter vår gjennomgang sett at det er svakheter og utfordringer i arbeidsmiljøet ved SLS, som etter vår vurdering i det alt vesentlige henger sammen med en konflikt mellom rektors ledelsesprinsipper og lederadferd, og de rådende kulturelle forhold blant en del av de ansatte. Dette er et ikke ukjent fenomen på en arbeidsplass, men det kan ordne seg etter hvert hvis partene lærer å snakke sammen. På SLS har ikke dette blitt så veldig mye bedre. Konflikten drives videre framover, også av ansatte som allerede har sluttet. Arbeidsmiljøet preges også av at noen ansatte og noen tillitsvalgte mener at det ikke er rom for initiativ og engasjement, og at man ikke blir invitert til reell medvirkning. Flere av de ansatte som har vært lenge i skolen, har vært vant til stor grad av individuell frihet og kanskje en forventning om å ha mer innflytelse enn det som er vanlig medbestemmelse. Dette har ført til at det har blitt steile fronter, der ord som medbestemmelse og styringsrett brukes uten at partene har avklart begrepene seg i mellom. For noen oppleves dette som mangel på tillit og en utrykk for utrygghet i miljøet. Fagforeningene har ikke fungert så godt, og det er sagt at de lokale klubbmøtene også har hatt tilløp til splittelse. Det har ikke gjort arbeidet som tillitsvalgt lettere. Det er uttrykt at både ledelse og ansatte trenger skolering om hva som er fagforeningens og verneombudenes rolle og mandat og hva som ligger i arbeidsgivers styringsrett. En slik gjennomgang vil gjøre roller og forventninger klarere for alle. Forut for at problemene ved SLS ble tatt opp i kontrollutvalget og i avisene, hadde ledelsen i forståelse med de ansattes organisasjoner kontaktet organisasjonspsykolog for å se på arbeidsmiljøet. Det var i tillegg tatt initiativ for å gjennomføre et internt kompetansetiltak knyttet til begreper som medbestemmelse, styringsrett, samarbeidsformer, osv.. Dette ble utsatt da denne undersøkelsen startet. Et annet spørsmål er om den overordnede ledelsen i Sandnes kommune burde ha foretatt seg noe da problemene oppstod. I vår undersøkelse ser vi at ledelsen ikke hadde svært mange henvendelser i løpet av disse årene. Det var ikke mer enn to varslingssaker, og kommunaldirektøren hadde jevnlig kontakt med rektor. Det var tre tillitsvalgte som etter hvert tok kontakt, men dette skjedde noe senere og tilførte ikke så mye nytt når det gjaldt å definere problemene. Muligens kunne ledelsen i kommunen Sandnes læringssenter Sandnes kommune

12 gitt klarere støtte til rektor på et tidlig tidspunkt - og derigjennom markert hvilke verdier og holdninger det er som skal prege arbeidsmiljøet i Sandnes kommune. Alle involverte er enige om at det er behov for endringer ved SLS. En av våre informanter uttrykker det slik: Problemene på senteret er ikke en form for svart/hvit problematikk der en side har rett og den andre feil. Det er noe dypere enn det og jeg tror de trenger hjelp utenfra for å komme gjennom dette på en god måte. Det har satt seg en uheldig kultur. Det kan virke som en del av de ansatte plasserer hverandre i båser etter om du er for eller mot rektor/ledelsen. Fortrolige samtaler med ledelsen gir på tilsvarende måte inntrykk av et fiendebilde bestående av folk som har sluttet og en del av de som er ansatt i dag. Både ledelse og ansatte må greie å legge kategoriske svart/hvite holdninger bak seg. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

13 RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannen er glad for at en grundig undersøkelse av forholdene ved Sandnes Læringssenter nå bekrefter at det utføres et godt arbeid ved enheten og at de fleste medarbeiderne trives godt med arbeidet sitt. Videre at den uroen som har vært først og fremst skyldes at noen få ansatte, og tidligere ansatte, ikke har vært tilfreds med rektors lederstil. Rapporten dokumenterer at det er gode, administrative rutiner ved senteret, god økonomistyring og at lover, bestemmelser og avtaler for partene i arbeidslivet i all hovedsak har blitt fulgt. Det er særlig rektors lederstil og de ansattes tilfredshet som har vært i fokus ved undersøkelsen. Som beskrevet i rapporten får rektor god tilbakemelding fra de fleste av sine medarbeidere, Rådmannen har fulgt utviklingen ved senteret nøye, og har full tillit til rektor som leder. Rådmannen har forståelse for at det ved så store endringer og så stor vekst i aktivitetene ved senteret kan bli uro i arbeidsmiljøet, men mener at det har vært nødvendig med en tydelig og besluttsom ledelse for å få gjennomført de endringene som har vært påkrevd. At noen ansatte har opplevd endringene som belastende, at ting har gått for fort og at de ikke er tatt tilstrekkelig med på råd, må ledelsen ta til etterretning. Samtidig kan det se ut til at forventninger til involvering i prosess og medbestemmelse har vært for høye i forhold til hva som har vært mulig og formålstjenlig å imøtekomme. De strategiske grepene som er gjort på kommunenivå med å samle virksomheten og rendyrke voksenopplæringen ser ut til å være vellykkede. Sandnes Læringssenter framstår i dag som en virksomhet vi er stolte av å vise fram til besøkende. Det har skjedd effektivisering, prestasjonsforbedring og kvalitetsheving i virksomheten, det er nedfelt gode systemer og dokumenterbare rutiner, økonomien er under kontroll, turnover og sykefravær er lavt og medarbeidertilfredsheten har økt kraftig fra Score i 2010 på ledelse, kollegiale forhold og medbestemmelse er på (kollegiale forhold, medbestemmelse) og til dels over (ledelse) kommunegjennomsnittet. Når fakta nå foreligger, og disse bekrefter at forholdene ved senteret i overveiende grad er gode, er det betimelig å stille spørsmål ved grunnlaget for å starte en slik undersøkelse. På den ene siden er det positivt at vår oppfatning av Sandnes Læringssenter som en veldrevet virksomhet nå blir bekreftet, men på den andre siden har de involverte opplevd dette svært alvorlig. Både fokus i media og forløpet til undersøkelsen har vært belastende for arbeidsmiljøet ved Sandnes Læringssenter og spesielt tung for rektor. Rådmannen håper derfor at rapporten vil bidra til at det i Sandnes læringssenter Sandnes kommune

14 framtiden blir større fokus på det positive i arbeidsmiljøet, og at det internt i enheten blir arbeidet målrettet og aktivt med å finne løsninger på de utfordringene som er. RÅDMANNEN I SANDNES, Tore Sirnes Sign. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

15 RAPPORTEN Sandnes læringssenter Sandnes kommune

16 1 INNLEDNING Rogaland Revisjon IKS 1.1 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Bakgrunnen for prosjektet er at det i den siste tiden har vært satt søkelys på Sandnes læringssenter (SLS) både i Stavanger Aftenblad og i brev fra tidligere ansatte til kontrollutvalget. Spørsmålet har vært om personalbehandlingen og økonomistyringen i virksomheten er i samsvar med lover og regler, og hvorvidt Sandnes kommune etterlever regelverk og egne retningslinjer som arbeidsgiver. Formålet med denne undersøkelsen er å kartlegge Sandnes kommunes praktiske utøvelse av arbeidsgiver- og personalpolitikk på Sandnes læringssenter, sett i lys av lover, regler og interne retningslinjer. Systemer for og praktisk håndtering av økonomistyringen ved enheten skal også kartlegges. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Sandnes læringssenter organisasjonsform, struktur, ressurser, lederansvar. Hvilke styringsdokumenter ligger til grunn for den praktiske utøvelsen av arbeidsgiver- og personalpolitikk? Hvilke retningslinjer ligger til grunn for ledelsesfunksjonen? Hvordan er resultatene i medarbeiderundersøkelse og hvordan følges disse opp? Hvordan praktiseres kommunikasjon og medvirkning for tillitsvalgte og vernetjeneste? Hvordan praktiseres samarbeidet med overordnet nivå rådmannsfunksjon og personalavdeling? Enhetens HMS-rutiner og internkontroll? Hvilke ansettelsesrutiner har enheten? Hvilke varslingsrutiner praktiseres? Organisering av økonomistyring ved Sandnes læringssenter Hvordan kan man forklare den uroen som har vært ved enheten? 1.2 REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen Hovedtariffavtalen i kommunen Sandnes læringssenter Sandnes kommune

17 Sandnes kommunes regler for arbeidsgiver- og personalpolitikk, HMS- håndbok Virksomhetsplan for Sandnes læringssenter Metodisk er det benyttet intervjuer av ledelse og tillitsvalgte, samt dokumentgransking. Skriftlige redegjørelse fra aktuelle personer er mottatt og vurdert. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

18 2 FAKTABESKRIVELSE 2.1 SANDNES LÆRINGSSENTER - HISTORIKK I 1997 ble Sandnes VO-senter etablert. Frem til dette tidspunkt var voksenopplæringen spredt rundt på forskjellige lokaler, og en leder for voksenopplæringen var plassert på skolesjefens kontor. Ved etableringen av VO-senteret ble ledelsen av de ulike voksenopplæringstilbud samlet, og leder fikk tittelen rektor, og rapporterte til skolesjefen. Undervisningen foregikk på tre forskjellige steder, inntil de ble samlokalisert i Havnegaten i Da ble navnet endret til Sandnes læringssenter, og organisasjonsmessig ble de plassert under direktør for levekår i kommunen. Samlokalisering av hele virksomheten skjedde i Samtidig ble det foretatt en ny omorganisering i kommunen. Avdelingsstrukturen ble avviklet, og to-nivåsmodellen ble innført. Sandnes Læringssenter ble etablert som en egen resultatenhet der rektor rapporterte direkte til rådmannen v/kommunaldirektør levekår. Resultatenheten fikk ansvar for flerspråklig opplæring i skoler og barnehager og introduksjonsprogrammet for flyktninger i tillegg til voksenopplæringen. I 2008 ble flerspråklig opplæring i skoler og barnehager tatt ut av Sandnes Læringssenter, og etablert som en egen resultatenhet under kommunaldirektør oppvekst skole. I 2011 ble introduksjonsprogrammet flyttet ut, og Sandnes Læringssenter, som da var blitt en ren voksenopplæringsvirksomhet igjen, ble flyttet til oppvekst skole. Det har vært store forandringer i voksenopplæringen de siste årene, spesielt etter at kommunen begynte å bosette flyktninger. Norskopplæringen for disse er nå den største oppgaven innen voksenopplæringen. Den enkelte deltaker har rett til å få kartlagt sitt opplæringsbehov. I tillegg til disse norskkursene, er det lovfestet opplæring i norsk og samfunnsfag for flyktninger og innvandrere. De har rett og plikt til å delta i 300 timer norsk og samfunnsfag, hvorav 50 timer skal gis på morsmålet eller på et språk de forstår. Denne opplæringen er gratis. Det er også innført et toårig introduksjonsprogram for bosatte flyktninger i alderen år. Dette programmet har som formål å gi disse personene grunnleggende kvalifisering og bedre mulighet til å delta i yrkes- og samfunnsliv, og å få økonomisk selvstendighet. Dette programmet er individuelt opplagt. I løpet av de siste årene er deltakerantallet mer enn fordoblet, og dette har medført store endringer for de ansatte: Det har vært behov for flere ansatte, for forskjellige yrkesgrupper og med forskjellig bakgrunn. Det har også vært behov for utvidelse av Sandnes læringssenter Sandnes kommune

19 lokaler m.m. Flere av de ansatte har vært med på store endringer, med de utfordringer dette innebærer. 2.2 SANDNES LÆRINGSSENTER DAGENS ORGANISERING Sandnes læringssenter (SLS) er fra og med 1. januar 2011 organisert under kommunaldirektør oppvekst skole, mens SLS tidligere sorterte under kommunaldirektør levekår. SLS er en egen resultatenhet med eget budsjett og egen virksomhetsplan og måloppnåelse. Alle vi har vært i kontakt med, er glade for at SLS nå blir behandlet som en skole. Dette er gjennomført fullt ut, audiopedagoger og hørselskontakter har blitt overført til levekår idet de ikke drev undervisning men hadde med hjelpemidler å gjøre. Deler av Intro-avdelingen som ikke gjelder skole, er overført til flyktningeenheten som fra 30.mai 2011 ble samlokalisert med SLS. SLS har 43 årsverk, men antall ansatte i 2010 er flere (54) idet noen er ansatt i mindre stillingsbrøker. Figur 1 organisasjon av Sandnes læringssenter Direktør for oppvekst og skoler Rektor Avd. Fellestjenester Avd. Grunnopplæring Avd. Intro Avd. Norskopplæring Ledelsen ved SLS består av rektor og fire avdelingsledere for de enkelte avdelinger: - Fellestjenester er overordnet tjeneste med ansvar for saksbehandling, forvaltningsfunksjoner, utvikling av senteret og servicefunksjoner for alle avdelinger på senteret. - Avdeling norsk skal sørge for at alle rett- og pliktdeltakere som fullfører planlagt sluttnivå i individuell plan, meldes opp til norskprøven. Målet er at 90 % skal bestå muntlig prøve og at 70 % skal bestå skriftlig prøve i norsk. - Avdeling intro skal sørge for at 60 % av deltakerne skal ut i jobb eller videreutdanning, og 30 % av deltakerne som er arbeidssøkende ved avsluttet program, skal ha gått over i arbeid eller utdanning innen ett år etter avsluttet program. Denne avdelingen er beholdt bare for det som gjelder opplæring fra Resten er overført flyktningeenheten som er samlokalisert med SLS. - Avdeling grunnopplæring sørger for grunnopplæring til voksne, og har i tillegg ansvar for spesialundervisning. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

20 SAMARBEIDSUTV ALG I opplæringsloven er det vedtatt at skolene skal ha et samarbeidsutvalg: Samarbeidsutval ved grunnskolar Ved kvar grunnskole skal det vere eit samarbeidsutval med to representantar for undervisningspersonalet, ein for andre tilsette, to for foreldrerådet, to for elevane og to for kommunen. Den eine av representantane for kommunen skal vere rektor ved skolen. Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av teieplikt etter lover eller forskrifter, blir behandla i samarbeidsutvalet. Samarbeidsutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen. Dersom samarbeidsutvalet får delegert styringsoppgåver frå kommunen, kan kommunen nemne opp fleire representantar til utvalet. Kommunen kan nemne opp samarbeidsutvalet som styre for skolen etter 11 og 20 nr. 4 i kommunelova. Dersom kommunen nemner opp eit anna styre for skolen enn samarbeidsutvalet, skal minst to representantar for foreldrerådet vere med i styret. Inga av gruppene elevar, tilsette eller foreldre kan ha fleirtal i styret aleine. Rektor har rett til å møte, tale og komme med framlegg. Dette kravet til samarbeidsutvalg gjelder ikke for voksenopplæring som er Sandnes Læringssenter sitt ansvarsområde. Dette bekreftes i et brev fra Utdanningsdirektoratet til Interesseorganisasjonen for kommunal voksenopplæring, datert den 23. oktober Her skriver Utdanningsdirektoratet følgende: Som hovedregel er det ikke krav om opprettelse av råd og utvalg i forbindelse med opplæring særlig organisert for voksne. Reglene i opplæringslovens kapittel 4A er ment å gi en fullstendig regulering av opplæring spesielt organisert for voksne. Dette betyr at kravene i opplæringslovens kapittel 11 om Organ for brukermedverknad i skolen ikke gjelder for opplæring gitt etter opplæringslovens kapittel 4A. Lovens oppbygning er imidlertid ikke til hinder for at deltagere i opplæring særlig organisert for voksne gis flere rettigheter enn kravet er etter opplæringslovens kapittel 4A. Det ble vedtatt politisk i utvalg for helse- og sosialtjenester at også SLS skulle ha et samarbeidsutvalg. Samarbeidsutvalget ved SLS var forutsatt å iverksettes høsten Det første møtet ble holdt Det fremkommer ikke hvorfor det tok såpass lang tid. Selve ordningen med samarbeidsutvalg med utvidet mandat skal evalueres til høsten, idet det har vært gjennomført en stund i de fleste skoler i Sandnes. Samarbeidsutvalg gir andre grupper direkte innsyn i styring av skolen og enda større grad av medbestemmelse. Mandatet for samarbeidsutvalgene i Sandnes kommune er utvidet i forhold til loven, og dette gir samarbeidsutvalgene stor betydning 1 : Samarbeidsutvalgets sammensetning Samarbeidsutvalgets sammensetning følger bestemmelsene i opplæringslovens 11-1, og kommunens representant i tillegg til rektor er en politisk oppnevnt representant. Det enkelte samarbeidsutvalg drøfter og fastsetter elevenes rolle i utvalget med 1 Se sak i Utvalg for kultur og oppvekst , vi har ikke tatt med hele mandatet. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

21 utgangspunkt i elevenes definerte rolle og oppgaver fastsatt i opplæringslovens bestemmelser om brukermedvirkning, ref. opplæringslovens 11-1 om samarbeidsutvalg, 11-1 a om skolemiljøutvalg og 11-2 om elevråd. Utvalget konstituerer seg selv og velger leder, nestleder og sekretær (ref. opplæringsloven 11-7). Samarbeidsutvalgets ansvar: Samarbeidsutvalget er et rådgivende organ med ansvar og oppgaver som definert i opplæringslovens 11-1 med tilhørende forskrifter. Samarbeidsutvalget får i tillegg delegert følgende styringsoppgaver: Brukermedvirkning SU skal se til at brukermedvirkningen i skolen er organisert slik opplæringslovens kap. 11 fastsetter, og at skolens øvrige rådsorgan blir seg forelagt og hørt i de sakene som angår deres ansvarsområder før beslutning fattes. Skolens virksomhetsplan SU skal godkjenne skolens virksomhetsplan Leder for SU har rett til å delta i de årlige utviklingssamtalene mellom kommunaldirektøren og skolens ledergruppe. Resultatvurdering Skolens reglement Skolens regnskap og budsjett Utleie av skolens lokaler Delegering av fullmakter som SU har SU kan delegere fullmakter SU er gitt til rektor når SU finner det hensiktsmessig i forhold til mandat og oppgaveløsning. Konflikt SU skal se til at de beslutningene som fattes i utvalget ikke er i konflikt med lover, forskrifter, overordnede mål og kommunale vedtak, og at disse heller ikke er til hinder for rektors utøvelse av sitt mandat i henhold til lov, lederavtale og intern kontrakt. Uenighet mellom rektor og et flertall i utvalget i slike forhold kan tas opp med rådmannen for vurdering, eventuelt oversendes utvalg for kultur og oppvekst for endelig avgjørelse. Rapportering SU legger fram rapport for virksomheten i utvalget hvert år som en del av skolens resultatvurdering. 2.3 STYRENDE DOKUMENTER VED SANDNES LÆRINGSSENTER Vi har sett på de styrende dokumenter og beskrivelse av rutiner som finnes ved SLS. Dette er rutiner og dokumentasjon der de aller fleste er innført eller oppdatert etter at Sandnes læringssenter Sandnes kommune

22 skolen fikk ny rektor i Det er laget en virksomhetsplan som gjelder ut 2011, og det er i tillegg laget detaljerte rutinebeskrivelser for enhetsleder og alle avdelingsledere. 2 I disse fremgår alle oppgaver den enkelte har, inklusive alle rapporteringer, samt at det er lenker til de aktuelle skjemaer og beskrivelse av enkeltrutinene. Det er også laget møteplaner med avsatte datoer for medbestemmelsesmøter og møter i arbeidsmiljøutvalget (AMU). 2.4 ORGANISERING AV ØKONOMISTYRINGEN VED SANDNES LÆRINGSSENTER SLS finansieres over både kommunebudsjettet og ved statlige tilskudd. Netto driftsbudsjett er ca millioner per år. Omtrent halvparten av dette er refusjoner fra staten, øremerkede tilskudd, samarbeidsavtaler og salg av opplæringstilbud. Grunnskoletilbud og spesialundervisning finansieres, som alle andre grunnskoler, i kommunen. De største utgiftspostene er lønn og leie av lokaler. Økonomien ved SLS ble betydelig bedre da tilskudd til opplæringsprogrammene for flyktninger ble endret fra å være per klasse til å bli per hode. Dette gav SLS mye større frihet økonomisk. I 2010 endret den økonomiske friheten og spillerommet for SLS seg. Årsaken var at lovpålagt norskopplæring og samfunnskunnskap ble finansiert gjennom øremerkede statlige refusjonsordninger og salg av norskkurs til arbeidsinnvandrere. Refusjonsordningen per capita gjør at inntekter til kommunen fordeles over en tre-års periode, samtidig med at deltakere til norskopplæring har rettigheter og plikter over en fem-års periode. Innstramming i asylpolitikken medfører en reduksjon av statlige overføringer, idet antall asylsøkere har blitt redusert. 3 Vi har sett på resultatrapportering fra SLS i årene fra 2007 til 2010: Figur 2 Resultat økonomi ved SLS fra Rutinebeskrivelse for enhetsleder ligger ved i vedlegg. 3 Tilskottskalender 2011 fra fylkesmannen i Rogaland er vedlagt. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

23 Regnskap Budsjett Overskudd ANSETTELSESRUTINER OG REKRUTTERING Alle ansettelser i Sandnes kommune, bortsett fra enhetsledere, skjer i den aktuelle enhet. Ved SLS har rektor i hovedsak overlatt det praktiske rekrutteringsarbeidet til avdelingslederne på grunnskole- og på norskavdelingen å ansette pedagogisk personell. Leder for resultatenheten rektor - har inngått ansettelses- og lederkontrakt med kommunaldirektøren. Vi har i forbindelse med denne undersøkelsen sett på rekruttering ved SLS, for å vurdere om senteret dekker det kompetansebehovet de har. Vi har ikke gjennomgått søkerlister e. l. for alle stillinger, men fra ledelsen ved avdelingen og i kommunen får vi opplyst at det ved utlysning av stillinger er mange søkere. Det har vært mange å velge mellom, og de har god kompetanse. Senteret har ikke lenger audiopedagog, men på grunn av lav etterspørsel kjøpes disse tjenestene andre steder. I var det i følge avdelingslederne ved SLS, få søknader på utlyste stillinger. Det er ingen åpenbar årsak til dette. SLS hadde på den tiden aldersmessig slagside, gjennomsnittsalderen på ansatte var godt over 50 år. De ansatte den gangen fem studenter som manglet PPU (pedagogikken), men hadde fagutdannelse, selv om fagene kanskje lå litt utenom de mest aktuelle for SLS. Disse har siden fått forlenget sine engasjementer og de er snart ferdig utdannet med pedagogikk. Disse er de eneste ansatte som ikke hadde formell kompetanse ved ansettelse i følge ledelsen. De siste ganger SLS har lyst ut stillinger, har det vært i felles utlysinger i kommunen. I 2009 ble det utlyst Lærere Logoped Sandnes læringssenter Sandnes kommune

24 Inntaksrådgiver Programrådgivere Kokk/arbeidsleder prosjekt 2010: Hovedutlysning lærere (fellesutlysning for alle skolene inkl. SLS) 2011: Rektor - vikariat I dag er det mange kvalifiserte søkere til hver stilling ved nye ansettelser. Det har vært noen omplasseringer innad i kommunen, men dette skjer ved flere resultatenheter i kommunen, og de personene som får omplassering, er kvalifisert til arbeidet. 2.6 MEDBESTEMMELSE ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN TILLITSVALGT Tillitsvalgtordningen og fagforeningenes medbestemmelse skal praktiseres slik dette er formulert i Hovedavtalen. Den tillitsvalgte er primært valgt for å ivareta medlemmenes interesser og rettigheter. I tillegg skal den tillitsvalgte være en samarbeidspartner og rådgiver for arbeidsgiver/ledelsen. Den tillitsvalgte skal gjøre sitt beste for å skape godt samarbeid på arbeidsstedet. Det sies i alle avtaler at den tillitsvalgte skal trekkes inn så tidlig som mulig, og fortrinnsvis før beslutning tas VERNEOMBUD Det er lovfestet i arbeidsmiljøloven kapittel 6 at det skal være verneombud i en virksomhet. Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. At du er valgt til verneombud, betyr likevel ikke alltid at du skal tre inn på arbeidskollegaenes vegne hvis de har arbeidsmiljøproblemer, bare etter anmodning fra den det gjelder. Alle problemer bør først søkes løst av den som best kjenner dem, for eksempel ved at den enkelte tar opp saken med sin nærmeste overordnede. Dersom saken ikke løses, er det naturlig at verneombudet blir kontaktet. Tillitsvalgt etter avtaler og verneombudet har svært ofte overlappende oppgaver, dette går også frem av medbestemmelsesmøter og AMU som ofte behandler samme saker NÆRMERE OM OPPGAVENE I oppgavene til tillitsvalgt og verneombud, er det en del ord og uttrykk som har helt bestemt betydning. Det er lovfestet i arbeidsmiljøloven eller forhandlet frem i avtaler når og på hvilken måte medbestemmelse skal utøves. På den annen side er det viktig å Sandnes læringssenter Sandnes kommune

25 vite når leders styringsrett kan utøves. Finansforbundet har laget en liste som beskriver de enkelte forhold: Figur 3 Definisjoner i arbeidsforhold Arbeidsgiver Enhver som har tilsatt arbeidstakere for å utføre arbeid i sin tjeneste, og den som i arbeidsgivers sted leder virksomheten eller del av denne, jfr. aml. 4. Arbeidstaker Enhver som utfører arbeid i annens tjeneste. Besluttende myndighet Person eller organ som har myndighet til å fatte en beslutning som blir bindende for bedriften. Drøftinger En toveiskommunikasjon mellom personer/parter i spørsmål som gjelder felles interesser. Drøftelsene kan være innledet med en orientering. Enighet skal søkes oppnådd ved at partene lytter til hverandre og tar hensyn til hverandres synspunkter. Hvis enighet allikevel ikke oppnås har arbeidsgiver normalt i kraft av sin styringsrett rett til å treffe og iverksette beslutningen/vedtaket. I enkelte spørsmål er det et ufravikelig krav at drøftingen skal finne sted før vedtak treffes. I andre spørsmål skal drøftingen så vidt mulig foregå før selskapet fatter sine vedtak. Forhandling En toveis kommunikasjon på samme måte som drøftelser, men med den forskjell at vedtak ikke kan treffes i saker med forhandlingsrett før det er oppnådd enighet, eller at det har blitt brudd som avgjøres av overordnet instans. Arbeidsgiver har altså ikke styringsrett. Etablering og utvikling av arbeidsavtaler er et typisk eksempel på dette. 4 Hjemmel Det rettslige grunnlag som en avgjørelse bygger på. Informasjon/orientering En meddelelse, skriftlig eller muntlig, som tar sikte på å gi mottakeren informasjon, kunnskaper og opplysninger. Isolert sett innebærer orientering en enveiskommunikasjon i det den i seg selv ikke forutsetter dialog eller tilbakemelding. Dersom orienteringen omhandler konkrete tiltak, bør den om mulig gis før tiltaket besluttes og iverksettes. Personalforvaltning Administrere og treffe beslutninger i saker som angår de ansattes rettigheter og plikter i ansettelsesforholdet. Styringsrett Arbeidsgivers rett til å ansette og si opp arbeidstakere og til å lede og fordele arbeid MEDBESTEMMELSESMØTER Vi har i forbindelse med denne undersøkelsen gått igjennom innkallinger og referater fra møter om medbestemmelse, der tillitsvalgte deltar, i tiden fra til Det vil si at møtene dekker en periode der det var skifte av rektor, samtidig som det har vært flere skifter av tillitsvalgte. 4 Denne er justert slik at den passer til offentlige forhold. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

26 Vi finner ikke mange saker som refererer til drøfting, men skillet mellom informasjon og drøfting kan være flytende, og det er ikke alltid at dette fremgår av referat. Referatene gjengir forhandling om arbeidstidsavtale i 2008, og dette er et område der forhandling er pålagt etter hovedavtalen. Her ble det brudd i forhandlingene, og etter sentral behandling fikk arbeidsgiver medhold i at avtalen kunne gjennomføres ut fra deres premisser. Dette ble også en sak som hadde negative effekter i arbeidsmiljøet ved SLS. Etter vår vurdering synes intensjonene om tillitsvalgtes medbestemmelse i lov og avtaleverk å være tilfredsstillende ivaretatt. Det er lagt opp til møter etter faste planer, der aktuelle personer blir invitert. Det sendes innkalling med saksliste, og det skrives referat fra alle saker som blir behandlet ARBEIDSMILJØUTVALGET Arbeidet i arbeidsmiljøutvalget (AMU) er tilfredsstillende dokumentert. Det er dokumentert referater fra februar 2007 frem til våren FORHOLDET MELLOM FAGFORENINGER/TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD/AMU RISIKO FOR FEIL BEHANDLING En del av de sakene som tas opp i medbestemmelsesmøter med tillitsvalgte, er de samme som tas opp i AMU. Dette er helt normalt, idet det er saker som går både på arbeidsmiljø og på arbeidet generelt. Når sakene skal behandles raskt, kan det være en risiko for at ledelsen ikke klarer å skille behandlingen av sakene fra hverandre: Det som har vært oppe til orientering i medbestemmelse, kan bli vist til i AMU som ferdig drøftet, mens det i realiteten ikke har blitt gjort. Her kan det altså i noen saker være fare for at høyt tempo kan føre til at man ikke har tilfredsstillende prosedyrer og saksbehandling overfor ansattes representanter. Dersom slike ting skjer, kan det medføre at deltakere som er med i de forskjellige utvalg ikke får oversikt, og at avgjørelsen blir tatt uten reell medvirkning. Det fører også til frustrasjon for de tillitsvalgte som føler at de ikke har oversikten, og kanskje ikke gjør det de skal som igjen fører til usikkerhet i rolle og ansvar HMS RUTINER OG INTERNKONTROLL I den dokumentasjonen av styrings- og rutinedokumenter vi har gjennomgått fra Sandnes kommune, og fra Sandnes læringssenter, ser det ut til at HMS- rutiner og internkontroll ivaretatt. Det er en omfattende HMS-håndbok i kommunen, og enhetsledere må rapportere resultater og egne planer i følge håndboken. Vi har ikke sett noe i dokumentasjonen som tilsier at de aktuelle rutiner ikke blir fulgt. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

27 2.6.8 VARSLINGSRUTINER Sandnes kommune har laget regler for varsling etter arbeidsmiljølovens 2-4 og 2-5. Etiske retningslinjer og varslingsrutiner er sammenfattet i ett dokument, og de gjeldende retningslinjene ble vedtatt av bystyret I Sandnes kommune skilles det mellom om varselet gjelder en selv, da blir det behandlet som en klage, og dersom det gjelder andre og det blir behandlet som en varslingssak. Hovedregelen er at alle slike henvendelser skal behandles på lavest mulig nivå, oftest hos enhetsleder som kan la seg bistå av ressurspersoner i kommunen. Dersom varslingen skjer via HMS eller bedriftshelsetjenesten eller det gjelder ledelsen, behandles det av et varslingsråd som består av to faste medlemmer fra organisasjonsog økonomiavdelingen. Flere av de ansatte i kommunen ønsket at hovedverneombudet skulle være med i behandlingen av varslingssakene. Hovedverneombudet har vært med fra I vår dokumentasjon er det registrert to varslingssaker fra SLS hos varslingsgruppen. Den ene er datert , og gjelder oppfølging av en ordveksling på et møte i medbestemmelse. Varsler mener at det er vanskelig å diskutere dersom ikke unnskyldninger etter en ordveksling aksepteres. Den andre er datert og gjelder håndtering av en sykemelding, samt endring av arbeidsoppgaver. Sakene er behandlet av varslingsrådet, idet varslene gjelder ledelsen. Den ene saken endte opp med at det ble besluttet å megle mellom partene. Hvorvidt dette er gjennomført kommer ikke frem i saken. Den andre saken endte opp i et møte vedrørende håndtering av sykemeldingen, og endring i arbeidsoppgavene ble ivaretatt ved flytting i kommunen. I tillegg har vi fått dokumentert en bekymringsmelding fra verneombud og tillitsvalgt fra januar Denne saken er stilet til rektor, og gjelder direkte oppfølging av en sak der en ansatt var sykmeldt. Sandnes læringssenter Sandnes kommune

28 3 HVA ER ÅRSAKEN TIL UROEN VED SLS Vi har intervjuet: - Ledere på rådmannsnivå - Ledelsen ved SLS rektor og avdelingsledere - Tillitsvalgte - Verneombud - Tidligere ansatte som har hatt tillitsverv ved SLS Vi har også vært gjennom de skriftlige henvendelsene som foreligger fra tidligere ansatte. Disse beskriver deres opplevelse av arbeidsforholdende ved SLS. På generelt nivå tegner alle det samme bildet: - Det utføres et godt arbeid ved enheten og de fleste medarbeiderne trives godt med arbeidet sitt. - Det er imidlertid betydelige motsetninger og konflikter mellom rektor og enkelte nåværende og tidligere ansatte. 3.1 KULTURELLE FORHOLD VED SLS SLS var fra 2004 en arbeidsplass der flere ulike kulturer var i ferd med å smelte sammen, til tross for at det hadde vært en del motstand mot å slå sammen avdelinger innen voksenopplæringen, og å utvide området for SLS til også å omfatte mormorslærere og introduksjonsprogram for flyktninger da denne endringen skjedde. Lærerne hadde selvstendig arbeid og var vant til å finne ut av det meste selv, ikke minst ved voksenopplæringen der den øverste leder ikke var plassert på stedet. Leder for voksenopplæringen var jo ikke tilstede i det daglige, og hadde derfor hovedsakelig hatt rollen som en slags administrativ støtte. Gjennomsnittsalderen for de ansatte ved SLS var godt over 50 år, og flere av disse var svært selvstendige og erfarne medarbeidere. På det tidspunkt da konflikten begynte å vokse fram, var det ved SLS en kultur som var preget av: - Relativt svak formell ledelse - Svake eller uklare administrative rutiner og prosedyrer - Erfarne og selvstendige medarbeidere, med usedvanlig stor innflytelse over egen arbeidssituasjon, og uformelle ledere - En oppfatning om at mange eller alle skal involveres i de fleste beslutninger som fattes. - Flere alvorlige personalsaker, som bare delvis var kjent for medarbeiderne - Begrenset endringsvilje hos enkelte eller grupper av ansatte. Sandnes læringssenter Sandnes kommune