-vb DET KONGELIGE FORNYINGS- OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT. Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO

Transkript

1 DET KONGELIGE FORNYINGS- OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT Statsråden Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Deres referanse AI 2008/898 VØ referanse /1WE -vb Dato Statsregnskapet for Resultatet av den årlige revisjon og kontroll Departementet viser til Riksrevisjonens brev av 19. juni 2008 med merknader til resultatet av den årlige revisjon og kontroll for Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) vil først få gjøre oppmerksom på at Riksrevisjonenes beskrivelse under pkt 4.7 om katastrofe- og beredskapsplaner i Konkurransetilsynet (KT) ikke gir et korrekt uttrykk for status. KT har i brev av 13. november 2007 meddelt FAD at "Konkurransetilsynets beredskapsplan basert på Sivilt beredskapssystem nå er godkjent av konkurransedirektøren'. Kopi av planen fulgte vedlagt brevet. Videre opplyses det at Konkurransetilsynet har gjennomført beredskapsseminar om krisehåndtering for ledergruppen i den forbindelse har KT utarbeidet et eget krisehåndteringsopplegg og krisekommunikasjonsplan som er koordinert opp mot beredskapsplanen. FAD ber om at teksten i dokumentet reflekterer dette Nedenfor følger departementets Øvrige kommentarer til de forhold som er tatt opp i pkt 5. under Riksrevisjonens merknader. 5.1 Anskaffelser Riksrevisjonen stiller spørsmål ved kvaliteten på departementets tiltak, sett i lys av de omfattende bruddene på anskaffelsesregelverket på eget departementsområde og i forvaltningen for Øvrig. Riksrevisjonen ber departementet opplyse om hvordan det vil følge opp at anskaffelsesregleverket etterleves. For oppfølging av etterlevelsen av anskaffelsesregelverket internt og i underliggende etater vil Postadresse : Postboks 8004 Dep, 0030 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: Telefaks: Org. nr.:

2 FAD i utgangspunktet vise til den relativt omfattende omtale av arbeidet med anskaffelsesregleverket som ble gitt i departementetsbrev til Riksrevisjonen av 9. mai A sikre riktig etterlevelse er etter departementets mening en kontinuerlig prosess med bl.a. mange organisatoriske og kompetansemessige utfordringer. Kvalitet og effekt av tiltak som gjøres pa området kan derfor ikke alltid måles innenfor en relativt kort tidsperiode. men må sees i et noe lengre perspektiv. Uansett krever riktig forståelse og bruk av regelverket en tett og direkte oppfølgning av alle impliserte, noe departementet har lagt opp til både ved a tilføre ressurser og kompetanse innenfor egen organisasjon, og gjennom å holde et kontinuerlig fokus på anskaffelsesområdet i den løpende etatsstyringsdialogen særlig i forhold til fylkesmannsembetene, Departementeneservicesenter og Statens Pensjonskasse. Når det gjelder oppfølgningen av hvordan etterlevelsen av anskaffelsesregleverket kan bli bedre i forvaltningen mer generelt, vises det til ordskifte i Stortinget den I. april 2008 i f m behandlingen av Innstilling S nr 172 ( ) om Statsregnskapet for Som regelverksforvalter har FAD satt i verk en rekke tiltak for å bedre etterlevelsen av regelverket. For å heve kompetansen om regelverket ga departementet ut en omfattende veileder til regelverket i Fra I. januar 2008 opprettet regjeringen et nytt direktorat for forvaltning og IKT (DIFI), der elt av satsningsområdene er innkjøp. DIFI skal bidra til å styrke kompetansen om offentlige innkjøp gjennom kunnskapsspredning og informasjon. Gjennom arbeidet for å øke broken av elektroniske innkjøpsprosesser i offentlig sektor skal DIFI bidra til at offentlige innkjøp foretas på en bedre, enklere og sikrere måte. DIFI kan allerede tilby et verktøy som skal bidra til at regelverket blir fulgt. Det er inngått nye rammeavtaler med tilbud til nesten alle offentlige virksomheter om innføring og bruk av elektroniske verktøy til støtte for gjennomføringen av hele innkjøpsprosessen. FAD ser tilbudet fra DIFI som et viktig bidrag i arbeidet med å heve innkjøpskompetansen i forvaltning generelt. Som det fremgår av fomyings- og administrasjonsministerens innlegg i Stortinget, har også systemet for håndhevingen av regelverket blitt styrket gjennom innføring av gebyr for ulovlige direkte anskaffelser og økte bevilgninger til KOFA for å redusere saksbehandlingstiden for klager om brudd på regelverket. I stortingsdebatten kom det fram at Stortinget ønsker at regjeringen kommer med en egen sak om håndteringen av anskaffelsesregelverket. FAD tar sikte pa å komme tilbake til Stortinget på en egnet måte. I forbindelse med dette arbeidet ønsker FAD imidlertid først å få et bedre grunnlag for å vurdere hvilke tiltak som kan være mest effektive for å styrke etterlevelsen av regelverket. Departementet tar derfor sikte på å få gjennomført en kartlegging og analyse av bruddene på innkjøpsregelverket før saken legges frem for Stortinget. 5.2 Fylkesmannsembetene Fornyings- og administrasjonsdepartementet har i brev til Riksrevisjonen opplyst at det følger av styringsmodellen for fylkesmannsembetene at FAD verken skal eller kan vurdere/etterse om oppgaver skissert i embetsoppdraget er tilstrekkelig innarbeidet i embetenes virksomhetsplaner. Riksrevisjonen ber departementet opplyse hvem som har ansvaret for styringsprosessen og for at fagdepartementenes embetsoppdrag tas hensyn til i embetenes virksomhetsplaner og om departementet eventuelt vil treffe tiltak for å sikre en mer enhetlig faglig styring fra de ulike departementene. Videre ber Riksrevisjonen departementet vurdere om embetene har tilfredsstillende Side 2

3 styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag for å følge opp egne aktiviteter og resultater Styring av.fylkesmannsembetene Ansvaret for fylkesmannens virksomhet og de avgjørelser som treffes, tiligger den statsråd som er overordnet oppgaveansvarlig for det aktuelle fagområdet, jfr. også Fylkesmannsinstruksens 1: "de enkelte departementer har direkte faglig instruksjonsmyndighet overfor fylkesmannen innen vedkommende departements saksområde". FAD er administrativt overordnet fylkesmennene. Dette innebærer at FAD har et hovedansvar for styringssystemene, jfr. også pkt i Bestemmelser omøkonomistyring i staten. Dette betyr imidlertid ikke at FAD har ansvar for at et bestemt embetsoppdrag er tilstrekkelig ivaretatt i det enkelte embetets virksomhetsplaner. For det første er virksomhetsplanene embetenes interne dokumenter, verken fagdepartementene eller FAD skal godkjenne disse planene. For det andre er det de ansvarlige fagdepartementers oppgave å vurdere om det enkelte embetet utfører oppdragene sine på en betryggende måte, da en slik vurdering krever særskilt sektorkunnskap om oppdragets egenart, risiko og vesentlighet. Felles tildelingsbrev og elektronisk embetsoppdrag etter en strukturert mal har bidratt til mer enhetlig styring enn tidligere. FAD har ikke planer om ytterligere tiltak, fordi særtrekk ved de ulike sektorene taler mot en slik tilnærming. FAD mener generelt at embetene har tilfredsstillende rutiner for styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag for å følge opp egne aktiviteter og resultater. Ansvarlig fagdepartement må selv vurdere situasjonen på det enkelte fagområdet lnterimskonti Flere av fylkesmannsembetene hadde fortsatt store beløp på interimskonti ved årsskiftet. Riksrevisjonen har gjentatte ganger rapportert om saken uten at forholdet er forbedret, og har dessuten påpekt departementets ansvar for at regnskapsføringen skjer i samsvar med bevilgningsreglementets krav. Riksrevisjonen ber departementet opplyse hvordan det vil sikre at fylkesmannsembetene etterlever bevilgningsreglementet og departementets retningslinjer. I departementets brev av ble det redegjort for Fornyings- og administrasjonsdepartementets oppfølgingstiltak i tilknytning til embetenes interimskonti per Som det fremgår av nevnte brev har FAD fulgt opp gjennom brev av til samtlige fylkesmannsembeter, med orientering om resultatet av FADs gjennomgåelse av embetenes innrapportering ved årsavslutningen Det enkelte embetet skal i tilstrekkelig omfang ha evaluert og eventuelt justert rutinene for håndtering av forskuddsbetalte prosjektmidler fra statlige oppdragsgivere i god tid før årsavslutningen I tillegg har FAD på bakgrunn av vesentlighets- og risikovurdering særskilt tatt opp saken i brev, alle datert , til: Fylkesmannen i Telemark, Nordland og Finnmark hadde interimsført ca 40 mill. kroner eller nær 95 % av embetenes samlede interimsførte beløp av statlige Side 3

4 prosjektmidler ved årsavslutningen De tre nevnte embeter skal innen redegjøre for iverksatte tiltak, hemnder skal embetene vurdere om tiltakene sikrer at embetenes håndtering av forskuddsbetalte prosjektmidler ved årsavslutningen i 2008 er i samsvar med FADs retningslinjer. p Utenriksdepartementet hadde finansiert om lag 34 mill. kroner eller ca 80 7c av embetenes samlede interimsførte beløp av statlige prosjektmidler per UD er bedt om å avklare med Fylkesmannen i Finnmark hvordan prosjektmidler i tilknytning til embetets engasjement i Russland skal stilles til disposisjon, slik at midlene i 2008 og i senere år disponeres i overensstemmelse med kontantprinsippet og ettårsprinsippet. Herunder er UD bedt om å vurdere om det er mer hensiktsmessig at midlene i stedet stilles til disposisjon ved bruk av årlige belastingsfullmakter til Fylkesmannen i Finnmark. Kunnskapsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Kommunal- og regionaldepanementet og Landbruks- og matdepartementet. Disse departementene ogleller deres underliggende virksomheter hadde finansiert det aller meste av embetenes resterende samlede interimsførte beløp av statlige prosjektmidler per Disse departementene er bedt om å bidra til at størrelsen på, og tidspunktet for prosjektmidlene som stilles til disposisjon for embetene, er mest mulig realistisk i forhold til oppgavens art og embetes tilhørende utgifter i det enkelte budsjettåret. Disse departementene er videre bedt om i nødvendig grad og i god tid før årsavslutningen, å avklare med fylkesmannsembetene hvordan ubrukte prosjektmidler skal håndteres. hemnder om disse eventuelt skal inntektsføres av embetet i inneværende budsjettår. FAD er av den oppfatning at ovennevnte tiltak vil bidra til begrenset risiko for at embetene fortsatt har interimsføn større beløp i tilknytning til forskutterte prosjektmidler fm statlige virksomheter ved årsavslutningen Som det også fremgår av FADs brev av vil FAD ved årsavslutningen for 2008 pålegge embetene å innrapportere oversikt over interimsførte beløp. Denne innrapporteringen vil kunne bekrefte om de iverksatte tiltak i løpet av 2008 har gitt ønsket effekt, eventuelt om FAD må iverksette ytterligere tiltak for å begrense risikoen for fremtidige brudd på retningslinjene for håndtering av statlige, forskutterte prosjektmidler. 5.3 Statens Pensjonskasse Måloppnåelse, etatsstyring og rapportering Riksrevisjonen stiller spørsmål ved den mangelfulle rapporteringen knyttet til statsarbeidersaken i budsjettproposisjonen for FAD viser til departementets svar til Riksrevisjonen av 9. mai Departementet ser at bevilgningsanslaget knyttet til statsarbeiderne i 2008 med 75 mill. kroner burde vært eksplisitt omtalt i budsjettforutsetningene under kap Tilskudd til Statens Pensjonskasse i St.prp. nr. I ( ). Departementet viser likevel til at det i de fleste budsjettrunder vil være en rekke enkeltendringer både på premiesiden (inntektssiden) og utbetalingssiden knyttet til beregningen av nettobevilgningen på kap. 1542, og at det derfor ofte vil være et spørsmål om hvilken detaljeringsgrad som skal legges til grunn i omtalen til Stortinget. Departementet ser imidlertid som nevnt at statsarbeidersaken er av en slik art at den burde vært nærroere Side 4

5 omtalt i den aktuelle budsjettproposisjonen. Departementet viser for øvrig til St.prp. nr. 39 ( ) der det er redegjort grundig for oppfølgingen av statsarbeidersakene. Riksrevisjonen stiller spørsmål ved hvorfor kvaliteten i SPKs medlemsdata fremdeles ikke er tilfredsstillende. Videre viser Riksrevisjonen til departementets uttalelse om at omtalen av Prosjekt Datakvalitet har vært noe ufullstendig i budsjettproposisjonene for perioden Departementet vil understreke at kvalitetssikring av medlemsdata er et tidkrevende arbeid. Hovedårsaken til at dette arbeidet fortsatt ikke er avsluttet er at omfanget av Prosjekt Datakvalitet har blitt vesentlig utvidet underveis. I gjeldende prosjektplan, som omfatter samtlige medlemmer med aktivt medlemskap eller oppsatte pensjonsrettigheter i SPK, er det lagt opp til sluttføring av kvalitetssikringen av medlemsdata innen primo Departementet vil følge opp overfor SPK slik at denne tidsplanen blir overholdt og ev. forsen noe om mulig. Departementet ser at omtalen av utvidet omfang og status for kvalitetssikringen av medlemsdatabasen i SPK kunne vært noe mer konkret og fullstendig i budsjettproposisjonene, spesielt i proposisjonene for 2007 og 2008, jf. departementets svar til Riksrevisjonen av 9. mai Departementet tar sikte på å orientere om oppdatert plan og status for kvalitetssikringsarbeidet i St.prp. nr. 1 for Riksrevisjonen stiller spørsmål ved hvordan Fornyings- og administrasjonsdepartementet kan rapportere at målet om rett pensjon til rett tid er oppfylt På bakgrunn av den manglende måloppnåelsen for rett pensjon til rett tid og datakvalitet, stiller Riksrevisjonen også spørsmål ved departementets overordnede styring av SPK. Hovedfokus i mål- og resultatstyringen av korrekte pensjonsutbetalinger har vært på utbetaling av nye pensjoner. Dette målet har SPK rapportert på til departementet i en årrekke, og departementet har rapportert årsresultatene i de årlige budsjettproposisjoner. Det har da tydelig fremgått at resultatkravet knytter seg til utbetaling av nye pensjoner. Resultatkravet har for øvrig ikke vært oppfylt hvert år. men det har vært en vesentlig forbedring og stabilisering av resultatene de seneste årene. FAD anser at kvalitetsmålingen av nye pensjoner er en god og relevant resultatindikator for målet om rett pensjon. Departementet viser for øvrig til Riksrevisjonens vurderinger av målsettinger og resultatkrav knyttet til etatsstyringen av departementets underliggende virksomheter for 2003, hvor Riksrevisjonen anså resultatkravene som departementet stiller til SPK for å være "relevante, konkrete og målbare". Departementet ser imidlertid at indikatoren ikke fullt ut dekker kvalitetssikringen av det generelle målet om korrekte pensjonsutbetalinger. SPK vil derfor fremover også ha økt fokus på kvalitetskontroll av løpende pensjoner og endringer i pensjonsutbetalingene. SPK vil videre etablere forbedrede kontrollrutiner i forhold til økt sporbarhet og dokumentasjon relatert til mål og resultatkravene for rettidige pensjonsutbetalinger. Departementet vil følge opp ovennevnte forbedringspunkter i den løpende etatsstyringen av virksomheten Fastsettelse ar regelnerk Riksrevisjonen viser til SPKs håndtering av underdekningssaker i 2004, og ber i lys av dette om al departementet opplyser om hvordan SPK skal behandle Side 5

6 eventuell over- eller underdekning som identifiseres ved overgang til nytt premieberegningssystem (SFINX). Departementet registrerer at Riksrevisjonen trekker frem SPKs håndtering av hjemmelssakene i 2003/2004 knyttet til akkumulert underdekning for enkelte medlemsvirksomheter i SPK. Departementet vil i denne sammenheng presisere at hovedårsaken til at de aktuelle sakene kunne oppstå den gang. d.v.s. at underdekning kunne akkumuleres over flere år, var at SPK før 2004 ikke foretok årlige forsikringstekniske oppgjør for premiebetalende virksomheter med fiktive fond i pensjonskassen. Det var altså mangelfull forsikringsteknisk oppfølging som var hovedårsaken til at disse sakene oppstod, og ikke manglende regelverk i seg selv. Fra 2004 har SPK bedret rutinene ved at det etter dette er blitt foretatt årlige forsikringstekniske oppgjør for medlemsvirksomheter med fiktive fond. Det tillegges imidlertid også at både departementet og SPK har sett et klart behov for et nærmere regelverk som tydeliggjør forutsetningene for SPKs oppfølging av premiebetalende medlemsvirksomheter. At SPK måtte frafalle deler av kravene for et antall medlemsvirksomheter i 2004, kan heller ikke direkte tilskrives manglende regelverk. Spørsmål om bl.a. foreldelse var sentralt i denne sammenheng, og har altså primært sammenheng med den mangelfulle forsikringstekniske oppfølgingen av de aktuelle medlemsvirksomheter før Når det gjelder ev. under- eller overdekning som oppstår som følge av innføring av nytt premieberegningssystem i SPK, er FAD p.t. i dialog med Finansdepartementet om hvordan dette skal håndteres. Dette dreier seg da om håndtering av ev. systennekniske avvik som vil kunne oppstå ved overgang til nytt, automatisert premieberegningssystem i SPK og er i så måte en spesiell og avgrenset problemstilling knyttet til overgangen mellom to typer tekniske oppfølgingssystemer. Det aktuelle regelverk (forskrift og retningslinjer) som er under utarbeidelse vil primært ha som formål å være dekkende for den løpende forsikringstekniske oppfølgingen i SPK. Departementet vil for øvrig peke på de vesentlige forbedringer i SPKs oppfølging av premiebetalende medlemsvirksomheter de senere år som følger av gjennomføring av årlige forsikringstekniske oppgjør (for virksomheter med fiktive fond) og innføring av nytt teknisk premieberegningssystem. Når i tillegg det aktuelle regelverket etter hvert også kommer på plass, har SPK samlet sett et langt bedre oppfølgingsgrunnlag og - system enn tidligere. Riksrevisjonen viser videre til at manglende regelverk har betydning for arbeidet med sluttoppgjør ved utmeldelse, og ber departementet opplyse om de økonomiske konsekvensene manglende regelverk har hatt for beregning av sluttoppgjør. Departementet kan ikke se at det er grunnlag for å si at manglende regelverk har hatt vesentlige økonomiske konsekvenser for beregningen av sluttoppgjør. Manglende regelverk har riktignok medført at håndteringen av sluttoppgjør har vært relativt tidkrevende. Dette har bl.a. medført at perioden for beregning av renter av sluttoppgjøret, d.v.s. perioden mellom utmeldingstidspunkt og tidspunkt for utbetaling/innbetaling av sluitoppgjørsbeløp, har vært noe lenger enn den trolig vil bli med et klarere regelverk på plass. Når det gjelder selve sluttoppgjorsberegningene. er det som nevnt ikke grunnlag for å fastslå økonomiske konsekvenser av manglende regelverk. I det pågående regelverksarbeidet legges det i all hovedsak opp til å videreføre prinsippene fra de senere års sluttoppgjør i SPK. Side 6

7 Riksrevisjonen stiller også spørsmål ved tidsbruken for arbeidet med ny forskrift, og ber departementet opplyse når arbeidet kan forventes sluttført. FAD viser til departementets svar til Riksrevisjonen av 9. mai 2008, hvor det fremgår at en arbeidsgruppe med deltakere fra FAD, SPK og Finansdepartementet er i sluttfasen av sitt arbeid med å utarbeide forslag til forskrift til 18 i SPK-loven. Med forbehold om fremdriften i den videre saksgang som bl.a. er relatert til en høringsrunde som ma gjennomføres, anslår FAD at et sannsynlig ikrafttredelsestidspunkt for forskriften vil kunne være på plass fra 1. januar Departementet er for øvrig ikke uenig i at arbeidet med ny forskrift har tatt noe lang tid, men vil samtidig understreke at det her er snakk om et relativt komplisert og omfattende arbeid Arskriiiii?i.e a, lån Riksrevisjonen mener det er uheldig at SPK har avskrevet tap på lån i strid med fullmakten fra departementet, og stiller spørsmål ved hvordan Fornyings- og administrasjonsdepartementet vil sikre at fullmakten følges for framtiden. SPK har beklaget dette forholdet overfor departementet, og SPK har videre opplyst om at de har iverksatt tiltak for forbedring av rutinene knyttet til avskrivninger av lån. FAD vil følge opp at fullmakten følges for fremtiden i den løpende etatsstyringen av virksomheten. dels ved en oppfølging av interne kontrollrutiner og dels gjennom en noe utvidet rapportering om avskrivninger av Ian i den ordinære perioderapporteringen fra SPK Ai skrivning av for mye utbetalt pensjon Riksrevisjonen stiller spørsmål ved grunnlaget for departementets praktisering og hvorvidt etatsstyringen har vært tilstrekkelig på dette området. Det vises til departementets svar til Riksrevisjonen av 9. mai Departementet godkjente i etter forslag fra SPK. en endret beregningspraksis for utregning av avskrivningsbeløp relaten til den aktuelle fullmakten. FAD registrerer at dette bl.a. medfører at færre avskrivningssaker vil bli fremmet for departementet for godkjenning. FAD tar Riksrevisjonens bemerkning til etterretning og departementet vil foreta en gjennomgang av oppfølgingsrutinene pa dette området. Med hilsen Heidi Grande RøysJ Side 7