Bø Frivilligsentral - Et ressurssenter en møteplass

Transkript

1 Bø Frivilligsentral - Et ressurssenter en møteplass Bø Frivilligsentral Januar 2019

2 Bilde på forsiden: Vi tok en skikkelig opprydning på permlagert. Det ble mye papirarbeid som gikk i papirkurven. Tom Roger Mittak (f.v.) og Dennis Salomonsen gjorde en stor innsats i Foto: E.Haugen Forord Året 2018 er vel blåst. Det var riktignok litt uvanlige utfordringer underveis, da daglig leder hadde en fraværsperiode. Det var nok sunt for virksomheten, for da begynte vi med enda mer fokus på rutiner og det å være en robust organisasjon. Vi bestemte oss for å satse på å ansette en 50 % stilling som frivillighetskoordinator fra neste år. Aktiviteten og bruken av huset har økt gradvis, selv om ikke leieinntektene var rekordstore. Det har vært mange «små» leietakere, og ikke de «store» kursene i regi av NAV. Vi fikk allikevel et godt økonomisk resultat, takket være Espedalens legat, momsreformen og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets tilskudd. «Etter skoletid» er fremdeles populært og samtidig ressurskrevende på tirsdager. Det er også utstyrsbanken blitt. Vi er blitt en del av et nasjonalt nettverk av utstyrsbanker BUA. Det vil gjøre at brukerne får bedre service og vi får et bedre administrasjonssystem. Det er ressurskrevende å registrere alt utstyret som vi har, men vi håper det blir verdt innsatsen. På slutten av året, fikk vi en del helt nytt utstyr som ski, hjelmer. staver og snowboard fra BUAordningen. Dette måtte vi kjøre og hente på Modum. Det er hyggelig å låne ut fint utstyr, spesielt til barna. Bø, 17. januar 2019 Elisabeth Haugen Daglig leder Rapporten er godkjent av styret for Bø Frivilligsentral Anne Britt Grivi Per Atle Einan Frøydis Haukeland Styreleder Nestleder Styremedlem Tone Aarnes Evy Beate Tveter Kjell Evju Styremedlem Styremedlem Styremedlem 1

3 Innhold Forord... 1 Styret Bø Frivilligsentral Evaluering av tiltak i Handlingsplan for HOVEDMÅL Resultatmål Resultatmål Resultatmål Resultatmål Resultatmål

4 Styret Bø Frivilligsentral Navn Repr Verv På Valg Anne Britt Grivi BRK Leder 2019 Per Atle Einan BRK Styremedlem 2020 Tone Aarnes BRK Styremedlem 2019 Frøydis Haukeland BK-ansatt Styremedlem 2020 Evy Beate Tveter BK-f.valgt Styremedlem 2019 Kjell Evju Lag og for. Styremedlem 2020 Hilde Kari Skaftesmo Lag og for. Varamedlem 2020 Marita Valkeinen BK-ansatt Varamedlem 2020 Petra Amundsen Lag og for. Varamedlem 2020 VALGKOMITE Tore Bjørn Pettersen Medlem 2020 Margit Helga Thoen Medlem 2019 Evaluering av tiltak i Handlingsplan for 2018 Hovedmål 1 Bidra til å styrke og motivere til frivillig innsats i lokalsamfunnet, gjennom å være en egen aktivitetsarena og katalysator til andre organisasjoner for folk som ønsker å være frivillig. Resultatmål 1.1 BøF skal være godt kjent i lokalsamfunnet og gi god informasjon om aktiviteter Tiltak Strategiplan for markedsføring Strategisk markedsføring av lokalene våre, rettet mot de frivillige, arrangement, utstyrsbanken og andre tilbud. Det er ikke blitt prioritert. Vi har markedsført oss allikevel gjennom mail, facebook, hjemmsiden, annonser i Bø Blad, plakater m.m. Vi har ikke satt opp dette i en bestemt tidsplan. Mål: 1 Indikator: Antall planer Måloppnåelse: 0 % Tiltak Være et service- og støtteorgan for andre organisasjoner Mål: 15 organisasjoner som vi samarbeider med om konkrete tiltak og markedsfører via oppslagstavla vår, sosiale medier, internett og via hjemmesiden vår. Et eksempel er at vi markedsførte Språkkafèen på biblioteket og alle Bø Røde Kors aktiviteter via vår frivillig.nokonto. Måloppnåelse: 75 % 3

5 Resultatmål 1.2 Vi skal initiere og samarbeide om behovsrettede, helsefremmende og sosiale aktiviteter og tiltak Tiltak Åpent kontor Vi skal ha et åpent og bemannet kontor der alle skal føle seg velkommen. Vi har god aktivitet på huset og har fått positive tilbakemelding på at det er hyggelig å være her. Folk kommer innom for å; låne og levere utstyr kjøpe batterier melde seg som frivillig be om hjelp spørre om lokalene våre få informasjon og nøkler ifb leieavtale ta en prat m.m Vi har satt begrenset åpningstider på døra og har stengt for publikum på mandager. Primær åpningstid er kl Tiltak Hjelpe Vi har formidlet frivillig hjelp til de fleste som har spurt. Det er få som spør om praktisk hjelp. Vi videreformidler henvendelser om hjelp til andre instanser, dersom vi ikke har frivillige til oppdraget. I år har vi hatt 25 oppdrag der vi har hjulpet eldre med vedbæring, snømåking og annet. Tiltak Aktive Eldre Daglig leder deltar i styringsgruppa for prosjektet «Aktive Eldre» og bidrar til prosjektet gjennom å; Søke om prosjektmidler. Tilrettelegge lokaler for Kafé for eldre, «Lyst på Livet» og Trim for eldre Opprettholde sykkeltilbudet for eldre med elektriske sykler: Mål: 1 Indikator: Frivillig ildsjel. Måloppnåelse: 3 frivillige Mål: 3 Indikator: Antall sykler som står klare på Bø Sjukeheim for turer i mai-september Måloppnåelse:2 sykler stod klare Mål: 5 Indikator: Antall frivillige sykkelpiloter Måloppnåelse: 3 frivillige piloter Sykkelprosjektet ble vellykket i sommer. Vi har fått viktig bidrag fra Folkehelsekoordinator, Frøydis Haukeland, som koordinerer aktiviteten på Sjukeheimen. Det har vært tre frivillige sykkelpiloter i hele sommer, og turene har vært hver torsdag. 4

6 Bilde: Halvor Gåra sykler i vei fra Bø sjukeheim. Foto: E. Haugen Tiltak Etter skoletid Vi har aktivitetstilbud «Etter skoletid» for barn i 5.-7.klasse hver tirsdag i skoleåret med gratis mat og frukt. Måltall: 5 frivillige fast hver gang. Måloppnåelse: 65 % Måltall: 38 dager i året. Måloppnåelse: 100% Måltall: 45 barn som kommer i gjennomsnitt. Måloppnåelse:100% Vi fikk prosjektmidler på kr ,- fra Barne,- ungdoms og familiedirektoratet (Bufdir) og aktiviteten fortsetter. Vi har samarbeid med elever fra Innsats for andre og frivillige som er med hver gang. Vi satt inn annonse to ganger i Bø Blad for å rekruttere flere hjelpere. Dette var det ingen respons på. Vi har to frivillige som er her hver gang, og forsøker hele tiden å fylle på med flere. Det er fremdeles behov for å få faste frivillige. Vi har innledet et nytt samarbeid med Samtun, der det er flere flinke voksne ungdommer som kan bidra. Vi hadde et spennende foredrag av Ole Andre Sivertsen på slutten av året. Bilde: Barna eksperimenterte med å sette ulik farge på vann. Foto: E.Haugen Tiltak Barnas Marked Mål: 2 arrangement Måloppnåelse: 50% 5

7 Vi arrangerte Barnas Marked lørdag 20. oktober. Vi har fått en frivillig som vil ta ansvar for det hele, og vi har nok frivillige hjelpere. Det var fullt hus og 17 salgsboder. Vi hadde hoppemoro i Kinosalen og kiosksalg i Kafè Anno. Tiltak Legge til rette for Småbarnstreff Vi har lokalene klare, og det er en liten gruppe på 5-10 personer som kommer. Det kunne vært mange flere, men vi har ikke jobbet med markedsføringen. Mål: Åpent hele skoleåret. Måloppnåelse: 100% Tiltak Utstyrsbank Vi jobber med å ha en utstyrsbank som funger godt og der primært folk som trenger det kan låne aktivitetsutstyr. Mål: 200 Indikator: Antall utlån i året Måloppnåelse: 100 % Dette er en tydelig utfordring å ha kapasitet til å organisere Utstyrsbanken. Vi er tilknyttet BUA og har et datasystem som kan være til hjelp. Det krever mer ansatt-ressurser. Vi har bygd om hele kjelleren og registrert mye utstyr i BUA Bø. Et utlånssystem er viktig for oss. Vi vil lettere gi rapporter og bilde av aktivitet og behov. Se Bilde: Her ser vi forsiden til BUA-ordningen som vi er en del av. Tiltak Dansegalla Arrangere dansegalla for utviklingshemmede. Mål: 2 Indikator: Antall ganger Måloppnåelse: 100% Det var frivillige som gjennomførte Vårgalla og Høstgalla. Flotte arrangement med 55 gjester og 15 frivillige. Tiltak Fredagsdisco Få en ansvarlig leder for Fredagsdisco. Mål: 1 Indikator: Antall lønnet leder av Norsk Forbund for Utviklingshemmede Mål: 9 Indikator: Antall arrangement Måloppnåelse 100% 6

8 Vi hadde en ansvarlig for fredagsdisco frem til sommeren. Det fungerte ganske bra. Vedkommende flyttet i sommer. Vi fikk ny leder for høsten og det har fungert godt. Vi har frivillige medhjelpere hver gang og vi tilrettelegger alt for dem. Daglig leder bidrar med organiseringen, men er ikke med på gjennomføringen. Tiltak Samarbeidsavtaler med lag og foreninger Opprettholde og videreutvikle etablerte samarbeidsavtaler med frivillige organisasjoner. Mål: Ha en oppdatert Samarbeidsavtale Mål: Tilrettelegge for leksehjelp Mål: Samarbeide om 3 arrangement Mål: Søke om tilskudd til deres aktiviteter Mål: Ha felles samtaler med nye frivillige Måloppnåelse 100 % på alle målsetningene. Vi har nå formelle avtaler med; - Bø Røde Kors o Samarbeid om frivillige, leksehjelp, juletrefest, Barnas Dag og Ferie for alle - Bø og Sauherad Hørsellag Mål: Indikator: Antall solgte batterier o Vi selger batterier i gjennomsnitt 2 ganger hver dag. Omsetning for kr Bø Pensjonistlag Mål: Tilrettelegge og hjelpe til med avvikling av de 8 årlige møtene, mtp servering, matlaging etc o Bø Pensjonistlag har i dag ingen leder. De gir nå godtgjørelse til en person som tilrettelegger lokalene for dem og avhjelper med bevertningen og etterarbeid. Frivilligsentralen hjelper til med vårt mannskap. Tiltak Samarbeid Bø kommune Oppretteholde og utvikle samarbeid med Bø kommune, om blant annet: - Tv-aksjonen o Mål: 120 frivillige som daglig leder rekrutterer o Måloppnåelse: 85% - Matutkjøring o Mål: 52 turer pr år Måloppnåelse 100% Dette gikk uten problemer i hele Vi har frivillige sjåfører som bytter innbyrdes og det er lite organisering for daglig leder. Det som er saken nå, er at det er så få som skal ha mat. Det er mindre inspirerende for sjåførene, da turen blir så korte. Matutkjøringen blir avsluttet i

9 Bilde: Avslutningstreff for matutkjørerne. F.v: Elise, Ole Rolf, Olav, Bernard, Synnøve, Kjersti og Torstein. Foto: E.Haugen - Samarbeid med NAV ved Arvid Hagen Vi fikk fantastisk hjelp fra gjengen som jobber med Arvid Hagen i NAV. De pusset opp hele lageret vårt i januar, februar. Uten dem ville vi ikke fått et så lyst og fint lager! Vi kan spørre dem om hjelp når vi har noen spesielle utfordringer. - Samarbeid med Kiwi Bø Vi henter mat hver mandag, onsdag og fredag. Resultatmål 1.3 BøF skal være et interessant sted å engasjere seg frivillig, der den enkelte føler seg ivaretatt og inkludert Tiltak Rekruttere, engasjere og følge opp frivillige, samt videreformidle til andre lag og foreninger Mål: 150 frivillige som har gjort en aktiv innsats i 2018 Mål: 2 sammenkomster for frivillige Mål: 10 nye frivillige i 2018 Mål: 40 aktive frivillige som er direkte tilknyttet aktiviteter i regi av BøF og drift av huset Måloppnåelse: 100% Det har vært 150 aktive frivillige inkludert TV aksjonen. 23 nye frivillige i Vi hadde et koldtbord i november der vi inviterte alle frivillige, sammen med Bø Røde Kors. Det er 58 aktive frivillige i direkte tilknytning til BøF sine aktiviteter. Tiltak Fungere som en praksisplass for folk fra NAV, Voksenopplæringen, Kriminalomsorg i Frihet og ulike skoler Mål: 8 Indikator: Antall avtaler om praksisplass i løpet av året Måloppnåelse: 100 %. Vi har 8 person i praksis i løpet av Dette har fungert godt. F.v.. Trond Van Der Ende og Filip Solaas i praksis fra Bø ungdomsskole. Willy i bakgrunnen er frivillig og hjelper til med oppryddingen på lageret. Foto: E.Haugen 8

10 Tiltak Støtte enkeltpersoner som ønsker å sette i gang med tiltak som er miljøskapende og relasjonsbyggende her på Frivilligsentralen Mål: 1 Indikator: Antall nye tiltak Kvinnetreffet er et nytt tiltak i regi av Bø Røde Kors, som vi støtter opp under. Tiltak Ha et levende hus med mye aktivitet, slik at det alltid er oppgaver å gjøre Mål: 200 dager som vi engasjerer frivillige her på huset Det er mye aktivitet og mye tilrettelegging og administrering av huset. Mange rom og ulik bruk. Tabellen nedenfor viser organisasjoner som bruker huset. Leietakere og bruker av huset i Akantus 2 Aktive Eldre 3 Anonyme Narkomane 4 Bedriftshelsetjenesten 5 Bø Arbeiderparti 6 Bø Bygdekvinnelag 7 Bø kommune 8 Bø og Sauherad Hagelag 9 Bø og Sauherad Hørsellag 10 Bø Pensjonistlag 11 Bø Røde Kors 12 Bø Skule klasse 13 DNT Telemark 14 Dyrsku'n Arrangement AS 15 Fotballgrupppa Skarphedin 16 Gjensidigestiftelsen 17 Gvarv Røde Kors Hjelpekorps 18 Klatregruppa i Bø 19 Klimagruppa 20 Midt- Telemark Barneverntjeneste 21 Midt-Telemark Brigdeklubb 22 NAV Midt-Telemark 23 Nilsen's Linbakst 24 Nordbøåsen Vel 25 Norges Blindeforbund Telemark 26 Norsk Redningshunder 27 Partiet De Kristne Telemark 28 Pensjonistforbundet Telemark 29 Sameie Kleppen terasse 30 Sandvoll Barnehage 31 Sauherad Kommune 32 Seniornett Bø 33 Studenter USN Friluftsliv 34 Sør-Øst Norge Politidistrikt 35 Telemark Husflidslag 9

11 36 Telemark Miljøpartiet Det Grønne 37 Telemark Røde Kors 38 Telemark Vaktselskap Antall privatpersoner som har leid i 2018 er 58 personer. Det er mange rom for alle former for møter. Tabellen viser hvilke lokaler som har vært i bruk og bevertning som vi har solgt. Varenavn Antall solgt Omsatt totalt Kafé Anno 3 timer Hele huset weekend Hele huset 6 t Storsal hele dã gn Storsal hele 6 t Storsal hele 3 t Storsal halve 3 t Mat lettere servering, pr. person Maskinrom <3t Lunch, middag etc. pr. person Kursrom 6 t Kursrom 3 timer Kombisnitt kaffe/te KjÃ kken Kinosal 6 timer Kinosal 3 timer Kinosal dã gn Kaffe/te pr. person Kafe Anno 6 timer Annet Barnebursdag pakke Barnebursdag pakke Barnebursdag pakke Forkontor Hele Storsalen selskap Kafe Anno Kinosal pr time

12 Utleie av ulike lokaler Kinosal pr time Kafe Anno Hele Storsalen selskap Forkontor Barnebursdag pakke 3 Barnebursdag pakke 2 Barnebursdag pakke 1 Annet Kafe Anno 6 timer Kaffe/te pr. person Kinosal dã gn Kinosal 3 timer Kinosal 6 timer KjÃ kken Kombisnitt kaffe/te Kursrom 3 timer Kursrom 6 t Lunch, middag etc. pr. person Maskinrom <3t Mat lettere servering, pr. person Storsal halve 3 t Storsal hele 3 t Storsal hele 6 t Storsal hele dã gn Hele huset 6 t Hele huset weekend KafÃ Anno 3 timer Omsatt totalt Antall solgt Tabellen illustrerer hvilke lokaler og produkter som vi har inntekt på. 11

13 Tiltak Skape et fellesskap for de frivillige enkeltpersoner Mål: 1 Indikator: Frivilligvert som holder kontakt med de frivillige. Måloppnåelse: Ingen. I dag er det Anne Grete Berge i Bø Røde Kors og daglig leder som er frivilligvert. Frivilligsentralen har ikke den frivillige lederen som kan ta samtale med nye frivillige og skape et miljø for dem. Det er det daglig leder som gjør, sammen med Anne Grete. Resultatmål 1.4 Ha godt tilrettelagte, trygge, attraktive og brukervennlige lokaler Tiltak Holde orden på huset og ha alle lokalene klare til neste møte. Mål: Hver dag Måloppnåelse 100% Dette har vi nå gode rutiner på. Det er ressurskrevende å holde orden på et stort hus med mye aktivitet. Det blir helt riktig å få en ansattressurs til som kan organisere de frivillige og driften for øvrig. Tiltak Flytte alt arrangementutstyret og utstyrsbanken inn i nye, oppussede lagerlokaler Mål: Innen 1. april. Dette er utført. Vi har i løpet av året sett at det er behov for mer plass. Gvarv Hjelpekorps er inne i lageret med 2 biler og det er trangt der inne. Vi inngikk derfor en ny avtale med Gvarv Hjelpekorps og Bø kommunale Eigendomsselskap AS om å leie en liten garasje i samme bygg i tillegg. Nå blir det utarbeidet ny leieavtale, der Gvarv Hjelpekorps også er med å betale på strømmen og betale for 1/3 av lokalet. Tiltak Etablere en arbeidsstasjon for vedlikeholdsarbeid i nye lagerlokaler Mål: Innen 1. april. Dette er utført. Vi hadde en mann i praksis som skulle fikse på alle syklene våre. Vi brukte derfor mer strøm enn nødvendig. Vi vil ikke benytte strøm for å varme lokalene fremover, men heller satse på å ha godt med klær og benytte primært vår, sommer høst. Tiltak Legge nytt gulvbelegg i Kinosalen Mål: Innen 1. august. Ikke utført. Vi ventet på at Bø maling kommer for å gi oss et prisoverslag, men de har ikke kommet. Vi har heller ikke purret, da det må prioriteres for neste år. Neste års budsjett. Tiltak Prosjektere uteplassen utenfor Frivilligsentralen Mål: 1 prosjektskisse og budsjett. Ikke utført Daglig leder har vært i kontakt med BøSenteret for å høre om de vil være med å spleise på nye benker. Det hadde de ikke anledning til. Tiltak Følge opp ytre vedlikehold på huset i forhold til dialog og samarbeid med kommunen slik at de får en vedlikeholdsplan på huset Mål: Følge opp brevet som ble sendt i 2017 og få konkret tilbakemelding. Ikke utført Behovet for vedlikehold er prekært, men vi har ikke jobbet med det. 12

14 Tiltak Bø Frivilligsentral er et Evakuerte Pårørende Senter for kommunen (EPSsenter) ifb beredskapsplanen. Mål: Delta på et møte i Beredsskapsrådet. Dette er utført. Vi skal samarbeid med Bø kommune om øvelser og virkelige hendelser. Daglig leder ble innkalt på 2 møter i Beredsskapsrådet i 2018 og deltok på 1. Vi er inkludert i kommunens beredskapsplan. Når det gjelder beredskapslager, kunne vi forhandle med kommunen om dette for neste år. Resultatmål 1.5 BøF skal være likvid og driftssikker Tiltak Skaffe prosjektmidler som finansierer aktiviteter på BøF, og finansierer ulike andre samarbeidsprosjekter Mål: 20 Indikator: Antall sendte søknader. Utført Vi fikk en del avslag i år, spesielt på søknaden om utstyr til foredrag for barn og unge Styrk og strøm. Søknader og tilskudd i 2018 Dato Fra Til Hva Svar Mottatt beløp BøF BuFDir Møteplassen Ja BøF Helsedirektoratet Forfriskende for eldre Nei BøF Sparebanken 1 Stoler Ja BRK Sparebanken 1 Svømmekurs Ja BøF Sparebanken SØR Stoler Nei BøF Stiftelsen Dagsrudheimen Fredagsdisco Ja BøF Norsk Forbund for Fredagsdisco Ja utviklingshemmede BøF Norges Røde Kors Momsreformen Ja BøF Sparebanken DIN Utstyrsbanken Ja BøF Telemark Fylkeskommune Aktive Eldre Nei BøF Telemark Fylkeskommune Møteplassen Nei BøF Norges Frivilligsentraler Integrering Nei BøF Sparebankstiftelsen DnB Styrk og strøm Nei ungdom BøF Gjensidigestiftelsen Styrk og strøm Nei ungdom BøF Sparebankstiftinga Bø Styrk og strøm Ja ungdom BøF Olav Thon Stiftelsen Styrk og strøm Nei ungdom BøF BufDir Fredagdisco Ikke svar BRK Søknadsportalen Leksehjelp Ikke svar BRK Søknadsportalen Kvinnetreff Ikke svar BRK Søknadsportalen Oppvekstaktiviteter Ikke svar BøF BufDir Etter skoletid og BUA Ikke svar BøF Martha Minnefond Utstyrsbanken Ikke svar 13

15 Tiltak Gjennomføre inntektsgivende tiltak og arrangement Mål: 10 Indikator: Antall inntektsgivende arrangement. Måloppnåelse: 50% Vi inngikk et samarbeid med Gvarv Hjelpekorps om å avvikle Hoppemoro på eksterne arrangement. Vi har da med den oppblåsbare sklia, Airtrack med mer. Daglig leder sørget for avtalen og å gjorde klart alt utstyret for Gvarv Hj.k. De benyttet bilen til BøF. Vi inngikk en avtale om fordeling av inntektene. Det var følgende arrangement: Juni nattåpen i Seljord- Bruttoinntekt kr Netto kr (utgifter er ikke innberegnet) 2. Lørdag 25. August Vinjedagen Brutto kr , netto kr Lørdag 29. September Norsk Eplefest. Brutto kr netto kr 0,- Gvarv Hjelpekorps fikk inntektene. Det var 60 % dårligere resultat enn forventet, og siden Gvarv Hjelpekorps gjorde all jobben fikk de inntekten. 4. Vårgalla - nettoinntekt kr Dansegalla nettoinntekt kr Være et attraktivt kurs og møtested. Tilrettelegge og leie ut lokaler for alle, enten privatpersoner, næringsliv eller organisasjoner. Mål: 150 Indikator: Antall kurs og møter som vi fakturerer for Resultat: Vi har fakturert for 144 kurs og møter. Tiltak Ha regelmessige styremøter og ha god kostnads- og driftskontroll Mål: 8 Indikator: Antall styremøter Mål: 1 Indikator: Antall handlingsplaner og budsjett Utført. Det var vært et aktivt styre som har fulgt opp styringsverktøyene. Tiltak Lage et investeringsbudsjett Vi trenger gulvbelegg i Kinosalen. Nye stoler. Nytt kjøkken oppe i 3. etasje Ikke utført. Må overføres til