KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 27. februar 2019 kl Stad: Fjell Rådhus, møterom 107 SAKER: 1/2019 Innkalling og saksliste 2/2019 Skatteoppkrevjar 2018 Kontrollrapport, rapport stedlig kontroll og årsrapport 3/2019 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune hjelp i arbeid med konkurranseutsetting 4/2019 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune Forslag til konkurransegrunnlag 5/2019 Eventuelt Forfall må meldast snarast til Jofrid Orvedal Aase på e-post til joa@svw.no eller telefon til Kontrollutvalet i Fjell kommune, 21. februar 2019 Kristian Garlid Johannessen Leiar Jofrid Orvedal Aase Sekretariat S_ /1_

2 Side 2 av 7 1/2019: Innkalling og saksliste 2/2019: Skatteoppkrevjar 2018 Kontrollrapport, rapport stedlig kontroll og årsrapport Saksopplysing: Skattekontoret har gjennomført kontroll av skatteoppkrevjaren i Fjell, Sund og Øygarden kommune. Formålet med kontrollen er å avklare: - om skatteoppkrevjaren har ein tilfredsstillande internkontroll for utføringa av sine gjeremål - om føring av rekneskapen, rapportering og avlegging av årsrapporten og årsrekneskapen samsvarar med gjeldande regelverk - om utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølging av restansane samsvarar med gjeldande regelverk - om utføringa av arbeidsgjevarkontrollen samsvarar med gjeldande regelverk Saksdokument: Kontrollrapport 2018 vedkommande kemnerkontoret for Fjell, Sund og Øygarden kommune. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 3/2019: Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune hjelp i arbeid med konkurranseutsetting Bakgrunn for saka: Fellesnemnda i Nye Øygarden kommune gjorde slikt vedtak i PS 70/18 i møte : 1. Nye Øygarden kommune vel å kjøpe revisjonstenester i marknaden. 2. Kontrollutvala syter for at kommunane Fjell, Sund og Øygarden får avvikla noverande revisjonskontraktar slik at dei opphøyrer Her må takast med at revisor likevel reviderer ferdig årsrekneskapen for dei tre kommunane i løpet av vårhalvåret 2020, samt avsluttar revisjonar som har starta opp på andre område, t.d. pågåande forvaltningsrevisjonar. 3. Kontrollutvala får ansvar for å gjennomføra konkurranse om revisjonstenester for Nye Øygarden kommune, med verknad fom Det inneber bl.a. utarbeiding av konkurransegrunnlag, knyta til seg naudsynt hjelp og å gjennomføra konkurransen heilt fram til at kontrollutvala innstiller overfor fellesnemnda på val av ny revisor. Kontrollutvala må konferere med prosjektrådmannen ved utarbeiding av konkurransegrunnlaget. 4. Fellesnemnda skal ta endeleg avgjerd i saka etter innstilling frå kontrollutvala i kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Drøfting: For å følgja lov om offentlege anskaffingar må det lysast ut ny konkurranse i Kontrollutvalet er av S_ /1_

3 Side 3 av 7 lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Viser til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 16, 2. lekk: Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Departementet sine merknader til 16, 2. lekk, er slik: Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalet må såleis ta stilling til korleis prosessen skal gjennomførast, om samordning med andre kommunar, og om kva instans kontrollutvalet vil nytta når det gjeld innkjøpsfagleg kompetanse. Sekretariatet har hatt kontakt med sekretariat for kontrollutvalet i Sund og Øygarden kommune, som har brei røynsle frå slikt innkjøpsarbeid. Sekretariatet er sekretariat for 17 kommunar, Bergen kirkelige fellesråd (BKF) og fylkeskommunen. 11 av desse kommunane, Bergen Kirkelige Fellesråd (BKF) samt HFK, har i dag konkurranseutsett revisjonstenestene og sekretariatet har bistått i konkurranseutsettinga i alle desse kommunane inkludert BKF. For nokre av kommunane fleire gonger. I dette arbeidet vert innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune konsultert, m.a. når det gjeld juridisk innkjøpsfagleg kompetanse. Det er i slike tilfelle gjort avtale om at innkjøparen som vert nytta skal rapportere til kontrollutvala via sekretariatet og ikkje til fylkesrådmannen. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er i dag sekretariat for kontrollutvala i Sund og Øygarden kommunar. Det vil vera ein naturleg del av arbeidet som sekretær for kontrollutvalet å bistå i arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene. I tråd med dette vil sekretariatet tilrå at kontrollutvala i Sund, Øygarden og Fjell kommunar nyttar sekretariatet for Sund og Øygarden til å bistå seg i utarbeiding av konkurransegrunnlag og vidare prosess med konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Øygarden kommune. Kostnader med arbeidet vil kome i 2019 og sekretariatet rår til at det vert dekka innafor budsjettramma som kontrollutvala har fått tildelt for Det vil alltid vera ein del kostnader knytt til det å skifta leverandør, enten det gjeld revisjonstenester eller andre tenester. Her kan nemnast utarbeiding av tilbodsdokument, utlysing, vurdering av tilboda, vedtaksprosessen og eventuelle klager. Arbeidet som skal gjerast vil i tilfelle verta fakturert etter timeforbruk og etter gjeldande timeprisar pr Timeforbruket til dette arbeidet vert normalt delt mellom dei tre kommunane dersom ein vel å nytta sekretariatet til å bistå seg i dette arbeidet. Konklusjon: Det vert tilrådd at sekretariat for kontrollutvala i Sund og Øygarden kommune vert beden om å gjennomføra arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune. Innstilling frå sekretariatet: 1. Kontrollutvalet vil be sekretariat for kontrollutvalet i Sund og Øygarden kommunar om å bistå seg i prosessen med utlysing av konkurranse av revisjonstenester for nye Øygarden kommune 2. Bistand omfattar: o utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon o utkast til konkurransegrunnlag o Kunngjering o Protokollføring S_ /1_

4 Side 4 av 7 o evaluering av inkomne tilbod o varsling om tildeling o utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og fellesnemnd. 3. Arbeid knytt til evntuell klage vert å avtala særskilt 4/2019: Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune Forslag til konkurransegrunnlag Bakgrunn for saka: Fellesnemnda i nye Øygarden kommune gjorde slikt vedtak i sak PS 70/18 i møte : 1. Nye Øygarden kommune vel å kjøpe revisjonstenester i marknaden. 2. Kontrollutvala syter for at kommunane Fjell, Sund og Øygarden får avvikla noverande revisjonskontraktar slik at dei opphøyrer Her må takast med at revisor likevel reviderer ferdig årsrekneskapen for dei tre kommunane i løpet av vårhalvåret 2020, samt avsluttar revisjonar som har starta opp på andre område, t.d. pågåande forvaltningsrevisjonar. 3. Kontrollutvala får ansvar for å gjennomføra konkurranse om revisjonstenester for Nye Øygarden kommune, med verknad fom Det inneber bl.a. utarbeiding av konkurransegrunnlag, knyta til seg naudsynt hjelp og å gjennomføra konkurransen heilt fram til at kontrollutvala innstiller overfor fellesnemnda på val av ny revisor. Kontrollutvala må konferere med prosjektrådmannen ved utarbeiding av konkurransegrunnlaget. 4. Fellesnemnda skal ta endeleg avgjerd i saka etter innstilling frå kontrollutvala i kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Drøfting: For å følgja lov om offentlege anskaffingar må det lysast ut ny konkurranse i Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Viser til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 16, 2. lekk Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Departementet sine merknader til 16, 2. lekk, er slik: Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalet må såleis ta stilling til korleis prosessen skal gjennomførast, om samordning med andre kommunar, og om kva instans kontrollutvalet vil nytta når det gjeld innkjøpsfagleg kompetanse. Sekretariatet i Sund og Øygarden skal i same periode gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Bjørnafjorden kommune, som er ei samanslåing av Fusa og Os kommunar. Det vil vera ei føremon, både reint praktisk og ikkje minst økonomisk, at konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Øygarden kommune vert gjort samstundes med konkurranseutsetting av revisjonstenestene for Bjørnafjorden kommune. Ei slik løysing vil medføre at kostnadene kan delast mellom Sund, Øygarden, Fjell, Fusa og Os kommunar. Sekretariatet i Sund og Øygarden har opplyst at i S_ /1_

5 Side 5 av 7 tilsvarande arbeid frå tidligare felles konkurransar, er det gått med anslagsvis timer til dette arbeidet pr. kommune. I forslag til konkurransegrunnlag har sekretariatet i Sund og Øygarden lagt opp til at det skal gjennomførast ein felles konkurranse. Saksdokument: - Vedlegg A Kravspesifikasjon - Vedlegg B Leverandør si skildring av leveransen - Vedlegg C Prisar word Om prosessen: Det kan vere nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosess kan skisserast i skjema. (sjå under) der dei ulike trinn framgår, og der det kan leggjast inn kor lang tid som trengst i kvar fase. Kven Kva Når Valt tilbydar Start kontraktsperiode Tilbydarar Tilbodet står ved lag til Sekretariatet Signering av kontrakt November/desember Tilbydarar Utløp av karensperiode 10 dagar etter melding om tildeling Sekretariatet Melding om tildeling Oktober/november Fellesnemnda Endeleg vedtak om val av revisor for nye September 2019 Øygarden kommune Kontrollutval i Sund, Tilråding September 2019 Øygarden og Fjell kommunar Kontrollutvala i Sund, Presentasjon av forslag til evaluering av tilbod Mai/juni 2019 Øygarden og Fjell kommunar Sekretariatet Evaluering av innkomne tilbod April - mai Tilbydarar Innsending av tilbod (Anbodsopning) kl Sekretariatet/innkjøp Siste dag svar på spørsmål til konk.grunnlaget Innkjøp Anbod kunngjort i DOFFIN og evt. TED Kontrollutvala i Sund, Godkjenning av konkurransegrunnlag Feb 2019 Øygarden og Fjell kommunar Kontrollutvala i Sund, Val av hjelp til konkurranseutsetting Feb 2019 Øygarden og Fjell kommunar Sekretariatet /Innkjøp Utarbeiding av konkurransegrunnlag Om konkurransegrunnlaget Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har, saman med jurist utlånt frå innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune, utarbeidd forslag til konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget tar utgangspunkt i ein mal som vert nytta av innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune til alle innkjøp. Desse dokumenta er tilpassa innkjøp av revisjonstenester for nye S_ /1_

6 Side 6 av 7 Øygarden kommune. Det er desse vedlagte dokumenta som vil vera av særskilt interesse for kontrollutvala å drøfte: Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Leverandøren si skildring av leveransen Vedlegg C Prisar Dei andre dokumenta i konkurransegrunnlaget inneheld for det meste formaliteter som vil gjelde for alle typar innkjøp. Av desse dokumenta går det m.a. fram dette som kan vera relevant for kontrollutvalet å drøfte: «TILDELINGSKRITERIUM Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris 40 % Ferdig utfylt Vedlegg C - Prisskjema Kvalitet (løysing av oppdraget) 30 % Ferdig utfylt Vedlegg B - Leverandøren si skildring av leveransen Kompetanse 30 % Ferdig utfylt Vedlegg B Tildelinga skjer på grunnlag av kva for tilbod som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på desse kriteria: Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 6 er høgast og 0 er lågast. Oppdragsgjevar nyttar ein evalueringsmodell der beste pristilbod får 6 poeng, medan dei andre pristilboda får poeng basert på forholdsmessig metode (PB/PE x 6 =, der PB står for beste pristilbod og PE for det evaluerte pristilbodet). Beste tilbod på det einskilde kvalitative kriterium vil verte oppjustert til maksimalt antal poeng, og dei andre tilbydarane vert flytta proporsjonalt etter dette.» «TIDSLENGD Rammeavtalen trer i kraft og varar til Rekneskapsrevisjon for perioden skal omfatte naudsynt revisjon for rekneskapsåret 2020 i tråd med punkt 3 i vedlegg A Kravspesifikasjon. Prissetting for dette halvåret skal avspegle at dagens revisor reviderer årsrekneskapane for 2019 i vårhalvår 2020, slik at det vert mindre arbeid for ny revisor i dette halvåret enn i øvrige vårhalvår. Eventuelle attestasjonar ol. som gjeld rekneskapsåret 2019 skal inngå i arbeidet som revisor for dei gamle kommunane skal gjennomføre. Revisjon for 2023 inneheld revisjon av årsrekneskapen for 2023, ferdig gjennomført våren Kontrakten vert avslutta ved avtaletida si utløp, utan føreutgåande oppseiing.» Kontrollutvalet vert invitert til å gjennomgå og ta stilling til dei aktuelle dokumenta som viser forslag til områder som konkurransegrunnlaget skal omfatta, og som skal lysast ut. Det må reknast god tid for kontrollutvala til gjennomgang og drøfting av innhaldet. S_ /1_

7 Side 7 av 7 Konklusjon: Kontrollutvala føretek gjennomgang av anbodsdokumenta i møtet. Innstilling frå sekretariatet: 1. Det skal gjennomførast konkurranse av revisjonstenester for nye Øygarden kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess no. 3. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 4. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Bergen, 21. februar 2018 Jofrid Orvedal Aase Sekretariat ***** S_ /1_

8 Datoen vår Datoen din/dykkar Sakshandsamar Robert Aarestrup Referansen din/dykkar Telefon Skatteetaten.no Org.nr Referansen vår Postadresse / Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Fjell kommune Kommunestyret i Sund kommune Kommunestyret i Øygarden kommune Kontrollrapport 2018 vedkomande kemnerkontoret for Fjell, Sund og Øygarden kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjaren Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av skattebetalingslova og "Instruks for skatteoppkrevjarar" av 8. april Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt overfor skatteoppkrevjarane. Det betyr at skattekontoret: pliktar å gje rettleiing og bistand i faglege spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å leggje til rette for best mogeleg resultat utfører kontroll av skatteoppkrevjaren Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarane er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarane er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 16. mai Føremålet med kontrollen er å avklare: om skatteoppkrevjaren har ein tilfredsstillande internkontroll for utføringa av sine gjeremål om føring av rekneskapen, rapportering og avlegging av årsrapporten og årsrekneskapen samsvarar med gjeldande regelverk om utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølging av restansane samsvarar med gjeldande regelverk om utføringa av arbeidsgjevarkontrollen samsvarar med gjeldande regelverk 2. Om kemneren Kemnerkontoret omfattar kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Sum årsverk i samsvar med kemneren sine årsrapportar: Tal årsverk 2018 Tal årsverk 2017 Tal årsverk ,3 Antall årsverk inkluderar timane brukt på arbeidsgjevarkontroll utført av Hordaland kommunale regnskapskontroll, tilsvande eit årsverk. Side 1 / 5

9 3. Måloppnåing Skatte- og avgiftsinngang Kemneren sin frist for avlegging av årsrekneskapen og årsrapporten er 20. januar Skattekontoret har motteke rekneskapen innan fastsett frist. Årsrekneskapen for Fjell kommune viser per 31. desember 2018 ein skatte- og avgiftsinngang 1 til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansar 2 på kr , av dette krav stilla på vent kr Årsrekneskapen for Sund kommune viser per 31. desember 2018 ein skatte- og avgiftsinngang 3 til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansar 4 på kr , av dette krav stilla på vent kr Årsrekneskapen for Øygarden kommune viser per 31. desember 2018 ein skatte- og avgiftsinngang 5 til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansar 6 på kr , av dette krav stilla på vent kr Innkrevjingsresultat Tabellen viser innkrevjingsresultata per 31. desember 2018 for kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Resultatkrav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlege skattytarar ,8 96,0 96,3 96,7 Forskotstrekk ,9 99,9 99,9 100,0 Forskotsskatt personlege skattytarar ,0 99,6 99,5 99,6 Forskotsskatt upersonlege skattytarar ,8 100,0 100,0 99,2 Restskatt upersonlege skattytarar ,0 99,2 94,7 97,3 Arbeidsgjevaravgift ,8 99,7 99,7 99,9 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav 3 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 4 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav 5 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 6 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav Side 2 / 5

10 Tabellen viser innkrevjingsresultata per 31. desember 2018 for Fjell kommune. Resultatkrav Innbetalt av 2018 (i %) sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlege skattytarar ,9 96,4 96,7 Forskotstrekk ,9 99,8 100,0 Forskotsskatt personlege skattytarar ,7 99,4 99,6 Forskotsskatt upersonlege skattytarar ,0 100,0 99,2 Restskatt upersonlege skattytarar ,4 92,0 97,3 Arbeidsgjevaravgift ,7 99,6 99,9 Tabellen viser innkrevjingsresultata per 31. desember 2018 for Sund kommune Resultatkrav Innbetalt av 2018 (i %) sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlege skattytarar ,9 98,4 96,7 Forskotstrekk ,0 100,0 100,0 Forskotsskatt personlege skattytarar ,6 99,5 99,6 Forskotsskatt upersonlege skattytarar ,0 100,0 99,2 Restskatt upersonlege skattytarar ,8 100,0 97,3 Arbeidsgjevaravgift ,9 99,9 99,9 Tabellen viser innkrevjingsresultata per 31. desember for Øygarden kommune Resultatkrav Innbetalt av 2018 (i %) sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlege skattytarar ,6 92,5 96,7 Forskotstrekk ,0 100,0 100,0 Forskotsskatt personlege skattytarar ,2 99,5 99,6 Forskotsskatt upersonlege skattytarar ,0 100,0 99,2 Restskatt upersonlege skattytarar ,6 100,0 97,3 Arbeidsgjevaravgift ,9 99,9 99,9 Side 3 / 5

11 Resultat for arbeidsgjevarkontrollen Kemneren for Fjell, Sund og Øygarden kjøper arbeidsgjevarkontrollar av Hordaland kommunale rekneskapskontroll (HKR) og gjennomfører sjølv skattetrekkskontokontrollar. Resultat for kemnerkontoret per 31. desember 2018 viser i følgje kemneren sin resultatrapportering: Tal Arbeidsgjevarar i kommunen/ kontrollordninga Minstekrav tal kontrollar (5 % av arbeidsgjevarane) Tal utførte kontrollar i 2018 Utførte kontrollar 2018 (i %) Utførte kontrollar 2017 (i %) ,3 % 11,0 % 4,6 % Kontrollordninga har òg delteke i ulike kontrollsamarbeid og aksjonar med Skatteetaten. Utført kontroll 2018 region (i %) 4. Skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjaren Skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarane i regionen vert utført i samsvar med ein årleg plan, der behovet for kontroll av områda skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll vert vurdert overordna for kvar skattoppkrevjar. Samtlege områder vil derfor nødvendigvis ikkje verte kontrollert kvart år. Skattekontoret har for 2018 utført kontorkontrollar av skatteoppkrevjaren for områda skatterekneskap og arbeidsgjevarkontroll. Skattekontoret har i 2018 òg gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjaren for områda skatterekneskap og innkrevjing 03. og Rapport er send skatteoppkrevjaren Skatteoppkrevjaren sin overordna internkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av årsrekneskapen Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av årsrekneskapen i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevjing Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk. Med helsing Jan Kåre Strøm Skatteetaten Oddmund Midtbø Side 4 / 5

12 For ettertida kan spørsmål til Skatteetaten om oppfølgjing av skatteoppkrevjarene rettast til: for skattereknskaps- og innkrevjingsområdet for arbeidsgjevarkontrollområdet Kopi til: Kemneren for Fjell, Sund og Øygarden kommune Kontrollutvalet for Fjell/Sund/Øygarden kommune Rådmann/administrasjonssjef i Fjell/Sund/Øygarden kommune Riksrevisjonen Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje håndskrivne signaturar. Side 5 / 5

13 HFK/XXXX Vedlegg A XXXkommune 1 VEDLEGG A KRAVSPESIFIKASJON REVISJONSTENESTER FOR BJØRNAFJORDEN KOMMUNE OG ØYGARDEN KOMMUNE

14 HFK/XXXX Vedlegg A XXXkommune 2 1 GENERELT Kontrollutvala i Fusa kommune og Os kommune vil stå for arbeidet med å finna REVISOR for nye Bjørnafjorden kommune og lage innstilling om dette til fellesnemnda. Kontrollutvala i Sund kommune, Øygarden kommune og Fjell kommune vil stå for arbeidet med å finna REVISOR for nye Øygarden kommune og lage innstilling om dette til fellesnemnda. Det vil verta inngått to separate kontraktar; ein for del 1 Bjørnafjorden kommune, og ein for del 2 Øygarden kommune. Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet er engasjert til å bistå kontrollutvala med dette arbeidet. Etter planen skal fellesnemnda gjera vedtak om val av REVISOR i sitt møte i september 2019, og REVISOR starte sitt arbeid 1. januar Revisjonstenester skal i hovedsak dekke oppgåver som er skildra i Lov av 22. juni 2018 om kommuner og fylkeskommuner, Kapittel 23 og 24 med tilhøyrande forskrifter mv. Kontrollutvalet er kommunestyret sitt kontrollorgan, og skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret. Herunder eit ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, at kommunen sin årsrekneskap vert revidert på ein trygg måte, og for å halde seg orientert om revisjonsarbeidet. I tillegg har kontrollutvalet eit ansvar for å sjå til at kommunen si verksemd vert gjenstand for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll, og har ein bestillarfunksjon i dette arbeidet. Det er såleis viktig at kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og eit tett samarbeid. 2 ARBEIDSOMFANG/NØKKELTAL Del 1 Bjørnafjorden kommune Her må vi få hjelp frå prosjektleiar Den nye kommunen er ikkje operativ før frå Det ligg difor ikkje føre historiske tal eller forslag til budsjett som kan leggast til grunn. Nøkkeltal ol. som ligg i dette konkurransegrunnlaget baserer seg difor på anslag. Tal tilsette XXX, tal årsverk XXX Sum driftsinntekter 2020 kr. XXX mrd Sum driftsutgifter 2020 kr XXX mrd Sum investeringsutgifter 2020 kr XXX mill Antall inngående fakturaer XXXXX stk. Antall utgående fakturaer XXXXX stk. Folketall i kommunen pr XXXXX Antall attestasjoner for statlig tilskudd, refusjonskrav, mva. komp., prosjekt og andre oppgaver ca. pr. år XXX Administrativ organisering for Bjørnafjorden kommune saman med annan relevant informasjon vil du finne på Del 2 Øygarden kommune Her må vi få hjelp frå prosjektleiar Den nye kommunen er ikkje operativ før frå Det ligg difor ikkje føre historiske tal eller forslag til budsjett som kan leggast til grunn. Nøkkeltal ol. som ligg i dette konkurransegrunnlaget baserer seg difor på anslag. Tal tilsette XXX, tal årsverk XXX Sum driftsinntekter 2020 kr. XXX mrd Sum driftsutgifter 2020 kr XXX mrd Sum investeringsutgifter 2020 kr XXX mill Antall inngående fakturaer XXXXX stk. Antall utgående fakturaer XXXXX stk.

15 HFK/XXXX Vedlegg A XXXkommune 3 Folketall i kommunen pr XXXXX Antall attestasjoner for statlig tilskudd, refusjonskrav, mva. komp., prosjekt og andre oppgaver ca. pr. år XXX Administrativ organisering for Øygarden kommune saman med annan relevant informasjon vil du finne på 3 FASTPRISOPPDRAG 3.1 REKNESKAPSREVISJON Årsrekneskapane, inkludert kommunale føretak, prosjektrekneskapar mv., skal reviderast i henhold til forskrift om revisjon for kommunar og fylkeskommunar og kommunale vedtak. I dette ligg også arbeid med konsolidert rekneskap etter ny kommunelov. REVISOR skal vurdere om årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter, herunder om det gjev uttrykk for den økonomiske verksemda i rekneskapsåret og stilling ved årsskiftet som er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk (GKRS). REVISOR skal vidare m.a.: Sjå etter at beløp i rekneskapen stemmer med regulert budsjett slik det framstår etter gyldige vedtak/endringar fatta på rett beslutningsnivå, og at vesentlege avvik er gjort greie for i administrasjonen si årsmelding. Vurdere om opplysningar i den endelege årsmeldinga er konsistente med årsrekneskapen. Vurdere om administrasjonen har oppfylt si plikt til å syta for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar i samsvar med lover og forskrifter. Sjå etter at administrasjonen har ordna den økonomiske internkontrollen på ein trygg måte og med forsvarleg kontroll Føreta forenkla etterlevingskontroll med økonomiforvaltninga Bidra til å førebygge og avdekke misleghald og feil. REVISOR skal avgi revisjonsmelding utan unødig opphald etter at årsrekneskapen er avlagt, men ikkje før revisor kan ha verifisert at administrasjonen si endelege årsmelding er konsistent med årsrekneskapen. Revisjonsmeldinga skal avgis til kommunestyret med kopi til kontrollutvalet seinast 15. april, sjølv om årsrekneskapen ikkje ligg føre eller er ufullstendig. Avdekking av eventuell misleghald skal straks meldast skriftleg til kontrollutvalet. Oppdragsgjevar skal avlegge årsreknskapen i samsvar med forskrift om årsrekneskap og årsmelding innan 22. februar og endeleg årsmelding innen 31. mars. REVISOR skal vidare utføre kontroll og attestasjon av ulike kompensasjons- og tilskottsordningar. Anslagsvis vil det vere om lag XXX slike oppdrag i året. Dette gjeld mellom anna: Attestasjon for momskompensasjon for kvar momstermin Attestasjonar for statlege tilskot, refusjonskrav, prosjekt, fond, EU prosjekt (både som lead partner og ikkje lead partner) og andre liknande oppgåver. Dette gjeld både interne attestasjonar og attestasjonar frå ekstern tredjepart Slike oppgåver har ofte korte tidsfristar og REVISOR skal tilpasse seg til dette. KUNDEN vil jobbe for å gje melding så tidleg som mogleg, men REVISOR vil unntaksvis måtte gjennomføre slike oppgåver på 1-2 dagars varsel. Når avtale om revisjonsteneste er inngått, skal REVISOR straks ta kontakt med Oppdragsgjevar for å gjere avtale om fristar for attestasjonsoppgåver. Overskriding av tidsfristar kan medføre erstatningsansvar i samsvar med kontraktvilkåra. Fastpristilbodet skal dekke alle kostnader REVISOR har ved utføring av desse oppgåvene.

16 HFK/XXXX Vedlegg A XXXkommune RETTLEIING OG BISTAND REVISOR skal svare på enkle spørsmål frå Oppdragsgjevar. Spørsmål som vil krevje eit timeforbruk på 1 time eller meir, kan fakturerast etter gjeldande timeprisar, etter ei på førehand godkjend bestilling. 3.3 OPPLÆRING REVISOR skal leggje fram for kontrollutvalet tilbod om og gjennomføring kurs, for utvalet sine medlemmar, politisk nivå og/eller for medarbeidarar i administrasjonen. Tema skal avtalast med kontrollutvalet ved det einskilde høve. Omfang skal reknast til 1 kursdagar pr. år, t.d. 2 kurs á 2 timar. Kursa skal som hovudregel gjennomførast i kommunen. 3.4 MØTE REVISOR skal delta på møte med Oppdragsgjevar for informasjon om, og drøfting av aktuelle problemstillingar. Dette skjer anslagsvis 4 gonger i året. REVISOR skal møte fast i kontrollutvalet, og har plikt til å møte i kommunestyret når saker som har tilknyting til REVISOR sitt oppdrag skal handsamast. Rekneskapsrevisor skal vera tilstades i møter i kontrollutvalet under handsaming av rekneskapssaker, og forvaltningsrevisor under handsaming av saker som gjeld forvaltningsrevisjonar, eigarskapskontrollar og andre timebaserte tenester. 4 TIMEBASERTE OPPDRAG Forvaltningsrevisjon, eigarskapskontroll og andre timebaserte tenester Kontrollutvalet vil prioritere dei områda som det er aktuelt å revidere. REVISOR skal utføre forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll etter bestilling frå kontrollutvalet. Det kan og verte aktuelt å gjennomføra andre timebaserte tenester. Omfanget av oppdraga skal avtalast med kontrollutvalet i det einskilde høve. Som eit anslag kan Oppdragsgjevar indikere eit omfang på om lag i kommunar timar pr. år. Andre timebaserte tenester kan gjelde oppdrag som ikkje inngår i den ordinære rekneskapsrevisjonen, f.eks. ekstra bestilling frå Oppdragsgjevar, eksempelvis hjelp til avstemmingar, rettleiing og bistand utover 1 time (jf. punkt 3.2) mv. Oppdragsgjevar tek atterhald om at dei og kan få eigarskapskontroll, forvaltningsrevisjonsoppdrag og andre timebaserte tenester utført ved hjelp av andre leverandørar i marknaden. 5 KOMPETANSE Det er viktig for Oppdragsgjevar at dei aktuelle ressurspersonene har god erfaring og kompetanse, i hovedsak tilsvarende partnernivå og/eller medarbeidere med god erfaring frå offentleg revisjon. Kompetansenivå for ansvarleg revisor og aktuelle medarbeidarar skal dokumenterast med CV for inntil 2-3 enkeltpersonar som blir tilbydd for gjennomføringa av rekneskapsrevisjonen og inntil 5 enkeltpersonar for timebaserte oppgåver. Det er det tilbydde personalet som skal brukast til gjennomføring av oppdraget. Aktuelle medarbeidarar skal vera erfarne revisorar og ha erfaring frå revisjonsarbeid innan offentleg sektor, dokumentert ved henvisning til dei aktuelle oppdraga og omfanget. 6 LØYSING AV OPPDRAGET REVISOR skal skildre skriftleg korleis dei vil løyse kvar enkelt av dei einskilde delane som er omtala i punkt 3, 4 og 5 i dette dokument. Det vil også verta lagt vekt på om REVISOR skildrar i tilstrekkeleg grad korleis dei vil sikre god kommunikasjon med kontrollutvalet og administrasjonen i kommunen. Det vil vidare verta lagt vekt på om tilbodet inneheld informasjon som kan gje tryggleik for at revisor har god nok forståing av korleis demokratiske og politiske prosessar fungerer i ein kommune.

17 HFK/XXXX Vedlegg A XXXkommune 5 REVISOR skal på førehand gje beskjed om revisjon hos Oppdragjevar slik at dei personane ein ønskjer å treffe kan sette av tid. REVISOR bør gjera greie for i sitt tilbod på kva måte og i kor stor grad ein har innført digitalisering i revisjonen. Tilbodet må også innehalde prosedyrer som viser kva som vert gjort for å sikre naudsynt kompetanse i leveransen når medarbeidarar sluttar og nye medarbeiderar skal inn. REVISOR skal skildre grad av leveringsdyktighet og leveringspresisjon. Det er ønskjeleg at det vert skildra generelt system for kvalitetssikring og system for kvalitetssikring som er spesielt for oppdraget. Oppdragsgjevar nyttar nynorsk som målform. Rapporter ol. skal difor skrivast på nynorsk. Som hovudregel skal korrespondanse med Oppdragsgjevar skje på nynorsk.

18 HFK/XXXX Vedlegg B XXkommune 1 VEDLEGG B LEVERANDØREN SI SKILDRING AV LEVERANSEN

19 HFK/XXXX Vedlegg B XXkommune 2 1. INNLEIING Leverandøren skal i Vedlegg B dokumentere si tilbydde løysing i tråd med oppsett i Vedlegg A - kravspesifikasjon. Leverandøren skal stadfeste at alle krav i kravspesifikasjonen er oppfylt. Det er leverandøren sitt ansvar å skildre alle element som er naudsynte for å få ei komplett løysing, sjølv om desse ikkje er kravsett. Tilbydar skal svare i dette dokumentet. Kvart kapittel skal kommenterast i tabellboksar eller skjemafelt som oppdragsgjevar har satt inn i denne tilbodsmalen. 2. SVARKODAR Kode Tyding Skildring J Ja Krav er innfridd og inkludert i prisen N Nei Kravet er ikkje dekka D Delvis Kravet er delvis dekka, og det må spesifiserast kva som vert levert og kva som ikkje vert levert. K Særskilt kostnadsdrivande Kravet vert oppfylt, men er spesielt kostnadsdrivande for prisen. Dersom fleire krav vert dekka av same komponent må dette komme fram klart og tydeleg. 3. KORLEIS FYLLE UT TILBODSMALEN Fyll ut kolonnen for svar/kode med svarkodane gitt over. I kommentarfeltet er det mogleg for tilbydar å skildre korleis kravet blir oppfylt. Dette vil då bli evaluert under tildelingskriteria. Dersom tilbydar finn det meir føremålstenleg å svare på kravet i eige vedlegg, vis då til kva vedlegg, i kolonna for kommentarar. 4. KVALITET (LØYSING AV OPPDRAGET) (30 %) Underpunkta 1, 2, 3, 6, 7 og 8 vil bli vekta høgare enn underpunkt 4, 5, 9 og 10. Krav Nr Skildring Kode Kommentar, evnt ref til vedlegg 1. Skildring av korleis tilbydar vil utføre arbeidet og metodikk som tilbydar vil bruke på: Alle delar innan rekneskapsrevisjon (fastprisdelen punkt 3) Generelt system for kvalitetssikring og spesielt system for dette oppdraget (punkt 6) 2. Revisor må stadfeste at dei vil møte fast i kontrollutvalet, og har plikt til å møte i fylkestinget når saker som har tilknyting til revisor sitt oppdrag skal handsamast. Rekneskapsrevisor skal vera tilstade i møter i kontrollutvalet under handsaming av rekneskapssaker, og forvaltningsrevisor under handsaming av saker som gjeld forvaltningsrevisjonar, eigarskapskontrollar og andre timebaserte tenester. (Fastprisdelen punkt 3.4) 3. Skildring av korleis tilbydar vil utføre arbeidet og metodikk som tilbydar vil bruke: Forvaltningsrevisjon inkludert arbeid med plan for forvaltningsrevisjon (Timebaserte oppdrag punkt 4) Generelt system for kvalitetssikring og spesielt system for dette oppdraget (punkt 6) Svar

20 HFK/XXXX Vedlegg B XXkommune 3 4. Skildring av korleis tilbydar vil utføre arbeidet og metodikk som tilbydar vil bruke på: Eigarskapskontroll inkludert arbeid med plan for eigarskapskontroll (Timebaserte oppdrag punkt 4) Generelt system for kvalitetssikring og spesielt system for dette oppdraget (punkt 6) 5. Skildring av korleis tilbydar vil utføre arbeidet og metodikk som tilbydar vil bruke på: Eventuelle andre timebaserte tenester som kan tilbys (Timebaserte oppdrag punkt 4) Generelt system for kvalitetssikring og spesielt system for dette oppdraget (punkt 6) 6. Skildring av korleis ein vil sikre god kommunikasjon med kontrollutvalet og administrasjonen i fylkeskommunen. (Punkt 6) 7. Skildring av om revisor har forståing av korleis demokratiske og politiske prosessar fungerer i ein fylkeskommune. (Punkt 6) 8. Rapporter ol. skal skrives på nynorsk. Som hovudregel skal korrespondanse med oppdragsgjevar skje på nynorsk. (Punkt 6) 9. Leveringsdyktigheit, som går ut på i kva omfang tilbydar kan utføre parallelle forvaltningsrevisjonsprosjekt, eigarskapsprosjekt eller andre timebaserte tenester. Her må tilbydar kunne sannsynleggjere i kva omfang slike oppdrag kan gjennomførast. (Jf punkt 3 og 4) 10. Det vert lagt vekt på leveringspresisjon. Tilbydar må sannsynleggjere at dei kan levere forvaltningsrevisjonsprosjekt, eigarskapsprosjekt eller andre timebasert tenester til rett tid. (Jf punkt 4) 5. KOMPETANSE (30 %) Krav Nr Skildring Kode Kommentar, evnt ref til vedlegg 11. Kompetansenivå for ansvarleg revisor og aktuelle medarbeidarar skal dokumenterast med CV for inntil 2-3 enkeltpersonar som blir tilbydd for gjennomføringa av rekneskapsrevisjonen og inntil 5 for timebasert oppgåver. Det er det tilbydde personalet som skal brukast til gjennomføring av oppdraget. (Punkt 5) Svar 12. Skildring av prosedyrer som viser kva som vert gjort for å sikre naudsynt kompetanse i leveransen når medarbeidarar sluttar og nye medarbeiderar skal inn. (Punkt 6)

21 VEDLEGG C PRISAR HFK/XXX Vedlegg C XXX kommune 1

22 HFK/XXX Vedlegg C XXX kommune 2 1 GENERELT Prisane i Vedlegg C er oppgitt i NOK og eks. mva. Prisane skal inkludere alle leverandøren sine kostnadar knytt til leveransen, slik som administrasjons- og faktureringskostnadar, reiseutgifter, reisetid, skattar og andre avgifter osb. 2 FAST PRIS Post Skildring Fast pris (NOK) Fastpristenester , jf. kravspesifikasjon vedlegg A punkt * Fastpristenester pr. år frå , jf. kravspesifikasjon vedlegg A punkt * Prissetting for dette halvåret skal avspegle at «førre revisor» reviderar årsrekneskapane for 2019 i vårhalvår 2020, slik at det vert mindre arbeid for «ny revisor» i dette halvåret enn i øvrige vårhalvår. 3 EININGSPRISAR Post Skildring Fast pris (NOK) 4 Timebaserte tenester, jf. kravspesifikasjon vedlegg A punkt 4** ** Ved evalueringa av tilboda vert det tatt utgangpunkt i 300 timar per år.