Onsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 06. februar Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Helga Nøtland Auestad -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet Vedlegg 03/13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon, drøfting og godkjenning av prosjektplan. 06/13 Årsmelding for kontrollutvalet for /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

3 3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 35/12 41/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Ove Raunholm (Frp) Gisle Levåg (H) møtte som vara for Johannes Koløen, og var med i møtet til og med sak 38/12 Ida Marlen Havn (Ap) møtte som vara for Ove Gjerde FORFALL Johannes Koløen (H) Ove Gjerde (Ap) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst-Larsen og Line Margrete Johansen Frå administrasjonen møtte økonomisjef Trond Salmo og orienterte om finansforvaltningsrapport 2. tertial Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 35/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 36/12 Protokoll frå møte i kontrollutvalet /12 Orienteringssaker 38/12 Meldingar 39/12 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune 40/12 Oppstart prosjekt forvaltningsrevisjon (utsett sak frå møte ) 41/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 35/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 36/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 37/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Presentasjon av revisjonsplan 2 Sekretariatet Kortfatta referat frå kontrollutvalet i fylkeskommunen sin studietur til Brussel Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Else Holst-Larsen presenterte revisjonsstrategi med revisjonsplan. Kontrollutvalet stilte spørsmål, kom med kommentarar, og tok informasjonen til orientering 2 Sekretariatet Sekretariatet gav eit kortfatta referat frå kontrollutvalet i fylkeskommunen sin studietur til Brussel. Informasjonen vart teke til orientering Ymse: Gro Rydland har meldt inn spørsmål om kva som er gjort når det gjeld forbetring av inneklima på skulane i Fitjar. Frå administrasjonen er det opplyst at det er sett av midlar, men at arbeidet ennå ikkje har starta opp. Dette vil nå bli sett fortgang i. Melding om denne saka vil og bli gjeve til kommunestyret seinare i dag, og kontrollutvalet fekk framlagt skriftleg orienteringa som vert gjeve i saka. Det vart reist spørsmål om ikkje dette også burde vore ei sak å ta opp i arbeidsmiljøutvalet. Kontrollutvalet vil følgja opp saka og ber om orientering på sitt neste møte, om kva som vert gjort vidare med utbetring av inneklima i skulane. VEDTAK Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 2

5 5 38/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: SIM-rapport etter selskapskontroll Selskapsoversikt 2011 Finansforvaltningsrapport 2. tertial Sekretariatet Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. november Sekretariatet Fastsetja møtedato for første møte i 2013 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Gjennomgang av aktuelle vedtak frå kommunestyret: SIM-rapport etter selskapskontroll. Kontrollutvalet merka seg vedtaket som er gjort i kommunestyret, som inneber at ein del av tilrådinga frå kontrollutvalet ikkje vart vedteke. Selskapsoversikt 2011 vart gjennomgått og drøfta og teke til orientering. Økonomisjef Trond Salmo orienterte om finansforvaltningsrapport 2. tertial. Informasjonen vart teke til orientering. 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. november 2012 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet har merka seg at det ikkje er rom for å setja i gong nye prosjekt i Dette bør og vera signal å gje vidare når det gjeld rammer for kontrollutvalet sitt budsjett for Sekretariatet Møtedato for første møte i 2013 vart fastsett til 13. februar kl Ymse VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Gisle Levåg måtte gå frå møtet etter handsaminga av denne saka. Resten av møtet var det såleis 4 medlemmer tilstades. 39/12 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL FITJAR KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET Else Holst-Larsen presenterte uavhengighetserklæringa. Kontrollutvalet tok uavhengighetserklæringa til etterretning, og forslag til vedtak vart vedteke samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. 3

6 40/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan.. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Evt. kan kontrollutvalet gjera vedtak i pkt. 4 om at: «Utvalslaiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplan.» HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta prosjekta som er aktuelle for forvaltningsrevisjon ut frå vedteken plan. Konklusjonen vart at «Personalforvaltning og HMT» vert det prosjektet kontrollutvalet vil gjennomføra. Føremål med prosjektet vart drøfta. Line Margrete Johansen frå Deloitte var med under diskusjonen og gjorde notatar ut frå dei innspel som kontrollutvalet kom med. Aktuelle spørsmålstillingar vart og gjennomgått, drøfta og teke med i notatar. Drøftinga omfatta og korleis prosjektet skal avgrensast. Gjennomføring av arbeidet med dokumentanalyse, intervju og spørjeskjema vart og drøfta. Kontrollutvalet vil at forslag til prosjektplan vert framlagt på neste møte til gjennomgang og godkjenning. Ferdigstilling av prosjektet og rapport etter arbeidet bør leggast til hausten Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Personalforvaltning og HMT». 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. 41/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det vart teke opp at i saker som er u-off bør det førast i protokoll kva paragraf som er nytta for å lukke saka. Vedtaket i slike saker bør og vera offentlege, med unntak der vedtak inneheld opplysningar som er uoff. Sekretariatet sender ei henvending om dette til administrasjonen. Kontrollutvalet hadde elles ikkje saker ein ville be om nærmare orientering om på noverande tidspunk. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Under ymse vart det teke opp, og drøfta, ordning med utpeiking av politikarar til å sitje i røystestyre. Konklusjonen vart at det ikkje var naudsynt å følgje denne spørsmålstillinga opp vidare. 6 Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 4

7 7 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 13. februar 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 03/13 03/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Vedr. sak «Inneklima i skulane i Fitjar kommune» Kva vert gjort vidare med sak om inneklima i skulane? Om handsaminga av saka oppfølging av vedtaket? Kvifor vart denne saka forseinka i høve til fatta vedtak? Korleis er rutiner for oppfølging av slike og liknande saker? Ser administrasjonen det som naudsynt å betra rutinane? 2 Rådmann Korleis er rutinane i Fitjar kommune når det gjeld å handsame u.offsaker, herunder når slike saker skal førast i møteprotokollen? 3 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter 4 Kontrollutvalsleiar Referat frå deltaking på NKRF sin kontrollutvalskonferanse Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

8 8 Notat: Revisor sin plass i kommunestyremøter. Til kontrollutvalsmøtet i Fitjar kommune Orienteringssak nr. 3 Revisor har gjennom kontrakt med kommunen plikt til å møte i kommunestyret når det er saker frå revisjonen på saklista. Dette er til dømes forvaltningsrevisjonsrapportar, rekneskap, planar, selskapskontrollar, andre saker revisjonen har arbeida med. Dette notatet tar sikte på å gjere ordførar, kommuneadministrasjon og kontrollutvalet merksam på dette. Revisor er i mange høve tilstades i kommunestyremøta utan at dei folkevalde er merksame på dette. Revisor har kompetanse og inngåande kjennskap til sine saker. Revisor si moglegheit til å kunne svare på spørsmål og opp/avklare misforståingar bør nyttast i større grad enn i dag. Sekretariatet vil føreslå følgjande for kontrollutvalet: 1) Når kontrollutvalet sender innstilling til kommunestyret på saker frå revisjonen vert det og vanlegvis tilrådd at revisor er tilstades i kommunestyremøtet og at ordførar vert gjort merksam på dette slik at ordførar kan gjere seg nytte av den kompetansen som er tilstades frå eigen revisor. 2) Dette notatet vert sendt ordførar med ei oppmoding om å ha kontakt med revisor når saker frå revisjonen er på saklista. Ordførar kan då, avhengig av sak, til dømes avtala at revisor og gjerne saman med utvalsleiar i kontrollutvalet, kan legge fram for kommunestyret viktige forvaltningsrevisjonsrapportar, selskapskontrollar, revisjonsmelding og planar. 3) Vidare er det greitt at revisor kan be om ordet om revisor finn at det er trong for oppklaring/avklaring ut frå drøfting av aktuelle saker. Kontrollutvalet sin leiar og nestleiar har lovfesta rett til å ta ordet i saker frå kontrollutvalet, jfr. Kommunelov og forskrift, men revisor har ikkje tilsvarande rett. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar

9 9 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 13. februar 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 04/13 04/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Delegasjonsreglement for Fitjar kommune for perioden Drøfting av om kontrollutvalet skal gjera innspel til at det vert utarbeida reglement for kontrollutvalet også 2 Økonomisjef Budsjett for kontrollutvalet for 2013 og rekneskapstal for Deloitte Info om interimsrevisjon og arbeid med rekneskapsavslutning for Fylkesmannen Brev vedr. «Vergemålsreforma status og gjennomføring i 2012» 5 Fitjar kommune Møteplan for 1.halvår Drøfting av kontrollutvalet sine møtedatoar. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sak vedr. Delegasjonsreglement for Fitjar kommune for Budsjett for kontrollutvalet for 2013 Notat om arbeid med interimsrevisjon Brev vedr. «Vergemålsreforma status og gjennomføring i 2012» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

10 10

11 11

12 12

13 13 Saksbehandler, innvalgstelefon Kari Tepstad Utvær, Vår dato Deres dato «REFDATO» Vår referanse 2012/304 Deres referanse «REF» Til kommunane i Hordaland Verjemålsreforma - status og gjennomføring 2012 Status I samband med behandlinga av statsbudsjettet for 2012 vedtok Stortinge å løyva kr. 62 million til førebuinga av iverksetjinga av den nye verjemålslova. Regjeringa tar sikte på at lova kan tre i kraft frå Fylkesmannen har fått tildelt oppgåver og økonomiske rammer frå Justisdepartementet for å starta førebuingane i fylket vårt. I dette brevet gjer vi nærare greie for det vidare arbeidet med reforma i 2012 og kva oppgåver som kommunane må ivareta, og ikkje minst på kva måte sambeidet mellom Fylkesmannen og kommunane bør skje. Fylkesmannen sitt arbeid med førebuinga av verjemålsreforma Fylkesmannen har etablert eit internt prosjekt som skal førebu og gjennomføra overføringa av verjemålsoppgåvene frå kommunane til fylkesmannen. Hos Fylkesmannen i Hordaland vil verjemålsforvaltninga bli lagt til ein eigen seksjon, verjemålsseksjonen, i administrasjons- og vejemålsavdelinga i embetet. Denne avdelinga vert leia av avdelingsdirektør Kari Utvær Tepstad. Stillinga som leiar for seksjonen er utlyst med søknadsfrist 15. januar d.å. Det vil bli tilsett i stillinga så snart som mogeleg. Seksjonsleiaren vil få ei sentral rolle med å byggja opp og organisera verjemålsforvaltninga i embetet, og å halda dialogen med kommunar, andre aktuelle instansar og verjer. Fylkesmannen har oppretta eit eige menypunkt på Fylkesmannen si heimeside, w.w.w. fylkesmannen.no under «Verjemål». Her legg vi ut informasjon fortløpande. Samarbeid og dialog med kommunane Fylkesmannen ønskjer eit nært samarbeid og god dialog med kommunane i tida fram til iverksetjinga av verjemålsreforma. I første omgang ber vi alle kommunane gi tilbakemelding innan 20. januar 2012 om kven som skal vera kommunen sin kontaktperson for gjennomføringa av reforma. Kontaktpersonane blir viktige samarbeidspartnarar for å avklare praktiske utfordringar, slik at oppgåver, system og dokumentasjon blir klargjort for ei ryddig og effektiv overføring av oppgåvene til Fylkesmannen. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Administrasjonsavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Telefaks: Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett:

14 14 Fylkesmannen planlegg ein konferanse i løpet av våren 2012, sannsynlegvis i siste halvdelen av april månad, for overformyndarar og saksbehandlarar. Det vil bli sendt ut ein eigen invitasjon til denne konferansen. Viktige oppgåver for kommunane ved oppstarten av 2012 I samband med at verjemålsreforma no er beslutta gjennomført med en målsett dato, , ber Fylkesmannen at kommunane tidlig i 2012 gjer følgjande: a) Gi førebels informasjon til tilsette som blir berørte av reforma om at oppgåvene som lokal verjemålsmyndigheit vil bli overførte frå kommunane til Fylkesmannen. Informasjonen skal gis etter hovudavtalen og arbeidsmiljøloven b) Same informasjon om målsett dato for reforma bør gis til dei valde overformyndarane. c) Dersom kommunen har lagt andre oppgåver til overformynderiet, for eksempel legatforvaltning, må kommunen starta arbeidet med å få plassert desse oppgåvene annan stad. Desse oppgåvene vil ikkje bli overførte til Fylkesmannen. Det er viktig å starta dette arbeidet i god tid då det for nokre legat kan vera nødvendig med endringar i vedtektene før ny forvaltningsordning er på plass. d) Nokre større kommunar har valt sokalla fellesforvaltning av midlane som er under overformynderiet si forvaltning. Desse kommunane må starta arbeidet med å tilpassa porteføljen og koma over i plasseringar som raskt lar seg konvertera til likvide midlar i samband med at ny vergemålslov trer i kraft, jfr. 51 om at finansielle eignedelar etter den nye lova skal plasserast som bankinnskot på individuelle konti i bank. Fellesforvaltning vil soleis ikkje lenger vera ei oppgåve for ny lokal verjemålsmyndigheit. e) Kommunen bør også vurdera om det er andre avtalar som bør førebuast oppsagde som følgje av reforma, til dømes avtalar om og med advokatar, revisjon, lokale og datasystemleverandørar. f) Kommunen sitt overformynderi må i kommunikasjonen med dagens verjer og hjelpeverjer orientera om den planlagde overføringa. Det må understrekast at dei som er oppnemnde som hjelpeverje framleis vil halda fram i vervet uten at det trengs noka ny oppnemning. Hjelpeverja vil få informasjon og rettleiing om den nye ordninga i god tid før lova vert sett i verk. Nærare om verksemdsoverdraging For nokre kommunar kan overføringa av dei lokale verjemålsoppgåvene til den nye lokale verjemålsmyndigheita hos Fylkesmann bli vurdert som verksemdsoverdraging etter arbeidsmiljølova kap. 16. Det vil i tilfelle seia at tilsette som arbeider med dei oppgåvene som vert overførte i desse kommunane har rett til å følgja med over til ny arbeidsgivar som da blir staten. Et eige samarbeidsutval mellom staten, KS og hovedsamanslutningane vurderer no kva slags operative kriterier som skal leggjast til grunn for å ta stilling til om det ligg føre ei verksemdsovertaking i den enkelte kommunen eller ikke. Vidare ser utvalet på kva som er dei personalmessige konsekvensane av at ei verksemdsovetaking ligg føre. Utvalet skal vera ferdig med arbeidet sitt i slutten av januar Fylkesmannen vil etter dette koma tilbake med meir 2

15 15 informasjon om spørsmålet om verksemdsovertaking, og på kva måte det skal avklårast kva kommunar i vårt fylke som eventuelt vert omfatta av reglane om verksemdsoverdraging. Nærare om overformynderiet sitt arkiv Fylkesmannen har mottatt fleire spørsmål om kva som skal skje med saksmappene og arkivet som høyrer til overformynderia i dag. Hovudregelen er at dei sakene og dokumenta som tilhøyrer kommunen sitt overformynderi skal bli i kommunen, og at kommunen seinare kan avlevera desse arkiva til arkivdepotet sitt. Fylkesmannen vil vurdera i kva grad dokument i aktive saker skal overførast når ny lov vert sett i verk. Dette vil då skje ved at det tas digitale kopiar (scanning) av aktuelle dokument i pågående verjemålssaker. Fylkesmannen vil og på eit seinare tidspunkt ha høve til å kunna venda seg til kommunen for å få tilgang til relevante dokument. Fylkesmannen vil koma tilbake med meir informasjon og ha dialog med kommunane om gjennomføringa på dette punktet. I denne omgangen vil Fylkesmannen nøya seg med å be kommunane informera den eller dei arkivansvarlege om reforma som kjem, slik at arkivansvarleg i samarbeid med overformynderiet kan starta arbeidet med å kvalitetssikra arkivet for overformynderisaker. Det er ein viktig føresetnad for at overføringa kan skje så effektivt som mogleg. Kommunen si nye rolle i verjemålsordningen Sjølv om Fylkesmannen blir ny lokal verjemålsmyndigheit, vil verjemålsordninga framleis vera ei lokal velferdsordning retta mot innbyggjarane i den enkelte kommunen. I mange høve vil verjemål spela saman med kommunen og NAV sine øvrige velferdstenester. Mens legetjenesta får rett til å krevja verjemål etter den nye lova, vil kommunen si helse- og sosialteneste ha meldeplikt for nokre brukargrupper dersom ein trur det er trong for verjemål. Fylkesmannen vil i dialog med kommunane koma tilbake til på kva måte Fylkesmannen og kommunane kan samarbeida vidare om å få til ei best mogleg verjemålsordning i den enkelte kommunen etter at den nye lova trer ikraft. Det kan bli aktuelt å samarbeida om informasjon om ordninga lokalt og om opplæring av verjer og kommunalt helse/sosialpersonell. Vidare kan det vere aktuelt å inngå avtale om lån av kommunen sine lokale i samband med opplærings- og informasjonsverksemd, inkludert møte mellom Fylkesmannen og personar som har søkt om verjemål som ledd i saksførebuinga. Dersom kommunen har spørsmål om reforma, kan følgkande kontaktast: - assisterande fylkesmann Rune Fjeld, rune.fjeld@fmho.no eller tlf avdelingsdirektør Kari Tepstad Utvær, kari.tepstad.utvær@fmho.no eller tlf Med helsing Rune Fjeld e.f. assisterande fylkesmann Kari Tepstad Utvær avdelingsdirektør 3

16 16 Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift. Kopi: Overformynderia i Hordaland KS - Hordaland 4

17 17 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 13. februar 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 05/13 05/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON, DRØFTING OG GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN Bakgrunn for saka: På møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Personalforvaltning og HMT». 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Deloitte har levert forslag til prosjektplan som avtalt. Prosjektplanen ligg som vedlegg i saka. Drøfting: Kontrollutvalet må setja seg inn i forslag til prosjektplan, sjå til at den er i tråd med drøfting som er gjort i kontrollutvalet tidlegare, og gje sine signal til innhaldet i prosjektplanen. Sekretariatet vil særleg setja fokus på om føremål og problemstillingar er i tråd med intensjonen (pkt.1.2). Ut frå sekretariatet sitt syn dekker føremål og problemstillingar det kontrollutvalet kom med synspunkt på i sist møte. Kontrollutvalet må og ta stilling til resten av prosjektplanen, herunder pkt. 4.2 Tidsbruk. Deloitte har og levert ein u-off-versjon av prosjektplanen som inneheld detaljar når det gjeld ressursbruk, samt ein detaljert framdriftsplan. Denne vil bli lagt fram i kontrollutvalsmøtet, slik at ein kan drøfta ressursbruken, og når arbeidet skal vera ferdigstilt. Konklusjon: Med dette som bakgrunn vert saka lagt fram for kontrollutvalet til drøfting. Dersom det kjem fram endringar til prosjektplanen i møtet, vert det gjort forslag om at utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

18 18 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 2 (Alternativt): Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune. 2

19 19 Forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune Prosjektplan/engagement letter Audit & Advisory Januar 2013

20 20

21 Innhald Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Eventuelle avgrensingar Revisjonskriterium Innleiing Systematisk helse, miljø og tryggleiksarbeid Vernetenesta Arbeidsmiljøutval Personalforvaltning Kommunale styringsdokument og vedtak Metode Dokumentanalyse/casestudie Intervju Elektronisk spørjeundersøking Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk... 12

22 1. Innleiing Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet , sak 40/12, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune. Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Føremål og problemstillingar I vår tilnærming til omgrepet personalforvaltning støtter vi oss til Nordhaug (1990:23). Han skriv at vi kan skilje mellom personalforvaltning og strategisk personalleiing, og at personalforvaltning er det elementære, operative nivået. Personalforvaltninga sine fire elementære funksjonar er å rekruttere, behalde, utvikle og avvikle arbeidskrafta. Føremålet med dette prosjektet vil vere å undersøke korleis ansvar for personalforvaltning er ivareteke av Fitjar kommune. Vidare er det eit føremål å undersøkje om sentrale krav til HMT-arbeid og verneteneste blir etterlevt av kommunen. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. Har Fitjar kommune ein systematisk og felles praksis når det gjeld personalforvaltning? a) Har Fitjar kommune ein overordna strategi for personalforvaltning, som omhandlar dei sentrale funksjonane innanfor personalforvaltninga (rekruttere, behalde, utvikle og avvikle arbeidskraft)? b) Er det utarbeidd prosedyrar og retningsliner som sikrar ein felles praksis for utøving av personalansvar i kommunen? c) Er det gjort ei tydeleg rolle- og ansvarsdeling knytt til personalforvaltning/personalansvar? d) I kva grad er linjeleiarar med personalansvar medveten kva ansvar og oppgåver dei har? e) Følgjer linjeleiarar opp sitt ansvar og sine oppgåver i samsvar med kommunale retningsliner og regelverk? (herunder mellom anna gjennomføring av medarbeidarsamtalar) f) Får linjeleiarar tilstrekkeleg med opplæring og støtte frå sentralt hald i kommunen? 2. Oppfyller kommunen sentrale krav i regelverket når det gjeld arbeid med helse, miljø og tryggleik (HMT): a) Korleis er Fitjar kommune sitt internkontrollsystem på HMT-området utforma? b) Er kommunen sin internkontroll på HMT-området dokumentert? c) Deltar representantar for arbeidstakarane i internkontrollarbeidet på HMT-området i samsvar med krava i regelverket? d) Oppfyller kommunen kravet om å ha verneombod ved sine verksemder, jf. arbeidsmiljølova 6-1? e) Får verneomboda i kommunen tilbod om tilstrekkeleg opplæring? f) Er Fitjar kommune tilknytt ei bedriftshelseteneste i samsvar med krav i regelverket? 4

23 23 g) Har arbeidsmiljøutvalet ei definert rolle i samband med spørsmål knytt til helse- miljø og tryggleik i kommunen? 3. Arbeider kommunen systematisk med kartlegging og utbetring av arbeidssituasjons- /arbeidsmiljøutfordringar innanfor organisasjonen? a) Har kommunen eit velfungerande system for kartlegging av arbeidssituasjons- /arbeidsmiljøutfordringar? b) Korleis blir organ som vernetenesta og arbeidsmiljøutvalet involvert i denne typen oppgåver? c) Har kommunen rutinar som sikrar at det blir sett inn målretta tiltak for å betre eventuelle identifiserte arbeidssituasjons- /arbeidsmiljøutfordringar? (til dømes knytt til kapasitet, kompetanse, tekniske verktøy, organisering, arbeidsmetodar mm) d) Har kommunen system for å sikre at ein nyttar tilgjengelege verkemiddel gjennom IA/NAV der dette kan vere aktuelt? Korleis er kommunestyrevedtak frå 2010, om å undersøkje moglegheiter for interkommunalt samarbeid i samband med kapasitetsproblem knytt til planarbeid, følgt opp? 1.3 Eventuelle avgrensingar Ansvar og oppgåver spesifikt knytt til oppfølging av sjukmeldte og reduksjon av sjukefråvær vil ikkje vere ein del av forvaltningsrevisjonen. 5

24 24 2. Revisjonskriterium 2.1 Innleiing Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, anna regelverk og relevante kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria vil bli utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 1. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.2 Systematisk helse, miljø og tryggleiksarbeid Av 1-1 i arbeidsmiljøloven går det fram at føremålet med lova mellom anna er å sikre eit arbeidsmiljø som gir grunnlag for ein helsefremmande og meiningsfylt arbeidssituasjon, og som gir full tryggleik mot fysiske og psykiske skadeverknader. Av arbeidsmiljøloven 3-1 går krav til systematisk arbeid med helse-, miljø- og tryggleik fram: «(1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 6

25 25 h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.» Kravet om å drive systematisk helse-, miljø og tryggleiksarbeid er nærare presisert gjennom forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). I denne forskrifta er internkontroll definert som «systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Det går her fram at den som er ansvarleg for verksemda skal sørgje for at det internkontroll blir innført og utøvd i verksemda, og at dette blir gjort i samarbeids med arbeidstakarane og deira representantar. Av arbeidsmiljøloven 3-3 går krav om å knytte verksemda til ei bedriftshelseteneste fram: «Arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.» 2.3 Vernetenesta Vernetenesta er omtalt i kapittel 6 i arbeidsmiljølova. Ved alle verksemder som har 10 tilsette eller meir skal det etter 6-1 veljast verneombod. For verksemder med færre enn ti arbeidstakarar kan det gjerast unntak for kravet om verneombod. Kvart verneområde skal vere klart avgrensa og må ikkje vere større enn at verneombodet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgåver på ein forsvarleg måte. Om verneombodet sine generelle oppgåver står det følgjande i 6-2 (1): «Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov.» Under (2) i same paragraf går det fram at verneombodet har særleg ansvar for tilhøve knytt til m.a. fysisk arbeidsmiljø, avverging av ulykker, å sikre at tilsette har naudsynt opplæring og å melde fra om ulykkes- og helsefare. Verneombodet skal takast med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innanfor ombodet sitt verneombodet. Av 6-5 går det fram at har arbeidsgjevar ansvar for å sørge for at verneombod får naudsynt opplæring, tilstrekkeleg tid til å utføre vernearbeidet, at utgifter til opplæring mv. skal dekkast og at arbeidsgjevar skal sørgje for at verneombodet ikkje har inntektstap som følge av vervet. Av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning går det fram som skal vere føremålet med opplæringa, og at opplæringa normalt skal ha ei varigheit på minst 40 timar. Verksemder med fleire enn eitt verneombod skal ha minst eitt hovudverneombod, som har ansvar for å samordne verneomboda si verksemd. Hovudverneombodet skal veljast blant verneomboda eller andre som har eller har hatt tillitsverv ved verksemda. 7

26 2.4 Arbeidsmiljøutval Alle verksemder som sysselsetter meir enn 50 arbeidstakarar har etter arbeidsmiljølova 7-1 plikt til å opprette eit arbeidsmiljøutval (AMU), der arbeidsgjevaren, arbeidstakarane og bedriftshelsetenesta er representert. Arbeidsgjevar og arbeidstakarane skal ha like mange representantar i utvalet, og leiar for utvalet skal vekselvis veljast av arbeidsgjevar og arbeidstakar sine representantar. Kva personar som til ein kvar tid er medlemmar av utvalet skal kunngjerast ved oppslag på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøutvalet sine generelle oppgåver er omtalt i arbeidsmiljølova 7-2 (1): 26 «Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd.» Under (2) går det vidare fram kva arbeidsmiljøutvalet skal behandle. Spørsmål som angår bedriftshelseteneste og den interne vernetenesta er eit av dei områda arbeidsmiljøutvalet skal dekke. Vidare blir det i 2-3 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning sagt følgjande om arbeidsmiljøutvalet sine oppgåver: «Arbeidsmiljøutvalget er et besluttende og rådgivende organ som skal virke for gjennomføringen av arbeidsmiljølovgivningen i virksomheten. Foruten de oppgaver som er spesielt nevnt i arbeidsmiljøloven 7-2, skal a) utvalget delta i å utarbeide en handlingsplan for verne- og miljøarbeidet i virksomheten, b) utvalget eller representanter for utvalget foreta befaringer i virksomheten for å kartlegge og vurdere behovet for verne- og miljøtiltak. Verneombud og arbeidsledere for de enkelte områder i virksomheten bør delta under befaringen av områder som de er verneombud eller arbeidsleder for, c) utvalget gi råd om prioritering av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp spørsmål om nye tiltak, d) utvalget fastsette retningslinjer for introduksjon av nye tilsatte arbeidstakere om det som gjelder verne- og miljøarbeidet i virksomheten og se til at arbeidsgiveren sørger for opplæring av nye tilsatte så snart som mulig etter tilsettingen, e) utvalget også arbeide for at de tilsatte i virksomheten får innsikt i arbeidsmiljøproblemer og søke deres medvirkning i verne- og miljøarbeidet. ( )» Vidare går det fram av 3-16 i forskrifta at arbeidsmiljøutvalet normalt skal halde minst 4 møte per år, og at utvalet tar opp spørsmål både på eige initiativ, etter førespurnad frå verneombod og etter førespurnad frå andre arbeidstakarar. Det skal førast referat frå møta i arbeidsmiljøutvalet. Medlemmar av arbeidsmiljøutvalet har ifølgje forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18 og 3-19 same rett til opplæring som verneomboda. 8

27 2.5 Personalforvaltning Av sentralt regelverk vil det i hovudsak vere arbeidsmiljølova som er aktuell som revisjonskriterium i samband med dei problemstillingane som dreier seg om personalforvaltning. Arbeidsmiljølova regulerer mellom anna tilhøve knytt til medarbeidarane sin rett til medverknad, fortrinnsrett ved tilsettingar, og oppseiing av arbeidstakarar. Fitjar kommune sine eigne politiske vedtak og målsettingar, samt administrative rutinar for personalforvaltninga, vil også utgjere viktige revisjonskriterium knytt til desse problemstillingane. Medarbeidarsamtalar som arena for medverknad Arbeidsmiljølova 4-2 inneheld krav til tilrettelegging, medverknad og utvikling: 27 «(1) Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, c) det legges vekt på å gi arbeidstaker mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, d) arbeidstaker så langt som mulig gis mulighet til variasjon og for å se sammenheng mellom enkeltoppgaver, e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. ( )» Medverknad frå arbeidstakarane kan sikrast gjennom ulike verktøy eller verkemiddel, etablering av arenaer for medverknad, utvikling av HMS-systemet og opplæring 2. Medarbeidarsamtalar vil vere ein slik kanal for medverknad, og kan vere ein viktig arena for å sikre tilrettelegging for og utvikling av den einskilde medarbeidar. Tilsetting Av arbeidsmiljølova 14-1 går det fram at arbeidsgjevar skal informere arbeidstakarane om ledige stillingar i verksemda. Innleigd arbeidstakar skal informerast på tilsvarande vis. Arbeidsmiljølova 14-2 omhandlar fortrinnsrett for tilsetting i ny stilling for tilsette som er sagt opp på grunn av forhold knytt til verksemda. Fortrinnsretten gjeld både for fast tilsette og midlertidig tilsette. Vidare går det fram av 14-3 at deltidstilsette har fortrinnsrett til utvida stilling framfor at arbeidsgjevar føretar ny tilsetting i verksemda. Fortrinnsretten er betinga av at arbeidstakar er kvalifisert for stillinga og at utøving av fortrinnsretten ikkje vil innebere vesentlege ulemper for verksemda. Av 14-5 går det fram at det er krav om at det skal inngåast skriftleg arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Arbeidsmiljøloven 14-9 omhandlar midlertidig tilsetting. Hovudregelen er at arbeidstakar skal vere fast tilsett, men i ein del situasjonar kan ein inngå avtale om midlertidig tilsetting. Vilkåra går fram av Jf. NOU 2010: 1. «Medvirkning og medbestemmelse i arbeidslivet». 9

28 Vidare går det fram at arbeidsgjevar minst ein gong per år skal drøfte bruken av midlertidig tilsetting med dei tillitsvalde. 28 Opphør av arbeidsforhold Kapittel 15 i arbeidsmiljølova omhandlar oppseiing av arbeidstakar. Av 15-1 går det fram at i tilfelle der arbeidsgjevar vurderer oppseiing, skal dette så langt det er praktisk mogleg drøftast med arbeidstakar og med arbeidstakar sine tillitsvalte, med mindre arbeidstakar sjølv ikkje ønskjer dette. Av 15-3 går det fram kva fristar som gjeld i samband med oppseiing av arbeidsforhold, og formkrava i samband med oppseiing går fram av Etter arbeidsmiljølova 15-7 (1) kan ein arbeidstakar ikkje seiast opp utan at det er saklig grunngjeve i forhold knytt til verksemda, arbeidsgjevar eller arbeidstakar. Ved tvist om eit arbeidsforhold er brakt til opphør etter reglene i 15-7 kan arbeidstakar normalt halde fram i stillinga så lenge forhandlingar går føre, jf I tilfelle der arbeidstakar har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller anna vesentleg misleghald av arbeidsavtalen, kan arbeidsgjevar likevel avskjedige arbeidstakaren med umiddelbar verknad, jf (1). Dersom det er grunn til å tru at arbeidsgjevar er skuldig å slike forhold, kan arbeidsgjevar suspendere arbeidstakaren, jf Kommunale styringsdokument og vedtak I forvaltningsrevisjon av arealplanlegging i Fitjar kommune i 2010, blei det påpeika store utfordringar knytt til kapasitet ved avdeling for plan og utvikling. I samband med kommunestyret si handsaming av forvaltningsrevisjonsrapporten, fatta kommunestyret følgjande vedtak: «( ) kommunestyret vil difor be rådmannen syta for følgjande: ( ) 5. At kommunen vurderer større grad av interkommunalt samarbeid når det gjeld planar, personell og system, jfr. 9-1 og 3-3 i Plan- og bygningsova av ( ) Når det gjeld tiltaka i pkt. 4 og 5, må kommunestyret få tilbakemelding på rådmannen sine vurderingar på dette i løpet av året ( )» 3 Eventuelle andre kommunale styringsdokument og vedtak som omhandlar personalforvaltning og/eller HMT kan også vere aktuelle revisjonskriterium. 3 Sak PS 09/10. 10

29 3. Metode Dokumentanalyse/casestudie Dokument i form av mellom anna lover og lovforarbeid, undersøkingar og teori på det aktuelle feltet, og anna informasjon om kommunen vil bli brukt som bakgrunnsdata, revisjonskriterium og faktagrunnlag. 3.2 Intervju Revisjonen ønskjer som ein del av undersøkinga å gjennomføre intervju med utvalde personar som arbeider med personalforvaltning og HMT i kommunen. Vi reknar med å intervjue eit stadleg verneombod, hovudverneombod, ein tilsett eller leiar som har eit overordna ansvar for HMT i kommunen, og ein representant frå den administrative leiinga i kommunen. I tillegg ønskjer vi å intervjue ein tilsett i den sentrale leiinga som har ansvar for personalforvaltning, og to linjeleiarar med personalansvar. Til saman vil dette utgjere 7 intervju. 3.3 Elektronisk spørjeundersøking Vi vil sende ut ei kortfatta elektronisk spørjeundersøking til alle linjeleiarar med personalansvar i kommunen, for å kartleggje korleis ein arbeider med personalforvaltning i dei ulike avdelingane og einingane, og korleis samarbeidet mellom den sentrale leiinga i kommunen og einingane fungerer når det gjeld personalforvaltning. 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju blir sendt til intervjuobjekt for verifisering og det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapport vil bli sendt til rådmannen for verifisering og uttale. Rådmannen verifiserer faktadelen i rapporten og blir oppmoda om å gje ei uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Rådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 11

30 30

31 31 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS

32 32 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 13. februar 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 06/13 06/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side, og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Framlegg til årsmelding for kontrollutvalet for 2012 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

33 33 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

34 34 1 Føremål og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet har som oppgåve å føre tilsyn med den kommunale forvaltninga, på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet skal og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Oppgåvene til utvalet omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I «Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar» finn ein kva som er oppgåvene til kontrollutvalet. Føremålet med kontrollutvalet sitt arbeid er å medverke til at det vert allmenn tillit til at kommunen sine oppgåver vert løyst på best mogleg måte, og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. 2 Samansetjing av kontrollutvalet Kontrollutvalet er slik samansett for valperioden : Medlemmer Helga Auestad, KrF, leiar Gro Rydland, SP, nestleiar Johannes Koløen, H Ove Gjerde, AP Ove Raunholm, FrP Personlege varamedlemmer Svein Lunde, KrF Randi Dalen, SP Gisle Levåg, H Ida Marlen Havn, AP Åge Nesbø, FrP I følgje lova skal minst ein av medlemmane i kontrollutvalet og vera medlem av kommunestyret. Helga Auestad er kommunestyremedlem. 3 Om verksemda til kontrollutvalet i 2012 Kontrollutvalet hadde 5 møter, og handsama 41 saker. Frå og med hausten 2012 var møta i kontrollutvalet opne. Ordførar har møterett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Rådmann og andre frå administrasjonen har møtt når dei har vorte innkalla. Revisjonen har og møtt på møta i kontrollutvalet. Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjonen det har vorte bede om. Dei viktigaste sakene: Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune for Årsmelding for kontrollutvalet for Gjennomføring av prosess med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) Rapport etter selskapskontroll. Budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Opne eller lukka møter i kontrollutvalet. Årsmelding og kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Utvalet har og som faste punkt på saklista meldingar, orienteringssaker og gjennomgang av møteprotokollar frå kommunestyret, formannskapet og hovudutvala. 2

35 4 Sekretariatsordninga I kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som kontrollutvalet har trong for. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Fitjar kommune. Kari Nygard har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Stord, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund, Os og Samnanger. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 5 Forum for kontroll og tilsyn (FKT) FKT er ein landsomfattande organisasjon som har som oppgåve å vera møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Fitjar kommune er medlem i FKT. Det vert skipa til årleg fagkonferanse, og i 2012 vart den arrangert i Trondheim. Fitjar kommune hadde denne gongen ingen deltakarar på konferansen. På heimesida til FKT vert det samla aktuell informasjon og døme på rapportar etter arbeid med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frå kommunane. 6 Revisjonstenesta 35 Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Fitjar kommune. Avtalen er inngått første gong Ny avtale er inngått etter utlysing av revisjonstenester for ny avtaleperiode, og gjeld fram til , med opsjon for Fitjar kommune til å forlenga avtalen med to år. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte Else Holst Larsen, som i tråd med regleverket har lagt eigenvurdering for at Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune, fram for kontrollutvalet. 3