STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Kommunestyret Kommunestyresalen :00

Transkript

1 Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Kommunestyret Kommunestyresalen :00 I forbindelse med saken om kvalitetsmelding blir det både presentasjon og gruppearbeid. SAKER TIL BEHANDLING: Sak 58/18 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET Sak 59/18 ØKONOMI- OG AKTIVITETSRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2018 Sak 60/18 RAPPORTERING I HENHOLD TIL FINANS- OG GJELDSREGLEMENTET PER Sak 61/18 EIDSIVA ENERGI AS. INNFRIELSE AV ANSVARLIG LÅN - KONVERTERING TIL EGENKAPITAL Sak 62/18 KVALITETSMELDING FOR GAUSDALSSKOLEN Sak 63/18 POLITISK ORGANISERING FOR PERIODEN UTREDNING AV ALTERNATIVER Sak 64/18 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET FASTSETTING AV VALGDAG Habilitet og interessekonflikter: Medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg kan være inhabile i enkeltsaker til politisk behandling. Se derfor nøye gjennom saklisten. For at det skal være mulig å innkalle varamedlem i slike tilfeller, må medlem eller innkalt varamedlem i god tid før møtet ta opp spørsmål om egen habilitet med utvalgets leder. Ved behov kontaktes rådmannen for vurdering av habiliteten. Kommer man til at det kan foreligge inhabilitet, må melding gis til servicetorget så raskt som mulig for innkalling av varamedlem til den aktuelle saken. Det er organet selv som formelt avgjør habilitetsspørsmålet ved votering. Eventuelle forfall meldes til servicetorget på e-post: servicetorget@gausdal.kommune.no, evt. på tlf

2 Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, Hans Oddvar Høistad Ordfører Rannveig Mogren Rådmann

3 Gausdal kommune 3 Ark.: 033 Arkivsaksnr.: 18/2008 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 58/18 Kommunestyret Saksbehandler: Randi Solberg Kristiansen REFERATSAKER KOMMUNESTYRET Orientering fra regionrådet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Referatsaken tas til etterretning. Side 3 av 28

4 Gausdal kommune 4 Ark.: 153 Arkivsaksnr.: 18/1273 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 62/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Marit Bråten Homb ØKONOMI- OG AKTIVITETSRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2018 Vedlegg: Økonomi- og aktivitetsrapport for 2. tertial Se også digital versjon publisert på kommunens nettside. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Det foreslås at økonomi- og aktivitetsrapporten per 2. tertial 2018 tas til etterretning. Det foreslås også at vedtatt nedjustering av driftsrammen på planområde 6 Teknisk drift kan ses sammen med planområde 7 Bygg/eiendom/areal. SAKSOPPLYSNINGER: Budsjett- og virksomhetsstyringssystem. Gausdal kommune har tatt i bruk et nytt system for helhetlig analyse, budsjett, og virksomhetsstyring. Dette systemet heter Framsikt, og rapporteringen for 2. tertial er foretatt ved bruk av dette verktøyet. Framsikt har en digital publiseringsløsning av både rapporteringer gjennom året, årsmelding og kommunens budsjett og økonomiplan. Ett av formålene med å anskaffe dette verktøyet, er å gjøre kommunens dokumenter på dette området mer tilgjengelig både for politikere, innbyggere og andre interessenter. Det vil bli gitt en visning av løsningen i tilknytning til møtene i formannskap og kommunestyre. Utfordringer økonomi. Status på økonomi og aktivitet er inntatt i selve rapporten. Det er denne gangen vesentlige avvik på noen områder og det er særlig innen planområde 9 Barn og familie at avviket er størst. Avviket knytter seg til merutgifter i barnevernstjenesten, og er som følge av en nær dobling av antall barn som barnevernet har måttet overta omsorgen for. Det innebærer en vesentlig økning av utgiftene på området, merutgift i forhold til budsjett anslås å utgjøre 4-4,5 mill. kr inneværende år. Dette er en dobling av utgiftene til denne typen barnevernstiltak. Disse utgiftene knytter seg til godtgjøring av flere fosterhjem, avlastningshjem, utgiftsdekning, sakkyndigvurdering, juridisk bistand, engangsutgifter i forbindelse med etablering av fosterhjem, etc. Det er vedtatt at Gausdal skal slutte seg til en interkommunal barnevernvakt. Det vil også påløpe utgifter til dette inneværende år. Side 4 av 28

5 Sak 59/18 I Ksak 38/18 Gjennomføring av nedskjæring vedtatt for planområde 6 vedtok kommunestyret følgende: «Vedtatt nedtak for planområde 6 sees i sammenheng med planområde 7 inn mot tertialrapport 2 for 2018.» Rådmannen foreslår at vedtatt nedjustering av budsjettrammen på planområde 6 Teknisk drift ses i sammenheng med planområde 7 Bygg/eiendom/areal. Det vil si at nedtaket kan søkes dekket innen planområde 7 i stedet for 6. Kommunen har sluttet seg til et interkommunalt samarbeid om personvernombud. Det vil påløpe ca. 0,2 mill. kr til dette fra og med inneværende år. Omstrukturering av egenkapitalen i Eidsiva Energi as. I samme kommunestyremøte som tertialrapporten behandles i, vil det også bli fremmet en sak som gjelder omstrukturering av egenkapitalen i Eidsiva Energi as. Dersom omstruktureringen gjennomføres, vil dette kunne medføre en ekstra utbetaling til eierne i All den tid dette ikke er vedtatt eller endelig avklart, er det for tidlig å si med sikkerhet hva som blir utfallet. Forholdet vil bli nærmere belyst i egen sak for kommunestyret, og det vises derfor til denne for nærmere detaljer. VURDERING: Administrasjonen fremmer ikke forslag knyttet til justering av budsjettet for Dette er fordi det arbeides med å redusere de anslåtte merforbrukene som framkommer i tertialrapporten. Gausdal kommune har inneværende år avsatt nær 14,1 mill. kr til disposisjonsfond, dette tilsvarer mindreforbruket i regnskapet for Disposisjonsfondet er dermed tilført mer midler enn det som var forutsatt i budsjettet for Det er dog vedtatt at 1 mill. kr av disposisjonsfondet skal gå til tilskudd til kunstgrasbane i Follebu. I arbeidet med Strategiplanen for , vil et tilsvarende beløp som antatt merforbruk i 2018 representerer, bli trukket fra den disponible delen av disposisjonsfondet for å unngå at det blir brukt mer av fond enn det som anses å være tilgjengelig på fondet. Dersom det blir en utbetaling fra kraftsektoren inneværende år, vil det kanskje ikke være nødvendig å gjøre et slikt forbehold. Dette må en komme tilbake til når Strategiplanen for legges fram. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Økonomi- og aktivitetsrapport for 2. tertial tas til etterretning. 2. Vedtatt nedjustering av driftsrammen på planområde 6 Teknisk drift, kan ses i sammenheng med driftsrammen på planområde 7 Bygg/eiendom/areal. Side 5 av 28

6 Sak 59/18 Formannskapet behandlet saken, saksnr. 62/18 den Behandling: I forbindelse med saken var det en kort visning av den digitale løsningen på hjemmesiden. En orientering om saken blir forberedt til kommunestyret. Votering: Enstemmig tiltrådt. Innstilling: 1. Økonomi- og aktivitetsrapport for 2. tertial tas til etterretning. 2. Vedtatt nedjustering av driftsrammen på planområde 6 Teknisk drift, kan ses i sammenheng med driftsrammen på planområde 7 Bygg/eiendom/areal. Side 6 av 28

7 Gausdal kommune 7 Ark.: 200 Arkivsaksnr.: 18/1053 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 63/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Marit Bråten Homb RAPPORTERING I HENHOLD TIL FINANS- OG GJELDSREGLEMENTET PER Vedlegg: Rapportering i henhold til kommunens finans- og gjeldsreglement per Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen. SAMMENDRAG: Det foreslås at rapporteringen i henhold til kommunens finans- og gjeldsreglement per tas til etterretning. SAKSOPPLYSNINGER: Dette er en av tre årlige rapporteringer til formannskap og kommunestyre knyttet til status på finans- og gjeldsforvaltningen. For øvrig informasjon, vises det til vedlagt rapport. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Rapportering i henhold til kommunens finans- og gjeldsreglement per tas til etterretning. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 63/18 den Behandling: Enstemmig tiltrådt. Innstilling: Rapportering i henhold til kommunens finans- og gjeldsreglement per tas til etterretning. Side 7 av 28

8 Gausdal kommune 8 Ark.: 255 S01 &01 Arkivsaksnr.: 18/1054 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 67/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Marit Bråten Homb EIDSIVA ENERGI AS. INNFRIELSE AV ANSVARLIG LÅN - KONVERTERING TIL EGENKAPITAL Vedlegg: - Aksjonæravtalen, oppdatert med endringsforslag. - Vedtektene, oppdatert med endringsforslag. - Ansvarlig lån fordelt på alle långiverne. - Redegjørelse for endring i aksjonæravtalen. - Anmodning om bindende forhåndsuttalelse. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Det foreslås at kommunestyret slutter seg til den foreslåtte omstruktureringen av egenkapitalen i Eidsiva Energi AS og de endringer i aksjonæravtale og vedtekter som følger av dette. Dette forutsetter at det ansvarlige lånet på 57,44 mill. kr som Gausdal kommune har overfor Eidsiva Energi AS, overføres til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as (heretter benevnt LGE). Videre foreslår administrasjonen at kommunestyret innstiller overfor LGE å utbetale ekstraordinært utbytte til eierne i 2018 tilsvarende utbetalt overkurs. SAKSOPPLYSNINGER: Denne saken inneholder forslag om innfrielse av det ansvarlige lånet Gausdal kommune yter til Eidsiva Energi AS, delvis ved konvertering til egenkapital og delvis ved kontantbetaling av lånets verdi utover hovedstol (overkurs) til långiverne. Forslaget har til hensikt å sikre opprettholdelse av Eidsiva Energi AS gode lånebetingelser ved opptak av nye lån. Aksjonæravtalen har bestemmelser som må endres når det ansvarlige lånet innfris. Innfrielsen får også konsekvens for bestemmelsen i Eidsiva Energi AS vedtekter om aksjekapital. I det etterfølgende vil det bli gitt en kort redegjørelse for bakgrunnen for tilbakebetalingen og endringene i aksjonæravtalen og vedtektene. Kort om forslaget (utarbeidet av Eidsiva Energi AS) Eidsiva Energi AS er låntaker i et ansvarlig lån fra sine eiere. For å sikre fortsatt gode rentevilkår på eksterne lån ønsker Eidsiva Energi AS å innfri lånet. Side 8 av 28

9 Sak 61/18 Det ansvarlige lånet har en avtalt fastrente på i gjennomsnitt 6,96% fram til Dette er høyere enn gjeldende markedsrente og medfører at lånets verdi er høyere enn lånets hovedstol (overkurs). Dette må det tas hensyn til ved innfrielsen. Det er foreslått følgende metode for å innfri det ansvarlige lånet: - Lånets hovedstol konverteres til egenkapital i Eidsiva Energi AS. Det betyr at eierne får økt pålydende på sine aksjer i Eidsiva Energi AS. - Overkursen, det vil si verdien av lånet utover hovedstolen, betales til eierne i kontanter. Foreløpige beregninger tilsier at overkursen er i størrelsesorden 300 millioner kroner. Nøyaktig beløp vil måtte beregnes på beslutningstidspunktet. Gjennomføring av forslaget krever beslutning av generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS. Etter planen skal denne avholdes i løpet av høsten Det er på dette tidspunktet at overkursen blir endelig bestemt. Hedmark fylkeskommune, Oppland Fylkeskommune, Lillehammer kommune, Gausdal kommune, Engerdal kommune og Hamar kommune er selv långivere, mens aksjene i Eidsiva Energi AS er eid av deres hel- eller deleide selskaper. Disse eierne må flytte sin del av lånet (kreditorposisjonen) til sine hel- eller deleide selskaper før forslaget nevnt ovenfor kan gjennomføres. Dette er for at aksjonærposisjonen og långiverposisjonen skal være på samme hånd. De andre eierne trenger ikke å foreta noen slike overføringer. Nærmere begrunnelse for forslaget; Fra det ansvarlige lånet ble etablert i 2011 og fram til i dag har kraftprisen blitt nærmest halvert. Dette har redusert konsernets inntjening og kontantstrøm fra driften. I samme periode har det vært gjennomført store investeringer i fornybar energiproduksjon, strømnett og bredbåndsinfrastruktur. Investeringene er lønnsomme, men siden kontantstrømmene for de fleste av investeringene kommer noen år etter at investeringene er foretatt, har investeringene blitt lånefinansiert. Dette har satt press på konsernets finansielle nøkkeltall. Det er spesielt konsernets størrelse på gjeld i forhold til kontantstrøm som er utfordringen. De finansielle nøkkeltallene har avgjørende betydning for selskapets kredittkarakter (rating BBB-), som igjen er viktig for selskapets lånebetingelser, herunder rentesats. Styret fremmet forslag om konvertering av det ansvarlige lånet allerede i Den gang foretok bankene såkalt «skyggerating». I bankenes «skyggerating» ble ansvarlig lån ofte betraktet som egenkapital. Bankene har nå sluttet med «skyggerating». Eidsiva har derfor, i likhet med flere andre kraftselskaper, innhentet en offisiell kredittvurdering. I en offisiell ratingprosess blir ansvarlig lån vurdert som rentebærende gjeld. Det ansvarlige lånet får dermed betydelig negativt utslag på Eidsivas kredittkarakter, sammenlignet med situasjonen i 2015 da bankene foretok «skyggerating». Dette har ytterligere aktualisert behovet for konvertering av det ansvarlige lånet. Virkninger av gjennomføring av forslaget for Eidsiva Energi AS Hvis lånet innfris i tråd med forslaget reduseres konsernets netto gjeld med 1,2 milliarder kroner samtidig som egenkapitalen styrkes. Dette vil telle positivt for långivere som vurderer Eidsiva og vil dermed også være positivt for lånebetingelsene som Eidsiva oppnår på eksterne lån. Innfrielsen sikrer med dette at Eidsivas investeringsprosjekter vil finansieres på en rimelig måte. Side 9 av 28

10 Sak 61/18 Eidsivas portefølje av lønnsomme investeringsprosjekter vil øke selskapets framtidige resultatog utbytteevne. Hoveddelen av planlagte og potensielle investeringer vil gjøres i virksomhetsområder med lav risiko og til dels regulert inntekt uavhengig av kraftpris og konjunkturer (Nett og bredbåndsfiber). De planlagte investeringene vil ha stor positiv regional effekt og blant annet bidra til at fiberdekningen i vår region bedres. Innfrielse av lånet vil også styrke selskapets utbytteevne ved at rentekostnadene reduseres. Innfrielsen skal etter planen gjennomføres ved utgangen av desember 2018 og det vil bli betalt renter på lånet for hele Eierne vil hvis innfrielsen gjennomføres som foreslått få utbetalt til sammen cirka 555 millioner kroner fra Eidsiva i 2018 (vedtatt utbytte på 150 millioner kroner for regnskapsåret 2017 i tillegg til renter og overkurs på det ansvarlige lånet). Det legges til grunn at bortfall av renter på det ansvarlige lånet i 2019 vil bli kompensert med utbytte slik at utbetaling til eierne i 2019 opprettholdes på det nivået som var forutsatt da avtalen om redusert utbytte i en 3-års periode ble inngått i 2016, det vil si 230 millioner kroner. Minimumsutbytte er et uttrykk som brukes i aksjonæravtalen og betegner det utbyttenivået styret ikke kan gå lavere enn med mindre de mener nivået er uforsvarlig. Det er beregnet et nytt minimumsutbytte etter innfrielsen. Det er tatt utgangspunkt i beregningen slik den var definert i aksjonæravtalen før etableringen av det ansvarlige lånet. Nytt minimumsutbytte for inntektsåret 2019 er beregnet til 297 millioner kroner. Videre har selskapets styre foreslått at utbytte som avsettes i 2020 blir 303 millioner kroner hvilket tilsvarer beregnet minimumsutbytte. Fra dette tidspunktet vil minimumsutbyttet reguleres årlig i henhold til konsumprisindeksen. Skattemessige forhold Etter gjeldende regler er det skattemessig en fordel at deler av finansieringen fra eierne kommer i form av lån og ikke egenkapital. Det skyldes at gjeldsrenter samlet sett beskattes mer gunstig for selskaper med kommunale eiere enn utbytte. Nå er det imidlertid skatteendringer i emning som kan medføre at dagens skattefordel knyttet til gjeldsrenter helt eller delvis forsvinner. Eidsiva presiserer for ordens skyld at hver aksjonær/kreditor selv må gjøre sine skattemessige vurderinger og er ansvarlig for disse. Når det gjelder de skattemessige konsekvensene av selve innfrielsen, vil det bli innhentet en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene som vil behandle disse. Utkast til en anmodning om bindende forhåndsuttalelse følger vedlagt. Det fremgår av anmodningen at Eidsiva ikke forventer at selve innfrielsen vil ha noen vesentlige negative skattemessige konsekvenser. Dersom skattemyndighetene i den bindende forhåndsuttalelsen konkluderer med at innfrielsen av det ansvarlige lånet har vesentlig andre skattemessige konsekvenser for aksjonærene/ långiverne enn det som følger av anmodningen, vil aksjonærene/långiverne ha mulighet til å vurdere på nytt om de ønsker å stemme for innfrielsen. Den bindende forhåndsuttalelsen sikrer kun den skattemessige behandlingen for de skattyterne som anmodningen gjelder, dvs. de som betaler gebyret. Alle aksjonærer/kreditorer med unntak av Elverum Energi AS (de har lavere rente på lånet) er omfattet av den vedlagte anmodningen Side 10 av 28

11 Sak 61/18 om bindende forhåndsuttalelse. En bindende forhåndsuttalelse koster kr per skattyter anmodningen gjelder. Beløpet er tenkt å gå til fratrekk ved utbetaling av overkurs i forbindelse med innfrielsen. Forslag til endringer i Aksjonæravtalen Aksjonæravtalen skal etter planen kun endres på de punkter som berøres av at det ansvarlige lånet bortfaller. Det er laget en egen oversikt over endringene. Dette er et av vedleggene i dokumentlista som beskriver punkt for punkt hvorfor endringene i aksjonæravtalen er foretatt Kommunens egne vurderinger. Eierstrukturen er slik: LGE eier 16,6 % av aksjene i Eidsiva Energi AS. Gausdal kommune eier 22,84 % av aksjene i LGE. Dette innebærer at Gausdal kommune har en indirekte eierandel i Eidsiva Energi AS på 3,8 %. LGE er den tredje største eieren i Eidsiva Energi AS. I 2011 ble deler av egenkapitalen i Eidsiva Energi AS omgjort til ansvarlig lån. Dette lånet ble rigget slik at den enkelte kommune/selskap hadde lån direkte mot Eidsiva Energi AS og ikke via eventuelle holdingselskap. Kommunen har mottatt renteinntekter tilsvarende nær 7 % på dette lånet, i tillegg til et garantert minimumsutbytte fra selskapet. Eidsiva Energi AS sitt forslag innebærer dermed en reversering av det som skjedde i Økonomisk konsekvens. Ved å gå for en slik konvertering, vil kommunen miste renteinntekter på nær 7 % på et lån i størrelsesorden 57,44 mill. kr fra og med 2019 til og med Fra var det forutsatt at lånet skulle forrentes etter gjeldende markedsrente. Ved en ny aksjonæravtale vil kommunen i stedet få økt utbytte fra Eidsiva Energi AS via LGE. I tillegg vil LGE få utbetalt en overpris i forbindelse med innfrielsen av det ansvarlige lånet. Dette for å kompensere for de tapte renteinntektene som långiverne ellers ville hatt i henhold til gjeldende aksjonæravtale. En konvertering av det ansvarlige lånet vil øke kommunens netto lånegjeld, da utlån i størrelsesorden 57,4 mill. kr ikke lenger kan trekkes fra ved beregning av denne tallstørrelsen. Dette vil gi kommunen dårligere nøkkeltall på dette punktet. Ved en konvertering vil kommunens løpende årlige inntekter reduseres noe, men utbetaling av overkurs vil oppveie dette. Det er dermed ingen vesentlige økonomiske konsekvenser umiddelbart av den foreslåtte endringen. Imidlertid vil en utbetaling av utbytte være mindre sikker enn utbetaling knyttet til en låneavtale, dette fordi utdeling av utbytte henger sammen med selskapets resultat. Side 11 av 28

12 Sak 61/18 Konvertering av det ansvarlige lånet på 57,44mill. kr vil medføre følgende disposisjoner: 1. Overføring av det ansvarlige lånet til LGE gjennom en kapitalforhøyelse (reversering av kapitalreduksjon i 2011). 2. LEG foretar/innstiller på konvertering av det ansvarlige lånet vis-a-vis Eidsiva Energi AS og mottar aksjer i Eidsiva Energi AS og kontanter tilsvarende overkurs. Overkurs for Gausdal kommunes andel er estimert til ca. 11,2 mill. 3. Det anmodes om at LGE foretar utbetaling av ekstraordinært utbytte i 2018 til sine eiere lik/eller høyere enn utbetaling av overkurs. Endring av vedtekter og aksjonæravtale. Bestemmelser i aksjonæravtalen som berøres: Pkt 1.3 (Vedlegg) Fjerne pkt 5) (standard avtale om ansvarlig lån) og 6) (Tilleggsavtale til standard avtale om ansvarlig lån) Pkt 2 (Utbytte) Fjerne referansen til rente på ansvarlig lån i siste avsnitt pkt 4. Pkt 2.1 (Minimumsutbytte) Ny basis på 300 millioner kroner avsatt i 2019 og utbetalt i Korrigere den første setningen som angir et minimumsutbytte på 0,5155 kroner pr aksje (300 millioner forventet avsatt i 2019 delt på nytt evt nytt antall aksjer). Pkt 15.1 (Ansvarlige lån) Bestemmelsen kan i sin helhet fjernes. Bestemmelser i vedtektene som berøres: 4 (Selskapets aksjekapital) Det legges opp til at aksjenes pålydende økes fra én krone til kroner 1,50 pr aksje. Antall aksjer holdes uendret. Oppsummering / konklusjon. Noen av argumentene som Eidsiva Energi AS løfter fram som begrunnelser for en konvertering, har i den senere tid blitt noe svekket. Dette gjelder utviklingen av kraftpris og finansielle nøkkeltall. Konverteringen vil føre til svakere løpende utbetalinger til Gausdal kommune i årene som kommer. Utbetalingen av overkurs vil imidlertid gjøre at vurdert nåverdi er positiv for en konvertering. Gausdal kommune ønsker å være en ansvarlig og konstruktiv eier, og bidra til forutsigbare rammebetingelser for Eidsiva Energi AS. Det store flertallet av øvrige aksjonærer har allerede signalisert/fattet vedtak om at de er positive til en konvertering av det ansvarlige lånet. Det er derfor uheldig om Gausdal skulle velge en annen løsning enn flertallet. Med noe reservasjon, foreslår rådmann å konvertere det ansvarlige lånet på 57,44 mill. kroner til egenkapital. Side 12 av 28

13 Sak 61/18 Administrasjonen ser det som naturlig at det er kommunen som får midlene tilsvarende overkursen på aksjene. Det legges derfor inn som et forslag i innstillingen til kommunestyret at LGE vedtar utbetaling av selskapets andel av tilbakebetalt overkurs i Dette må vedtas av generalforsamlingen i LGE. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Gausdal kommune gir sin tilslutning til at generalforsamlingen i Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as godkjenner den foreslåtte innfrielsen av Eidsiva Energi AS ansvarlige lån, herunder tilknyttede endringer i Eidsiva Energi AS' vedtekter og aksjonæravtale, når innfrielsen blir behandlet i generalforsamlingen til Eidsiva Energi AS. 2. Innfrielsen planlegges gjennomført ved at det ansvarlige lånets hovedstol konverteres til egenkapital i Eidsiva Energi AS ved kapitalforhøyelse og at lånets verdi utover hovedstolen betales kontant til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as. 3. Gausdal kommune beslutter å innstille at Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as tegner seg for sin andel av kapitalforhøyelsen nevnt i punkt 1 ved innfrielsen av Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as sitt ansvarlige lån til Eidsiva Energi AS. 4. Kommunestyret gir sin tilslutning til overføring av det ansvarlige lånet som kommunen har overfor Eidsiva Energi as til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as om å godkjenne og signere ny aksjonæravtale for Eidsiva Energi AS som har virkning fra ikrafttredelsen av ovennevnte kapitalforhøyelse. 5. Gausdal kommune beslutter å overføre kreditorposisjonen i det ansvarlige lånet pålydende 57,44 mill. kr til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as som eier aksjene i Eidsiva Energi AS, slik at Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as kan tegne seg for kapitalforhøyelsen. Overføringen skal skje på et tidspunkt og på vilkår som medfører at det ikke er noen verdiforskjell mellom kreditorposisjonen som overføres til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as og verdien av den samme posisjonen ved Eidsiva Energi AS' innfrielse av det ansvarlige lånet. 6. Gausdal kommune ber Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as om å utbetale ekstraordinært utbytte til eierne i 2018 tilsvarende utbetalt overkurs. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 67/18 den Behandling: Enstemmig tiltrådt. Innstilling: 1. Gausdal kommune gir sin tilslutning til at generalforsamlingen i Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as godkjenner den foreslåtte innfrielsen av Eidsiva Energi AS Side 13 av 28

14 Sak 61/18 ansvarlige lån, herunder tilknyttede endringer i Eidsiva Energi AS' vedtekter og aksjonæravtale, når innfrielsen blir behandlet i generalforsamlingen til Eidsiva Energi AS. 2. Innfrielsen planlegges gjennomført ved at det ansvarlige lånets hovedstol konverteres til egenkapital i Eidsiva Energi AS ved kapitalforhøyelse og at lånets verdi utover hovedstolen betales kontant til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as. 3. Gausdal kommune beslutter å innstille at Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as tegner seg for sin andel av kapitalforhøyelsen nevnt i punkt 1 ved innfrielsen av Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as sitt ansvarlige lån til Eidsiva Energi AS. 4. Kommunestyret gir sin tilslutning til overføring av det ansvarlige lånet som kommunen har overfor Eidsiva Energi as til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as om å godkjenne og signere ny aksjonæravtale for Eidsiva Energi AS som har virkning fra ikrafttredelsen av ovennevnte kapitalforhøyelse. 5. Gausdal kommune beslutter å overføre kreditorposisjonen i det ansvarlige lånet pålydende 57,44 mill. kr til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as som eier aksjene i Eidsiva Energi AS, slik at Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as kan tegne seg for kapitalforhøyelsen. Overføringen skal skje på et tidspunkt og på vilkår som medfører at det ikke er noen verdiforskjell mellom kreditorposisjonen som overføres til Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as og verdien av den samme posisjonen ved Eidsiva Energi AS' innfrielse av det ansvarlige lånet. 6. Gausdal kommune ber Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding as om å utbetale ekstraordinært utbytte til eierne i 2018 tilsvarende utbetalt overkurs. Side 14 av 28

15 Gausdal kommune 15 Ark.: B00 Arkivsaksnr.: 18/1355 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 64/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Gunhild Hjelstuen KVALITETSMELDING FOR GAUSDALSSKOLEN Vedlegg: Kvalitetsmelding for gausdalsskolen skoleåret 2017/2018 SAMMENDRAG: I denne saken presenteres årlig tilstandsrapport for grunnskolen, her kalt kvalitetsmelding. Kvalitetsmeldingen kommer i tillegg til andre styringsdokumenter i Gausdal kommune, og skal være et viktig styringsverktøy for skoleeier ved at den danner grunnlag for refleksjon knyttet til kvalitets- og skoleutvikling. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen er satt til å være skolemyndighet, og formelt er det kommunestyret som er skoleeier. Kommunestyret har ut fra dette et overordnet ansvar for at skolene gir et kvalitativt godt og tilpasset tilbud til barn og unge. Opplæringslova pålegger Gausdal kommune som skoleeier å ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i lover og forskrifter overholdes. I tillegg skal det sikre oppfølging av resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Overordnet mål for det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet er å bidra til kvalitetsutvikling på alle nivåer i grunnopplæringen og økt læringsutbytte for den enkelte elev. Det stilles krav om at det skal utarbeides en årlig rapport (kvalitetsmelding) om tilstanden i grunnskoleopplæringen. Denne kommer i tillegg til de andre styringsdokumentene i Gausdal kommune. Meldingen er ment som et utgangspunkt for drøfting og skal være et bidrag for videre arbeid med kvalitetsutvikling. Den presenterer resultater, og tiltak er formulert med bakgrunn i disse og i henhold til strategi- og skoleutviklingsplanen for perioden. Kvalitetsmeldingen skal være et viktig styringsverktøy for skoleeier ved at den danner grunnlag for refleksjon, basert på fakta, over forhold knyttet til kvalitets- og skoleutvikling. Faktagrunnlaget og den relevante styringsinformasjonen skal kunne sette folkevalgte, rådmannen og enhetsledere i stand til å evaluere tilstanden i grunnskolen, og på det grunnlaget fatte beslutninger knyttet til utvikling av tjenesten. Kvalitetsmeldingen har til hensikt å gi bedre informasjon om læringsresultater og hva det jobbes med i gausdalsskolen. Det er særlig resultatene fra de nasjonale undersøkelsene, prøvene og eksamener som er sentrale. I kvalitetsmeldingen sammenstilles resultatene for gausdalsskolen med gjennomsnittsresultatene for Oppland fylke og landet. Kvalitetsmeldingen for skoleåret 2017/2018 presenteres med dette for kommunestyret. Årets rapport gir, som tidligere år, en kort beskrivelse av de mest sentrale elementer som har betydning for elevenes læringsutbytte, en oversikt over resultater fra den nasjonale elevundersøkelsen og de nasjonale prøvene i engelsk, regning og lesing, samt oversikt over eksamensresultater og grunnskolepoeng for 10. trinn. Gjennomføring av videregående skole for elever fra Gausdal er også beskrevet. Side 15 av 28

16 Sak 62/18 VURDERING: Kommunen er satt til å være skolemyndighet, og formelt er det kommunestyret som er skoleeier. Kommunestyret har ut fra dette et overordnet ansvar for at skolene gir et kvalitativt godt og tilpasset tilbud til barn og unge. Opplæringslova pålegger Gausdal kommune som skoleeier å ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i lover og forskrifter overholdes. I tillegg skal det sikre oppfølging av resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Overordnet mål for det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet er å bidra til kvalitetsutvikling på alle nivåer i grunnopplæringen og økt læringsutbytte for den enkelte elev. Det stilles krav om at det skal utarbeides en årlig rapport (kvalitetsmelding) om tilstanden i grunnskoleopplæringen. Denne kommer i tillegg til de andre styringsdokumentene i Gausdal kommune. Meldingen er ment som et utgangspunkt for drøfting og skal være et bidrag for videre arbeid med kvalitetsutvikling. Den presenterer resultater, og tiltak er formulert med bakgrunn i disse og i henhold til strategi- og skoleutviklingsplanen for perioden. Kvalitetsmeldingen skal være et viktig styringsverktøy for skoleeier ved at den danner grunnlag for refleksjon, basert på fakta, over forhold knyttet til kvalitets- og skoleutvikling. Faktagrunnlaget og den relevante styringsinformasjonen skal kunne sette folkevalgte, rådmannen og enhetsledere i stand til å evaluere tilstanden i grunnskolen, og på det grunnlaget fatte beslutninger knyttet til utvikling av tjenesten. Kvalitetsmeldingen har til hensikt å gi bedre informasjon om læringsresultater og hva det jobbes med i gausdalsskolen. Det er særlig resultatene fra de nasjonale undersøkelsene, prøvene og eksamener som er sentrale. I kvalitetsmeldingen sammenstilles resultatene for gausdalsskolen med gjennomsnittsresultatene for Oppland fylke og landet. Kvalitetsmeldingen for skoleåret 2017/2018 presenteres med dette for kommunestyret. Årets rapport gir, som tidligere år, en kort beskrivelse av de mest sentrale elementer som har betydning for elevenes læringsutbytte, en oversikt over resultater fra den nasjonale elevundersøkelsen og de nasjonale prøvene i engelsk, regning og lesing, samt oversikt over eksamensresultater og grunnskolepoeng for 10. trinn. Gjennomføring av videregående skole for elever fra Gausdal er også beskrevet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Kommunestyret tar Kvalitetsmelding for gausdalsskolen for skoleåret 2017/2018 til etterretning. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 64/18 den Behandling: Det blir forberedt en orientering til kommunestyret, og gruppearbeid. Votering: Enstemmig tiltrådt. Side 16 av 28

17 Sak 62/18 Innstilling: Kommunestyret tar Kvalitetsmelding for gausdalsskolen for skoleåret 2017/2018 til etterretning. Side 17 av 28

18 Gausdal kommune 18 Ark.: 033 Arkivsaksnr.: 18/1007 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 65/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Cathrine Furu POLITISK ORGANISERING FOR PERIODEN UTREDNING AV ALTERNATIVER Vedlegg: Oppsummering av innspill fra kommunestyrets evaluering av eksisterende politisk organisering Samlet saksfremstilling, evaluering av politisk organisering for perioden forslag til prosess, behandlet i kommunestyret , sak 51/1 Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: I denne saken presenteres konsekvenser av redusert medlemstall i kommunestyret for kommunestyreperioden , etter anmodning fra kommunestyret. En reduksjon i medlemstall må eventuelt vedtas innen utgangen av SAKSOPPLYSNINGER: Dagens organisering I inneværende kommunestyreperiode har Gausdal kommune følgende organisering: Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 44/18: Kommunestyret vedtar prosess for evaluering av politisk organisering og vurdering av politisk organisering for valgperioden som fremgår av saken. Av saken fremgikk følgende for kommunestyrets møte i august 2018: Side 18 av 28

19 Sak 63/18 Gruppearbeid med evaluering av gjeldende organisering. Kommunestyret får sak til behandling der rådmannen eventuelt gis i oppdrag å utrede noen alternativer til politisk organisering for perioden Kommunestyret evaluerte eksisterende politisk organisering i sitt møte Rådmannen har oppsummert innspillene som fremkom i evalueringen, og disse er vedlagt denne saken. Kommunestyret behandlet i samme møte sak om politisk organisering, sak 51/18, og fattet i den forbindelse følgende vedtak: Kommunestyret gir rådmannen i oppdrag å utrede følgende alternativer knyttet til politisk organisering for kommunestyreperioden : 1. Utrede konsekvenser av å redusere medlemstallet i kommunestyret. Dette må innbefatte både representasjon fra partier og mulig organisering. Potensielle innsparinger synliggjøres. 2. Se på forbedringer med utgangspunkt i dagens organisering. Det vil si ta med seg innspill fra kommunestyrets evaluering i kommunestyremøtet Vurdere en helt ny og innovativ måte å organisere politisk arbeid på innenfor rammene av ny kommunelov. Ettersom redusert medlemstall må vedtas av kommunestyret innen utgangen av 2018, har rådmannen prioritert å utrede punkt 1 i kommunestyrets vedtak. Rådmannen vil legge frem sak der øvrige punkter vurderes våren Relevante lovbestemmelser Kommunestyrets medlemstall skal være et oddetall, jfr. ny kommunelov 5-5. For kommuner med innbyggertall mellom og , skal kommunestyret ha minst 19 representanter. Endring av medlemstallet vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv senest 31. desember i nest siste år av valgperioden, med virkning for kommende valgperiode. Dersom kommunestyret ønsker å vurdere en endring av kommunestyrets medlemstall for perioden , må dette følgelig utredes høsten 2018, slik at endelig vedtak kan skje i kommunestyret senest i desember Kommunestyret velger selv formannskap med minimum fem medlemmer, jfr. ny kommunelov 5-6. Medlemmene velges blant medlemmene i kommunestyret. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg som skal føre løpende kontroll på deres vegne, jfr. ny kommunelov Utvalget skal ha minst fem medlemmer og minst ett medlem skal velges blant kommunestyrets medlemmer. I følge ny kommunelov 5-7 kan kommunestyret selv opprette utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål og for deler av den kommunale virksomheten. Utvalg etter denne bestemmelsen skal ha minst tre medlemmer. Fra reglement for arbeidsvilkår for folkevalgte i Gausdal kommune Fast godtgjørelse Ordførers godtgjørelse settes lik stortingsrepresentantenes godtgjøring, og justeres årlig i tråd med Stortingets satser per 1.1. Side 19 av 28

20 Sak 63/18 Varaordfører, 10 % av ordførers godtgjørelse i tillegg til formannskapsgodtgjørelse. Formannskapsmedlemmer, 4 % av ordførers godtgjørelse. Leder av planutvalget, 6 % av ordførers godtgjørelse. Planutvalgets medlemmer, 2 % av ordførers godtgjørelse. Leder av kontrollutvalget, 4 % av ordførers godtgjørelse. Leder av klagenemnd, 2 % av ordførers godtgjørelse. Leder av tjenestekomité, 4 % av ordførers godtgjørelse. Medlemmer av tjenestekomité, 2 % av ordførers godtgjørelse 6 Møtegodtgjørelse for politiske utvalg Følgende satser fastsettes for møtegodtgjøring for politiske utvalg: Representanter som er oppnevnt av kommunestyret og formannskapet til å sitte i kommunale utvalg, eventuelt som kommunens representant i utvalg hvor det ikke utbetales fast godtgjørelse, utbetales følgende møtegodtgjørelse: 2 promille for vararepresentanter i formannskap og nestleder i utvalg når denne fungerer som leder. 1 promille av ordførers godtgjørelse for medlemmer/møtende varamedlemmer i øvrige utvalg (inkluderer også faste kommunestyremedlemmers og møtende varamedlemmers deltakelse i kommunestyremøter) Ordførers godtgjøring er per kr per år. VURDERING: Konsekvenser av redusert medlemstall i kommunestyret I henhold til den nye kommuneloven 5-5, skal kommunestyret ha minimum 19 medlemmer i en kommune av Gausdals størrelse. Inneværende periode har Gausdal kommunestyre 23 medlemmer. Om medlemstallet skal endres, må kommunestyret vedta endringen innen utgangen av Som følge av kommunestyrets anmodning, har rådmannen sett på mulige konsekvenser av å redusere medlemstallet. Representasjon fra partiene Rådmannen har tatt utgangspunkt i valgresultatet ved kommunevalget i 2015 og sett på konsekvensene dersom medlemstallet hadde vært 19 i inneværende periode. Under disse forutsetningene er det rekkefølgen kandidatene er valgt inn i som påvirker representasjonen fra de ulike partiene i kommunestyret. Når det gjelder representasjonen fra de ulike partiene under nevnte forutsetninger, ville en reduksjon fra 23 til 19 representanter hatt følgende konsekvenser for kommunestyrets sammensetning ved siste kommunevalg: 2 representanter mindre fra Ap 1 representant mindre fra Sp 1 representant mindre fra Felleslista (H/FrP) Side 20 av 28

21 Sak 63/18 Politisk organisering Om kommunestyret kommer til at kommunestyrets medlemstall skal reduseres, vil dette påvirke den politiske organiseringen for neste periode. Færre representanter vil innebære behov for endring av ett av de følgende forhold eller en kombinasjon av disse: en reduksjon av medlemstallet i de ulike politiske organer Medlemstallet i de ulike politiske organer inneværende periode, fremgår av modellen over. Kommuneloven inneholder bestemmelser knyttet til minimumsantall for ulike utvalg, og Gausdal kommune ligger per i dag over disse for alle utvalg, med unntak av kontrollutvalget. Det er således mulig å redusere medlemstallet i flere av våre utvalg for å tilpasse oss til nytt medlemstall. Hva som er hensiktsmessig medlemstall i formannskap og øvrige utvalg anser rådmannen at det er kommunestyret selv som best kan vurdere. en reduksjon i antall politiske organer Flere av utvalgene i Gausdal kommune er ikke lovpålagte. Dette gjelder planutvalg, tjenestekomité og klagenemnd. Om planutvalget avvikles, vil deres oppgaveportefølje måtte overføres til andre organer, i praksis formannskapet. Planutvalget er delegert en rekke ansvarsområder i gjeldende delegeringsreglement. Utvalget hadde 8 møter i 2017 og behandlet 87 saker. Per har utvalget hatt 7 møter og behandlet 66 saker i Avvikles planutvalget, vil det innebære en betydelig større arbeidsbyrde for formannskapet dersom delegeringsnivået opprettholdes, og således enten behov for økt saksmengde per møte eller økt møtehyppighet. Tjenestekomiteen ble opprettet i forkant av inneværende periode og erstatter tidligere Komité 1 og Komité 2. Av gjeldende reglement for politisk utvalg fremgår blant annet følgende kom tjenestekomiteen: «Tjenestekomiteen skal primært arbeide med forberedende behandling av saker til kommunestyret. Kommunestyret og formannskapet kan gi komiteen utredningsoppdrag. I tillegg har komiteen anledning til å følge opp pågående prosesser, blant annet gjennom orienteringer fra rådmannen. Tjenestekomiteen kan behandle saker som omfatter hele spekteret av kommunens tjenestetilbud. Tjenestekomiteen har ansvar for årlige dialogmøter for planområdene, som fremgår av dialogprosess for Gausdal kommune. ( )» Om dette utvalget avvikles, vil det etter rådmannens vurdering ikke innebære konsekvenser knyttet til lovpålagte oppgaver for kommunen, men det vil bli utfordrende for kommunestyret å få en god og helhetlig oversikt over kommunens tjenester. Tjenestekomiteen har inneværende periode vært «eier» av flere planprosesser. Videre gjør komiteen en god og viktig jobb med oppfølgingen av de årlige dialogmøtene som er en del av kommunens styringssystem. Om systemet skal videreføres i sin nåværende form, må eventuelt tjenestekomiteens oppgaveportefølje overføres til andre politiske utvalg. at kommunestyrets medlemmer er representanter i flere politiske organer Alle våre folkevalgte, med unntak av ordfører, er deltidspolitikere. Det innebærer at de folkevalgte utfører sine verv i tillegg til jobb, studier eller andre forpliktelser. Økt belastning på den enkelte, ved økt møtehyppighet på dag- og eller kveldstid, kan påvirke rekrutteringen til politisk arbeid og den enkeltes mulighet til å stå i vervet gjennom hele kommunestyreperioden. Side 21 av 28

22 Sak 63/18 at det velges inn representanter til politiske utvalg som ikke er faste medlemmer av kommunestyret I følge kommuneloven skal formannskapets medlemmer og varamedlemmer, samt minst ett medlem av kontrollutvalget, velges blant medlemmene i kommunestyret. Ut over dette kan kommunestyret bestemme om representanter i de ulike utvalg skal velges blant kommunestyrets medlemmer eller om det åpnes for å velge inn medlemmer og/eller varamedlemmer som ikke er folkevalgte. Inneværende periode er alle planutvalgets faste medlemmer valgt blant kommunestyrets medlemmer. Tre av kontrollutvalgets og ett av klagenemndas medlemmer valgt blant kommunestyrets medlemmer. Øvrige medlemmer av disse utvalgene er ikke folkevalgte. Om antall representanter i kommunestyret reduseres og de øvrige overnevnte faktorer forblir uendret, er det et alternativ å velge inn flere representanter utenfra der kommuneloven tillater det. Fordelen med en slik løsning er at medlemstall i eksisterende organer kan opprettholdes om det er ønskelig, uten at det innebærer en merbelastning for kommunestyrets medlemmer. Ulemper vil være at utvalgets medlemmer har ulik kunnskap om kommunens rammer og tjenester og derigjennom ulike forutsetninger for å fatte beslutninger og ta helhetsperspektivet. Det vil også bli en mindre tydelig sammenheng mellom utvalgenes arbeid og kommunestyrets arbeid. Godtgjøring De folkevalgte mottar godtgjøring for deltakelse i politiske møter. For kommunestyremøter utbetales godtgjøring per møte. En reduksjon i medlemstall innebærer således reduserte kostnader knyttet til møtegodtgjøring. Så langt i inneværende periode har det vært avholdt ordinære kommunestyremøter per år. Godtgjøring per kommunestyremøte utgjør 1 promille av ordførers godtgjøring for den enkelte representant. Per utgjør dette kr 928,60. Ordførers godtgjøring justeres årlig, i tråd med stortingsrepresentantenes godtgjøring. Dersom gjeldende sats for møtegodtgjøring for 2018 legges til grunn, utgjør årlig kostnad per representant i størrelsesorden kr , avhengig av antall møter per år. En reduksjon i kommunestyrets medlemstall til 19 representanter innebærer således en potensiell innsparing på kr for fireårsperioden knyttet til deltakelse i kommunestyremøter. Gausdal kommune praktiserer også denne perioden gjennomgående representasjon. Det vil si at kommunestyrets medlemmer også er medlemmer av andre faste politiske råd og utvalg. Godtgjøring for disse kommer i tillegg til møtegodtgjørelse for kommunestyremøter. For noen utvalg betales fast godtgjøring per år, uavhengig av møtehyppighet. Her varierer godtgjøringens størrelse ut fra utvalgets ansvar og oppgaver. For andre råd og utvalg betales en godtgjøring per møte, og her vil møtehyppighet påvirke utgifter knyttet til godtgjøring. Ettersom politisk organisering for neste periode ikke er bestemt, er det ikke mulig for rådmannen å forutse hvilke utvalg en eventuell reduksjon i medlemstall vil påvirke. For å vise potensielle besparelser knyttet til møtegodtgjøring, vil rådmannen ta utgangspunkt i formannskapet og tjenestekomiteen/planutvalget. Godtgjøringssatser for 2018 er til grunn for beregningene. Side 22 av 28

23 Sak 63/18 Fast godtgjøring for formannskapets medlemmer er 4 % av ordførers godtgjøring. For et medlem av formannskapet vil årlig kostand knyttet til møtegodtgjøring utgjøre ca kr Fast møtegodtgjøring for tjenestekomiteens/planutvalgets medlemmer er 2 % av ordførers godtgjøring. Dette utgjør per år ca kr per representant. Om kun tjenestekomiteen og planutvalget berøres av reduksjonen, vil den totale årlige besparelsen kunne beløpe seg til i størrelsesorden kr I tillegg kommer redusert godtgjøring i forbindelse med kommunestyremøter, som nevnt over, med ca kr per år. Konklusjon: Rådmannen har i denne saken svart opp kommunestyrets bestilling om å utrede konsekvenser av redusert medlemstall i kommunestyret. Dersom det er ønskelig å redusere kommunestyrets medlemstall for neste kommunestyreperiode, må det fattes vedtak om dette innen utgangen av Saken legges frem uten innstilling, men rådmannen tillater seg å foreslå ordlyd i to alternative vedtak: A. Kommunestyrets medlemstall reduseres til 19 representanter for kommunestyreperioden B. Kommunestyrets medlemstall videreføres med 23 representanter for kommunestyreperioden Rådmannen vil legge frem sak i løpet av våren 2019 der følgende punkter i kommunestyrets vedtak av svares opp: 2. Se på forbedringer med utgangspunkt i dagens organisering. Det vil si ta med seg innspill fra kommunestyrets evaluering i kommunestyremøtet Vurdere en helt ny og innovativ måte å organisere politisk arbeid på innenfor rammene av ny kommunelov. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Saken legges frem uten innstilling. innstilling: Formannskapet behandlet saken, saksnr. 65/18 den Behandling: Jan Erik Kristiansen, Ap, satte fram dette forslaget: «Kommunestyrets medlemstall videreføres med 23 representanter for kommunestyreperioden » Votering: Enstemmig tiltrådt. Side 23 av 28

24 Sak 63/18 Innstilling: Kommunestyrets medlemstall videreføres med 23 representanter for kommunestyreperioden Side 24 av 28

25 Sak 64/18 Ark.: 010 Arkivsaksnr.: 18/558 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 66/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Saksbehandler: Randi Solberg Kristiansen KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET FASTSETTING AV VALGDAG Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Valgdag for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 er fastsatt til mandag 9. september. Det foreslås at det som tidligere år, også holdes valg søndag 8. september. SAKSOPPLYSNINGER: Valgloven 9-2 (1) lyder: Kongen fastsetter før hvert valg valgdagen til en mandag. I statsråd 16. mars 2018 er valgdagen for kommunestyre- og fylkestingsvalget fastsatt til mandag 9. september Hvert enkelt kommunestyre kan i medhold av valgloven 9-2 (2) bestemme at det skal holdes valg også søndag 8. september Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes, jfr. valgloven 9-3 (2). Gausdal kommune har tidligere holdt valg over 2 dager. Muligheter for stemmegivning ved tidligere valg: - Tidligstemming: Velgere som ikke kan stemme i forhåndsstemmeperioden eller på valgtinget, skal få anledning til å henvende seg til kommunen for å stemme i tidligstemmeperioden. I 2017 var dette i perioden Forhåndsstemming: Vanlig forhåndsstemming var i 2017 i perioden til og med Forhåndsstemming ble gjennomført på kommunens servicetorg, på Follebu Omsorgssenter, Forset Omsorgssenter, Granheim lungesykehus og Gausdal arena/biblioteket. På institusjonene var det også mulig å stemme for ansatte og andre som måtte ønske det. - Gausdalsdagen: Det har vært anledning til å forhåndsstemme ved kommunens servicetorg på Gausdalsdagen. Gausdalsdagen var i 2017 lørdag 2. september. Det var åpent for forhåndsstemming denne dagen fra kl Side 25 av 28

26 Sak 64/18 - Ambulerende stemmegivning: Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det holdes forhåndsstemmegivning, kan etter henvendelse til kommunen få avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. I 2017 foregikk ambulerende stemmemottak fra tirsdag t.o.m. torsdag siste uka før valget. - Forhåndsstemme i annen kommune eller i utlandet: Det er også anledning til å avgi forhåndsstemme i en annen kommune eller i utlandet. Stemmen blir da sendt til hjemkommunen. Det omfattende tilbudet knyttet til mulighet for forhåndsstemming vil bli videreført ved valget i I forbindelse med stortings- og sametingsvalget i 2017 fattet kommunestyret, i sak 86/16, vedtak om å redusere antall stemmekretser fra fem til tre: Østre Gausdal valgkrets, Vestre Gausdal valgkrets og Svatsum valgkrets. Etter å ha evaluert valget i 2017 konkluderes det med at valgavviklingen ble gjennomført på en tilfredsstillende måte med 3 stemmekretser og kommunen har ikke fått negative tilbakemeldinger på denne reduksjonen. Ved forrige valg ble det også vedtatt å innføre elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Det var derfor hensiktsmessig å redusere antall stemmekretser i forhold til kravet om å ha egnede valglokaler med PCer og god nettilgang. Ved stortingsvalget i 2017 var åpningstidene i valglokalene slik: Søndag i samtlige stemmekretser Mandag Østre Gausdal krets: Vestre Gausdal krets: Svatsum krets: VURDERING: Kommunen har tidligere holdt valg over to dager, og det foreslås at det også ved kommunestyre- og stortingsvalget 2019 holdes valg både søndag og mandag. Valggjennomføring er både kostnads- og ressurskrevende, og antall valgdager vil selvsagt påvirke ressursbehovet. Etter en helthetsvurdering anses det allikevel hensiktsmessig å videreføre to valgdager. Selv om man ser at andelen som velger å forhåndsstemme øker, både i Gausdal og i resten av landet, er det ønskelig å tilrettelegge for stemmegivning på valgdagene. God tilgjengelighet til både forhåndsstemming og stemmegivning på valgtinget øker muligheten for større valgdeltagelse. Dette vil være spesielt viktig ved kommunestyre- og fylkestingsvalg der man ofte ser en lavere valgdeltakelse enn ved stortingsvalg. I forbindelse med Stortingsvalget i 2017 ble antall stemmekretser redusert fra fem til tre. Det foreslås at ordningen med tre stemmekretser videreføres. Erfaringene fra forrige valg er at valget ble avviklet på en tilfredsstillende måte med denne reduksjonen. Side 26 av 28