Ansvar for hverandre. Arrangementshåndbok for utendørs arrangement. Sola kommune

Transkript

1 Arrangementshåndbok for utendørs arrangement Sola kommune

2 Innhold 1. Forord 1 2. Aktuelle områder 2 A. Tananger og Sola sentrum... 2 B. Kommunale idrettsanlegg... 2 C. Strender i Sola kommune... 2 D. Friområdene... 3 E. Offentlige trafikkareal Hvem kontaktes og når? 4 4. Arrangement inndeling i type aktivitet og søknadsrutiner 5 A. Mindre og enkle arrangement... 5 B. Arrangement som krever begrenset stengning av trafikkarealer, og/eller med moderat publikumspotensiale C. Større arrangement. Krav om fullstendig søknad D. Gjentatte arrangement Tilleggsopplysninger 8 6. Vedlegg 11

3 1. Forord Sola kommune har utearealer som gjør det attraktivt å arrangere ulike utendørsaktiviteter. Kommunen ønsker å tilrettelegge for best mulig gjennomføring av både store og små arrangementer, hvor sikkerhetsaspektet og de gode opplevelsene til sammen resulterer i gode og sikre arrangement. Kommunen er også opptatt av at de helsemessige forholdene knyttet til arrangementene skal være ivaretatt både for publikum og beboere i tilgrensede områder. Kommunen gir tillatelse til å benytte offentlige arealer til omsøkt formål under gitte forutsetninger. Side 1

4 2. Aktuelle områder A. Tananger og Sola sentrum De ulike områdene som brukes til aktiviteter / arrangementer har forskjellige kvaliteter og bruksområder. Noen steder benyttes til salg på dagtid og arrangement på kveldstid, og da må det tas høyde for riggetid av utstyr og scener. Eksempel på områder i Sola sentrum: Solakrossen med torg og scene, rådhusparken, Kongshaugen ved Sola kulturhus og parkeringsarealer ved Mega Sola. Tananger: Tananger sentrum og Tananger indre havn. B. Kommunale idrettsanlegg Bruk av kommunale idrettsanlegg til konserter og lignende begrenses i all hovedsak av treningstider og terminfestede kamper, samt hvilke type underlag anlegget består av, og om arealet er egnet. C. Strender i Sola kommune Eks. Sola/ Ræge, Ølberg/ Vigdel, Hellestø. Det må søkes til Fylkesmannen i Rogaland (miljøavdelingen) for tillatelse til arrangementer på alle strendene i Sola kommune. Side 2

5 D. Friområdene Her gjelder samme prosedyrer til aktiviteter / arrangementer som ellers, men det er gjerne andre faktorer som spiller inn i forhold til om arealet kan gis tillatelse til arrangement (sjøbadet på Myklebust, Ormen Lange, Sømmevågen, Ølbergskogen, Åsenhøyden, Kjerrberget). Det gis ikke tillatelse til bruk av friområder til lukkede arrangementer (firmafester, bryllup, private tilstelninger o.l). E. Offentlige trafikkareal Ved bruk av off. trafikkarealer må lover og forskrifter (vegtrafikkloven/skiltforskriften) følges under gjennomføring av arrangememntet. Det bør tidlig avklares med kommunen om trafikkarealet kan tillates benyttet til arrangement. Det skal foreligge godkjent varslingsplan før arrangementet starter. Arrangør må besørge varslingplan og nødvendige skilt og sperremateriale. Arrangør må varsle nødetater ved stengning av off. trafikkareal Side 3

6 3. Hvem kontaktes og når? Dersom man ønsker å arrangere et utearrangement i Sola kommune skal søknadskjema Sola kommune sin hjemmeside brukes: søknadsskjema for utendørs arrangement. Direkte forespørsler om bruk av uterommene og søknader kan rettes til: arrangementskoordinator i seksjon park og gravlund, Sola kommune tlf Epost:epost@sola.kommune.no Melding om arrangement skal også sendes: Politiet v/ Sør-Vest politidistrikt, postboks 240, 4010 Stavanger. E-post: post.sor-vest@politiet.no Side 4

7 4. Arrangement inndeling i type aktivitet og søknadsrutiner Før det søkes om tillatelse til et utendørs arrangement, er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Fremgangsmåte vurderes ikke bare ut ifra grad av stengning av trafikkarealer, men også av forventet publikumspotensial, beliggenhet, publikumsprofil etc slik at krav til sikkerhetstiltak / prosedyrer vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle. Det anbefales at søker planlegger arrangementet i god tid før arrangementsdato, både for å sikre at areal er ledig og at alle nødvendige detaljer kommer på plass. Arrangementene er delt inn i fire hovedtyper: A. Mindre og enkle arrangement Søknadsmåte: Elektronisk søknad skal sendes minst 1 uke før arrangementsdato. Fremgangsmåte for arrangør: Før utarbeidelse av elektronisk søknadskjema må arrangementskoordinator i kommunen kontaktes for å få avklart om arealet er ledig og egnet til arrangementet. Sender inn elektronisk søknad Kommunen behandler søknaden og gir tilbakemelding til arrangør. Eksempel på arrangement kan være korpskonsert på scenen i Solakrossen B. Arrangement som krever begrenset stengning av trafikkarealer, og/eller med moderat publikumspotensiale. Søknadsmåte: Elektronisk søknad skal sendes senest 1 mnd. før arrangementsdato. Fremgangsmåte for arrangør: Før utarbeidelse av elektronisk søknadsskjema må arrangementskoordinator i kommunen kontaktes for å få avklart om arealet er ledig og egnet til arrangementet. Avklare om behov for varslingsplan / skiltplan / vakter iht. forskrifter for stengning av off. trafikkarealer. Sender elektronisk søknad til kommunen som gir tilbakemelding til arrangør med kopi til Politiet Brannvesenet Andre involverte forvaltere / myndighetsetater Side 5

8 Eksempel på arrangement kan være julegrantenning med fakkeltog og Hundredelsmaraton. C. Større arrangement. Krav om fullstendig søknad. Søknadsmåte: krav om at fullstendig søknad skal sendes. Dette er ikke et elektronisk skjema, men en skriftlig og detaljert beskrivelse om arrangør og aktiviteten. Fremgangsmåte for arrangør: Før utarbeidelse av fullstendig søknad må arrangementskoordinator i kommunen kontaktes for å få avklart om arealet er ledig og egnet til arrangementet. Dersom arealet er ledig må arrangør sende inn en reservasjon om areal og fullstendig søknad utarbeides deretter. Det vil også kunne stilles krav til myndighetsmøter i forkant av arrangement, der det vurderes behov for dette. Merk: Det må i tillegg sendes egen søknad om arrangementet til Politiet og brannvesenet. Hvis arealet det søkes om omfatter strand må det også søkes Fylkesmannen i Rogaland ( miljøvernavdelingen ). Eksempler på arrangementer er Sola Airshow, Dragefestivalen, Sola Smaksfest. Forskrift om politivedtekt, Sola kommune, Rogaland 25. Søknadsplikt for arrangement på offentlig sted. Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold, må søke om politiets tillatelse. Søknaden må være innlevert i god tid før arrangementet skal avholdes. Politilovens 11 får tilsvarende anvendelse. Vær oppmerksom på at tilleggsopplysninger og retningslinjer følger vedlagt i denne arrangementshåndboken. Fullstendig søknad skal inneholde: Opplysninger om arrangør Organisasjonsnummer Ansvarshavende Side 6

9 Beskrivelse av: 1. Aktivitet 1.1 Universell utforming (tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne) 1.2 Kulturelt innhold. 1.3 Avfallshåndtering og renhold 1.4 Miljø (bruk av høyttaleranlegg, håndtering av farlige stoffer o.l) 1.5 Matservering, alkohol, aldersgrense. 1.6 Metode for festeanordning/ sikring av byggverk og installasjoner 1.7 Spesielle forhold (pyro, gass o.l) 2. Arealdisponering 2.1 Detaljert arealplan som bl. a viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner, sanitet, telt, toaletter etc med enkel beskrivelse av byggverk og installasjoner. 2.2 Trafikkplan (veistengning/ trafikkdirigering/skiltplaner /parkeringsarealer m.v) 3. Sikkerhet 3.1 Hva kan skje? ROS analyse (Risiko og sårbarhetsanalyse) 3.2 Hvordan forebygge dette? HMS plan 3.3 Hva gjør du hvis uhellet allikevel er ute? Beredskapsplan (ses ifht ROS analysen) 3.4 Opplæring av arrangørstaben 4. Tidspunkt 4.1 Stengningsperiode inkl. opp- og nedrigging 4.2 Arrangementets åpningstid 4.3 Tilbakelevering / overtakelse av areal D. Gjentatte arrangement. Ved gjentatte arrangementer (3 eller flere) av mindre eller større omfang må det senest 3 måneder før første arrangement sendes en oversikt over antall arrangementer med sted og datoer. Senest 1 måned før må det sendes søknad ut i fra arrangementstype. I tillegg må det vedlegges oversikt over artister mm. Sommerarrangementer (mai, juni, juli og august) må søkes om innen 1. mai. Side 7

10 5. Tilleggsopplysninger Sikkerhet Arrangør er ansvarlig for sikkerheten under et arrangement. Arrangementområdet og tilstøtende areal må til enhver tid være tilgjengelig for utrykningskjøretøy. Varslingsplan/skiltplan Ved bruk av off. trafikkarealer skal det foreligge godkjent varslingsplan. Varslingsplaner godkjennes av kommunalteknikk og sendes inn via Varslingsplan skal utarbeides av person med kurs/kompetanse innen varslingsplaner (ansvarshavende). Det skal også være en stedsansvarlig med kurs/kompetanse. Stedsansvarlig skal holde tilsyn med midlertidige skilt og sperringer under arrangementet, og loggføre enhver endring. Jfr: Forskrift om offentlige trafikkskilt, vegoppmerking, trafikklyssignaler og anvisninger (skiltforskriften), og Lov om vegtrafikk 7(vegtrafikkloven) Vakthold. Arrangør må opplyse i søknaden hvordan vakthold er planlagt organisert og hvilket vaktselskap som det er inngått avtale med. Politiet må kontaktes vedrørende dette. HMS Arrangør er ansvarlig for HMS dokumentasjon i egen organisasjon, samt at HMS tiltak kan dokumenteres hos underleverandører. Ved eventuell skjenking av alkohol må dette søkes om særskilt. Søknad finnes på vedlagt link: Søknadskjema. Søknaden må sendes 6 uker før arrangement start. Ved eventuell matservering knyttet til arrangementet, må arrangør sende melding til Mattilsynet. Side 8

11 Fyrverkeri I tillegg til søknad om areal, må det innhentes særskilt godkjenning fra politiet og brannvesenet. Bruk/ oppbevaring av gass i forbindelse med arrangement. Bruk / oppbevaring av gass skal risikovurderes og fremkomme i ROS analysen og skal være i henhold til Forskrift om håndtering av farlig stoff. Bålbrenning (St. Hans og lignende) I tillegg til søknad om areal, må arrangør sende melding til brannvesenet via dette skjemaet. Høytalerbruk Se vedlegg 2. Politivedtekten 3 og 4 for lydreglement / høytalerbruk for utendørs arrangementer i Sola kommune. Film- TV produksjon Benytt søknadsskjema avhengig av kompleksitet, og behov for tilrettelegging. Parkeringsarealer Hvis arealene man søker om omfatter avgiftsbelagte parkeringsarealer, må arrangør frikjøpe disse. Vann og avløp Ved behov for vann (vannpost) og avløp kan Sola kommune kommunalteknikk forespørs om mulighet for tilkoplingspunkt mot off. ledningsnett. Dette bør avklares snarest mulig, og bestilling senest 3 uker før arrangement. Internt distribusjon av vann innen arrangementområdet må besørges av arrangør. Side 9

12 Renovasjon Renovasjon må normalt håndteres av arrangør. Ved små eller spesielle arrangement kan kommunalteknikk forespørs om mulighet for bistand til dette. Dette bør avklares snarest mulig, og bestilling senest 3 uker før arrangement. Ledsagerbevis For personer med sykdom eller nedsatt funksjonsevne, og som derav har behov for følge eller assistanse for å gå på arrangementer på kommunal grunn, er det en forutsetning at ledsagerbevis aksepteres av arrangør og at det følgelig innvilges kostnadsfri inngang for ledsager. Side 10

13 6. Vedlegg 1. søknadsskjema for bruk av offentlige arealer i Sola kommune. 2. Politivedtekter for Sola. 3. Tips / sjekkliste for arrangører se s. 12. Andre nyttige veiledninger for arrangører: Veileder for sikkerhet ved store arrangement. ( Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) Arrangørwiki (Norske konsertarrangører) Side 11

14 FORARBEID Gjennomføring av større utendørs arrangement noen enkle tips for planlegging. Bestem dato(er) for arrangementet, og sjekk om det er konkurrerende arrangement i samme periode. Sjekk om arealet dere ønsker å leie er ledig, og få avklart om arealet er egnet til deres formål. Lag organisasjonsplan, med klart definerte ansvarsområder. (Økonomi, markedsføring, informasjon, program/ booking, personell/frivillige, teknisk produksjon, sikkerhet, renhold, catering, transport mm.) ØKONOMISK PLANLEGGING Lag et mest mulig realistisk budsjett. Få oversikt over støtteordninger på feltet (ta kontakt med kulturkontoret). Sponsorer Kontrakter (leverandører). Få inn pristilbud fra forskjellige leverandører. Husk at «i siste liten-bestillinger» svært ofte blir mye dyrere. PRAKTISK PLANLEGGING Hvilken risiko er knyttet til gjennomføring av arrangementet? Lag ROS-analyse Produser søknader / innhent alle nødvendige tillatelser. Lag produksjonsplan Tenk gjennom hvilket behov dere måtte ha utover scene, telt, lyd og lys. Eks. ifht. energiforsyning, inngjerding, trucker, lifter, hotell- og reisebestillinger etc. Nabovarsler. Avklar tidlig med hensyn til parkering, trafikkavvikling og tillatelse/godkjenning av varslingsplaner ved evnt. stengning av off. trafikkarealer. GJENNOMFØRING Sørg for at det i forkant av arrangementet foreligger en detaljert produksjonsplan, med dato, klokkeslett, som f.eks. beskriver riggstart, antall riggere, lydprøver, transport, rydding, vakthold etc. Dette gjelder også når selve arrangementet er slutt og alt skal rigges ned! Nødetater skal i forkant varsles. Stengte off. trafikkarealer skal snarest mulig åpnes for normal trafikk igjen, og midlertidige skilt fjernes / tildekkes. Side 12

15 ETTERARBEID Evaluering av gjennomføring ifht. planverk. Beskrivelse av avvik. Økonomi. Betal regninger, og sørg for fakturering av utestående fordringer. Loggbok for varslingsplan må sendes inn til Sola kommune, kommunalteknikk. Takke alle som har vært med å gjennomføre arrangementet. Frivillige, samarbeidspartnere og andre. Side 13