Harstad kommune Veileder for utendørsarrangementer

Transkript

1 Harstad kommune Veileder for utendørsarrangementer side 1

2 Innhold 1. Forord... 3 DEL 1: Hvem skal søke, og hvordan?... 4 Hva skal bare meldes?... 4 Hva er søknadspliktig?... 4 Hvor skal søknaden sendes?... 4 Hva skal søknaden inneholde?... 4 Søknadsprosedyre:... 4 Ansvar / Myndighet... 5 Søknadsfrister/saksbehandlingstid... 5 Kontroll... 5 DEL 2: Harstad kommunens krav til søknaden... 5 Melding til politiet... 6 Søknad til politiet... 6 Når kommunen er grunneier... 6 Folkeparken... 6 Torvet... 6 Idrettsarenaer/idrettshaller... 6 Generalhagen Laugen... 6 Øvrige kommunale friområder / friluftsområder... 6 Når grunneier er privat... 7 Veiledende retningslinjer om støy... 7 Anbefalte støygrenser i publikumsområde... 7 Anbefalte støygrenser i omgivelsene... 7 Anbefalte prosedyrer for utendørs arrangementer i Harstad kommune... 7 Serveringsbevilling og skjenkebevilling for alkoholholdig drikke... 8 Bruk av veiareal / fortau, parkeringsplasser... 8 Bruk av havneareal og areal tilknyttet sjøområder... 8 Viktige kontakter... 9 Vedlegg 1: Forenklet søknad Vedlegg 2: Fullstendig søknad Vedlegg 3: Arrangement Inndeling i type og aktivitet side 2

3 1. Forord Hvert år avvikles en rekke utendørs arrangement i kommunen, fra større private fester til musikkfestivaler og tivoli. I forkant av slike begivenheter skal det søkes om tillatelse, eller meldes til f.eks. politiet, havnevesen, brannvesen, bevillingsmyndigheter eller grunneier. Om det skal søkes eller bare meldes avhenger arrangementets størrelse og type. Politiet fremstår i politivedtektene med en sentral rolle både når det gjelder godkjenning og kontroll av arrangement som omtales i denne veilederen. Politiet skal alltid ha melding om arrangement på offentlige steder, derfor har etaten koordinert alle typer meldinger og godkjenninger i tilknytning til utendørs arrangementer siden I 2014 kom en ny nasjonal veileder utgitt av Helsedirektoratet, Musikkanlegg og helse, «Veileder til arrangører og kommuner» IS Her angis anbefalinger om støygrenser med tanke på forebygging av støy plager for både ansatte, tilskuere (publikum) og naboer. På grunn av dette og klager om støy har berørte instanser revidert og oppdatert den tidligere veileder vedtatt av kommunestyret den , utendørs arrangementer i Harstad «veien til alle tillatelsene». side 3

4 DEL 1: Hvem skal søke, og hvordan? Dersom man ønsker å arrangere et utearrangement i Harstad kommune tar man så snart som mulig kontakt med politiet og avklarer om planlagt arrangement krever at søknaden sendes. Hva skal bare meldes? All benyttelse av offentlig grunn til demonstrasjon, opptog, møte, stand e.l. som ikke krever søknad, samt dansetilstelninger, skal meldes til politiet jf. Forskrift om politivedtekt, Harstad 26. Dersom et arrangement skal avholdes i et byggverk eller på et område som normal ikke benyttes til denne type arrangementer, skal det sendes melding til Brann- og beredskapstjenesten jfr. 7 Brannloven. Hva er søknadspliktig? Søknadspliktigarrangementer er alle som kan forventes kunne: Føre til ordensforstyrrelser Føre til vesentlig belastning av trafikkavviklingen/kreve særskilte tiltak i forhold til trafikkavviklingen. Medføre høyere støy enn normalt/sjenerende støy Innebærer en potensiell miljørisiko Hvor skal søknaden sendes? Alle søknader skal sendes til politiet. Politiet vil sørge for at de etater som skal behandle søknaden blir involvert, og er koordinerende ledd i saksbehandlingen slik at alle interesser blir ivaretatt. Unntak er søknad om stand på kommunal grunn/leie av torvplass som går direkte til kommunen. Hva skal søknaden inneholde? Søknaden skal omfatte alle aktuelle sider av arrangementet (grunneiers tillatelse, serveringsbevilling, skjenkebevilling, støy, trafikkforhold o.l.). Det er stilt ett sett generelle krav til alle søkere fremkommer i DEL 2. Finn det som er relevant og skriv en søknad med alle nødvendige opplysninger. Søknadsprosedyre: a) Ved mindre arrangementer sendes en forenklet søknad (vedlegg 1) til Harstad politistasjon, med alle nødvendige opplysninger for arrangementet. b) Ved større arrangementer skal sendes en fullstendig søknad (vedlegg 2) til Harstad politistasjon, med alle nødvendige opplysninger for arrangementet. I tillegg ved større ansamlinger skal «Veileder for sikkerhet ved store arrangementer 1» utgitt av DSB brukes. c) Politiet oversender søknad og aktuelle vedlegg til andre myndigheter som skal involveres. d) De ulike myndighetene behandler søknaden for sitt fagområde, og meddeler svaret til søker med kopi til politiet. 1 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, 2013, Veileder for sikkerhet ved store arrangementer. side 4

5 Ansvar / Myndighet Politiet: har en sentral rolle både når det gjelder godkjenning og kontroll av arrangementer. Politiet oversender søknader til andre berørte myndigheter. Helsehuset: Er bevillingsmyndighet og tilsynsmyndighet for støy. Drift- og utbyggingstjenesten: Har ansvar for kommunale veier, parkeringsplasser, friluftsområder og kommunale friområder. Bygg- og eiendomstjenesten: Har ansvar når det skal brukes annen kommunal grunn. Areal- og byggesakstjenesten: Har ansvar for godkjenning etter plan og bygningsloven, for eksempel oppsetting av større telt eller midlertidig konstruksjoner. Brann og beredskapstjenesten: Dersom et arrangement skal avholdes i et byggverk eller på et område som normal ikke benyttes til denne type arrangementer, skal det sendes melding til Brann- og beredskapstjenesten jfr. 7 Brannloven, som i tillegg har ansvaret for dispensasjon/tillatelser om åpen brenning og fyrverkeri. Harstad havn KF: Har ansvar for havnerelaterte arrangementer. Statens Vegvesen i Midtre Hålogaland: Har ansvar for fylkeskommunale og statlige veier. Søknadsfrister/saksbehandlingstid Store festivaler 3 mnd. Dansearr., mindre konserter og utstillinger 3 mnd. Sirkus og tivoli 3 mnd. Teltfester i privat regi 3 mnd. Idrettsarrangement 3 mnd. Fyrverkeri 3 mnd. Kontroll Alle arrangement kan kreves kontrollert både før og under arrangement. All dokumentasjon må forefinnes på stedet. Alle pålegg må være rettet før oppstart. DEL 2: Harstad kommunens krav til søknaden I Harstad kommune krever politiet ro fra klokken 23. Under festspillene kan politiet gi dispensasjon til kl alle dager til arrangementer i sentrum/boligområder. For spesielle arrangementer kan det søkes om dispensasjon: Frem til kl natt til fredag Frem til kl natt til lørdag Frem til kl natt til søndag NB! I løpet av et helt kalenderår kan det gis dispensasjon til totalt 8 dager i tillegg til festspillene side 5

6 Melding til politiet Den som på eller ut mot offentlig sted vil framføre sang eller musikk, stelle til oppvisning eller framvisning eller gjøre bruk av høyttaler, må sende melding til politiet jf. 4 første ledd av forskrift om politivedtekt, Harstad. Søknad til politiet Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig, kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsreguleringer eller vakthold, må innen en frist som politiet setter søke om dette. Politilovens 11 får tilsvarende anvendelse. Jf. 26 av forskrift om politivedtekt, Harstad. Når politiet gir samtykke forutsettes det at søker har fått, eller vil få innvilget tillatelser fra øvrige myndigheter og kan dokumentere dette før arrangementet starter. Når kommunen er grunneier Ved alle større arrangementer på kommunal grunn skal politiet sende kopi av søknaden til Bygg- og eiendomstjenesten. Ved arrangementer på kommunale idrettsanlegg, kommunale veier, kommunale friområder/friluftsområder skal politiet sende kopi av søknaden til Drift- og utbyggingstjenesten. Ved bruk av bygninger, tribuneanlegg, større konstruksjoner på utearealer o.l. skal politiet sende kopi av søknaden til Areal- og byggesakstjenesten. Folkeparken Det er ikke tillat med arrangement som medfører unødig slitasje på veier, vegetasjon og anlegg i Folkeparken. Bålbrenning, løse hunder og kjøring utenom veiene er ikke tillatt. Det skal tas spesielle hensyn til parkens verneområde (geologi). Uten spesiell tillatelse skal ikke arrangement fortrenge den allmenne bruken av Folkeparken. For Folkeparken stilles spesielle krav: Store arrangementer betaler en grunnavgift pr. dag for bruk og slitasje av den aktuelle del av parken, i den øvrige delen av parken har allmennheten fortsatt fri tilgang. Torvet For torghandel gjelder eget regulativ. For annen utleie fastsettes leie i den enkelte tilfelle. Idrettsarenaer/idrettshaller Utleies i henhold til kommunens betalingsregulativ. Generalhagen Laugen Utlån/Utleie fastsettes i den enkelte tilfelle. Øvrige kommunale friområder / friluftsområder Øvrige kommunale friområder / friluftsområder er ikke tilgjengelig for noen form for arrangement, her gjelder allemannsretten. side 6

7 Når grunneier er privat Tillatelse fra grunneier innhentes Det skal meldes/søkes til politiet i god tid, jf. Søknadsfrister. Politiet involverer nødvendige myndigheter som underretter arrangør om eventuelle vilkår. Veiledende retningslinjer om støy Harstad kommune anbefaler alle søkere å gjøre seg kjent med Musikkanlegg og helse, «Veileder til arrangører og kommuner» fra Helsedirektoratet IS Her angis anbefalinger om støygrenser med tanke på forebygging av støy plager for både ansatte, tilskuere (publikum) og naboer. Ved målinger av lyd brukes måleenheten desibel (db). db A (Lp, Aeq, 30 min) er et lydtrykknivå (vi bruker målet for et gjennomsnitt over 30 minutter - db A snitt 30min), hvor et filter forsterker de frekvensene som er mest hørbare for det menneskelige øre. db C (Lp, Cpeak) er et mål på rå lyd, hvor bass og diskant er mer med i bildet. I søknaden skal det beskrives lydens retning og evt. Hvilket lydnivå som kan forventes (dba). Anbefalte støygrenser i publikumsområde Harstad kommune vil benytte følgende råd om maksimalverdier for db til arrangører, i forhold til skademuligheter for publikums hørsel: db A db C Varslingsgrense 92 db 130 db Absolutt grense 99* db 130 db * snittet gjelder for mest støyende halvtime. dba snitt for 1, 2 og 4 timer bør være på hhv 96, 93 og 90 dba eller lavere. Anbefalte støygrenser i omgivelsene Lydgrenser i forhold til omgivelser/naboer Lydverdier kommunen vil benytte overfor arrangører i forhold til ulike arrangementssteder i sentrum/boligområder, med tanke på omgivelsers/naboer helse (søvn og hørsel) er som følger: Torvet Sentrum / Boligområder Dag kl db A snitt 30min 80 db db A snitt 30min 75 db Kveld kl db A snitt 30min 75 db db A snitt 30min 70 db Etter kl. 23 db A snitt 30min 55 db db A snitt 30min 55 db Målesteder: Det skal måles kontinuerlig fra miksepulten. Dersom miksepulten står langt fra scenen skal det også foretas målinger ca 5 meter fra høytalerflatene. Anbefalte prosedyrer for utendørs arrangementer i Harstad kommune Nabovarsel skal bli gitt senest en måned før arrangementet finner sted. Konserter / høyttaler bruk avsluttes senest kl Harstad kommune / politiet kan unntaksvis gi dispensasjon i forhold til angitte bestemmelser. Om det søkes dispensasjon for arrangement etter kl 23, skal støygrensene settes slik: o Torvet: db A snitt 30min 70 db o Sentrum/boligområder: db A snitt 30min 65 db side 7

8 Ved innvilget dispensasjon skal konserter / høyttaler bruk avsluttes senest kl Arrangementets skal dato festes og det skal gis nabovarsel til de naboer som opplagt blir berørt. Arrangører gjøres her oppmerksomme på støyanbefalinger ved veileder for Musikkanlegg og helse, Lydnivået må holdes på et helsemessig forsvarlig nivå for publikum og omgivelsene. Veilederen «Musikkanlegg og helse» (IS-0327) gir utfyllende råd og krav om tiltak ved risiko for overskridelser. Arrangør har ansvaret for å gjennomføre lydmålinger og kan pålegges å dokumentere dette for å sikre seg at man holder seg innenfor gitte verdier. Serveringsbevilling og skjenkebevilling for alkoholholdig drikke Alkohollovens utgangspunkt er at all servering av alkohol mot vederlag krever bevilling. I medhold av alkoholloven kan kommunen gi bevilling for en enkelt anledning, knyttet til en bestemt begivenhet. Det må gis særskilt bevilling for hvert enkelt arrangement. Bevillingen kan gis både som «alminnelig bevilling» eller som «bevilling til sluttet selskap», det vil si at arrangement enten er åpent for publikum eller lukket for andre inviterte. NB! Skal det serveres alkoholholdige drikke må det søkes om skjenkebevilling og det må fremkomme i søknaden for utendørsarrangementer. Bruk av veiareal / fortau, parkeringsplasser Generelt leies ikke veiareal eller parkeringsplasser ut, men kan det gjøres unntak i særlige tilfeller. Ved spørsmål ta kontakt med Harstad kommune på, tlf Bruk av veiarealer som fortau, gågater, offentlige plasser og parkeringsplasser skal godkjennes av Drift- og utbyggingstjenesten. Politiet sender kopi av søknaden. Bruk av havneareal og areal tilknyttet sjøområder Installasjoner i sjøen skal meldes til Harstad havn. Søknad om båtrace skal behandles av Harstad og Helsehuset ved seksjon for miljørettet helsevern. Annen bruk av havneareal enn til småbåtvirksomhet er søknadspliktig til Harstad havn og Bygg- og eiendomstjenesten. Søknadsplikten gjelder også havner som er utleid til båtforeninger ved: Harstadbotn, Hagan. For øvrige arealer knyttet til sjøområder gjelder krav fra grunneier ved Bygg- og eiendomstjenesten. Ved privat grunneier kontaktes denne, deretter varsles politiet i god tid før arrangement. side 8

9 Viktige kontakter Harstad politistasjon 02800/ Harstad Harstad kommune Areal- og byggesakstjenesten Postmottak 9479 Harstad Brann- og beredskapstjenesten Postmottak 9479 Harstad Bygg- og eiendomstjenesten Postmottak 9479 Harstad Drift- og utbyggingstjenesten Postmottak 9479 Harstad Helsehuset Postmottak 9479 Harstad Harstad Havn KF Postboks 193, 9482 Harstad Mattilsynet, Postboks 383, distriktskontoret for Sør-Troms 2381 Brumunddal side 9

10 Skjema gjelder: Vedlegg 1: Forenklet søknad Skjema for «Utendørsarrangementer» i Harstad kommune Melding om utendørsarrangement. Søknad om utendørsarrangement. Sendes til: Midtre Hålogaland politidistrikt post.mhpd@politiet.no Besøksadresse: Øysteins gate 8, 9405 Harstad Telefon: Navn på arrangementet.. Navn på arrangør Ansvarshavende.. Adresse..Postnummer.. Poststed. Organisasjonsnummer. E-post Telefon til ansvarlig (også under arrangement).... Ønsket område.. Dato(er) inkl. opp/neddrigg for arrangementet. Arrangement avvikles i tidsrommet: fra kl..til kl. Forventet antall besøkende (publikum). Kort beskrivelse av arrangement: Kryss av for type arrangement: o A) Konsert/teater/opptreden: Ja Nei o B) Midlertidig kunstinstallasjon på offentlig areal: Ja Nei o C) Annet Krever arrangementet stengning av vei? Ja Nei Omfatter arrangementet bruk av kai/havnearealet? Ja Nei Omfatter arrangement bruk av Parkeringsareal? Ja Nei Strømbehov? Evt. Beskriv hvor stort kapasitetsbehov Ja Nei Skal det serveres alkohol? Ja Nei o Bevillingen vedlegges Ja Nei Skal det serveres eller frembys mat? Ja Nei Dato Signatur søker side 10

11 Vedlegg 2: Fullstendig søknad Skal inneholde beskrivelse av: Opplysninger om arrangør: Organisasjonsnummer: Ansvarshavende: 1. Aktivitet 1. Universell utforming. (Tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne.) 2. Kulturelt innhold. 3. Søppelhåndtering og renhold 4. Miljø (bruk av høyttaleranlegg, håndtering av farlige stoffer ol.) 5. Matservering, alkohol, aldersgrenser. 6. Metode for festeanordninger / sikring av byggverk og installasjoner. 7. Spesielle forhold (pyro, gass etc) 2. Arealdisponering 1. Detaljert arealplan som bl.a. viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner, sanitet, telt, toaletter etc. med enkel beskrivelse av byggverk og installasjoner. 2. Trafikkplan. (vegstrekning/trafikkdirigering/skilt planer/parkeringsarealer mv.) 3. Sikkerhet 1. Hva kan skje? ROS-analyse (Risiko og sårbarhetsanalyse) 2. Hvordan forebygge dette? HMS-plan. 3. Hva gjør du hvis uhellet allikevel er ute? Beredskapsplan (ses ift ROS analysen) 4. Opplæring av arrangørstaben 4. Tidspunkt 1. Stengningsperiode inkl. opp- og nedrigg. 2. Arrangementets åpningstid. 3. Tilbakelevering / overtakelse av areal. side 11

12 Vedlegg 3: Arrangement Inndeling i type og aktivitet Før det avholdes et arrangement, er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Prosedyrekrav vurderes ikke bare ut ifra grad av stengning av trafikkarealer, men også forventet publikumspotensial, beliggenhet, publikumsprofil etc. slik at krav til sikkerhetstiltak/prosedyrer vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle. Vi har valgt å dele inn arrangementene i to hovedtyper: A. Mindre arrangement, som krever begrenset, eller full stenging av trafikkarealer, eller som beskrevet i DEL 1 i veilederen. Arrangør: Politiet: Sender inn forenklet søknad til politiet Videresender søknadskopi til ansvarlige kommunale enheter Politiet gir tilbakemelding til arrangør. B. Større arrangement. Har stor arealkrav, har behov for trafikkdirigering, har stor publikumspotensialet eller varer over 2 sammenhengende dager skal sende Fullstendig søknad. Fullstendig søknad: (se vedlegg 2 i veilederen) Arrangør: Politiet: Sender inn fullstendig søknad til politiet Videresender søknadskopi til ansvarlige kommunale enheter Politiet gir tilbakemelding til arrangør side 12