MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 Øyer kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Rådhuset - møterom Lågen Møtedato: Tid: kl Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 22/13 11/1456 HANDLINGSPROGRAM FOR FYLKESVEGER FOR FYLKESVEGNETTET OG NASJONAL TRANSPORTPLAN /13 11/1472 TRODAL BOLIGOMRÅDE. VALG AV SAMARBEIDSPARTNER. EVENTUELT UTBYGGINGSSELSKAP 24/13 13/247 BYGDABOK FOR ØYER FERDIGSTILLING AV GAMMELT MATERIALE 25/13 13/321 IKA OPPLANDENE - REVIDERING AV VEDTEKTER 26/13 13/368 UTVIDELSE AV INNKJØPSFAGLIG SAMARBEID 27/13 13/370 INVESTERINGSLÅN 13,5 MILL - GODKJENNING AV AVDRAGSTID 28/13 13/373 FINANSRAPPORT PR /13 13/208 ØYER KOMMUNES SKATTEREGNSKAP FOR /13 13/355 ÅRSRAPPORTFOR LANDBRUKSKONTORET I LILLEHAMMER-REGIONEN FOR 2012

2 31/13 13/377 REFERATER 32/13 SØKNAD OM KOMMUNAL GARANTI FOR DRIFT/VEDLIKEHOLD AV ELEKTRISK FELÅS I FV MIDTBYGDA Saksutredningen vil bli ettersendt. 32/13 PLANPROGRAM FOR REVISJON AV KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL OG AREALDEL Saksutredningen vil bli ettersendt. Mari Botterud Ordfører

3 Sak 22/13 HANDLINGSPROGRAM FOR FYLKESVEGER FOR FYLKESVEGNETTET OG NASJONAL TRANSPORTPLAN Saksbehandler: Bente Moringen Arkiv: 124 Q13 Arkivsaksnr.: 11/1456 Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/12 Formannskapet /12 Kommunestyret /13 Formannskapet Vedlegg: Handlingsplan for fylkesveger Høring, datert 27. februar Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Særutskrift fra kommunestyret, sak. 16/12, Forslag til innstilling: Kommunestyret i Øyer kommune anmoder Fylkestinget å løfte Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus under pkt. 7.4 Gang- og sykkelveger, fra aktuelle tiltak , til å være et nytt tiltak for gjennomføring i 2014/2015. Kommunestyret i Øyer ber også om at miljøgata gjennom Øyer sentrum blir prioritert som et av nytt tiltak under andre pkt. 7.8 andre investeringsposter. Saksutredning: Fylkesutvalget i Oppland behandlet i møte forslaget til handlingsplan for fylkesveger og vedtok å sende handlingsprogrammet ut på høring. Fylkesutvalget understreker at endelig vurdering av tiltak vil bli foretatt med bakgrunn i blant annet innkomne høringsuttalelser. Handlingsprogrammet forutsettes endelig vedtatt av fylkestinget i juni i år. I forarbeidet til handlingsplanen ble det redegjort for utfordringer knyttet til et omfattende vegnett med variasjon i standard og et stort vedlikeholdsetterslep, framkommelighet for kollektivtransport, ambisiøse mål for trafikksikkerhet særlig trygg skoleveg, og kostnadsvekst i både driftskontraktene og investeringsprosjekter. Utfordringer og behov Fylkesvegnettet i Oppland er 3020 km med varierende standard og ÅDT, og vegnettet bærer preg av et betydelig vedlikeholdsetterslep. Vedlikeholdsetterslepet er beregnet til 1,5 milliarder kroner. I perioden vil arbeidet for økte statlige rammeoverføringer til fylkeskommunen stå sentralt. Det skal også arbeides for å få en bedre fordeling av de statlige rammeoverføringene fylkeskommunene i mellom., slik at blant annet veglengde er avgjørende når de statlige rammeoverføringene fordeles. Side 3 av 25

4 Sak 22/13 Det er et mål å øke kollektivandelen i Oppland fylke, dermed er det behov for å utvikle infrastrukturen knyttet til dette. Behovet for utbygging av gang- og sykkelvegnettet er også betydelig. I og rundt byer og tettsteder er det potensial for en relativt betydelig vekst i bruk av sykkel som transportmiddel. I tillegg til miljøgevinsten har dette også et helsemessig perspektiv. Det er også betydelige utfordringer knyttet til universell utforming, konsekvensene av et våtere klima, samt omkjørings- og beredskapsveger. Økonomiske rammer I tabellen nedenfor framgår de økonomiske rammene som stilles til disposisjon til investeringer, drift og vedlikehold av fylkesvegnettet årlig og totalt for hele perioden. Totalbudsjettet for hele perioden er på 2,04 milliarder 2014-kr. Totalrammen drift og vedlikehold er på 257,4 mil. kr. årlig. Mens investeringene er på 253,3 mil. kr. årlig. Tabell hentet fra Handlingsprogrammet for fylkesveger ( side 22). Drift og vedlikehold Det er satt av totalt 1029,8 mill. kroner til drift og vedlikehold i perioden. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at veganlegget skal fungere best mulig, herunder; brøyting, strøing, vegoppmerking, vask og rengjøring, skilting, stelle av grøntarealer, trafikkstyring og trafikkinformasjon. Vedlikehold innebærer tiltak for å ta best mulig vare på den fysiske infrastrukturen med tanke på et langsiktig mål for bruken av vegen. Vegdekke, grøfter, bruer, tunneler og tekniske anlegg/installasjoner vedlikeholdes i tråd med fastsatte kvalitetskrav. Investeringer Det er satt av total investeringsramme på 1 013,0 millioner kroner for perioden For Øyer kommune er det avsatt midler innenfor: 1. Strekningsvise større tiltak: Fv. 254 Tretten bru/jernbaneundergang, 46,5 mill. i Mindre utbedringer: Fv. 319 Linlykkja - Vassrud, 20 mill. i Gang- og sykkelveger: Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus ligger inne som et aktuelt tiltak for neste periode ( ) Side 4 av 25

5 Sak 22/13 Når det gjelder andre investeringsposter, er det foreslått avsatt 50 mill. kroner til en udisponert post. Formålet med denne posten er å kunne ha handlingsfrihet under vegs i perioden til å delta i for eksempel spleiselag på gode prosjekter som ikke ligger inne i programmet. Deltakelse i stedsutviklingsprosjekter der fylkesvegnettet inngår, og eventuelt flere tiltak på veger smed lav ÅDT og svært dårlig standard, kan også være aktuelle prosjekt. Vurdering: Av de 1013,0 millionene som er satt av til investering i Oppland sine 26 kommuner er 66,5 mill. avsatt til prosjekter i Øyer kommune, dette utgjør 6,56 % av den totale investeringsrammen. I forbindelse med oppstarten av arbeidet med handlingsprogrammet hadde Øyer kommune flere innspill tidligere på aktuelle prosjekter, de prioriterte tiltakene var: - Strekningsvise tiltak nåværende fylkesveger: 1. Fv. 357 Stavskrysset Brattbakken 2. Fv. 361 Molbosmoget Bjørgekrysset - Gang- og sykkelveger nåværende fylkesveger: 1. Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus - Gang- og sykkelveger nye fylkesveger: 1. Fv. 254 Tretten stasjon - Vassrudkrysset - Trafikksikkerhetstiltak; 1. G/s-vei og etablering av rundkjøring på fv. 312 i Aaslettenkrysset, 2. Etableringa av holdeplasser på østre side av fv. 361 ved km 10.2 og Nye fylkesveger- og gangvegstiltak avsatt i Kommunedelplan Øyer sør. 1. Ny veg mellom fylkesveg 312 ved Langvik camping og fv. 361 ved Trodalskrysset - Miljøgate 1. Fv. 312 Øyer sentrum I innspillet prioriterte Øyer kommune: 1. Ny veg mellom fylkesveg 312 ved Langvik camping og fv. 361 ved Trodalskrysset og 2. Gang og sykkelveg på Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus. Rådmannen ser at Øyer kommune har fått bevilget penger til eksisterende tiltak som skal sluttføres i starten av denne perioden (2014), men utover det er det ikke satt av midler for nye prosjekter, kun at Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus ligger inne som et aktuelt tiltak for neste periode, Når det gjelder g/s-vei for Tretten sentrum Tretten bedehus er dette et prosjekt kommunen ser at det er nødvendig å ta tak i allerede nå. Kommunen skal våren 2013 starte arbeidet med å regulere gang- og sykkelvei fra Tjønnlykkja og opp til Aurvoll skole i forbindelse med etablering av den nye kollektivholdeplassen på Tjønnlykkja, planen er at den skal være ferdig regulert våren På bakgrunn av dette ønsker Øyer kommune at dette prosjektet løftes inn i denne perioden og gjennomføringen legges til 2014/2015 dette kan være et spleiselag mellom fylkeskommunen og kommunen for å få fortgang i utbyggingen slik Øyer kommune foreslo ved forrige uttalelse. Øyer kommune vedtok den , sak 17/13, Områdeplanen for Øyer sentrum, der kommunen har lagt inn at det skal etableres en miljøgate gjennom sentrumsområdene Side 5 av 25

6 Sak 22/13 (fv.312) med blant annet sykkelfelt og tosidig fortau. Dette er en av oppfølgingsoppgavene i Stedsutviklingsprosjektet for Øyer sentrum. Den neste fasen for miljøgata er detaljprosjekteringen av strekningen. Handlingsplanen for fylkesveger har ikke spesifisert hvilke prosjekter som ligger innenfor andre investeringsposter, men kommune ønsker at miljøgateprosjektet for Øyer sentrum blir prioritert inn her. Dette er et viktig insitament for den videre utviklingen av Øyer sentrum og kommunen har selv ikke midler til å finansiere dette på egenhånd. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret i Øyer kommune anmoder Fylkestinget å løfte Fv. 358 Tretten sentrum Tretten bedehus under pkt. 7.4 Gang- og sykkelveger, fra aktuelle tiltak , til å være et nytt tiltak for gjennomføring i 2014/2015. Kommunestyret i Øyer ber også om at miljøgata gjennom Øyer sentrum blir prioritert som et av nytt tiltak under andre pkt. 7.8 andre investeringsposter. Sveinar Kildal Rådmann Bente Moringen Side 6 av 25

7 Sak 23/13 TRODAL BOLIGOMRÅDE. VALG AV SAMARBEIDSPARTNER. EVENTUELT UTBYGGINGSSELSKAP Saksbehandler: Svein Otto Olsen Arkiv: REGPL Arkivsaksnr.: 11/1472 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/12 Planutvalget /12 Planutvalget /13 Formannskapet Vedlegg: 1. Brev datert fra Øyer kommune v/rådmannen til aktuelle / mulige samarbeidspartnere vedrørende TRODAL BOLIGOMRÅDE- INVITASJON TIL EIENDOMSUTVIKLERE OG UTBYGGERE MED TANKE PÅ SAMARBEID OM UTBYGGINGSMODELLER OG GJENNOMFØRING AV BOLIGUTBYGGING. 2. FORELØPIG PLANBESKRIVELSE ( ). 3. Foreløpig Grunnlag for utbygging av Trodal boligområde ( ) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Innkomne tilbud fra interesserte utbyggere Saksutredning: Planutvalget fattet i møte , sak 8/12 slikt vedtak: Planutvalget vedtar opprettelse av styringsgruppe for Trodal boligfelt. Planutvalget foreslås som styringsgruppe. Det opprettes et prosjekt og utarbeides en prosjektplan som oversendes planutvalget til behandling. Prosjekteringskostnader finansieres ved midler avsatt i økonomiplanen for Trodal. Leder av styringsgruppa, planutvalgets formann, skal være med i arbeidsgruppa. og i møte , sak 14/12 slikt vedtak: Planutvalget i Øyer tar prosjektplanen for Trodalen Boligfelt, datert , med Framdriftsplan aktivitetsplan, datert til etterretning. Planutvalget sender Prosjektplanen for Trodalen med framdriftsplan over til kommunestyret til orientering. Administrasjonen har inngått avtale med konsulent for utarbeidelse av detaljplan og arbeidet er kommet langt. Under arbeidets gang ble administrasjonen mer og mer klar over Side 7 av 25

8 Sak 23/13 at det vil være hensiktsmessig å sluttføre dette planarbeid i samarbeid med utbygger(e). Ellers vil vi risikere at kommunestyret vedtar en detaljplan som ingen utbyggere vil gjennomføre. Noen interesserte utbyggere har tatt kontakt med administrasjonen og administrasjonen har tatt kontakt med andre som også kan være aktuelle. Rådmannen satte inn en annonse i lokalavisa der han inviterte interesserte utbyggere til å ta kontakt med kommunen. Rådmannen utarbeidet en foreløpig planbeskrivelse og sendte denne sammen med brev datert d.å. til de aktører som kommunen hadde vært i kontakt med og til alle som meldte sin interesse med bakgrunn i annonsen. I brevet inviterte rådmannen de interesserte til å komme med forslag / tilbud om utbyggingsmodell med mer vedrørende utbygging av Trodal boligområde. Brevet ble sammen med foreløpig planbeskrivelse sendt til alle som meldte sin interesse etter en annonse i avisa GD. Brevet og den foreløpige planbeskrivelsen følger vedlagt Innen fristen kom det 6 tilbud / forslag til kommunen. Vurdering: Etter rådmannens vurdering er det ett tilbud som kommer best ut på alle de kriterier som er nevnt i brevet av Det er tilbudet fra BEIASgruppen AS, Hamar. I tillegg kommer at dette tilbudet er det som i størst grad samsvarer med den foreløpige planbeskrivelsen. (BEIASgruppen AS er et konsern hvor bl.a. Nordbolig selskaper inngår). BEIASgruppen foreslår at det opprettes et utbyggingsselskap hvor kommunen og utbygger deltar med 50 % hver, at kommunen opparbeider infrastruktur mot at selskapet betaler «anleggstilskudd». Fordeler ved at kommunen går med i et utbyggingsselskap er at kommunen da vil få et eierskapsforhold til prosjektet og stor motivasjon til å bidra til at prosjektet med alle søknader ble gjennomført på en vellykket måte. F.eks kan skisser og forslag til løsninger drøftes i kommunen på en bedre måte enn ellers, før det sendes inn formelle søknader. Etter rådmannens vurdering vil den største fordelen ved en kommunal deltakelse i et utbyggingsselskap være at kommunen får»en hånd på rattet» i utvikling og gjennomføring av prosjektet, ikke minst når det gjelder utbyggingsutbyggvolum pr. år, valg av boligtyper, arkitektonisk utforming, materialbruk, kvalitet, utforming av uterom / uteområder og ferdigstillelse av disse. En deltakelse som omtalt, vil også bidra til kompetansebygging i kommunen og by på interessante og utviklende oppgaver. Hvis kommunen ikke deltar i et utbyggingsselskap, vil utbygger i valg av løsninger stå fritt innenfor de begrensninger som er satt i lov, forskrifter, planbestemmelser og avtaler inngått senest ved salg. Side 8 av 25

9 Sak 23/13 Etter rådmannens vurdering vil det være en fordel for kommunen å forholde seg til èn avtalepart i stedet for flere. Jo flere avtaleparter, jo mer ressurskrevende vil prosjektet være med det som kan oppstå av ulike / motstridende syn på hvordan avtalene er å forstå og uenigheter / konflikter utbyggere imellom, ansvar for utbygging av grøntområder, gråsoneproblematikk med mer. Dette er tema som vil kunne kreve mye ressursbruk av kommunen. Noe ressursbruk vil også være tilfelle ved deltakelse i et utbyggingsselskap (særlig møtedeltakelse), men rådmannen antar at dette vil bli lite sammenlignet med hva som vil gå med til å løse utfordringer som vil oppstå dersom kommunen ikke er med. Rådmannen tilrår at kommunen går med i et utbyggingsselskap el.l., og at en del av verdien av tomtegrunn kan inngå som aksjekapital. Dette vil i tilfelle bli lagt fram som egen sak for kommunestyret. Med bakgrunn i de vurderinger som er gjort av innkomne forslag,vil rådmannen foreslå overfor formannskap / kommunestyre at administrasjonen inngår forhandlinger med BEIASgruppen AS med sikte på å etablere et utbyggingsselskap som påtar seg ansvar for å koordinere utbygging av hele Trodal boligområde og at det gis adgang for andre utbyggere å bygge ut deler av området. Hvis det blir etablert et utbyggingsselskap med kommunal deltakelse, vil det være unaturlig med planutvalget som styringsgruppe. Mer naturlig vil det da være om kommunens representant i utbyggingsselskapets styre fortløpende orienterer planutvalget og drøfter ulike spørsmål som dukker opp. Hvis forhandlinger med BEIASgruppen AS ikke fører fram, vil rådmannen anbefale at han gis fullmakt til å inngå forhandlinger med andre som har meldt sin interesse. Brev datert fra BEIASgruppen, som omfatter presentasjon av BEIASgruppen, redegjør for sin erfaring innen prosjektutvikling og gjennomføring, kompetanse samt tanker om gjennomføring av utbygging av boligområdet Trodal følger saken som utrykt vedlegg midlertidig unntatt offentlighet inntil kommunestyret har fattet vedtak i saken. Det blir sendt planutvalgets, formannskapets og kommunestyrets medlemmer på . Saken om opprettelse av PU som styringsgruppe har kun vært til behandling i Planutvalget, ikke i kommunestyret. Det er ikke gitt noe mandat til styringsgruppa. Hvis kommunestyret vedtar at kommunen skal delta i et utbyggingsselskap, vil rådmannen i en senere sak foreslå at Planutvalget opphever sitt vedtak i sak 8/12. Utbygging av Trodal boligområde vil i tillegg til planfaglige vurderinger også innebære finansielle og juridiske forhold som må behandles av formannskapet og kommunestyret. Rådmannen vil utrede forslag til samarbeid og organisering av mulig utbyggingsselskap samt boligpolitiske retningslinjer som skal legge rammene for utbygging av Trodal boligområde. Forslag til organisering av mulig utbyggingsselskap og politiske retningslinjer vil bli forelagt kommunestyret. Side 9 av 25

10 Sak 23/13 Vedlagt følger er Foreløpig Grunnlag for utbygging av Trodal boligområde (SK/HH/SOO ). Rådmannen anbefaler at denne danner grunnlag for kommunens videre arbeid med utvikling av området, og at det i forhandlinger med utbyggere tas utgangspunkt i dette dokument. Det bør ikke være bindende, men veiledende for kommunens videre arbeid. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå forhandlinger med BEIASgruppen AS med sikte på en avtale om utbygging av hele Trodal boligområde og stiftelse av et utbyggingsselskap hvor kommunen deltar med 50 % på eiersiden, eventuelt aksjeselskap eller annen bindende organisering. 2. Hvis forhandlinger med BEIASgruppen ikke skulle føre fram, gis rådmannen fullmakt til å invitere øvrige tilbydere til forhandlinger. 3. Forhandlingene føres med bakgrunn i tidligere politiske vedtak i saken og denne saksframstilling med vedlegg. 4. Planutvalget orienteres i hvert møte om prosessen og gir sine råd til kommunens representant(er) i utbyggingsselskapets styre. Sveinar Kildal Rådmann Svein Otto Olsen Side 10 av 25

11 Sak 24/13 BYGDABOK FOR ØYER FERDIGSTILLING AV GAMMELT MATERIALE Saksbehandler: Frode Fossbakken Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/247 Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Tilbud fra AIT Otta bokbinderi på produksjon av bind 1-4, samt tilbud på scanning. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Bygdabok for Øyer, bind 1 4, av Tor Ile Sammendrag: Rådmannen anbefaler å bruke inntil kr ,- fra Disposisjonsfondet for å ferdigstille gammelt materiale av «Bygdebok for Øyer». Kostnaden vil dekke ferdigstilling av 350 eksemplarer av hvert bind, samt tilgjengeliggjøring av verket elektronisk. Saksutredning: Bygdabok for Øyer, skrevet av Tor Ile, et er bokverk i 4 bind som kom ut i perioden 1958 til Trykking og innbinding ble gjort hos Emil Moestue As i Oslo, og det er et praktverk av høyeste kvalitet. Bøkene har vært til salgs gjennom Øyer kommune og DnB bank i Øyer, og salget har vært jevnt over mange år. Ved opptelling av tilgjengelige bøker våren 2013 viser det seg at bind 2 nå er utsolgt, og at det begynner å bli lite igjen av bind 1. I løpet av den siste tiden har det blitt gjort et arbeid med å skaffe en fullstendig oversikt over hvor mange eksemplarer som fins igjen av de ulike bindene. Noe har vært lagret i kommunens lokaler på Tingberg, noe har DnB-filialen i Øyer sittet på, og en stor del har vært lagret på Tretten sjukeheim. Ved nærmere ettersyn viser det seg at en del av det materialet som har vært lagret på Tretten sjukeheim består av ikke ferdigstilt materiale. Noe er kun ferdigtrykkede «flak» som ikke er brettet eller sydd, annet er ferdig brettet men ikke sydd, og noe er sydd og heftet klart for perm. Det er i hovedsak bind 3 og 4 som mer eller mindre er klart for ferdigstilling, mens materialet til bind 1 og 2 må bearbeides noe mer. Materialet har vært lagret tørt og godt på sjukeheimen, men noe av det eldste materialet har likevel blitt skadet av lys og uvøren lagring (brett og fold). Vi har valgt å kontakte AIT Otta bokbinderi for å vurdere materialet og gi tilbud på ferdigstilling av dette. Det finns andre tilbydere innenfor dette fagfeltet i landet, men vi hadde behov for stedlig vurdering av materialet, og da falt det oss naturlig å benytte regional kompetanse. AIT Otta poengterer at permen til bøkene slik den har blitt laget opprinnelig er et meget vakkert håndverk som knapt kan kopieres i dag, og at det ikke er formålstjenlig å bruke så Side 11 av 25

12 Sak 24/13 mye penger på en slik detalj. Tilbudet beskriver en løsning som er rimeligere å produsere uten forringelse av kvaliteten totalt sett. AIT Otta har gått igjennom det opprinnelige materialet, sortert og vurdert kvalitet. Alt materiale er ferdig trykket; boksider, for- og baksatser, overtrekk til perm og smussomslag. Det eneste som må produseres er permer og ryggstoff. Det anbefales å gå for en noe enklere versjon av dette i forhold til det originale.. Tilbudet fra AIT Otta ser ut som følger: Bind 1 (inntil eks er mulig å produsere); kr ,- Bind 2 (inntil 325 eks er mulig å produsere); ,- Bind 3 (inntil 350 eks er mulig å produsere) kr ,- Bind 4 (inntil eks er mulig å produsere) kr ,- Sett ut i fra erfart salg de seneste årene, samt tilgjengelig antall bøker for øyeblikket, anbefales det å produsere opp tilnærmet lik mengde av hvert bind (325 eks av bind 2, og 350 eks av hhv bind 1, 3 og 4). Prisen på bind 1 og 4 vil da bli tilsvarende bind 2 og 3 en totalsum på ca kr ,-. Overskytende materiale vil da ikke bli lagret videre. Om det anses ønskelig og ferdigstille alt tilgjengelig materiale, vil dette beløpe seg til kr ,- For framtiden vil det også være av interesse å få bøkene gjort tilgjengelige elektronisk. Vi har mottatt tilbud på dette arbeidet også fra AIT Otta. For å gjøre produktet godt lesbart må bildene i bøkene scannes for seg, og «sys» sammen med teksten på nytt. Dette er en tidkrevende jobb, og tilbudet kommer på en pris av kr. 75,- pr side totalt kr ,- Det vil i tillegg påløpe noen kostnader i forbindelse med forarbeide, sortering og kvalitetsvurdering av gammelt materiale. Vurdering: Bygdabok for Øyer er et stykke kulturhistorie som det knapt finnes maken til i landet. Det er meget grundig arbeid som ligger bak. Øyer kommune bør være stolt av å ha et slikt praktverk som tar for seg hele historien om bygda, og det må være av stor interesse og bevare denne historien også for ettertiden. Med et opplag på ca 350 av hvert bind vil vi kunne møte etterspørselen i en del år framover, og om vi samtidig kan tilby bøkene elektronisk vil vi ha de tilgjengelig for all framtid. Det dreier seg om et relativt betydelig økonomisk tiltak nå, men da vil også «Bygdabok for Øyer» som historisk dokument være sikret en gang for alle. Rådmannens forslag til innstilling: Rådmannen foreslår at Disposisjonsfondet belastes med inntil kr ,- for ny produksjon av «Bygdabok for Øyer», bind 1-4, samt arbeid med å gjøre samme materiale tilgjengelig elektronisk. Side 12 av 25

13 Sak 24/13 Tekst Kontonummer Utgiftsøkning/ inntektsreduksjon Utgiftsreduksjon/ inntektsøkning Allment kultur Disposisjonsfondet Tilsammen Disposisjonsfondet reduseres med dette fra kr til kr Sveinar Kildal Rådmann Frode Fossbakken Side 13 av 25

14 Sak 25/13 IKA OPPLANDENE - REVIDERING AV VEDTEKTER Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: 057 &10 Arkivsaksnr.: 13/321 Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/13 Formannskapet Vedlegg: Vedtekter IKA Opplandene. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Oppfølging av oppdrag gitt av eiermøtet i IKA Opplandene Saksutredning: Kommunestyret vedtok , sak 104/07 at Øyer kommune skulle delta i det interkommunale arkivsamarbeidet IKA Opplandene. I møte , sak 66/09, ble reviderte vedtekter for arkivsamarbeidet vedtatt, jfr. vedlegg. På eiermøtet i IKA Opplandene i 2012 ble det gjort slikt vedtak: 1. Styret får i oppgave å synliggjøre fylkeskommunens årlige bidrag som medlem av IKAO. Dette innarbeides i budsjettet for Dagens bestemmelser for prising av tjenester må samtidig gjennomgås. 3. Styret får i oppgave å vurdere gjeldende organisasjonsform opp mot andre samarbeidsmodeller, herunder en gjennomgang av vedtektene. Dette legges fram i eiermøtet Oppfølgingspunktene innarbeides i handlingsplanen. Det ble nedsatt ei arbeidsgruppe til å følge opp eiermøtets bestilling og styret vedtok arbeidsgruppas rapport i møte Rapporten ble behandlet i eiermøtet og vedtatt med følgende ordlyd: «Rapportens hovedkonklusjoner, jfr. eiermøtets bestilling i sak 5/12, godkjennes. Ny prismodell iverksettes fra Forslag til ny ordlyd i 7 godkjennes. Tittel endres fra «Organisatoriske forhold» Til «Betaling medlemskommuner». Nødvendig vedtektsendring av 7 legges fram for det enkelte kommunestyre/ Fylkesting ved første anledning. Styret oversendes vedtak fra den enkelte kommune». Side 14 av 25

15 Sak 25/13 Vurdering: Den opprinnelige modellen for prissetting har vist seg å være både komplisert og uhensiktsmessig for et så omfattende samarbeid, pr. dato 41 er kommuner med i samarbeidet. Omfanget av arkiver som skal deponeres, både papirarkiver og elektroniske, har resultert i utvidelse av magasinkapasitet og økt bemanning. Som det framgår av vedtaket forutsetter ny modell for prissetting av den årlige kontingenten en endring av vedtektenes 7. Vedtatt forslag til ny ordlyd av 7: «Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret». Som kjent er det interkommunale samarbeidet med IKA Opplandene basert på Kommunelovens 27, og utgjør ikke et eget rettsubjekt. En vedtektsendring krever derfor et likelydende vedtak i alle kommunestyrene. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til ny ordlyd i 7 i vedtektene for det interkommunale arkivsamarbeidet IKA Opplandene: Ordlyden i ny 7: Betaling medlemskommuner Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret. Ny prismodell iverksettes fra Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 15 av 25

16 Sak 26/13 UTVIDELSE AV INNKJØPSFAGLIG SAMARBEID Saksbehandler: Sveinar Kildal Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 13/368 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/13 Formannskapet Vedlegg: Vedtekter for innkjøpssamarbeid. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: Oppland fylkeskommune og kommunene Nord-Fron, Lillehammer, Øyer og Gausdal har etablert et innkjøpssamarbeid, INNOFF. Samarbeidet er etablert etter kommunelovens 27, og trådte i kraft 1. januar Det vises til identiske saksfremlegg og vedtak i deltakende kommuner / fylkeskommuner. Vedtak for Øyer: Saksnr. 92/10 fra møte i FSK Saksnr. 67/10 fra møte i KST Utvidelse Samarbeidet har mottatt en forespørsel om deltakelse fra Ringebu og Sør-Fron kommuner. Denne er behandlet i INNOFFs styre og representantskap, med følgende vedtak den : Forutsatt godkjenning i de enkelte deltakerkommunene tilbys Ringebu og Sør-Fron kommuner deltakelse i samarbeidet INNOFF. Ringebu og Sør-Fron kommuner tilbys deltakelse i INNOFF med de rettigheter og plikter som følger av samarbeidets vedtekter og utfyllende samarbeidsavtale. Ringebu og Sør-Fron kommuner tilbys styredeltakelse i styret for INNOFF. Saken er behandlet i kommunestyrene i Sør-Fron og Ringebu: Kommunestyret i Ringebu behandlet saken den 18. februar. Kommunestyret i Sør-Fron behandlet saken den 19. februar. Begge kommunestyrene har vedtatt at de ønsker å slutte seg til samarbeidet. Endring av samarbeidsavtale og vedtekter: Vedlagt er forslag til nye vedtekter og samarbeidsavtale. Endringen består av følgende: Vedtekter 1 er utvidet med Sør-Fron og Ringebu kommuner. Side 16 av 25

17 Sak 26/13 Samarbeidsavtalen pkt. 1 utvides med Sør-Fron og Ringebu kommuner. Samarbeidsavtalens pkt. 5 endres fra 5 til 7 deltakere. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Det offentlige innkjøpssamarbeid i Oppland, INNOFF, utvides med 2 deltakere og består nå av Oppland fylkeskommune og Lillehammer, Øyer, Gausdal, Nord-Fron, Sør-Fron og Ringebu kommuner. 2. Fremlagt forslag til vedtekter og samarbeidsavtale vedtas. 3. Oppnevning til samarbeidets representantskap og styre delegeres til rådmannen. 4. Kommunestyrets vedtak er betinget av likelydende vedtak av andre deltakere i samarbeidet. 5. Forutsetning for samarbeid for Øyer kommune er betinget av deltakelse fra Lillehammer og Gausdal kommuner. Sveinar Kildal Rådmann Side 17 av 25

18 Sak 27/13 INVESTERINGSLÅN 13,5 MILL - GODKJENNING AV AVDRAGSTID Saksbehandler: Eli Eriksrud Arkiv: 251 Arkivsaksnr.: 13/370 Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/13 Formannskapet Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Kommunestyret vedtok i sak 83/12 opptak av et investeringslån inntil 20,5 mill kr i tillegg til opprinnelig låneramme vedtatt i K-sak 118/11. Låneopptaket gjelder blant annet forskuttering av kostnader til tomtetilretting og grunnerverv Trodal boligfelt. I vedtaket ble ikke avdragstid spesifisert. Av lånerammen på 20,5 mill kr er avtalt opptak av 13,5 mill kr i Kommunalbanken i april Kommunalbanken krever at avdragstid er spesifisert i vedtaket. I hht innhentet lånetilbud tas lånet opp med 5 års avdragsfrihet og deretter 20 års avdragsstid. Saksutredning: Kommunestyret vedtok i sak 83/12 i møte følgende (pkt 3 i vedtaket): Kommunestyret godkjenner opptak av investeringslån inntil 20,5 mill kr i tillegg til opprinnelig låneramme vedtatt i K-sak 118/11. Med hjemmel i kommunestyrevedtaket er innhentet tilbud og avtalt lån 13,5 mill kr i Kommunalbanken. Låneopptaket gjelder forskuttering av kostnader til tomtetilretting og grunnerverv Trodal boligfelt (11 mill) og til opparbeiding av Tingberg boligfelt, del 3 (2,5 mill). I saksfremlegget (K-sak 83/12) var det skrevet et avdragsfritt lån i 5 år, men for at Kommunalbanken skal kunne godta låneopptaket må vedtaket spesifisere avdragstiden på lånet. Rådmannen gjør oppmerksom på at dette lånet ble tatt opp i desember 2012, men refinansieres nå pga dårlige betingelser på slutten av fjoråret. Lånet er avtalt med 5 års avdragsfrihet og deretter 20 års avdragstid. Det forutsettes at lånet nedbetales med inntekter fra salg av tomter. Side 18 av 25

19 Sak 27/13 Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret godkjenner at investeringslån 13,5 mill kr i Kommunalbanken opptas med 5 års avdragsfrihet og deretter 20 års avdragstid. Sveinar Kildal Rådmann Eli Eriksrud Side 19 av 25

20 Sak 28/13 FINANSRAPPORT PR Saksbehandler: Eli Eriksrud Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 13/373 Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/13 Formannskapet Vedlegg: Finanssrapport pr Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Rådmannen rår kommunestyret til å ta finansrapporten pr til etterretning. Saksutredning: Kommunestyret vedtok i møte , K-sak 43/10, reglement for finansforvaltning. I henhold til reglementet skal rådmannen i forbindelse med tertialrapportering pr 30. april og pr 31. august, legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og for gjeldsforvaltningen. Det skal i tillegg foretas risikovurderinger. Etter årets utgang skal rådmannen legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Slik rådmannen ser det gir de tre tabellene i vedlegget sammenholdt med rådmannens kommentarer, en god oversikt over status for kommunens ledige likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og kommunens gjeldsportefølje. Det er ikke avdekket avvik i forhold til kommunens finansreglement. Vurdering: De tre tabellene i vedlegget sammenholdt med rådmannens kommentarer gir en god oversikt over status for kommunens ledige likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og kommunens gjeldsportefølje. Det er verdt å merke seg at 1 % endring av renta vil medføre en årlig merutgift (netto) for kommunen i størrelsesorden 1 mill kr. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret tar finansrapporten pr til etterretning. Sveinar Kildal Rådmann Eli Eriksrud Side 20 av 25

21 Sak 29/13 ØYER KOMMUNES SKATTEREGNSKAP FOR 2012 Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: 232 Arkivsaksnr.: 13/208 Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/13 Formannskapet Vedlegg: Regnskapsberetning skatteregnskapet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag. Fra kemneren er mottatt kommunens skatteregnskap for 2012, og rådmannen anbefa1er at skatteregnskapet for 2012 tas til underretning. Saksutredning: Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven 2-8, som utfylles av «Instruks for skatteoppkrevere», fastsatt av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har faglig ansvar og instruksmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksjonen. Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverfunksjonen er «Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne» av 11. januar Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er «Instruks for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne» av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll. Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Side 21 av 25

22 Sak 29/13 Skatteoppkreverfunksjonen for Øyer er lagt til Kemneren i Sør-Gudbrandsdal, som også har ansvaret for den interkommunale kontrollordningen for Sør-Gudbrandsdal. Vurdering: Selv om kommunestyret/kontrollutvalget ikke lenger skal behandle selve skatteregnskapet, vil kontrollrapporten gi en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten skal også inneholde eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Sammen med årsmelding om skatteregnskapet vil dette gi kommunestyret en mulighet til å følge opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter i den kommunale skatteinnfordringen. Skatteinnkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Skatteregnskapet for Øyer viser pr. 31. desember 2012 en skatte- og avgiftsgrunnlag til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser på kr Ingen av de forannevnte restanser er berostilt. Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever 18. januar Skattekontoret har i 2012 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll og arbeidsgiverkontroll. Siste kontroll ble avholdt 31. juli Skattekontoret har i 2012 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene skatteregnskap og innkreving, Resultater av utført kontroll: Intern kontroll: Basert på de kontrollene som har vært gjennomført, har skattekontoret ikke avdekket vesentlige svakheter i skatteoppkrevernes overordnede internkontroll. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap: Basert på de kontroller som er gjennomført, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlig er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftskontrollen: Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentligste er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll: Basert på de kontrollene som er gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentligste er i samsvar med gjeldende regelverk og utføres i tilstrekkelig omfang. Skattekontoret har gjennom sine kontroller i 2012 verken gitt pålegg eller anbefalinger. Side 22 av 25

23 Sak 29/13 Dersom kommunestyret olle ønsker at skatteregnskap og rapport skal framlegges i egen sak i ettertid, bes det tatt stilling til dette i møtet. Rådmannens forslag til innstilling: Øyer kommunes skatteregnskap for 2012 tas til underretning. Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 23 av 25

24 Sak 30/13 ÅRSRAPPORTFOR LANDBRUKSKONTORET I LILLEHAMMER-REGIONEN FOR 2012 Saksbehandler: Carl Olav Holen Arkiv: 004 Arkivsaksnr.: 13/355 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/13 Formannskapet Vedlegg: Årsrapport fra Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: Lillehammer-regionen har hatt felles landbrukskontor fra med Gausdal kommune som vertskommune. I 2012 ble det utført i overkant av 8,0 årsverk med landbrukskontoret, på samme nivå som tidligere år. I tillegg er det utført 0,5 årsverk lønnet av eksterne og prosjektmidler. Øyer kommunes andel av kontorets kostnader framgår av dem avtalte fordelingsnøkkelen og utgjør for 2012 kr Landbrukskontoret hadde i 2012 et driftsoverskudd som følge av vakanser og tilbakeført egeninnsats i Mer GLØd prosjektet på hel kr Det vurderes om overskuddet tilbakeføres til kommunene, eller gjøres opp mot kommende driftsår. Kontoret har vært engasjert i planarbeid og lovforvaltning, forvaltet økonomiske virkemidler, utarbeidet informasjonsmateriell og drevet næringsutvikling gjennom Mer GLØd prosjektet, men vakansene gjorde deltakelsen i planarbeid og næringsutvikling ble begrensa i Vurdering: Landbrukskontoret fungerer bra som en enhet i det regionale samarbeidet, og tilbakemeldinger fra brukerne og andre samarbeidspartnere er positive, men samtidig påpekes det at kontoret kunne vært mer synlig og hatt en bedre service overfor brukerne. Kontoret begynner å bli bra integrert i kommunene i regionen og samarbeidet fungerer godt. Det er fortsatt potensiale for forbedring når det gjelder rutiner for saksbehandling, faglige møteplasser og intern informasjonsflyt. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret tar årsrapport 2012 for Landbrukskontoret i Lillehammer-regionen til orientering. Sveinar Kildal Rådmann Carl Olav Holen Side 24 av 25

25 Sak 31/13 REFERATER Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/377 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/13 Formannskapet Referat fra byggeplassmøte nr. 15 Nye Solvang skole. 2. Referat fra byggekomitemøte nr. 7 Tretten sjukeheim. Rådmannens forslag vedtak: Referatene tas til underretning. Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 25 av 25