FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Torsdag 26. april 2012 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus Møterom B

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 26. april 2012 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus Møterom B Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 012/12 Referatsaker 013/12 Plan for forvaltningsrevisjon 014/12 Plan for selskapskontroll 015/12 Orientering fra revisor - Kommunalt regnskap og revisjon 016/12 Skatteoppkreverfunksjonen 017/12 Kontrollutvalgets uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for /12 Orientering fra rådmannen vedrørende Værnesregionen Frosta/Steinkjer, Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 012/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Invitasjon til representantskapsmøte 14. mai 2012/Møteinnkalling 2 KomRev Trøndelag IKS Invitasjon til representantskapsmøte 14. mai 2012/Møteinnkalling Vedlagt Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 013/12 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden : Nr. Prosjektnavn Gjennomføring Samhandlingsreformen Rusomsorg Miljø Internkontroll Værnesregionen Saksbehandling 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.

3 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 5/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2. Kontrollutvalgets sak 29/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 3. Forskrift om revisjon 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjenglige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal ha elementer av både kontroll og læring. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. I dette ligger også spørsmålet om tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan en måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Læringsaspektet oppnås bl.a. ved at det gjennom forvaltningsrevisjon kan gi anbefalinger om endringer i systemer og rutiner og/eller en bedre praksis. Forvaltningsrevisjon kan også være viktig grunnlagsinformasjon ved kommunestyrets evalueringer av tidligere og eventuelle nye vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av kommunestyre selv. Det vises her til kontrollutvalgsforskriften 9 og 10, hvor det ble bl.a. heter: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. og Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder.

4 For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må en først ta stilling til hvilket eller hvilke perspektiver en velger å se kommunen fra. Da dette er verdivalg som ikke kan avgjøres på faglig grunnlag er det derfor viktig at forvaltningsrevisjon er godt forankret i kommunestyret. Listen nedenfor er eksempler på perspektiver som kan benyttes for å bedømme vesentlighet. Brukerperspektivet Det politiske perspektivet (etterlevelse av vedtak) Samfunnsperspektivet Det økonomiske perspektivet Arbeidsgiver perspektivet (kommunen som arbeidsgiver) Omdømmeperspektivet Miljøperspektivet Kontrollutvalget ba i sak 29/11 revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møte i Kontrollutvalget hadde en dialog med ordføreren og rådmannen om plan for forvaltningsrevisjon i møte den , sak 5/12 der kontrollutvalget ga revisor innspill i det videre arbeidet med planen. Revisors planforslag KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, se vedlegg. Liste over aktuelle temaer med aktuelle problemstillinger i uprioritert rekkefølge er gitt i vedlegg til dette. Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko som er lagt til grunn ved revisors vurderinger: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at mål fastsatt av kommunestyret ikke blir fulgt Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller) I dette arbeidet har revisor bl.a. analysert og sammenlignet KOSTRA tall med andre kommuner. I tillegg har revisor foretatt en gjennomgang av sentrale dokumenter og har tatt i betraktning erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er ikke oppgitt hvor mange timer som er satt av til forvaltningsrevisjon for kommunen, men det antydes 2-3 prosjekter i løpet av planperioden. Det vises for øvrig til revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon , med liste over aktuelle prosjekter. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs.

5 Vurdering Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle prosjektene i planperioden. Kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes kommunestyret. Det kan gjøres mindre endringer og tilføyelser i planforslaget. Planforslaget bør imidlertid sendes tilbake for en ny gjennomgang dersom en finner at et eller flere av perspektivene som nevnt ovenfor ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder. Det anbefales derfor at kommunestyret gir endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget. SAK 014/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll for perioden Forslaget til plan for selskapskontroll for perioden oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriering: Nr. Prosjektnavn Gjennomføring 1 Leva-Fro AS 2 Innherred Interkommunale legevakt IKS 3 Produsentpakkeriet Trøndelag AS 2. Det delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden Forslag til Plan for selskapskontroll , utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 6/12 2. Kontrollutvalgets sak 30/11 3. Plan for selskapskontroll Kommuneloven 5. Forskrift om kontrollutvalg

6 Kontrollutvalget ba revisor inngangsette arbeidet med å utarbeide plan for selskapskontroll for perioden den , sak 30/1. Kontrollutvalget ba samtidig om at forslag ble lagt fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Kontrollutvalget ga revisor innspill om innholdet i planen den , sak 6/12. Selv om det ikke er lov- eller forskriftsbestemt er det gitt anbefalinger om at det i tilknytning til plan for selskapskontroll også foretas en vesentlighet og risikovurdering for de enkelte selskap. Ut fra en generell betraktning kan det enkelte selskapets betydning for eier kan variere stort. Enkelte selskaper leverer samfunnskritiske tjenester til innbyggerne og andre leverer tjenester som betydning for kommunens egen drift. En har også sett eksempler på selskaper hvor økonomien i selskapet har vært så dårlig at ny kapital har vært nødvendig for fortsatt drift. Det er mange momenter å vurdere her. Kommunelovens 77, 5. ledd gir kontrollutvalget ansvaret for gjennomføring av selskapskontroll. Formålet med selskapskontroll er å vurdere om den som utøver kommunens eierskap gjør dette i samsvar med aktuelle lover, og forvalter kommunens eierinteresser slik det er uttrykt i kommunale vedtak og forutsetninger. Forskrift om kontrollutvalg 13 angir kontrollutvalget pålegg om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret senest året etter kommunevalget. Kommunelovens 80 angir hvem som kan gjøres til gjenstand for selskapskontroll. Prioritering av selskap til kontroll gjøres etter fastlagte kriterier, som kan være Selskap som er heleid av kommunen Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap der kommunen har betydelige eierinteresser i antall aksjer eller en vesentlig og stor økonomisk del av aksjekapitalen Følgende typer selskap som kan kontrolleres Aksjeselskap der kommunen selv, eller sammen med andre kommuner / fylkeskommuner, statlige, eller private, eier alle aksjene Samvirkeforetak hvor kommunen er medeier Interkommunale selskap opprettet etter lov om interkommunale selskap I Planperioden ble det gjennomført selskapskontroll i Frosta Vassverk AL. Innherred Renovasjon IKS var gjenstand for selskapskontroll i Revisor har utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll , se vedlegg. Oversikt over kommunens eierinteresser i selskaper gis i vedlegget til revisors planforslag.

7 Revisor oppgir at det er avsatt ressurser til 1 kontroll for Frosta kommune. Hvis flere kommuner vedtar selskapskontroll i de samme selskapene, vil kommunen kunne få levert flere prosjekter. Det legges opp til at eierskapskontrollene gjennomføres av KomRev Trøndelag IKS. Eierskapskontroll er for øvrig inkludert ved kommunens overføring til KomRev Trøndelag IKS. Vurdering Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. prioritering av hvilke selskaper det skal utføres kontroll i. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå endringer i kommunens eierinteresser i selskaper i løpet av planperioden. Det anbefales derfor at kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i perioden SAK 015/12 ORIENTERING FRA REVISOR OM KOMMUNALT REGNSKAP OG REVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/11 I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra revisor om kommunalt regnskap og revisjon Revisor vil som anmodet gi en orientering i møte. Vurdering I de planlagte orienteringer er det lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet.

8 SAK 016/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune til orientering. 1. Brev til kommunestyret i Frosta kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune 2. Årsrapport 2011 fra Skatteoppkreveren i Frosta kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert Brev av fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 3. Brev av fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Skatteoppkreverens redegjørelse om kommunes skatteregnskap for 2011 Den totale skatteinngangen for året 2011 til fordeling mellom skattekreditorene utgjorde kr Kommunens andel av den samlede skatteinngang utgjorde kr Tallmaterialet er nærmere utdypet og forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll

9 Skatt Midt-Norge finner at regnskapsføring og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige er i samsvar med det gjeldende regelverk. Vurdering Skatteetatens kontrollrapport 2011 og skatteoppkreverens årsrapport for 2011 kan tas til orientering. SAK 017/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Frosta kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Forslag til uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Frosta kommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen. 4. Frosta kommunes årsmelding for 2011 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2011 Regnskapet er gjort opp med regnskapsmessig mindre forbruk på 4,4 millioner kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 171,0 og 163,1 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 7,9 millioner kroner.

10 Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2011 Finansieringsbehovet, inkl. avsetninger, var på 19,5 millioner kroner. Investeringsregnskapet ble gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsrapporten for 2011 Kommunens årsrapport for 2011 synes å gi et godt bilde over aktivitetene i kommunen. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Frosta kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sakene 26/11 og 01/12 og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 27/11. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv.

11 Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Kontrollutvalget kan derfor avgi en uttalelse uten merknader. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsrapporten. SAK 018/12 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE VÆRNESREGIONEN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/11 I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til det første møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering om Værnes regionen, med en presentasjon av samarbeidet i regionen, samt om kommunens mål med samarbeidet, jf. kontrollutvalgets sak 31/11. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær