MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 7. Mai 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Onsdag 7. Mai 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. 007/14 008/14 009/14 010/14 011/14 Sakstittel Referatsaker Skatteoppkreverfunksjonen Kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for 2013 Forvaltningsrevisjon vedrørende rådmannens arbeidsmiljøarbeid - bestilling Orientering fra forhandlingsutvalget Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Einar Sandlund 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Referater Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat årsregnskapet 2013 Vedlagt Steinkjer Einar Sandlund Kontrollsekretær

3

4

5 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/14 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Einar Sandlund 011/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 Meråker kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret med slik innstilling: 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 Meråker kommune til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. Vedlegg 1. Brev til kommunestyret i Meråker kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Meråker kommune 2. Årsrapport 2013 fra Skatteoppkreveren i Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert Brev av fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 3. Brev av fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om kommunes skatteregnskap for 2013 Den totale skatteinngangen for året 2013 til fordeling mellom skattekreditorene utgjorde kr Kommunens andel av den samlede skatteinngang utgjorde kr

6 Tallmaterialet er nærmere utdypet og forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Skatt Midt-Norge finner at regnskapsføring og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar med gjeldende regelverk. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger gitt pålegg og anbefalinger. Disse er meddelt Skatteoppkreveren i brev den 08, Vurdering Skatteetatens kontrollrapport 2013 og Skatteoppkreverens årsrapport for 2013 kan ut fra en helhetsvurdering således tas til orientering. Steinkjer Einar Sandlund Kontrollsekretær

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Einar Sandlund 009/ Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget merker seg at årsregnskapet ble avlagt den Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2013 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Meråker kommunes årsregnskap for Meråker kommunes årsberetning for 2013 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 247,2 og 244,7 millioner kroner, noe som ga et negativt brutto driftsresultat på 2,5 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer/mindre forbruk 0 0 0

20 Investeringsregnskapet for 2013 Sum finansiert, inkl. avsetninger, er 27,8 millioner kroner. Finansieringsbehovet var kr. 27,8 millioner kroner og investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Tidligere udekket finansieringsbehov på 2,4 millioner kroner er dekket inn og oppgjort. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsberetningen for 2013 Kommunens årsberetning for 2013 synes å gi et bilde over aktivitetene i kommunen. Revisjon Meråker kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sak 011/13 den Revisjonsstrategien for regnskapsåret ble presentert i sak 013/13 på samme møte. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og vektlegges ikke ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» 2

21 Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt med presisering om at kommunens årsregnskap ble avlagt etter fristen Årsregnskapet ble først avlagt den Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. 3

22 Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt med presisering om at årsregnskapet er avlagt etter fristen den Saksbehandler ber kontrollutvalget merke seg at årsregnskapet først ble avlagtt , nesten to uker etter lovpålagt frist. Forslag til uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen utover dette. Steinkjer Einar Sandlund Kontrollsekretær 4

23 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 009/14 Vedlegg 1 Til Meråker kommunestyre Uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte den 7. Mai 2014 under sak nr. 9/13 behandlet Meråker kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2013 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmannen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Etter kontrollutvalgets vurdering er årsregnskapet i det vesentlige ført i samsvar med gjeldende lover og regler og årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Kontrollutvalget ber kommunestyret merke seg at kommunens årsregnskap ble avlagt den Lovpålagt frist for å avlegge kommunenes årsregnskap er Kontrollutvalget er således av den oppfatning at det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Meråker kommunes årsregnskap for Meråker, Bjørn Madslangrud leder Eva Lien nestleder Morten Aursand Kopi: Formannskapet

24

25

26 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/14 FORVALTNINGSREVISJON VEDRØRENDE RÅDMANNENS ARBEIDSMILJØARBEID - BESTILLING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for prosjektet, med fremleggelse i neste møte. Vedlegg Bestilling av forvaltningsrevisjon med tema arbeidsmiljø høst 2014, KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 14/13 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 2. Kontrollutvalgets sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 3. Kommunestyrets sak 68/12 «Plan for forvaltningsrevisjon » 4. Kontrollutvalgets sak 21/12 «Plan for forvaltningsrevisjon » 5. Kontrollutvalgets sak 7/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 6. Kontrollutvalgets sak 23/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 7. Forskrift om revisjon 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Kommuneloven Saksopplysninger Planen for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i sak 21/12, og ble vedtatt av kommunestyret den sak 68/12. Kontrollutvalget behandlet sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» den Kontrollutvalget traff slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget vedtar slik prioriteringsliste for forvaltningsrevisjon: 1. Internkontroll 2. Arbeidsmiljø 3. Saksbehandling» Saken ble sendt til kommunestyret for endelig behandling. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling i sak 14/13, og traff slikt vedtak: «Kommunestyret viser til sitt vedtak i sak 68/12 den Punktene 1 til 3 er føringer til kontrollutvalget. Pkt. nr. 4 strykes.»

27 KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet et notat som diskusjonsgrunnlag mht. bestilling av det neste forvaltningsrevisjonsprosjektet, se vedlegg. Vurdering Saken legges fram for kontrollutvalget for diskusjon i møte. Det vurderes imidlertid som viktig at bestillingen gis en klar avgrensning slik at prosjektet lar seg gjennomføre innenfor den ramme en har til disposisjon. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

28 Notat Til: Kontrollutvalget i Meråker kommune v/ KomSek Trøndelag IKS Fra: KomRev Trøndelag IKS Dato: Bestilling av forvaltningsrevisjon med tema arbeidsmiljø høst 2014 Innledning Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for vedtatt i k.sak 68/12, den , samt videre føringer i ku.sak 38/12 og k.sak 14/13 er det i høst klart for å gå i gang med prosjekt om arbeidsmiljø. Dette etter kontrollutvalgets prioritering. I Meråker kommune er det gjennomført en rekke arbeidsmiljøkartlegginger som det er mulig å bruke som utgangspunkt for flere av problemstillingene som er skissert under. Disse er utført av Meråker Bedriftshelsetjeneste. Notatet er ment som grunnlag for drøfting. Vi vil her presentere mulige innfallsvinkler til temaet og vurdere tilnærming i forhold til metodikk og tildelte ressurser. Formål med revisjonen: Vurdere hvordan Meråker kommune ivaretar sitt ansvar og forpliktelser for utviklingen av et godt arbeidsmiljø. Metode: En forvaltningsrevisjon skal være knyttet opp mot revisjonskriterier som vi vurderer praksis i kommunen opp mot. Dette er i henhold til standard for forvaltningsrevisjon (RSK001). Arbeidsmiljøloven og eventuelt Intensjonsavtalen for et inkluderende arbeidsliv er aktuelle kilder til revisjonskriterier. Arbeidsmiljøloven o Arbeidsmiljølovens 3-1 krever at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. o Kompetansekrav i -3-2 og 3-5 o Verneombud 6- og 6-5 Intensjonsavtale IA. (1. mars desember 2013) o IA-avtalen har som hovedmål å forebygge og redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. 1

29 Mulige problemstillinger og revisjonskriterier: 1. På hvilken måte sørger kommunen for at det uføres systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten? (Arbeidsmiljøloven 3-1) Aktuelle revisjonskriterier: Arbeidsgiver skal fastsette mål for helse-, miljø og sikkerhet Arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Arbeidsgiver skal under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak. Arbeidsgiver skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Arbeidsgiver skal sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Arbeidsgiver skal foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt. (Hvordan er tidligere arbeidsmiljøkartlegginger fulgt opp?) 2. Hvordan sikrer kommunen at ledere i egen organisasjon har kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøspørsmål? (Arbeidsmiljøloven 3-5 og 3-2) Revisjonskriterier: Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø og sikkerhet Arbeidsgiver skal sikre at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. 3. Hvordan fungerer ordningen med verneombud og hovedverneombud? (Arbeidsmiljøloven 6-1 og 6-5) Revisjonskriterier: Det skal være utnevnt verneombud ved enhetene Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudene får nødvendig opplæring og tid til å utøve vervet på forsvarlig måte 4. Blir intensjonene i IA- avtalen fulgt opp? (1. mars desember 2013) IA-virksomheter skal sette aktivitetsmål og jobbe mot alle tre delmålene som er listet opp som revisjonskriterier: Arbeidsgiver skal arbeide for å forebygge redusert sykefravær. Arbeidsgiver skal arbeide for å øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne. Arbeidsgiver skal arbeide for å forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år. Avgrensing: 2

30 Medarbeiderundersøkelser /arbeidsmiljøundersøkelser defineres å være utenfor det som kan kalles forvaltningsrevisjon og vil ikke kunne bli en del av et forvaltningsrevisjonsprosjekt, jf protokoll fra møte der «kontrollutvalget anser arbeidsmiljøundersøkelser som en naturlig del av rådmannens linjeansvar, og forventer at rådmannen følger opp». Dersom Komrev skal gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse for Meråker kommune vil dette være en annen type bestilling enn forvaltningsrevisjon. Vi kan eventuelt tilby dette som en tilleggstjeneste. Det vil også være en bestilling som administrasjonen må ta seg av, da slike undersøkelser innebærer et ansvar som krever oppfølging i ettertid. Det vi imidlertid kan tilby er å foreta en enkel questbackundersøkelse som en del av det å besvare noen av de skisserte problemstillingene. Timeressurs til prosjekt om arbeidsmiljø: 350 t. 3

31 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/14 ORIENTERING FRA FORHANDLINGSUTVALGET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 1/14 2. Referat Møte forhandlingsutvalget, U.off. jf. off.l. 23 Saksopplysninger Kontroll utvalget mottok en henvendelse vedrørende forhandlingsutvalgets arbeid senhøsten og tidligvinteren 2013, datert , fra Meråker Venstre, Meråker Tverrpolitiske bygdeliste og Meråker Fremskrittsparti. Det ble innhentet en uttalelse fra forhandlingsutvalget ved leder, datert Både henvendelsen og forhandlingsutvalgets svar ble lagt fram for kontrollutvalget den , sak 1/14. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak vedrørende saken. «Kontrollutvalget viser til referatene 2 og 6 og ber om en orientering fra forhandlingsutvalgets leder i neste møte.» Forhandlingsutvalgets leder vil som anmodet gi en orientering i møte. Vurdering Det ligger til kontrollutvalget å vurdere hvorvidt vedtak er fattet på rett grunnlag og av rett organ. Dette spørsmålet bør kunne behandles i åpent møte. Det ligger utenfor kontrollutvalgets mandat å vurdere hensiktsmessigheten ved de fattede vedtak. Med mindre det forekommer brudd på avtaler mv. faller derfor ansattes lønnsutvikling utenfor kontrollutvalgets mandat. Dersom det i saken blir nødvendig å komme inn på opplysninger unntatt offentlighet, må møte i så fall lukkes. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær