Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 12:45 Møtested: Rådhuset, møterom 3215 (2. etg.) Deltagere: Forfall: Kopi: Sakliste 001/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /11 Referatsaker 003/11 Orientering om arbeidet med regnskapsrevisjon /11 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 005/11 Prioritering av prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon /11 Årsmelding for kontrollutvalget /11 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Nils Prestmo (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre Midthjell Rådgiver

2 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/13-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Notat fra orientering i møtet ble etterspurt. Dette utsendes med protokollen. ORKD-001/11 Vedtak: Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3 Orkdal kommune Møteprotokoll Side 1 av 5 Utvalg: Kontrollutvalg Møtested: 3127, Rådhuset Dato: Tid: 12:45-15:15 Arkivsak: 428/2010 (KonSek) Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Vigdis Troøyen Fosseide MEDL Nils Prestmo LEDER John Atle Krogstad MEDL Knut Bjørkli MEDL Elsa Heggem Larsen MEDL Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Andre møtende: Navn Stilling Sverre B. Midthjell Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (møtesekretær) Inge Storås Revisjon Midt-Norge IKS (sak 36/10) Ove Jørgen Snuruås s stab (sak 35/10) Birgitte Mørch Enhetsleder, hjemmetjenesten (sak 34/10) Tore Sandbæk Enhetsleder, tekniske tjenester (sak 33/10) Knut Solberg Prosjektleder, tekniske tjenester (sak 33/10) Jorun Asbøll Medlem av Byggenemda (sak 33/10) Emir Kaniza Medlem av Byggenemda (sak 33/10) Side 1 av 5

4 Saksnr Innhold SAKSLISTE Lukket behandling Arkivsak PS 31/10 Godkjenning av protokoll fra møte / PS 32/10 Referatsaker 2010/ PS 33/10 PS 34/10 Orientering angående valg av energiløsninger for Grøtte skole Orientering angående tildeling av trygghetsalarmer 2009/ / PS 35/10 Orientering angående eierstrategier 2009/ PS 36/10 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS 2010/ PS 37/10 Møteplan for kontrollutvalget / PS 38/10 Eventuelt 2010/ Sakene ble behandlet i rekkefølgen: arkivkode Side 2 av 5

5 PS 31/10 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling i Kontrollutvalg Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak i Kontrollutvalg Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. PS 32/10 Referatsaker Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Behandling i Kontrollutvalg Det ble orientert om følgende saker: 1. Medlemsbrev nr. 2/2010 fra Forum for kontroll og tilsyn. 2. Invitasjon til Norsk kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse 2011 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Kontrollutvalg Referatsakene tas til orientering. PS 33/10 Orientering angående valg av energiløsninger for Grøtte skole Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelse for prosessen rundt valg av energiløsninger for Grøtte skole tas til orientering. Behandling i Kontrollutvalg Emir Kaniza og Jorun Asbøll orienterte på vegne av byggenemda. Tore Sandbæk og Knut Solberg orienterte på vegne av rådmannen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt.ps 34/10 Orientering angående tildeling av trygghetsalarmer av energiløsninger for Grøtte skole tas til orientering. Side 3 av 5

6 Kontrollutvalgets innstilling Informasjon om kommunens parksis for saksbehandling og tildeling av trygghetsalarm tas til orientering. Behandling i Kontrollutvalg Birgitte Mørch orienterte på vegne av rådmannen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Kontrollutvalg Informasjon om kommunens praksis for saksbehandling og tildeling av trygghetsalarm tas til orientering. PS 35/10 Orientering angående eierstrategier Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om arbeidet med eierstrategier og eierstyring i Orkdal kommune tas til orientering. Behandling i Kontrollutvalg Ove Jørgen Snuruås orienterte på vegne av rådmannen. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Kontrollutvalg Informasjon om arbeidet med eierstrategier og eierstyring i Orkdal kommune tas til orientering. PS 36/10 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgssekretariatet innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS signeres når ressursbruken for revisjonsåret 2011 er klar. Behandling i Kontrollutvalg Inge Storås orienterte på vegne av Revisjon Midt-Norge IKS. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Kontrollutvalg Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 4. Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS signeres når ressursbruken for revisjonsåret 2011 er klar. Side 4 av 5

7 PS 37/10 Møteplan for kontrollutvalget 2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2011: januar - 3. mars mai - 1. september oktober - 9. desember Møtene legges som hovedregel til kl 12:45. Behandling i Kontrollutvalg Det ble fremmet omforent forslag om å flytte møte 20. januar til 27. januar. Møter 28. oktober og 9. desember ble redaksjonelt endret til 27. oktober og 8. desember. Vedtak i Kontrollutvalg Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2011: januar - 3. mars mai - 1. september oktober - 8. desember Møtene legges som hovedregel til kl 12:45. PS 38/10 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling Behandling i Kontrollutvalg Ingen saker ble fremmet Vedtak i Kontrollutvalg Ingen Side 5 av 5

8 Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/13-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Timeforbruk Notat fra møte ang. Grøtte skole 3. Tilsynsrapport fra Helsetilsynet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. ORKD-002/11 Vedtak: Referatsakene tas til orientering Vedlegg Timeforbruk 2010 kontrollutvalget i Orkdal Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Timeforbruk 2010

9 Notat Til: Kontrollutvalget i Orkdal Fra: Sverre B. Midthjell (sverre.midthjell@konsek.no) Dato: Arkivsaknr: 11/35-1 Timeforbruk 2010 kontrollutvalget i Orkdal Tabellen under viser andelen av timeforbruk i KonSek sammenlignet med budsjettert timeforbruk for Orkdal kommune. Budsjettet er basert på fordeling vedtatt av selskapets representantskap. I tillegg til direkte timeforbruk per kommune er reisetid fordelt likt på alle kommuner, og timer til felles arbeid for kontrollutvalgene fordelt i henhold til fordelingsnøkkel. Disse utgjorde i 2010 til sammen 70 timer for Orkdal kommune. Negativt avvik i tabellen betyr høyere forbruk enn budsjettert, mens positivt avvik betyr lavere Forbruk Budsj. Avvik Forbruk Avvik Forbruk Avvik Forbruk Avvik 287, ,5 317,4-3,4 319,7-0,7 295,7 14,3 Som det fremgår av tabellen er det fordelt 20,5 timer mindre til Orkdal enn budsjettert i Dette utgjør 6,4 % av budsjettet. Dette må anses som et mindre avvik. Avvik fra budsjettert fordeling får ikke kostnadsmessige konsekvenser for kommunen, og forventes utjevnet mellom kommunene over tid.

10 Orientering om arbeidet med regnskapsrevisjon 2010 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/23-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisjonens redegjørelse tas til orientering. Protokoll Revisor Ann Jorid Hyttnes orienterte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Saksutredning Oppdragsansvarlig revisor Ann Jorid Hyttnes fra Revisjon Midt-Norge vil orientere om arbeidet med regnskapsrevisjon 2010.

11 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 039 Arkivsaknr.: 11/22-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget har merket seg innholdet og drøftet anbefalingene i rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalget ber sekretariatet bearbeide innspill framkommet i møtet til hvordan rapportens anbefalinger kan følges opp. Protokoll Saken ble utsatt til neste møte. ORKD-004/11 Vedtak: Saken ble utsatt. Vedlegg Oversikt over anbefalingene Saksutredning Ei arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet leverte i desember 2009 en rapport med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommuner og fylkeskommuner. Hele rapporten er tilgjengelig elektronisk på: Utgangspunktet for arbeidet med rapporten var målsetting om å bidra til mer effektivitet og målretting av egenkontrollen. Arbeidsgruppa ønsket videre fokus på at risikovurderinger og risikostyring skal ligge grunn for hele egenkontrollen, også for kontrollutvalgenes virksomhet. Risikostyring- og vurdering øker sannsynligheten for å kunne velge ut de mest vesentlige kontrollområdene og vite hvor i organisasjonen det er viktig å ha særskilt fokus. Alt kan ikke kontrolleres til enhver tid, og det er viktig at både administrasjon og folkevalgte gjør vurderinger av hvilke risikoer man mener å kunne leve med, og hvilke risikoer det er viktig å redusere mest mulig og ha oppmerksomhet rettet mot. Med egenkontroll tenkes det i denne sammenhengen på den kontrollvirksomheten kommuner/fylkeskommuner driver i egen virksomhet som har utgangspunkt i

12 kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Aktørene i egenkontrollen er da som følger: Kommunestyret Løpende tilsyn på vegne av kommunestyret Kontrollutvalget Sekretariat for kontrollutvalget Revisjon Administrasjonssjef Kommunestyret har et overordnet ansvar for kontroll- og tilsynsvirksomheten, både den som skjer gjennom kontrollutvalget, revisjonen og administrasjonssjefens internkontroll. Kontrollutvalget utøver tilsynsrollen på vegne av kommunestyret. De skal sørge for at oppgaver i tråd med forskrift for kontrollutvalg gjennomføres. Med unntak av kommunestyret selv kan kontrollutvalget kontrollere både virksomheten i folkevalgte organer, selskaper kommunen eier 1 og i de administrative virksomhetene. Revisjonen har et faglig selvstendig ansvar for utføring av revisjonsoppgavene, regulert i forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutvalg og standard for god kommunal revisjonsskikk. Administrasjonssjefen har et selvstendig faglig ansvar for internkontrollen og utredning og oppfølging av saker, jfr. Kommuneloven 23, 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Egenkontroll er ikke aktiviteter som bedrives for sin egen del, men en måte å sikre demokrati og en tillitskapende forvaltning. Som forvalter av fellesskapets ressurser har kommuner og fylkeskommuner et stort ansvar for at økonomiske midler anvendes på en god måte, at arbeidsprosesser er effektive og hensiktsmessige, og å redusere mulighetene for at uønskede hendelser skal oppstå. Dette avstedkommer behov for en velfungerende egenkontroll, med aktører som bidrar på ulike måter og med felles forståelse for hverandres roller og oppgaver. Arbeidsgruppa har drøftet ulike innfallsvikler, roller og oppgaver som bør ha oppmerksomhet for å få styrket kommunenes/fylkeskommunenes egenkontroll. En del av forholdene som gruppa har påpekt er områder som krever lovendringer for å få gjennomført. Kommunal- og regionaldepartementet har signalisert at de vil vurdere hvordan disse forslagene skal håndteres videre. Uansett er dette forhold det vil ta tid å få på plass. Andre forhold som er pekt på vil 1 I tråd med kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll og innsynsmuligheter, 77 og 80

13 kreve utarbeiding av skriftlig materiale, eksempelvis knyttet til behov for veiledning og opplæring. Det kan i denne sammenhengen nevnes at departementet har bestilt en veileder for kontrollutvalget arbeid, og at denne pr dato er under utarbeidelse og er planlagt ferdigstilt i løpet av vinteren. Atter andre av anbefalingene er forhold som kommuner/fylkeskommuner kan ta tak i umiddelbart og fortløpende sette i verk tiltak som styrker egenkontrollen. I arbeidsgruppas rapport er det trukket fram tre hovedanbefalinger, som anses for å være av vesentlig betydning i dette arbeidet: administrasjonens internkontroll må utvikles og styrkes det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen dvs. kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor kompetansen hos revisor og i sekretariat må være høy og bør sikres Rapporten omhandler 85 anbefalinger for styrket egenkontroll, fordelt på: 11 tilrådninger om kontrollutvalget 27 tilrådninger om administrasjonssjefens internkontroll 22 tilrådninger om revisor/revisjonen 10 tilrådninger om selskapskontroll 9 tilrådninger om samspillet mellom aktørene i egenkontrollen 4 tilrådninger om forholdet til fylkesmannen 2 tilrådninger om kirkelige fellesråd Oppfølging av rapporten har i brev til kommuner/fylkeskommuner i januar 2010 oppfordret til å lese rapporten og diskutere hvordan de lokalt kan starte arbeidet for å styrke egenkontrollen. Kontrollutvalget har tidligere fått seg forelagt et sammendrag av rapporten og innholdet i rapporten har vært gjenstand for omtale i flere ulike sammenhenger det siste året. Mange av anbefalingene begynner dermed å bli kjent og til dels drøftet. En fullstendig oversikt over alle de 85 anbefalingene legges her fram for kontrollutvalget med tanke på å: vurdere anbefalingene sett i lys av situasjonen i Orkdal kommune vurdere hvilke av anbefalingene kontrollutvalget ønsker å følge spesielt opp, og eventuelt hvordan Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget gjør en vurdering av de anbefalingene som ligger i rapporten ut fra forutsetningene i Orkdal kommune, for å vurdere de anbefalingene som rapporten gir og ha en oppfatning av hva utvalget bør ta tak i sitt neste år. Videre kan det være nyttig med henblikk på at det er valg neste år, da noen av anbefalingene retter seg spesielt mot valg av kontrollutvalg, sammensetning og kompetanse/opplæring. Dersom det er aktuelt å gjøre en evaluering av eget arbeid mot slutten av kommunestyreperioden kan en gjennomgang av de 85 anbefalingene være et godt utgangspunkt. I forbindelse med en slik evaluering vil det være naturlig blant annet å gjennomgå både lovkrav, utvalgets egne planer for inneværende periode, forholdet til de andre aktørene i tilsynsordningen, og eksisterende reglement for kontrollutvalg m.m. Noe av dette er berørt i rapporten med de 85 anbefalingene. En stor del av de forslagene som i utgangspunktet krever lovendringer er også forslag som ikke er i strid med gjeldende lover, og som kommunen kan ta tak i selv dersom man ønsker

14 det. Dette gjelder for eksempel forslagene om sammensetning og valg av kontrollutvalget, der kommunestyret eventuelt kan vedta føringer i reglement for kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon En styrking av egenkontrollen anses for å være av betydning for en tillitskapende forvaltning. Effektive systemer for egenkontroll er dessuten mer hensiktsmessig enn en styrking av de statlige tilsynsorganene, og også av den grunn oppfattet som viktig å bygge oppunder. Notat med oversikt over de 85 anbefalingene fra arbeidsgruppa for styrket egenkontroll legges med dette fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget anbefales å drøfte de ulike anbefalingene i møtet, og vurdere hvilke anbefalinger utvalget mener bør følges spesielt opp og eventuelt hvordan. Utvalgets drøfting og innspill danner grunnlag for videre arbeid med oppfølging av rapporten. Ordfører Gunnar Lysholm og assisterende rådmann Ove Snuruås vil delta under behandlingen av saken.

15 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Kontrollutvalget Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 2: Det er behov for rettleiing om arbeidet i kontrollutvalet som er tilpassa behova til medlemmene i utvalet. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Tilråding 6: Av pedagogiske omsyn bør kommunelova 77 nr. 2 endrast slik at medlemmer i kommunestyrekomitear etter kommunelova 10a kjem med i opprekninga av kven som er avskorne frå val til kontrollutvalet. Tilråding 7: Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. Kommunelova bør endrast på dette punktet, og ein aktuell ordlyd i ei ny setning i 77 nr. 2 kan vere: Det samme gjelder den som er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap mv. som kan være gjenstand for selskapskontroll, jf. 77 nr. 5. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel (veileder under arbeid) Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret - 1 -

16 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Tilråding 9: Ordninga med eige sekretariat for kontrollutvalet bør bli evaluert. Tilråding 10: Kompetansen og ressurstilgangen i sekretariata bør kartleggjast. Tilråding 11: Forskrifta om kontrollutval bør slå fast at korkje medlemmer av kontrollutvalet eller medlemmer av kommunestyret kan vere sekretær for kontrollutvalet. Ein aktuell ordlyd i kontrollutvalsforskrifta 20 tredje ledd kan vere: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Internkontrollen Tilråding 12: Kommunane må arbeide for å styrkje internkontrollen. Dette arbeidet må sjåast i samanheng med arbeidet med å sikre kvalitet i tenestene, effektiv ressursbruk og god folkevald styring. Tilråding 13: Administrasjonssjefane må gjere seg opp ei meining om kva for tenking som har prega arbeidet med internkontroll i kommunen til no, og vurdere om andre modellar eller retningar vil høve betre for utviklinga framover. Tilråding 14: Administrasjonssjefane bør basere den vidare utviklinga av internkontrollen på ein risikoanalyse. Tilråding 15: Det er behov for rettleiing om gjennomføring av heilskaplege risikoanalysar i kommunane. Tilråding 16: Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringar i - 2 -

17 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. Tilråding 17: Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda og særleg når ein skal definere innretninga på og omfanget av kontrollaktivitetar. Tilråding 18: Kommunane bør i samanheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen dokumentere internkontrollen i større grad. Tilråding 19: Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumenta. Tilråding 20: Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteten og kontrollen. Tilråding 21: Kommunane bør ha ei systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og sikring, gjennom opplæringstiltak og informasjon og ved rekruttering. Tilråding 22: Kommunane bør i den løpande drifta av internkontrollen prioritere nok ressursar og prioritere naudsynt vedlikehald høgare. Sentralt i eit velfungerande vedlikehaldsregime er det at ansvaret for oppdatering/revidering av dokumentasjonen er tydeleg plassert. Det er vidare sentralt at oppdateringar/revideringar av til dømes risikovurderingar og dokumentasjon skjer regelmessig og i faste intervall, til dømes i eit internkontrollårshjul. Tilråding 23: Kommunane bør etablere tiltak som sikrar god løpande informasjon og kommunikasjon til leiarar og medarbeidarar, og som sørgjer for at dei får naudsynt opplæring og kompetanse. Vidare må administrasjonssjefen ta ansvaret for å følgje opp internkontrollen systematisk og reagere ved avvik og brot. Tilråding 24: Internkontrollarbeidet må henge saman med og vere del av organisasjonsutviklinga i kommunen. Tilråding 25: - 3 -

18 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Administrasjonssjefen bør årleg rapportere om arbeidet med internkontrollen til kommunestyret Tilråding 26: bør vurdere korleis eit krav om at administrasjonssjefen skal rapportere til kommunestyret om arbeidet med internkontrollen, kan utformast og takast inn i kommunelova. Internkontrollen med anskaffingar Tilråding 27: Kommunen bør ha tydelege retningslinjer for anskaffingar som mellom anna skil mellom rammeavtalar, direkteanskaffingar og avrop på rammeavtalar. Retningslinjene bør også ha beløpsgrenser for å skilje mellom ulike typar anskaffingar. Tilråding 28: Ansvar og roller i anskaffingsprosessen må definerast tydeleg. Særleg er det viktig å vere tydeleg på kva for anskaffingar som kan gjerast av resultateiningane sjølve, og kva for nokre som skal gjerast av staben. Det må òg definerast i kva tilfelle staben skal involverast undervegs. Tilråding 29: Ansvaret for anskaffingsprosessen bør vere tydeleg. Det vil seie ansvaret for policy og rutinar så vel som ansvaret for kontrollar for å sikre etterleving av prosesskrav og avtalar som kommunen har inngått. Tilråding 30: Kommunen bør lage eit system for oppbevaring av rammeavtalar, og avtalane må vere tilgjengelege. Tilråding 31: Kommunen bør lage eit system for kontraktsoppfølging som kan handtere endringsordrar og tilleggsarbeid. Dette området bør ha særskilde krav til kontrollaktivitetar som reduserer risikoen til eit akseptabelt nivå. Tilråding 32: Kommunen må ha kontrollaktivitetar knytte til bestilling, varemottak og utbetaling for å redusere risikoen for korrupsjon, mislegheiter og budsjettoverskridingar. Kommunen bør mellom anna ha rutinar for kontroll av fakturaer mot kontraktsvilkåra, bestilling og faktisk levering. Arbeidsdeling må sikrast

19 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Fleire tilrådingar om internkontrollen Tilråding 33: Internkontrollen til administrasjonssjefen må omfatte finansforvaltninga og vere tilpassa den risikoen som finansreglementet opnar for å ta. Tilråding 34: Det er behov for rettleiing til folkevalde i kommunestyra og i kontrollutvala om finansforvaltning og kontrollen med finansforvaltninga. Tilråding 35: bør vurdere revisor sine oppgåver i samband med rekneskapsrevisjonen med sikte på å klargjere om revisor skal vurdere om finansforvaltninga er i tråd med finansreglementet. Tilråding 36: bør vurdere omtalen i kommunelova av internkontrollansvaret til dagleg leiar i kommunale føretak. Ein aktuell presisering i 71 nr. 2 kan vere: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Tilråding 37: Staten bør sørgje for at kommunane får ei oppdatert oversikt over føresegner i lover og forskrifter som det er eit krav at dei følgjer opp med internkontroll. Tilråding 38: Det er behov for ein rettleiar som gir konkrete råd til administrasjonssjefar og andre om arbeidet og utfordringane med internkontroll i kommunane. Rettleiaren bør mellom anna omtale gjennomføring av risikovurderingar, utforming av kontrollaktivitetar, oppfølging og vedlikehald av kontrollregimet og samspelet mellom internkontrollen og andre delar av eigenkontrollen og styringssystemet. Rekneskapsrevisjon Tilråding 39: Det er behov for rettleiing retta mot til kontrollutvalsmedlemmene om kva revisor gjer i rekneskapsrevisjonen. Rettleiinga bør bidra til at ein unngår vanlege misforståingar om kva revisor gjer og ikkje gjer. Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse ansvar overfor Staten Avvente departementets behandling av saken

20 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. Tilråding 41: Kompetansen i kommunal revisjon bør kartleggjast. Tilråding 42: bør vere svært tilbakehalde med å dispensere frå kravet til utdanninga til oppdragsansvarleg revisor, jf. revisjonsforskrifta 11 tredje ledd. Dersom det blir dispensert, bør dispensasjonen berre gjelde for ein avgrensa periode. Tilråding 43: Den som reviderer ein kommune, må som andre revisorar sørgje for å ha eller skaffe seg tilstrekkeleg fagleg kompetanse. Tilråding 44: Kommunane som eigarar bør vurdere storleiken på den interkommunale revisjonseininga dei er medeigar i, mellom anna med tanke på behovet for eit sterkt fagmiljø innanfor både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Styret og revisjonsmiljøa sjølve bør vurdere det same. Tilråding 45: Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennomgår som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. Tilråding 46: Det bør vere statleg tilsyn med revisorar som reviderer kommunale rekneskapar, på linje med det som gjeld for revisorar som er omfatta av revisorlova. Tilsyn frå Kredittilsynet står fram som mest aktuelt. Statleg tilsyn bør utgreiast også når det gjeld forvaltningsrevisjon. Tilråding 47: Det bør etablerast ei sertifiseringsordning for oppdragsansvarlege revisorar i kommunane, både for personar som driv rekneskapsrevisjon, og for dei som driv forvaltningsrevisjon. Ei utgreiing av ei sertifiseringsordning bør gjere greie for ordningar og erfaringar frå andre nordiske land. Utgreiinga bør òg sjå på konsekvensane av statleg tilsyn på dette området og vurdere moglegheitene for ein felles sertifiseringsordning for revisjon i kommunal og statleg sektor i Noreg. Kommunestyret Revisjonen Kontrollutvalget - 6 -

21 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Tilråding 48: Kommunane bør vurdere om det vil vere tenleg å skifte oppdragsansvarleg revisor seinast kvart sjuande år. Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. Tilråding 50: Det kan vere behov for å klargjere kva som er innhaldet i og omfanget av revisor sine oppgåver når det gjeld den økonomiske internkontrollen etter revisjonsforskrifta 3. Eit eventuelt arbeid med klargjering må ta utgangspunkt i gjeldande forskrift, og bør seie noko om behovet for å sjå etter internkontrollen (til dømes på særskilde område som anskaffingar) og om kva som følgjer av revisorlova 5 1 andre ledd. Eit eventuelt arbeid kan òg ha som mål å utarbeide ein forklarande tekst som kan supplere dei merknadene KRD hadde til forskrifta i Forvaltningsrevisjon Tilråding 51: Det er behov for nasjonal statistikk om bruken av forvaltningsrevisjon. Tal kvart fjerde år vil vere tilstrekkeleg. Tilråding 52: Rapporten etter ein forvaltningsrevisjon bør skrivast slik at han er lett å lese og lett å finne fram i. Samandraget bør skrivast slik at det kan lesast av alle samfunnsengasjerte innbyggjarar. Tilråding 53: Det bør leggjast stor vekt på den vurderinga av risiko som skal liggje til grunn for den overordna analysen. Arbeidet med den overordna analysen bør sjåast i samanheng med anna liknande arbeid som er gjort i kommunen, til dømes i samband med internkontrollen. Tilråding 54: Det er behov for rettleiing til medlemmene i kontrollutvalet om den overordna analysen med nokre døme på korleis slike analysar kan gjerast

22 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Tilråding 55: Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet, så framt dei er offentlege. Tilråding 56: Det bør vere rettleiing og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan få kunnskap om korleis dei kan gjere gode tingingar. Tilråding 57: Kommunane bør som eigarar eller tingarar utfordre revisjonseiningane på korleis dei organiserer verksemda og prosjekta, med tanke på å få høgast mogleg kvalitet på forvaltningsrevisjonane. Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. kontrollutvalsforskrifta 6. Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. Tilråding 60: Eit tema for forsking er kva revisor i kommunane faktisk gjer som ledd i rekneskapsrevisjonen, mellom anna når det gjeld den økonomiske internkontrollen. Funna i kartlegginga bør samanliknast med lovverk, praksis og revisjonsstandardar, i Riksrevisjonen og i kommunesektoren i dei nordiske landa. Dette kan vere grunnlag for på eit seinare tidspunkt eventuelt å vurdere om det er behov for endringar i forskrifta, endringar når det gjeld revisjonsstandardar, rettleiingsmateriell eller anna. Selskapskontroll Tilråding 61: bør klargjere bruken av omgrepa om selskapskontrollen i kontrollutvalsforskrifta og revisjonsforskrifta. Tilråding 62: Administrasjonssjefen bør sørgje for at folkevalde og innbyggjarar lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarluter i. Lista bør òg vise kommunale føretak i kommunen, Organisasjonene Sekretariatene - 8 -

23 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging 27 samarbeid, vertskommunesamarbeid og dessutan stiftingar som kommunen har vore med på å skipe. Tilråding 63: Kommunane som eigarar bør avtale korleis selskapskontrollen best kan samordnast mellom eigarkommunane. Tilråding 64: kan vurdere om samordningsansvaret for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon bør vere eit obligatorisk element i vedtektene for interkommunale selskap. Tilråding 65: Som ei orientering til kommunane og kontrollutvala deira bør selskap med fleire kommunar som eigarar opplyse i årsmeldinga om dei selskapskontrollane som er gjennomførte i løpet av året. Tilråding 66: Kommunelova 80 bør endrast slik at føresegna heimlar innsyn i samarbeid etter kommunelova 27 som er eige rettssubjekt. Ein aktuell ordlyd kan vere: I interkommunal eller interfylkeskommunal virksomhet som omhandlet i 27, i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterog datterdatterselskaper til slike selskaper, har kommunens Tilråding 67: Overskrifta i kommunelova 80 bør endrast slik at ho dekkjer innhaldet i føresegna. Ein aktuell ordlyd kan vere: Innsyn i selskaper mv. Tilråding 68: Det er behov for forsking på selskapskontroll i samanheng med den samla folkevalde styringa og kontrollen med kommunalt åtte selskap, føretak og andre einingar. Forskinga kan vere eit grunnlag for eventuelt å vurdere endringar i regelverket, mellom anna reglane om selskapskontroll, for å sikre effektiv folkevald kontroll. Tilråding 69: Det er behov for å forske på korleis kommunale føretak blir styrte, og kor effektiv kontrollen er, både med tanke på internkontrollen og på folkevald styring og kontroll. Kommunestyret (ev. gjennom selskapsavtaler/vedtekter ) Pålegg fra kommunestyret? - 9 -

24 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Tilråding 70: Det er behov for nasjonal statistikk om bruken av selskapskontroll. Tal kvart fjerde år vil vere tilstrekkeleg. Kontrollen med løyvingane til dei kyrkjelege fellesråda Tilråding 71: Kommunane bør sikre at dialogen med fellesrådet er tilstrekkeleg og god. Tilråding 72: Dersom det er ønskjeleg lokalt, kan kommunen stille vilkår om kontroll med dei kommunale tilskota til fellesråda. Ein kan her tenkje seg eit vilkår om at kommunen har rett til å føre kontroll med at midlane blir nytta etter føresetnadene. Samspelet mellom kommunestyret og kontrollutvalet Tilråding 73: Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Tilråding 74: Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. Tilråding 75: Det er behov for rettleiing om rolla og arbeidet som medlem i kontrollutvalet. Rettleiinga bør få fram hovudtrekk i dei forventningane og rettane som ligg til rolla som medlem i utvalet, mellom anna i lova og forskrifta. Rettleiinga bør òg få fram ulike personlege erfaringar om korleis kontrollutvalet og medlemmene kan lukkast med oppgåvene og ansvaret sitt. Rettleiinga bør vidare få fram korleis ordføraren, administrasjonssjefen, revisoren og sekretariatet kan medverke til at kontrollutvalet lukkast. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. Kommunens administrasjon Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret

25 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging Samspelet mellom kontrollutvalet og administrasjonssjefen Tilråding 77: Kontrollutvalet bør sende kopi av møteinnkallingane sine til administrasjonssjefen for å halde henne eller han orientert. Tilråding 78: Administrasjonssjefen bør trekkjast inn i arbeidet med den overordna analysen som ligg til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. Samspelet mellom revisjonen og administrasjonssjefen Tilråding 79: Det er behov for rettleiing retta mot kontrollutvalet som gjer greie for kva revisor ser etter i revisjonsarbeidet, kva for tilhøve administrasjonen må gi informasjon om til revisor, og rapporteringa frå revisor tilbake til kommunen. Tilråding 80: Revisjonsrapportar bør ikkje vere offentlege før kontrollutvalet har motteke den endelege rapporten med innarbeidde merknader frå administrasjonssjefen. Offentleglova 5 bør bli endra slik det same gjeld i kommunane som i staten (Riksrevisjonen). Tilråding 81: Det bør vere tilstrekkelege moglegheiter til å nekte innsyn i dokument som blir sende mellom kontrollutvalet og revisoren på den eine sida og andre delar av kommunen på den andre. Det tilsvarande gjeld for dokument som blir sende mellom kontrollutvalet og revisoren. Offentleglova bør derfor evaluerast på dette punktet. Samspelet mellom eigenkontrollen og fylkesmannen Tilråding 82: bør avklare i kva grad kommunale revisorar kan og skal melde frå i tråd med krava i kvitvaskingslova. Tilråding 83: Kommunane bør sørgje for at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar Kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalgets sekretariat Kommunestyret Kontrollutvalgets sekretariat

26 Gjelder Ansvar Kontrollutvalgets oppfølging og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Tilråding 85: Fylkesmannen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Fylkesmannen

27 Prioritering av prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /11 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 11/44-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget fremmer saken for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar følgende prioritering av prosjekter innenfor gjeldende plan for forvaltningsrevisjon for 2011: 1. Evaluering av organiseringen i kommunen (2-nivåmodellen) 2. Gjennomgang av eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune 3. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun Protokoll Prioriteringene ble gjennomgått. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse, januar 2009 Saksutredning Forvaltningsrevisjonsarbeidet i Orkdal kommune styres av Plan for forvaltningsrevisjon , som ble vedtatt av kommunestyret i sak 32/2010. Planen har følgende prioriterte prosjekter: 1. Gjennomgang av arbeidet med integrering av flyktninger 2. Evaluering av organiseringen i kommunen (2-nivåmodellen) 3. Gjennomgang av eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune 4. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun Planen er i utgangspunktet en toårig plan, men kommunestyret gjorde i saken følgende vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Kommunestyret skal prioritere forvaltningsoppgaver hvert år.

28 Med bakgrunn i dette legges planen derfor frem for en gjennomgang av prioriteringene med tanke på å fremme disse for kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon skal i følge forskrift om kontrollutvalg 10 baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger.gjeldende plan er basert på overordnet analyse gjennomført av kontrollutvalget som ble behandlet i januar Av de 4 prioriterte prosjektene har det første prosjektet, om arbeidet med integreringer av flyktninger blitt bestilt av Revisjon Midt-Norge, med frist for ferdigstilling til 1. februar Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet kan ikke se at det har skjedd vesentlige endringer i de forhold trukket frem i den overordnede analysen innenfor de fire områdene som er prioritert i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Dette skulle tilsi at kontrollutvalget kan holde fast på den allerede vedtatte prioriteringsrekkefølgen. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget og fremme saken for kommunestyret med denne prioriteringen. Det forutsettes at kontrollutvalgets fullmakt til å foreta endringer av planen dersom nødvendig fortsatt er gyldig uten noe nytt vedtak om dette.

29 ORKDAL KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon for Behandlet av kontrollutvalget , sak10/2010. Sluttbehandlet i kommunestyret , sak 32/2010. Orkdal kommune Kontrollutvalget

30 Side 2 Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert p en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i lłpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun Øn gang i valgperioden, legger kontrollutvalget opp til en 2- rlig rullering av planen i kommunestyret. Kontrollutvalget vil ha planen til lłpende vurdering og gi tilbakemelding til kommunestyret, dersom det oppst r forhold som gjłr dette nłdvendig. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for utłve en mest mulig m lrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsm te Plan for forvaltningsrevisjon bygger p en overordnet analyse av virksomheten i Orkdal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Form let er bidra til at Orkdal kommune oppn r m lsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unng r komme i situasjoner som gjłr at m loppn else begrenses eller som kan skade kommunens omdłmme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid bl.a. tatt utgangspunkt gjeldende plandokumenter, budsjett, regnskap, rsmeldinger, politiske vedtak i kommunen. Videre har kontrollutvalget hatt et samlet młte med ordfłrer og gruppeledere i kommunestyret. Samtaler med administrasjonen og revisjonen har ogs v rt en del av planarbeidet. Kommunens virksomhet er i stadig endring. Organisasjonsmessige forhold og eksterne betingelser knyttet til łkonomi, statlige fłringer og krav m.m. vil variere i lłpet av noen r. Disse variasjonene kan ha innvirkning p hvilke omr der det er mest hensiktsmessig sette inn ressurser til forvaltningsrevisjon. Denne planen er derfor utarbeidet med tanke p forvaltningsrevisjon i kommende 2- rsperode. Prosjektene som trekkes frem her er imidlertid flere enn det som er realistisk gjennomfłre i lłpet av perioden. Prioriteringsrekkefłlgen for omr dene er fłrende for kontrollutvalgets bestillinger av de enkelte prosjekter, men med mulighet til foreta endringer dersom det skulle v re hensiktsmessig. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget foreta nłdvendige og begrunnede endringer fra prioriteringene i planen. Blant prosjektomr dene som er pekt p som aktuelle i denne planen har kontrollutvalget valgt prioritere noen. Det er ikke realistisk f gjennomfłrt mer enn 3-4 prosjekter i denne planperioden, dersom det i tillegg sak utfłres noe selskapskontroll. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i : Med bakgrunn i gjennomgangen som er gjort av Orkdal kommune og kommunens virksomhet foresl r kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i 2010 og (Perioden Kontrollutvalget har i młte den satt opp noen prosjekt i prioritert rekkefłlge. Kontrollutvalget har videre tatt med en oversikt over andre omr der som kan v re av interesse for gjennomfłring p et senere tidspunkt. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

31 Side 3 Prioriterte prosjekt 1. Gjennomgang av arbeidet med integrering av flyktninger 2. Evaluering av organiseringen i kommunen. (2-niv modellen) 3. Gjennomgang av eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune 4. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun 1. Gjennomgang av arbeidet med integrering av flyktninger Orkdal har i perioden bosatt i overkant av 100 flyktninger. Kommunen har en viktig oppgave i forhold til kvalifisering og integrering av flyktninger p mange omr der. Dette kan gjelde norskoppl ring, oppl ring i samfunnskunnskap generelt og mange andre felter. Det er viktig at integreringen skal skje p en god m te for alle parter. Prosjektet kan vinkles bredt, men m ta utgangspunkt i sentrale bestemmelser og lokale vedtak i forhold til hvordan integreringsarbeidet skal gjennomfłres. Ved bestilling av prosjekt og utarbeidelse av prosjektplan er det viktig koordinere arbeidet i forhold tilgjengelig materiale p omr det. 2. Evaluering av omorganiseringen i kommunen. (2-niv modellen) Orkdal kommune har innfłrt balansert m lstyring. Input av informasjon til styringshjulet skjer b de sentralt og ute i enheter. Prosjektet kan ta sikte p evaluere kvaliteten p rapporteringen som skjer internt i kommunen b de administrativt og politisk. Gjennomgangen skal ogs vise hvilken effekt omleggingen til 2-niv modellen har hatt. Da 2- niv modellen krever god kompetanse ute i de enkelte driftsenhetene, er det viktig at en ser spesielt p dette omr det. Prosjektet har v rt drłftet/vurdert av kontrollutvalget i flere r, uten at det er prioritert hłyt nok til bli gjennomfłrt. Kommunestyret vedtok i sak 34/2009 og lłfte prosjektet opp blant de prioriterte. 3. Eiendomsforvaltning i Orkdal kommune. Utviklingen av forvaltningen og driften av den kommunale eiendomsmassen er et viktig omr de av stor łkonomisk betydning for kommunen. Spłrsm l som kan v re aktuelle f avklart i prosjektet: Hvilke politiske fłringer er lagt i forhold for eiendomsforvaltningen, herunder ambisjonsniv i forhold til vedlikehold? Sitter kommunen p en riktig eiendomsmasse? Blir eiendomsmassen utnyttet p riktig m te og finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsomr der, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det v re aktuelt, p et generelt grunnlag normtall - kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer opprettholde standarden p kommunale bygninger innenfor rammene som gis. Det er viktig at en i tilknytning til prosjektet vurderer og tar hensyn til eventuelle rapporter og undersłkelser som kommunen har tilgang til p omr det, jf nedenfor om manglende vedlikehold. Det kan ikke forventes at prosjektet dekker alle omr der og det m derfor foretas en avgrensning gjennom bestilling, eventuelt ved utarbeidelse av prosjektplan. Som andre kommuner har Orkdal vanskelig for finne midler til vedlikehold. Iflg. handlingsplanen for klarer kommunen ikke opprettholde realkapitalen. Det antydes at kommunen mangler 3 mill kroner i rlig vedlikehold for at realkapitalen Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

32 Side 4 vedlikeholdes tilfredsstillende. Kontrollutvalget har tidligere hatt dette prosjektet blant de uprioriterte, mener prosjektet błr gjennomfłres i kommende 2- rsperode 4. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun. Prosjektet kan omfatte hele eller deler av driften ved Orkdal Helsetun. Orkdal kommune har en hły andel eldre over 80 r og har en god dekning av institusjonsplasser. Brutto driftsutgifter pr plass er lav sett ut fra Kostratall. Den nye samhandlingsreformen gjłr prosjektet mindre aktuelt p n v rende tidspunkt. Kontrollutvalget mener at et eventuelt prosjekt m ha fokus p kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens m lsettinger og befolkningens behov. Litt avhengig av omfanget av prosjektet kan ogs den łkonomiske biten vurderes inng i prosjektet, selv om Kostratall tyder p effektiv drift. Prosjekter som er diskutert, men ikke prioritert av kontrollutvalget p kort sikt. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene, innrapporteres det rett fra kommunen sin side? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert p individopplysninger om słkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktły for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Kontrollutvalget er kjent med at kommunen bruker tilgjengelige data. Dersom det skal settes i gang et prosjekt p omr det for se p kvaliteten av registreringen, er det en fordel om dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. S langt har f kommuner prioritert dette omr det som prosjekt, selv om kommunene etter hvert i stłrre grad bygger sine analyser p informasjonen som legges inn i denne type statistiske oversikter. Byggesaksbehandling. Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandłr og myndighetsutłver griper virksomheten til Orkdal kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. Virksomheten har stor betydning og det er viktig at Orkdal kommune opptrer p en m te som skaper sikkerhet og trygghet for at riktige beslutninger tas innen rimelig tid. Fokus p kommunal forvaltning er stor og det er viktig at kommunen fremst r som en forutsigbar og p litelig myndighetsutłver og tjenesteleverandłr, med hły integritet som sikrer likebehandling og saksbehandling i henhold lov, forskrift og fattede vedtak. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandlingen i Orkdal kommune vil kunne se p kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutłvelse. Viktige innfallsvinkler vil v re responstid, saksbehandlingstid, h ndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll i kommunens saksbehandling og myndighetsutłvelse. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for