SAKSFREMLEGG. Saksnummer: 18/ Arkiv: 030 &27 Saksbehandler: Oddvar Kristian Konst FREMTIDENS DIGITALE RÅDHUS SMART BY STRATEGI FOR ALTA.

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 18/ Arkiv: 030 &27 Saksbehandler: Oddvar Kristian Konst Sakstittel: FREMTIDENS DIGITALE RÅDHUS SMART BY STRATEGI FOR ALTA. Planlagt behandling: Formannskapet Administrasjonens innstilling: Formannskapet ber Rådmannen iverksette arbeidet med en «smartby strategi» for Alta i tråd med intensjonene i saksfremlegget. Mandat og endelig milepælsplan legges frem for Formannskapet innen desember Prosjektleder kan frikjøpes internt, eller rekrutteres eksternt, eller inngå som en del av «omstillingsteamet». «Smart by» arbeidet finansieres via K618. Saksutredning: Vedlegg: Andre saksdok.: Bakgrunn: Med utgangspunkt i arbeidet med budsjettet for 2018, har det vært et ønske om å starte arbeidet med det «digitale rådhus». I budsjettdokumentet for 2018 er dette tatt inn som et eget prosjekt. Alta kommune har ikke en oppdatert IKT strategi, og dette er noe som er påkrevd mht den videre utvikling av kommunen. Både «digitalt rådhus» og IKT strategi er imidlertid ikke noe som kan eksistere alene. Kommuner i Norge som jobber med denne type utvikling nå, jobber med perspektivet «smart by» eller «smart kommune».

2 Som en forberedelse til denne saken er det derfor definert, at både et digitalt rådhus og den tradisjonelle IKT strategien vil finne sin retning innenfor en smart by tenkning. I denne saken redegjøres det derfor for; - Hva innebærer begrepet «smart by». - Hvordan kan Alta ta teknologiske steg mot et smartere samfunn - Videre prosess mot en smart by strategi for Alta. Formål med smart by strategi. Begrepet «smart by» favner bredt, og er ikke presist definert. Men enkelt forklart handler det om å ta i bruk ny teknologi og samarbeide på nye måter for å utvikle bedre, enklere og mer bærekraftige løsninger for innbyggerne. Flere sammenfallende faktorer utfordrer byer og tettsteder over hele verden til å finne smartere og mer effektive løsninger på viktige samfunnsutfordringer: Økende urbanisering Utilfredsstillende infrastruktur og ineffektiv mobilitet Økt konkurranse om de beste hodene og de produktive, lønnsomme bedriftene Større krav og forventninger fra innbyggerne Miljøproblemer Høyere teknologisk endringstakt Økende andel eldre i befolkningen I tillegg har vi mer lokale og regionale utfordringer i Alta og den nye regionen som krever at vi tenker nytt både i forbindelse med demografiske endringer og lavere aktivitet i bygg- og anleggsnæringen med tilhørende sårbarhet og ikke minst bedre tjenestetilbud til innbyggerne.

3 Hva er en Smart by? «En viktig visjon er at kommunene ikke ser på «smart by» som noe som skal gjøres i tillegg til alt annet de gjør, men som et prinsipp de bruker for alle aktiviteter og tiltak, på alle kommunens tjenesteområder» «En smart by, er en by som bruker digital teknologi og innovative metoder for å gjøre livet bedre for innbyggerne og driften av byen mer produktiv» (Gard Jensen Smarte Byer Norge) Litteraturen peker på tre vesentlige moment for å kalle seg Smart by: 1) Bærekraft i et større perspektiv, der naturressursene forvaltes på en slik måte at fotavtrykket av vår ressursbruk har minimale konsekvenser i et globalt perspektiv og at løsninger og tjenester er konkurransedyktige og kan videreutvikles. 2) At menneskene som lever og jobber i området opplever stedet, byen og regionen som enkel, effektiv, fleksibel og innovativ.

4 3) At området må kunne tiltrekke seg relevant arbeidskraft, utdanne riktig kompetanse og være nært koblet opp mot kapital og industri. En Smartby tar utgangspunkt i innbyggernes behov og tar i bruk ny teknologi for å gjøre stedet til et bedre sted å leve, bo og arbeide. Det pågår kontinuerlig forbedrings- og innovasjonsprosjekter både i kommunal regi, og i næringslivet. I Alta kommune har vi innen flere tjenesteområder gjort grep for å kunne ta del i den teknologiske utviklingen; Helse; Elektronisk pasientjournal i pleie- og omsorgstjenesten. Inkluderer mobil løsning for å ha journalsystemet med seg på nettbrett og elektronisk meldingsutveksling mellom de kommunale helse- og omsorgstjenestene og fastleger/ helseforetak Digitale trygghetsalarmer og døralarmer. Konseptet «Jeg bor smart». Smarthuset er delvis driftssatt gjennom prosjektmidler, men mangler ressurser ute som skal drifte det. Resten av konseptet, «smart ressurs» og «smart tjeneste» er ikke gjennomført så langt. Oppvekst; Elvebakkenmodellen for læring og samhandling ved bruk av Ipad Tatt i bruk digitalt system for barnehageforvaltning, 24 timers forvaltning med elektronisk hovedopptak m.m. Ikke fullt utnytta. Tatt i bruk digitalt system for Barn og unge tjenesten i sikker sone Fellestjenesten; Servicesenteret har hatt flere prosjekter for forbedret innbyggerdialog som f.eks; robotchat, gatami og overføring av kommunestyrets møter også med dokumenter. Skatt og innfordring, fullelektronisk, er i stadig utvikling for å forbedre prosessene. Tjenesten for IKT - Alta kommune drifter selv sitt hovedsystem, kontinuerlig prosess med infrastruktur og tilrettelegging for digitalisering av kommunens tjenester Regnskap Alta kommune er kommet langt i digitalisering, det som er spesielt for Alta er full integrasjon med både forsystem/fagsystem. Budsjett og innkjøp - er godt i gang med implementering av nye digitale verktøy/ forsystem innen begge sine fagområder, (integrasjoner mot fagsystemer i økonomi og sak/arkiv) Drift & Utbygging; Gode geodata-tjenester, egen drone på oppmåling. Elektronisk byggesak

5 3D og Bygningsinformasjonsmodeller i utbyggingsprosjekter. Denne listen er selvsagt ikke uttømmende, kommunene har mange andre prosjekter som skal forbedre og forenkle tjenestetilbudet til innbyggere og næringsliv. Felles for disse er imidlertid at dette er driftsmessige tiltak som kommer etter forutgående prosesser, og innen alle tjenesteområder jobbes det med oppfølging og videreutvikling. Strammere økonomiske rammer gjør at kommunen må jobbe smartere for å imøtekomme flere brukere og samtidig videreutvikle et tjenestetilbud av høy kvalitet. Kommunen må forberede seg på et mer mangfoldig samfunn i stadig endring. Det er behov for å tenke nytt og jobbe systematisk og kontinuerlig med omstilling innenfor alle tjenesteområdene. Alta kommune har igangsatt prosjektet «Omstilling for livskraftig drift», hvor omstillingsstrategi rettes både mot tjenesteproduksjon, tjenesteutvikling og interne prosesser. I tillegg må kommunen i et smart by perspektiv, også fremover i ennå større grad, få til et samspill mellom kommunen og befolkningen, næringsliv og akademia (FoU). Videre har endringsledelse og digitalisering stått sentralt i lederutviklingsprogrammet, som er gjennomført over 2 år med alle kommunens ledere. Kontinuerlige endringer og forbedringsarbeid er hverdagen, og kommunen som organisasjon må være forberedt på at dette vil øke i omfang i kommende år. For å skille våre pågående teknologi tiltak/prosjekter fra kommende spesifikke smartbyprosjekter i Alta kommune, kan følgende kriterier legges til grunn for at de skal klassifiseres som et Smartby-prosjekt: 1. Teknologi: Løsningene tar i bruk moderne teknologi for å forenkle og forbedre. Det kan for eksempel handle om å benytte mulighetene som ligger i digitalisering, automatisering, store og åpne data, sensorteknologi eller «internet of things»-teknologi. 2. Samarbeid: Prosjektene innebærer ulike samarbeidskonstellasjoner på tvers av kommuner, næringsliv, organisasjoner og akademia. 3. Innbyggerinvolvering: Prosjektene tar utgangspunkt i innbyggernes og brukernes behov, og involverer disse i utviklingen av løsninger. Høring/merknader: Saken har ikke vært på høring. Økonomiske konsekvenser: Det er i budsjettet for 2018 satt av 1,5 mill til dette arbeidet K618. Vurdering:

6 Altasamfunnet digitaliseres. Ny teknologi som verktøy for å forenkle arbeidsprosessen tas stadig i bruk og tjenestene blir mye mer tilgjengelig, pålitelige og blir mindre og mindre avhengige av åpningstider. Samtidig står Alta kommune, mange bedrifter og innbyggerne i startgropa rundt kunnskap om Smartby tankegangen, både hva begrepet inneholder og hvordan arbeidet og endringene skal drives fram i egen organisasjon. Flere deler av det interne tjenestetilbudet til kommunen som helse, byggesak, renovasjon og opplæring har allikevel kommet godt i gang innenfor deler av Smartby tankegangen. Blant bedrifter som holder til i Alta kan nevnes Eltele, Smart Doc, FUNN; ATEA, Sight Sence, Alta Kraftlag AL, TIAlta, SCC Alta m.fl. Andre naturlige samarbeidsparter er UiT, statens Vegvesen og fylkeskommunen. I Smart arbeidet er teknologi en del av løsningen, enten det handler om ny teknologi som nyttes eller eksisterende teknologi som videreutvikles. Samhandlingen mellom kommune, næringsliv, organisasjoner, akademia og innbyggerne er en grunnleggende premiss. Videre er innbyggernes behov utgangspunktet. Interaksjon og samspill med innbyggere er et sentralt tema for å skape engasjement og eierskap. Når det gjelder «innbyggerdialogen» i kommunens tjenesteproduksjon er det også her et stort forbedringspotensial, selv om man har kommet langt mye av dette har sammenheng med ny teknologisk utvikling. Alta kommune er innen noen tjenesteområder og fagfelt kommet et godt stykke på vei, men nye arbeidsformer og teknologiske løsninger vil kunne gi et betydelig løft i forhold til innbyggernes tilgang til tjenester. Arbeidet med teknologiske løsninger, og dermed noe av Smartby tankegangen, har frem til nå ikke blitt en tilstrekkelig integrert del av kommunens mål og strategier. I kommuneplanens samfunnsdel er «teknologi til forbedring av kommunens organisasjon, tjenestetilbud og informasjonsarbeid» beskrevet i egen strategi. Dette er imidlertid ikke prioritert som et eget tiltak i kommunal planstrategi, men inngår som et tiltak i Næringspolitisk Handlingsplan. Samtidig har de fleste av kommunens tjenesteområder begynt arbeidet med å ta teknologiske hjelpemiddel i bruk. Frem til nå har dette skjedd ut fra tjenesteområdets egeninteresse med tanke på effektive og robuste løsninger også økonomisk og samhandlingsmessig, men altså ikke etter en overordnet strategi. I vår kommune er vi så heldig å ha et meget sterkt næringsliv der flere har spesialisert teknologisk kompetanse. Disse overfører kompetanse til organisasjoner, innbyggere og kommunen. Mange har altså kommet langt innen Smartby tankegangen og morgensdagens digitale fremtid, uten at det foreligger en samlet oversikt hvor langt dette arbeidet har kommet. Dette kan en samlet smartby strategi for Alta bidra til å avdekke og videreutvikle. Et eksempel kan være det nye visualiseringssenteret som bygges opp på UiT Campus Alta, hvor både kommunen og næringsliv er involvert. Slike teknologiske nyvinninger vil få flere effekter og bruksområder når fleksibiliteten er tilstede, og nye bruksområder avdekkes.

7 Samarbeid og involvering av lokalt næringsliv er en forutsetning for smart by arbeidet. En sterk kobling vil både utfordre kommunen, men også gi et samspill som vil komme både innbyggere og næringslivet til gode. Vekstpotensialet for lokalt næringsliv viser seg fra andre kommuner å være betydelig, men forutsetningen er at det er lagt til retter for samhandling. Som beskrevet har Alta kommune og altasamfunnet en god del erfaringer innen praktisk Smartby tankegang og morgendagens teknologiske hverdag. Skal Alta kommune utvikles som Smartby, er lederfokus sentralt, men også engasjerte og kompetente medarbeidere. Dette er et av «mulighetsrommene» for å få til endringer i Alta kommune fremover, og understøttes av arbeidet med det pågående omstillingsprosjektet. Regionalt, men også på nasjonalt/statlig hold og ikke minst internasjonalt har det vært et økende fokus på Smartby og digitale løsninger. Flere kommuner i Norge har laget sine egne smartby strategier, hvor mye handler om å se utover kommunen som organisasjon. Bodø, Bergen, Trondheim, Sola, Fredrikstad er alle kommuner som har kommet i gang. Noen bruker lang tid og grundige prosesser, mens andre kommuner har korte og intense prosesser. Fra disse kommunene er det mye god lærdom å hente, men det finnes ingen fasit. Hver kommune har sine egne særegenheter. Slik sett er «timingen» svært god for utarbeidelse av Smartby strategi for Alta kommune. Foreløpige mål med Smartby strategi arbeidet: a) Styrke Alta kommunes evne til å håndtere de store samfunnsutfordringer. b) Utvikle bedre og mer effektive tjenester til innbyggerne, og næringsliv. c) Styrke kommunes arbeid innen omstilling, forbedring, forenkling og samarbeid. d) Motiverer både Alta kommune, privat næringsliv og akademia til medvirkning og medansvar med mål om å gjøre Alta kommune smartere sammen. e) Bidra til nye næringsvirksomheter og nye arbeidsplasser. Modell for Smartby strategi arbeidet. Smartby strategien skal fremføre visjon, hovedmål og strategiske virkemidlene som skal følges opp i kommende kommuneplan periode og fremover. Strategien skal følges opp i kommuneplanen, handlings- og økonomiplanen. Det siste er viktig da også investeringer i teknologi og kompetanse vil være en del av utviklingen.

8 Modell som viser hvordan Alta kommunes smartby strategi er tenkt bygget opp. Framdrift Milepælsplan (foreløpig) Prosjektets totale arbeidsomfang kan deles inn i følgende milepæler: Hovedmilepæler: Milepæl Dato MP0 Vedtatt prosjektskisse vedtatt av FSK. Behandlet i FSK 27 Styringsgruppen oppnevner prosjektgruppe og juni referansegruppe. MP1 Styringsgruppen utarbeider mandat Ultimo august 2018 MP2 Prosjektleder rekrutteres Ultimo september 2018 MP3 Første møte i prosjektgruppen September 2018 MP4 Workshop arrangeres, sammensatt gruppe Januar 2019 MP5 Oppsummeringen av workshopen og Februar 2019 informasjonsinnhentingen sammenstilles. MP6 Strategi utarbeides MP7 Vedtak i kommunestyret November 2019.

9 Prosjektorganisering. Oppdragsgiver: Styringsgruppe: Arbeidsoppgaver: Formannskapet. Rådmannens ledergruppe. Oppnevner prosjektgruppe. Ansvarlig for mandat, fremdrift og leveranse. Prosjektgruppe: Tverrfaglig team bestående av representanter med nødvendig kompetanse fra tjenesteområdene. Prosjektleder: Arbeidsoppgaver: Uavklart (ASU har rollen inntil videre) Lede og koordinere arbeide med Smart by strategien. Ha ansvar for å sammenstille strategien til ett dokument. Styringsgruppen skal påse at prosjektgruppen utarbeider Alta kommunens Smartby strategi. Arbeidet skal ledes av prosjektleder i samarbeid med prosjektgruppen og rapporterer ved milepæler til administrativ styringsgruppe. Arbeidet er forankret som et eget tiltak i næringspolitisk handlingsplan. Arbeidet inngår som en naturlig forlengelse av pågående omstillingsprosjekt. Smart by strategien skal fremføre visjon, hovedmål og strategiske virkemidlene. Strategien skal følges opp i kommuneplanen, handlings- og økonomiplanen med konkrete tiltak og finansiering. Arbeidet med strategien innebærer stor grad av involvering egne tjenesteområder, inkl politisk ledelse. Videre er det helt sentralt å identifisere og involvere eksterne partnere gjennom eget opplegg. Prosjektgruppen skal også identifisere mulige nasjonale samarbeidspartnere. Rådmannen anbefaler at arbeidet med det «digitale rådhus», slås sammen med arbeidet med tiltak 11 - «smart by» i næringspolitisk handlingsplan gjennom utarbeidelsen av en smart by strategi for Alta. Arbeidet skal være ferdig innen desember Alta, Bjørn-Atle Hansen Rådmann Oddvar Kr. Konst

10 Kommunalleder Dette dokumentet er godkjent elektronisk og derfor uten underskrift.