Veiledning om utøvelse av granskers rolle iht. Finansieringsvirksomhetsloven 2-34.

Transkript

1 Veiledning om utøvelse av granskers rolle iht. Finansieringsvirksomhetsloven Formålet med veiledningen Formålet med denne veiledningen er å bidra til en ensartet og konsistent praksis for utøvelsen av rollen som gransker av kredittforetak som utsteder obligasjoner med fortrinnsrett i en sikkerhetsmasse bestående av offentlige lån, utlån med pant i bolig eller annen fast eiendom, jf. finansieringsvirksomhetsloven Hovedformål med granskers kontrollfunksjon Hovedformålet ved bruk av uavhengig gransker, som beskrevet i Departementets vurdering i punkt Ot. Prp /2007, er at; «Kravet til ekstern kontroll ved hjelp av en uavhengig gransker skal sikre obligasjonseiernes og derivatmotpartenes interesser og samtidig legge til rette for Kredittilsynets kontroll». Basert på departementets vurderinger i forarbeidene, gjeldende lover og forskrifter forutsettes det for denne veiledningen at det underliggende utgangspunkt er at granskeroppgaven bør bygge på foretakets interne kontroller/kontrollmiljø og effektiviteten av denne, og et minimum av verifikasjoner. Krav til uavhengig gransker i finansieringsvirksomhetsloven Veiledning til hvordan gransker skal utøve rollen sin er lite omtalt i lovforarbeidene. Det er i Ot. Prp 2006/2007 nr. 11 punkt gitt noen overordnede føringer for rollen. Finansdepartementet skriver i sine vurderinger Kravet til ekstern kontroll ved hjelp av en uavhengig gransker skal sikre obligasjonseiernes og derivatmotpartenes interesser og samtidig legge til rette for Kredittilsynets kontroll. Videre skriver departementet om rollen Etter departementets vurdering er det viktig å sikre granskerens uavhengighet i forhold til kredittforetaket. Dette kan oppnås ved at det ikke er kredittforetaket selv som oppnevner granskeren eller fastsetter granskerens vederlag. Når det gjelder granskerens oppgaver og plikter sier departementet følgende Departementet foreslår at det gis hjemmel til at det i forskrift kan fastsettes nærmere regler om oppnevningen av granskeren, om granskerens oppgaver, rettigheter og plikter, samt også regler om vederlaget til granskeren, jf. lovforslaget 2-34 fjerde ledd. Enkelte av granskerens oppgaver og plikter fremkommer av lovens 2-34, 2. ledd som sier: Granskeren skal overvåke at registeret føres korrekt, og regelmessig foreta en vurdering av om kravene i 2-31 og 2-33 overholdes. Granskeren skal regelmessig underrette Finanstilsynet om sine iakttakelser og vurderinger. Med hjemmel i finansieringsvirksomhetsloven 2-34 ble det gitt forskrift (Forskrift nr 550 om kredittforetak som utsteder obligasjoner med fortrinnsrett i en sikkerhetsmasse bestående av offentlige lån, utlån med pant i bolig eller annen fast eiendom) som regulerer granskerens oppgaver og plikter. Forskriftens 11, 3. ledd sier: Granskeren skal minst hver tredje måned kontrollere at kravene i finansieringsvirksomhetsloven 2-31 og 2-33 er oppfylt. Granskeren skal årlig underrette Finanstilsynet om de iakttakelser og vurderinger som er foretatt ved kontrollene. Dersom granskeren har grunn til å tro at kravene ikke er oppfylt, skal granskeren underrette Finanstilsynet. Finanstilsynsloven 3a fjerde ledd gjelder tilsvarende.

2 Oppsummering av hva som skal kontrolleres ved gransking: 1. at registeret føres korrekt i samsvar med ledd 1. punktum 2. at gransker får tilgang til alle opplysninger i registeret jfr ledd 2. punktum 3. at krav til informasjonsinnhold i registeret er i samsvar med ledd, jf. Forskrift at verdien av sikkerhetsmassen er i samsvar med 2-29 og 2-31, 1. ledd 1. punktum jf Forskrift at krav til stadig beløpsmessig balanse er i samsvar med at sikkerhetsmassens sammensetning er i samsvar med 2-28 og Forskrift 8 og 9 Definisjoner I lov og forskrift benyttes enkelte begrep som er av betydning for de handlinger uavhengig gransker bør utføre. Disse begrepene er ikke definert i lov, forskrift eller forarbeider. For å bidra til å skape en ensartet praksis er begrepenes betydning beskrevet i i denne veiledningen. Stadig beløpsmessig balanse Loven krever at sikkerhetsmassens verdi til enhver tid skal overstige verdien av obligasjonene med fortrinnsrett til dekning i sikkerhetsmassen. I denne veiledningen legges det til grunn at betydningen av begrepet stadig beløpsmessig balanse er at styret og ledelsen i kredittforetaket skal sørge for at foretaket til enhver tid har systemer, kontroller og rutiner som fungerer, og som sikrer at verdien av sikkerhetsmassen til enhver tid overstiger verdien av obligasjonene med fortrinnsrett til dekning i sikkerhetsmasse, Jf. Finansieringsvirksomhetslovens 2-31, forskriftens 9 (Stadig beløpsmessig balanse). Granskers oppgave er regelmessig å vurdere om kravet til stadig beløpsmessig balanse er overholdt. Det er ikke presisert i loven hva som ligger i regelmessig eller hva granskers vurdering skal omfatte. Etablert praksis er at regelmessig bør være minst hver 3. måned. Denne praksis anses for å være hensiktsmessig og tilstrekkelig for å oppfylle kravet til regelmessighet. Ved granskers vurdering av om kravet er overholdt, må gransker kontrollerer at etablerte retningslinjer, systemer, kontroller og ledelsens overvåkning er utformet og fungerer for å ivareta etterlevelse av kravet om stadig beløpsmessig balanse. Ledelsens overvåkning betyr at det skal være en løpende prosess for oppfølging og identifikasjon av forbedringer i systemer og kontroller. Vurderingen av overholdelsen er kvalitativ og krever utøvelse av skjønn fra granskerens side. Denne skjønnsutøvelsen må blant annet basere seg på innhentede bevis for at kontrollene er utformet og fungerer effektivt. Overvåke Loven legger til grunn at gransker skal overvåke at registeret føres korrekt, og at overvåkningen minst skal foretas hver tredje måned. Vurderingen av gransker oppgave blir her hva som ligger i begrepet «å overvåke». Det er styret og ledelsen i foretaket som har ansvaret for å etterleve lovens krav om et korrekt register. Foretaket omfattes også av forskrift 22. september 2008 nr om risikostyring og internkontroll forskriften om risikostyring og internkontroll. Gjennom dette påhviler det styret og ledelsen å etablere retningslinjer, rutiner og systemer som er utformet for å etterleve lovens krav og at kontrollene og systemene fungerer løpende og sikrer formålet. I denne veiledningen legges til grunn at med å overvåke menes at gransker minst hver tredje måned, kontrollerer at styret og ledelsen har etablert retningslinjer, kontroller og systemer som sikrer at den interne kontrollen fungerer effektivt over tid. Ledelsens overvåkende kontroller omfatter også en rettidig vurdering

3 av kontrollers effektivitet og iverksettelse av nødvendige utbedrende tiltak ved identifisering av svak intern kontroll som kan føre til at registeret ikke føres korrekt. Grunn til å tro Av Forskriftens 11 3.ledd 3. punktum, jf. Finanstilsynsloven 3a 4.ledd, følger det at dersom granskeren har «grunn til å tro» at kravene ikke er oppfylt, skal granskeren underrette Finanstilsynet. Dette rapporteringskravet kommer i tillegg til den årlige rapporteringen til Finanstilsynet. «Grunn til å tro» er et begrep som ikke er benyttet andre steder i lovgivningen. Begrepet har sammenheng med at dersom kravene i forskriften ikke er oppfylt vil obligasjonseiernes og derivatmotpartenes interesser trues. I Ot. Prp 2006/2007 nr. 11 punkt skriver departementet følgende om formålet Kravet til ekstern kontroll ved hjelp av en uavhengig gransker skal sikre obligasjonseiernes og derivatmotpartenes interesser og samtidig legge til rette for Kredittilsynets kontroll. For at gransker skal ha «grunn til å tro» at kravene ikke er oppfylt, må gransker gjennom sitt arbeid ha avdekket et konkret forhold(hendelse/svakhet mv) som i sin natur og omfang truer formålet med bestemmelsene jf. Ot. Prp 2006/2007 nr. 11 punkt En enkelt svakhet i en eller flere kontroller vil normalt ikke medføre at kravene ikke ansees oppfylt. Ved vurderingen av innholdet i begrepet må det derfor tas hensyn til hendelsens vesentlighet i forhold til å true formålet med kravet. Dette vil si at før et avdekket forhold vurderes til å tro at kravet ikke oppfylles, må det være av et visst omfang og vesentlighet. I denne sammenheng vil det også være naturlig å ta i betraktning størrelsen og kompleksiteten av virksomheten, kvaliteten av foretakets risikostyring og intern kontroll og øvrige forhold av relevans. Uavhengig av vurderingen etter forskriftens 11 3.ledd 3. punktum må de avdekkede forhold på selvstendig grunnlag vurderes opp mot kravene i tilsynslovens 3a. Intern kontroll Med intern kontroll menes den prosess som er utformet og som gjennomføres og vedlikeholdes av dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll, ledelsen og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig finansiell rapportering, effektiv drift samt overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Begrepet «kontroller» viser til alle aspekter ved en eller flere av komponentene i den interne kontrollen. Bygge på kontroller I denne veiledningen omfatter uttrykket, «bygge på kontroller», de handlinger som granskeren utfører for å innhente bevis for at foretakets etablerte interne systemer og kontroller bidrar til å sikre at lovkravene overholdes. Foretakets intern kontroll vil være en løpende prosess med etablerte kontrollaktiviteter og overvåkning fra ledelsens med formål å forebygge eller avdekke og korrigere svakheter i rutiner eller brudd på lovkrav. Dersom noen av kontrollene gransker ønsker å bygge på er utført i tidligere perioder må gransker vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å bygge på testing i tidligere perioder. I denne vurderingen må gransker ta hensyn til om det har vært, eller burde vært, endringer i kontrollene siden de sist ble testet eller om det har vært endringer i prosesser, systemer og nøkkelansatte. Til grunn for å kunne bygge på kontroller utført i tidligere perioder ligger gransker behov for løpende å ha forståelse av foretakets intern kontroll selv om gransker ikke tester effektiviteten av kontrollene i hver periode. Verifikasjoner I veiledningen omfatter uttrykket verifikasjoner de kontroller som granskeren utfører for å avdekke vesentlig feilinformasjon eller manglende overholdelse av lovkravene. Dette omfatter blant annet dataanalyse av registrene og kontroll av underliggende dokumentasjon for å etterprøve opplysninger. I veiledningen er det

4 satt som en forutsetning av det blir utført verifikasjoner. Omfang, tidspunkt og art av verifikasjoner avgjøres av granskers skjønn. Forutsetninger benyttet i veiledningen Ved utarbeidelse av denne veiledningen er det lagt til grunn at valgt gransker også er valgt revisor for kredittforetaket. Dersom gransker ikke er valgt revisor for foretaket eller representant for det samme revisjonsselskapet som reviderer kredittforetaket, vil ikke denne veiledningen kunne legges til grunn da omfanget av granskers arbeid for å bygge opp samme forståelse av virksomheten og gjennomføre tester vil være av betydelig større omfang enn når valgt revisor kombinerer granskerrollen med rollen som valg revisor. Valgt revisor vil ved revisjonen ha testet hele eller deler av foretakets intern kontroll som vil være relevant for denne oppgaven, og vil kunne bygge på dette arbeidet ved granskeroppgaven. Når gransker også er kredittforetakets valgte revisor eller representant for det samme revisjonselskapet som reviderer kredittforetaket, er det lagt til grunn at gransker, i sitt arbeid etter finansieringsvirksomhetslovens 2-34, kan vurdere å bygge på arbeid utført i forbindelse med revisjon av kredittforetakets årsregnskap. Eksempler på utført arbeid i forbindelse med revisjonen som kan være relevant for granskerrollen, er forståelse og kartlegging av systemer og interne kontroller, herunder vugge til grav test av transaksjoner med tilhørende kontroller, gjennomførte tester av intern kontroller, herunder testing av IT generelle kontroller og enkelte substanshandlinger. Før gransker bygger på arbeid utført ved revisjonen, må det gjennomføres en spesifikk vurdering av om handlingene er relevante for formålet med granskningen og kontrollfunksjonen granskeren skal inneha, og hensiktsmessigheten av å bygge på disse handlingene. Elementer som bør inngå i vurderingen av relevansen og hensiktsmessigheten av å bygge på kontroller utført ved revisjonen: (a) (b) (c) (d) (e) (f) Hvorvidt andre elementer i den interne kontrollen fungerer effektivt, herunder kontrollmiljøet, foretakets overvåking av kontroller og foretakets risikovurderingsprosess. Risikoene som følger av kontrollens særtrekk, herunder hvorvidt kontrollen er manuell eller automatisert. Hvorvidt generelle IT-kontroller fungerer effektivt. Hvorvidt kontrollen og foretakets anvendelse av den fungerer effektivt, herunder typen og omfanget av avvik i anvendelsen av kontrollen registrert ved tidligere revisjoner, og hvorvidt det har forekommet personalendringer som i vesentlig grad påvirker anvendelsen av kontrollen. Hvorvidt manglende endringer i en gitt kontroll utgjør en risiko som følge av endrede omstendigheter. Risikoen for vesentlig feilinformasjon og hvilken grad det bygges på kontrollen. I dokumentasjonen av planlegging av granskerens oppgaver må det klart fremgå hvilke handlinger og konklusjoner gransker bygger på som er fra revisjonen, og en vurdering av relevansen av disse handlingene, jf. punktene over. Dokumentasjonen for utført arbeid bør inneholde kopi av relevant dokumentasjon fra revisjonsdokumentasjonen eller en referanse til relevant arbeid. Veiledning til utførelse av granskeroppgaver 1. Register Granskers oppgave er minst hver tredje måned å påse at kredittforetaket overholder reglene om at det for hver sikkerhetsmasse skal opprettes et register over utlånene, renteog valutakontrakter, fyllingssikkerheter, samt obligasjoner med fortrinnsrett. Som det fremgår under er det definert i forskrift hva registrene skal inneholde. Handlinger gransker kan gjøre, er å gjennomgå et utvalg utlån, derivater og

5 obligasjoner med fortrinnsrett og fyllingssikkerheter for å verifisere at spesifikasjonene i forskriften er oppfylt og at informasjonene er registrert i registeret. Utvalgene foretas på bakgrunn av granskers risikovurdering og skjønn. Utvalget kan gjøres med basis i statistisk teori (for eksempel tilfeldig utvalg), eller ved å gjennomføre stikkprøvetesting med basis i en data analyse som viser hvilke opplysninger som ansees å være i tråd med en forventning og hvilke som eventuelt avviker fra forventning. Gransker anvender profesjonelt skjønn ved valg av angrepsvinkel, utvalgsmetode og omfang. Spesifikasjon av krav til registerets innhold Innhold i registeret for utlån ledd nr En oversikt over utlånene som inneholder opplysninger om a) låntakers navn, b) låntakers fødselsnummer eller organisasjonsnummer, c) låntakers adresse, d) opprinnelig og gjenstående lånesum, e) lånets forfallsstruktur og kontantstrøm, f) hjemmelshaver, adresse og registerbetegnelse til pantobjektet, g) verdien av pantobjektet fastsatt etter 10, h) eventuell garantists navn, organisasjonsnummer og adresse, garantibeløp og garantitype, i) eventuelle andre krav kredittforetaket har mot låntaker eller hjemmelshaver til pantobjektet, og j) statistiske opplysninger, takster og annet materiale om løpende verdivurdering av pantobjektene som inngår i sikkerhetsmassen. Innholdet i register for derivater og obligasjoner med fortrinnsrett, forskriften ledd nr En oversikt over fordringer og forpliktelser i form av derivatavtaler som inneholder opplysninger om a) motpartens navn eller firma og eventuelt identitetsnummer, samt sist gjeldende rating, b) motpartens adresse, c) opprinnelig og gjenstående kontraktssum, d) kontraktens forfallsstruktur og kontantstrøm, e) eventuelt pantobjekts hjemmelshaver, adresse og registerbetegnelse, og f) eventuelle andre krav kredittforetaket har mot motparten eller hjemmelshaver til pantobjektet. Registeret for fyllingssikkerhet, forskrift ledd nr En oversikt over fordringer som utgjør fyllingssikkerhet som inneholder opplysninger om g) låntakers navn eller firma og eventuelt identitetsnummer, samt sist gjeldende rating, h) låntakers adresse, i) opprinnelig og gjenstående lånesum, j) lånets forfallsstruktur og kontantstrøm, k) eventuelt pantobjekts hjemmelshaver, adresse og registerbetegnelse, l) eventuell garantists navn eller firma og adresse, og m) eventuelle andre krav kredittforetaket har mot låntaker eller hjemmelshaver til pantobjektet.

6 2. Sikkerhetsmasse Verdi av sikkerhetsmassen, jf. lov 2-29, 2-31 og forskrift 10 Ved gjennomgang av beregning av verdien av sikkerhetsmassen må gransker kontrollere fyllingssikkerheten og hvorvidt utlån, renteog valutakontrakter verdsettes til en betryggende markedsverdi. Bankinnskudd med inntil tretti dagers oppsigelsesfrist og utlån med flytende rente kan verdsettes til pålydende. Obligasjonslån skal verdsettes til summen av neddiskontert verdi av pålydende og neddiskontert kupongutbetaling. Gransker kan bygge på selskapets egne kontroller som sikrer at verdien av sikkerhetsmassen til enhver tid tilfredsstiller kravene i lov og forskrift. Gransker kan ha behov for å skaffe ytterligere sikkerhet for at verdivurderingene er i samsvar med lov og forskrift. Med utgangspunkt i sin risikovurdering, utfører gransker handlinger for å verifisere verdsettelsen av et utvalg utlån, renteog valutakontrakter, bankinnskudd med inntil tretti dagers oppsigelsesfrist, utlån med flytende rente og obligasjonslån. Utvalgene foretas på bakgrunn av granskers risikovurdering og skjønn. Utvalget kan gjøres med basis i statistisk teori (for eksempel tilfeldig utvalg), eller ved å gjennomføre stikkprøvetesting med basis i en data analyse som viser hvilke opplysninger som ansees å være i tråd med en forventning og hvilke som eventuelt avviker fra forventning. Gransker anvender profesjonelt skjønn ved valg av angrepsvinkel, utvalgsmetode og omfang. Stadig beløpsmessig balanse, jf. lov 2-31og forskrift 10 Gransker skal, basert på sin gjennomgang, konkludere hvorvidt sikkerhetsmassens verdi til enhver tid overstiger verdien av obligasjonene med fortrinnsrett til dekning i sikkerhetsmassen (Beløpsmessig balanse). Verdivurderingen av sikkerhetsmassen er omtalt i loven 2-29 og For handlinger som gransker skal utføre i forhold til verdsettelse av sikkerhetsmassen, se beskrivelse av sikkerhetsmassens verdi. Sikkerhetsmassens sammensetning, lov 2-28, forskrift 8 og 9 Gransker skal minst hver tredje måned påse at sammensetningen av sikkerhetsmassen er i overensstemmelse med lov og forskrift. Granskers gjennomgang kan bygge på en vurdering av om intern kontrollen er effektiv og vurdering av risikoen for feil i sammensetningen av sikkerhetsmassen. Granskers gjennomgang av intern kontrollen kan bestå i å innhente og vurdere om det er relevant og hensiktsmessig og bygge på kredittforetakets egne rapporter og styringsdokumenter, som beskriver og dokumenterer oppfølgingen kredittforetaket har i forhold til overholdelse av reglene, knyttet til sammensetningen av sikkerhetsmassen. I tillegg til å bygge på intern kontrollen skal gransker gjøre verifikasjoner knyttet til sikkerhetsmassens sammensetning for å skaffe tilstrekkelig sikkerhet for sin konklusjon. Omfanget av verifikasjonene må sees i sammenheng med resultatet av testingen av rutiner og kontroller. Ved vurdering av sikkerhet for utlån med sikkerhet i eiendom må gransker vurdere rutinene kredittforetaket har implementert for å sikre at lov og forskrift er overholdt ved innføring i sikkerhetsmassen, og ved senere verdivurderinger av sikkerhetsobjektet,

7 Rapportering: Rapportering til styret og ledelsen i foretaket Når granskningen avdekker avvik i sine utvalg eller fra lovkravene, skal gransker uten unødig opphold kommunisere alle identifiserte avvik til styret og ledelsen uten bruk av vesentlighetsgrenser. Det er ingen spesielle krav til form på rapporteringen. Gransker anbefales å innhente styrets og ledelsens kommentarer til avvikene som er rapportert. Granskeren må også forholde seg til revisorlovens krav til kommunikasjon med styret og ledelsen jfr revisorloven 1-1, 3. ledd jfr revisorloven 5-2, 2. ledd Dersom gransker avdekker forhold som faller innunder rapporteringsplikten etter tilsynsloven 3a, skal styret og ledelsen informeres omgående og anbefales å selv rapportere forholdet til Finanstilsynet. Gransker har selvstendig ansvar for å oppfylle rapporteringskravene i tilsynsloven 3a. Slike forhold vil normalt falle innunder kravene om nummerert brev styret og ledelsen i revisorloven 5-2, 2. ledd. Rapportering til Finanstilsynet Av Forskriftens 11 3.ledd 3. punktum, jf. Finanstilsynsloven 3a 4.ledd, følger det at dersom granskeren har «grunn til å tro» at kravene ikke er oppfylt, skal granskeren underrette Finanstilsynet. For nærmere om grensen for rapportering, se eget avsnitt ovenfor. Dette rapporteringskravet kommer i tillegg til den årlige rapporteringen til Finanstilsynet. Årlig rapportering Til finanstilsynet Granskerens årlige rapport i henhold til kravene i finansieringsvirksomhetsloven Vi har (minst) hver tredje måned gransket om kravene i finansieringsvirksomhetsloven 2-31 og 2-33 er overholdt og har rapportert om vår granskning til selskapets styre og ledelse. Vår granskning er utført i samsvar med veiledning gitt av DnR den xx.xx Vi har ingen iakttakelser eller vurderinger av betydning å underrette Finanstilsynet om./ Vi har følgende iakttakelser eller vurderinger av betydning å underrette Finanstilsynet om: Begrensninger i bruk Denne uttalelsen er utarbeidet utelukkende til bruk for Finanstilsynet og [ABC ASA] i forbindelse vurdering av overholdelse av kravene i finansieringsvirksomhetsloven. Denne årlige rapporten kan ikke brukes eller henvises til i prospekter eller andre dokumenter uten skriftlig samtykke av oss i forkant. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon.