Møteinnkalling for Fellesnemnda. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 18:30 21:00 Møteinnkalling for Fellesnemnda Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til fellesnemndas sekretær, tlf eller til e-post: tone.asrud.reime@eidsberg.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 27/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 28/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 29/18 Orienteringer - Fellesnemndas møte /18 Indre Østfold kommune ROS-analyse for hovedprosjektet 31/18 Evaluering av frikjøpsordningen for hovedtillitsvalgte i partsammensatt utvalg 32/18 Indre Østfold kommune Varslingsrutine 33/18 Indre Østfold kommune Saksbehandlingsreglement for fellesnemnda 34/18 Kommuneplan for Indre Østfold - Delegering av kommuneplanmyndighet 35/18 Økonomireglement for Indre Østfold kommune /18 Indre Østfold kommune Justering av budsjett /18 Prosess for etablering av nye vei- og gatenavn i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad 38/18 Vurdering av politisk organisering og nærdemokratiske ordninger i Indre Østfold kommune 39/18 Høring - Desentralisering av oppgaver fra staten til fylkeskommunene 40/18 Eventuelt

2 41/18 Skatteoppkreverfunksjonen Konsekvensutredning av ulike organisasjonsmodeller Saksdokumentene ettersendes Heggin, Thor Hals Leder 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 27/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. 3

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 28/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders forslag: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnda

5 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Orienteringer - Fellesnemndas møte Saksnr Utvalg Type Dato 29/18 Fellesnemnda PS Utviklingsplaner Indre Østfold Helsehuset/Sykehuset Østfold 2. Status delprosjekt Oppvekst Livsmestring og læring v/rådmann Gry Sjødin Neander 3. Regnskapsrapport fellesnemnda Vedlegg: Regnskapsrapport

6 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Indre Østfold kommune ROS-analyse for hovedprosjektet Saksnr Utvalg Type Dato 30/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Saken tas til orienterning. Saken gjelder: Status risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for hovedprosjektet. Saksopplysninger: Hensikten med ROS-analysen er å kartlegge risikomomenter og utarbeide tiltaksplaner for disse, gjeldende ut prosjektperioden. ROS-analysen inneholder 9 hovedområder og ble sendt ut til ordførere, rådmenn, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og stab. Etter undersøkelsen har det blitt laget en risikomatrise (sannsynlighet- konsekvens) for hvert moment med score på hvert enkelt spørsmål. Risikomatrisen er utarbeidet av 3 arbeidsgrupper med representanter fra målgruppene i undersøkelsen. Hver gruppe tok for seg 3 hovedområder og utarbeidet forslag til en enkel tiltaksplan for hver matrise. Tiltaksplanene skal nå videre sammenfattes til en overordnet tiltaksplan. Den overordnede tiltaksplanen skal integreres videre i arbeidet i IØK Tilsvarende ROS-analyser skal gjennomføres i delprosjektene. I vedlagte tiltaksplaner er det ikke fylt inn hvem, når og evaluering i kolonnene, dette skal fylles inn i den overordnede tiltaksplanen. Den overordnede tiltaksplanen skal utarbeides av prosjektleder i samarbeid med en arbeidsgruppe bestående av 1 politiker, 1 rådmann, 1 hovedverneombud, 1 hovedtillitsvalgt og 1 fra stab. Det vil bli gjennomført en tilsvarende prosess i forhold til gjennomførte ROS-analyser i kommunene, som skal sammenfattes av hovedprosjektet. Denne prosessen gjennomføres i løpet av mai

7 Vurderinger: Vurdering av risikomomenter er viktig i et så omfattende omstillingsarbeid som vi nå er inne i. I det foreliggende arbeidet er det funnet flere områder med relativt høy risiko som er viktig å være bevisste i forhold til i planlegging og gjennomføring av prosjektaktiviteter. Disse fremkommer av vedlagte risikomatriser med tilhørende tiltaksplaner. En høy bevissthet på ROS-analyser, og utarbeidelse av tydelige og enkle tiltaksplaner for å begrense risiko vil være en av mange viktige suksessfaktorer i byggingen av den nye kommunen. Arbeidet med ROS-analyser vil også integreres i delprosjekter og arbeidsgrupper. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anses å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. Vedlegg: ROS - overordnet Mennesker.ansatte ROS - overordnet Annet ROS - overordnet IKT ROS - overordnet Kommunikasjon ROS - overordnet Kultur ROS - overordnet Politisk styring ROS - overordnet Prosjektstyring og organisering ROS - overordnet Tid ROS - overordnet Økonomi

8 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /459 Evaluering av frikjøpsordningen for hovedtillitsvalgte i partsammensatt utvalg Saksnr Utvalg Type Dato 15/18 PSU fellesnemnda 5K PS /18 Fellesnemnda PS Rådmannens innstilling: 1. Koordinator for HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 5% slik at totalt frikjøp utgjør 60% (3 dgr./uke). 2. Øvrige 4 HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 10% slik at totalt frikjøp utgjør 50% for den enkelte (2,5 dgr./uke). 3. Det frigjøres en kontorløsning for HTV med arkivmuligheter. 4. HTV i PSU gis en lønnsutvikling som samsvarer med resultatet (gjennomsnittlig prosentvis lønnsvekst) av det sentrale lønnsoppgjøret for kommunal sektor. 5. Ny evaluering av frikjøpsordningen vil bli gjennomført nov/des 2018, eller eventuelt tidligere ved behov. 6. Inndekning av tiltak listet i punkt 1-4. foretas gjennom omdisponeringer innen vedtatt budsjettramme for Disse fremmes i egen felles budsjettjusteringssak til fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysninger: I perioden januar - april 2018 er det gjennomført evaluering og drøftinger mellom prosjektleder og HTV vedrørende deres frikjøpsordning i prosjektperioden. Drøftingene er basert vedtak i fellesnemnda i sak 17/31, som omhandlet frikjøp og godtgjøringsordninger for hovedtillitsvalgte i partssammensatt utvalg (PSU). I vedtakets punkt 2 fremkom at inngått avtale om frikjøp skal evalueres innen utgangen av januar Det er gjennomført flere drøftingsmøter i forbindelse med de faste dialogmøtene mellom prosjektleder og de hovedtillitsvalgte i Av flere årsaker har drøftingene tatt noe lengre tid enn forutsatt. De hovedtillitsvalgte i PSU har følgende frikjøp i henhold til gjeldende avtale: Jelena Polak Ljesnijanin (koordinator) har 55 % frikjøp Rita Eriksen, YS, Anita Toverød,LO, Anja Bredal, Akademikerne og Karine Mørck-Gåserød, 8

9 Unio har 40 % frikjøp hver I drøftingsmøte fremmet de hovedtillitsvalgte krav om økt frikjøp for HTV i PSU, og ønske om et felles kontor for å lette samarbeidet i det daglige. I tillegg ble lønnsjusteringer for HTV drøftet, da ordningene for dette oppleves forskjellig fra kommune til kommune. Prosjektleders vurderinger: HTV er representert i alle organisasjonsnivå i bygging av den nye kommunen, og deltar i møter i de ulike delprosjekt, PSU, styringsgruppe og prosjektstabsmøter. Ved siden av dette har HTV egne medlemsmøter/informasjonsmøter for sine medlemmer. I forbindelse med at prosjektet i tiden fremover nå rulles ut i sin fulle bredde, anser prosjektleder det som rimelig at det vurderes noe økt frikjøp. Prosjektleder forutsetter samtidig at HTV har en nøktern ressursbruk på lik linje med øvrige aktører i prosjektet, men samtidig slik at er tilstrekkelig handlingsrom for å dekke sin funksjon iht. gjeldende lov og avtaleverk. For å kunne effektivisere og samordne sitt arbeid HTV ønske om en felles kontorløsning. Prosjektleder anser at dette kravet bør innfris. Prosjektleder anbefaler videre at HTV i PSU gis en lønnsutvikling som samsvarer med resultatet (gjennomsnittlig prosentvis justering) av det sentrale lønnsoppgjøret for kommunal sektor. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Foreslåtte endringer knyttet til frikjøp og lønnsjusteringer utgjør en total merutgift på ca. kr ,- for I tillegg kommer eventuelle utgifter knyttet til etablering av kontorløsning. Disse anses å være marginale. Inndekning foreslås gjennom omdisponeringer innen vedtatt budsjettramme for Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet av fellesnemnda. Prosjektleders anbefaling: 1. Koordinator for HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 5% slik at totalt frikjøp utgjør 60% (3 dgr./uke). 2. Øvrige 4 HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 10% slik at totalt frikjøp utgjør 50% for den enkelte (2,5 dgr./uke). 3. Det frigjøres en kontorløsning for HTV med arkivmuligheter. 4. HTV i PSU gis en lønnsutvikling som samsvarer med resultatet (gjennomsnittlig prosentvis lønnsvekst) av det sentrale lønnsoppgjøret for kommunal sektor. 5. Ny evaluering av frikjøpsordningen vil bli gjennomført nov/des 2018, eller eventuelt tidligere ved behov. 6. Inndekning av tiltak listet i punkt 1-4. foretas gjennom omdisponeringer innen vedtatt budsjettramme for Disse fremmes i egen felles budsjettjusteringssak til fellesnemnda. 9

10 PSU fellesnemnda 5K - 15/18 PSU 5K - behandling: Partssammensatt utvalg fremmet følgende tillegg til punkt 4: Prosjektleder bes klargjøre forholdet til tillitsvalgte med lokal lønnsvekst. Karine Mørck-Gåserød fremmet følgende protokolltilførsel på vegne av de hovedtillitsvalgte: 1. Hovedtillitsvalgte representert i PSU har i forhandlingene framsatt krav om 20% ekstra frikjøp. 2. Sak 18/15 punkt 4, der vi bad om en lønnskompensasjon tilsvarende det staben fikk. De hovedtillitsvalgte tilhører ulike kapitler, noe som medfører at noen får sentralt oppgjør, andre ikke. Votering: Prosjektleders innstilling punkt 1-6 med partssammensatt utvalgs tilleggsforslag punkt 4 ble enstemmig vedtatt. Protokolltilførsel 1 og 2 ble enstemmig vedtatt vedlagt saken. PSU 5K - vedtak: 1. Koordinator for HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 5% slik at totalt frikjøp utgjør 60% (3 dgr./uke). 2. Øvrige 4 HTV i PSU gis ekstra frikjøp med 10% slik at totalt frikjøp utgjør 50% for den enkelte (2,5 dgr./uke). 3. Det frigjøres en kontorløsning for HTV med arkivmuligheter. 4. HTV i PSU gis en lønnsutvikling som samsvarer med resultatet (gjennomsnittlig prosentvis lønnsvekst) av det sentrale lønnsoppgjøret for kommunal sektor. Prosjektleder bes klargjøre forholdet til HTV i PSU med lokal lønnsvekst til fellesnemndas møte. 5. Ny evaluering av frikjøpsordningen vil bli gjennomført nov/des 2018, eller eventuelt tidligere ved behov. 6. Inndekning av tiltak listet i punkt 1-4. foretas gjennom omdisponeringer innen vedtatt budsjettramme for Disse fremmes i egen felles budsjettjusteringssak til fellesnemnda. Protokolltilførsel: 1. Hovedtillitsvalgte representert i PSU har i forhandlingene framsatt krav om 20% ekstra frikjøp 2. Sak 18/15 punkt 4, der vi bad om en lønnskompensasjon tilsvarende det staben fikk. De hovedtillitsvalgte tilhører ulike kapitler, noe som medfører at noen får sentralt oppgjør, andre ikke. 10

11 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /459 Indre Østfold kommune Varslingsrutine Saksnr Utvalg Type Dato 16/18 PSU fellesnemnda 5K PS /18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Forslag til varslingsrutine vedtas som gjeldende for prosjektet Indre Østfold kommune Saken gjelder: Det er behov for en varslingsrutine for prosjektet Indre Østfold kommune De fem deltagende kommunene har alle egne vedtatte rutiner for varsling. Disse rutinene dekker imidlertid ikke behovet prosjektet har med tanke på blant annet styringslinjer og virkeområde. På bakgrunn av dette er det laget en egen rutine for varsling av kritikkverdige forhold i prosjektet Indre Østfold kommune Prosjektleders vurderinger: Rutinen for varsling er utarbeidet i tråd med gjeldende lovverk og ut fra veiledninger fra KS og KMD (kommunal- og regionaldepartementet). Rutinen ivaretar deltagere i prosjektet og ansattes mulighet til å varsle på en forsvarlig måte. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken skal først behandles i PSU, før den sluttbehandles i fellesnemnda. PSU fellesnemnda 5K - 16/18 PSU 5K - behandling: Partssammensatt utvalg fremmet følgende forslag: 11

12 Prosjektleders innstilling vedtas med følgende endringer: I punkt 6.2 i varslingsrutinen endres fristen til 1 uke. I punkt 6.3 i varslingsrutinen tas følgende tillegg inn: Det vil ikke alltid være aktuelt å involvere varsler videre i prosessen på bakgrunn av taushetsplikt eller personvern. Votering: Prosjektleders innstilling med partssammensatt utvalgs endringsforslag ble enstemmig vedtatt. PSU 5K - vedtak: Forslag til varslingsrutine vedtas som gjeldende for prosjektet Indre Østfold kommune 2020 med følgende endringer: I punkt 6.2 i varslingsrutinen endres fristen til 1 uke. I punkt 6.3 i varslingsrutinen tas følgende tillegg inn: Det vil ikke alltid være aktuelt å involvere varsler videre i prosessen på bakgrunn av taushetsplikt eller personvern. Vedlegg: Forslag til rutine for varsling i prosjektet IØK 2020 (1) 12

13 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Indre Østfold kommune Saksbehandlingsreglement for fellesnemnda Saksnr Utvalg Type Dato 33/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Forslag til saksbehandlingsreglement for fellesnemnda vedtas. Saken gjelder: Det er behov for et reglement tilknyttet saksbehandlingen i fellesnemnda. Prosjektleders vurderinger: Av Fellesnemnda reglement og delegeringer, vedtatt fremgår det i punkt 5 at fellesnemnda skal «utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret i den nye kommunen». Dette saksbehandlingsreglementet skal gjelde frem til nytt kommunestyre vedtar et nytt saksbehandlingsreglement. Reglementet er utarbeidet med basis i de fem kommunenes saksbehandlingsreglementer for kommunestyrene, og det er gjort egne tilpasninger for fellesnemnda. Det er inntatt bestemmelser i samsvar med blant annet inndelingslova, kommuneloven, «Prosjektplan for bygging av ny kommune », revidert og Fellesnemnda reglement og delegeringer, vedtatt Det er i prosessen også sett hen til andre kommuner under sammenslåing og deres løsning på dette. Reglementet er kort og konsist, og utarbeidet slik at det skal være enkelt å benytte i praksis. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anses å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. 13

14 Vedlegg: Saksbehandlingsreglement for fellesnemnda IØK 2020 (003) (1) 14

15 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Kommuneplan for Indre Østfold - Delegering av kommuneplanmyndighet Saksnr Utvalg Type Dato 34/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Fellesnemnda oversender sak om delegering av kommuneplanmyndighet til kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad med anmodning om å fatte slikt vedtak: 1. Det delegeres til Fellesnemnda for Indre Østfold kommune å starte opp kommuneplanarbeid og utarbeide forslag til kommuneplan for Indre Østfold kommune, jf. Inndelingslova 26 fjerde ledd. Delegeringen omfatter myndighet til å a. Varsle oppstart av planarbeid, herunder høring og offentlig ettersyn av planstrategi og planprogram, jf. pbl b. Fastsette planstrategi og planprogram, jf pbl 10-1 og c. Legge planforslag, samfunnsdelen, ut til offentlig ettersyn og høring, jf pbl Forslag til planstrategi og planprogram, samt forslag til kommuneplan sendes til uttalelse hos de nåværende kommunestyrene før forslagene vedtas lagt ut til høring og offentlig ettersyn, jf. vedtakets punkt 1 a) og c). 3. Delegering av myndighet i vedtakets punkt 1 bortfaller når kommunestyret i Indre Østfold kommune er konstituert, senest Saken gjelder: Arbeidet med kommuneplan for Indre Østfold kommune er definert som et delprosjekt, AP 1, i prosjektet for bygging av den nye kommunen. Det fremmes her forslag om delegering av kommuneplanmyndighet fra de nåværende fem kommunestyrer til fellesnemnda for Indre Østfold kommune fram til kommunestyret i den nye kommunen er konstituert. Saksopplysninger: I prosjektplan for bygging av ny kommune heter det på side 4: Da etableringen av den nye kommunen skal være et utviklingsarbeid som strekker seg over to og et halvt år, vil det være rom for å definere felles målsetninger og utarbeide et felles planverk tidlig i prosessen Arbeidet med kommuneplan, sektorplaner og temaplaner bør være prioriterte oppgaver i sammenslåingsprosessen, fordi grunnlaget for ressursoptimalisering på tvers av kommunegrensene legges her. 15

16 Det heter videre i prosjektplanen under kapittel 6.2 Fellesnemnda : «Kommuneplanen samordnes gjennom å etablere en felles prosess.» Kommuneplanarbeidet er i prosjektet organisert som et politisk-administrativt delprosjekt, AP 1. Det er vedtatt mandat for prosjektet, jf. Fellesnemndas vedtak , sak 17/56. I følge mandatets pkt. 4.1 skal delprosjektet utrede viktige utfordringer knyttet til samfunnsutviklingen og synliggjøre strategiske muligheter gjennom en kommuneplanprosess etter plan- og bygningsloven. Dette inkluderer gjennomføring av en kommunal planstrategiprosess for Indre Østfold kommune, utarbeidelse av planprogram samt utarbeidelse av ny kommuneplans samfunnsdel og arealdel. Arbeidet innebærer samordning og samarbeid med øvrige delprosjekter. Mandatet inkluderer en framdriftsplan, som tar sikte på endelige planvedtak etter (se illustrasjon under). Arbeidet i delprosjekt AP1 ledes av en delprosjektgruppe med følgende sammensetning: Erik Unaas (leder), politiker Eidsberg Håvard Jensen, politiker Hobøl Trygve Westgård, politiker Askim Anne Borger Mysen, politiker Eidsberg Heidi Eriksen, politiker Spydeberg Petter-Ole Kirkeby, politiker Trøgstad Synnøve Rambek, rådmann Askim Ingeborg Langeland Degenes (sekretær), arealplanlegger Askim Jon Gunnar Weng, enhetsleder Spydeberg Kai Roterud, samfunnsplanlegger Eidsberg Marit Lillegraven Haakaas, plan- og miljørådgiver Trøgstad (leder arbeidsgruppa) Bente Sand, representant HTV (Akademikerne) 16

17 Det er opprettet en arbeidsgruppe i delprosjektet, som består av planleggerne og HTVrepresentanten i delprosjektgruppa. Delprosjektleder samt rådmannsrepresentant møter etter behov i arbeidsgruppa. Kommuneplanmyndighet i prosjektperioden fram mot ny kommune I delprosjektets mandat pkt 4.2 heter det at «fellesnemnda kan være planutvalg i forhold til planprosessene og fatte nødvendige vedtak om oppstart og høring av plandelene, men det er kommunestyrene som sluttbehandler og fatter eventuelle endelige planvedtak inntil nytt kommunestyre i Indre Østfold kommune er konstituert». Kommuneplanarbeidet er ikke omtalt i gjeldende delegasjon til fellesnemnda, jf. prosjektplanens kapittel 6.3. Det er derfor behov for å avklare hvilket, alternativt hvilke, organ som fram til nytt kommunestyre er konstituert skal ha myndighet til å fatte de prosessuelle vedtak i kommuneplanarbeidet, eksempelvis vedtak om varsel av planoppstart og høring av planprogram, fastsetting av planprogram samt å legge ut forslag til kommuneplanens samfunnsdel til høring og offentlig ettersyn. Vurderinger: Bakgrunnen for mandatets forslag om Fellesnemnda som planutvalg er ønsket om en hensiktsmessig organisering av planarbeidet, samtidig som de prosessuelle vedtak fattes med god folkevalgt forankring. Fellesnemnda er allerede etablert som det sentrale beslutningsorgan i forberedelsene til sammenslåing og bygging av ny kommune, med folkevalgt representasjon fra alle dagens kommuner. I forbindelse med avklaring om hvorvidt kommuneplanmyndighet i perioden kan delegeres til Fellesnemnda for Indre Østfold kommune, har prosjekt og delprosjektledelse henvendt seg til Fylkesmannen i Østfold. Fylkesmannen innhentet uttalelse fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og redegjorde for denne i delprosjektmøte Oppsummert lyder departementet og Fylkesmannens vurdering slik (iht referat fra møtet): Kommunestyrene kan delegere planutvalgets myndighet til fellesnemda. Kommuneloven slår fast at alt som ikke er omtalt med «vedtar kommunestyret selv» - kan delegeres. Endelig vedtak av kommuneplanen er et slikt unntak, og vil måtte foretas av kommunestyrene eller det nye kommunestyret. Oppstart av planstrategi og planprogram kan delegeres, i tillegg til vedtak av dokumentene, t.o.m. å legge ut høringsforslag til samfunnsdelen. Fylkesmannen anser at gjeldende delegering fra kommunestyrene i Hobøl, Spydeberg, Askim, Eidsberg og Trøgstad til Fellesnemnda ikke omfatter kommuneplanmyndighet, og det må derfor gjøres eget vedtak om dette i alle fem kommunestyrene, jf. lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) 26 fjerde ledd første punktum: Andre arbeidsoppgåver og fullmakter [utover de oppgaver og fullmakter spesifikt omtalt i første til tredje ledd] for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kommunestyrene har stor grad av frihet til å bestemme hvilke arbeidsoppgaver og fullmakter som 17

18 delegeres til Fellesnemnda. I rundskriv H-10/15 (KMD) til inndelingslova heter det at «det er opp til kommunane eller fylkeskommunane sjølve å bli samde om kva oppgåver og fullmakter fellesnemnda skal ha, jf. 26 fjerde ledd første punktum.» Unntatt fra slik frihet er oppgaver og fullmakter kommunestyrene etter lovverk ikke har adgang til å delegere. Endelige planvedtak er eksempel på vedtak som kommunestyrene selv skal gjøre, jf. Fylkesmannens redegjørelse i delprosjektmøtet , samt pbl 11-15, første ledd første punktum. Valgte løsninger i andre sammenslåingskommune I nye Asker kommune (nåværende Asker, Røyken og Hurum kommune slås sammen fra ) er Fellesnemnd etablert som kommuneplanutvalg. Under Fellesnemnd er det er opprettet underutvalg med folkevalgte medlemmer fra de tre kommunestyrene. Disse utvalgene har ikke vedtaksmyndighet, men utarbeider forslag som behandles av fellesnemnda. I nye Færder kommune (Nøtterøy og Tjøme slått sammen fra ) vedtok de tidligere kommunestyrene delegering av kommuneplanmyndighet til Fellesnemnd for Færder kommune. Fellesnemnda satte ned et planutvalg for Færder kommune som fungerte som politisk styringsgruppe for prosessen med kommuneplanarbeidene. Endelig planvedtak ble fattet av nytt kommunestyre, samfunnsdelen til kommuneplan for Færder ble vedtatt I nye Nordre Follo kommune (nåværende Ski og Oppegård slås sammen fra ) har de nåværende kommunestyrene ikke delegert planmyndighet. Prosessuelle vedtak blir fattet i de organ som ville ha behandlet en kommuneplan for de «gamle» kommunene. Det forutsetter likelydende vedtak i begge kommuner. Alternativ til delegering av myndighet til Fellesnemnda: Dersom kommuneplanmyndighet ikke delegeres til Fellesnemnda, vil alle prosessuelle vedtak måtte fattes i de nåværende fem kommunestyrene, eventuelt i nåværende planutvalg i den enkelte kommune. Vedtakene må være likelydende. Dette vil kunne bli krevende med tanke på helhetlig samordning og forutsigbar framdrift. Begrensninger i delegering Forslaget om delegering av kommuneplanmyndighet til Fellesnemnda er kun knyttet til utarbeidelse av kommuneplan for Indre Østfold kommune, og omfatter ikke annet planarbeid på kommuneplannivå fram mot Planstrategi Det er ikke vedtatt felles planstrategi som favner dagens fem kommuner. En kommunal planstrategi, som er hjemlet i plan- og bygningsloven 10-1, bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet samt en vurdering av kommunens planbehov i perioden. Utarbeiding og behandling av kommunal planstrategi kan slås sammen med og være del av oppstart av arbeidet med kommuneplanen, jf. pbl 10-1, fjerde ledd. I forbindelse med bygging av Indre Østfold kommune vil det være naturlig å utarbeide planstrategi som del av oppstart av kommuneplanarbeidet; gjennom arbeidet med utfordringsnotat og forslag til planprogram. Når nytt kommunestyre er konstituert, skal det senest innen ett år etter 18

19 konstituering, utarbeide og vedta kommunal planstrategi for valgperioden , jf. pbl 10-1 første ledd første punktum. Arbeidet med planstrategi for Indre Østfold kommune før sammenslåing vil dermed være tett knyttet til arbeidet med utfordringsnotat og planprogram, og det er hensiktsmessig at vedtak av planstrategi omfattes av samme delegering av myndighet. Dersom kommunestyrene ikke ønsker å delegere myndighet til å fastsette planstrategi etter planog bygningsloven 10-1, er ikke det til hinder for at øvrig kommuneplanmyndighet delegeres til Fellesnemnda. Særskilt medvirkning fra dagens kommunestyrer Kommuneplanen er det overordnete styringsdokumentet som all annen planlegging i den nye kommunen vil ta utgangspunkt i, jf. pbl Folkevalgt forankring i utarbeidelse av ny kommuneplan er derfor viktig. For å kunne legge til rette for dette, bør forslag til planstrategi og planprogram og forslag til kommuneplanens samfunnsdel bli sendt til uttalelse i de nåværende kommunestyrene før Fellesnemnda fatter vedtak om høring og offentlig ettersyn. Dette vil medføre noe lenger saksbehandlingstid, men vil være viktig med tanke på bred folkevalgt medvirkning i forkant av Fellesnemndas behandling. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Kommuneplanarbeidet i prosjektperioden vil i hovedsak organiseres innenfor delprosjekt AP1 som beskrevet overfor. Det er avsatt/avsettes egne budsjettmidler til de enkelte delprosjekter fra den rammen som er tildelt fra fellesnemnda. I tillegg til dette bidrar kommunene med egeninnsats i form av fagpersoner i arbeidsgruppe(r) m.v. Vurdering av prinsipiell betydning: Etter en samlet vurdering tilrådes det at kommunestyrene i Hobøl, Spydeberg, Askim, Eidsberg og Trøgstad delegerer kommuneplanmyndighet samt myndighet til å fastsette planstrategi til Fellesnemnda for Indre Østfold kommune. Forslag til vedtak i kommunestyrene: 1. Det delegeres til Fellesnemnda for Indre Østfold kommune å starte opp kommuneplanarbeid og utarbeide forslag til kommuneplan for Indre Østfold kommune, jf. Inndelingslova 26 fjerde ledd. Delegeringen omfatter myndighet til å a. Varsle oppstart av planarbeid, herunder høring og offentlig ettersyn av planstrategi og planprogram, jf. pbl b. Fastsette planstrategi og planprogram, jf pbl 10-1 og c. Legge planforslag, samfunnsdelen, ut til offentlig ettersyn og høring, jf pbl Forslag til planstrategi og planprogram samt forslag til kommuneplan sendes til uttalelse hos de nåværende kommunestyrene før forslagene vedtas lagt ut til høring og offentlig ettersyn, jf. vedtakets punkt 1 a) og c). 3. Delegering av myndighet i vedtakets punkt 1 bortfaller når kommunestyret i Indre Østfold 19

20 kommune er konstituert, senest Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Økonomireglement for Indre Østfold kommune 2020 Saksnr Utvalg Type Dato 35/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Forslag til økonomireglement for Indre østfold kommune 2020 vedtas. Saken gjelder: Det er behov for et økonomireglement for prosjektperioden i Indre Østfold kommune 2020 til og med Prosjektleders vurderinger: Prosjektleder anser det nødvendig å sørge for en god og oversiktlig økonomistyring basert på et vedtatt økonomireglement for Indre Østfold kommune 2020, gjeldende frem til og med Dette reglementet vil da erstattes med et nytt økonomireglement for den nye kommunen. Formålet med økonomireglementet er: Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning av fellesnemndas midler Å bidra til en god økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Prosjektleder og delprosjektledere i Indre Østfold kommune 2020 vil disponere midler i forbindelse med sitt arbeid. De får ansvar for at medarbeidere som i sitt daglige arbeid utfører oppgaver regulert i dette økonomireglementet, har den nødvendige kjennskap til reglementet. Økonomireglementet er prosjektets overordnede regelverk for behandling av økonomisaker. Vurdering av prinsipiell betydning: 20

21 Saken anses å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. Vedlegg: Forslag til økonomireglement for Indre Østfold kommune

22 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Indre Østfold kommune Justering av budsjett 2018 Saksnr Utvalg Type Dato 36/18 Fellesnemnda PS Rådmannens innstilling: Foreslåtte justeringer i budsjett 2018 for Indre Østfold kommune 2020 slik det fremgår av saksfremleggets punkt 1 vedtas. Bakgrunn og saksopplysninger: I denne saken foreslår prosjektleder å omdisponere vedtatt opprinnelig budsjett for 2018 med slik tildeling til prosjekt IØK 2020 s hovedområder/delprosjekter (opprinnelig budsjett i parentes): Hovedområde/delprosjekt Nytt revidert budsjett Oppr.budsjett Fellesnemnd og PSU Tillitsvalgte og HVO Prosjektleder Prosjektkoordinator/stab HR-rådgiver Juridisk rådgiver Digitalisering Kommunikasjon

23 Anskaffelser A1 Administrasjon og ledelse A2 Økonomi A3 Eiendom, miljø, tekn.tj A4 Helse, sosial og omsorg A5 Oppvekst A6 Forberedelser til valg A7 NAV (NY) P1 Politisk organisering P2 Nærdemokrati og felles kultur (sammenslått med P1 og A/P5) A/P1 Kommuneplan A/P2 Arbeidsgiverpolitikk A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler A/P4 Interkommunalt samarbeid og eierskap A/P5 Næring, kultur og stedsutvikling TOTALT Vedlegg 1 og 2 viser en mer detaljert oversikt over foreslåtte endringer. Prosjektleders vurderinger: Budsjett for 2018 ble vedtatt i fellesnemndas møte 19. desember I dette budsjettoppsettet holdt prosjektleder igjen store deler av budsjettrammen for senere disponering. I løpet av mars/april har de enkelte delprosjekt vurdert sine ressursbehov mer detaljert og fremmet disse overfor prosjektleder. Med dette som utgangspunkt er det derfor foreslått omdisponering av midler for å sikre handlingsrom for delprosjektene til å utføre sin pålagte oppdrag. Frikjøp I forslaget til revidert budsjett er store deler av det økonomiske handlingsrommet i

24 disponert. Mange av delprosjektene er tilført midler knyttet til frikjøp (sekretærressurser, kommunikasjonsressurser m.v.). Etter en kartlegging av kommunenes IKT-systemer ser prosjektleder det som et prioritert område å styrke delprosjektenes IKT-arbeid (vurdering av fremtidige løsninger og fagsystemer) med tilførsel av IKT-kompetanse i form av økt frikjøp. Det er totalt lagt inn en økning på 3,15% årsverk på IKT/anskaffelser IKT fordelt med 1,1 årsverk i stab og 1,75 årsverk fordelt på de ulike delprosjekter. Med bakgrunn i foretatte analyser/ behovskartlegginger anser prosjektleder dette som en nøktern bemanning basert på de prosesser som bør være ferdigstilt før 2020 innenfor IKT-området. Styrkingen er også i tråd med klare anbefalinger/erfaringer fra andre kommunesammenslåingsprosesser. Midler er derfor omdisponert fra avsatte midler IKT, og fordelt ut til aktuelle delprosjekter og stab. I tillegg til dette foreslås et økt frikjøp for HTV med 0,45% årsverk, jfr. egen sak om dette. Det vil trolig også komme noen justeringer for hovedverneombudsordningen i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 1. kvartal. Øvrige omdisponeringer Det er også omdisponert midler til medvirkningstiltak, ekstern bistand, analysekapasitet, samlinger med innbyggere, folkevalgte, ansatte, kompetansehevingstiltak, studieturer m.m. (jfr. vedlegg 1). Beskrivelse av innholdet i enkeltjusteringene fremkommer av vedlegg 2. Mindre justeringer knyttet til kjøregodtgjøring, bevertning, drift arbeidsgrupper, er ikke omtalt i vedlegg 2. Inntekter I tillegg til tilskuddsmidlene fra Staten er Indre Østfold kommune 2020 tildelt folkehelsemidler på kr ,- fra Østfold Fylkeskommune for å etablere en Indre-Østfoldmodell for folkehelsearbeid. IØK 2020 er også tildelt kr ,- fra kommunal- og regionaldepartementet i forbindelse med deltakelse i lokaldemokratiprosjekt. Disse er disponert i foreliggende justerte budsjettforslag for I tillegg til ovennevnte er det søkt om fornyingsmidler (skjønnsmidler) fra fylkesmannen i Østfold. Fylkesmannen har totalt en ramme på 5,5 mill.kr. til fornyingsprosjekter i Østfold i Indre Østfold kommune 2020 på vegne av de 5 kommunene i en samlet søknad søkt om 3 mill. kr. av denne potten, basert på 10 konkrete prosjektforslag fra kommuner, delprosjekter og prosjektstab. Prosjektleder vil komme tilbake med sak om disponering av eventuelle fornyingsmidler etter at disse er fordelt av fylkesmannen senere i år. Økonomiske effekter av gevinstrealisering i form av ledigholdelse av vakante stillinger, etablering av samarbeidstiltak mellom kommunene m.m. er ikke med som en del av Indre Østfold kommune 2020 sitt budsjett. Disse gevinstene tas direkte ut i linjeorganisasjonen (kommunene), men vil registreres og rapporteres på i prosjektet i forbindelse med kvartalsrapporteringer. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Saken anses ikke å ha vesentlige økonomiske konsekvenser, da denne gjelder omdisponeringer innenfor vedtatt budsjettramme. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. 24

25 Vedlegg: Vedlegg Budsjettjustering Vedlegg Budsjettjustering-detaljer 25

26 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Prosess for etablering av nye vei- og gatenavn i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad Saksnr Utvalg Type Dato 37/18 Fellesnemnda PS Rådmannens innstilling: 1. Fellesnemda gir sin tilslutning til prosessen for etablering av nye vei og gatenavn i kommunene Trøgstad, Eidsberg, Askim, Spydeberg og Hobøl. 2. Fellesnemda anmoder kommunestyrene i de 5 kommunene til å delegere myndighet etter Matrikkelloven 21 og matrikkelforskriften til fellesnemda, for saker som gjelder Indre Østfold kommune. 3. Eventuelt andre vei- og gatenavn som dukker opp i løpet av prosessen, legges ut på høring fortløpende av prosjektadministrasjonen i Indre Østfold kommune 2020, i tråd med forslaget for prosessgjennomføring. Bakgrunn: Det ble den avholdt et oppstartsmøte med kartverket vedrørende de utfordringer som kommunesammenslåingen vil skape for matrikkelen. I møtet ble det klart at kommunene må gjennomføre et arbeid med nye kretsnummer for valg- og skolekretser, samt at man må avklare om det er sammenfallende adressenavn og adressekoder i kommunene. Arbeidet for å tilrettelegge nye kretsnummer og adressekoder blir gjennomført på administrativt nivå. Nye vei- og gatenavn må avgjøres gjennom politisk behandling. Alle veier, gater og lignende skal ha et navn som er entydig innenfor kommunen. Det vil si at to veier/gater ikke kan ha samme eller lignende navn innenfor samme kommune. Adresser og skilt skal sørge for at alle på en lett forståelig måte kan finne frem til bygninger, boliger og andre aktuelle steder. For raskt å finne fram i en nødsituasjon, kan vegadresser være avgjørende for å berge liv, helse, miljø og økonomiske verdier. De 5 kommunene har et betydelig antall vei- og gatenavn som enten er helt like eller svært like. Det er også en utfordring med gjennomgående veier (veier som krysser dagens kommunegrenser), disse må ha samme vei/gatenavn. Andre vei/gatenavn kan enkelt bli erstattet ved å forlenge traseen for et tilstøtende vei/gatenavn. Det er opprettet en faglig ressursgruppe tilknyttet arbeidsgruppen plan, byggesak og geodata i delprosjekt A3. Prosjektleder legger i denne saken frem forslag til vedtak om prosessen for vei/gatenavn. Samtidig legges frem forslag til hvilke veier/gater som skal få nytt navn. 26

27 Lovgrunnlag: Matrikkelloven 21 og tilhørende forskrifter 50 og 51 pålegger kommunen å ha entydige veinavn innenfor kommunen. Bestemmelsene gir kommunene anledning til å endre eller slette tidligere tildelte adresser når dette er nødvendig. Lov om stadnamn regulerer hvordan skrivemåten på nye veinavn skal fastsettes. Forslag til tidsplan for etablering av nye vei/gatenavn: 1. April 2018 Fellesnemda fatter vedtak om hvilke veier som skal få endret veinavnet, enten til et helt nytt navn eller ved å bli erstattet av et eksisterende veinavn. Kommunene stadfester fellesnemdas vedtak og delegerer myndighet til å fatte vedtak om nye veinavn til fellesnemda. 2. Mai August 2018 Kommunenes innbyggere informeres gjennom annonser i lokale media og de kommunale hjemmesidene om behov for nye veinavn. Samtidig oppfordres innbyggerne til deltagelse ved å komme med forslag til veinavn. Oppsittere til de aktuelle veiene, historielag og andre med lokalhistoriske kunnskaper, vil særlig bli oppfordret til slik deltagelse. 3. August - November 2018 Ressursgruppa samler alle innkommende forslag og utarbeider sak med forslag til vei/gatenavn for de enkelte parsellene. Stedsnavntjenesten skal kontrollere skrivemåten. Stednavntjenesten er organisert under språkrådet. 4. Desember 2018 Ressursgruppa legger frem et forslag til vedtak for nye veinavn der alle forslag er vurdert til behandling. 5. Adresseendringene gjennomføres før Veier/gater som må få nytt navn: Ressursgruppa har med grunnlag i føringer fastsatt av Kartverket klargjort følgende prinsipper og målsettinger som grunnlag for innstilling til vedtak: Hvor mange bruksenheter for bolig er knyttet til veinavnet i hver kommune? Målsetting: Vektlegge at færrest mulig parter berøres. Hvor mange bruksenheter for industri/næringsformål er knyttet til veinavnet i hver kommune? 27

28 Målsetting: Vektlegge at færrest mulig parter berøres. Vektlegge industri/næring. Er veinavnet tilknyttet et gammelt stedsnavn? Målsetting: Vektlegge at veinavn som er tilknyttet til gammelt stedsnavn bør beholdes. Tilhører veinavnet en gruppe av samme type der navnet kan endres enkeltvis? Målsetning: Muligheten for gruppetilhørighet må beholdes. Eksempel «fuglenavn» eller «treslag». Har veinavnet likhet med annet veinavn? Målsetting: Fjerne likhet som kan skape problemer for nødetater og andre. Stor avstand mellom aktuelle veier kan forsterke de negative konsekvensene hvis veinavnet misoppfattes. Kan veinavnet erstattes ved at en tilstøtende veinavntrase forlenges? : Vektlegge en naturlig løsning som kanskje allerede og uavhengig av sammenslåingen, burde vært etablert. Har veinavnet en sterk posisjon for flere enn beboerne? Målsetting: Beholde gamle veletablerte veinavn som mange har en sterk tilknytting til. Prosjektleders vurderinger: Vedlagte veinavnliste gir mer detaljert informasjon om hvilke veinavn saken gjelder, og hvilke kommuner som bør bytte veinavn. Vedlagte liste bør nødvendigvis ikke være uttømmende, man kan ha oversett enkelte veinavn som burde vært endret. Veinavn som dukker opp i løpet av prosessen bør kunnes legges ut på høring fortløpende av det administrative prosjektet. Innbyggermedvirkning i prosessen med nye veinavn, vil kunne være med på å skape positiv blest rundt kommunesammenslåingen. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken oversendes kommunestyrene etter behandling i fellesnemnda. Vedlegg: forslag til gater som må endre navn 28

29 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /508 Vurdering av politisk organisering og nærdemokratiske ordninger i Indre Østfold kommune Saksnr Utvalg Type Dato 38/18 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Den foreløpige skissen legges til grunn for det videre arbeidet med politisk organisering av Indre Østfold kommune 2. Fellesnemnda oversender saken til by- og kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl. Spydeberg og Trøgstad for uttalelse Hva saken gjelder: I denne saken vurderes prinsipper for lokaldemokratiet og den politiske organiseringen av Indre Østfold kommune. Saken legges fram for drøfting i Fellesnemnda. I Fellesnemndas møte den 5. juni 2018 legger delprosjektet fram forslag til hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune. Forslag til nærdemokratiske ordninger legges fram høsten Saksopplysninger: Styrket lokaldemokrati er et av hovedmålene i kommunereformen. By- og kommunestyrene har delegert følgende til Fellesnemnda på dette området: «4. Fastsette den politiske organiseringen og den overordnede administrative organiseringen av den nye kommunen. Kommunestyret i den enkelte kommune skal uttale seg om saken før den behandles i fellesnemda. 5.Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret i den nye kommunen.» I juni 2017 vedtok også alle by- og kommunestyrene at kommunestyret i Indre Østfold kommune 29

30 skal ha 45 representanter. Dette delprosjektet skal vurdere hvordan lokaldemokratiet skal fungere og organiseres i den nye kommunen. Prosjektet skal forslå ny politisk modell inkludert nærdemokratiske ordninger, og utarbeide politisk håndbok med reglementer og delegeringer. Alle kommunene har en formannskapsmodell, men det er variasjoner med hensyn til bruk av og representasjon i kommunestyrekomiteer, utvalg og råd samt innbygger- og brukerinvolvering. Delprosjektet skulle også vurdere en parlamentarisk modell, og i sak 12/18 gjorde Fellesnemndas følgende enstemmige vedtak: «Parlamentarisk styresett utredes ikke videre.» I prosjektplanen presenteres 10 politiske målsetninger for Indre Østfold kommune. Følgende to målsetninger har særlig relevans for politisk organisering: «En raus og slagkraftig kommune med byer, tettsteder og landområder i vekst, med fokus på omdømmebygging og nærdemokrati og der innbyggere kjenner hele kommunen og trives. Landets fremste kommune på digital kommunikasjon mellom innbyggere og kommune.» I grunnlagsdokumentet for 6 k som aldri ble realisert ble det lagt fram følgende forslag til politisk organisering: «3.1. Demokratisk modell 6K skal ha formannskapsmodell, med hovedutvalg eller komiteer. Hovedutvalgene foreslås i størst mulig grad å ha gjennomgående representasjon. I tillegg etableres ordning med politisk saksordfører. Demokratisk modell: 30

31 Følgende prinsipper ble lagt til grunn for nærdemokratiske ordninger i 6K dokumentet: « Nærdemokratisk ordning 6K skal ha ordninger for å understøtte det lokale engasjement og tettstedsutvikling: Det skal etableres et hovedutvalg for utvikling av tettsteder/lokalsamfunn i kommunen. I modellen er dette kalt hovedutvalg for Kultur og Stedsutvikling. Det skal i tillegg rigges en struktur, f.eks. et eget råd for tettstedsutvikling, som sikrer innflytelse fra tettstedene. 6K skal opprettholde og skape vellykkede lokale samarbeidsformer mellom det offentlige og næringslivet.» Delprosjektet viser til KS` demokratiundersøkelse og legger samme prinsipper til grunn for godt lokaldemokrati: Vurderinger av alternativer og konsekvenser: KS har skissert følgende hovedalternativer knyttet til politisk organisering som vil bli drøftet i 31

32 denne saken: I overstående plansje belyses mere tradisjonelle vurderinger knyttet til politisk organisering av det representative lokaldemokratiet. To ulike varianter av den politiske organiseringen settes opp imot hverandre. I den sentraliserte modellen er makten i stor grad samlet i kommunestyret supplert med gjennomgående representasjon i få andre politiske organer. Kommunestyrets medlemmer blir sterkere aktivisert i styringsfunksjon i kommunen og mindre i enkeltsaker. Fokus flyttes til behandling av sentrale styringsdokumenter/planer, temaer, saksområder og ivaretakelse av utviklingsperspektivet. I denne modellen kan utfordringen være lav lokalkunnskap fordi færre politikere deltar. I den desentraliserte modellen er det flere utvalg med vedtaksmyndighet i tillegg til kommunestyret, og ikke gjennomgående representasjon. I denne modellen er oppdeling/fragmentering av politikkutforming og politisk styring en utfordring. Modellen gir mulighet for politisk spesialisering, og høyere grad av lokalkunnskap ved at flere politikere enn de som ikke er valgt inn i kommunestyret deltar. KS` utfordrer oss til å gjøre alternative vurderinger knyttet til politisk organisering. I plansjen nedenfor skisseres en organisering som ivaretar en helhetlig styring av kommunen supplert med et mangfold av arenaer og arbeidsformer (nærdemokratiske ordninger). En slik organisering kan sikre et innbyggernært styre hvor de kommer til orde og blir hørt. Samtidig blir det politiske ansvaret tydeliggjort ved at kommunestyret utøver en helhetlig styring med gjennomgående representasjon i alle utvalg. Samlet sett kan dette styrke tilliten til det politiske styret. Delprosjektet vil foreslå en politisk organisering basert på denne modellen med helhetlig styring kombinert med hensiktsmessige nærdemokratiske ordninger som sikrer innflytelse fra innbyggere og næringsliv og bygger opp under lokalsamfunnene. 32

33 Nærdemokratiske ordninger For Indre Østfold kommune vil det være viktig å etablere nærdemokratiske ordninger som skal legge til rette for politisk innflytelse fra flere innbyggere og samarbeidspartnere enn vi kan nå gjennom politiske organer. Ordningene må også bidra til god kontakt og nærhet mellom befolkningen og kommunens politikere og administrasjon, og være en kanal for å hevde interesser og påvirke politiske beslutninger. De nærdemokratiske ordningene skal bygge opp under de mange lokalsamfunnene i Indre Østfold kommune og fremme samskaping mellom kommune, frivillige, næringslivet og den enkelte innbygger. Vi må bygge en politisk modell som kan møte morgensdagens utfordringer og muligheter. I KS` veileder «La oss gjøre det sammen» sies det: «Den norske velferdsstatsmodellen trenger fornying. Ikke fordi den er i stykker, men den er under press. Det største presset finner vi i kommunene der folk bor. Nye og nyttige løsninger i velferdsstaten er det derfor mest relevante å utvikle der. Å lykkes med sosial innovasjon i kommunen handler ikke bare om å finne rett vei til nye løsninger, det handler like mye om å finne noen å gå sammen med.» Nærdemokratiske ordninger kan grovt deles inn i tre hovedkategorier: 1. Frivillige organisasjoner med et bestemt geografisk nedslagsfelt 2. Foreningsbasert lokalutvalgsmodell 3. Organ med delegert avgjørelsesmyndighet og tjenesteansvar (kommunedelsutvalg) Kommunedelsutvalg er beskrevet i kommunelovens 12, og kan forstås som en bestemt type lokalutvalg. Lovbestemmelsen går i korthet ut på at kommunestyret kan opprette slike utvalg for deler av kommunen, og kan bestemme om medlemmene i kommunedelsutvalg skal utpekes av kommunestyret selv eller velges ved direkte valg. I tilfelle direkte valg, skal valglovens bestemmelser følges bare «i den grad det er hensiktsmessig». Det er viktig å få avklart om det skal være direkte valg fordi dette vil påvirke partienes nominasjon. Kommunestyret fastsetter selv kommunedelsutvalgenes arbeidsoppgaver, og de kan tildeles 33

34 avgjørelsesmyndighet i saker som vedrører kommunedelen med mindre annet følger av lov. I henhold til NIBR rapport 2013:4 fremkommer det at det synes klart at «organer med delegert beslutningskompetanse og tjenesteansvar» passer best i de aller største byene. Til sammenligning har bydelsutvalgene i Oslo har en innbyggerstørrelse på mellom og innbyggere Et annet argument som blir brukt er at slike ordninger blir mer kompliserende enn forenklende. Indre Østfold kommune blir en kommune med flere tettsteder og to byer og det er relativt korte avstander. Dette gjør at en ordning med kommunedelsutvalg ikke synes å være det mest hensiktsmessige for å nå målet om å være en fremtidsrettet og effektiv tjenesteleverandør som utvikler levende lokalsamfunn. Delprosjektet anbefaler at vi utreder og ser på de øvrige nærdemokratiske ordningene som er i bruk i kommuner av samme størrelse og sammensetning. Delprosjekt Politisk organisering og nærdemokrati foreslår følgende foreløpige skisse til politisk organisering i Indre Østfold kommune: Grunnprinsippene for den politisk organisering av Indre Østfold er helhetlig styring kombinert med hensiktsmessige nærdemokratiske ordninger som sikrer innflytelse fra innbyggere og næringsliv og som bygger opp under lokalsamfunnene. Det legges opp til gjennomgående representasjon. Helhetlig politisk styring, samskaping og samhandling mellom interne og eksterne tjenester og aktører vil være nødvendig for å ta i bruk lokalsamfunnenes ressurser og gi et helhetlig tjenestetilbud. Vi ønsker derfor ikke en politisk organisering som bygger opp under en sterk sektorisering av tjenestene. Vi tenker heller ikke at den administrative organiseringen nødvendigvis må speile den politiske. Politisk behandling av saker fra flere tjenesteområder i samme utvalg styrker en helhetlig tenkning og politisk styring. 34

35 Komiteer eller utvalg: I forslag til ny kommunelov oppheves skille mellom komite og utvalg. Det skal kun hete utvalg, men reglementet og delegering avgjør arbeidsform og myndighet. Benevnelsen utvalg skal kun benyttes på politiske organ. Nærdemokratiske ordninger: Samfunnsutvalget får et særlig ansvar for stedsutvikling og oppfølging av de nærdemokratiske ordningene som skal legge til rette for politisk innflytelse fra flere innbyggere og samarbeidspartnere enn vi kan nå gjennom politiske organer i det representative demokratiet. Det forslås å opprette lokalråd/-utvalg og eventuelt andre nærdemokratiske ordninger som skal bygge opp under de mange lokalsamfunnene i Indre Østfold kommune og fremme samskaping mellom kommune, frivillige, næringslivet og den enkelte innbygger. Minst to kommunestyrerepresentanter bør møte i lokalrådene 2-4 årlig. Det skal ikke innføres direkte valg av medlemmer til lokalutvalg slik det åpnes for i Kommunelovens 12, annet ledd. Andre råd og utvalg (veldig foreløpig): Ungdommens kommunestyre Råd for eldre - lovpålagt Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - lovpålagt 35