Sak 27-17_SamUT_061217_FIA-Modell for gevinstarbeid.pdf Sak 28-17_SamUT_061217_Visning av labsvar i EPJ.pptx Sak

Transkript

1 Sak 27-17_SamUT_061217_FIA-Modell for gevinstarbeid.pdf Sak 28-17_SamUT_061217_Visning av labsvar i EPJ.pptx Sak 30-17_SamUT_061217_Applikasjonskvittering 1.1.pptx Sak 32-17_SamUT_061217_Tjenesteyterkopi kopier av meldinger internt på HF.pptx Sak 33-17_SamUT_061217_ Status på veileder for elektronisk meldingsutveksling.pptx Sak 34-17_SamUT_061217_Behov for veileder-elektronisk samhandling med helseforetakene.pdf Sak og 36-17_SamUT_061217_Orientering fra Direktoratet for e-helse.pptx Sak 37-17_SamUT_061217_Utredning innføring av henvisning 2.0.pptx

2 Modell for gevinstarbeid i Program Felles Infrastruktur og Arkitektur SamUT 6. desember 2017

3 For liten grad av realisering av gevinster i offentlig sektor Forvaltningen gjør enorme investeringer i IKT, men nytteeffektene av disse investeringene er svært dårlig dokumentert - og anslagsvis 75 % av offentlige IKTprosjekter feiler * Riksrevisjonens undersøkelse av arbeid med gevinstrealisering i statlige iktprosjekter Varierende hvorvidt det har vært et helhetlig opplegg for å styre og følge opp arbeidet med å realisere gevinster Kun halvparten har hatt et opplegg for å måle gevinster Nær halvparten av har definert hvem eller hvilken enhet i virksomheten som er ansvarlig for å sikre at prosjektets gevinster realiseres Varierende hvorvidt linjeorganisasjonen har fulgt opp arbeidet med gevinster DFØ og DIFIs rapport «Tiltak for å bedre gevinstrealiseringen»: Gevinstrealisering der ansvaret som prosjekteier og gevinstansvarlig ligger i ulike virksomheter Vanskelig å beskrive et godt gevinstbilde når gevinstene tilfaller andre aktører Liten/ingen dialog med de virksomhetene som forventes å ta ut gevinstene Gevinstansvarlig virksomhet realiserer ikke gevinster som forventes av dem Uklart hvilken rolle, og hvor langt virksomheten med prosjektansvaret skal gå *Gevinstrealisering og offentlige IKT-investeringer (2012) Gevinstrealisering har i liten grad vært tema i dialogen mellom linjen og prosjektene 2

4 Gevinster og helsepolitiske målsettinger Styringsdisipliner gevinstarbeid En gevinst er en målbar forbedring som stammer fra et resultat som oppfattes som en fordel av en eller flere interessenter 1 Portefølje har ansvaret for at sektorens strategi realiseres gjennom strategiske mål 2 Program har ansvaret for å følge opp gevinster som skal realisere effektmålene Sektorens strategiske mål + Programmets effektmål + Prosjektenes resultatmål + 3 Prosjekt har ansvar for leveranser som skal realisere resultatmålene Kategorisering av gevinster = Behov for å synliggjøre hvilke gevinster som bidrar til å realisere hvilke mål Strategisk GEVINSTKATEGORIER måloppnåelse Tid Kost Kvalitet Side 3

5 Noen suksesskriterier for gevinstrealisering «Gevinstrealisering er ressurskrevende og krever kontinuerlig innsats, fra konsept- til realiseringsfasen» Etablere effektiv programstyring med god metodikk Avklare roller og ansvar mellom program, prosjekt og virksomhet Erkjenne at ansvaret for gevinstrealisering ligger hos virksomhetsledelsen Endringsledelse er en forutsetning for gevinstrealisering 4

6 1 Modell for gevinstarbeid i programmet

7 Etablert metodikk for gevinstrealisering i offentlig sektor ligger til grunn (1) Prosjektveiviser for offentlig sektor (DIFI) Prosjektveiviseren er DIFIs anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter Veiviseren beskriver et sett med faser som prosjekter skal gjennom, med angitte beslutningspunkter beskriver hvilken styringsdokumentasjon som skal utarbeides underveis dekker hele prosessen fra prosjektets konsept til overlevering og avslutning, samt realisering av gevinster Side 6

8 Etablert metodikk for gevinstrealisering i offentlig sektor ligger til grunn (2) Veileder for planlegging av gevinstrealisering (DFØ) DFØ har publisert veilederen Gevinstrealisering planlegging for å hente ut gevinster av offentlige prosjekter Samarbeid med DIFIs Prosjektveiviseren slik at de to verktøyene skal kunne brukes parallelt Veilederen skal bidra til god planlegging og vellykkede gevinstrealiseringsprosesser i offentlige tiltak være et praktisk hjelpemiddel med enkle metoder og verktøy Modellens 4 trinn - Prosjektets oppstartsdokumenter - Samfunnsøkonomisk analyse - Gevinstoversikt - Gevinstkart - Interessentanalyse - Sette opp gevinstrealiseringsplan - Nullpunktsmåling - Etablere eierskap til gevinstene hos gevinstansvarlige - Jevnlig kontakt med gevinstansvarlige - Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen - Dokumentere realiserte gevinster - Vurdere om det skal realiseres ytterligere gevinster - Avsluttende rapportering Side 7

9 Leveranser Hovedaktiviteter Operasjonalisering av arbeidet Identifisere gevinster Planlegge og estimere gevinster Gjennomføre gevinstrealisering Dokumentere realiserte gevinster Program Prosjekt Etablere rammer for gevinstarbeid i programmet Utarbeide interessentanalyse Realisere gevinster Virksomhet Identifisere gevinster Utarbeide generisk gevinstrealiseringsplan Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen Identifisere forutsetninger og hindringer for gevinstrealisering Tilpasse gevinstrealiseringsplan til egen virksomhet og gjennomføre nullpunktsmålinger Innhente og sammenstille status for gevinstrealisering Utpeke gevinst-ansvarlig og gevinsteier(e) Gevinstoversikt inkl. forutsetninger og hindringer for gevinstrealisering Interessentanalyse Generisk gevinstrealiseringsplan Statusrapport fra virksomheten på realiserte gevinster Gevinstrealiseringsplan som arbeidsverktøy for virksomhetsledelsen Statusrapport for programmet 8

10 2 Avklare roller og ansvar mellom program, prosjekt og virksomhet

11 Avklare roller og ansvar mellom program, prosjekt og virksomhet Samarbeid mellom prosjekteier og virksomhet er avgjørende for å lykkes 1. Etablerer et godt samarbeid mellom partene allerede tidlig i prosjektet 2. Avklare hvem som er ansvarlig for gevinstrealiseringen 3. Involver denne tidlig og avtale forpliktende samarbeid 4. Sikre at gevinstarbeid er kontinuerlig tema i dialogen mellom virksomhet og prosjekt 5. Legge til rette for et systematisk samarbeid om gevinstrealisering gjennom prosjektforløpet og etter at prosjektet er avsluttet PROGRAMMET SKAL Sikre effektiv programstyring og legge til rette for gevinstarbeid i prosjektene PROSJEKTET SKAL Bistå virksomhetene i utarbeidelse av gevinstrealiseringsplaner VIRKSOMHETEN SKAL Sikre at gevinster hentes ut i virksomheten Side 10

12 Roller og ansvar Ansvar Rolle Ansvar Prosjekt Gevinstressurs (rollen utøves av prosjektleder dersom det ikke utnevnes en egen ressurs i prosjektet) Legge til rette for gevinstrealisering i virksomhetene bistå i utarbeidelsen av gevinstrealiseringsplaner for virksomhetene (maler, eksempelmålinger) Tilpasse bistanden til virksomheten innenfor prosjektets rammer Ivareta prosjektets ansvar for gevinstarbeidet i prosjektfasen, herunder ha tett kontakt med gevinstansvarlige i virksomhetene innhente og sammenstille status for gevinstrealisering i virksomhetene der gevinstene realiseres i prosjektperioden holde prosjektets gevinstplan oppdatert i prosjektperioden Virksomhet Gevinstansvarlig Gevinstansvarlige i virksomhetene har det overordnede ansvaret for at gevinstene blir realisert. Den gevinstansvarlige bør være en leder i den delen av virksomheten som skal realisere gevinsten. Den gevinstansvarlige er direkte involvert i gevinstrealiseringsplanen. Rapporterer til program via overordnet gevinstkontakt. Virksomhet Gevinsteier Gevinsteier(e) oppnevnes av gevinstansvarlig og er en «forlenget arm/lokal støttespiller». Gevinsteier(e) har et distribuert ansvar for sin del av gevinstene. Rapporterer til gevinstansvarlig. Side 11

13 Roller og ansvar Ansvar Rolle Ansvar Program Gevinstkoordinator Sikre effektiv programstyring og legge til rette for gevinstarbeid i prosjektene Etablere en helhetlig modell for gevinstarbeidet basert på etablert metodikk for gevinstrealisering i offentlig sektor, herunder avklare roller og ansvar mellom aktørene kommunikasjons- og rapporteringslinjer for gevinstarbeidet kartlegge og vedlikeholde oversikt over kritiske risikoer knyttet til realisering av gevinster innhente og sammenstille status for gevinstarbeidet Prosjekt Gevinstressurs (rollen utøves av prosjektleder dersom det ikke utnevnes en egen ressurs i prosjektet) Legge til rette for gevinstrealisering i virksomhetene bistå i utarbeidelsen av gevinstrealiseringsplaner for virksomhetene (maler, eksempelmålinger) Tilpasse bistanden til virksomheten innenfor prosjektets rammer Ivareta prosjektets ansvar for gevinstarbeidet i prosjektfasen, herunder ha tett kontakt med gevinstansvarlige i virksomhetene innhente og sammenstille status for gevinstrealisering i virksomhetene der gevinstene realiseres i prosjektperioden holde prosjektets gevinstplan oppdatert i prosjektperioden Virksomhet Overordnet gevinstkontakt Styringsgruppens medlem er rapporterings- og kommunikasjonsansvarlig for gevinstarbeidet i/for virksomhetene de representerer ivareta kommunikasjonen på vegne av virksomhet til programmet etter prosjektavslutning påse at virksomhetene utpeker gevinstansvarlig formidle rapporteringen på gevinstrealisering fra virksomheten til programmet Virksomhet Gevinstansvarlig Gevinstansvarlige i virksomhetene har det overordnede ansvaret for at gevinstene blir realisert. Den gevinstansvarlige bør være en leder i den delen av virksomheten som skal realisere gevinsten. Den gevinstansvarlige er direkte involvert i gevinstrealiseringsplanen. Rapporterer til program via overordnet gevinstkontakt. Virksomhet Gevinsteier Gevinsteier(e) oppnevnes av gevinstansvarlig og er en «forlenget arm/lokal støttespiller». Gevinsteier(e) har et *se rolle- og ansvarsbeskrivelser for detaljert informasjon distribuert ansvar for sin del av gevinstene. Rapporterer til gevinstansvarlig. Side 12

14 Rapporteringslinjer for gevinstrealisering i programmet PROGRAMEIER VIRKSOMHETSEIER STYRINGSGRUPPE PROGRAMLEDER GEVINSTKOORDINATOR STYRINGSGRUPPEREPRESENTANT Overordnet gevinstkontakt Overordnet gevinstkontakt har ansvar for å rapportere status på gevinstrealisering til programmet Programmet har ansvar for å innhente og sammenstille status på realiserte gevinster PROSJEKTEIER PROSJEKTEIER PROSJEKTEIER PROSJEKT 1 Prosjektleder/ Gevinstressurs PROSJEKT 2 Prosjektleder/ Gevinstressurs PROSJEKT 3 Prosjektleder/ Gevinstressurs VIRKSOMHET 1 Gevinstansvarlig/ Gevinsteier VIRKSOMHET 2 Gevinstansvarlig/ Gevinsteier VIRKSOMHET 3 Gevinstansvarlig/ Gevinsteier Gevinstansvarlig rapporterer status på gevinstrealisering til overordnet gevinstkontakt Rapporteringslinjer for gevinster i programmet Rapporteringslinjer for gevinster til programmet Side 13

15 3 Ansvaret for gevinstrealisering ligger i virksomheten

16 Prosjektet bistår virksomheten i oppstarten 1 Opprette dialog med virksomheten Legge grunnlaget for godt samarbeid mellom prosjekt og virksomhet Samarbeid mellom prosjekt og virksomhet 2 Identifisere og etablere roller i gevinstarbeidet Prosjektet definerer gevinstressurs i prosjektet virksomheten definerer gevinstansvarlig og evt. gevinsteier(e) i virksomheten Forstå og kommunisere endringer for gevinstrealisering 3 Oppstartsmøter gevinstrealisering Introdusere og diskutere gevinstrealiseringsarbeidet i virksomhet ene 4 Utarbeide gevinstrealiseringsplan Prosjektet utarbeider generisk gevinstrealiseringsplan, aktørene tilpasser gevinstrealiseringsplanen til egen virksomhet 5 Gjennomføre nullpunktsmålinger Utføres av virksomheten med bistand fra prosjektet Side 15

17 Ansvaret for gevinstrealisering ligger hos virksomheten Virksomheten har ansvaret for å realisere og omsette gevinstene 6 Følge opp målinger Sikre at gevinstmålinger blir gjennomført i etterkant av prosjektet og i driftsfasen 7 Sikre gevinstrealisering Påse at gevinstene blir hentet ut, identifisere og følge opp når resultatene ikke er i henhold til planen 8 Rapportere på status til programmet Rapportere status for realisering av gevinster til programmet i henhold til veiledning Side 16

18 Dialog og samarbeid mellom program, prosjekt og virksomhet Løpende dialog og samarbeid mellom nivåene Program Prosjekt Virksomhet Utarbeide og vedta gevinstplan for programmet Utarbeide generisk gevinstrealiseringsplan Forankre og tildele ansvar for gevinster Tilpasse gevinstrealiseringsplan Følge opp gevinstrealisering Program Utarbeider gevinstplan for programmet Styringsgruppe Vedtar samlet gevinstplan for programmet Prosjekt Utarbeider generisk gevinstrealiseringsplan Styringsgruppe Vedtar samlet gevinstplan for prosjektet Overordnet gevinstkontakt i SG Formidle kontakt med gevinstansvarlig Gevinstansvarlig Jobber med forankring i virksomheten Gevinstansvarlig Ansvar for å tilpasse gevinstrealiseringsplanen til virksomheten Gevinstansvarlig Ansvarlig for gjennomføring av målinger Overordnet gevinstkontakt i SG Rapportere status til programmet Gevinstansvarlig Følger opp tiltakene i gevinstrealiseringsplanen Status gevinstrealisering blir rapportert til programmet Side 17

19 4 Endringsledelse som forutsetning for gevinstrealisering

20 Ansvaret for endringene ligger hos virksomhetene Gevinstrealisering Endringsledelse + Current Prosjektleveranser = Forbedring i prosesser og virksomhet Transiti on Gevinster New Gevinstrealisering innebærer å identifisere, gjennomføre, måle og evaluere nødvendige tiltak og aktiviteter for å sikre at oppnåelse av ønsket effekt Endringsledelse handler om å lede ansatte og organisasjon gjennom en endringsprosess slik at virksomheten oppnår forventede resultater Forventede gevinster kommer ikke av seg selv før de er identifisert sammen med nødvendige endringer i arbeidsprosesser. Gevinstoppfølging og endringsledelse er derfor uløselig knyttet til hverandre. Side 19

21 5 Rammeverk for gevinstrealisering

22 Fylle rollene i program, prosjekt og virksomheter PROGRAMMET skal PROSJEKTET skal VIRKSOMHETEN skal sikre effektiv programstyring og legge til rette for gevinstarbeid i prosjektene bistå virksomhetene i utarbeidelse av gevinstrealiseringsplaner (mal, eksempelmålinger, veiledning) sikre at nytteeffekter og gevinster hentes ut i egen virksomhet og rapportere gevinstrealiseringen Side 21

23 Rammeverk for gevinstrealisering 1. Prosjektbegrunnelse 2. Gevinstoversikt 3. Gevinstkart 4. Nullpunktsmålinger 5. Gevinstrealiseringsplan 6. Statusrapport Side 22

24 Visning av labsvar i EPJ Jeanette Wiger, Sykehuspartner/HSØ

25 Visning av labsvar i mottakende EPJ-system er en utfordring i samhandlingen viktig grunn til at HF ikke får avviklet papir svært vanskelig å få akkreditert den elektroniske svarrapporten når visningen er såpass usikker Labsvar presenteres ulikt i ulike EPJ forekommer at visning ikke er forsvarlig Det kan også være forhold hos avsender som gir utfordringer i visningen hos mottaker

26 Tett kobling til arbeidet som pågår rundt bruk av og videre implementering av NLK i sektoren Mange problemstillinger ift visning går direkte på NLK Utfordringene i forhold til visning av labsvar i EPJ blir større ved bruk av NLK Eksempel: I fag (uten NLK) kan man velge å bruke ulike analysenavn på analyser som man sender svar på flere ganger samme dag (eks måle endring av konsentrasjon av et stoff i løpet av dagen) - Kan kalle det Analyse X prøve 1 og Analyse X prøve 2, men med NLK er det ikke lov å skille på prøve 1 og prøve 2.

27 Skal ikke bruke tid på alle detaljer Ikke gjort en grundig nok kartlegging i alle system Viktigste er at dette blir «anerkjent» som en nasjonal utfordring og at man finner en måte å ha kontroll Og så kan vi sikkert diskutere hvem sin feil det er og hva som har med hva å gjøre

28 Noen eksempler som kan gå utover pasientsikkerheten Overskriving av resultater i labark i EPJ Samler resultater på datoelement Ved bruk av NLK vil man ikke lenger kunne skille på tilsynelatende like analyser. Ulik presentasjon av analysenavn og resultater i de ulike «visningsmodulene» kith-visningsfil, «labark», oversiktsvisning og meldingsoversikt (visning av enkeltmeldinger) Kan finnes ulik visning av norsk bruksnavn i løpende journal, labark og i visnings Ulik/manglende presentasjon av kommentarer Kommentar kuttes i noen tilfeller, uklar eller manglende visning av kommentar fra labark. Kan gjelde både rekvisisjonskommentar og resultatkommentarer. Ingen «viktige» journalsystemer PHT viser benevning/enhet for analyseresultater. Alvorlig feil som kan gi feiltolkning av resultater Sammenslåing av analyser: Manglende funksjonalitet i EPJ for å ivareta pasienthistorikk ved overgang til NLK

29 Våre tanker Nasjonal utfordring Derved må alle tiltak som settes inn være av nasjonal karakter og ikke regionale Vi mener det er avgjørende at dette følges opp fra nasjonalt hold og at det besluttes hvordan dette kan/skal løses i sektoren Oppfattes ihht lovverk at det er laboratoriene som er juridisk ansvarlig når f.eks en lege feiltolker eller mangler et svar selv om dette er grunnet forhold på deres side

30 - Hva er riktig vei å gå for å få en få en bedre løsning/økt trygghet rundt visning av labsvar? - Hvilke løsninger/kontrollmekanismer må etableres for å kunne avvikle papir på alle labsvar? Målet bør være at hvis vi sender et labsvar og får en positiv apprec så er vi helt sikre på at rekvirenten har fått prøvesvaret presentert på en forståelig og forsvarlig måte

31 Til drøfting Fortsette med detaljoppfølging av EPJ leverandører fra et lokalt/regionalt nivå og avvikling av papir i større og mindre grad? Sentralisert drift av legekontor? Avsluttet prosjekt fra nasjonalt hold Etablere nasjonale krav til funksjonalitet for visning av prøvesvar i EPJ? Nasjonal oppfølging av leverandører? Aktiviteter i EPJ-løftet? Aktiviteter ifm NLK arbeidet som pågår? Nasjonal godkjenning/validering mtp visning og tilhørende kravfunksjonalitet? Meldingsvalidator/test og godkjenning/journallab Bør vi utforske muligheter som visning via «IHR-løsninger»? Nasjonal løsning hvor alle laboratorier overfører til en felles database og at oppslag av laboratorieresultater fra journalsystemer skjer i en web-basert løsning der svarvisningen er fastlagt og definert av laboratoriene?

32 Behov videre At det igangsettes et arbeid nasjonalt og kartlegges hvordan dette kan løses fra nasjonalt hold med løsningsalternativer på kort og lang sikt nedsette nasjonal gruppe som kan utforme standarder for aktuelle områder relatert til laboratorieresultat, kommunikasjon og presentasjon. (Type fagråd) Mener det minimum er behov for: Nasjonale standarder som i detaljert nok grad tar for seg de ulike behovene for visning i EPJ (minimumskrav til presentasjon av kommentarer, kolonneinnhold, analysenavn, referansegrenser, enhet mm samt håndtering ved endring, sletting osv) for alle fagområder) Kravspesifikasjon for visning Bør vel ikke være behov for at dette fungerer ulikt fra system til system? Krav til bruk av visningsfil Nasjonal test og godkjenning Finne en godt fungerende modell

33 SamUT Appkvitt

34 Standard for app.rek 1.0 For epikriser og svarrapporter godtas det å sende negativ applikasjonskvittering hvis pasienten ikke finnes i mottakersystemet. Årsaken er at dette er meldinger som er svar på en henvisning eller rekvisisjon, eller mottaker har et oppfølgingsansvar for pasienten. For andre meldingsstandarder kan en ikke sende negativ applikasjonskvittering dersom pasient ikke finnes i mottakersystemet uten at dette er beskrevet i tilhørende forretningsprosess. Henvisning og Rekvisisjon må alltid kunne mottas uten at pasienten er registrert i fagsystemet

35 Standard for app.rek 1.1 "Det tillates at fagmeldingen behandles manuelt i forkant av importen i fagsystemet hvis mottakende system ikke kan koble fagmeldingen automatisk til riktig mottaker/pasient i fagsystemet." Etter en slik manuell behandling kan man eventuelt sende negativ applikasjonskvittering med begrunnelse hvorfor. Kodeverk 8221 benyttes for feilmeldinger og XML-attributtet OT kan benyttes for å angi lokal tilleggsfeilmelding i tillegg til feilkoden. Kodeverk 8221 har bl.a. en kodeverdi E35-Pasienten finnes ikke i mottakersystemet. Denne koden (E35) skal kun benyttes når bruk er dokumentert i tilhørende forretningsprosess. Man kan også benytte «Avviksmelding» for å gi tilbakemelding om feilsendinger som oppdages etter at fagmeldingen har kommet inn i fagsystemet. Altså hvis man har sendt en positiv applikasjonskvittering og så oppdager at meldingen er feilsendt

36 Standard for app.rek 1.1 "Det tillates at fagmeldingen behandles manuelt i forkant av importen i fagsystemet hvis mottakende system ikke kan koble fagmeldingen automatisk til riktig mottaker/pasient i fagsystemet." Etter en slik manuell behandling kan man eventuelt sende negativ applikasjonskvittering med begrunnelse hvorfor. Kodeverk 8221 benyttes for feilmeldinger og XML-attributtet OT kan benyttes for å angi lokal tilleggsfeilmelding i tillegg til feilkoden. Kodeverk 8221 har bl.a. en kodeverdi E35-Pasienten finnes ikke i mottakersystemet. Denne koden (E35) skal kun benyttes når bruk er dokumentert i tilhørende forretningsprosess. Man kan også benytte «Avviksmelding» for å gi tilbakemelding om feilsendinger som oppdages etter at fagmeldingen har kommet inn i fagsystemet. Altså hvis man har sendt en positiv applikasjonskvittering og så oppdager at meldingen er feilsendt

37 Konsekvens Helse Vest mottar ca 300 negative applikasjonskvitteringer i uken fra legekontor Urealistisk å forvente at legene på legekontor alltid følger opp og gir beskjed til avsender når de mottar en epikrise på en pasient som ikke er på legekontor når dette fordrer manuelle rutiner på legekontoret Basert på erfaringer med at legekontorene ikke alltid følger opp når de mottar negative applikasjonskvitteringer på meldinger de sender idag

38 Ved bredding til flere samhandlingsparter - Flere manuelle rutiner - Ulike rutiner -..

39 Hva med pasientsikkerheten? Mange ulike og manuelle rutiner i stedet for å implementere funksjonalitet for håndtere negative applikasjonskvitteringer i alle løsninger Karanteneløsninger for å kunne ta inn nye pasienter??? Ber direktoratet for e-helse, avdeling for standardisering, om å vurdere standard for apprek 1.1 pånytt

40 Tjenesteyterkopi kopier av meldinger internt på HF/sykehus Jeanette Wiger, Sykehuspartner/HSØ

41 Håndtering kopier av meldinger internt på HF/sykehus i HSØ Tas kopi av labsvar som skal sendes ut til ekstern rekvirent (Fra LAB-system) til PAS EPJ (DIPS). For at informasjonen skal kunne gjenfinnes i pasientens journal ved tjenestlig behov. PAS EPJ vises som regel ikke som en kopimottaker (adresseringsmessig) i labsvaret. Selve meldingen har ingen spor om at denne har gått til DIPS selv om vi har tatt en kopi internt til DIPS.

42 I nasjonale meldingsstandarder er det beskrevet at alle mottakere skal synliggjøres ved elektronisk forsendelse, og i HSØ har vi tenkt at det kan være hensiktsmessig at dette også gjelder interne kopimottakere selv om dette er innen samme virksomhet

43 Sak i Utvalg for tjenestetyper 5/10-17 Forespurte Direktoratet for ehelse via meldingshjelp om problemstillingen Behov for en egen tjenestetype til dette formålet? Konklusjonen fra møtet var at det enkelte helseforetak må avgjøre i hvilket system opplysningene skal lagres og at det ikke er behov for å synliggjøre i meldingen at den er lagret i ulike fagsystemer i samme virksomhet

44 Vi mener det er behov for at dette med interne kopimottakere håndteres på en enhetlig måte i sektoren og at det finnes retningslinjer for dette Enten at interne mottakere oppgis som en del av adresseringen eller ikke

45 Hva vi ønsker Ny vurdering av om interne kopimottakere skal oppgis som en del av adresseringen i meldingen eller ikke At dette er vurdert juridisk og opp mot EU s personvernforordning (Gdpr) og ny personopplysningslov som gjennomfører forordningen Om det uansett kan anses som hensiktsmessig bør også vurderes. Behov for egen tjenestetype? At det finnes retningslinjer og sikres enhetlig bruk Evt hvilke identifikatorer bør benyttes til adressering internt på HF Evt brev tag vs edi tag

46 Hvilket behov ser SamUT for dette Hvorvidt bør dette prioriteres?

47 SAMUT SAK 33/17 STATUS PÅ VEILEDER FOR ELEKTRONISK MELDINGSUTVEKSLING Status fra KomUT 6.desember 2017

48

49 TJENESTEOMRÅDER UNDER UTVIKLING Frisklivsentral Legevakt Migrasjonshelse Fengselshelse Ferdigstillelse i løpet av Q Ikke tatt stilling til: Pleie- og omsorg Psykisk helse (Fastlege) (Spesialist)

50 FUNN/BEHOV Alle EPJ-systemer må støtte sending og mottak av: Basismeldinger (henvisning, epikrise, lab og rtg. rekv. og svar) Dialogmeldinger (inkl avviksmelding) Hvordan skal vi ta dette videre?

51 Elektronisk samhandling med helseforetakene behov for veileder KomUT Sør ved Irene Henriksen Aune 6. Desember 2017

52 KomUTs mandat (utdrag) 1) KomUT skal: Bidra i forvaltning og videreutvikling av elektronisk meldingsutveksling Bidra til at kommunene benytter bredden av tilgjengelige elektroniske meldinger Bidra til å utarbeide veiledere og informasjonsmateriell for de ulike tjenestene basert på behov fra sektoren Bistå Direktorat for e-helse, prosjekt "FIA-Samhandling", i arbeidet med å presisere, utarbeide og innføre enhetlig bruk av adressering kopimottaker og kvitteringer Gi innspill til planer med betydning for KomUTs arbeid som FIA-Samhandling utarbeider.

53 Elektronisk samhandling med helseforetakene KomUT kan ikke ensidig lage veiledere som i stor grad berører helseforetakenes arbeidsflyt Behov for kartlegging KomUT Sør har fått ansvaret for kartleggingen Møte i Sandefjord 25. september

54 RHF-representanter SamUT: Anne Bjørlykke Jeanette Wiger Gunn Sørensen Aslaug Skarsaune Svenning Samhandlingssjefer: Irene Jørgensen Praksiskoordinatorer: Anton Rodahl Trygve Kongshavn Leder arbeidsgruppe PLO HSØ Jon-Espen Sjøstrøm Legeforeningen: Susanne Prøsch KS: Egil Rasmussen KomUT: Astrid Økland Kjetil Axelsen Bjørn Larsen & Gro Karstensen Bjarne Vårdal & Irene Henriksen Aune Helse Vest HSØ Helse Nord Helse Midt SiV SSHF Vestre Viken HSØ Sandefjord NHN Buskerud/Akershus Vestfold/Telemark Agder

55 Behov for veiledere innen elektronisk samhandling mellom helseforetak og kommuner Behov for å samle og oppdatere informasjon, samt inkludere flere meldingstyper og aktører Viktig å avklare forholdet mellom veileder, forskrift (om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter)og lokale avtaler - en tydeligere veileder som blir en nasjonal standard vil redusere behovet for lokale avtaler - Lokale avtaler kompliserer samhandlingen. Pasienter flyttes på kryss og tvers, umulig for helseforetakene å ha ulike avtaler med kommunene.

56 Hvem og hva skal inkluderes/ekskluderes? Bør inkludere: Meldingsflyt - inkludert kopimottaker Somatikk Psykisk helse og rus Helsestasjon(se på arbeidet som et gjort) Poliklinikker/ambulant behandling/dagbehandling Fastleger Meldingstyper: PLO-meldinger, Dialogmeldinger, Basismeldinger Adressering hva ligger bak de ulike tjenesteadressene? Legemiddelliste

57 Hvordan bør arbeidet organiseres for å sikre rett faglig nivå og nødvendig forankring? Hvem bør lede arbeidet, Direktoratet for e-helse og helsedirektoratet, hvem må involveres, PKO, Legeforeningen, alle aktørene i møtet, alle berørte parter Forankre i SamUT og forvaltningen

58 Mulig løsning Inkludere meldingsflyt og adresser i den nye digitale veilederen Etablere en arbeidsgruppe for å utrede hvordan man kan få en felles praktisering av samhandlingen i henhold til forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter og Delavtale 9

59 Orientering fra Direktoratet for e-helse

60 Orientering fra Produktstyre

61 Orientering fra møte i Produktstyre 23. oktober Orientering fra Direktoratet Unntak BUP-henvisning Nasjonal e-helsestrategi Fokus på innsatsområdene «Bedre sammenheng i pasientforløp» og «Felles grunnmur for digitale tjenester» Status henvisning 2.0 Utredning av innføring Alle virksomhetsområder ønsker henvisning 2.0 Vurdere om innføring i HF kan prioriteres FIA samhandling Kort status samt foreløpige prioriteringer for 2018 Side 3

62 Forslag til overordnet plan for innføring Fire regioner Innføring HF Nasjonal plan for innføring Involvering, koordinering Innføring resten av sektoren Fastlegesystemer, kommunesystemer, etc. Q1 Q2 Q3 Q Tentativt: Henvisning 2.0 er innført i hele sektoren (endelig dato settes når nasjonal plan er utarbeidet) 2019 Analysene har gitt viktige tilbakemeldinger Utarbeidelse av nasjonal plan for innføring starter nå Innføring kan foregå samtidig med planleggingen HF-ene prioriteres og kan starte innføring Planleggingen vil kreve involvering og koordinering med alle leverandørene og virksomhetene Det vil bli satt en endelig dato for når innføringen skal være gjennomført i hele sektoren og IKT-forskriften blir oppdatert Side 4

63 Referansekatalogen og status fra Utvalg for tjenestetyper

64 Referansekatalogen for e-helse Endringer siden forrige SamUT: Tjenestebasert adressering del 3: Adressering (HIS :2017) Ny anbefalt standard Spørretjenesten Pasientens fastlege (HIS 1022 utkast 2017) Nye målgrupper: Apotek (sende og motta) Rehabilitering med avtale med RHF eller kommune (sende og motta) Side 6

65 Utvalg for tjenestetyper Det er opprettet sider for å vise endringer i de ulike kodeverkene: Tjenestetyper for spesialisthelsetjenesten Tjenestetyper for kommunal helse- og omsorgstjeneste Tjenestetyper for bildediagnostikk og laboratoriefag Tjenestetyper for statlig forvaltning Felles tjenestetyper Side 7

66 Unntak for bruk av henvisningsmelding ved henvisning til BUP

67 Bakgrunn Henvisning til BUP gjøres i dag på eget skjema (papir) IKT-forskriften angir at Henvisning 1.0 og 1.1 er obligatorisk for alle henvisninger til spesialist. Henvisning 1.0 og 1.1 har definert en egen struktur for BUP-skjema Ingen av disse har blitt testet/pilotert og er merket med «foreløpig ikke i bruk» i standardene. Henvisning 2.0 har en felles struktur for BUP-skjema og har i tillegg krav til støtte for vedlegg. Det har kommet spørsmål om hvordan BUPhenvisninger skal gjøres, men ingen unntakssøknader på dette området. Side 9

68 Involvering/forankring Helsedirektoratet Diskutert med Rolf Windspoll fra arbeidet med Henvisningsveileder Det er fagdiskusjon omkring BUP-skjemaet. Fastlegene ønsker å bruke vanlig henvisning Viktig for HDIR at leverandørene får god støtte for henvisningsveilederen og generell henvisning, fremfor god støtte for et slikt særskjema. Ønsker ikke at dette prioriteres foran vanlige henvisninger Helsedirektoratet ser for seg en utfasing av skjemaet på sikt, slik at det kan inngå som en ordinær henvisning. Side 10

69 Unntak for henvisning til BUP 1. Det er innvilget følgende unntak fra IKT-forskriften: A. «Virksomheter som yter allmennlegetjenester gis unntak fra å følge kravet i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 6 første ledd nr. 2 ved sending av henvisninger til BUP.» B. «Helseforetak og private sykehus gis unntak fra å følge kravet i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 6 første ledd nr. 2 ved mottak av henvisninger til BUP» 2. Unntaket gis varighet til og forlenges inntil løsning er på plass. 3. Henvisning 2.0 dekker innholdet i dagens BUP-skjema Side 14

70 Status på standard for tjenestebasert adressering del 3

71 2. STATUS (HISTORIE) ) Helsetjenesteregister (HER) utvikles 2007 Konsept Tjenestebasert adressering etableres 2010 Meldingsløftet beslutter Tjenestebasert adressering 2015 HIS 1153:2015 Fastsatt som standard 2016 Del 1 og del Del 3 Alle tre delene er ferdigstilt og fastsatt: Del 1 og del 2 ble fastsatt i oktober 2016 Del 3 ble fastsatt i oktober 2017 Gradvis innført Ulik status når det gjelder bruk Pågår kartlegging kommuner og HF Fokuset nå er rettet fremover og på videre aktiviteter for å få standardarden innført i sektoren Side 16

72 Tjenestebasert adressering, del 3 Standarden er publisert: Ehelse.no: Sarepta Side om tjenestebasert adressering er oppdatert: Side 17

73 Innføring Implementering av Del 1 og Del 2 av standarden er påbegynt og det eksisterer planer for innføring i alle regioner Innføring av Del 3 vil kreve endringer både hos leverandører og virksomheter. Omfanget av endringene vil imidlertid variere med virksomhetstype For enkelte virksomheter vil det kun være snakk om mindre navneendringer For andre aktører (som p.t. registreres i form av personer i Adresseregisteret) er det meldt at overgangen til tjenestebasert adressering vil kreve mye Norsk helsenett har ansvar for å lage en plan for implementering i samarbeid med virksomhetene i helse- og omsorgssektoren slik at man får til en styrt innføring Standarden skal innføres i løpet av

74 3. FORUTSETNINGER OG SPESIELLE HENSYN Virksomhetene registrert med tjenestetyper i Adresseregisteret: endring av navn på eksisterende kommunikasjonsparter, slik at navngivning er i tråd med del 3 av standarden Kommunikasjonsparter som i dag er registrert som personer i Adresseregisteret : Større endring i fagsystem Riktig bruk av kontaktopplysninger i fagmelding Opplysninger om ansvarlig/utførende helsepersonell og enhet er viktig for at mottaker av en melding skal vite hvem som bør kontaktes i forbindelse med oppfølging og eventuelle spørsmål. HISD 1174:2016 Bruk av kontaktopplysninger i basismeldinger, dialogmelding og pleie- og omsorgsmeldinger gir en samlet oversikt over hvordan de mest sentrale av denne typen opplysninger skal angis i disse standardene. Side 19

75 Tilbakemelding på henvisning

76 Bakgrunn Tilbakemelding på henvisning foreligger i en 0.9 versjon med status «Til utprøving» Standarden er fra 2003, og er derfor utdatert og kan ikke innføres slik den foreligger Bruker ikke Hodemelding, men HCP-struktur Mangler referanse til kodeverk og bruker delvis utdaterte kodeverdier Kan kun oppgi fastlege som kontaktopplysning Mangler støtte for å oppgi navn på ansvarlig helseperson og/eller avdeling Alternativer for funksjon for tilbakemelding på henvisning er vurdert å være 1. Revidere og oppdatere eksisterende standard 2. Lage profil av Dialogmelding 3. Lage en helt ny standard Side 24

77 Prosess (1/2) Mars 2017, SamUT Sak om tilbakemelding på henvisning Vedtak om at NHN skal gjøre en behovskartlegging Juni 2017, SamUT Kartlegging hos RHF-ene viste at det er viktig med en egen meldingstype at mest mulig informasjon trekkes automatisk ut fra EPJ-systemene DIPS har utviklet en løsning med god funksjonalitet og som oppleves hensiktsmessig Flere HF ønsker derfor å benytte eksisterende standard for tilbakemelding Juni og Oktober 2017, Produktstyret Det er viktig for pasientsikkerheten å få en rask innføring av henvisning 2.0 Viktig at funksjon for tilbakemelding er med, spesielt for kommunene Side 25

78 Prosess (2/2) Oktober og November 2017, NHN Utredning av henvisning 2.0 bekrefter at det er viktig med en funksjon for tilbakemelding November og Desember, Direktoratet for e-helse Enkel kartlegging av behovet for innhold i tilbakemelding på henvisning Kontakt med en fastlege, en kommune som kan motta tilbakemeldinger i dag og Helse Midt RHF Vurdering av at løsning for tilbakemelding på henvisning løses best ved profil av Dialogmelding Dekker informasjonsinnholdet Gjenbruk av andre implementasjoner av Dialogmelding hos leverandørene Raskere og enklere spesifisering av profil og implementering hos leverandører enn andre alternativ 13. Desember, Produktstyret Presentasjon av plan for innføring av henvisning 2.0, inkl. tilbakemeldingsfunksjon Forslag om at funksjon for tilbakemelding for henvisning løses vha. en profil av Dialogmelding Side 26

79 Vurdering av løsning for tilbakemelding på henvisning Alternativer som har vært vurdert: 1. Oppdatere eksisterende meldingsstandard til å følge nasjonale krav og benytte nasjonale kodeverk 2. Utarbeide en profil av dialogmelding som vil dekke innholdet i Tilbakemelding på henvisning 0.9 Begge løsningene vil medføre et arbeid hos alle. Innholdsmessig og teknisk vil begge alternativene dekke samme informasjon Funksjonalitet som i dag er implementert ved sending og mottak bør kunne videreføres og være uavhengig av valgte alternativ - det er kun snakk om å legge informasjon inn i ulike XML-felt. Profil av dialogmelding Profil som vil få en egen meldingstype, og med spesifikke krav tilpasset bruken Status på tilbakemeldingen vil bli overført strukturert slik det gjøres i dagens løsning. Knytning mot opprinnelig henvisning vil følge samme metodikk som alle meldinger som benytter hodemelding gjør. Øvrig informasjon som i dag overføres i et fritekstfelt, vil overføres i et fritekstfelt på tilsvarende måte som i dag. Adressering og angivelse av kontaktopplysninger vil være dokumentert i HISD 1174 (oppdatert versjon som blir publisert i løpet av kort tid). Mange leverandører har implementert støtte for sending og mottak av dialogmelding Side 27

80

81 Side 31

82 HENVISNING 2.0 SamUT,

83 UTREDNINGEN Utredning av innføring av Henvisning 2.0 Kun HF eller hele sektoren? Funksjon for elektronisk tilbakemelding på henvisning? Informasjonsinnhenting: Dokumentanalyse Tall fra NPR Spørreskjema til virksomheter Spørreskjema til leverandører Drøfting i SamUT

84 FUNN I KONSEKVENSVURDERINGEN Dagens situasjon er kritisk for pasientsikkerheten Utstrakt bruk av annen meldingstype i henvisningssammenheng 2 versjoner i bruk Kun fungerende henvisningskjede mellom fastlege og HF Ikke tatt i bruk elektronisk henvisning pga. forhold hos samhandlingsparter

85 TILTAK 3 Sektorens tilbakemelding er ønske om tiltak 3 Tiltak 3 gjør det mulig å nå mål om enhetlig meldingsutveksling, elektronisk overføring av pasientadministrative data i hele pasientforløpet og å avvikle papir i henvisningssammenheng Funksjon for tilbakemelding på henvisning øker nytten Tiltak 3 innebærer større kostnad og større risiko, men den samlede samfunnsøkonomiske gevinsten er også større Øker muligheten for å avslutte bruk av papir Redusert bruk av tid på manuell oppfølging av feilsendte meldinger Innsparing i vedlikehold og support pga. kun en versjon i bruk

86 INNFØRINGEN Avhengig av at hele sektoren blir med på innføringen for å oppnå nytten Det etterspørres en tydelig nasjonal prioritering mellom tiltak som pågår i sektoren Det må utarbeides en nasjonal plan for innføring med tydelige krav og frister Det må sørges for at innføringen ikke drar ut i tid Nytten av tiltaket reduseres hvis det tar lang tid før innføringen kommer i gang