STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 8. NOVEMBER 2013 TID: KL. 11:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS MØTEROM VÆRNES NB! MERK TID Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 036/13 Godkjenning av møteprotokoll fra møte den /13 Referatsaker 038/13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 039/13 Kontrollkomiteens årsplan / møteplan for 2014 Stjørdal/Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 036/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE DEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 036/ Saksbehandlers forslag til vedtak Møteprotokoll fra møtet den godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll fra møtet den Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Møteprotokoll fra møtet den legges frem til godkjenning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite MØTEPROTOKOLL Møtested: Stjørdal rådhus, Møterom Værnes Møtedato: Fredag 13. september 2013 Møtetid: 09:00-14:30 Saker: 25/13-35/13 Av kontrollkomiteens medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Følgende medlemmer var tilstede Alf Kaspersen, leder Håvard Steen Moa Elin Helene Friheim Espen Teigen Inger Johanne Overvik Uthus Forfall Ingen Ellers møtte Ivar Vigdenes, Stjørdal kommune (sak 25 og 27/13) Ole Hermod Sandvik (sak 25 og 27/13) Preben Dahle, Stjørdal kommune (sak 25 og 27/13) Kjell Fosse, Stjørdal kommune (sak 25, 27 og 30/13) Turid Aas, Stjørdal kommune (sak 29/13) Jens Hagerup, Kontrollutvalget Frosta kommune (sak 30/13) Ole H Bondahl, Kontrollutvalget Selbu kommune (sak 30/13) Kari Slungård, Kontrollutvalget Tydal kommune (sak 30/13) Gunnbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 30/13) Kari Eimstad, Stjørdal kommune (sak 30/13) Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Sigrid Hynne, KomRev Trøndelag IKS (sak 30 og 35/13) Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS Merknader Sakslisten ble behandlet i denne rekkefølge 25, 27, 28, 30, 35, 26, 29, 31, 32, 33 og 34/13. Underskrifter Alf Kaspersen leder Håvard Steen Moa nestleder Espen Teigen Elin Helene Friheim Inger Johanne Overvik Uthus

4 Saksliste 025/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 026/13 Referatsaker 027/13 Orientering fra ordføreren 028/13 Orientering fra rådmannen kommunens økonomi 029/13 Orientering fra rådmannen - oppfølging av sak 24/13 030/13 Orientering fra rådmannen vedrørende barnevernstjenesten 031/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /13 Budsjett for kontroll og tilsyn budsjettregulering 034/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /13 Forvaltningsrevisjon - bestilling

5 SAK 025/13 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Politiattest ble forevist. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. SAK 026/13 REFERATSAKER Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Behandling Følgende referater ble referert: 1 Stjørdal kommune PS 114/13 Husbyjordet - adkomstløsning til parkeringsanlegg - Protokoll 2 Stjørdal kommune PS 114/13 Husbyjordet - adkomstløsning til parkeringsanlegg Saksfremlegg 3 KomSek Trøndelag IKS Notat vedr. habilitetsspørsmål Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Referatene tas til orientering.

6 SAK 027/13 ORIENTERING FRA ORDFØREREN Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Behandling Ordføreren ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering SAK 028/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN KOMMUNENS ØKONOMI Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Rådmannen ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. SAK 029/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN OPPFØLGING AV SAK 24/13 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Rådmannen ga en orientering og svarte på spørsmål.

7 Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. SAK 030/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE BARNEVERNSTJENESTEN Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Rådmannen ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. SAK 031/13 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2013 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Møte ble lukket ved behandlingen av saken, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

8 SAK 032/13 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2013 Saksbehandlers forslag til vedtak Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 tas til orientering. Behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 tas til orientering. SAK 033/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN BUDSJETTREGULERING Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen finner det nødvendig med en regulering av budsjettet for kontroll og tilsyn for 2013, og tilrår at den samlede ramme oppreguleres til kroner Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Behandling Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollkomiteen finner det nødvendig med en regulering av budsjettet for kontroll og tilsyn for 2013, og tilrår at den samlede ramme oppreguleres til kroner Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.

9 SAK 034/13 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2014 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollkomiteen - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Behandling Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollkomiteen slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollkomiteen - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg SAK 035/13 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen gir prosjektet vedrørende internkontroll 1. prioritet. De øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned uten endring i rekkefølge. 2. Kontrollkomiteen slutter seg til den fremlagte prosjektplan, og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. Behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål.

10 Forslag i møte 1. Kontrollkomiteen gir prosjektet vedrørende internkontroll 1. prioritet. De øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned uten endring i rekkefølge. 2. Kontrollkomiteen slutter seg til den fremlagte prosjektplan, og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. 3. Dersom revisor finner det nødvendig å foreta endringer i prosjektet, herunder en nærmere avgrensning, ber kontrollkomiteen om et notat som fremlegges som en referatsak. Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollkomiteen gir prosjektet vedrørende internkontroll 1. prioritet. De øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned uten endring i rekkefølge. 2. Kontrollkomiteen slutter seg til den fremlagte prosjektplan, og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. 3. Dersom revisor finner det nødvendig å foreta endringer i prosjektet, herunder en nærmere avgrensning, ber kontrollkomiteen om et notat som fremlegges som en referatsak.

11 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 037/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 037/ Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Ny medarbeider i KomSek Trøndelag IKS Vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Justering av prosjektplaner - intern kontroll og kvalitets- og avvikssystem i Værnes regionen Vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Ny prosjektplan Stjørdal - intern kontroll Vedlagt 4 Værnes regionen Notat - Angående vedtak fattet i regionrådet Norges NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 Kommunerevisorforbund 6 Forum for kontroll og Fagkonferansen 2014 tilsyn 7 Fylkesmannen i Nord- Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester Trøndelag for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Stjørdal kommune 2013 Vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

12

13

14

15

16

17

18

19 NOTAT ANGÅENDE VEDTAK FATTET I REGIONRÅDET : «AU samarbeider med Fylkesmannen om initiativ til å lage et opplegg for felles evaluering av alle ordninger innen barneverntiltak og spesialundervisningstiltak mht. om de ressursene som brukes på tiltakene har ønsket effekt.» Før AU tar kontakt med Fylkesmannen, ønsker AU at det gjøres en jobb i Værnesregionen for å klargjøre og spisse bestillingen til fylkesmannen. Saken har vært drøftet både i AU og i Politisk nemnd. Under er listet opp elementer som vil være viktig i arbeidet framover. TILTAK FOR STYRKING AV BARNEVERN OG ARBEID MED BARN OG UNGE Prioritering av tidlig innsats og tidlig intervensjon mot barn og unge må forankres med tydelige vedtak i Værnesregionen og den enkelte kommune. Forebyggingsperspektivet i tidslinjen må være en rød tråd i kommunenes planverk og utfra det skape gode tiltak og handlinger som svarer til vedtak. En «venstreforskyving» av ressurser må synliggjøres. Dette svarer også ut intensjonen i Samhandlingsreformen. VR Barnevern må få tydelige rapporteringspunkt på ledernivå i den enkelte kommune over aktivitet, ressurser og økonomi. I dette ligger også oppdukkende saker slik at det er godt kjent i tidlig fase. Etatsledere Helse blir kommunens rapporteringspunkt Fagråd et nødvendig fora. Det er søkt skjønnsmidler til FMNT/FMST for prosjektledelse ift. utredning av interkommunal forebyggende enhet barn og unge mulig bestående av BV,PPT, Helsestasjon/Helsesøstertjeneste, forebyggende enheter/ressurser. Bør samlokaliseres under felles ledelse sikre helhet og sammenheng i tjenestetilbud, styring av ressurser teamsammensetninger og økonomistyring mv. Dette tydeliggjør ledelse/styring, gir bedre samordning og bygger ned fragmenteringen. Åpne opp informasjon/kommunikasjonslinjer fra BV til Bhg/skole - dialog! BV er interkommunal (5 kommuner), PPT er interkommunal (4 kommuner), Helsestasjon har faglig samarbeid, men er ikke interkommunal. Stjørdal har

20 en «tung» og viktig aktør i enhet barn og unge som bør være en ressurs for alle kommuner forebyggende tiltak må samordnes/sammenslås og være en BV «jegertjeneste» Prosjektet vil legge opp til lokal tilstedeværelse som i de andre samarbeidene. Rådmennene er av Politisk nemnd utfordret på å samle følgende aktører til arbeidsmøte i hver kommune innen : - etatsleder helse, etatsleder oppvekst, BV, PPT, helsestasjon/helsesøster, enheter/ ressurspersoner som jobber med lavtersksel/forebygging (eks. enhet barn/unge). 1) Hvilke tiltak har vi i kommunen? 2) Hva virker? 3) Hva skal prioriteres? 4) Hva ønsker vi? 5) Hva kan vi samarbeide om? 6) Strukturelle/organisatoriske/ledelsesmessige endringer. På bakgrunn av dette samle «trådene» i et interkommunalt fora. Saken er drøftet i Politisk Nemnd ønskes videreført i egen kommune der løsninger og muligheter presenteres i VR fora; PN, AU og RR. Folkevalgte må gis informasjon om de lavterskeltiltak som finnes i egen kommune. Bør dette gjennomføres i et felles kommunestyremøte som også vil synliggjøre de tiltak samarbeidskommunene har? Effektiviseringsnettverk. Barnevernleder deltar, og det er ønskelig også med politisk deltakelse. Vedlagt invitasjon er sendt nemndsmedlemmene. Styrke opplæring/veiledning i eget hjem og fosterhjem forebygge fosterhjem, forsterket fosterhjem og institusjon. Økt flerfaglighet i Helsestasjon, Bhg., Skole, PPT, BV mv. «helheten er mer enn summen av delene» Bringe inn Fylkesmannen tematisere/problematisere! For eksempel: Hva er taushetsplikt? - «Per er kjent av BV, PPT, Helsestasjon, rus/psyk, NAV, skole, Bhg. ++++» - da må vi kunne prate om Per i lukket rom alle instanser som jobber med og for Per, hans og familes beste i alles inteteresse» - hva gjør vi når det gjelder liv og helse.. Stjørdal Runar Asp

21 Dokumentet er hentet fra Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i aldersgruppen 0 til 6 år i Stjørdal kommune 2013 Virksomhetens adresse: 7500 Stjørdal Tidsrom for tilsynet: Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Sammendrag 1. Innledning 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 3. Gjennomføring 4. Hva tilsynet omfattet 5. Funn 6. Regelverk 7. Dokumentunderlag 8. Deltakere ved tilsynet Sammendrag Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen undersøkte om kommunen sikrer at: alle barn i aldersgruppen O til 6 år f'ar forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring Det ble funnet to avvik under tilsynet. Avvik 1: Stjørdal kommune sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Avvik 2: Stjørdal kommune sikrer ikke at personvernet ivaretas når veiing og måling foretas på helsestasjonens venterom. Dato: Bente Kne Haugdahl Tor-Finn Granlund

22 Dokumentet er hentet fra revisjonsleder revisor Toril Bjørken Skjørholm revisor Sigbjørn Holst revisor 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stjørdal kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Stjørdal kommune har innbyggere. Det var ca. 270 fødsler i Stjørdal kommune har organisert helsestasjonen under enheten helse, som videre er organisert under etat omsorg, der ansvaret er delegert fra rådmann til etatsjef. Enheten helse ledes av enhetsleder, som også har administrativt ansvar for helsestasjonen. Det faglige ansvaret ved helsestasjonen er delegert til fagkoordinator. Stjørdal kommune bosetter både kvoteflyktninger og flyktninger fra andre steder i landet. Stjørdal kommune er i et kommunesamarbeid (Væmesregionen) med kommunene Meråker, Tydal og Selbu, og har inngått forpliktende samarbeid i forhold til helse vedrørende Distriktsmedisinsk senter, Legevakt, Frisklivssentral og Forvaltningskontor. Avtalene er utarbeidet som samarbeidsavtaler med Stjørdal kommune som vertskommune. Væmesregionen bamevemtjeneste ble etablert i 2006 og omfatter kommunene Frosta, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt den Åpningsmøte ble avholdt den Intervjuer - 8 personer ble intervjuet Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved Stjørdal helsestasjon. Sluttmøte ble avholdt

23 Dokumentet er hentet fra 4. Hva tilsynet omfattet Gjennom tilsynet ble det undersøkt om Stjørdal kommune sikrer ivaretakelse av krav innen lovgivningen på følgende områder: Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud Om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr et tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen spåkbakgrunn Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring 5. Funn Avvik 1: Stjørdal kommune sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr. lb, 4-1,4-2,jf Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4 Pasient- og brukerrettighetsloven 6-1 Avviket begrunnes med følgende: Kommunen gjennomfører ikke alle anbefalte helsekontroller for barn i aldersgruppen 0-6 år i henhold til nasjonal retningslinje. 4-måneders kontroll gjennomføres ikke. 2-årskontroll gjennomføres uten lege. Det foreligger ingen risikovurdering eller faglig begrunnelse for hvorfor de anbefalte helsekontrollene ikke gjennomføres som anbefalt i nasjonal retningslinje. Det foreligger ikke stillingsinstrukser for andre enn fagkoordinator helsestasjon Det er ikke oppnevnt medisinskfaglig ansvarlig som kvalitetssikrer tjenesten på helsestasjonen. Det er ikke gjennomført analyser av risiko- og sårbarhet på de reviderte områdene. Svikt i tjenestene blir ikke fanget opp av avviksrapporteringssystemet i kommunen. Det foreligger ikke et system som sikrer at ansatte blir gjort kjent med nye/nyreviderte prosedyrer. Avvik 2: Stjørdal kommune sikrer ikke at personvernet ivaretas når veiing og måling foretas på helsestasjonens venterom Avvik fra følgende myndighetskrav: 1. Helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 c. 2. Helsepersonelloven Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4 6. Regelverk Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten Lov av l.januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v

24 Dokumentet er hentet fra Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter Forskrift av 3. april2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjonsog skolehelsestjenesten Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Liste over ansatte Avvik Kompetanseplaner Tjenestetilbud i regi av helsestasjon/samarbeid med andre/helsestasjonstjenesten Kommuneplanens samfunnsdel Ansettelseskontrakt for enhetsleder Funksjonsbeskrivelse fagkoordinator helsestasjon Stjørdal kommune Stillingsoversikt Helsestasjon pr Årsmelding Gruppearbeid høsten 2013, kvalitetssikring Intern kompetanseutvikling Stjørdal helsestasjon-våren 2013 Plan for avdelingsmøter Introduksjonsprogram og sjekkliste for nyansatte Ny metodebok Gammel metodebok Diverse brosjyrer Sjekkliste veiing Helseopplysningsskjema ved skolestart Telefonskjema vedrørende melding om fødsel Samarbeidsavtaler mellom St. Olavs Hospital og Stjørdal kommune Samarbeidsavtale mellom Helse Nord-Trøndelag og Stjørdal kommune Møtereferat samarbeidsmøte Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Journaler i HsPro Papirjournaler Forslag til retningslinjer for bruk av Ansvarsgruppe for barn, unge og voksne Mandat Samarbeidsteam barn og unge, Stjørdal kommune Retningslinjer Småbarnsteam Stjørdal kommune Henvisning til Fysio- og ergoterapitjenesten Barn og unge 0-18 år Årshjul2013/ Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

25 Dokumentet er hentet fra Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Unni Røkke Enhetsleder helse X X X Sissel S. Humstad Helsesøster X X X Sidsel Nilsen Storvik Fagkoordinator X X X Gunhild Hestmann Helsesøster X X X Guri Lyngstad Fysioterapeut X X X Hans Fredrik SelvaagEtatsjef X X X Leif Edvard Vonen Kommuneoverlege X X X Gunhild Haram Helsestasjonslege X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Bente Kne Haugdahl, Tor-Finn Granlund, Toril Bjørken Skjørholm og Sigbjørn Holst

26 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 038/13 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 038/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollkomiteen skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Saksbehandlers vurdering Saken sees som et ledd i kontrollkomiteens oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollkomiteen ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

27 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 39/13 KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 039/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2014 for sin virksomhet i Kontrollkomiteen ber rådmannen merke seg kontrollkomiteens møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollkomiteens årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for Ikke trykte vedlegg Møteplan for Trondheimsregionen Saksopplysninger Forslag til kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2013 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2014 samler kontrollkomiteens planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollkomiteens virksomhet. Det legges opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollkomiteen vil ta for seg i løpet av året. Det synes både hensiktsmessig og kostnadseffektivt at bl.a. orienteringer fra administrasjonen i vertskommunen primært gis til kontrollutvalget i vertskommunen. Det legges derfor opp til et tettere samarbeid med kontrollutvalgene i de øvrige samarbeidende kommunene i Værnes regionen. Med mindre det fremkommer forhold i Skatteetatens kontrollrapport og skatteoppkrevers årsrapport kontrollkomiteen bør følge opp, foreslås det videre at disse dokumentene legges fram som referatsaker. Det legges også opp til endringer i revisors rapportering etter gjennomgang av møteprotokoller. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollkomiteen bør følge opp, foreslås det at denne rapporteringen tas som ledd i revisors ordinære statusrapportering.

28 For at kontrollkomiteen skal kunne holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet legges det opp til et orienteringsprogram fra administrasjonen, se også vedlegg til årsplanen. Juni møte foreslås disponert til en temadag med hovedvekt på barn og unges oppvekstsvilkår og læringsmiljø. Disse 2 temaene må sees i sammenheng. En ser for seg at orienteringene gis i et overordnet perspektiv - med vekt på det kommunale ansvar, samt organisering og koordineringen av de aktuelle tiltak. En ser videre for seg at den lovhjemlede taushetsplikt reiser interessante spørsmål i forhold til dette. Det legges også opp til at kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til gjensidig orientering og dialog. Vurdering Kontrollkomiteen bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

29 Stjørdal kommune Kontrollkomiteen Kontrollkomiteens årsplan for 2014 (Vedtatt i kontrollkomiteens møte den 08. november 2013, Sak 39/13) Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

30 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLKOMITEEN KONTROLLKOMITEENS HJEMMEL KONTROLLKOMITEENS ANSVAR KONTROLLKOMITEENS ARBEIDSOMRÅDE KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLKOMITEEN REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER BEFARING/BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM TILSYN MED REVISJONEN RAPPORTERING ANNET KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I Vedlegg 1 Kontrollkomiteens møteplan KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 2 AV 7

31 INNLEDNING Kommunestyret skal føre tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal videre påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. For å gjennomføre dette tilsynet og påseeransvaret sine vegne skal kommunestyret velge et kontrollutvalg - i Stjørdal kommune benevnt som kontrollkomite. Jfr. kommunelovens (KL) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollkomiteen må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLKOMITEEN Kontrollkomiteen ble valgt av kommunestyret for perioden i møte den , sak 75/11. Varalisten ble endret av kommunestyret den , sak 120/11. Kontrollkomiteen består av 5 faste medlemmer og 5 personlige varamedlemmer. Faste medlemmer Personlig varamedlem Navn Parti Funksjon Parti Navn Alf Kaspersen Ap Leder Ap Sunniva Leirfall Håvard Steen Moa H Nestleder H Janne Evenhus Espen Teigen Frp Medlem Krf Jorun Værnesbranden Elin Helene Friheim Ap Medlem Ap Olav Mæhre Inger Johanne Overvik Uthus Ap Medlem Ap Rune Wikmark Alf Kaspersen og Håvard Steen Moa og Inger Johanne Overvik Uthus sitter i kommunestyret, mens Espen Teigen og Elin Helene Friheim er valgt som vararepresentant til kommunestyret. 1.1 KONTROLLKOMITEENS HJEMMEL Kontrollkomiteens arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret har fastsatt et eget reglement for kontrollkomiteen. 1.2 KONTROLLKOMITEENS ANSVAR Kontrollkomiteen skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 3 AV 7

32 Kontrollkomiteens ansvar er i første rekke et påseeransvar. En viktig del av dette ansvaret vil være påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak Kontrollkomiteen skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollkomiteen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollkomiteen skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 2 KONTROLLKOMITEENS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollkomiteen skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. I tillegg skal det også føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 3 KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET 3.1 MØTER I KONTROLLKOMITEEN Møtene i kontrollkomiteen er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollkomiteens møter. Rådmannen kan innkalles når utvalget ønsker det. Det legges opp til 5 møter i 2014, se vedlegg REGNSKAPSREVISJON Kontrollkomiteen skal som nevnt påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder skal kontrollkomiteen holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollkomiteen skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. Kontrollkomiteen plikter å følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollkomiteen skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 4 AV 7

33 Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kommunestyret den , sak 112/12. Kontrollkomiteen har et prosjekt vedrørende internkontroll i bestilling hos revisor, jf. sak 35/ SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollkomiteen skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Gjeldende plan for selskapskontroll ble behandlet av kommunestyret den , sak 113/12. Kontrollkomiteen har prosjektet «Følge byggeprosjektet Stjørdal regionale Kulturhus» under bestilling hos revisor, jf. sak 21/ ANDRE OPPGAVER Kontrollkomiteen kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dens ansvars- og kompetanseområde GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollkomiteen gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og komité plan. Primært er fokuset på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Med mindre revisor har merknader kontrollkomiteen bør følge opp videre, tas denne rapporteringen som et ledd i revisors ordinære statusrapportering BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollkomiteen har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Det legges opp til at kontrollkomiteen i løpet av 2014 vil besøke en utvalgt virksomhet ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollkomiteen kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollkomiteen også innkalle rådmannen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør være til stedet ved kontrollkomiteens møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. Det legges videre opp til et orienteringsprogram fra administrasjonen. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 5 AV 7

34 3.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, og vil følge opp saker / prosjekter kommunestyret ønsker kontrollkomiteen skal følge opp HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollkomiteen kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollkomiteen er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollkomiteen avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp TILSYN MED REVISJONEN Kontrollkomiteen er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen blir utøvd gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollkomiteen RAPPORTERING Kontrollkomiteen rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende ANNET Det er viktig at kontrollkomiteen er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt 4 KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT 2014 Kontrollkomiteen har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf sak 034/13. Kontrollkomiteens forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2014 Se vedlegg 1 med kontrollkomiteens møteplan. Denne gir en oversikt over de faste temaene til behandling. Kontrollkomiteen forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 6 AV 7

35 Vedlegg 1 Kontrollkomiteens møteplan 2014 Temaer til behandling mar 11.apr 13.jun 12.sep 14.nov Referatsaker X X X X X Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen X X Kontrollkomiteens årsrapport 2013 X Orientering/dialog med ordfører og rådmann X X Kommunens tilbud om arbeidstrening mv. X Planlagte orienteringer fra administrasjonen Kommunens rutiner for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet Økonomi X X Barn og unges oppvekstsvilkår X - kommunens ansvar og arbeid Barn og unges læringsmiljø - kommunens ansvar og arbeid X (Samhandlingsreformen) Kommunale tjenester under endring - kommunens X tilpasning Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2013 X Forvaltningsrevisjon X Selskapskontroll Revisjonsstrategi mv. X Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for 2015 X Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet X X Oppfølging av tidligere saker (barnevern) X Andre orienteringer fra administrasjonen Orientering fra SKU AS X X Andre saker X