Ephorte sak 04/50 908/06 Hovudreglar for økonomiforvaltninga ved Høgskulen i Sogn og Fjordane Godkjent i HSF-styret 9.3.2006, sak 06/18, sist endra 07.07.2009. Postadresse Avdeling Besøksadresse E-postadresse Telefon Telefaks Høgskulen i Sogn og Fjordane Personal- og Fossvegen 6 post@hisf.no 57 67 60 00 57 67 61 00 P.b. 133, 6851 Sogndal økonomiadministrasjonen
Postadresse Avdeling Besøksadresse E-postadresse Telefon Telefaks Høgskulen i Sogn og Fjordane Personal- og Fossvegen 6 post@hisf.no 57 67 60 00 57 67 61 00 P.b. 133, 6851 Sogndal økonomiadministrasjonen
INNHALDSLISTE 1 INNLEIING...3 2 HOVUDPRINSIPP...3 2.1 ANSVAR...3 2.2 SAMORDNINGSANSVAR...3 2.3 INTERN KONTROLL...4 2.4 ORGANISERING AV UTVIKLINGS- OG EFFEKTIVISERINGSARBEIDET...4 2.5 ORGANISERING AV BUDSJETT- OG PLANARBEIDET...4 2.6 ORGANISERING AV REKNESKAPSARBEIDET...4 2.7 ORGANISERING AV LØNSARBEIDET...5 2.8 ORGANISERING AV INNKJØPSARBEIDET...5 2.9 ANSVAR VED AVDELINGAR OG ADMINISTRATIVE EININGAR...5 3 DELEGERING AV BUDSJETTDISPONERINGSMYNDE...6 3.1 BUDSJETTDISPONERINGSMYNDE...6 3.1.1 Gjennomføring og oppfølging... 6 3.2 LANGSIKTIG PLAN...6 3.3 ÅRSPLAN...7 3.4 DISPONERINGSPLAN...7 3.5 INTERN STYRINGSDIALOG...7 4 ØKONOMISTYRING...8 4.1 GENERELT OM ØKONOMIFORVALTNING...8 4.2 REGLAR FOR BEHANDLING AV UTGIFTER...8 4.2.1 Lønn og oppgåvepliktige ytingar...8 4.2.2 Kjøp av varer og tenester...9 4.3 ATTESTASJON OG STADFESTING AV UTBETALINGAR...9 4.4 BETALINGSFORMIDLING OG REKNESKAPSFØRING...9 4.4.1 Konsernkontoordning...9 4.4.2 Rekneskapsføring...10 4.4.3 Handkasse...10 4.5 INNTEKTER...10 4.6 TILSKOTSFORVALTNING...10 5 REKNESKAPSFØRING OG RAPPORTERING...11 5.1 REKNESKAPSFØRING OG ØKONOMISYSTEM...11 5.2 ARKIVERING AV REKNESKAPSMATERIALE OG REKNESKAPSDOKUMENTASJON...11 5.3 RAPPORT TIL STATSREGNESKAPET...12 5.3.1 Generelt om rapport til statsrekneskapet... 12 5.3.2 Rapport til statsrekneskapet... 12 5.4 VERKSEMDSREKNESKAP...12 5.5 ÅRSRAPPORT OG PERIODISKE RAPPORTAR...12 6 KONTROLL OG RESULTATOPPFØLGJING...12 6.1 RESULTAT OPPFØLGJING/EVALUERING...12 6.2 INTERN KONTROLL...13 7 VERDIPAPIRER OG EIGEDELAR...13 7.1 HANDSAMING AV VERDIPOST OG VERDIPAPIR...13 7.2 FORVALTNING AV EIGENDELAR...13 7.3 FORVALTNING AV EIGARINTERESSER M.M....14 7.3.1 Generelle vedtak om forvaltning av eigarinteresser... 14 7.3.2 Særskilte vedtak i selskap der staten har dominerande innverknad...14 7.4 ERSTATNINGSANSVAR...15 8 EKSTERN FINANSIERT VERKSEMD...15 9 SAMARBEID MED STIFTINGAR OG SELSKAP... 15
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 4 av 16 1 INNLEIING Hovudreglane er fastsett av styret i samsvar med Hovudinstruks frå Utdannings- og forskingsdepartementet om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler av 1.8.05, Reglement for økonomistyring i staten (R) og Finansdepartementets bestemmelser om økonomistyring i staten (B) med unntak, tilføyingar og presiseringar som går fram av Utdannings- og forskingsdeptartementet sin hovudinstruks (HI) og desse hovudreglane. I tillegg er det vist til andre lov- og regelverk, blant anna Lov om offentlige anskaffelser m.m. av 16. juli 1999 med forskrifter. I HSF sine hovudreglar er det lagt til grunn at det operative ansvaret ligg til rektor, medan styret ved styreleiar har eit overordna ansvar for at verksemda vert driven i samsvar med reglar og rammeverk. I hovudreglane er det også føresett at rektor skal fastsette retningsliner som presiserer korleis dei enkelte funksjonane i økonomiforvaltninga skal utførast på ulike nivå eller organisatoriske einingar. Dette er gjort i eigne retningsliner i høgskulen sitt regel- og rutineverk. Hovudreglane er fastsett i styremøte den 09.03.2006 2 HOVUDPRINSIPP 2.1 Ansvar (B 2- UHL 9-1 og kap 10 - HI pkt B og S, samt pkt 1 og 2) Styret er øvste organ ved Høgskulen i Sogn og Fjordane, og har ansvaret for at institusjonen vert driven effektivt og i samsvar med dei lover, forskrifter og reglar som gjeld og dei rammer og mål som vert gitt av overordna styresmakter. Rektor er den øvste leiar for verksemda ved institusjonen, og har det operative ansvaret for dei arbeidsområde som er omfatta av dette regelverket. Rektor skal sørgje for at styret er kjent med dei økonomiske forpliktingane høgskulen har påteke seg. Rektor skal sjå til at økonomiregelverket med tilhøyrande interne reglar og retningsliner er lett tilgjengelege for tenestemennene ved høgskulen, og at alle tenestemenn har kjennskap til og blir informert om dei avgjerder som gjeld for deira arbeid. Den enkelte tenestemann har plikt til å sørgje for å gjere seg kjent med dei avgjerder som gjeld for deira arbeid. 2.2 Samordningsansvar (B 2 og 4.5.1 HI pkt 2.3) Rektor har ansvaret for at økonomiforvaltninga ved høgskulen er samordna og rasjonell. Dette ansvaret omfattar ma: å samordne budsjettarbeidet ved høgskulen og sjå til at det er basert på dei rammer styret fastset og vert utført etter reglar og retningsliner frå Kunnskapsdepartementet. å samordne kommunikasjonen med Kunnskapsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjeld økonomiforvaltninga ved institusjonen
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 5 av 16 å sørgje for hensiktsmessig oppgåve- og arbeidsfordeling mellom ulike nivå i organisasjonen i saker som vedkjem økonomiforvaltninga ansvar for at høgskulen har eit godkjent økonomisystem som tilfredsstiller dei funksjonelle krav og den generelle kravspesifikasjon for statlege økonomisystem å sjå til at økonomiregelverket vert følgd ved einingane sørgje for naudsynt opplæring i økonomiforvaltning og økonomisystem å vurdere behov for endringar i hovudreglar, supplerande retningsliner og instruksar å sørgje for forsvarleg oppbevaring av høgskulen sitt økonomiregelverk Rektor fastset nærare reglar for økonomieininga sine løpande oppgåver og interne samordningsoppgåver. 2.3 Intern kontroll (R 14 B 1.2, 2.2 og 2.4 HI 2.3) Rektor skal på vegne av styret sørgje for at det er etablert interne kontrollrutinar innanfor alle system og rutinar som vert nytta i organisasjonen si økonomistyring. Omfanget skal tilpassast risiko og vesentlegheit og forhindra styringssvikt, feil og manglar. 2.4 Organisering av utviklings- og effektiviseringsarbeidet Rektor er ansvarleg for at utviklings- og effektiviseringsarbeidet ved høgskulen blir utført på ein forsvarlig måte med sikte på en best mulig utnytting av dei samla ressursane. 2.5 Organisering av budsjett- og planarbeidet (B 2 - HI 3) Rektor er ansvarleg for at budsjett- og planarbeidet ved høgskulen er basert på dei rammer styret fastset og vert utført etter gjeldande reglar og retningsliner frå Kunnskapsdepartementet. Rektor skal sørgje for at budsjett- og planarbeidet vert lagt opp slik at det gir grunnlag for tilfredsstillande prioritering mellom dei oppgåver som fell inn under høgskulen sitt arbeidsområde, sikrar nødvendig samordning av arbeidet og medverkar til at verksemda på dei forskjellige områda vert gjennomført på ein forsvarlig og kostnadseffektiv måte. Rektor fastset nærare retningsliner for høgskulen sitt budsjett- og planarbeid. 2.6 Organisering av rekneskapsarbeidet (R 17, - B 2.3.2, 3.4.3 og 4 - HI 5.1) Styret er ansvarlighar det overordna ansvaret for at institusjonen har tilgang til eit økonomisystem som dekkjer alle delar av regnskapsarbeidet, samt ivaretek dei oppgåvene institusjonen er pålagt i følgje økonomiregelverket og andre lover og reglar. Styret avgjer organiseringaen av økonomioppgåvene og fastset retningsliner for institusjonen sitt rekneskapsarbeid. Styret avgjer om institusjonen skal førestå alle delar av rekneskapsarbeidet sjølv eller om delar skal utførast av annen tenesteytar godkjent av Finansdepartementet.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 6 av 16 Dersom delar av rekneskapsarbeidet skal bli utført av ein ekstern tenesteytar, skal rektor inngå ein skriftleg avtale med tenesteytaren som presiserer kva funksjonar som skal bli utført av institusjonen og kva som skal bli utført av vedkommande tenesteytar. Rektor er ansvarleg for at rekneskapsarbeidet ved høgskulen føregår rasjonelt og i samsvar med gjeldande reglar for nettobudsjetterte institusjonar. Rektor fastset nærare retningsliner for høgskulen sitt rekneskapsarbeid. 2.7 Organisering av lønsarbeidet (R 17 og 18 B 2.5, 4.3 og 5.2 - HI 4.2.1) Styret har det overordna ansvar for at arbeidet på løns- og personalområdet er organisert og blir gjennomført i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner. Høgskulen skal ha tilgang til eit løns- og personalsystem, og systemet skal dekke alle delar av arbeidet med løns- og personalkostnader. Styret avgjer om institusjonen sjølv skal førestå alle delar av arbeidet på løns- og personalområdet, eller om institusjonen skal nytte annen tenesteytar godkjent av Finansdepartementet. Dersom institusjonen vel ekstern bistand, skal rektor inngå skriftleg avtale med vedkommande tenesteytar som presiserer kva funksjonar som skal bli utført av tenesteytar og kva funksjonar som er institusjonen sitt ansvar. Avtalen skal også fastleggje kva ansvar tenesteytaren har for eventuelle feil. Rektor er ansvarleg for at lønsarbeidet ved høgskulen føregår rasjonelt og i samsvar med gjeldande reglar. Rektor fastset nærare retningsliner for høgskulen sitt lønsarbeid. 2.8 Organisering av innkjøpsarbeidet (B 5.3 - HI 4.2.2) Rektor skal etablere retningsliner og kontrollfunksjonar som sikrar effektiv og forsvarlig gjennomføring av kjøp av varer og tenester. Rektor avgjer om institusjonen skal nytte elektronisk anskaffelsesstøttesysteminnkjøpsstøttesystem. Rektor skal sørgje for at det vert etablert skriftlege rutinar som sikrar at kjøp av varer og tenester skjer på ein effektiv og forsvarleg måte i samsvar med gjeldande regelverk. Rektor skal sørgje for at det vert utforma reglar for varemottak, behandling og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokument. Rektor skal sjå til at det føreligg et særskilt dokument som viser kven som har bestillingsrett ved institusjonen. 2.9 Ansvar ved avdelingar og administrative einingar Avdelingane og dei administrative einingane har for sin del av verksemda bl.a. ansvaret for: at resultatkrava vert oppfylt at det kvar månad vert utarbeidd eit periodisert internbudsjett (disposisjonsplan) for dei tildelingar einingane disponerer at det vert utarbeidd rapportar for oppfølging og kontroll på det aktuelle styringsnivå slik rektor fastset
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 7 av 16 at vesentlige avvik i forhold til tildelinga umiddelbart blir rapportert til overordna nivå. 3 DELEGERING AV BUDSJETTDISPONERINGSMYNDE 3.1 Budsjettdisponeringsmynde Styret har det overordna budsjettdisponeringsmynde ved Høgskulen i Sogn og Fjordane. Rektor har budsjettdisponeringsmynde på styret sine vegne i saker som ligg til styret å avgjere, men som styret ikkje har gjort formelt vedtak om. Styret delegerer den operative budsjettdisponeringsmynda til rektor ved Høgskulen i Sogn og Fjordaneinnanfor dei rammer styret har fastsett. Styret føreset at rektor delegerer budsjettdisponeringsmynda vidare i samsvar med dei vedtak styret har gjort i høve intern organisering ved institusjonen. Løyvingar, som etter vedtak i styret skal disponerast av dei leiarar som vert omfatta av vedtaketavdelingar og administrative einingar, skal rektor delegere budsjettdisponeringsmynde og stille til rådvelde ved eit disponeringsskriv som delegerer budsjettdisponeringsmyndet til dei einingar som vert omfatta av vedtaket. Alle delegeringsvedtak og vedtak om interne disponeringar skal dokumenterast skriftleg. Riksrevisjonen skal ha melding om alle delegeringsvedtak og melding når tildeling av budsjettdisponering vert endra. Budsjettdisponeringsmynde er delegert frå rektor på eige fullmaktsskjema i Oversikt over delegerte fullmakter Kontroll av at budsjettdisponeringsmynde vert handheva innanfor delegerte rammer gjort gjennom økonomirapportering til styret i løpet av året. 3.1.1 Gjennomføring og oppfølging (R 9) (B 2.3.2) Rektor skal sjå til at mål og resultatkrav fastsett i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokument vert følgt opp og gjennomført innanfor ramma av tildelte ressursar. Rektor fastset institusjonen sine informasjons- og kommunikasjonsrutinar for rapportering og kontroll av resultat. 3.2 Langsiktig plan (R 9) (B 2.3.1 og 2.2) Det skal utarbeidast ein strategisk plan ved institusjonen. Planen skal være retningsgjevande for avdelingane og dei administrative einingane sine langsiktige planar. Strategisk plan skal dekke ein periode på 4 år og gjere greie for hovudprioriteringar og mål for verksemda ved institusjonen i planperioden og behovet for strukturendringar.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 8 av 16 Strategisk plan skal vedtakast i styret. 3.3 Årsplan (R 9) (B2.2 og 2.3.1) Styret skal kvart år fastsetje ein årsplan (handlingsplan) for institusjonen. Rektor fastset nærare retningsliner for utforminga av handlingsplanar ved institusjonen. Årsplanen skal identifisere mål og risiko, hovudprioriteringar og område der det er behov for særskilde tiltak. Årsplanane skal oppgi prioriterte tiltak og i tillegg gi: mål og resultat som skal nåast i løpet av året i samsvar med departementet sitt tildelingsbrev og andre styringssignal risiko for ikkje å nå mål, og kva tiltak som skal setjast i verk verkemiddel som skal nyttast resultatansvar Høgskulen sin årsplan skal leggjast fram til handsaming i styret innan den frist rektor fastset. 3.4 Disponeringsplan (R 9) (B 2.3) Med utgangspunkt i årsplanen og tildelte ressursar skal avdelingane og dei administrative einingane utarbeide ein disponeringsplan (budsjett) med månadleg periodisering for å kunne føre einn løpande kontroll med utgifter og inntekter (løpande økonomistyring). 3.5 Intern styringsdialog (R 7) (B 2.1 og 2.3) Rektor skal sjå til at høgskulen har prosedyrar som sikrar dialog med avdelingane om mål og resultat, og sjå til at avdelingane sluttar opp om dei avtalte rammer og føresetnader. Styringsdialogen mellom høgskuleleiinga og avdelingane skal formaliserast i ein møtekalender som rektor fastset. Det skal haldast minst eitt møte kvart semester mellom høgskuleleiinga og kvar avdeling.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 9 av 16 4 ØKONOMISTYRING 4.1 Generelt om økonomiforvaltning Avgjerder i økonomisk administrative saker skal vera skriftleg dokumenterte. Dersom det etter tilhøve er naudsynt med ei munnleg avgjerd, skal vedtaket snarast mogleg bli etterfølgd med ei skriftleg stadfesting. Rektor skal sjå til at tildelt løyving ikkje vert overskriden og at institusjonen sine eigedelar vert forvalta i samsvar med dei retningsliner Kunnskapsdepartementet fastset. 4.2 Reglar for behandling av utgifter 4.2.1 Lønn og oppgåvepliktige ytingar (R 17 og 18) (B 2.5, 4.3, og 5.2) Rektor er ansvarleg for at arbeidet med løn og oppgåvepliktige ytingar er organisert og vert gjennomført i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner. Rektor fastset retningsliner og rutinar for utbetaling av løn og andre inn- og utbetalingar som vedrører dei tilsette ved institusjonen. Rektor skal også fastsetje retningsliner for kontrollfunksjonane på dette området. Rektor skal sørgje for at institusjonen har tilgang til elektroniske system med tilfredsstillande funksjonalitet for berekning, utbetaling, rekneskapsføring og rapportering av løns- og personalkostnader. System og rutinar skal oppfylle krava i B pkt 5.2.4. (B 2.5.2, 5.2.2 og 5.2.4.) Rektor skal sørgje for at det til kvar tid ligg føre ei ajourførd oversikt ved institusjonen over kven som har mynde til å attestere stadfestinga for lønsberekning og desse tenestemennene sine signaturprøver. (B 5.2.4.1, 5.2.4.2 og 5.2.4.3) Rektor skal fastsetje rutinar som sikrar at det seinast ved tiltreding vert registrert informasjon som er naudsynt for å kunne gjere korrekt lønsberekning og lønsutbetaling. Rektor skal fastsetje retningsliner som sikrar at informasjon vert til sendt til Personal- og økonomiavdelinga som føretek lønsberekning og at den informasjon som vert kravd innrapportert til Statens sentrale tenestemannsregister, vert registrert og sendt inn. Rektor skal fastsetje retningsliner som sikrar at Personal- og økonomiavdelinga løpande vedlikeheld dei data som er naudsynte for å kunne berekne korrekt løn og andre ytingar, og for å kunne føreta rapportering av oppgåvepliktige godtgjeringar. (B 5.2.4.5)
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 10 av 16 Rektor skal etablere rutinar som sikrar at det regelmessig vert føreteke avstemming av løns- eller lønnsrelaterte utgiftskonti i verksemdrekneskapet mot tilsvarande registreringar i lønssystemet. (B 5.2.4.4) Rektor er ansvarleg for at lover og reglar vert følgde og skal sjå til at oppgåver over oppgåvepliktige ytingar kvart år vert send vedkommande myndigheit, også når lønsberekning og anna praktisk arbeid på lønsområdet vert utført av ein ekstern tenesteytar. 4.2.2 Kjøp av varer og tenester (B 5.3) Rektor har ansvar for at innkjøpsverksemda vert gjennomførd i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhøyrande føreskrifter. Styret skal fastsetje innkjøpsreglement for institusjonen. Rektor skal fastsetje retningsliner og etablere kontrollfunksjonar som sikrar effektiv og forsvarleg gjennomføring av innkjøp av varer og tenester. Rektor tek stilling til om institusjonen skal nytte elektronisk innkjøpssystem. Rektor skal fastsetje rutinar som sikrar at innkjøp av varer og tenester skjer på ein effektiv og forsvarleg måte i samsvar med gjeldande regelverk, og sørgje for at institusjonen har reglar for varemottak, handsaming og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokument. 4.3 Attestasjon og stadfesting av utbetalingar (B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, 5.3.5.2, 5.3.6) Rektor skal fastsetje retningsliner som sikrar at alle utbetalingar frå institusjonen er attestert og stadfesta i samsvar med reglane om dette i Finansdepartementets bestemmelser om økonomistyring i staten og etablere rutinar som sikrar forsvarleg transaksjonskontroll. Utbetalingar til rektor skal stadfestast av assisterande rektor. 4.4 Betalingsformidling og rekneskapsføring (R 17) (B3.4, 5.4.6) 4.4.1 Konsernkontoordning Rektor fastset kva kontoførar institusjonen skal nytta og oppmodar via Kunnskapsdepartementet om oppgjerskonti i Noregs Bank i tråd med Finansdepartementet sine retningsliner for konsernkontoordning. Rektor fastset kva tenestemenn som kan opprette arbeidskonti hjå kontoførar. Rektor fastset retningsliner for handsaming og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag. Rektor fastset og kva tenestemenn som har mynde til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørgje for at det til ei kvar tid ligg føre ein ajourført oversikt hjå kontoførar og ved institusjonen over kven som har autorisasjonsmynde.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 11 av 16 4.4.2 Rekneskapsføring Styret har ansvar for at rekneskapsføring er innretta i samsvar med reglane for verksemdsrekneskap i R og B, og dei reglar og retningsliner Kunnskapsdepartementet fastset. Rektor skal sjå til at kontroll av institusjonen sine oppgjerskonti i Noregs Bank er basert på utdrag av rekneskapets sine kontanttransaksjonar. 4.4.3 Handkasse (B 3.4.3.5) Rektor/underrektor gjer vedtak om institusjonen skal opprette handkasse til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Rektor fastset retningsliner for kontroll med og rutinar for bruk av handkassen. 4.5 Inntekter (R 14) (B 2.5 og 5.4) Rektor skal fastsetje innkrevjings- og kontrollrutinar for inntekter. Rektor tar stilling til om institusjonen skal nytte elektronisk hjelpesystem for innkrevjing, og skal og fastsetje retningsliner og rutinar for handsaming av inntekter og inntektskrav. Rektor skal og sjå til at institusjonen har retningsliner og rutinar for kontantsal og kontante innbetalingar av krav. Rektor skal fastsetje retningsliner og rutinar for oppfølging av krav som ikkje er gjort opp og retningsliner for handsaminga av saker som gjeld vedtak om å late vere å avbryte ein foreldingsfrist. Rektor avgjer kven som har fullmakt til å ta slik handsaming og korleis handsaminga skal bli dokumentert, pkt. 4.1 ovanfor. Rektor skal fastsetje retningsliner og etablere rutinar for handsaminga av saker som gjeld ettergjeving av krav som krev stortingsvedtak eller og samtykke frå overordna styresmakt. 4.6 Tilskotsforvaltning (B 6.3) Dersom høgskulen får i oppgåve å forvalte tilskot til andre, skal rektor sjå til at forvaltninga vert gjennomført i samsvar med departementet sine retningsliner for den enkelte tilskotsordninga og det til ein kvar tid gjeldande reglar.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 12 av 16 5 REKNESKAPSFØRING OG RAPPORTERING (R 12,17,18) (B 3.2.1 og 3.2.3) 5.1 Rekneskapsføring og økonomisystem (R 17) (B 2.3.2, 3.4.3 og 4) Rektor er ansvarleg for at institusjonen har tilgang til eit økonomisystem med ein funksjonalitet som tek i vare dei oppgåvene institusjonen er pålagt etter økonomiregelverket og andre lover og reglar. Rektor har ansvaret for at økonomisystemet har funksjonalitet som sikrar forsvarleg økonomistyring og har eit tryggleiksnivå som er tilpassa institusjonen sine aktivitetar. Rektor er ansvarleg for korleis økonomioppgåvene blir organisert og fastset retningsliner for rekneskapen til institusjonen. Rektor fastset nærare reglar for rekneskapsarbeidet til institusjonen og har ansvaret for at rekneskapsføringa føregår på ein trygg måte og samsvar med dei til ein kvar tid gjeldande vedtak om rekneskapsføring fastsett av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Når institusjonen planlegg å ta i bruk nye system eller gjere vesentlege endringar i eksisterande system, skal rektor orientere Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet på eit tidleg stadium i planlegginga. Rektor fastset kontoplan for økonomisystemet i samsvar med retningslinjene til Finansdepartementet. Kontoplanen skal utformast slik at den og tek vare dei krav til rapportering som Kunnskapsdepartementet fastset og slik at det kan bli laga rapportar som gjev den informasjon som er naudsynt for å styre institusjonen effektivt. 5.2 Arkivering av rekneskapsmateriale og rekneskapsdokumentasjon (B 4.4.7) Alt rekneskapsmateriale skal arkiverast i samhøve med gjeldande reglar i B og rektor fastset kven som skal førestå arkiveringa. Materialet skal oppbevarast på ein trygg måte som gjer det mogeleg å utføre etterkontroll så lenge rekneskapsmaterialet skal vera oppbevart.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 13 av 16 5.3 Rapport til statsregneskapet 5.3.1 Generelt om rapport til statsrekneskapet Rektor er ansvarleg for institusjonen si rapportering til statsrekneskapet. Styret skal sørgje for at rutinane for avstemmingar og kontroll er skriftleg dokumentert. 5.3.2 Rapport til statsrekneskapet (B 3.3) Rektor skal fastsetje retningsliner som sikrar at det vert rapportert korrekte rekneskapsbeløp til Senter for statlig økonomistyring og Kunnskapsdepartementet i samhøve med retningslinjene til Finansdepartementet. 5.4 Verksemdsrekneskap (R 12 og 17) (B 2.3.2 og 3.2.3) Rektor fastset retningsliner for bruk av kontoplanen i internrekneskapet. 5.5 Årsrapport og periodiske rapportar (R 9) (B 1.5.1) Styreleiar skal, på vegne av styret, godkjenne og sende inn årsrapport og periodiske rapportar til den instans, med det innhald og innan dei fristar som Kunnskapsdepartementet fastset. Rektor skal informere departementet om vesentlege avvik i forhold til tildelingsbrevet eller planlagt forbruk straks rektor får kjennskap til slike avvik. 6 KONTROLL OG RESULTATOPPFØLGJING 6.1 Resultat oppfølgjing/evaluering (R 9 og 16) (B 2.2 og 2.6) Rektor har ansvaret for at institusjonen oppfyller dei mål- og resultatkrava som er fastsett i tildelingsbrevet. Rektor skal sørgje for at det vert gjennomført evalueringar for å få informasjon om effektivitet, måloppnåing og resultat ved institusjonen. Rektor tar stilling til frekvens og omfang ut frå risiko og vesentlegheit.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 14 av 16 Avdelingane og dei administrative einingane skal innenanfor sine ansvarsområder etablere rutinar som sikrar kontroll med at resultata som vert oppnådd står i eit tilfredsstillande forhold til dei oppsette mål og ressursinnsats. 6.2 Intern kontroll (R 14) (B 1.2, 2.2, 2.4, 4.4) Direktøren Styret har ansvar for at institusjonen har effektive og føremålstenelege styrings- og kontrollsystem slik at fastsette mål og resultatkrav kan bli følgd opp, ressursbruken er effektiv og institusjonen vert driven i samsvar med gjeldande lover og regler. Rektor skal fastsetje rutinar som sikrar at tilfredsstillande intern kontroll er innbygd i heile organisasjonen, og har ansvaret for at det vert etablert system, rutinar og tiltak med fokus på kontrollmiljø, risikovurdering og kontrollaktivitetar, oppfølging, informasjon og kommunikasjon. Rektor skal fastsette retningsliner og rutinar som sikrar at avdelingar/einingar som har fått budsjettdisponeringsmyde ser til at: - forbruket på deira ansvarsområde er i samsvar med vilkåra i disponeringsplanen. - bbestillingar og andre forpliktingar har dekning i midlar avdelinga/eininga har til rådvelde. Rektor skal fastsetje reglar og sjå til at det er etablert rutinar og system som sikrar at korrekte grunnlagsdata vert rapportert til Database for statistikk om høgare utdanning (DBH). Rektor skal sjå til at studentregistreringssystem til institusjonen oppfyller dei krav til rapportering og tryggleik som Kunnskapsdepartementet stiller. Det skal fastsetjast skriftlege retningsliner som forklarar rutinar for: - bruk av studentregistreringssystem til institusjonen, rutinar for tilgang til systemet, sletting av tilgangar og dokumentasjon av korreksjonar som er utført. - Registrering av grunndata - Kontroll og risikovurdering av data. Rektor skal godkjenne rapportane til DBH og sjå til at dei gjennomførte kontrolltiltaka er skriftleg dokumentert. 7 VERDIPAPIRER OG EIGEDELAR 7.1 Handsaming av verdipost og verdipapir (B 5.4.7 og 5.4.8) Rektor skal fastsetje rutinar for mottak og handsaming av postsendingar med betalingsmiddel og andre verdiar. Rektor skal og fastsetje retningsliner for handsaming og transport av verdipost, sjekkar og andre betalingsmiddel som kjem til institusjonen. 7.2 Forvaltning av eigendelar
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 15 av 16 (R 14 e) (B 5.3.7) Rektor skal fastsetje retningsliner som sikrar at institusjonen har tilfredsstillande rutinar for forvaltning av institusjonen sine eigendelar. Rektor har ansvaret for at forvaltninga av verdipapir i form av aksjebrev, obligasjonar m.m. er lagt opp i samsvar med gjeldande regelverk om dette. 7.3 Forvaltning av eigarinteresser m.m. (R 10) (R 3.2) (F 20 07) (Instruks om verksemda til Riksrevisjonen av 11. mars 2004, 5) Styret skal fastsetje retningslinjer for korleis styrings- og kontrollmyndet skal utøvast. Styret skal sjå til at rapportering til departementet blir gjort i samsvar med retningslinene. 7.3.1 Generelle vedtak om forvaltning av eigarinteresser Alle vedtak om kjøp av aksjar eller oppretting av selskap skal alltid gjerast av styret sjølv. Det er ikkje høve til å delegere denne retten. Styret skal også fastsetje mål og resultatkrav der dei har vesentlege eigarinteresser. Styreleiar i høgskulen sitt styre kan ikkje delta i styret i selskap som høgskulen eig eller har eigarinteresser i. Rektor kan ha slike styreverv. Dersom høgskulen får særskilt fullmakt frå Kunnskapsdepartementet til å forvalta staten sine eigarinteresser i selskap m.m. skal styret fastsetje retningsliner for korleis styrings- og kontrollmyndigheita skal verte utøva. Rektor skal umiddelbart orientere departementet om viktige saker i selskap der institusjonen forvaltar staten sine eigarinteresser. Rektor skal så tidleg som mogeleg orientere departementet om tidspunkt for ordinære og ekstraordinære generalforsamlingar. Rektor har ansvaret for å utarbeide grunnlagsmaterialet for innrapportering av selskapsinteresser til staten sit kapitalrekneskap i samsvar med dei retningsliner og innan dei fristar Kunnskapsdepartementet fastset. Rektor skal innan 1 månad etter ordinær generalforsamling sende årsrekneskap, årsmelding, protokoll og revisor si melding til departementet. Dersom det vert helde ekstraordinær generalforsamling i selskap der institusjonen forvaltar staten sine eigarinteresser, skal rektor sende protokoll og annan relevant dokumentasjon departementet innan 1 månad etter at ekstraordinær generalforsamling er avhelde. 7.3.2 Særskilte vedtak i selskap der staten har dominerande innverknad Dersom høgskulen eig selskap/aksjar der høgskulen representerar 50 prosent eller meir av stemmene, eller der staten på grunn av aksjeeige eller ved statleg kontroll av selskapsinteresser m.m. har dominerande innverknad, skal rektor likevel innan 14 dagar etter ordinær generalforsamling sende årsrekneskap, årsmelding, protokoll og revisor si melding, og utkast til melding til Riksrevisjonen til departementet. Dersom det vert helde ekstraordinær generalforsamling i selskap der staten på grunn av aksjeeige eller andre forhold har dominerande innverknad, skal rektor likevel sende protokoll og annan relevant dokumentasjon departementet innan 14 dagar etter at ekstraordinær generalforsamling er avhalde.
Høgskulen i Sogn og Fjordane Internt arbeidsnotat 16 av 16 7.4 Erstatningsansvar Styret kan innrømme erstatningsansvar og utbetale erstatning etter særskilt fullmakt frå Kunnskapsdepartementet. 8 EKSTERN FINANSIERT VERKSEMD (Rundskriv F 20 07) Styret skal fastsetje retningsliner for den eksternt finansierte verksemda ved institusjonen. Rektor skal sjå til at alle direkte og indirekte utgifter i samband med oppdragsverksemd vert dekka av oppdragsgjevar, og at den eksternt finansierte verksemda ved institusjonen er organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementet sitt reglement for forvaltning av eksternt finansiert verksemd. Rektor har ansvaret for at eksternt finansierte verksemder vert rekneskapsført i samsvar med Kunnskapsdepartementet sine retningsliner. 9 SAMARBEID MED STIFTINGAR OG SELSKAP (Rundskriv F 20 07 pkt. 1) Styret har ansvaret for at samarbeidet med stiftingar og selskap er organisert i samsvar med dei retningsliner Kunnskapsdepartementet fastset. Styret har ansvar for at alt forpliktande samarbeid er tufta i høgskulen sine strategiar.