KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE ÅRSMELDING FOR 2014 1. INNLEDNING Etter lov av 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 er Molde kommune pålagt å ha et kontrollutvalg. Utvalget er kommunestyret sitt kontrollorgan og skal på vegne av kommunestyret, forestå det løpende tilsynet med kommunens forvaltning. Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre folkevalgte organ og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet. Det følger av koml. 77 nr 2: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Funksjonen som kontrollorgan forutsetter en uavhengig stilling i forhold til den som blir kontrollert, dvs. forvaltningen. Utvalget rapporterer og gir innstilling direkte til kommunestyret i saker som vedkommer denne oppgaven. 2. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget i Molde kommune har for perioden 2011 2015 følgende sammensetning: Funksjon Navn Parti Varamedlemmer Nr Navn Parti Leder Finn Myrland Ap 1 Rolf Ingolf Gaasø V Nestleder Tove Alfarnes Melsæter H 2 Mette Hanekamhaug Frp Medlem Evy Olin Strømme V 3 Rolf Magnus Orø SV Medlem Are Krohn Venås Frp Medlem Harald Valved * Sp * medlem av kommunestyret. I tillegg har ordfører og oppdragsansvarlig revisor møte- og talerett i utvalgets møter. 3. SEKRETARIAT Det følger av koml. 77 nr 10: Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I 2004 ble det inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember 2004. I første halvår 2013 ble det, etter anmodning fra Samarbeidsforumet, fremmet en sak om endring av organisasjonsformen for kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Forslaget gikk Side 1 av 8
ut på å endre organiseringen av sekretariatet til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens 27 med status som eget rettssubjekt og med eget styre. Endring av organisasjonsformen for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene er behandlet av kommunestyrene i de 9 kommunene som omfattes av kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal der samtlige kommuner enstemmig har sluttet seg til forslaget om organisasjonsendring. Styret er samarbeidets øverste organ og ivaretar arbeidsgiveransvaret for sekretariatets ansatte. Ola Krogstad, Eide kommune er styreleder med Rita Rognskog, Aukra kommune som nestleder. I 2014 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalget ivaretatt av rådgiver Åse Solveig Eriksen frem til og med møte 18.06.14. Fra og med møtet 04.09.14, er sekretærfunksjonen for kontrollutvalget ivaretatt av daglig leder Jane Anita Aspen. Grunnet plassmangel flyttet sekretariatet våren 2014 inn i nye tilstøtende lokaler i Hamnegata 35 i Molde sentrum og er inntil videre samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. 4. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 4.1 Innledning Med hjemmel i koml. 77 har Kommunaldepartementet fastsatt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver er konkretisert. Det fremgår av forskriftens 4: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. I departementets merknader til denne paragrafen blir det bemerket: Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens/fylkeskommunens virksomhet, men har prinsipielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret/fylkestinget selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens/fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Kontrollutvalget har anledning til å føre kontroll og tilsyn med alle deler av den kommunale/fylkeskommunale virksomheten, herunder kommunale og fylkeskommunale foretak etter kommuneloven kap 11. 4.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon følger av forskriftens kap. 4, herunder Uttalelse til årsregnskapet ( 7), samt Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) 4.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon følger av forskriftens kap 5, herunder Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapporter om forvaltningsrevisjon ( 11), samt Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter ( 12) 4.4 Selskapskontroll Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll følger av forskriftens kap. 6, herunder Selskapskontrollens innhold ( 14), samt Rapportering om selskapskontrollen ( 15) Side 2 av 8
4.5 Særlige oppgaver for kontrollutvalget Kontrollutvalgets særlige oppgaver følger av forskriftens kap. 7, herunder Valg av revisjonsordning og valg av revisor ( 16) Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse ( 17), samt Budsjettbehandling ( 18) 4.6 Saksbehandling og sekretariat Bestemmelser om saksbehandling og sekretariat følger av forskriftens kap. 8 Det følger av 20 andre ledd Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 5. VIRKSOMHET I 2014 Kontrollutvalget har hatt 6 ordinære møter og behandlet i alt 43 protokollerte saker. Av disse er 10 saker oversendt kommunestyret enten som ordinær sak eller som referatsak. I tillegg er det i 2014 behandlet 16 referatsaker og 20 orienteringssaker. Kontrollutvalgets møteprotokoller legges frem for kommunestyret som referatsak. Møtene blir hovedsaklig avholdt på rådhuset. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. Reglement for kontrollutvalget Reglement for kontrollutvalget i Molde er vedtatt av kommunestyret i møte 15.12.2011, k-sak 135/11. Representasjon Utvalgets leder Finn Myrland har i 2014 deltatt på møter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 28.mai og 10. desember. I styremøte 11. september var ikke Molde kommune representert. Utvalgets leder Finn Myrland deltok på NKRFs 1 Kontrollutvalgskonferanse 2014 på Clarion Airport Hotel Gardermoen 5.-6. februar 2014. Utvalgsmedlem Harald Valved deltok på FKTs 2 Årsmøte og Fagkonferanse 2014 på Rica Maritim Hotell i Haugesund 3.- 4. juni 2014. 5.1 Tilsyn med revisjonen Utvalget har fått seg forelagt følgende i 2014: Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2013 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 Revisors vurdering av uavhengighet Dokumentene er blitt supplert med muntlig orientering fra oppdragsansvarlig revisor. Videre er revisjonsberetninger, kundebrev og nummererte brev blitt forelagt utvalget. 5.2 Uttalelse til regnskapene 1 Norges Kommunerevisorforbund 2 Forum for Kontroll og Tilsyn Side 3 av 8
Utvalget har behandlet og vurdert årsregnskapet for 2013 for: Molde kommune Molde Eiendom KF Moldebadet KF Molde Havnevesen KF Molde Vann og Avløp KF og gitt sin uttalelse til disse. Samtidig har utvalget fått seg forelagt kommunens tertialvise økonomirapporter. Kontrollutvalget har fått seg forelagt som orienteringssaker det årlige skatteregnskapet fra skatteoppkrever samt Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreverfunksjonen. Kvaliteten og presentasjonsformen av regnskapene har vært tilfredsstillende. Det samme kan sies om rådmannens årsmelding og skatteoppkreverens årsrapport. Kontrollutvalget har i 2014 ikke fått seg forelagt noen sluttregnskap/byggeregnskap til behandling og uttalelse. 5.3 Forvaltningsrevisjonsrapporter Det er utarbeidet Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 som ble behandlet av kontrollutvalget i møte 25.01.2012, sak 05/12 og senere vedtatt av kommunestyret i møte 09.02.2012 i K sak 23/12. I henhold til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 vedtok kontrollutvalget i møte 3.6.2013 å bestille følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Samhandlingsreformen i Molde kommune Kontrollutvalget har i 2014 fått seg forelagt og behandlet følgende forvaltningsrevisjonsrapport: Samhandlingsreformen i Molde kommune Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget og behandlet i møte 22.10.2014 i sak PS 33/14 og av kommunestyre 13.11.2014 i k-sak 75/14. Kontrollutvalget har i 2014 behandlet oppfølging av følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune. Revisjonenes oppfølgingsrapport viste at Molde kommune har fulgt opp eller har planer for oppfølging av anbefalingene i rapporten. Revisjonen anbefaler at kontrollutvalget holder seg orientert om vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av PPT. I medhold av Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 vedtok kontrollutvalget i møte 9.12.2014 å bestille følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Kommunens økonomiske situasjon innenfor helse og omsorg 5.4 Selskapskontroll Side 4 av 8
Det er utarbeidet Plan for selskapskontroll 2012 2015 som ble behandlet av kontrollutvalget i møte 25.1.2012, sak 06/12 og senere vedtatt av kommunestyret i møte 9.2.2012 i K sak 24/12. Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at kommunen har utarbeidet eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens interesser i selskap samt eierstrategier for hvert enkelt selskap). Molde kommunes Eiermelding ble vedtatt av kommunestyret i møte 1.9.2011 i k-sak 74/11 og rullert av kommunestyret i møte 14.11.2013 i k-sak 97/13. Kontrollutvalget har i 2014 ikke bestilt eller behandlet noen selskapskontroller. Kontrollutvalget har ikke i 2014 blitt varslet om avholdte representantskapsmøter i interkommunale selskap (IKS) eller generalforsamlinger i kommunalt heleide aksjeselskap (AS). 5.5 Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget behandlet i møte 4.9.2014 sak vedrørende oppfølging av politiske vedtak som ikke var iverksatt pr 31.12.2013. Ifølge Molde kommunes årshjul skal denne oversikten fremlegges for kommunestyret i april/mai. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret, plan- og utviklingsstyret, drifts- og forvaltningsstyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Av fattede vedtak i 2013 var 3 ordinære sak fra kommunestyret ikke avsluttet pr. 31.12.2013. Av fattede vedtak i 2013 var 9 vedtak i Plan- og utviklingsutvalget ikke avsluttet pr. 31.12.2013. Av fattede vedtak fra 2011 var 3 saker fra kommunestyret ikke avsluttet. Kontrollutvalget mener at oppfølging av politiske vedtak skal være en prioritert oppgave også i fremtiden. 5.6 Oppfølging av kontrollutvalgets saker Saker fra kontrollutvalget som ikke er endelig avsluttet pr 31.12.2014 er følgende: Sak nr / dato 42/11 8.12.2011 K sak 21/12 9.2.2012 04/13 27.2.2013 K sak 18/13 21.3.2013 Sakstittel Vedtak Merknad Forvaltningsrevisjons-rapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» 1. Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjons-rapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. 1. Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i grunnskole-opplæringen i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 16 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i avsnitt 16 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. Oppfølging av rapporten er behandlet i møte 11.12.2012. Kontrollutvalget ønsker en ny statusrapport i utvalgets møte i juni 2015 Oppfølging av rapporten er behandlet i møte 22.10.2014. Vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av Side 5 av 8
40/13 05.12.2013 21/14 18.6.2014 K-sak 58/14 11.9.2014 33/14 22.10.14 K-sak 75/14 13.11.2014 42/14 09.12.2014 Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal Valg av organisasjonsform vider prosedyre Forvaltningsrevisjonsrapportorten «Samhandlingsreformen i Molde kommune» Oppfølgingsliste 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. 1. Kommunestyret slutter seg til utredningen om etablering av en ny interkommunal revisjonsordning i fylket, og at Sunndal kommune vil delta i forhandlingene om selskapsavtalen for det interkommunale selskapet. 2. Kontrollutvalget blir bedt om å velge representant fra kommunen i forhandlingene om avtaleverket for den interkommunale revisjonsordningen og gitt fullmakt til å ta stilling til konkrete spørsmål som i den sammenheng måtte bli lagt fram. 3. Styringsgruppen for utredningsprosessen oppfordres til å gjennomføre forhandlings-prosessen og legge fram en omforent avtalestruktur for det nye selskapet. 1. Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens kapittel 1 under Oppsummering, samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i kapittel 1 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. I oppfølgingslisten er følgende saker ikke avsluttet: «Saman om ein betre kommune» Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 PP-tjenesten blir ført opp på «Oppfølgingslisten» til kontrollutvalget. Svarbrev fra Molde kommune ble gjennomgått i møte 22.10.14. Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken til reglementet er på plass. Prosessen med etablering av ny revisjonsordning fortsetter i 2015 Oppfølging av rapporten vil ventelig skje høsten 2015 eller våren 2016 Gjenstående saker fra oppfølgingslisten for 2014 blir ført over til oppfølgingsliste for 2015. 5.7 Spesielle undersøkelsesoppgaver Kontrollutvalget hadde i 2014 en sak som refererte seg til uregelmessigheter og ingen saker om misligheter. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapporterte i «Nummerert brev nr. 1 Molde kommune», datert 28.4.2014, at de har konstatert at kommunen ikke har vært ute på anbud med rammeavtaler på innkjøp. Kommunen sin praksis på dette område er etter revisjonen sin vurdering i strid med lov om offentlige anskaffelser. Kommunen har satt i gang et arbeid på området bl.a har en i sak K-sak 77/14 13.11.14 vedtatt Innkjøpsstrategi Molde kommune 2015-2022. Revisor følger opp, og kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen i første møte i 2015. 5.8 Sentrale kommunale styringsverktøy Molde kommune har følgende sentrale styringsverktøy: Økonomireglement for Molde kommune (vedtatt 27.05.04, revidert 20.06.2013 i k- sak 60/13) Delegasjonsreglement for Molde kommune (justert 15.11.2012 i k-sak 120/12) Side 6 av 8
Rettesnora kommunens kvalitetsstyringssystem Finansreglement for Molde kommune (vedtatt 18.11.2010, revidert 20.06.2013 i k-sak 61/13) Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte (revidert 15.12.2011 i k-sak 127/11) Arbeidsgiverstrategi 2014-2022 (vedtatt 16.10.2014 i k-sak 65/14) Reglementene dekker bl.a. områdene budsjettdelegasjon, attestasjon og anvising, rapporteringsrutiner og delegert beslutningsmyndighet. Finansreglementet regulerer plassering av ledig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler. Arbeidsgiverstrategien er det viktigste styringsdokumentet i arbeidet med at Molde kommune skal være en attraktiv arbeidsgiver. Alle vesentlige rutiner bør være skriftlig dokumentert med hensyn til hvordan de fungerer, og hvilken intern kontroll som ligger inne i systemene. 5.9 Tilsyn fra andre I tillegg til kontrollutvalget, utfører eksterne forvaltningsorgan tilsyn med Molde kommune. Disse tilsyn kan avdekke avvik eller svakheter i den kommunale organisering og utøving av tjenesteproduksjonen. En ser det formålstjenlig at kontrollutvalget blir orientert om slikt tilsyn for å kunne løpende følge opp at den samlede tjenesteproduksjonen i Molde kommune kvalitetssikres og forbedres. Kontrollutvalget har i 2014 fått seg forelagt følgende tilsynsrapporter: 1. Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Arbeids- og velfersdsforvaltninga i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 (2 avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert 18.9.2014 Kontrollutvalget har gjennomgått rapporten og ber rådmannen om å sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. 5.10 Diverse Kontrollutvalgets overordnede oppgave er å være med å skape tillit til kommunal forvaltning. I hvor stor grad utvalget har lykkes, bør vurderes av andre. Utvalget har gjennom året påpekt overfor administrasjonen og politikere forhold som bør bedres for at kommunen skal framstå som en god tjenesteyter og forvalter av fellesskapets verdier og lovverk. Kontrollutvalget har på forespørsel og i nødvendig utstrekning fått orienteringer fra administrasjonen og kommunerevisjonen i saker som har vært til behandling i møtene. 6. SAMMENDRAG Kontrollutvalget legger vekt på å være en nyttig medspiller i å forbedre kommunens eksterne tjenesteproduksjon og myndighetsutøvelse så vel som de interne forvaltningsfunksjoner, ved å legge opp til en konstruktiv ikke nødvendigvis bare kritisk tilnærming ut fra hva som er realistisk å oppnå. Kommunen er avhengig av tillit til disse prosessene hos brukerne, og en aktiv og troverdig tilsyns- og kontrollfunksjon kan medvirke til å bygge opp om denne tilliten. For å bli kjent med den kommunale forvaltningen og for at ansatte i kommunen skal bli bedre kjent med kontrollutvalget, har kontrollutvalget i 2014 hatt som mål å gjennomføre et besøk i en kommunal virksomhet. Gjennomføring av virksomhetsbesøk gir kontrollutvalget et godt innblikk i den kommunale forvaltningen og gir virksomheten mulighet til å bli kjent med kontrollutvalget. Kontrollutvalget var 3.2.2014 på virksomhetsbesøk ved Kirkebakken Helsehus. Hensikten med besøket var å få en orientering om Kirkebakkens nye funksjoner, samt Side 7 av 8
orientering om omsorgstilbudet i Molde kommune og de utfordringer kommunen har fått etter innføring av Samhandlingsreformen. I møte 22.10.2014 var Molde Eiendom KF bedt om å komme i møte for å orientere om sin virksomhet som et alternativ til virksomhetsbesøk. Temaet for orienteringen var Molde Eiendom KF sin strategi og praktiseringen av denne, vedlikeholdsplan, etterslep på vedlikehold, hva som blir gjort med eiendommer som ikke er i bruk, samt bemanning og organisering. Kontrollutvalget har i 2014 fortsatt fokus på å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltning og overfor innbyggerne i kommunen. Gjennom endringer i kommuneloven som trådte i kraft 1. juli 2013, er kontrollutvalgets rolle og posisjon ytterligere styrket. Utvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan gjelde hele virksomhetsområdet til Molde kommune. Skolering av utvalgsmedlemmer vil fortsatt ha prioritet i tiden fremover. Som kommunestyrets hjelpeorgan i tilsyns- og kontrollspørsmål er kontrollutvalgets virke avhengig av å ha legitimitet i kommunestyret, bl.a. for å få gjennomslagskraft for forbedringsforslag og anbefalinger og dermed kunne bistå i arbeidet for at kommunestyrets målsetninger blir realisert. Kontrollutvalget har i 2014 behandlet sak om Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal og bedt kommunestyret om å slutte seg til utredningen om etablering av en ny interkommunal revisjonsordning i fylket. På bakgrunn av kontrollutvalgets anbefaling vedtok kommunestyret enstemmig i møte 3.9.2014 å slutte seg til utredningen og dela i forhandlingene om selskapsavtalen for det nye interkommunale selskapet. Kontrollutvalget har som mål å være uavhengig i sitt arbeide og anser at det har blitt ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake og møtene er i liten grad preget av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Molde, 23. februar 2015 Kontrollutvalget i Molde kommune Finn Myrland Tove Alfarnes Melsæter Evy Olin Strømme leder nestleder Harald Valved Side 8 av 8