ÅPEN VERSJON U KOLARCTIC NORGE SIST STYREGODKJENT 23.08.11 "NBG"-SAK 2/11 OPPDATERES TEKNISK SIST 15.03.12 Ei kort innføring i Kolarctic -i perioden "2007-2013" innen ENPI CBC STRUKTUROVERSIKT FOR NORDNORSK SIDE: 1 KOLARCTIC: FRA INTERREG IIIA NORD TIL ENPI CBC 2 PARTNERSKAPET; OVERSIKT, ANSVARSBESKRIVELSER 3 SKJEMATISK OVERSIKT KOLARCTIC Nordnorsk supplement til reglementer for JMC og JSC, samt øvrige normative programdokumenter KOLARCTIC bygger på "Partnerskaps"-prinsippet -styringsstruktur som forutsetter samarbeid mellom ulike offentlige myndigheter og private. Har de siste år bidratt til partnerskapsløsninger også på andre områder i Europa- også i Norge. Kolarctic Norge, sekretariatet www.kolarctic.no EU-programmet Kolarctic Lappland, Norrbotten c/o Finnmark fylkeskommune info@kolarctic.no Murmansk, Arkhangelsk, Nenets 9815 Vadsø 789 63123 / +63092 Finnmark, Troms, Nordland
1 KOLARCTIC - FRA INTERREG IIIA NORD TIL ENPI CBC Mer info: norsk side www.kolarctic.no Det grenseregionale samarbeidet mellom EU og Russland i nord var i forrige EU-strukturfondsperiode 2000-2006 i form av delprogram Kolarctic innen Interreg IIIA Nord. Ett ledd i transformeringa til dagens Kolarctic var "Naboskapsprogram Kolarctic" innen nevnte struktur fra høsten 2005 til og med 2008, før gjeldende strukturfondsperiode 2007-2013; som eget program utenom Interreg; Kolarctic ENPI CBC (European Neighbourhood and Partnership Instrument - Cross-Border Cooperation) her forkortet til Kolarctic. Kolarcticprogrammet er formelt et utenrikspolitisk instrument for EU. Nordnorsk side har likevel interesse i å bevare mest mulig av Interreg-arven, da Kolarctic er eneste finansiering til direkte utvikling på nordnorsk side i prosjektsamarbeid med Russland (f.eks kompetanseoverføring fra russlandsk side innen mange felter). Budsjett for norsk side i programmet "2007-13" er litt lavere enn forrige periode 2000-06. Det regionalpolitiske instrumentet Interreg, med sine programmer, fortsetter imidlertid også i EUstrukturfondsperioden 2007-2013. Interreg IIIA Nord ble til Interreg IV Nord, men altså uten Kolarctic. Strukturene i Interreg IIIA Nord opphørte formelt først 30.06.09. Det utgåtte Interreg IIIA Nord, med sine delprogrammer Kolarctic, Nordkalotten og Sapmi, var et regionalpolitisk instrument for utvikling av forretningsliv, velferd og infrastruktur på Nordkalotten. Dette vektlegges også av Kolarctic i denne perioden, dvs prosjektene skal gi utviklingseffekt på "vestlig" side av grensene til Russland, f.eks i de norske prosjektbudsjettene. Kompetanseoverføring og lignende skal da i norsk part sine budsjetter skje fra Russland til Norge. I forrige periode hadde Norge lik adgang til å ha bilaterale (tosidige) prosjekter med Russland innen programmet, som øvrige nordkalottparter. For inneværende Kolarctic-periode er den likeverdige statusen tapt. Nordnorske utviklingsaktiviteter vil dermed måtte realiseres gjennom de norske budsjettene i multilaterale prosjekter. Likevel kan inntil 20% av det norske programbudsjettet innen innsatsområde 1 brukes til bilaterale prosjekter, om de er innen petroleum eller fisk, og det det ikke finnes relevant EU-part på området. Prosessen frem mot operativt finansieringsvirkemiddel var lang, vesentligst utfra de krav EU stilte til Russland i deltakelsen; EU-regler for regnskapsoppfølging også i delbudsjetter for Russland, samt plassering av midlene fra og for Russland på EU-sida. EU-kommisjonen godkjente programmet 19 desember 2008, finansieringsavtalen med Russland ble signert først 18 november 2009. Overvåkningskomitéen vedtok 24.11.09 første søknadsutlysning 11 januar, med frist 9 april 2010. Finansieringsavtalen ble ratifisert av Statsdumaen 16.07.10. Innsatsområder i Kolarctic ENPI CBC "2007-2013" BUDSJETTANDEL EU/STATSFINANSIERING MED EKSEMPLER PÅ INNSATS OG SØKERTYPER ENPI-midler EU-sida "ENPI"-midler norsk side ( * / ** = redusert av JMC hhv 24.11.11 og 15.03.12) 1 Økonomisk og sosial utvikling søkere: bedrifter/nettverk, sammenslutninger 11 296 408 ** 2 300 000 utvikling av samarbeidstiltak innen olje-/gass 2 Felles utfordringer søkere: læresteder, organisasjoner, myndigheter 7 060 254 (økt) 3 250 000 harmonisering og innsyn i grensepasseringsregime 3 Folk-til-folk, identitetsbygging søkere: myndigheter, nettverk, organisasjoner 7 060 254 * 750 000 kulturutdanning, informasjon T.A. Teknisk Assistanse søkere: partnerskapet (kollektivt) 2 824 102 700 000 initiering, saksbehandling, informasjon, oppfølging
2 PARTNERSKAPET FOR KOLARCTIC NORSK SIDE: (pr 15.03.12) A : REPRESENTERT I OVERVÅKNINGSKOMITÉEN (BESLUTNINGSNIVÅ). GRÅ: VAKANS Norske delegater til JMC (Joint Monitoring Committee) (fra desember 2009) delegat myndighet vara myndighet Tor-Egil Lindeberg spesialrådgiver +47 222 47052 Stephanie Bjøro spesialrådgiver +47 23950636 Bente Haug fylkestingsrepresentant +47 789 63000 Knut Werner Hansen fylkesordfører +47 777 88000 Mariette Korsrud fylkesordfører +47 75 650703 KRD Odd Godal P.b. 8112, 0032 Oslo spesialrådgiver tor-egil.lindeberg@krd.dep.no +47 222 47052 UD P.b. 8112 Dep, 0032 Oslo stephanie.bjoro@mfa.no Finnmark fylkeskommune Fylkeshuset, 9815 Vadsø bente.haug@ffk.no Troms fylkeskommune Pb 6600, 9296 Tromsø Nordland fylkeskommune Fylkeshuset, 8048 Bodø VAKANT Olav-Nils Thue spesialrådgiver +47 222 40710 Raymond Robertsen fylkestingsrepresentant +47 789 63000 Christine B. Killie fylkesvaraordfører +47 777 88000 Øyvind Mathisen fylkesvaraordfører +47 755 57760 odd.godal@krd.dep.no Fax: +47 222 42738 olav-nils.thue@mfa.no Fax: +47 222 49580 raymond.robertsen@ffk.no Fax: christine.killie@tromsfylke.no Fax: +47 777 88366 oivind.mathisen@nfk.no Fax: +47 756 50701 B : REPRESENTERT I UTVELGELSESKOMITÉEN (BESLUTNINGSNIVÅ) Norske delegater til JSC (Joint Selection Committee) (Oppnevnt 24.11.09, supplert fra 11.04.10) partnerskapsorganisasjon delegat vara Nordland fylkeskommune 8048 BODØ Troms fylkeskommune p.b. 6600, 9296 TROMSØ Finnmark fylkeskommune H. Karlsens pl. 1, 9815 Vadsø Gunnhild Aasmoe gunnhild.aasmoe@nfk.no 756 50340 Marthe Olsen marthe.olsen@tromsfylke.no 777 88058 Markus Karlsen markus.karlsen@ffk.no 789 63153 Toril Moan toril.moan@nfk.no 75650327 4791864966 Anne Hjortdahl anne.hjortdahl@tromsfylke.no 777 88166 916 68263 Eva Steen Jenssen eva.steen.jenssen@ffk.no 789 63060 C : REPRESENTERT I DEN NORSKE EKSPERTGRUPPA (ADMINISTRATIVT NIVÅ) Norsk RAG (Regional Assessors Group; NRAG; ekspertgruppa) (Oppnevnt 24.11.09. Justert 15.11.10) BUF etat region Nord p.b. 919, 9259 TROMSØ Helse Nord RHF 8038 BODØ Innovasjon Norge, Finnmark p.b. 607, 9811 VADSØ Barentssekretariatet Norge 9000 Kirkenes UNDER "C": NORSK FILIAL AV SEKRETARIATET Kolarctic Norge, 9815 Vadsø. info@kolarctic.no med norske sekretariatsoppgaver også overfor JSC, dels JMC Fax: 789 62373 Finansiell Enhet: Linda I. Mosand programrevisor 789 63092 913 67079 linda@kolarctic.no Operasjonell Enhet: Jan M. Saigusjkin Solstad programkoordinator 789 63123 414 50550 jan@kolarctic.no
KOLARCTIC; OPPGAVESPESIFIKASJON NORSK SIDE (NORDNORGE) VIDEREFØRT ANSVARSFORDELING TILPASSET GJELDENDE KOLARCTIC-PERIODE: 1 Ansvarlige institusjoner ansvar KRD Sekretariatet /JMA v/lapin liitto, Rovaniemi Finnmark fylkeskommune Troms fylkeskommune A: Sikre norske interesser innen målsettingene med samarbeidet B: Sikre enhetlig programgjennomføring norsk side, og vs EU Sikre saksbehandlingssamarbeidet med norsk side for å betjene JMC mht programmets prinsipielle oppfylling av målsettinger, JSC for prosjektprioriteringer, RAG for prosjektkvalitet, samt prosjektinteressenter. A: Ansvar for norsk filial av sekretariatet, herunder Operasjonell enhet B: Ansvar for norsk Utbetalingsmyndighet (Finansiell enhet) C: Fremme Finnmark fylkes interesser i Utvelgelseskomitéen/JSC Fremme Troms fylkes interesser i Utvelgelseskomitéen/JSC Nordland fylkeskommune Fremme Nordland fylkes interesser i Utvelgelseskomitéen/JSC Øvrige nordnorske partnerskap Ivareta programmets prinsipper gjennom Overvåkningskomitéen (JMC) og sektorinteresser og målsettinger i programsaker 2 Hovedfunksjon oppgaver, samt kvalitetskriterier A Operasjonell enhet B Finansiell enhet C Revisjonsenhet Informere potensielle søkere, behandle søknader, og betjene de norske delene av partnerskapet v/jsc og JMC, samt koordinere RAG-arbeidet. Herunder: Informasjon og veiledning Tilrettelegge for norsk del av partnerskapet Saksbehandling i samarbeid med sekretariatet Utveksling finansiering med i hovedsak norsk "Barentssekretariat" Kontroll med likviditet på program- og prosjektnivå, oppfølging og utbetaling til norske deler av Kolarctic-prosjekter etter programenhetlige kriterier, og føre regnskap for dette. Herunder: Kontrakter, økonomi- og oppfølging overfor prosjektene Programregnskap og utveksling med relevante myndigheter Rapporterings- og informasjonsoppgaver om resultater Revisjon og kontroll, årlig internregnskap og rutinekontroll
A Operasjonell enhet ansvarsområde (ved Næringsavdelinga) Informasjon og veiledning Ansvar for informasjon og veiledning til miljøer og offentlighet om finansieringsvirkemiddelet. Formidling av forprosjektmuligheter, behandling og oppfølging av Kolarctic-forprosjektpott. Annonser, pressemeldinger og annen åpen informasjonsformidling om finansieringsmuligheter. Veiledning i prosjektutarbeidelsen, herunder forprosjektfinansiering gjennom handtering av Kolarctic-forprosjektpott. Bistå nordnorske prosjektinteressenter i søknadsprosessen. Tilrettelegge for norsk del av partnerskapet Informasjonsutveksling om Partnerskapet sine prioriteringer for program- og prosjektinnhold, informasjon om prosjektstatus, samt relevante beslutningssaker for norsk del av JSC, og dels JMC. Utveksle informasjon med norsk del av JSC om søknadsprosess og prioriteringer. Være formidler i saker som berører program- og innsatsjustering. Lage saksfremlegg og oppfølging i saker som tilligger norsk Partnerskap å beslutte eller innstille, og der relevant gjennom nordnorsk del av JSC (styret; NBG; Norsk BeslutningsGruppe). Tilrettelegge for deltakelse og samordna norske posisjoner i JSC og JMC. Saksbehandling i samarbeid med sekretariatet Saksbehandling i hht Kolarctic-kriterier, i samarbeid med sekretariatet/jma i Rovaniemi. Saksbehandle evt bilaterale saker Norge/Russland, samt tilordne og effektuere prosedyrer i relevante beslutningsgrunnlag. Legge tilrette for og koordinere RAG-arbeidet på norsk side. Tilrettelegge møter på norsk side, og der relevant sikre oversetting til finsk, russisk og evt samisk. Som del av sekretariatet saksforberede programsaker, samt evt utarbeidelse av kontrakter. Utveksling finansiering, særlig med norsk "Barentssekretariat" Sikre optimal samfinansiering med norsk "Barentssekretariat", og gjensidig prosjekt- og finansieringsinformasjon, evt også med øvrige tilsvarende medfinansiører for part i Russland. Sikre optimal samfinansiering av prosjekter mellom Kolarctic og norsk filial av Barentssekretariatet for å følge sentrale føringer, særlig i relevante bilaterale prosjekter. Handtere utfordringene som knyttes til hhv finansiering for part i Russland og på norsk side, også gjennom finansiering utenom norsk Barentssekretariat.
B Finansiell enhet ansvarsområde (ved Næringsavdelinga) Kontrakter, økonomi- og oppfølging overfor prosjektene Sikre optimal gjennomføringsmulighet norsk side, gjennom å påse at prosjekteierne har full informasjon om suksesskriteriene og kjenner formelle Kolarctic-krav. Innebærer kontraktsutforming og direkte kontakt med prosjektlederne og økonomiansvarlige i prosjektene, men samtidig et tilstrekkelig granskningsnivå norsk side før Kolarctic-utbetaling. Ansvar for prosjektutbetalinger. Tilsagnsutforming som ivaretar kriteriene. Formell og annen datautveksling med prosjekteierne, som innebærer overvåkning av prosjekters styringsgrupper og prosjektbesøk, utarbeide og drifte et forutsigbart regime for utbetalinger av Kolarctic-midler norsk side utfra generelle programkrav. Forestå utbetalinger og kontroll. Programregnskap og utveksling med relevante myndigheter Ansvar for forsvarlig oppfølgingssystem, og sikre et programregnskap på innteks- og utgiftssida, samt økonomirapportering innen dette til relevante myndigheter. Sikre programmets likviditet norsk side. Stille ressurser for å effektuere godkjent saksbehandlings- og oppfølgingssystem norsk side. Registrering og vedlikehold av prosjektdatabank. Synliggjøre programmets økonomistatus, evt anmode om utbetaling fra hovedfinansiør, samt stille økonomirapporterering fra programmets norske del. Rapporterings- og informasjonsoppgaver om resultater Akkumulering og videreformidling av prosjektresultater til relevante norske og utenlandske myndigheter og offentlighet. Ved bruk av oppfølgingsapparatet norsk side lage resultatrapporteringer på formalia og innhold, og formidle disse på relevante måter, gjennom dokumenter og f.eks pressemeldinger. Utarbeide sammenfattinger av prosjektresultater til programnivå, også i populariserte versjoner. C Revisjon og kontroll Kolarctic-kontaktpunkt ansvarsområde (ved Finnmark fylkeskommune, revisjonsansvarlig), i samråd med programrevisor for Kolarctic Norge. ansvarsområde (defacto ved Kolarctic Norge) Kontakt med og veilede potensielle og reelle søkere mht kriteriene.
NÆRSTRUKTUR KOLARCTIC NORSK SIDE UTKAST OVERVÅKNINGSKOMIÉEN / JMC Joint Monitoring Committee Fi: 5 Sv: 5 No: 5 Ru: 5 UTVELGELSESKOMITÉEN / JSC Joint Selection Committee Fi: 4 Sv: 4 No: 3 Ru: 4 FORVALTNINGSMYNDIGHET (Joint Managing Authority) :Kolarctic-sekretariatet c/o Lapin liitto, Rovaniemi Kolarctic Norge Norsk filial av Kolarctic-sekretariatet c/o Finnmark fylkeskommune, Vadsø Russland Finland Sverige EKSPERTGRUPPA (RAG) Regional Assessors Group Norge. No.: 4 Finnmark fylkeskommune sine operative roller innen Kolarctic: FINANSIELL ENHET OPERASJONELL ENHET JSC Inkl. økonomisk o.a gransking og utbetaling som delegert til norsk side, kontrakter med prosjektparter, programmets likviditet og økonomiske rapporteringsforpliktelser. Inkl. program- og prosjektarbeid, rapporter, oppfølging. Sekretærfunksjon for norsk del av JSC, JMC og RAG. Ansvar for Kolarctic Norge ved Finansiell enhet, Operasjonell enhet, Revisjons- og kontrollenhet: FFK Næringssjefen. Tillegg ved Kolarctic Norge (ikke formalisert): Kolarctic-kontaktpunkt, Støttefunksjon for norsk del av JMC Fylkesrådmannen Inkl. FFK-organisasjon prioriteringer utfra egne regionale interesser. Gjelder representasjon i JSC og nordnorsk styre (NBG), i beslutninger ang prosjekter, forvaltning og programsaker. JMC Fylkesordfører Ivareta overordna prioriteringer utfra regionale interesser. Gjelder representasjon i JMC og norsk partnerskap, for beslutninger om prosjektfinansiering og prinsipielle programsaker. JMC norsk side: KRD, UD, NFK, TFK, FFK JSC norsk side: NFK. TFK, FFK NRAG: Helse Nord, BUF Etat Nord, Innovason Norge, Norsk Barentssekretariat Kolarctic Norge, sekretariatet www.kolarctic.no EU-programmet Kolarctic Lappland, Norrbotten c/o Finnmark fylkeskommune info@kolarctic.no Murmansk, Arkhangelsk, Nenets 9815 Vadsø 789 63123 / +63092 Finnmark, Troms, Nordland
3 Skjematisk - EU-programmet Kolarctic ENPI CBC: EU: Norge: Russland: Lappland, Norrbotten Finnmark, Troms, Nordland Murmansk, Arkhangelsk, Nenets (Karelen: kultur, St.Petersburg: forretning) -struktur: JMC (Joint Monitoring Committee) for kontroll, prioriteringer, formell prosjektgodkjenning. JMC (ledere for regionale myndigheter) JSC (Joint Selection Committee) for i praksis prosjektutvelgelse. JSC (ledere for underavdelinger i partnerskapet) Sekretariatet, Rovaniemi Kolarctic Norge, Vadsø RAG pr land RAG (Regional Assessors Group) for identifisering av prosjektkvaliteter etter gitte kriterier Kolarctic Norge, sekretariatet www.kolarctic.no EU-programmet Kolarctic Lappland, Norrbotten c/o Finnmark fylkeskommune info@kolarctic.no Murmansk, Arkhangelsk, Nenets 9815 Vadsø 789 63123 / +63092 Finnmark, Troms, Nordland
Dato: 240811 JOINT SELECTION COMMITTEE (JSC) TILLEGG NORSK SIDE FFK-saksnr.: 08/00262 Begrensning: ÅPEN Godkjent Kolarctic Norge styret, sak 2/11 JSC skal bestå av administrativt ledelsesnivå i de tre nordnorske fylkeskommunene, utvelger prosjekter og annet i Kolarctic i henhold til det godkjente felles reglementet for JSC. De norske delegatene har tilleggsfunksjon som styre for Kolarctic Norge for prinsipielle forhold som tilligger den norske filialen av sekretariatet å presisere, og som går utover innarbeidet grense for daglig drift og enkeltsak-handtering. Beslutninger og føringer er som i tidligere programperioder i form av "NBG"-vedtak (Norsk BeslutningsGruppe). NBG fastsetter den norske stemmegivinga til felles JSC-møte, og vedtar Teknisk Assistanse på norsk side, samt eventuelle tilleggsføringer på bruken av midlene, med rapportering fra Kolarctic Norge. NBG kan også formidle norske posisjoner overfor JMA, sekretariatet i Rovaniemi og øvrige aktuelle felles programorganer og norske statlige programansvarlige. NBG-talsperson er i utgangspunktet møteleder i det nordnorske styret, med stemmefullmakt der det praktisk kreves én nordnorsk stemme, samt representerer partnerskapet i eventuelle øvrige saker på oppdrag fra NBG. For resten av inneværende programperiode konstitueres denne oppgaven kun når programregler krever det, eller ved styrebeslutning i enkeltsaker. Gyldige NBG-beslutninger fremkommer gjennom møteinnkalling med minst 10 dager varsel, der minst 2 delegater og sekretariatet deltar, hvorav inntil en kan være oppnevnt vara, eller felles samtidig beslutning av alle oppnevnte delegater med deltakelse av sekretariatet. Innstillinger i ordinære saker skal være sendt pr epost minst 7 dager før møte eller beslutning. Innstillinger av utpreget prinsipiell karakter godkjennes og kontrasigneres av Finnmark fylkeskommune som administrativt ansvarlig for den norske filialen av sekretariatet. NBG kan ved enstemmighet når fysisk eller annen form for felles møte ikke er mulig, bruke reglene for "skriftlig beslutning" som gjelder JMC (overvåkningskomitéen), men da kun ved bruk av supplerende samtaler med alle oppnevnte delegater i løpet av beslutningsperioden. For nordnorske søkere gjaldt for øvrig følgende, administrativt klarert med sekretariatet, og som er relevant å videreføre: 1 Ikke obligatorisk utfylling av vedlegget "budsjettspesifikasjon" Er likevel praktisk anbefalt av Kolarctic, men kreves kun for EU-midlene i programmet. 2 Anbefalt kun en "Partner", men der "Associates" kan få kostnadsdekking som "Partner" Kostnadsdekking om inkludert i budsjett og påberopt å være reell medaktør i prosjektet. 3 "Halvoffentlige" søkere kan beregne halvparten av egenfinansieringa som "offentlig" Brukes når en norsk søker har store deler av inntektene fra både privat og offentlig sektor. 4 Kolarctic-søknadsskjemaet kan ikke kreves brukt overfor norske medfinansiører I motsetning til på EU-sida må bruk av skjemaet aksepteres av den enkelte finansiøren. 5 Ikke finansiering for Russland i bilaterale prosjekter; kan bruke norsk "Barentssekretariat". Norsk Barentssekretariat kan etter avtale inngå på så vel norsk side som russlandsk side i budsjettet. Kolarctic Norge, sekretariatet www.kolarctic.no EU-programmet Kolarctic Lappland, Norrbotten c/o Finnmark fylkeskommune info@kolarctic.no Murmansk, Arkhangelsk, Nenets 9815 Vadsø 789 63123 / +63092 Finnmark, Troms, Nordland