Storholtan borettslag

1 Storholtan borettslag Innkalling til ordinær generalforsamling torsdag 06. juni 2013 kl 18:00 Sted: Stangnes 8-13, tidl. Stangnes Barneskole Stemmerett har andelseiere eller personer med fullmakt. Ingen kan stille med mer enn en fullmakt. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være tilstede og til å utale seg, men har ikke stemmerett. Storholtan borettslag AL Grønnliveien 9-17 9409 HARSTAD www.storholtan.no

2 SAKSLISTE 1. Konstituering 1.1 Status frammøtte 1.2 Godkjenning av innkalling og saksliste 1.3 Valg av møteleder 1.4 Valg av møtereferent 1.5 Valg av 2 personer til å underskrive protokollen (møteleder og en andelseier) 1.6 Valg av tellekorps 2 Årsmelding 2012 3 Årsregnskap 2012 4 Godtgjørelse til tillitsvalgte 5 Forslag fra styret 5.1 Forslag fra styret om å innføre instruks for valgkomiteen 5.2 Forslag fra styret vedrørende ventilasjonsprosjektet på kjøkken. Avklaring av juridiske problemstillinger som kan oppstå når vi gjør inngrep inne i andelseierens bolig. Formulering av forslaget er under utarbeidelse av Bonord s jurist i Tromsø. 5.3 Låneopptak vedr ventilasjonsprosjekt kjøkken 6 Innkomne forslag 6.1 Forslag fra Rune Madsen og Nina Johansen, 15B, om utbedring av lekeplassen 7 Valg av tillitsvalgte 7.1 Valg av styreleder for 2 år (Geir Jenssen er på valg) 7.2 Valg av styremedlem for 2 år (Lars Ellingsen er på valg) 7.3 Valg av 3 vararepresentanter for ett år 7.4 Valg av ny valgkomité 3 representanter for ett år Stangnes 28.05.2013 Styret i Storholtan borettslag Storholtan borettslag AL Grønnliveien 9-17 9409 HARSTAD www.storholtan.no

3 4 Godtgjørelse til tillitsvalgte Styrehonorar vedtatt på forrige generalforsamling var 1G (kr. 81.153,- pr. 01.05.12) + 5 dager tapt arbeidsfortjeneste til styreleder og kr. 700,- pr møte til hvert av styremedlemmene. I siste styreperiode har borettslaget fått installert sentralt brannvarslingsanlegg med direkte tilkopling til brannstasjonens tlf.nr. 110, samt byttet ventilasjonsvifter på taket. I den forbindelse har det vært en del ekstra møtevirksomhet/befaringer/tapt arbeidsfortjeneste for styremedlemmer som er tallfestet til kr. 3.600,-. Styret vedtok i fjor å redigere/ajourføre beboermappen som skal ligge i samtlige leiligheter, samt få laget hjemmeside for Storholtan borettslag. Eksterne firma ble forespurt og vurdert, men forkastet pga prisen og liten fleksibilitet. Av den grunn valgte styret å gjøre jobben selv, noe som har medført veldig mye ekstra arbeid. Dette ekstraarbeidet er tallfestet til kr. 20.000,-. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar å videreføre styrehonorarene fra i fjor, dvs. 1 G til styreleder og kr. 700,- pr møte til hvert av styremedlemmene. Generalforsamlingen vedtar også en ekstraordinær godtgjørelse til styret på kr. 23.600,-. Styret foretar selv den interne fordelingen. 5 Forslag fra styret 5.1 Instruks for valgkomiteen i Storholtan borettslag Dagens praksis i Storholtan Borettslag har vært at valgkomiteens innstilling til nye kandidater til styret/valgkomiteen "holdes hemmelig" helt til den blir lagt fram på generalforsamlingen. Denne praksisen gjør at andelseierne som møter på generalforsamlingen må ta stilling til, og velge personer de kanskje ikke vet noe mer om enn navnet. Dette mener styret er en veldig uheldig praksis. Valgkomiteens innstilling bør følge med innkallingen til generalforsamling slik at andelseierne på forhånd skal kunne gjøre seg kjent med kandidatene som stiller til valg i borettslaget. Styret har vært i kontakt med BONORD sin jurist og anbefalingen derfra er at valgkomiteens innstilling bør følge innkallingen, og han anbefaler også styret å lage en egen instruks for valgkomiteen som legges fram for generalforsamlingen. Benkeforslag på kandidater vil fortsatt være tillatt. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar "Instruks for valgkomiteen" slik den blir forelagt på generalforsamlingen. 5.3 Finansiering av ventilasjonsprosjektet på kjøkken Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å oppta annuitetslån med inntil kr 1.500.000, avdragstid 15 år til dekning av utgifter ved ventilasjonsprosjekt kjøkken. Som 2. prioritets sikkerhet for lånet er vedtatt å pantsette borettslagets faste eiendom gnr 54/bnr 188. med pantedokument totalt pålydende inntil kr 15.000.000,- Storholtan borettslag AL Grønnliveien 9-17 9409 HARSTAD www.storholtan.no

4 6 Innkomne forslag 6.1 Forslag fra Rune Madsen og Nina Johansen, 15B, om utbedring av lekeplassen Rune Madsen og Nina Johansen, 15B, har fremmet følgende forslag: «Lekeapparatene på nedsiden må fjernes pga EU-bestemmelser. Det er synd om området skal bli stående tomt og ubrukt. For om mulig å unngå dette foreslås det å anskaffe godkjente lekeapparater, fotballmål, benker og/eller annet som barn og familier kan benytte. Økt aktivitet på fellesområdene vil være bra både for miljøet i borettslaget og for barns helse og trivsel.» Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar at det opprettes en lekeplasskomité med Rune Madsen som leder. Madsen bes om selv å finne interesserte medlemmer som kan hjelpe ham med prosjektet. Gruppen må sende forslag til løsning, samt oversikt over kostnader til styret som skal vurdere om det er økonomisk forsvarlig å gjennomføre hele eller deler av prosjektet. 7 Valg 7.1 Valg av styreleder for 2 år 7.2 Valg av styremedlem for 2 år 7.3 Valg av 3 vararepresentanter for ett år Valgkomiteen redegjør for sin innstilling. Valgkomiteens forslag til valg av styremedlemmer og varamedlemmer er vedlagt innkallingen. 7.4 Valg av ny valgkomité 3 representanter for ett år Valgkomiteen har ikke lagt fram forslag til representanter til valgkomiteen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen oppnevner medlemmer til ny valgkomité. Valgkomiteen konstituerer seg selv og utnevner selv sin leder etter årsmøtets avslutning. Valget av leder meddeles borettslagets styre. Storholtan borettslag AL Grønnliveien 9-17 9409 HARSTAD www.storholtan.no

Instruks for Valgkomitéen Storholtan borettslag 1. Borettslaget skal ha en valgkomité bestående av tre medlemmer. Valgkomitéen bør så langt mulig utgjøre et representativt utvalg av borettslagets beboere. Medlemmer av styret kan ikke velges inn i valgkomitéen. 2. Valgkomitéen skal velges av generalforsamlingen. 3. Valgkomitéen konstituerer seg selv og utnevner selv sin leder etter årsmøtets avslutning. Valget av leder meddeles borettslagets styre. 4. Valgkomitéens medlemmer velges for ett år. Medlemmene kan gjenvelges. I den grad det er mulig er det ønskelig med en viss kontinuitet, og derfor kan valgkomitéen innstille seg selv til gjenvalg. 5. Ved frafall i valgperioden, finner valgkomitéen selv nytt medlem. Dette rapporteres til styret. 6. Styret i borettslaget plikter å sørge for at valgkomitéen sitt arbeid blir igangsatt i god tid før det avholdes generalforsamling der det skal foretas valg til tillitsverv. 7. Valgkomitéens leder sørger for innkalling til valgkomitéens møter. 8. Valgkomitéens oppgave er å fremme forslag på kandidater til de tillitsverv i Storholtan borettslag som er på valg, både i styret og valgkomitéen. Alle medlemmer av sittende styre skal førespørres om de ønsker å stille til gjenvalg. Dersom valgkomitéen velger ikke å innstille en person som selv ønsker å fortsette i sitt verv, skal vedkommende varsles om dette. 9. Valgkomitéen skal forvisse seg om at de kandidater som det er fremmet forslag på, er valgbare og at de forespørres om de er villig til å påta seg tillitsverv. Valgkomitéen skal ta rimelig hensyn til fordeling mellom kjønnene. 10. Kommer det frem opplysninger av betydning om en eller flere av de foreslåtte kandidater etter at innstillingen er avgitt, skal valgkomitéens leder innkalle valgkomitémedlemmene til møte for eventuell endring i innstillingen. 11. Det skal føres protokoll fra valgkomitéens møter som underskrives av de fremmøtte. 12. Valgkomitéens innstilling bør være styret i hende 4 uker før ordinær generalforsamling, evt. etter avtale med styret. Dette for at innstillingen og forslaget skal komme med i innkallingen til generalforsamlingen. 13. Valgkomitéen redegjør for sin innstilling på generalforsamlingen. 14. Generalforsamlingen kan fremsette forslag til andre kandidater i tillegg til de som er innstilt av valgkomitéen. 15. Generalforsamlingens valgte møteleder styrer den påfølgende debatt og leder gjennomføringen av selve valget. 16. Endringer i denne instruks må fremmes for og godkjennes av generalforsamlingen. Instruks for valgkomitéen juni 2013

FULLMAKT Undertegnede gir herved fullmakt til å møte og avgi stemme på mine vegne på borettslagets generalforsamling den 06.06.2013. Harstad, 2013.. Andelseiers underskrift Stemmerett har andelseiere eller personer med fullmakt. Ingen kan stille med mer enn en fullmakt. Storholtan borettslag AL Grønnliveien 9-17 9409 HARSTAD www.storholtan.no