Kurs i tidtaking i o-løp laget av Ommund Bakkevold
Side 2 Innhold 1 Om utstyret som skal brukes... 3 2 Lag ny database... 3 3 Knapperader og snarveier... 6 4 Registrere poster i løyper... 7 5 Påmelding... 8 5.1 Ny løper... 8 5.2 Ny klubb... 8 6 Lage startliste... 9 7 Programmerbare postenheter...11 8 Løypeleggerens oppgaver i forbindelse med RouteGadget...11 9 Kobling av utstyret...12 10 Tidtaking på løpet...13 10.1 Hvis brikker ikke blir registrert...14 11 Registrering av etteranmeldte løpere...16 11.1 Velg løpets database...16 11.2 Start kommunikasjonen...17 11.3 Registrere en brikke...17 11.4 Velge klubb...18 11.5 Ny klubb...18 11.6 Velge løper...19 11.7 Ny løper...19 11.8 Ny brikke...20 11.9 Angre lesing av brikke...20 11.10 Manuell inntasting av brikkenummer...20 11.11 Utenfor konkurranse...20 12 Etterarbeid...21 12.1 På tidtakingspc-en...21 12.2 På PC-en som ble brukt til etteranmeldingen...21 12.3 Sende filer til rankingføreren...21 12.4 Lage liste over alle etteranmeldte...21 13 Resultatlister...22 14 Stevnerapport...22 15 Overlevering av PC...22
Side 3 1 Om utstyret som skal brukes I arrangementet skal det brukes to PC-er, én til etteranmelding og korrigering av løperopplysninger og én til tidtakingen. PC-ene som er merket PC-1 og PC-2 skal brukes i etteranmeldingen og den som er merket med Tidtaking skal brukes til det. Se kapittel 9 for hvordan utstyret skal kobles. Ingen av PC-ene holder et helt løp på bare batteri, så det må brukes ekstern strøm enten fra strømnettet eller fra et aggregat. PC-1 og PC-2 går på rundgang mellom arrangørene, og det er på disse påmeldingene gjøres, mens tidtakings-pc-en følger resten av utstyret. 2 Lag ny database Løpsdatabasen skal opprettes på PC-en som er merket PC-1 eller PC-2 og arrangøren skal ha fått denne PC-en litt over en uke før sitt løp. På PC-en ligger det en master database, som er en kopi av den offisielle løperdatabasen som vedlikeholdes av rankingføreren. Den heter etime.mdb og ligger i mappen C:\Løp\Master. Det er mulig å laste ned en kopi fra o-utvalgets hjemmesider, http://rogaland.bedriftsidretten.no. Det anbefales at dette gjøres så tett opp til registreringen av påmeldingene som mulig for å få med de siste oppdateringene. Databasen inneholder: løpere (med brikkenummer dersom vi har dette) klubber løyper (uten poster), nummerert fra 1-11 klasser Lag en mappe med løpets navn, f.eks. Sørmarka, i mappen C:\Løp. Start etiming (tidtakingsprogrammet) på skrivebordet eller i oppgavelinjen nederst på skjermen. Programvinduet ser ut som vist nedenfor.
Side 4 Bruk menyvalget Fil/Ny. Fyll inn løpets navn, dvs. kart og dato som vist i eksempelet, og første start, og ellers slik som vist i eksempelet. Klikk Neste>>. Angi katalog (mappe) for databasen. Dette er den mappen som ble laget under C:\Løp. Bruk knappen til høyre i tekstfeltet for å velge mappen. Klikk Neste>>. Klikk Neste>> for å lage løpsdatabasen.
Side 5 Du har nå laget en helt tom database. For å slippe å registrere alle løpere, klubber, klasser og løyper manuelt, kan du importere disse fra master databasen. Kryss av for hva du ønsker å importere og velg riktig database for import, hvis den ikke vises automatisk. Klikk Start Import og deretter klikk Neste>> når importen er ferdig. Nå er databasen klar for bruk og du kan registrere poster i løypene og foreta påmeldinger. Klikk Ferdig.
Side 6 3 Knapperader og snarveier Programmet har en mengde kommandoer og knapper, men det er et fåtall av disse det er behov for å kjenne til. Knapperaden som er plassert øverst har knapper for å bla mellom f.eks. løpere, samt knapper for å opprette, slette og lagre. Menyen til venstre i hovedskjemaet er det ikke bruk for og den kan skjules ved å klikke på Skjul. Det er en samling av knapper til høyre. Disse er snarveier til forskjellige skjema eller funksjoner i programmet. De forskjellige skjemaene blir vist i egne vinduer. I eksemplene som vises i denne dokumentasjonen er det bare disse mindre vinduene som blir vist. De viktigste snarveiene å kjenne til er (i løperskjemaet): ctrl+a: Søk etter løper ved å skrive navnet. ctrl+t: Søk etter løper ved å skrive løper-id. (Vi bruker startnr til å registrere løper-id). ctrl+g: Søk etter løper ved å skrive brikkenr.
Side 7 4 Registrere poster i løyper Selv om alle løypene ble importert da du laget databasen, er det ingen poster i dem. Klikk på snarveien for løyper for å åpne skjemaet for løypene. Du kan importere postene fra WinCacs og OCAD, men det vil sannsynligvis være enklest å gjøre det manuelt dersom du ikke har gjort en slik import tidligere. Bruk pilknappene øverst til å bla mellom løypene. Klikk i det tomme Kode-feltet og skriv inn postkoden til første post. Trykk deretter nedpil-tasten for å komme til neste rad. Skriv neste postkode. Registrer alle postkodene og avslutt med koden for målposten (100). Gjør tilsvarende for alle løypene. Husk å registrere løypelengdene.
Side 8 5 Påmelding Klikk på snarveien for løpere for å åpne skjemaet for løpere. Påmeldingen kan gjøres på et par forskjellige måter avhengig av om du skal melde på mange fra samme klubb eller om det er en enkelt løper. Det er enklest å bruke Detalj-visningen, for der får du litt bedre oversikt over informasjonen om løperen, selv om det også finnes en Liste-visning. Uansett hvilken metode du bruker, vil det normalt bare være å trykke på F4-tasten for å melde på den løperen som vises. Bruk en av følgende metoder for å finne løperen: Trykk ctrl+t for å søke på løper-id Trykk ctrl+g for å søke på brikkenr Trykk ctrl+a for å søke på navn Sjekk at følgende stemmer med påmeldingen: klasse, klubb og brikkenr. Endre om nødvendig og trykk F4 for å melde på løperen. NB! Skriv aldri over et navn med et annet. Det fører til at det ikke blir samsvar mellom løper-id og navn og fører også til merarbeid for rankingføreren i forbindelse med rankingen. Hvis du ikke finner løperen som skal meldes på, må du opprette en ny løper. Se neste kapittel. Dersom du skal melde på mange løpere fra samme klubb, kan du søke fram en av løperne i klubben og deretter sortere på klubb. Deretter kan du bruke pilknappene øverst for å bla mellom løpere i klubben. Du kan også trykke ctrl+b for forrige løper og ctrl+f for neste løper. Merk! Hvis du søker etter en løper, blir sorteringen endret avhengig av hva du søkte på. 5.1 Ny løper Du må opprette løpere som ikke finnes. Klikk på plusstegnet (+) øverst i vinduet. Alle feltene blir blanke. Fyll inn navn og velg klasse og klubb. etiming har ikke felt for løper-id, så vi bruker startnr til dette. Gi løperen en midlertidig ID i serien fra 9000 og oppover. Rankingføreren tildeler en offisiell løper-id senere. Fyll inn brikkenr og meld på løperen. 5.2 Ny klubb Det kan også hende at du søker etter en klubb som ikke finnes. Rutinen for å opprette en klubb er ganske lik den for løpere. Åpne skjemaet for klubber og klikk på plusstegnet slik at alle feltene blir blanke. Skriv en klubbkode i serien fra 900 og oppover. Hvis du også har navnet på oppmannen og telefonnr, kan du skrive det inn slik som vist i eksempelet.
Side 9 6 Lage startliste Startlister, eller påmeldingslister, brukes til oppslag på samlingsplassen. Disse kan skrives ut pr klasse og sortert på navn på løperne. Bruk menyvalget Start/Skriv startlister. Kryss av for Klasse, sortering på Navn og Sideskift etter gruppe. Klikk OK.
Side 10 Startlistene vises i en egen forhåndsvisning. Bruk Lagre-knappen (diskettsymbolet) for å lagre startlistene i PDF-format. Selv om PC-en er satt til å lagre som PDF ved utskrift, virker ikke dette i etiming. Det virker i de andre programmene på PC-en. PDF-filen kan nå kopieres til en minnebrikke og skrives ut på en PC som har skriver. PDF-filen skal sendes til rankingføreren etter løpet, sammen med noen andre filer.
Side 11 7 Programmerbare postenheter Programmerbare postenheter kan programmeres til en hvilken som helst postkode. For å gjøre dette brukes en programmeringsbrikke. Vi har to programmerbare postenheter. Disse brukes som vanlige postenheter, men postbukkene har ikke postkode. Disse postenhetene er derfor spesielt nyttige å bruke dersom en postenhet har sluttet å virke, har forsvunnet eller som en ekstra postenhet ved en post med høy trafikk. Postbukkene har kun en hvit plate uten postkode. Det skal ikke skrives noe postkode direkte på denne. Klistre tape (som ligger i tilhengeren) over platen og skriv med sprittusj på tapen. Bruk følgende framgangsmåte for å programmere enheten: 1. Slå på brikken ved å trykke på den røde knappen. Brikkens gjeldende postkode vises i displayet. 2. Trykk gjentatte ganger på den røde knappen for å øke postkoden med én. Hold inne knappen for å øke i intervaller på ti. 3. Legg brikken i postenheten. Postkoden i displayet begynner å blinke. 4. Hold inne den røde knappen til postkoden slutter å blinke. Postenheten har nå blitt programmert til valgt postkode. For å være helt sikker på at postenheten har riktig kode, kan det legges på en vanlig brikke med display etterpå. 8 Løypeleggerens oppgaver i forbindelse med RouteGadget RouteGadget er et program som brukes til løpsanalyse og som nå regnes som en del av resultatene i bedriftsløpene. Rankingføreren gjør løpene tilgjengelige i RouteGadget samtidig med at resultatene fra løpene publiseres. For at dette skal fungere, er rankingføreren avhengig av å få tilsendt noen filer fra løypeleggeren i forkant av løpet. Disse er løypeinformasjonen, et bilde av kartet uten løyper og postbeskrivelser, og et bilde av kartet med alle postkodene. Det mest utbredte programmet for løypelegging er OCAD, men PurplePen brukes også. Begge disse programmene kan produsere de nødvendige filene. Her er en kort beskrivelse av hvordan dette gjøres i OCAD: Løypeinformasjon i XML-format. Menyvalget i OCAD 9 og OCAD 10 er "Course/Export/Courses (XML)..." GIF-bilde (eller JPG) av kartet uten løyper/poster i 200 dpi oppløsning. Menyvalget er "File/Export ". Forandre innstillinger til "GIF" (eller JPG), juster oppløsning, kryss av for "Partial map" og dra ut rammen for å få med den delen av kartet som er aktuell. GIF-bilde (eller JPG/PDF) av kartet med alle postkodene. For "kalibrering" av postene på kartet.
Side 12 9 Kobling av utstyret Her vises utstyret som brukes i tidtakingen. MTR4-enheten som er merket Tidtaking kobles vha en USB-kabel til tidtakings-pc-en. Bruk den nederste USB-porten bak på PC-en. Kabelen kobles til inngang D på MTR4-enheten. Det er ikke behov for skriver på denne leseren. MTR4-enheten som er merket Utskrift kobles til en EPR3-skriver. Denne brukes til å skrive ut strekktider til løperne. Det kan lønne seg å ha den andre EPR3-skriveren klar, slik at det bare er å bytte skriver når den ene går tom for papir. Da slipper løperne å vente på papirbytte. Alle løpere bør stemple på leseren som er koblet til skriveren, siden den er backup for den andre. Her vises utstyret som brukes i etteranmeldingen. USB-avleseren som er merket Etteranmelding kobles vha. en USB-kabel til PC-en (PC-1 eller PC-2) der alle påmeldingene er gjort. Legg merke til at dette ikke er en MTR-enhet og den har ikke noen Av/På-knapp. Bruk den nederste USB-porten bak på PC-1. PC-2 har bare én USB-port.
Side 13 10 Tidtaking på løpet Det brukes en egen PC til tidtakingen. Denne får du sammen med resten av utstyret. Lag en tom database på tidtakings-pc-en som beskrevet i kapittel 2 uten å importere noen data. Du kan godt lage en mappe med samme navn som på den andre PC-en. Denne databasen skal kun samle opp alle strekktidene til løperne som kommer i mål. Koble sammen utstyret som vist i forrige kapittel. Slå på MTR-enheten og åpne skjemaet for tidtaking. Programmet finner selv riktig port, vanligvis noe med Emit USB Timer. Velg 6 MTR i listen til Velg tidtakerenhet. Klikk Neste>>. Kryss av for Sett nytt løp i MTR. Dersom kommunikasjonen av en eller annen grunn må stoppes og startes senere, tar du vekk dette krysset. Klikk Neste>>.
Side 14 Klikk Start kommunikasjon. Vær nøye med å notere ned brikkenr. på den eller de brikkene som brukes til å teste kommunikasjonen. Denne informasjonen må formidles til rankingføreren, slik at brikkene ikke kommer med i resultatene. Etter hvert som løpere kommer i mål registreres disse automatisk i databasen. Det lages også en loggfil på disken. I tillegg til dette vil også alle data være lagret internt i MTR4-enheten og vil kunne leses inn i ettertid. Hold øye med listen over brikker som blir avlest og sjekk at hver brikke blir lest. Alle registreringer vil være uten navn, siden databasen ikke inneholder noen navn, samt at alle vil registreres som disket, siden ingen løyper er lagt inn. 10.1 Hvis brikker ikke blir registrert Dersom en brikke ikke blir registrert, må du prøve med en annen før du kan prøve med den første på nytt. Hvis det ikke er noen respons på noen av brikkene, kan du klikke på fanen Oppsett for å se om kommunikasjonen har stoppet (status er Disconnected).
Side 15 Den sikreste måten å få orden på kommunikasjonen med MTR-en er: 1. stopp kommunikasjonen i programmet ved å klikke på knappen Stopp Kommunikasjon 2. slå av og deretter på MTR-en 3. start kommunikasjonen igjen ved å klikke på knappen Start kommunikasjon. Ta vekk krysset for Sett nytt løp i MTR Dette gjelder både OStart og etiming. I OStart er det dessuten mulig å registrere brikker manuelt ved å skrive inn brikkenummeret. Hvis det verst tenkelige skulle skje, at det ikke er mulig å få til kommunikasjonen, er det svært viktig at alle fortsetter å registrere brikkene på leseren, også den for utskrift av strekktider. Rankingføreren må underrettes, slik at strekktidene kan overføres fra leseren før den leveres til neste arrangør.
Side 16 11 Registrering av etteranmeldte løpere Alle løpere som etteranmelder seg eller er registrert med feil opplysninger på startlistene må registrere sine brikker og få korrigert opplysningene før de starter. Grunnen til dette er følgende: Arrangøren skal slippe etterarbeidet etter løpet Mindre kø og venting i mål Mindre arbeid for rankingføreren og dermed bedre resultatservice Teltet er stort nok til at etteranmeldingen foretas i den ene åpningen og målregistreringen foretas i den andre åpningen. Koble sammen utstyret som vist tidligere. Det brukes et eget program, OStart, til etteranmeldingen. Det kan startes vha av snarveien på skrivebordet eller i oppgavelinjen og ser slik ut ved oppstart: 11.1 Velg løpets database Det er svært viktig å velge rett database. Databasen som i øyeblikket er i bruk vises i tittelfeltet til programmet. Databasen er den samme som ble laget i kapittel 2 og som inneholder alle påmeldte løpere. Valg av database gjøres ved å klikke på Administrasjon, som viser disse knappene:
Side 17 Klikk på Åpne database og velg etime.mdb i den mappen der databasen ble laget. Administrasjonsvalgene kan skjules ved å klikk om igjen på Administrasjon. 11.2 Start kommunikasjonen Vis administrasjonsdelen som i forrige kapittel. Klikk på Start. Det kan godt hende at status viser waiting, selv om kommunikasjonen er klar. Sjekk kommunikasjonen ved å legge på en brikke. Brikkenr. skal vise i Last msg. NB! Det er viktig å klikke på Angre avlesing etterpå, slik at løperen som eier brikken ikke blir registrert som startet. Nå er programmet klart til å registrere løpere. 11.3 Registrere en brikke La en og en løper registrere sin brikke på leseren. Det er ikke nødvendig å legge brikken helt nedpå for å lese den. Det kommer et pipesignal når den er lest. Det er viktig at en løper blir behandlet ferdig før neste løper legger på sin brikke. Når brikken er lest, blir informasjon om løperen vist. Sjekk med løperen at navn, klubb, klasse og fødselsår stemmer. Korriger evt. det som er feil. I eksempelet over mangler fødselsår. Fødselsår og klasse endres direkte i skjemaet. Det finnes også noen andre meldinger å legge merke til.
Side 18 I dette eksempelet er løperens klubb ukjent og du må velge rett klubb. Løperen er heller ikke registrert som påmeldt, altså er dette en etteranmelding og du må ta i mot betaling. Det kan godt gjøres av en annen person, slik at det ikke dannes kø i startregistreringen. I tillegg må fødselsåret registreres. Endringene som du har gjort blir lagret når en ny brikke blir lest. Programmet har kontroll på etteranmeldingene og kan skrive ut en oversikt over disse etter løpet. Det tas for gitt at alle etteranmeldte betaler på stedet og de som evt. ikke betaler må noteres på eget ark. 11.4 Velge klubb Hvis løperen tilhører en annen klubb, må rett klubb velges. Dette gjøres ved å klikke på Velg klubb. eller å trykke F6-tasten. Det vises en dialogboks. Den enkleste måten å finne klubben på er å skrive en tekst i søkefeltet og trykke Enter-tasten. Listen oppdateres til å vise alle klubber som inneholder søketeksten. Den raskeste måten å velge rett klubb på er å bruke ned-piltasten for å markere klubbnavnet og deretter trykke Enter-tasten to ganger for å returnere til hovedskjemaet. Alternativt kan du klikke på klubbnavnet og deretter på OK. 11.5 Ny klubb Hvis klubben ikke finnes, klikk på Ny. Da åpnes en ny dialogboks der du kan skrive det nye klubbnavnet. Skriv inn det nye klubbnavnet og klikk på OK. Det nye klubbnavnet vises i dialogboksen for å velge klubb.
Side 19 11.6 Velge løper Det hender rett som det er at løpere bytter brikker, slik at navnet ikke stemmer med brikken. Dette korrigeres ved å klikke på Velg løper eller å trykke F5-tasten. Dialogboksen for å velge løper vises. Denne dialogboksen fungerer på samme måte som den for klubbene. Et søk etter bjørn vil finne både Bjørn, Torbjørn, Bjørnestad og Asbjørnsen. 11.7 Ny løper Det kan også tenkes at det er en helt ny løper som har overtatt en brikke og at denne løperen ikke er registrert i databasen. Klikk på Ny i dialogboksen for å åpne en ny dialogboks der du kan skrive inn den nye løperens fornavn og etternavn. Klikk OK. Den nye løperen vises i dialogboksen for å velge løper. Løperen blir tildelt en midlertidig løper-id. Vær nøye med å søke etter løperen før det opprettes en ny.
Side 20 11.8 Ny brikke Etter hvert som brikkene begynner å bli gamle, vil løperne fornye disse. Dermed kan det også tenkes at det kommer løpere med brikker som ikke finnes i databasen. Da er det heller ikke noe informasjon å vise om brikken. Brikken kan eies av en tidligere løper eller en helt ny. Klikk på Velg løper for å velge en løper eller registrere en ny. Fortsett registreringen som forklart tidligere. 11.9 Angre lesing av brikke I enkelte tilfeller kan det bli lagt på en brikke der løperen ikke skal registreres som startet. Dette kan for eksempel være i forbindelse med testing av kommunikasjonen. Klikk på Angre avlesing eller trykk Esc for å nulle ut lesingen. 11.10 Manuell inntasting av brikkenummer Det er også mulig å registrere en brikke ved å taste inn brikkenummeret. Klikk på Manuell avlesing eller trykk F2-tasten. Dette kan være aktuelt hvis en brikke av en eller annen grunn ikke kan leses eller at etteranmeldte har blitt registrert på et eget ark og legges inn når det er ledig tid i startregistreringen. Det anbefales at etteranmeldingene håndteres i startregistreringen. 11.11 Utenfor konkurranse Aktive kan delta utenfor konkurranse. Dette gjelder primært ungdommer som ikke er knyttet til et bedriftsidrettslag, men som løper for sitt idrettslag. Aktive som deltar for et bedriftsidrettslag løper i konkurranse. De vil komme med på resultatlistene og i rankingen på lik linje med bedriftsløperne. De vil også kunne få sesongpremie. Startavgiften vil i så fall være den samme som for bedriftsløperne. Det er redusert startavgift for de som løper utenfor konkurranse. Alle skal løpe i klasser iht alder. Bedriftsløpere kan ikke delta utenfor konkurranse. Løpere i idrettslag deltar alltid utenfor konkurranse.
Side 21 12 Etterarbeid Etterarbeidet for arrangørene er ganske enkelt. Når løpet er slutt, dvs. når brytetidspunktet er nådd, og ikke før, skal filer fra begge PC-ene pakkes og sendes til rankingføreren. 12.1 På tidtakingspc-en Finn mappen for løpet som ble lagt under mappen C:\Løp. Innholdet i mappen pakkes og kopieres til en minnebrikke. Windows på PC-en har innebygget funksjonalitet for å håndtere zip-filer (komprimerte mapper). Høyreklikk på mappenavnet og velg Send til /Komprimert (zippet) mappe. Se eksempelet nedenfor. Windows har nå laget en komprimert (zippet) mappe med samme navn som løpsmappen. Kopier denne til minnebrikken. 12.2 På PC-en som ble brukt til etteranmeldingen Sett minnebrikken inn i PC-en. Det er bare én USB-port på PC-en, så kommunikasjonen med MTRenheten må først stoppes og enheten kobles fra. Finn filen etime.mdb i løpsmappen og pakk denne som zip-fil ved å høyreklikke på filnavnet og velge Send til /Komprimert (zippet) mappe som forklart ovenfor. Kopier også denne til minnebrikken. PDF-filen av startlistene som ble laget i kapittel 6 kopieres til minnebrikken. 12.3 Sende filer til rankingføreren Ta med minnebrikken til en PC med e-postprogram og send de to pakkede filene til rankingføreren. Det er viktig at filene er pakket før du sender dem, siden e-postprogrammer vil stoppe Accessdatabaser. 12.4 Lage liste over alle etteranmeldte Programmet kan skrive ut en rapport over alle etteranmeldte. Vis administrasjonsdelen og klikk på Etteranmeldte. Siden det ikke er koblet skriver til PC-en, må det angis plassering og navn for pdf-filen som produseres. Det kan være løpsmappen på PC-en eller en minnebrikke. Filen kan deretter tas med til en PC med skriver og skrives ut der.
Side 22 NB! Ikke klikk Avbryt, siden OStart vil fortsette å vente på at utskriften skal bli ferdig og dermed henge. Rapporten åpnes i et vindu som er skjult bak OStart. Trykk Alt+Tab for å vise vinduet. 13 Resultatlister Rankingføreren lager resultatlister basert på innholdet i de to databasene og publiserer disse på o- utvalgets hjemmesider sammen med oppdatert rankingliste. 14 Stevnerapport Rankingføreren lager stevnerapport basert på innholdet i de to databasene og sender den til arrangøren og andre som skal ha den. 15 Overlevering av PC Sjekk hvilken arrangør som skal overta PC-en og avtal overlevering. Det ligger en liste på o-utvalgets hjemmeside. Husk at det er PC-en som er merket PC-1 eller PC-2 som skal leveres videre. PC-en som brukes til tidtaking skal følge resten av utstyret.