Møte for BIBSYS bibliografisk gruppe

Oppdatert: 2009-03-27 Sakliste Møte for BIBSYS bibliografisk gruppe Sted: Radisson SAS Hotel Fredrikstad. Møtedato: 2009-03-26. Møtetid: 09.00 16.00. Til: Tove Aursøy, Frank B. Haugen, Gøril Hesstvedt, Eva Sandhaugen og Anne Munkebyaune 09/01 : Godkjenning av dagsorden Valg av møteleder og referent 09/02 : Godkjenning av referat fra møte 09.12.2008 Referat 09/03 : Valg av leder for Bibliografisk gruppe 09/04 : Orienteringssaker Orientering om Produkteiernes gjennomgang av møtereferat fra møte 09.12.2008 Orientering om workshopen 17. mars med tema BIBSYS Ask2 09/05 : Saker behandlet siden siste møte Saksdokument kun tilgjengelig for BIBSYS Bibliografisk gruppe 09/06 : Liste over funksjoner i $4 Saksdokument 09/07 : Analystiske bi-innførsler Saksdokument foreligger ikke 09/08 : Sammenslåing av festskriftkoder i 008 $b Saksdokument 09/09 : Nye koder i 008 $a Saksdokument

09/10 : Katalogisering av utskrifter av nettdokumenter i PDF Saksdokument 09/11 : 022 $z utvidet bruk Saksdokument 09/12 : Note om bibliografisk historikk Saksdokument 09/13 : Opphevelse av avvik til Katalogiseringsregler 12.4D2a Saksdokument 09/14 : Eventuelt Sak 2009/06 Liste over funksjoner i $4 Jeg foreslår at vi beholder engelsk definisjon på termene vi bruker. Det sparer oss for unøyaktigheter ved oversettelse, og gjør det enklere å ta i bruk nye koder. Dette innebærer at vi bør ha minimal bruk av kommentarfeltet. Beskrivelsen bør gå fram av norsk term + engelsk definisjon. Jeg foreslår at vi ikke sender listen på høring, men lager rutiner for aktivering av nye koder ved behov. Forslag: behov for nye kodeverdier registreres i meldingssystemet og avgjøres av BG. Nye kodeverdier skal refereres i referat fra BG-møter og registreres som BIBSYS-vedtak. Etter en kommentarrunde i diskusjonsforum, oppsummerer jeg følgende: Aft etterord Aui forord Beholdes eller kuttes. Jeg foreslår at vi ser de to i sammenheng. Enten begge eller ingen: Forfatter (etterord) Forfatter (forord) Ant bibliographic antecedent Bibliografisk forløper Art - artist

Billedkunstner Clb Collaborator Ctb Contributor Bidragsyter og medarbeider. Mitt forslag er at vi kutter ut clb collaborator og bruker bidragsyter for ctb. Cur - curator kurator (utstillinger) Drt - director Instruktør/regissør Det dedicatee Forslag om dedisert person, feiret person. Nytt termforslag: tilegnet person Dub dubious author usikkert forfatterskap Edt editor Redaktør Lse Lso Beholdes eller kuttes. To termforslag for lso: Giver Utsteder. Jurist på UBT bruker utsteder, men men begge ord er gode termer. Own owner Foreslått kuttet. Pat patron Foreslått kuttet Pbl publisher Utgiver Forlag/utgiver Ses i sammenheng med edt.

Rce recording engineer Opptaksprodusent eller opptakstekniker Foreslått kuttet Rcp recipient Mottaker (korrespondanse) Red redactor Foreslått strøket. Se edt og pbl Spn Sponsor Foreslått kuttet Vdg videographer Foreslått kuttet Wam writer accompanying material Foreslått kuttet Stm stage manager regissør Foreslått kuttet Gøril Hesstvedt Universitetsbiblioteket i Tromsø Sak 2009/08 Sammenslåing av festskriftkoder i 008 $b BIBSYS Bibliografisk fikk innført 4 nye verdier i 008 $b (se sak 08/21). Innføringen av disse verdiene gjør at utvidelsesmulighetene i 008 $b snart er brukt opp (alfabetet + sifrene 0-9). Produkteierne i BIBSYS ønsker derfor å få frigjort noen verdier som i dag er i bruk. Forslaget går ut på å slå sammen 008 $b f (festskrift for person (kun til bruk for NBO)) og 008 $b g (festskrift for korporasjon (kun til bruk for NBO)) til en kode. Her er forslaget fra Produkteierne: Forslag: Det skilles ikke lenger mellom festskrift person og festskrift korporasjon. Koden 008 $b g benyttes heretter for festskrifter både for person og korporasjon. Koden 008 $b f reserveres til framtidig bruk. Sak 2009/09 Nye koder i 008 $a

BIBSYS-vedtak og avvik sier følgende om katalogisering av digibøker: BIBSYS Bibliografisk gruppe støtter Den norske katalogkomités anbefaling ang. katalogisering av digibøker. Når det gjelder koding i BIBSYS, blir det ikke opprettet en egen kode for digibøker i 008 $a Fysisk form - materialtype. Kodingen i BIBSYS blir derfor: 008 $a 0 (null)(udefinert) 008 $b v (monografier) 008 $b l (lydbøker) Den norske katalogkomités anbefaling for bibliografisk beskrivelse av digibøker lyder som følger: "Biblioteksentralen sendte i oktober et spørsmål om katalogisering av den nye såkalte digibok, en lydbok i form av en liten avspiller, omtrent som en mp3-spiller, men uten mulighet for å endre innholdet. Slike ble også lansert i USA i 2005, under navnet Playaway. Amerikanske bibliotek har ennå ikke kommet fram til om disse skal katalogiseres som lydopptak eller elektroniske ressurser. Komitéen har laget en foreløpig anbefaling inntil regler blir bestemt: 245 $a Tittel $h lydopptak 300 $a 1 avspiller med lydfil (xx min) $b digital $c X x X cm $e øretelefoner, brukermanual 500 $a Digital lydbok med integrert avspilling (Digibok) Digibøker katalogiseres som lydopptak. Spesiell materialbetegnelse (Katalogiseringsregler 6.5B) og andre fysiske detaljer (Katalogiseringsregler 6.5C) gjengis som i eksemplet over. Når det gjelder format (Katalogiseringsregler 6.5D), anser Komitéen at formatet her er standardisert og derfor ikke skal oppgis. Om ønskelig kan derimot emballasjens høyde x bredde oppgis i centimeter (avrundet oppover til nærmeste hele centimeter). Eventuelle bilag (Katalogiseringsregler 6.5E) tas også med (opplistinga i eksemplet er nødvendigvis ikke uttømmende). Ved søkeavgrensing på 008 $a 0 (null) i TelNet-versjonen av BIBSYS er det 2728 poster som er kodet med denne verdien i basen. Trolig er mange av disse postene feilkodet i forbindelse med innføringen av 008-kodene i sin tid, siden det var og er obligatorisk med en verdi i dette feltet. Trolig ble alle poster som lå i basen som ikke automatisk kunne gis en annen kodeverdi, kodet med 008 $a 0 (Udefinert). Om det er tatt noen skritt for å rydde i disse postene i ettertid, vites ikke. Ved å avgrense denne treffmengden (2728 poster) videre på Avdeling NBR/PL, finner vi at 48 av disse postene representerer et eller annet digitalt innhold på et eller annet fysisk medium. De aller fleste treffene her er såkalte digibøker, men vi har også digitalt innhold på andre fysiske format (nærmere bestemt en årbok utgitt på en USB-minnepinne). Et annet problem er digitale filer som for eksempel kan bestilles via Internett, som mottas som vedlegg til e-post el.l., der Internett egentlig kun er informasjons- eller salgskanal. Disse dokumentene er egentlig ikke nettdokumenter (008 $a n), dvs. dokumentene er ikke tilgjengelige på Internett. Tilgangen er dog via Internett og vi har hittil kodet disse med 008 $a n. Vi ser derfor behovet for å få koding av andre fysiske former/medier enn de som er tilgjengelige nå i 008 $a. BS-MARC har her muligheten til en mer granularitet i kodingen i bl.a 019 $b og 007. For eksempel har de en kodeverdi for Avspiller med lydfil (eks. Digibøker) (019 $bdd) og for Lagringsbrikke (007/00-01 verdi cb). (BS meldte 24. februar at de i tillegg vil innføre to nye koder i 019 $b: gf=lagringsbrikke of gk=dataspill).

Innføring av tilsvarende verdier i BIBSYS 008 $a burde dekke våre Digibøker og også USB-minnepinnen (som må kunne betraktes som en slags lagringsbrikke). Vi kan også se for oss at det på sikt vil bli utgitt dokumenter på andre typer lagringsbrikker, som for eksempel SD-kort og andre minnekort. Når det gjelder filer som ikke er reelle nettdokumenter (men som tilgangen til er via Internett via bestillingknapp og lignende og som blir distribuert via andre kanaler (for eksempel e-post), kunne man se for seg å innføre en slik kode for digitale filer som ikke er tilgjengelig direkte på nettet. Vi foreslår derfor at det innføres 3 nye verdier i 008 $a: -avspiller med fil -lagringsbrikke -digital fil Avspiller med fil vil her dekke alle typer fysiske format der avspiller el.l er en integrert del av produktet, dvs. der at du ikke trenger noen ytre enhet å plugge duppedingsen inn for å få del i innholdet. Lagringsbrikke vil dekke alle typer fysiske brikker, slik som SD-kort, USB-minnepinner osv. Digital fil vil her dekke alle typer filer som ikke er tilgjengelig direkte på nettet (gratis, passordbeskyttet eller ved kjøp/leie av tilgang). Nå er mange av de mulige verdiene i 008 $a allerede brukt. Verdien for Laserplater (008 $a å) ser ikke ut til å være brukt i BIBSYS Biblioteksystem så langt. Dette formatet er sannsynligvis foreldet og på vei ut. Vi foreslår derfor å disponere denne verdien til en av de overstående nye verdiene. Frank B. Haugen, Nasjonalbiblioteket Sak 2009/10 Katalogisering av utskrifter av nettdokumenter i PDF I håndboka Elektroniske ressurser retningslinjer og regelverk står følgende i kapitlet Papirkopier fra nett : Papirkopier fra nett Når du katalogiserer papirutskrifter av nettdokumenter, skal disse registreres på egen objektpost. Dette skal gjøres selv om ressursen har en regulær utgivelse i trykt form. Posten for utskriften skal inneholde note om at det er en utskrift og dato for utskriften. 500 $a Utskrift fra vevsiden (6. april 2005) Dersom det foreligger flere papirutskrifter med forskjellig dato, kan samme post brukes. Forholdet uttrykkes i 096 $f, på samme måte som vi håndterer opptrykk. 500 $a Utskrift fra vevsiden (12. desember 2004) 096 $f (Kopiert april 2005) Hvis nettdokumentet som det er tatt en papirutskrift av ikke er et dokument som vil bli oppdatert (for eksempel en pdf-fil), kan det lages en 776-lenke mellom postene for nettutgaven og utskriften, såfremt nettdokumentet også er registrert i basen. Det lages også 776-lenke mellom postene for nettutgaven og en evt. trykt utgave, hvis disse er registrert i basen. Men det skal ikke lages 776-lenke mellom postene for en utgitt trykt utgave og en papirutskrift av et nettdokument.

I praksis etterleves ikke disse retniningslinjene i BIBSYS av alle bibliotek. Det NOEN bibliotek ofte gjør, er at skrive ut et nettdokument (som oftest en PDF-fil). Denne utskriften blir så katalogisert som et ordinært trykt hefte med en 500-note a la: 500 Utskrift av pdf-fil. I noen tilfeller lages det ikke note heller, noe som gjør det enda vanskeligere. Dette er problematisk når det er snakk om hefter i en nummerert institusjonsserie, der periodikaposten i utgangspunktet har fått en opphørt-note (og mange bibliotekene har lukket sine beholdning på posten). Dette kan videre medføre at bibliotekene uforvarende prøver å purre hefter som ikke finnes i trykt utgave. Enda verre blir det hvis den trykte institusjonsserien ikke er opphørt. Det kan føre til doble poster i samme lenkehierarki, dvs. en post for den utskrevne PDF-fila og en for det regulære trykte heftet. Hvordan løser vi dette problemet? Kan en løsning være å tillate lenking av slike hefter i PDF-utskrift, men da med lenking til online-posten? En slik løsning forutsetter at noten om at det er snakk om PDF-utskrift i så fall flyttes til lokalt felt, for eksempel 096 $f, slik at posten kan gjenbrukes til det den egentlig er, en registrering av det aktuelle nettdokumentet. Men noen ser ut til å velge minste motstands vei uansett, så det er ikke sikkert dette er en tilfredstillende løsning heller. Løsningen med egne poster for slike PDF-utskrifter ser ikke ut til å være veien å gå. Kan problemet løses med bedre informasjon og gjentakelse av bestemmelsen i andre håndbøker også? Frank B.Haugen, Nasjonalbiblioteket Sak 2009/11 022 $z utvidet bruk Sak fra BIBSYS: 022 $z Kansellert ISSN skal iflg. BIBSYS MARC-formatet bare brukes av Nasjonalbibliotekets ISSN-kontor. Dette medfører at kansellert ISSN for utenlandske tidsskrifter ikke kan registreres. Er forutsetningene for denne begrensningen fremdeles til stede, eller kan Nasjonalbiblioteket vurdere dette på nytt? Sak 2009/12 Note om bibliografisk historikk Nasjonalbibliografien har behov for å registrere opplysninger om publikasjonenes bibliografiske historikk. Per i dag gjøres dette i Norbok etter at postene er importert fra BIBSYS på denne måten: Deaver, Jeffery Djeveltåre / Jeffery Deaver ; [oversatt av Tor Edvin Dahl]. - [Oslo] : Cappelen, 2001. - 389 s. - (Cap spenningens mestere). - (813[S]) Originaltittel: The devil's teardrop. - 1. norske utg. 2000. - Denne utg., 2. oppl. 2002 (Nkr 89.00) ISBN 82-02-20718-5 (h.) : Nkr 79.00 hvor opplysningene registreres slik i notefeltene: *500 $a1. norske utg. 2000 *500 $adenne utg., 2. oppl. 2002 (Nkr 89.00) Fra og med 2009 registreres lærebøker for grunn- og videregående skole på nasjonalbibliografisk nivå i BIBSYS (utvidet kat2-nivå) og uten overføring til Norbok. Vi har derfor behov for å legge denne informasjonen

i posten i BIBSYS. Bøker i nye opplag blir ikke tatt opp til samlingene, så informasjon om opplag vil ikke framkomme på annen måte. Før vi starter med dette, vil vi gjerne ha avklart med Bibliografisk gruppe at denne praksisen er OK. Vennlig hilsen Irene Hole Seksjonsleder Kunnskapsorganisering monografier Avdeling tilvekst og kunnskapsorganisering Nasjonalbiblioteket Sak 2009/13 Opphevelse av avvik til Katalogiseringsregler 12.4D2a 260 ble gjort repeterbar i MARC 21 i 2001. Nedenfor følger: 1. Tabelarisk sammenligning av MARC 21 og BIBSYS-MARC 2. Oversikt over indikatorverdiene med forklaringer til 260 i MARC 21 3. Informasjon om $3 i MARC 21 4. Hele Proposal No.: 2001-04, som begrunner endringen. MARC 21 BIBSYS-MARC 260(R) 260 (NR) Foreslås gjort repeterbar Ind. 1 = 1 $æ (NR) <blank?> el. 1? Foreslås innført Ind. 1 = 2 $æ (NR) 2 Foreslås innført Ind. 1 = 3 $æ (NR) 3 Foreslås innført $a (R) $a (R) $b (R) $b (R) $c (R) $c (NR) $e (R) $e (NR) Foreslås gjort repeterbar $f (R) $f (NR) Foreslås gjort repeterbar $3 (NR) $3 (NR) Foreslås innført - $w INDICATORS First Indicator - Sequence of publishing statements Chronologically sequences multiple publishing statements for a resource. # - Not applicable/no information provided/earliest available publisher Used when a resource is first cataloged. Information given in value # is not changed (unless incorrect or earlier issues of a serial are later available with differing publishing information).defined as No information

provided for monographic works that are complete as first issued. Only one publishing statement may contain first indicator value # in a record. 260 ##$aparis :$bgauthier-villars ;$achicago :$buniversity of Chicago Press,$c1955. 2 - Intervening publisher Used when the publisher or place of publication changes. Additional publishing statements between the earliest and latest may also be recorded with first indicator value 2. 260 2#$31980-May 1993$aLondon :$bvogue 3 - Current/latest publisher Used when the publisher changes, or when the place of publication associated with the earliest publisher changes. The current publishing statement may be added with first indicator value 3. Data given in a subsequent publishing statement can be changed to reflect the current information when only the earliest and most current data is needed. 260 3#$31998-$aWashington, D.C. :$bnational Agriculture Library :$bfor sale by the Supt. of Docs., U.S. G.P.O. $3 - Materials specified Information to differentiate the multiple statements of the described materials to which the field applies. 260 ##$aparis ;$anew York :$bvogue,$c1964-260 2#$31980-May 1993$aLondon :$bvogue 260 3#$3June 1993-$aLondon :$belle 260 2#$32000?-2002$aNew York :$bcolumbia University Press PROPOSAL NO.: 2001-04 DATE: May 7, 2001 REVISED: NAME: Making Field 260 Repeatable in the MARC 21 Bibliographic Format SOURCE: Cooperative Online Serials Program (CONSER); ISSN International Centre SUMMARY: This paper proposes that Field 260 "Publication, Distribution, etc. (Imprint)" be made repeatable to accommodate both current and historical publishing information and to provide better access to this information for database managers and library system users. It also proposes definition of subfield $3 "Materials specified." KEYWORDS: Field 260 (BD); Publication, Distribution, Etc. (Imprint) (BD) RELATED: DP114 (June 1999), DP119 (May 2000) STATUS/COMMENTS: 05/07/01 - Made available to the MARC 21 community for discussion.

06/16/01 - Results of the MARC Advisory Committee discussion - Approved as amended. Participants agreed to change the order of the first indicator values to: # (Not applicable/no information provided/earliest available publisher); 2 (Intervening publisher); 3 (Current/latest publisher) so that display may be chronological. They also felt that the name of the first indicator, value 3 should be changed to "Current/latest publisher" to account for both monographic and serial dates. Participants agreed that there should only be one field 260 with subfield $c data and only one with value # in the first indicator position. 08/07/01 - Results of LC/NLC review - Agreed with the MARBI decisions. PROPOSAL NO. 2001-04: Making field 260 repeatable 1. BACKGROUND Field 260 is currently defined as not repeatable. This proposal would make field 260 repeatable for resources that change over time so that both earliest, current, and, if desired, intervening publishing information could be included in the record. Resources that change over time include multipart monographs, serials, and the newly-defined AACR category of integrating resources. An integrating resource is a bibliographic resource that is added to or changed by means of updates that do not remain discrete and are integrated into the whole. Integrating resources include databases, Web sites, and updating loose-leafs. Repeatability of field 260 is not intended for multiple versions of a work published by different publishers. The publishing statement is particularly important for resources that change over time. The earliest place and publisher is important both for resource identification and for record identification because other data in records for continuing resources including the title is subject to change. The presence of stable data is critical for machine matching, duplicate detection, and union listing in shared catalogs. However, the current place and publisher are important to acquisitions librarians for ordering and claiming serials and to reference librarians dealing with citations to current articles. At present, current place and publisher for serials and multiparts are provided only in unstructured notes, making display and retrieval of current publishing information problematic at best. Because of the ISSN's role in identification, ISSN records require the current publisher in field 260. This has been impossible for the U.S. ISSN center to provide because current publisher information cannot be reliably retrieved from general 500 notes. During discussions preceding the recently-completed revision of rules for continuing resources, it became apparent that there was a need to provide both the earliest and the most current publishing information. Certain communities (those cataloging rare serials and updating loose-leafs) also wanted the ability to provide intervening publishers as well. It is recognized that some communities will want or need more data than others and this proposal attempts to accommodate differing user needs. AACR2 calls for the earliest place and publisher to be given in the publishing statement for serials and multipart monographs. Forthcoming AACR rules for describing integrating resources will call for the most current place and publisher to be given in the publishing statement. One of the challenges of this proposal has been to accommodate the fact that these different types of continuing resources have opposite rules for recording publishing information. While there has been much discussion about the need for both earliest and current data, attempts to add provisions for multiple publisher statements to AACR failed because of the complexities of representing multiple places, publishers and dates over time within AACR's body of the description. The Joint Steering Committee for the Revision of AACR suggested that a solution might be for MARC 21 to define a repeatable 260 field. Discussion papers 114 and 119 discussed the use of a repeatable 260 field. The discussions raised issues of how the fields would display for monographs and loose-leafs, whether this information would replace a note or display as a block of publishing information, and how the proposal would fit with the cataloging code. This paper proposes solutions for those concerns, covering all types of continuing resources as well as multipart monographs.

At present, all records contain only a single 260 field. This field contains the earliest publishing data in records for serials and multipart monographs; it contains the most current publishing data in records for integrating resources. 2. HIGHLIGHTS OF THE PROPOSAL All resources that are not complete as first issued would be treated in the same way The earliest known place and publisher would be given in field 260, using first indicator value blank; the data in this field is not changed when the publisher statement on the resource changes Subsequent changes of place and publisher would be given in sequential 260 fields using first indicator values 2-3 This proposal accommodates use of one subsequent 260 field which is changed over time to reflect the current publisher statement, or multiple subsequent 260 fields representing different publishers, depending on user needs The most current publisher can be identified as the 260 field with value 2 in the first indicator. {See discussion of legacy records below}; intervening publishers, if recorded, have value 3 Multiple 260 fields are differentiated by dates for which that 260 applies given in a newly-defined subfield $3; the overall dates of publication are given in a single subfield $c in the first 260 field. Defining repeatable 260 fields will make publishing data more retrievable while allowing for different types of displays 3. PROPOSAL: REDEFINE FIRST INDICATOR Both indicator values are currently undefined but both were previously defined. Prior to format integration, the first indicator was coded to indicate whether the publisher, distributor, etc. was present in the record (in books, maps, music, and serials formats). Indicator values of 0 and 1 were used in the past and are now obsolete and therefore, cannot be reused. This proposal defines a first indicator, redefines code blank, and adds values 2-3 as follows: 3.1. First indicator Sequence of publishers, distributors, etc. # - No information provided/earliest publisher, distributor, etc. 2 - Current publisher 3 - Intervening publisher # - No information provided/earliest publisher, distributor, etc. - Value blank (#) is used when a resource is first cataloged. Information given in value # is not changed (unless incorrect or earlier issues of a serial are later available with differing publishing information). For monographic works that are complete as first issued, value # would be used and defined as "no information provided." 2 - Current publisher - When the publisher changes, or when the place of publication associated with the earliest publisher changes, the current publishing statement may be added with first indicator value 2. Data given in a subsequent publishing statement can be changed to reflect the current information when only the earliest and most current data is needed. 3 - Intervening publisher - When the publisher changes, or when the place of publication changes, additional publishing statements between the earliest and latest may be recorded with first indicator value 3. 3.2. Discussion This proposal attempts to find the simplest solution to the challenges posed by the cataloging rules, user needs for both earliest and most current publishing information, and the desire for flexibility in how much information to record. Under this proposal, those creating the data have the option of giving complete publishing

information in multiple statements, or updating the publisher information to reflect current data. In this way, the earliest data remains constant and can always be identified by the first indicator value blank. This proposal has also attempted to provide the simplest solution to providing computer access and display to both earliest and most current publishing information: in records where there are no subsequent 260 fields, a determination can be made that the information in the single 260 is both the earliest publisher and the current publisher. If there are intervening statements, the field with the first indicator value 2 is the current publisher. No wholesale conversion of legacy records would be necessary. But some problems of record interpretation will occur with legacy records. When a record contains a single 260 field, according to this proposal, the data would be interpreted to represent both the earliest and the current publishing data. However, in legacy records for serials and multiparts, a single 260 field will provide the earliest publishing statement. Subsequent publishing information might be in a 500 note. In records for integrating resources, a single 260 field represents information about the current publisher. If this proposal is implemented, catalogers would have the ability to add the current publisher of serials and multi-parts into a subsequent 260 field when the record is handled again by a cataloger. For integrating resources, there may be no need to add the earlier publisher, as the current is most important. While code blank is defined as the earliest publisher, the lack of a subsequent 260 field with a higher value in legacy records for integrating resources would indicate that this information is also the most current. Because resources such as serials may be published over many years with multiple changes of publisher and place, it may not be desirable or feasible to give every publisher. Thus, use of intervening publisher statements should be optional. However, certain communities of users could decide to give complete publishing statements in their records. For example, the rare book community might decide to give all publishing statements, while CONSER could opt to give only the earliest and current data. In the latter case, the 260 field with first indicator value 2 could be changed, as there is no requirement that this data remain stable. 4. ISSUES RELATING TO PLACE AND DATE 4.1. Place of publication, distribution, etc. (subfield $a) Subfield $a is currently defined as repeatable. The place is where the offices of the publisher are located. Subfield $a is currently repeated when a publisher is located in two or more places that are recorded in the record, or when there is a distributor statement that contains a different place from the place of publication. The place of publication is an important identifying element for many resources and it is often used in qualifiers of uniform titles for serials. For that reason, the first place of publication must be retained in the record. The current place is also useful for identification and acquisitions needs but because multiple places in a single 260 field can be given for reasons other than change of place over time, the use of a subsequent 260 field for the first change of place seems a better approach. If the place of publication changes, but the publisher does not, give a subsequent publishing statement. 260 ## $a Paris ; $a New York : $b Vogue, $c 1964-260 2# $3 1980- $a London : $b Vogue 260 ## $a Beltsville, MD : $b National Agriculture Library ; $a Washington, D.C. : $b For sale by the Supt. of Docs., U.S. G.P.O., $c 1989-260 2# $3 1998- $a Washington, D.C. : $b National Agriculture Library : $b For sale by the Supt. of Docs., U.S. G.P.O. If the publisher later changes, a third statement may be added, or the second publishing statement may be changed, depending on desired practice. 260 ## $a Paris ; $a New York : $b Vogue, $c 1964-260 3# $3 1980-May 1993 $a London : $b Vogue 260 2# $3 June 1993- $a London : $b Elle Or

260 ## $a Paris ; $a New York : $b Vogue, $c 1964-260 2# $3 June 1993- $a London : $b Elle 4.2. Dates (subfields $c and $3) The earliest date of publication and the final date of publication (when the resource has ceased) are given in subfield $c. Making field 260 repeatable raises the question of whether each publishing statement should have its own subfield $c, or whether there should continue to be a single inclusive set of dates. This proposal prefers the latter solution and proposes that subfield $3 (Materials specified) be used to differentiate the multiple statements. This decision was made for the following reasons: 1. No single statement of beginning/ending dates of publication. If the publishing dates associated with each publisher are given with that publisher statement, there will be no single statement of the first and last date, as currently exists, except in the fixed field. (Current practice for serials, however, is to use the dates of coverage in the fixed fields, not the dates of publication. This is a matter for further discussion.) 2. Dates are not given/not known. The date(s) of publication is transcribed from the item, according to AACR2. Thus, for serials, the date of publication is not given when the cataloging is not based on the first or last issue according to current CONSER practice (and in the future, according to AACR2). 3. 260 ## $a Washington, D.C. : $b Bureau of the Census, 4. Intervening publishers are not given. A further problem would be encountered if intervening publishers are omitted from the record, along with their associated dates. This would result in gaps in the dates of publication. Displays which lack intervening publishers will be confusing to users because the dates will not make sense. 260 ## $a Paris ; $a New York : $b Vogue, $c 1964-1984 260 2# $a London : $b Elle, $c 1991-4.3. Proposal: Define subfield $3 (Materials specified) to be used in field 260 Use of subfield $3 is preferable because it is not based on transcription, has the same appearance as notes, and eliminates problems associated with intervening publishers. 260 ## $a Paris : $b Gauthier-Villars ; $a Chicago : $b University of Chicago Press, $c 1955-2002. 260 2# $3 2000?-2002 $a New York : $b Columbia University Press 5. DISPLAYS This proposal allows flexibility in how library systems display the data. They could opt to display all publishing data, or only a part of it. It would also be possible to display data according to AACR2 rules if a new bibliographic level code is defined for integrating resources (see Proposal No. 2001-05). Additionally, all publishing statements could display in a block of publishing data or subsequent publishing statement could display as a note. This would keep new and legacy records displaying in a similar fashion. This would work nicely for serials and multiparts, but not as well for integrating, where the current publisher is supposed to display in the publishing statement, with earlier publishers given in the note. For integrating resources, it would be better to display all information in a block of publishing data. Examples of displays: [Note: the following examples could be serials, multiparts, or integrating resources] 1. Intervening publishers given, all publishing statements displayed: Publisher: London : Hudson, 1988-2002 1999-2000: London : Watson Bros.

2001-2002: Bristol, Eng. : Thomas and Sons, Ltd. 2. Intervening publishers not given Publisher: New York : Columbia University Press, 1997-2001- New York : New York University Press 3. Subsequent publishers display as note Publisher: Washington, D.C. : Dept. of Commerce, Bureau of Census, Statistics Branch, 1977- Publishing note: 1980?-1992: Washington, D.C. : Dept. of Commerce, Bureau of the Census, Statistical Reporting Division ; 1993- Washington, D.C. : Dept. of Commerce, Bureau of the Census, Reports Branch. 6. PROPOSED CHANGES In field 260 (Publication, Distribution, Etc. (Imprint) of the MARC 21 Bibliographic Format: Make the field repeatable for changes in publisher over time. Define the first indicator as Sequence of publishing statements with the following values: # Not applicable/ No information provided/earliest available publisher 2 Current publisher 3 Intervening publishers Define subfield $3 (Materials specified) for use with 260 fields. Litt om konsekvenser og praksis: Det presiseres at det reglene for hvordan det katalogiseres fortsatt gjelder som før. Delfelt $æ med verdi <blank?> ligger til grunn for den bibliografiske beskrivelsen. Senere utgivere gjøres det rede for i note. Det som er nytt er at man kan registrere flere 260, med andre verdier i delfelt $æ for å indikere seinere utgivere/utgivelsessteder. I registreringsgrensensnittene skal det være mulig å registrere 260 $æ <blank?> og 260 $æ 3 bare en gang fordi det er bare en forlegger som kan være den første og den siste. Det kan være flere mellomliggende. Derfor bør 260 $æ 2 kunne forekomme flere ganger. FORSLAG til vedtak: Bibliografisk gruppe anbefaler at : 260 gjøres repeterbar i BIBSYS-MARC. Det utarbeides forklaringer til hvordan registreringen skal være og til hvordan informasjonen bør brukes i Biblioteksystemet. I tillegg til at 260 gjøres repeterbar, anbefales også at $e og $f gjøres repeterbare i overenstemmelse med MARC 21.