Snart starter årsoppgjøret

REGNSKAP Snart starter årsoppgjøret Vi nærmer oss årsskiftet 2011/2012, og noen uker inn i det nye året vil de autoriserte regnskapsførerne være travelt opptatt med årsregnskapet for tusenvis av norske virksomheter. På de følgende sidene tar vi for oss hvordan investeringer i anleggsmidler behandles regnskapsmessig og skattemessig. I tillegg vil du også finne en sjekkliste for hvordan virksomheten kan bidra med dokumentasjon og informasjon til regnskapsfører for at årsregnskapet blir à jour og korrekt. Nr. 4 desember 2011 Kostnadsføring eller aktivering i balansen? Side 8 Klar for årsoppgjøret? Side 13 Skatteetaten setter fokus på På tide å ta grep! transaksjoner mellom nærstående Side 16 Side 25 REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11 1 Temasider om årsoppgjøret fra Regnskap & Økonomi 4/2011 FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11 1

Kostnadsføring eller aktivering i balansen? Regnskapsmessig og skattemessig avskrivning er to forskjellige ting. Regnskapsmessig avskrives driftsmidler lineært med samme beløp over antatt levetid. Skattemessig avskrives driftsmidler etter saldometoden, som i beløp gir størst avskrivninger de første årene. Saldogrupper: Varige driftsmidler har en forventet levetid som er lenger enn én regnskapsperiode. I stedet for at hele anskaffelseskostnaden utgiftsføres i regnskapet det året den anskaffes er det verdifallet i løpet av hvert enkelt år som skal kostnadsføres. Skattemessig gjøres dette med saldoavskrivning. For at kostnaden i størst mulig grad skal gjenspeile det faktiske verdifallet opereres det med ulike saldogrupper, hvor det er tatt hensyn til at ulike driftsmidler har ulik økonomisk levetid. A: 30 % Kontormaskiner ol. Kopi- og makuleringsmaskiner, skannere, telefonapparater utenom mobiltelefoner, telefonsvarere, videokonferanseutstyr mv. Datamaskin med tilhørende skjermer, skrivere mv. benyttet kun i kontorarbeid. 2 FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11

Når en virksomhet anskaffer en eiendel skal denne enten kostnadsføres direkte eller avskrives over tid. Skal den avskrives må man forholde seg til både regnskapsmessig og skattemessig avskrivning. For eiendeler som ikke kostnadsføres direkte i driftsregnskapet skal det foretas både en regnskapsmessig og skattemessig avskrivning. Det er stor forskjell på den regnskapsmessige og den skattemessige måten å avskrive på. Regnskapsmessig avskrivning I følge regnskapsloven er et anleggsmiddel en eiendel som er bestemt til varig bruk eller eie. Har anleggsmidlet begrenset levetid, noe de fleste driftsmidler har, skal det regnskapsmessig avskrives etter antatt økonomisk levetid. I regnskapet avskrives anleggsmidlet normalt lineært, det vil si med like beløp hvert år. Har anleggsmidlet en levetid på fem år og koster 100 000 År Lineær avskriving (regnskapsmessig) kroner vil det som vist i eksempelet bli avskrevet med 20 000 kroner hvert år. Skattemessig avskrivning Skattemessig gjelder andre regler for avskrivning. Der skal det med noen svært få unntak benyttes saldoavskrivning. Det vil si at man avskriver med samme prosentsats hvert år på et stadig minkende beregningsgrunnlag. Er avskrivningsprosentsatsen 30 prosent vil man ved innkjøp av et driftsmiddel til 100 000 kroner skattemessig avskrive dette med 30 000 kroner det første året. Det andre året tar man utgangspunkt i driftsmidlets gjenstående saldoverdi, som da vil være kr 70 000. Avskrivningen det Saldoavskrivning (skattemessig) Saldo ved årets slutt (skattemessig) 1 20 000 30 000 70 000 2 20 000 21 000 49 000 3 20 000 14 700 34 300 4 20 000 10 290 24 010 5 20 000 7 203 16 807 6 5 042 11 765 7 11 765 0 andre året vil som eksempelet viser bli kr 21 000 (30 prosent av kr 70 000). Påfølgende år fortsetter man å avskrive driftsmidlet med 30 prosent av saldoverdien til denne er mindre enn kr 15 000. Er beregningsgrunnlaget for saldoavskrivningen ved årets utgang (før årets avskrivning) mindre enn kr 15 000 på den enkelte saldo, kan restverdien fradragsføres helt eller delvis etter skattyterens eget valg. Samme prosentsats uansett når på året ervervet foretas I skattemessig sammenheng har det ingen betydning når i løpet av et kalenderår driftsmidlet er ervervet. Man avskriver uansett med samme prosentsats. Det kreves heller ikke at driftsmidlet er tatt i bruk for at inngangsverdien skal kunne tas inn på saldo. For virksomheter som uansett har planlagt en investering i et driftsmiddel rundt årsskiftet vil det derfor kunne være skattemessig gunstig at ervervelsen skjer for eksempel i desember framfor januar neste år. Det er likevel en betingelse at eiendelen er anskaffet for bruk i inntektsgivende aktivitet. B: 20 % C: 20 % D: 20 % Ervervet forretningsverdi Forretningsverdi er et immaterielt (ikkefysisk) driftsmiddel. Eneste saldogruppe som avskrives lineært. Vogntog, lastebiler, busser, varebiler mv. Omfatter vogntog, lastebiler, busser, varebiler, drosjebiler og kjøretøy for transport av funksjonshemmede. Personbiler, maskiner og inventar Alt løsøre som ikke går inn i de andre saldogruppene, som f.eks. personbiler, traktorer, materiell, andre maskiner, redskap, instrumenter, inventar mv. FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11 3

Alle påkostninger på et avskrivbart driftsmiddel tilføres saldo. Vedlikeholdskostnader derimot kan fradragsføres direkte. Også utskifting av mindre, varige deler av driftsmidlet vil bli betraktet som vedlikehold og skal normalt fradragsføres direkte. Under visse forutsetinger kan fysiske driftsmidler fradragsføres i sin helhet det året de erverves. Da må følgende betingelser være oppfylt. Driftsmidlet: er anskaffet hovedsakelig for bruk i skattepliktig inntektsgivende aktivitet verdiforringes ved slit og/eller elde er ikke-betydelig og/eller ikke-varig, dvs. har en inngangsverdi på under kr 15 000 og/eller varighet på under tre år I praksis vil dermed de fleste driftsmidler som enten koster under kr 15 000 eller har en varighet på under tre år kunne fradragsføres skattemessig samme år som de erverves. Det finnes imidlertid tilfeller hvor også eiendeler til under kr 15 000 skal saldoavskrives. - Dette gjelder blant annet når flere eiendeler hører sammen og utgjør en enhet funksjonelt og fysisk. Et typisk eksempel kan være en IT-server med tilhørende brukerterminaler. Dette vil kunne bli betraktet som ett driftsmiddel, og skal i så fall saldoavskrives hvis de samlet har en verdi på 15 000 eller mer, sier Knut Høylie, fagsjef skatt i NARF. Det samme gjelder ved førstegangsanskaffelser av en større beholdning av varige driftsmidler, som inventar, verktøy, redskap og utleieprodukter dersom samlet inngangsverdi er kr 15 000 eller høyere, selv om hver gjenstand har en inngangsverdi under kr 15 000. Saldoklasser Som det fremgår av oversikten nederst på denne og forrige side skal driftsmidler saldoavskrives med ulike prosentsatser alt etter hvilken saldogruppe de tilhører. Typisk vil driftsmidler med kort antatt økonomisk levetid tilhøre en saldoklasse med høy avskrivingssats, mens driftsmidler med lang antatt levetid skal avskrives med en lav prosentsats. Det finnes omfattende veiledninger fra skatteetaten med hensyn til hvilke driftsmidler som hører inn under hvilke saldogrupper. Likevel kan det være utfordringer med hensyn til i hvilken saldogruppe enkelte driftsmidler skal plasseres. Erfaringsmessig er det en del utfordringer tilknyttet kjøretøyer og om disse skal plasseres i saldogruppe c eller d. Dette har imidlertid ingen skattemessig konsekvens, siden begge har samme avskrivningssats. Det kan også være krevende å avgjøre om driftsmidler skal inngå i saldogruppen for kontormaskiner o.l. eller i en annen gruppe da det er hva driftsmiddelet blir brukt til som avgjør plassering. - Det er viktig at dette blir riktig, siden det i de fleste tilfeller vil få en skattemessig kon- E: 14 % F: 12 % G: 5 % Skip, fartøyer, rigger mv. Skip, fiske- og fangstfartøy, flytedokker, flytende innretninger i tilknytning til oljeutvinningsvirksomhet som f.eks. flyttbare borerigger. Fly, helikopter Anlegg for overføring og distribusjon av elektrisk kraft og elektroteknisk utrustning i kraftforetak 4 FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11

sekvens for den næringsdrivende om et driftsmiddel plasseres i saldogruppe a eller for eksempel gruppe d. Typisk vil en datamaskin inngå i saldogruppe a hvis den kun brukes til kontorarbeid. Brukes den kun i produksjon eller annet ikke-kontorrelatert arbeid regnes den ikke som kontormaskin. Den kan også bli brukt til flere ting og noen ganger kan driftsmidlet også bestå av komponenter fra flere saldogrupper. Da må man foreta en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle, sier Høylie. Når et driftsmiddel består av komponenter fra flere saldogrupper skal den ikke fordeles på flere saldogrupper men tilordnes saldogruppe ut fra en vurdering av hvor den naturlig hører hjemme. Et unntak fra denne hovedregelen er fast teknisk utstyr som er integrert i bygningen og som tjener bygningens generelle brukelighet som bygning. Dette ble tidligere avskrevet i samme saldogruppe som selve bygningen (gruppe h) men har fra inntekstsåret 2009 tilhørt en egen saldogruppe med en høyere avskrivningssats (gruppe j) selv om installasjonen fysisk er en del av bygningen. - Årsaken til dette er at bygninger normalt har en vesentlig lengre brukstid enn de faste tekniske installasjonene. Men også her finnes det utfordringer med hensyn til avgrensninger, sier Høylie. Regnskapsmessig nedskriving og reversering Hvis verdien av selskapets bokførte eiendeler synker til under den reelle verdien kan det i forbindelse med årsoppgjøret være aktuelt å foreta nedskrivinger av anleggsmidler. Dette gjelder der verdifallet forventes ikke å være forbigående og gjøres kun regnskapsmessig. - Selv om det ikke har skattemessige konsekvenser er det viktig at det foretas regnskapsmessige nedskrivinger hvis den reelle verdien ligger lavere enn den bokførte verdien. Da har man en nedskrivningsplikt. At regnskapet avspeiler de reelle verdiene er avgjørende ikke minst i forbindelse med salg av virksomheten eller hvis den skulle gå konkurs. Hvis andre påføres tap på grunn av feilrapportering fra styret, kan styremedlemmene i verste fall bli stilt personlig ansvarlige for tapet, sier Høylie. Hvis grunnlaget for en nedskriving faller bort kan man reversere (tilbakeføre) nedskrivingen. Skattemessig er det ikke anledning til å foreta nedskrivinger, selv om anleggsmidlets verdi skulle være vesentlig lavere enn saldoverdien. - Hvis man har et driftsmiddel som har Knut Høylie, fagsjef skatt i NARF. sunket til en verdi vesentlig under saldoverdien, for eksempel ved at det er påført store skader, kan det være et poeng å avhende eiendelen før årsskiftet. Etter at en enhet er realisert ved at den er kastet, solgt eller tatt ut til privat bruk, skal det skattemessig foretas en gevinst- eller tapsberegning, sier Knut Høylie. H: 4 (8) % I: 2 % J: 10 % Bygg og anlegg, hoteller Lagerbygg og visse produksjonsanlegg, avskrivbare arbeider- og funksjonærboliger, samt utleiehytter. Omfatter også «hoteller, losjihus og bevertningssteder mv.». Forretningsbygg Med forretningsbygg menes bygg som benyttes hovedsakelig til kontorer, salgsvirksomhet og tjenesteyting, med unntak av overnattings- og serveringsvirksomhet. Fast teknisk installasjon i bygninger Faste tekniske installasjoner som er integrert i bygningen og som tjener bygningens generelle brukelighet som bygning. FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11 5

Klar for årsoppgjøret? 2011 går mot slutten, og på nyåret står årsoppgjøret for tur. De fleste regnskapsførere tar for alvor fatt på årsregnskapene noen uker utpå nyåret, men for virksomhetene kan det lønne seg å starte planleggingen nå, slik at all dokumentasjon og informasjon er tilgjengelig når regnskapsfører starter på sin del av oppgaven. Så snart som mulig på nyåret bør alle aktuelle bilag, kontoutskrifter og årsoppgaver sendes til regnskapsfører. På forhånd bør det være avtalt datoer for når dokumentasjon senest skal være levert. Særlig viktig er det å være tidlig ute med informasjon og papirer som vedrører lønn. Lønnsregistrering og -innberetning er noe av det første regnskapsførerne tar tak i på nyåret. Erfaringsmessig har en del virksomheter problemer med å få inn reiseregninger fra egne ansatte til rett tid. Et godt råd er å sette frist senest 10.01.12 for å levere dokumentasjon vedrørende reiser, overnatting, diett og kilometergodtgjørelse. Regnskapsfører trenger også informasjon om hvem i bedriften som skal beskattes for elektroniske kommunikasjonstjenester, avis og andre naturalytelser betalt av arbeidsgiver, da også dette skal lønnsinnberettes. Omfattes virksomheten av reglene for Obligatorisk Tjenestepensjon må alle bilag oversendes så snart disse foreligger. Regnskapsfører trenger også en liste over fordringer som er tapt og som er usikre pr 31.12. Listen bør signeres og dateres av daglig leder før oversendelse. Skal man få skattemessig fradrag må tapet være endelig konstatert slik at fordringen kan føres ut av reskontro og tapsføres. Vurderinger vedrørende kundefordringer krever gjerne god kommunikasjon mellom regnskapsfører og foretaket, og derfor kan det være smart å starte en dialog om dette så tidlig som mulig. Et annet område man bør vie særlig oppmerksomhet er periodisering av kostnader og inntekter. Noen ganger skal hele bilagets beløp føres i regnskapet for foregående år. Andre ganger kan det være snakk om å dele bilagets beløp på to regnskapsår. Det kan eksempelvis være utført arbeid og tjenester for foretakets kunder i 2011, men som ikke faktureres før i 2012. Foretaket bør her sende kopi av timelister eller annen dokumentasjon der beløp vil fremgå På kostnadssiden vil typiske periodiseringsposter dreie seg om fakturaer man mottar i 2012, men som gjelder varer eller tjenester man har mottatt før årsskiftet. Motsatt, at man får faktura i 2011 på kostnader og tjenester som vedrører 2012. Hvis det ikke fremgår av fakturaen må dette opplyses til regnskapsfører. For virksomheter med varelager er det særlig viktig å ha god kommunikasjon med regnskapsfører. I tillegg til kravet om at varetelling skal foretas ved årsslutt, er det flere formelle krav som må oppfylles. Hvis man fyller ut varetellingslistene manuelt, skal disse være forhåndsnummererte. Alle varer skal angis med vareart, varenummer, navn, kvantum og pris samt en summeringskolonne der angitt verdi på varen fremkommer. Verdien på varene skal vurderes etter laveste verdi av anskaffelseskost (priser uten mva) og virkelig verdi. Husk at ukurante varer på lageret skal medtas på varetellingslisten. Man bør gjøre en ukuransvurdering gjerne sammen med regnskapsfører eller revisor. På motstående side finnes en oversikt over hva du som næringsdrivende selv må fremskaffe i forbindelse med årsoppgjøret. 6 FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11

Sjekkliste For selskaper med plikt til å tegne OTP-avtale (bl.a. virksomheter med minimum 2 ansatte i 75% stilling) - husk å ajourføre ansatteopplysninger og lønnsgrunnlag samt oversende dette til forsikringsselskapet. For å fylle ut lønns- og trekkoppgaver for lønnsoppdragskunder, og for å rekke innleveringsfristen (31.01.12) må all bilagsdokumentasjon vedrørende lønn snarest og senest innen 10.01.12 sendes til regnskapsfører. (Husk å hensynta betalte livs- og pensjonsforsikringer for ansatte, og alle telefonregninger med privat andel for nov/des som er dekket av virksomheten). Varetelling for kunder med varelager pr. 31.12.11 - varetellingsliste (priser eks. mva) leveres regnskapsfører sammen med 6. termin bilag husk nummerert, datert og attestert- verdivurdering av varelager inklusive kurant/ukurant. Beholdningsvurdering for utført ikke fakturert arbeid pr. 31.12.11 må utarbeides. Listen må inneholde alt arbeid m/materialer som er levert i 2011, og som ikke faktureres før i 2012. Listen leveres regnskapsfører sammen med 6. termin bilag. Har du tap på kundefordringer? Send liste over kundefordringer som er tapt til din regnskapsfører. Er du uskikker på reglene for tapsføring på kundefordringer undersøk eventuelt med din regnskapsfører så du får tidfestet tapet tidligst mulig. Er det foretatt privatuttak av varer/tjenester fra virksomheten send en liste over uttakene til regnskapsfører sammen med 6. termin bilag eller uttaksbok. For selskaper med varehandel - husk liste over tilgodelapper og gavekort. For selskaper med bil i næring - noter kilometerstand pr. 01.01.12, biltype/modell og registreringsnummer. For de som bruker sin private bil i næringsvirksomheten og får fradrag for inntil 6.000 km etter kilometergodtgjørelse husk å sende kjørebok eller reiseregninger til regnskapsfører. Husk å innlevere alle årsoppgaver, ligningsoppgaver og kontoutskrifter oversikt over bankinnskudd/gjeld og forsikringer er særlig viktig. Husk kopi av leie- og leasingavtaler, nye eller endrede husleiekontrakter, samt kopi av andre viktige avtaler som påvirker regnskapsføringen og evt. dokumentasjon av verdivurderinger i balansen. Elektroniske kommunikasjonsmidler (fast tlf./mob. tlf./bredbånd/mobilt bredbånd) gi beskjed til regnskapsfører dersom skjønnsmessig fordel privat bruk avviker fra standardsatsene. Skatteoppgjør må oversendes hvis dette ikke er levert tidligere. Liste over leide/leasede driftsmidler. Spesifikasjon av tilgang og avgang driftsmidler. Kopi av låneavtaler og leieavtaler må også være på plass. Alle bilag for 2011 må leveres så snart som mulig over årsskiftet. Dersom man ikke har mottatt alle bilag eller årsoppgaver bør denne dokumentasjonen ettersendes snarest mulig. Oppgave over aksjer og verdipapirer må være i orden. Nye skattekort 2012 (når disse kommer må de oversendes regnskapsfører dersom denne også håndterer lønn) SPESIELT FOR ENKELTPERSONFORETAK: Send lønns- og trekkoppgaver til regnskapsfører dersom du har hatt lønnet arbeid ved siden av virksomheten. Reiseutgifter hjem/arbeidssted, evt. pendlerutgifter må dokumenteres og redegjøres for. Kjøp og salg av private eiendeler (Hus, hytte, bil, båt, campingvogn, særlig verdifull kunst etc.) må informeres om til regnskapsfører. Premie til egen pensjonsforsikring må dokumenteres (husk at fristen for å inngå avtale om pensjonsforsikring er utgangen av mars året etter inntektsåret) Utgifter til barnepass må dokumenteres. Endring i familiesituasjon/sivil status må redegjøres for. Premie til frivillig trygd og sykeforsikring, dersom disse ikke er regnskapsført må informeres om. Forsikringsverdier nye hus, båter, innbo m.m. må informeres om. SPESIELT FOR AKSJESELSKAP: Det må utarbeides en oversikt over avtaler mellom aksjonær(er) og selskapet, med angivelse av hvilke ytelser som ytes fra partene samt avtalens varighet. Lag oversikt over eventuelle endringer i eiersammensetning gjennom året. Gjør opp mellomregningskonti - lån over 3/5 G (folketrygdens grunnbeløp) skal avtalefestes med låneavtale kontakt regnskapsfører for å få utarbeidet en eventuell låneavtale. Lønns- og trekkoppgave daglig g leder og styremedlem (for kunder som fører lønn selv må disse oppgavene uansett leveres inn da dette skal med som noteopplysninger er i årsregnskapet.) FRA REGNSKAP & ØKONOMI, NR. 4-11 7