SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF Tid: 15.12.2011 Møtestad: Scandic Neptun Hotell, Bergen Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Ragnhild Osmundsen Jan-Petter Stoutland Nils Arne Holvik Per Atle Kjøllesdal Lisbet Karin Nærø Odd Søreide Aslaug Hellesøy Nina Carstens Bente Mari Rolfsnes Marianne Saugestad Leiar Forfall frå styret Ingen Deltakarar frå administrasjonen: Jannicke Daae Tønjum, administrerande direktør Linda Francis, referent (gjekk ut under behandling av sak 92/11)
Saksliste 81/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 15.12.2011 82/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte 27.10.2011 83/11 O Orientering frå administrerande direktør 84/11 A Rapport frå verksemda 85/11 A Årleg melding Styringsdokument 2011 for Sjukehusapoteka Vest HF 86/11 O Risikoanalyse 3. tertial 87/11 O Rettleiar for styrearbeid i helseføretak 88/11 A Overordna handlingsplan 2012 89/11 A/O Eventuelt Lukka del 90/11 A Budsjett 2012 u. off. jf. Offentleglova 23.1 91/11 A Ombygging Sjukehusapoteket i Haugesund u. off. jf. Offentleglova 14 92/11 A Eigenevaluering av styret og administrerande direktør u. off. jf. Offentleglova 14 81/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 15.12.2011 Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden for styremøte 15. desember 2011. Ingen saker blei meldt under eventuelt. Endring på sakslista: Sak 90/11 og 91/11 blei behandla før sak 85/11. Styret godkjenner innkalling og dagsorden for styremøte 15. desember 2011. 82/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte 08.09.2011. Det var ingen merknader til protokollen av 27. oktober 2011. Styret godkjenner protokoll av 27. oktober 2011. 70/11 O Orientering frå administrerande direktør 1. Bemanning/rekruttering i Sjukehusapoteka Vest HF Økonomisjef slutta 9. november. Førebels innleidd konsulent frå PwC. Stillingsinnhald vil bli gått gjennom og stillinga vil bli lyst ut over nyttår. 2
Logistikk- og innkjøpssjef har sagt opp stillinga. Stillingsinnhald vil bli vurdert før ny utlysing. Apotekar er no tilsett ved Sjukehusapoteket i Bergen. Det er også tilsett leiar for Produksjonsavdelinga, leiar for Rådgjevingstenesta og avdelingsleiar for Rådgjevingstenesta kommune. 2. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen saker 3. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker Ingen saker 4. Oversikt over aktuelle høyringar Det blei peika på at svar var sendt til høyring om regional beredskapsplan 2012-2014. Styret ber administrerande direktør vurdere om særs relevante høyringar skal bli tatt opp i styret. 5. Styresaker til oppfølging Omorganisering av SAV del to blei etterlyst. Det blei minna om at dette prosjektet er vedtatt sett i ordinær drift. Gjennom den kartlegging av ansvar og arbeidsfordeling mellom FAD og drift som no er på trappene er denne saka i gang, og styret vil bli halde orientert. Oversikta blir løpande oppdatert. Styret tar saka til orientering med dei merknadene som kom fram i møtet. 84/11 A Rapportering frå verksemda Styret meiner rapporten er blitt bra, men det er ikkje all informasjon som er like interessant/ relevant for styret. Til neste år vil det bli tatt i bruk nytt verktøy for utarbeiding av prognosen som gjer det mogleg å rapportere til kvart styremøte. Styret ønskjer ikkje å bruke varekostprosent som styringsparameter, sidan det er for mange variablar knytt til den. Det er viktig at styringsparametrane blir tydelege og det blir orden på periodiseringa. Styret ber om sak til neste styremøte. Ved utgangen av oktober var resultatet 13,4 mill., som er over budsjett. Grunna svikt i vare- og tenestesalet er dekningsbidraget under budsjett. Lågt forbruk av blant anna personal- og driftskostnadar, samt høge finansinntekter har retta opp resultatet i høve til budsjett. Aktiviteten i apoteka er framleis høgare enn fjoråret innafor levering til sjukehusa og i publikum, men den er nedgåande innafor produksjon. Omsetjinga i sjukehusekspedisjon og publikum går på tross av dette ned, sidan legemiddelprisane er fallande. Sjukefråveret i oktober er på 8,6 % mot 10,6 % i oktober 2010. Per 30.11.2011 er det registrert 20 HMT avvik i føretaket. Det er ein nedgang i talet på registrerte hendingar frå i fjor, noko som kan indikere underrapportering på HMT-området. Styret tar rapportering frå verksemda til etterretning med dei merknadene som kom fram i møtet. 3
85/11 A Årleg melding Styringsdokument 2011 for Sjukehusapoteka Vest HF Generelt var styret nøgd med rapporten, men hadde innspel til utfyllande informasjon på nokre område. Spesielt blei viktigheita av å synleggjere det som skjer ved alle apoteka, til dømes innan forsking, opplæring og prosjekt der SAV deltar, peila på. Det var semje om at konkrete innspel blir sendt til administrasjonen ved Linda Francis for innarbeiding i dokumentet. Styret ønskjer at styringsdokumentet er enda meir spissa til neste år, og administrerande direktør har alt god dialog med eigar om saka. Styret godkjenner årleg melding Styringsdokumentet 2010. Styret ber administrasjonen innarbeide innspel/ rettingar som kom fram under møtet og oversende dokumentet til Helse Vest RHF innan fristen. 86/11 A Risikoanalyse 3. tertial 2011 I tråd med retningslinjene for risikostyring i Helse Vest har Sjukehusapoteka Vest HF utarbeidd felles overordna styringsmål som det skal vere fokus på gjennom året. Samanlikna med rapportering for 1. og 2. tertial, har Sjukehusapoteka Vest redusert risiko på fleire område. Styret tar saka til etterretning. Styret ber om at risikoanalyse 3. tertial for Sjukehusapoteka Vest HF blir sendt til Helse Vest RHF innan fristen. 87/11 O Rettleiar for styrearbeid i helseføretak Rettleiaren gir ei kort orientering om styrearbeid i helseføretak, og skal bidra til god rolleforståing og rolleutøving i styret. Rettleiaren samanfattar gjeldande rettsreglar og gitte styringskrav, og er meint som støtte til både nye og meir erfarne styremedlemmer. Styret legg rettleiaren, Styrearbeid i helseføretak God rolleforståing og god rolleutøving vedtatt av styret i Helse Vest RHF 2. november 2011, til grunn for vidare styrearbeid. 88/11 O Overordna handlingsplan 2012 Overordna handlingsplan er bygd på Helse 2020, Strategiplan 2011 2015 og risikoanalyse for Sjukehusapoteka Vest HF. Den einskilde avdeling i føretaksadministrasjonen, og kvart apotek, har utarbeidd ein detaljert handlingsplan for 2012. På basis av dette er det utarbeidd ein overordna handlingsplan 2012 for Sjukehusapoteka Vest HF. Styret meinte dokumentet var for lite gjennomarbeidd. Overordna handlingsplan bør bli behandla etter at budsjettet er vedtatt og saka blir derfor utsett. 4
Saken er utsett til neste styremøte. 89/11 A/O Eventuelt Ingen saker meldt under eventuelt. Lukka del 90/11 O Budsjett 2012 u. off. jf. Offentleglova 23.1 Budsjett 2012 versjon 2, er utarbeidd av dei budsjettansvarlege og kvalitetssikra gjennom tett samarbeid mellom budsjettansvarlege og FAD/ økonomi. I arbeidet med versjon 2 av budsjettet har ein tatt utgangspunkt i dei innspel som vart gjevne av styret etter handsaminga av versjon 1 (ref styresak 79/11). I arbeidet har ein også vore i dialog med Helse Vest om krav og forventingar som er retta mot Sjukehusapoteka Vest. Det er gjort ein ny gjennomgang saman med dei einskilde apoteka med fokus på å sikre rette føresetnader knytt spesielt til salsvolum, prisar, bemanning og investeringar, og tilsvarande ein ny gjennomgang av budsjettet for føretaksadministrasjonen og fordeling av administrasjonskostnader. Dei overordna føresetnadene for budsjettet ligg fast i forhold til avsnitt 2 i budsjett versjon 1. Styret godkjenner budsjett for Sjukehusapoteka Vest HF for 2012. 91/11 A Ombygging av Sjukehusapoteket i Haugesund u. off. jf. Offentleglova 14 Det blei peika på at: o produksjon ikkje kan halde fram i dagens produksjonslokale ved Sjukehusapoteket i Haugesund. o både leiargruppa og styret i Helse Fonna samrøystes ønskjer å oppretthalde produksjon nær pasienten på Haugesund sjukehus, og er villige til å bere den kostnadsauken som kjem via auka cytostatika-prisar grunna dette. o ombygging av produksjonslokala ved Sjukehusapoteket i Haugesund ikkje verken teknisk eller økonomisk kan bli lausrive frå den andre ombygginga av lokala i underetasjen ved Haugesund sjukehus. Administrasjonen i SAV går derfor inn for at det i 2012 blir investert i komplett ombygging av SiH sine lokale i underetasjen ved Haugesund sjukehus. SAV tar investeringa for ombygging av sjukehusekspedisjon og administrasjon, medan Helse Fonna finansierer ombygging av produksjon via lån frå Helse Vest. Prosjektet blir tilrådd å starte med ein prosjekteringsfase tidleg (januar/ februar) 2012, og i eit tett samarbeid med Helse Fonna HF, samstundes som saka blir behandla på nytt i styret, dersom det etter gjennomførd prosjekteringsfase kjem fram vesentlege avvik frå grovkalkylen. Styret vedtar gjennomføring av ombygging av produksjons-, sjukehusekspedisjons- og kontorlokala ved Sjukehusapoteket i Haugesund i 2012 innafor kostnadsramma som ligg i styresaka. 5
Byggeprosjektet skal gjennomførast i tett dialog mellom Sjukehusapoteka Vest og Helse Fonna, som huseigar. Styret legg til grunn føring frå eigar om fordeling av investeringskostnader mellom leigetakar og huseigar. Investeringa blir delt mellom Sjukehusapoteka Vest og Helse Fonna, der Sjukehusapoteka Vest ber investeringa for ombygging av sjukehusekspedisjon og administrasjon, medan Helse Fonna ber ombygging av produksjonslokala, og kvar part ber risiko for sin del av investeringa. Forventa resultateffekt for SAV av investeringa er innarbeidd i budsjett 2012.. 92/11 A Eigenevaluering av styret og administrerande direktør u. off. jf. Offentleglova 14 Styret tar saka til etterretning. I tråd med krava i Sjukehusapoteka vest HF sitt Styringsdokument 2011 vil resultatet av styret si eigenevaluering og evaluering av administrerande direktør bli formidla til Helse Vest RHF. Følgjande skriv og meldingar var på bordet i møtet: Ingen nye skriv eller meldingar blei delt ut under styremøtet. 6
Referent: Linda Francis 15.12.2011 Ragnhild Osmundsen Styreleiar Clara Øberg Nestleiar Wenche Haffnes Andersen Lisbet K. Nærø Kjetil Hustoft Odd Søreide Per Karlsen Nina Carstens Marianne Saugestad Bente Mari Rolfsnes 7