Vedtekter for Foreningen Narvik Studentersamfunn 1
1. Om foreningen 1-1. Foreningens fulle navn er: Narvik Studentersamfunn med NSS som forkortet form. 1-2. Narvik Studentersamfunn er en forening som skal ivareta et sunt og aktivt studentmiljø ved UiT Norges arktiske universitet i Narvik. 1-3. Foreningen skal tilrettelegge for den ideelle klubbdriften. 1-4. Foreningens besøksadresse er UiT Norges arktiske universitet i Narvik, Lodve Langes gate 2, 8514 Narvik. 2-0. Foreningens organisasjonsmodell 2-1. Årsmøtet er foreningens øverste organ. Se 13. 2-2. Hovedstyret har ansvar for beslutninger som påvirker organisasjonen som helhet i henhold til årsmøtets vedtak og foreningens vedtekter. 2-3. Arbeidsutvalget har ansvar for den daglige driften av foreningen. Dette gjøres i henhold til hovedstyrets vedtak, årsmøtets vedtak og foreningens vedtekter. 2-4. Husmøtet er underavdelingenes forum for å tilrettelegge aktivitet seg i mellom, og formidle saker til hovedstyret. 2-5. Underavdelingene er klubber, grupper og lag underlagt NSS. 2-6. Komitéer er utpekte grupper med mandat til å gjennomføre aktiviteter eller prosjekter. 3. Hovedstyret 3-1. Hovedstyret består av arbeidsutvalget og likt antall klubbrepresentanter, som sittende medlemmer i arbeidsutvalget. 3-2. Husmøtet utpeker klubbrepresentanter til hovedstyret én gang per semester. 3-3. Hovedstyret er kun beslutningsdyktige ved minst 50 2
3-4. Ved frafall på møter skal arbeidsutvalget og klubbrepresentanter ha like mange stemmer. Ved stemmelikhet har leder for arbeidsutvalget dobbeltstemme. 3-5. Hovedstyret kan bevilge tale- og forslagsrett til ett medlem fra en organisasjon som ikke er underlagt NSS. 3-6. Hovedstyret kan ved simpelt flertall innvilge enkeltpersoner tale, forslag- og/eller observatørrett ved enkeltsaker. 4. Arbeidsutvalget 4-1. Arbeidsutvalget skal bestå av minst tre personer og maks fem personer. 4-2. Arbeidsutvalget skal bestå av leder, nestleder og opptil tre styremedlemmer. 4-3. Arbeidsutvalget skal jevnlig gi informasjon om driften til hovedstyret. 4-4. Arbeidsutvalgets medlemmer kan ikke inneha styreverv i Campustinget i Narvik, universitetsstyret, fakultetsstyret, samskipnadsstyret eller lederverv i organisasjoner som er i direkte konkurranse med studentersamfunnets aktiviteter. 4-5. Årsmøtet definerer direkte konkurranse i egen forskrift. 4-6. Ved frafall i arbeidsutvalget som resulterer i at 4-1 eller 4-2 ikke lengre er oppfylt, skal det avholdes ekstraordinært årsmøte så snart som praktisk mulig for å velge nye representanter. 5. Underavdelinger 5-1. Alle underavdelinger underlagt NSS er forpliktet til å oppta studenter som vil bli medlem, såfremt de har gyldig studentbevis. 5-2. Alle medlemmer skal betale samme avgift, med mindre særskilte hensyn tilsier noe annet. 5-3. Medlemsavgifter godkjennes av hovedstyret. 5-4. Arbeidsutvalget skal utarbeide retningslinjer for opprettelse av nye underavdelinger. 3
5-5. Stiftere av en underavdeling skal legge frem og forsvare validiteten for sin underavdeling for hovedstyret. 5-6. Hovedstyret godkjenner nye underavdelinger ved simpelt flertall. 5-7. Underavdelingers årsmøte må finne sted innen utgangen av feburar. 6. Valgkomité 6-1. Valgkomitéen bør bestå av 3 personer som skal finne kandidater til arbeidsutvalget og sørge for at valget blir gjennomført på en korrekt måte. 6-2. En representant velges på årsmøtet, en velges av arbeidsutvalget og en av husmøtet. 6-3. Dersom en representant ikke blir valgt av årsmøtet velges denne av husmøtet. FEIL Duplikat paragrafnummer. 6. Valgkomitéen har ansvaret for å finne en innstilling til følgende verv: En leder En nestleder Ett til tre styremedlemmer 6-3. Dersom en representant ikke blir valgt av årsmøtet, velges denne av husmøtet. 6-4. Dersom arbeidsutvalget ikke klarer å finne en representant innen 2 måneder før et årsmøte velges denne av husmøtet. 7. Kontrollkomité 7-1. Årsmøtet bør nedsette en kontrollkomité som har som oppgave å kontrollere at NSS handler i henhold til vedtektene og god foreningsskikk. 8. Ordenskomité 8-1. Ordenskomitéen utpekes av hovedstyret. 8-2. Ordenskomitéen skal dele ut følgende priser, dersom det er verdige kandidater som oppfyller kravene i prisenes statutter: En Store Bjørn på høstsemesteret. En eller to Lille Bjørn på høstsemesteret. En eller to Lille Bjørn på vårsemesteret. 8-3. Alle priser deles ut etter statutter som er godkjent av årsmøtet. 4
8-4. Avtroppende medlemmer av ordenskomitéen bør legge frem en innstilling til hovedstyret på egnede kandidater til dette vervet. 9. Sprellemannskomitéen 9-1. Leder for Sprellemannskomitéen utpekes av hovedstyret. 9-2. Lederen har som oppgave å nedsette en gyldig jury. 9-3. Juryen består av 5 medlemmer. 9-4. Juryen er selvkonstituerende, og velger en formann ved første jurymøte. 9-5. Formannen har dobbeltstemme ved en eventuell stemmelikhet. 10. Økonomien til foreningen 10-1. Studentersamfunnet skal ha internrevisjon av halvår og årsregnskap. Revisor bestemmes av hovedstyret. 10-2. Dersom revisor avdekker mangler ved økonomistyring kan hovedstyret velge å holde tilbake tilskudd til en underavdeling eller nekte en underavdeling å søke om midler. 10-3. Arbeidsutvalget fastsetter hvor mye som samlet skal betales ut i bevilgning, og lager en innstilling til fordeling. Hovedstyret bestemmer hvordan midlene skal fordeles. 10-4. Arbeidsutvalget skal bistå klubbene med økonomisk rådgivning, men klubbene er selv ansvarlig for eget regnskap og økonomi. 11-0. Forvaltning av underavdelinger 11-1. Alle hobbyer og aktiviteter i studentmiljøet er like mye verdt og ingen har rett på vesentlig mer midler enn andre. 11-2. Underavdelingene plikter å benytte midlene til det de har forespeilet hovedstyret. 11-3. En underavdeling er ansvarlig for det som er gjort i underavdelingens navn. 5
11-4. Hovedstyret skal sørge for at underavdelingen drives forsvarlig, i henhold til vedtekter i NSS og den enkelte underavdeling. 11-5. Valg av nytt lederskap i en underavdeling fraskriver ikke underavdelingen for ansvar. 11-6. Uhell og utgifter som skyldes et individs uaktsomhet skal ikke belastes underavdelingen eller foreningens økonomi i noen særlig grad. 11-7. Kontingenter og andre innbetalinger bør reflektere det en belaster underavdelingen for og det en får igjen fra underavdelingen. 11-8. Hovedstyret kan ved 4/5 flertall midlertidig oppheve en underavdelings vedtekt frem til neste husmøte finner sted. Ved en slik oppheving skal underavdelingen og husmøtet umiddelbart informeres om dette gjennom e-post. 12-0. Stemmeregler ved årsmøter og ekstraordinære årsmøter. 12-1. Dersom en stemmer blankt skal en ikke telles med hverken for eller imot et forslag. 12-2. Ved større prinsipielle avstemminger skal det stemmes aktivt både for og mot. 12-3. Dersom minst én av representantene med stemmerett ønsker det, skal det holdes skriftlig valg. 13. Årsmøte 13-1. Foreningen skal ha årsmøte fortrinnsvis innen utgangen av mars. 13-2. Ethvert medlem av foreningen kan sende inn saker til et årsmøte. 13-3. Årsmøtets dato skal kunngjøres seks uker før årsmøtet avholdes. 13-4. Saker må være meldt inn senest fire uker før årsmøtets dato. 13-5. Endelig innkalling skal foreligge to uker før årsmøtets dato. 13-6. Årsmøtets dato må være kunngjort slik at medlemmer av foreningen vet om det, i henhold til instrukser fra årsmøtet. 13-7. Årsmøtet skal behandle årsmelding og regnskap for foreningen totalt. 6
13-8. Årsmøtet skal behandle budsjett for foreningen. 13-9. Årsmøtet skal behandle handlingsplan og strategisk plan. 13-10. Årsmøtet skal ta imot skriftlige forslag på kandidater til nettvalg og avholde en debatt, hvor kandidater kan legge frem sitt syn og avholde en kort valgtale. Om det i stedet besluttes urnevalg på årsmøtet, er det resultatet av skriftlig valg som skal utgjøre vedtaket i denne saken. 13-11. Årsmøtet skal behandle vedtektsendringer og kan med to tredjedels flertall forandre disse. 13-12. Årsmøtet kan tilsidesette enkeltparagrafer med 7/8 flertall. Endring av denne paragrafen krever 7/8 flertall. 14. Ekstraordinære årsmøter 14-1. Ekstraordinære årsmøter kan kun avholdes på tidspunkter hvor en kan regne med at store deler av studentmassen har mulighet til å møte. 14-2. Et ekstraordinært årsmøte må annonseres minst en uke i forveien på websidene og på oppslagstavlen til foreningen. Alternativt kan man annonsere årsmøtet på en annen tilsvarende vidtrekkende måte så lenge denne annonseringsmetoden er godkjent av årsmøtet. Arbeidsutvalget skal etter beste evne forsøke å få innkallingen distribuert per e-post. 14-3. Før ekstraordinært årsmøte avholdes må arbeidsutvalget og Husmøtet orienteres skriftlig om dette. Minst to av følgende tre kriterier må være oppfylt før ekstraordinært årsmøte avholdes: i) 25 eller fler har underskrevet en erklæring om ønske om et ekstraordinært årsmøte. ii) Husmøtet etter flertallsvedtak ønsker et ekstraordinært årsmøte. iii) Ett eller flere medlemmer av arbeidsutvalget ønsket et ekstraordinært årsmøte. 14-4. Ekstraordinære årsmøter skal ha få eller en sak og kun behandle saker som det er nødvendig å behandle på et årsmøte. Alt annet skal håndteres av hovedstyret i henhold til vedtektene. 14-5. Dersom det ekstraordinære årsmøtet mener at det ikke eksisterer en god grunn til at årsmøtet ble holdt, kan årsmøtet velge å ekskludere et eller flere medlemmer fra Narvik Studentersamfunn. 7
15. Medlemskap 15-1. Alle studentene ved UiT i Narvik er å regne som medlemmer med mindre de har aktivt meldt seg ut i form av en skriftlig notis. Medlemskap er gratis. 15-2. Utmeldte medlemmer kan melde seg inn i form av en skriftlig notis. 15-3. Ordinært medlemskap i NSS avsluttes når studiet ved UiT i Narvik avsluttes. 15-4. Personer med æresmedlemskap i henhold til 16 er medlemmer av Narvik Studentersamfunn. 16. Æresmedlemskap 16-1. Æresmedlemskap i NSS kan innvilges til personer som har gjort en særskilt innsats for NSS. 16-2. Æresmedlemskap er for livstid og gir en tilgang til alle de rettigheter i Narvik Studentersamfunn hvor det ikke er krav til å være student ved UiT i Narvik. 16-3. Æresmedlemskap innvilges eller fratas en person ved 3/4 flertall ved et ordinært årsmøte i foreningen. 17-0. Eksklusjon fra underavdeling eller foreningen 17-1. Alle underavdelinger kan utestenge et medlem slik at medlemmet mister alle privilegier. 17-2. Ved utestengelse over en uke per kalenderår har den utestengte og underavdelingen rett til å føre sin sak for hovedstyret, som kan overstyre vedtaket om utestengelse. 17-3. Hovedstyret kan utestenge enhver person fra et verv eller medlemskap dersom personen har handlet på en måte som skader foreningens omdømme. 17-4. Utestengelsen kan omgjøres av årsmøtet med simpelt flertall, og årsmøtet kan dersom ønskelig irettesette eller utestenge den personen som utestengte noen. 8
18. Utagerende oppførsel 18-1. Utagerende oppførsel på et hovedstyremøte, husmøte, møter i underavdelinger, allmøter eller årsmøte kan medføre bortvisning av vedkommende for resten av møtet dersom de andre fremmøtte stemmer for dette med simpelt flertall. 19. Redaksjonelle endringer 19-1. Hovedstyret kan godkjenne redaksjonelle endringer av vedtektene. Dette skal kun gjelde endringer på rekkefølge av paragrafer, ortografi, tegnsetting og lignende. 9