Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Kundens krav til Oppdraget beskrives her. Dette gir grunnlag for hva som skal leveres fra Konsulenten til slutt, og har også betydning for hva som regnes som mangler osv. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Undervisningsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Vår visjon er: Et skolebygg å være stolt av! Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m 2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka 83 000 elever og 13 000 ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Årlig bygger Undervisningsbygg for nesten tre milliarder kroner, og investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Undervisningsbygg har normalt byggeprosjekter for rundt 50 skoleanlegg per år. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ Prosjektets art og omfang Undervisningsbygg har behov for bistand til rekruttering som gjennomføres ved søk etter kandidater. Rammeavtalen skal dekke behovet for rekruttering i de tilfeller hvor det er behov for søkbasert rekrutteringsbistand. I dagens marked vil dette først og fremst være ved ansettelser av prosjektledere og senior prosjektledere tilknyttet byggeprosjekter. Rammeavtalen tildeles en leverandør, og vil ha en varighet på 2 år, med opsjon for oppdragsgiver i ytterligere 1 år + 1 år. Kort om behovet til Undervisningsbygg Undervisningsbygg opplever for enkelte stillinger at annonserte rekrutteringsprosesser ikke leder til ansettelser. I dagens marked gjelder dette først og fremst ansettelser av prosjektledere og senior prosjektledere tilknyttet byggeprosjekter. Men avtalen vil også omfatte søkbasert rekrutteringsbistand ved ansettelser til andre stillinger hvor et vanskelig arbeidsmarked ikke gir resultater ved annonsert rekruttering. Undervisningsbygg har for tiden behov for ytterligere prosjektledere i prosjektavdelingen. Det er ønskelig med personer med solid erfaring fra byggebransjen, men også yngre kandidater vil være aktuelle. Det siste året har 14 stillinger blitt besatt gjennom bruk av søkbasert rekrutteringsbistand. Det antas at behovet vil være av et noe mindre omfang det neste året og det anslås at behovet ligger mellom 8 til 10 stillinger for neste år. Rammeavtalen anslås derfor til å ha en verdi på mellom 800 000 og 1 000 000,- kroner per år. Rammeavtalens omfang og avgrensning mot andre rammeavtaler Denne rammeavtalen gjelder for ansettelser som gjennomføres ved søkbasert rekrutteringsbistand. Rammeavtalen kan tas i bruk dersom en utlysning gjennomført med Undervisningsbyggs rammeavtale for annonsert rekrutteringsbistand ikke leder frem til en ansettelse. Rammeavtalen kan også benyttes i situasjoner hvor det er overveiende sannsynlig at markedet ikke responderer på en annonsert rekrutteringsprosess. Side 1 av 9
Rammeavtalen omfatter ikke annonsert rekrutteringsbistand. Dette dekkes av en egen rammeavtale. Rammeavtalen omfatter heller ikke formidling av annonser til trykte medier og produksjon av stillings- og kunngjøringsannonser til trykte medier eller nettannonsering. Dette er også dekket i annen avtale. Denne rammeavtalen omfatter heller ikke vikarbasert tilsetting. Oslo kommune har samkjøpsavtaler med vikarbyråer, innenfor ulike fagområder og Undervisningsbygg er forpliktet til å benytte disse. Kravspesifikasjon Rådgiver skal gjennomføre prosessen i samråd med oppdragsgiver, og ha ansvar for intervjuer, testing, referanseinnhenting m.m. samt endelig anbefaling i form av en innstilling til Undervisningsbygg. I tillegg skal det for hvert enkelt oppdrag utarbeides en fremdriftsplan som skal godkjennes av Undervisningsbygg. Ved hver fakturering skal det legges ved en oversikt som viser status for gjennomførte og fakturerte oppdrag. Undervisningsbygg ønsker å knytte til seg en fast kontaktperson. Personen skal være fast gjennom hele kontraktsperioden, og det bes om at kontaktpersonen oppgis med navn i tilbudsbrevet. Dersom det tilbys flere kontaktpersoner skal det gis en bindende beskrivelse av oppgavefordelingen mellom disse. Dersom kontaktpersonen må byttes under kontraktsperioden, må det dokumenteres at ny kontaktperson innehar tilsvarende kompetanse. Bytte skal skje uten kostnad for Undervisningsbygg. Side 2 av 9
Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) Forsikring For oppdraget stilles følgende forsikringer: Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Vi har levert all dokumentasjon som fremgår av punkt 19 tilbudsinvitasjonen. Side 3 av 9
Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Rammeavtalens varighet Rammeavtalen har en varighet på 2 år. Rammeavtalen gjelder fra (dato) Rammeavtalen gjelder til (dato) Forlengelse av rammeavtalen (Opsjon på 1 år + 1 år) Oppdragsgiveren har rett til å kreve rammeavtalen forlenget i inntil 2 år på samme vilkår. Avtalen kan forlenges med 1 år av gangen. Varsel om forlengelse av avtalen skal være skriftlig og oversendes leverandøren i rimelig tid før utløpet av gjeldende kontraktstid. Overgangsordning For oppdrag inngått i medhold av rammeavtalen gjelder avtalens priser og betingelser for oppdraget, selv om rammeavtalen opphører før oppdraget er ferdig. Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Eventuelle frister som utløser dagbot ved forsinkelse avtales ved bestilling av det enkelte oppdrag. Side 4 av 9
Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Terje Stepaschko Avdelingsdirektør Pb 6473, Etterstad 0663 Oslo postmottak@ubf.oslo.kommune.no Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 8 uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Dersom en eller flere av leverandørens medarbeidere som skal utføre oppdrag under rammeavtalen slutter, blir syk eller av annen grunn ikke kan utføre oppdraget, skal vedkommende erstattes av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner som den eller de opprinnelige tilbudte. Hvis det viser seg at en eller flere av leverandørens medarbeidere ikke fungerer tilfredsstillende kan oppdragsgiver kreve vedkommende erstattet av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner. Dersom dette ikke lar seg gjøre kan oppdragsgiver avbestille oppdraget. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Side 5 av 9
Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde Side 6 av 9
Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Pris for oppdraget skal oppgis som fast pris eks. mva. per kandidat basert på aktivt søk eller ved søknad på annonse. Oppdraget honoreres med halvparten (50 %) av prisen på forskudd. Øvrig del av honoraret betales dersom oppdraget leder til ansettelse. Alle administrasjonskostnader som bilkjøring, telefon og lignende forutsettes inkludert i prisene. Reisetid til og innen Oslo er ikke fakturerbar. Oppdraget honoreres etter følgende priser: Tjeneste Pris Pris per kandidat basert på søknad på annonse Pris per kandidat basert på aktivt søk Kr per kandidat eks. mva Kr per kandidat eks. mva Utlegg I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: Ingen. Satser for reise- og diettkostnader Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Reisetid Reisetid faktureres ikke. Avtalen punkt 462 Fakturering Korrekt faktura sendes til: Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes inneholde følgende opplysninger: Kontraktens navn og eventuelt kontraktsnummer Ressursnummer (A4 ) Prosjektets navn og/eller prosjektnummer Fakturatype Ansvarlig i Undervisningsbygg Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister, målinger mv skal medfølge og være attestert iht. avtalt prosedyre. Ved uenighet om kravets berettigelse og /eller ved helt eller delvis frafall av krav, skal Konsulenten sende kreditnota for hele fakturabeløpet, samtidig som det utstedes 2 nye fakturaer for hhv. omtvistet og uomtvistet krav. Side 7 av 9
Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisene endres i henhold til følgende indeks: Prisene reguleres årlig, med virkning fra den 01.01 og i tråd med endringer i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (KPI). Utgangspunktet for reguleringen er indeksens verdi for januar 2013. Regulering foretas frem til indeksens verdi for november i året før regulering skjer. Første regulering skjer med virkning fra den 01.01.2014. Side 8 av 9
Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder Side 9 av 9