Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Nome kommune Tilsynsdato: 19.12.2017 Rapportdato: 15.01.2018
Innhold 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FORMÅL OG HJEMMELSGRUNNLAG... 3 1.2 TILSYNSTEMA... 3 1.3 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.4 GJENNOMFØRING... 6 2 HOVEDINNTRYKK... 7 3 TILSYNSFUNN... 8 3.1 MERKNADER... 8 4 VIDERE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere. Tidspunkt for tilsynet: 19.12.2017 Adressen til kommunen: Ringsevja 30, 3850 Ulefoss Postboks 16 Kommunenummer: 0819 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannens tilsynsteam: Tilsynsrapporten er skrevet av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Per Kristian Bjønnes Jan W. Jensen Ruud Mari Nordal Mari Nordal/Jan W. Jensen Ruud Jan W. Jensen Ruud Foreløpig tilsynsrapport sendt: 22.12.2017 Endelig tilsynsrapport sendt: 16.01.2018 Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt 1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag Formålet med tilsynet er å følge opp at Nome kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helseog omsorgssektoren og utdannings- og oppvekstsektoren. Tilsynet er gjennomført med hjemmel i 29 i sivilbeskyttelsesloven og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 12-3, helseberedskapsloven 6-2, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap 10, opplæringsloven 14-1 første ledd og barnehageloven 9 andre ledd, jf. kommuneloven kapittel 10A. 1.2 Tilsynstema Sivilbeskyttelsesloven 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/pandemiplan. Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og virksomhetsnivå (skole/barnehage) med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner. Side 3 av 9
1.3 Grunnlagsdokumentasjon Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Kartleggingsskjema Nome- utgave 1 aug. 2017 2. Kartleggingsskjema Nome- utgave 2 des. 2017 3. Overordnet ROS 2017- Nome kommune 21.11.2017 4. Kommuneplan 2008-2018- Bestemmelser til kommuneplanens arealdel 16.04.2009 5. Kommuneplan 2008-2018- Bestemmelser til kommunedelplan Lunde 16.04.2009 6. Planstrategi- Utredning fra Telemarksforskning- demografi og kommuneøkonomi 23.06.2016 7. Folkehelseprofil fra Folkehelseinstituttet Nome 2016 2016 8. Kommunal planstrategi. Høringsutkast 21.11.2016 21.11.2016 9. Kommunal planstrategi for Nome kommune 2017-2020, 1.gangs behandling 13.11.2016 10. Utfordringsnotat for Midt-Telemark 2015-2016 11. Overordnet beredskapsplan 2017-2020 del 1 11.12.2017 12. Overordnet beredskapsplan 2017-2020 del 2 11.12.2017 13. Overordnet beredskapsplan 2017-2020 del 3 11.12.2017 14. Plan for evakuerte- og pårørendesenter (EPS) 05.09.2017 15. Tiltakskort A. Opprette administrativ stab juni 2015 16. Tiltakskort B. Klargjøring av lokalene 26.09.2013 17. Tiltakskort C. Drift av lokalene, bevertning og overnatting 03.05.2013 18. Vaktinstruks EPS, Nome kommune Udatert 19. Mannskapsliste EPS Udatert 20. EPS samfunnshus plantegning Udatert 21. EPS Lunde plantegning 26.06.2015 22. Delplan for atomberedskap i Nome 2009 23. Evaluering av krisehåndtering- drukningsulykke i Seljordsvatnet 20.10.2017 24. Helse- sosial og smitteberedskap- plan for Nome kommune 06.09.2017 25. Telefonliste helseberedskapsplan 19.05.2017 26. Informasjon om kriseteam 03.08.2017 27. Beredskapsplan Holla 10-årige skole 2016-2017 28. Beredskapsplan Sluseparken barnehage Udatert 29. Beredskaps- og varslingsplan Nome VGS og NBVO 03.08.2016 30. Organisasjonskart Nome kommune august 2017 31. Thorium kart mars 2007 32. Uran Kart mars 2007 Side 4 av 9
33. Flomfare i Nome (10år, 50 år, 200 år, 1927-flommen) 10.11.2006 34. Kotehøyde bygg i Ulefoss sentrum 16.09.2015 Disse dokumentene ble innhentet på tilsynsdagen: Nr. Dokument Datering 35. Vedlegg beredskapsplan - Telefonliste 15.06.2017 36. Beredskapsplan barnehage 2014 (mal) 2014 37. Forslag til planprogram. Kommuneplan Nome 2018-2030 2017 38. Geoteknisk datarapport - Verket skole, Ulefoss 25.04.2017 39. Reguleringsplan for Verket skole, ROS-analyse 12.10.2016 40. Sjekkliste ROS- og sårbarhetsundersøkelse Udatert 41. Plan for helse, sosial og smitteberedskap Nome kommune, arkivsaknr. 17/2070 21.08.2017 Disse dokumentene ble innsendt etter tilsynsdagen: Nr. Dokument Datering 42. Kompetanseplan samfunnssikkerhet og beredskap 2017-2020 Nome kommune Udatert Side 5 av 9
Kartleggingsskjema Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Nome kommune 2017 1.4 Gjennomføring Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 19.12.2017. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor. Deltaker Stilling Bjørg Tveito Lundefaret Ordfører X X X X Bjørn G. Andersen Rådmann X X X X Eva Rismo Ass. rådmann/infoansvarlig X X X X Grethe Fjågesund Konsulent helse/omsorg X X X X Hans Aaraas Pedagogisk konsulent X X X Bjørn Erik Lona Avdelingsleder Plan X X X X Per Kristian Bjønnes Teknisk sjef og beredskapskoordinator X X X X Jan W. Jensen Ruud Fylkesberedskapssjef X X X Mari Nordal Rådgiver X X X Side 6 av 9
2 Hovedinntrykk Kravene til den kommunale beredskapsplikten er jevnt over godt ivaretatt i Nome, og grunnleggende planer/dokument (overordnet beredskapsplan og helhetlig ROS-analyse) er på plass. Kommunen har nylig fått testet deler av krisehåndteringsapparatet gjennom en ulykke i Seljordsvatnet, og har på bakgrunn av ulykken satt i gang en grundig evalueringsprosess. Videre har flertallet i kriseledelsen gjennomført eksterne kurs i mediehåndtering og deltar på kvartalsvise øvelser i CIM, noe som er med på å styrke den generelle krisehåndteringsevnen i Nome. Kommunen har nylig utarbeidet en ny ROS-analyse som ble vedtatt av kommunestyret 14.12.2017. ROS-analysen følger den nye malen fra DSB, bygger på et representativt utvalg av uønskede hendelser og gir en god fremstilling av konsekvensene for ulike samfunnsverdier. Det er positivt at ROS-analysen beskriver forslag til tiltak i plan for oppfølging, men noen av tiltakene er generiske og det fremgår ikke hvem som er ansvarlig eller tidsfrister. Utover dette er langsiktige mål, strategier, prioriteringer innen samfunnssikkerhet og beredskap godt integrert i kommunens ordinære plan- og styringssystemer. Den overordnede beredskapsplanen bestående av de tre delene «beredskapsarbeid og organisering», «kriseplan» og «tiltaksplan» ivaretar forskriftskravet til beredskapsplanens innhold. Kommunen opplyser om at de vil prioritere utarbeidelse av tiltakskort i tiden fremover. Vi vil trekke fram som positivt: - Hensynet til samfunnssikkerhet og beredskap er beskrevet i både planstrategien, forslag til planprogram og kommuneplan for Nome 2018-2030 - Helse-, sosial- og smitteberedskapsplanen er et solid dokument utarbeidet i tråd med planmalen og helsedirektoratets anbefalinger - Plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) er meget god og gjennomarbeidet - Store deler av kriseledelsen har vært på kurs på NUSB i blant annet mediehåndtering. Dette er et godt bilde på at kommunen prioriterer beredskap og en tydelig krisekommunikasjon overfor innbyggerne i Nome - Grundig omtale av samfunnssikkerhets- og beredskapsutfordringer i arealplandokumentene, både plankart og planbestemmelser - Ved uønskede hendelser som oppstår i en annen kommune, vil det ofte være vanskelig å vurdere når kommunen bør sette krisestab og hvem som skal/ikke skal uttale seg til pressen. Det er derfor positivt at kommunen selv har tatt initiativ til å evaluere håndteringen av ulykken i Seljordsvatnet for å kartlegge erfaringer og læringspunkter Noen utfordringer: - Det har vært lite aktivitet i det kommunale beredskapsrådet, og kommunen kan vurdere om det er mer hensiktsmessig å ha et samarbeid i Midt-Telemark om gjennomføringen av dette - Eksterne aktører kan med fordel inkluderes mer i arbeidet med helhetlig ROS-analyse og beredskapsplan ved neste revisjon Side 7 av 9
3 Tilsynsfunn Tilsynet avdekket ingen avvik. 4 forhold er kommentert som merknad. 3.1 Merknader Merknader er definert som forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen mener det er grunn til å påpeke for å sikre en god oppfølging av beredskapsplikten. Merknad nr. 1 oppfølging av tiltak i ROS og overordnet beredskapsplan Sivilbeskyttelsesloven 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, 1. ledd a) fastslår at kommunen på bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Nome har utarbeidet tiltakslister i overordnet ROS og beredskapsplan (del 3), men noen av tiltakene er svært generiske, og kommunen kan med fordel tydeliggjøre bedre ansvar og frister for oppfølging. Kommunen bør: Konkretisere tiltakene i ROS- og beredskapsplan, synliggjøre hvem som er ansvarlige for oppfølgingen av tiltakene og sette opp tidsfrister for gjennomføring Merknad nr. 2 fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan mv. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid 2 etter lov om helsemessig og sosial beredskap, 1. ledd, fastslår at fylkesting/kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. Kommunen bør: Følge opp så tidlig som mulig på nyåret at denne planen settes på sakslista til møte i kommunestyret. Her kan kommunen vurdere om man vil kombinere dette med en generell orientering etter tilsynet og status for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap Merknad nr. 3 atomberedskapsplan Kommunen har atomberedskapsplan fra 2009 som baserer seg på en gammel og utdatert mal. Kommunen bør: Utarbeide en samlet atomberedskapsplan med grunnlag i nytt plangrunnlag for kommunal atomberedskap fra 2017. Se: http://www.nrpa.no/filer/cef3a9b08f.pdf Kommunen kan avvente arbeidet til Beredskapsnettverket i Grenland har ferdigstilt en mal for atomberedskap Merknad nr. 4 beredskapsplanverk skole/barnehage Oversendt beredskapsplan for Holla skoler er god og oppfyller myndighetskravene. Planen for Sluseparken barnehage mangler analyser og tiltak for trusselsituasjoner/plivo og er ikke oppdatert. Under tilsynsbesøket ble det presentert en mal for beredskapsplan på oppvekstområdet, og kommunen oppgir at beredskapsplanene skal revideres i tiden fremover og at det vil gjennomføres PLIVO-øvelser. Kommunen bør: Oppdatere eksisterende mal og distribuere denne til virksomhetene etter behov. Malen kan med fordel henvise til overordnet beredskapsplan og synligjøre struktur og faglinjer fra virksomhet til sektor og videre til kommunenivået Side 8 av 9
4 Videre oppfølging Kommunen har i tilbakemeldingen på foreløpig rapport informert om at merknadene vil tas til diskusjon i de rette fora, og at plan for helsemessig og sosial beredskap vil legges fram for kommunestyret i 1. kvartal 2018. I og med at det ikke er gitt avvik avsluttes tilsynet ved oversending av denne rapporten. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten kan Fylkesmannens tilsynsleder kontaktes: Jan W. Jensen Ruud, fmtejjr@fylkesmannen.no, 35 58 61 48 / 995 31 261 Side 9 av 9