Fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar. Køyreplan og sakspapir kl. 10:15-16:00

Fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar Du vert med dette kalla inn til møte i Fellesnemnda. Kari S. Bernardini (A) har meldt forfall til møte. Synnøve Solbakken (A) stiller som vara for henne. Dersom nokon av utvalet sine medlemmer ikkje kan møta og må melda forfall, vert dei bedne om å gjere dette snarast ved å fylle ut skjemaet på www.hordaland.no/forfall eller sende melding til folkevalde@hfk.no. Køyreplan og sakspapir 18.12.2017 kl. 10:15-16:00 https://www.scandichotels.no/hotell/norge/bergen/scandic-flesland-airport 09:30 10:15 Kaffi og enkel servering ved frammøte. 10:15 10:25 Kort presentasjonsrunde. 10:25 10:45 Fylkesrådmennene innleier om regionreforma og arbeidet i fellesnemnda. 10:45 12:00 Sakshandsaming jf. sakliste. 12:00 13:00 Lunsj. 13:00 14:30 Sakshandsaming jf. sakliste. 14:30 15:00 Pause med fruktservering. 15:00 16:00 Open debatt. 1

Sakliste Utvals- saknr Innhald Arkiv- saknr PS 1/17 Val av leiar og nestleiar i fellesnemnda (FN) 2015/1434 PS 2/17 Fellesnemda sitt arbeidsutval (FN-AU) - oppnemning og delegering av mynde 2015/1434 PS 3/17 Partssamansett utval (PSU) for samanslåingsarbeidet 2015/1434 PS 4/17 Delegering av mynde til fylkesrådmennene/prosjektleiar 2015/1434 PS 5/17 Rekruttering av prosjektleiar/fylkesrådmann 2015/1434 PS 6/17 Politisk organisering - prosess for endeleg utforming 2015/1434 PS 7/17 Fylkesvåpen - utforming og fastsetjing 2015/1434 PS 8/17 Budsjett for eingongskostnader ved samanslåinga 2015/1434 PS 9/17 Fellesnemnda si møteplan for 2018 2015/1434 PS 10/17 Fellesnemnda sin prosjekt- arbeidsplan 2015/1434 PS 11/17 Referatsaker (meldingar) RS 1/17 Reglement for fellesnemnda 2015/1434 RS 2/17 RS 3/17 RS 4/17 Intensjonsplan for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017) Uttale til Stortinget om namn på ny region som omfattar Sogn og Fjordane og Hordaland. Brev frå Møre og Romsdal fylkeskommune. (05.12.2017) Uttale til Stortinget om namn på ny region som omfattar Sogn og Fjordane og Hordaland. Brev frå Rogaland fylkeskommune (05.12.2017). 2015/1434 2015/1434 2015/1434 RS 5/17 Møte med KMD om namn på den nye fylkeskommunen 2015/1434 RS 6/17 Oppfølgingstilbud til fylkeskommunar som skal slå seg saman 2015/1434 RS 7/17 Kontrollutvala - referat frå fellesmøte (20.11.2017) 2015/1434 RS 8/17 RS 9/17 PS 12/17 Forskrift om samanslåing av Hordaland fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune Oversendingsforslag - namneforslag ved samanslåing av fylkeskommunane Hordaland og Sogn og Fjordane Ymse 2015/1434 2015/1434 U.Off. 2

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-540 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 1/17 18.12.2017 Val av leiar og nestleiar i fellesnemnda (FN) Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkesordføraren i Hordaland vert vald til leiar for fellesnemnda. 2. Fylkesordføraren i Sogn og Fjordane vert vald til nestleiar for fellesnemnda. Vedlegg: 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 8. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 1 3. SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Reglementet for fellesnemnda (FN) for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar vart vedteke i fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland i Gulen kommune 27.10.2017. Reglementet slår fast at fellesnemnda skal ha leiar frå Hordaland fylkeskommune og nestleiar frå Sogn og Fjordane fylkeskommune. Fellesnemnda konstituerer seg sjølv og vel sjølv leiar og nestleiar. Dei to fylkesrådmennene i Sogn og Fjordane og Hordaland utgjer ei felles prosjektleiing og sekretariat for arbeidet i fellesnemnda, inntil det vert tilsett prosjektleiar/fylkesrådmann for den nye fylkeskommunen. Fellesnemnda sin funksjonsperiode går fram til nytt fylkesting vert konstituert. 3

Side 2 av 2 Reglementet sine føringar knytt til fellesnemnda si samansetjing og nemnda sine hovudansvarsområde samsvarer med føringane i intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland, vedteken i dei to fylkestinga i februar 2017. Fellesnemnda skal planleggje og førebu iverksetting av samanslåinga fram til konstituering av nytt fylkesting. Dei to fylkestinga er ansvarlege for verksemda i dei to fylkeskommunane fram til samanslåingstidspunktet 01.01.2020. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene rår til at fellesnemnda i sitt konstituerande møte vedtek at fylkesordføraren i Hordaland vert vald til leiar for fellesnemnda, medan fylkesordføraren i Sogn og Fjordane vert vald til nestleiar. 4

Side 1 av 10 Sogn og Fjordane fylkeskommune Hordaland fylkeskommune INTENSJONSPLAN FOR SAMANSLÅING AV SOGN OG FJORDANE OG HORDALAND INNHALD 1. Innleiing 2 2. Mål for samanslåing 2 3. Eit nytt regionalt folkevalt nivå på det sentrale Vestlandet 4 3.1 Regionen sitt namn og merke 3.2 Representantar i regiontinget 3.3 Regionen si valordning 3.4 Politisk styreform 3.5 Regionen sitt administrasjonssenter og politisk leiing 3.6 Regiontinget, regionutvalet og hovudutvala sine samlingar og møte 3.7 Administrasjonsspråk og statleg tenestespråk 4. Leiing, organisering, arbeidsdeling 5 4.1 Politisk organisering 4.2 Administrativ organisering 5. Framtidig tenesteyting 7 6. Tilsette 8 7. Økonomi 8 8. Samansetting av fellesnemnd for overgangsperioden 2017-2020 9 9. Val av nytt regionting 9 10. Vilkår for den nye regionen 9 17.01.2017 5

Side 2 av 10 1. INNLEIING Fylkeskommunane i Sogn og Fjordane og Hordaland vil slå saman dei to fylka frå 01.01.2020. Dagens to fylkeskommunar vert då erstatta av ein ny region som dekker ein stor del av det sentrale Vestlandet; Vestlandsregionen. Intensjonsplanen dannar grunnlaget for vedtak om samanslåing. Vedtaka vert gjort i dei respektive fylkestinga. Dei to fylkestinga søkjer så Stortinget om å bli slegne saman i ein ny folkevald region. Fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland set som vilkår for å etablere ein Vestlandsregion med til saman 630.000 innbyggarar, at vi får overført ansvaret for fleire statlege samfunnsoppgåver, samt at vi får behalde dei viktigaste oppgåvene vi har i dag. Ein annan sentral føresetnad for samanslåing er at regionreforma fører til at tal folkevalde regionar vert om lag 10 (reell regionreform). 2. MÅL FOR SAMANSLÅING Overordna mål Vestlandsregionen skal vere ein sterk, attraktiv og kompetent samfunnsutviklar og tenesteytar under regional folkevald styring. Hovudmål 1 Sterkare demokrati gjennom ein ny folkevald region Regionen skal ha større demokratisk påverknad regionalt og nasjonalt, og skal sikre fleire statlege ressursar, etableringar og prioriteringar på Vestlandet enn fylkeskommunane kunne fått til kvar for seg. Delmål Viktige samfunnsoppgåver blir overførte frå statleg til regionalt folkevalt nivå, og desse vert sett i samanheng med fylkeskommunane sine noverande oppgåver og ansvarsområde. Politiske og administrative nettverk skal vidareutviklast og styrkast. Hovudmål 2 Framtidsretta samfunnsutvikling på Vestlandet Vestlandsregionen skal sikre og utvikle gode og vekstkraftige lokalsamfunn og sterke by- og senterområde. Delmål I samarbeid med kommunar og andre samfunnsaktørar skal Vestlandsregionen sikre busetjingsmønster, attraktivitet og eit allsidig næringsliv i heile regionen. Vestlandsregionen leier ein regional partnarskap som utviklar berekraftige og miljøvenlege by- og senterområde som sentra for næringsliv, kultur og høgare utdanning. Verkemiddelapparatet for næringsutvikling og innovasjon skal i større grad bygge opp under dei regionale partnarskapane sine satsingsområde. Bergensområdet skal utviklast som regionalt vekstsentrum og drivkraft for utvikling av heile regionen. Det skal vere ein god balanse mellom storbyen Bergen og distrikta elles i regionen. Hovudmål 3 Høg kvalitet i tenestene Vestlandsregionen skal vidareutvikle og sikre høg kvalitet i dei regionale tenestene til innbyggjarane, organisasjonar og næringslivet på Vestlandet. 6

Side 3 av 10 Delmål Vestlandsregionen skal tilby brukarnære og gode tenester innanfor ein effektiv og desentralisert tenestestruktur. Hovudmål 4 Strategisk infrastrukturbygging Vestlandsregionen skal sikre ein framtidsretta infrastruktur på Vestlandet, med mål om betra samband internt i regionen og gode kommunikasjonar mot resten av landet og ut i Europa. Delmål Vestlandsregionen skal gjennom ei kontinuerleg satsing på infrastruktur og kommunikasjonar nytte synergiar mellom vekstkraftige sentra og omlandet betre. Auka samhandling og utvida bu- og arbeidsmarknadsregionar skapar sjølvgenererande vekst- og utvikling. Realisering av opprusta og ferjefri E39 vil vere ein viktig faktor for å utvikle Vestlandet som nasjonal vekstregion. Vestlandet er samla om at det er vesentleg med gode sambindingsvegar aust-vest, og at dei hovudkorridorane som vert valde dekker regionen samla best muleg. Gjennom strategisk infrastrukturplanlegging skal vi i større grad få tilgang til, og nytte, tilgjengelege ressursar og all tilgjengeleg kompetanse i regionen. Eit sentralt element i satsinga er ein sterkare digital infrastruktur, noko som styrkar regionen sin attraktivitet for busetnad og næringsetableringar. Hovudmål 5 Kultur og identitetsbygging Vestlandsregionen skal bidra til å bygge ein sterkare felles kultur og identitet på tvers av dagens fylkesgrenser, utan at dette går ut over innbyggarane sin identitet til lokalsamfunna dei bur i. Vestlandsidentiteten har lange historiske tradisjonar. Nynorsk har vore, og er, ein viktig felles identitetsbyggar. Lokale skilnader i kultur vil, og skal framleis vere, viktig og eit felles mål å ta vare på. Delmål Vestlandsregionen skal utviklast som merkevare og symbol. Eit breitt og mangfaldig kulturtilbod skal sette Vestlandsregionen på kartet som ein sterk og inkluderande kulturformidlar. Hovudmål 6 Berekraftig forvaltning av samla ressursar Vestlandsregionen skal, innanfor strukturane som vert valde, sikre ei betre forvaltning av dei samla ressursane på Vestlandet enn dagens fylkeskommunar gjer kvar for seg. Kompetansen og ressursane i heile regionen vert nytta. Delmål Naturgjevne føresetnader og menneskelege ressursar på Vestlandet skal nyttast på ein heilskapleg og berekraftig måte. Faglege og administrative ressursar i regionen skal nyttast gjennom ei desentralisert organisering og effektiv samhandling. 7

Side 4 av 10 3. EIT NYTT REGIONALT FOLKEVALT NIVÅ PÅ DET SENTRALE VESTLANDET 3.1 Regionen sitt namn og merke Fylkestinga går inn for at den nye regionen sitt namn blir Vestlandet/Vestlandsregionen. Fellesnemnda får i oppgåve å føreslå eit nytt fylkes-/regionvåpen som kan vere eit samlande symbol for dei to noverande vestlandsfylka. 3.2 Representantar i regiontinget Fylkestinga i Hordaland og Sogn og Fjordane går inn for at regiontinget får 65 representantar. Fellesnemnda får i oppgåve å avklare talet nærare, og skal vidare sjå dette i samanheng med kap. 3.3 i intensjonsplanen (regionen si valordning). 3.3 Regionen si valordning Ein Vestlandsregion vert etablert som éin samla valkrins. Ordninga trer i kraft for region-/fylkestingsvalet hausten 2019. Dersom Stortinget vedtek ein lovproposisjon i 2018 som opnar for ei valordning med utjamningsmandat, t.d. med tre representantar/mandat frå kvart av dagens fylke, vil Vestlandsregionen vurdere å nytte ei slik valordning frå og med hausten 2019. 3.4 Politisk styringsform Fylkestinga i Hordaland og Sogn og Fjordane går inn for at formannskapsmodellen vert lagt til grunn som politisk styringsform for den nye regionen. 3.5 Regionen sitt administrasjonssenter og politisk leiing Bergen vert administrasjonssenter for Vestlandsregionen, med lokalisering av rådmannsfunksjon og politisk leiing. 3.6 Regiontinget, regionutvalet og hovudutvala sine samlingar og møte Regiontinget skal ha årlege samlingar i dagens Sogn og Fjordane. Samlingar utover dette vert i hovudsak lagt til administrasjonssenteret. Regionutvalet og hovudutvala sine møte vil i utgangspunktet vere lagt til administrasjonssenteret. Hovudutvala og regionutvalet skal likevel vere fleksible og kunne alternere i regionen for å ivareta lokalkunnskap og for å halde oppe kontakten med lokalsamfunna i heile regionen. Alle utvala skal ha årlege samlingar i dagens Sogn og Fjordane. 3.7 Administrasjonsspråk og statleg tenestespråk Nynorsk vert administrasjonsspråk og statleg tenestespråk for den nye regionen. 8

Side 5 av 10 4. LEIING, ORGANISERING OG ARBEIDSDELING Vestlandet skal organiserast slik at regionen samla kjem sterkare ut i eit godt samspel mellom distrikta og byområda. 4.1 Politisk organisering Den politiske organiseringa inneber eit regionting, eit regionutval og fire hovudutval (grunnstruktur): Regiontinget Regionutvalet Samferdsle Opplæring og idrett Næring Kultur Fellesnemnda får i oppgåve å fremje forslag til den endelege politiske organiseringa innanfor desse rammene, herunder kontrollutval og administrasjonsutval. I denne vurderinga skal også tannhelsetenesta og alle nye oppgåver til det regionale folkevalde nivået vurderast/innplasserast. 4.2 Administrativ organisering Den nye regionen må utvikle ein samla organisasjonsplan. Organisasjonsplanen bør m.a. definere leiing og lineansvar, stabs- og støttefunksjonar og strategisk planleggingsansvar. Administrasjonssjefen vil ha ansvar for overordna strategisk samordning og styring av regionen. Stabs- og støttefunksjonar kan vere økonomistyring, HR, innkjøp, IKT, bygge- og eigedomsforvaltninga m.m. Strategisk planlegging kan omfatte m.a. regional planstrategi, klima og miljø og folkehelse. Administrasjonssjefen skal sikre ein kompetent og effektiv organisasjon. Oppgåver innanfor dei sentrale fagområda skal framleis kunne utførast i båe dagens fylke. Tilsette kan halde fram å arbeide innanfor ulike sektorar, sjølv om dei ikkje bur og arbeider der administrativ sektorleiing har hovudsete. Dette gjeld også for dei sentrale stabs-, drifts- og støttefunksjonane, som også kan organiserast desentralisert og gjennomgåande i organisasjonen. Sektorinterne funksjonar og fagleg oppgåveløysing av meir operativ karakter kan organiserast med leiing og fysisk plassering andre stader enn der den administrative sektorleiinga er lokalisert. Hovudutvalsstrukturen dannar utgangspunktet for den administrative organiseringa (leiingsdelinga): Hovudutval Næring Opplæring og idrett Samferdsle Kultur Administrativ sektorleiing (geografisk plassering av toppleiing) Delt fagleg-administrativt ansvar: Hordaland og Sogn og Fjordane Hordaland Kollektivtransport: Hordaland Veg: Sogn og Fjordane Kultur: Sogn og Fjordane 9

Side 6 av 10 Den administrative organiseringa (leiingsdelinga) er nærare illustrert under: Administrasjonssjef (Hordaland) Veg (Sogn og Fjordane) Kollektivtransport (Hordaland) Opplæring og idrett (Hordaland) Næring (Hordaland) Næring (Sogn og Fjordane) Kultur (Sogn og Fjordane) Hovudutval for samferdsle Hovudutval for opplæring og idrett Hovudutval for næring Hovudutval for kultur Administrative sektorleiarar i den nye regionen skal ha tilstrekkelege strategiske funksjonar til å kunne utøve ei profesjonell og effektiv administrativ leiing, med nødvendige ressursar og kompetanse. For å sikre ein regional balanse og tilstrekkeleg lokal tilknyting, vert oppgåvene innanfor dei ulike sektorane fordelte slik: Samferdsleområdet: Under hovudutval for samferdsle vert ansvaret for kollektivtransporttilbodet og veg delt mellom to sektorleiarar. Sektorleiar for kollektivtransport får ansvaret for tenestetilbodet i heile regionen, og denne får sitt hovudsete i Hordaland (Bergen). Sektorleiar for veg får sitt hovudsete i Sogn og Fjordane. Det vil under denne sektorleiaren bli etablert eit tredelt plan- og strategiansvar for dei geografiske områda Sogn og Fjordane, Bergensområdet og distrikta i Hordaland. Vidaregåande opplæring og idrett: Sektorleiar for vidaregåande opplæring og idrett skal ha sitt hovudsete i Hordaland (Bergen). Under denne leiaren vert plan- og strategiansvaret for den vidaregåande opplæringa i Bergensområdet lagt til Hordaland, medan tilsvarande plan- og strategiansvar for den vidaregåande opplæringa i distrikta utanom Bergensområdet vert lagt til Sogn og Fjordane. Næring: Under hovudutval for næring vert det etablert eit delt geografisk ansvar basert på dagens fylke, Hordaland og Sogn og Fjordane (to likestilte sektorleiarar). Hovudutvalet skal samordne den næringsretta innsatsen i Vestlandsregionen. Kultur: Sektorleiar for kultur skal ha sitt hovudsete i Sogn og Fjordane. Det vil under denne sektorleiaren bli etablert eit tredelt plan- og strategiansvar for dei geografiske områda Sogn og Fjordane, Bergensområdet og distrikta i Hordaland. Dette kan også illustrerast gjennom følgjande matrise (organisasjonsskisse): 10

Side 7 av 10 Politisk leiing Stab/støtte Administrativ leiing Strategisk planlegging Veg (SFJ) Kollektiv (H) Oppl./idr. (H) Næring (H) Næring (SFJ) Kultur (SFJ) Sogn og Fjordane Strat.distr. Strat.distr. opplæring Strat.distr. Strat.distr. Hordaland Bergen Strat.by Strat. Strat.by Strat.by Strat.by Hordaland Distrikt Strat.distr. Strat.distr. idrett Strat.distr. Strat.distr. Endeleg administrativ organisering vert lagt på plass innanfor desse rammene. 5. FRAMTIDIG TENESTEYTING Vestlandsregionen skal vidareutvikle og sikre høg kvalitet i dei regionale tenestene til innbyggjarane, organisasjonar og næringslivet på Vestlandet. Regionen skal tilby brukarnære og gode tenester innanfor ein effektiv og desentralisert tenestestruktur. Vestlandsregionen skal yte best muleg tenester og service overfor innbyggarane gjennom: o o o o Ein skulestruktur med eit breitt og likeverdig tilbod med fridom til å velje studieprogram Eit effektivt, miljøvenleg og framtidstidsretta kollektivtransportsystem Ein kvalitativt god standard på vegnett og ferjesamband Eit kulturtilbod med gode og tilgjengelege idrettsanlegg Samordning på tvers av sektorar skal vere eit prioritert og tydeleg kjenneteikn ved Vestlandsregionen si framtidige tenesteyting. Regionen si disponering av økonomiske ressursar er med på å legge rammene for tenestetilbodet og regionalt utviklingsarbeid. Det vil vere viktig å finne ein god balanse i bruken av ressursar retta mot Bergensområdet og distrikta i regionen. 11

Side 8 av 10 6. TILSETTE Vestlandsregionen skal utøve ei styrkt regionalpolitisk rolle som samfunnsutviklar og tenesteleverandør. Dette vil innebere ein større organisasjon og langt fleire tilsette enn det dei to fylkeskommunane kvar for seg har erfaring med å handtere i dag. Eit viktig mål med samanslåinga er å skape betre føresetnader for ein kompetent og effektiv administrasjon og tenesteproduksjon, med attraktive og utviklande arbeidsplassar. Ingen som er tilsette i dei to fylkeskommunane på samanslåingstidspunktet skal kunne seiast opp som følgje av samanslåinga. Endringar i stilling og arbeidsoppgåver må likevel kunne reknast med. Medarbeidarar som eventuelt blir overtalige som følgje av «dublering» eller behov for ny organisering, vil få tilbod om annan høveleg stilling med utgangspunkt i kompetanse og arbeidserfaring etter på førehand haldne samtalar og drøftingar i samsvar med avtaleverk. Vernet mot oppseiing av medarbeidarar som eventuelt blir overtalige som følgje av samanslåinga, skal vare i 5 fem år frå samanslåingsdato. Ein skal i størst muleg grad nytte naturleg avgang som eit aktivt verkemiddel for å unngå oppseiing av tilsette i ein eventuell nedbemanningsprosess. Dersom lokalisering av arbeidsplassar medfører endra arbeidsstad for noverande tilsette, skal det leggjast til rette for fleksible overgangsordningar slik at den tilsette får ei moglegheit til å halde fram med å jobbe i den nye regionen. Perioden for slike overgangsordningar skal ha 5 fem års varigheit frå samanslåingsdato. Generelle og spesielle overgangsordningar av denne typen vert fastsette etter nærare drøftingar med dei som vert berørte og med tillitsvalde. Ingen tilsette skal få forringa sine løns- og arbeidsvilkår som følgje av samanslåinga. Det vert sett ned ei partssamansett arbeidsgruppe som skal utvikle ein felles lønspolitikk og få til ei harmonisering av dei tilsette sine løns- og arbeidsvilkår der dette er rimeleg. Partane skal forhandle fram felles retningsliner for handsaming av overtalige, der ein m.a. tek omsyn til rimeleg reisetid ved tilbod om endra arbeidsstad. Samanslåinga skal ikkje svekke rolla til arbeidstakarorganisasjonane. Ein skal utøve samråding med representasjon frå dei eksisterande fylkeskommunane i den nye Vestlandsregionen. Dersom den nye regionen får fleire administrative nivå, må ein sikre ressursar til tillitsvalde også på desse nivåa, slik at samråding mellom tilsette og arbeidsgjevar kan gå føre seg her. Ressursane til tillitsvalde på alle nivå skal oppretthaldast (minst) som i dag. 7. ØKONOMI Disponibel formue mv. frå dei to fylkeskommunane skal frå 01.01.2020 disponerast av det nye regiontinget til beste for innbyggjarar, samfunn og næringsliv i heile den nye Vestlandsregionen. Då Sogn og Fjordane fylkeskommune har relativt høge netto formuesverdiar og høge lokale inntekter, blir fylket gitt høve til å la desse verdiane bli haldne utanfor regionetableringa i 2020. Dersom fylkeskommunen vel å gjere dette, vil fylket kunne leggje nemnde verdiar i eigne investerings- og disposisjonsfond. Det samla fondsbeløpet skal ikkje overstige 1,5 mrd.kr. I så fall kan heile beløpet frå salet av Fjord1 AS (1.064 mill.kr, inkl. sluttoppgjer i juni 2020) og det fylkeskommunen eventuelt måtte ha av bokførte aksjeverdiar i SFE AS/SF Holding AS ved regionetableringa i 2020 (356 mill.kr pr. 31.12.16) fondsplasserast. Fondsmidlane, og utbytte av aksjane, skal kunne nyttast til særskilde investerings- og utviklingsprosjekt i Sogn og Fjordane. 12

Side 9 av 10 Fellesnemnda får i oppgåve å bli samde om vedtekter for fondet. Regiontinget vil delegere forvaltninga fondet til eit fondsstyre, valt av og blant regiontingets medlemer. I fondsstyre skal representantar frå Sogn og Fjordane ha fleirtal. 8. SAMANSETTING AV FELLESNEMND FOR OVERGANGSPERIODEN 2017-2020 Det vert oppnemnt ei fellesnemnd som går ut frå dei to noverande fylkestinga i samsvar med inndelingslova. Nemnda skal vere samansett av dei to fylkesutvala i Sogn og Fjordane og Hordaland, til saman 24 medlemer. Fellesnemnda skal ha leiar frå Hordaland og nestleiar frå Sogn og Fjordane. Det vil bli vurdert å etablere eit arbeidsutval ut frå fellesnemnda sine medlemer. Arbeidsoppgåver, rolle og fullmakter for fellesnemnda vert fastsett ved vedtak i dei respektive fylkestinga. 9. VAL AV NYTT REGIONTING Fylkestinga går inn for at representantar til det nye regiontinget vert valde gjennom valet hausten 2019, og at konstituering av det nye regiontinget vert gjort seinast 01.01.2020. 10. VILKÅR FOR DEN NYE REGIONEN Fylkestinga i Hordaland og Sogn og Fjordane sluttar seg til intensjonsplanen, og stiller følgjande vilkår for å etablere ein ny folkevald region: a) Viktige samfunnsoppgåver blir overført frå statleg til regionalt folkevalt nivå, og desse vert sett i samanheng med sentrale oppgåver og ansvarsområde som fylkeskommunane no har. b) Det er ein føresetnad at ansvaret for kollektivtransport og vidaregåande opplæring framleis skal liggje til regionen/fylkeskommunane. c) Regionen skal ha ansvaret for den offentlege tannhelsetenesta. d) Hordaland og Sogn og Fjordane fylkeskommunar føreset at fylka i sin heilskap inngår i den nye Vestlandsregionen. e) Dei to fylkeskommunane legg til grunn at fylkesmannsembetet får ei organisering og ei regional inndeling som samsvarer med det nye folkevalde regionale nivået sin geografiske struktur. f) Det vert lagt til grunn at fylkesmannsembetet skal ha ei desentralisert forvaltning lokalisert i dagens fylke, med leiing frå Sogn og Fjordane. g) Dei to fylkeskommunane legg til grunn at det nye regionkontoret for NAV vert lokalisert i Bergen. h) Eit eventuelt regionalt bestilleransvar for landsdekkande ferjeverksemd vert lagt til Vestlandet. 13

Side 10 av 10 Os, 17. januar 2017 Jenny Følling Fylkesordførar Sogn og Fjordane (sign.) Pål Kårbø Fylkesvaraordførar Hordaland (sign.) Intensjonsplanen er signert med atterhald om at denne vert godkjend i fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland. 14

REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FELLESNEMND FOR SAMANSLÅING AV SOGN OG FJORDANE OG HORDALAND FYLKESKOMMUNAR FRÅ 01.01.2020 REGLEMENT VEDTEKE 27.10.2017 1 15

Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017 Reglementet for fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar vart vedteke i fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland i Gulen kommune 27.10.2017. Reglementet har følgjande 21 paragrafar: 1. Fellesnemnda vert samansett av dagens to fylkesutval, med til saman 24 medlemer: 15 frå fylkesutvalet i Hordaland og 9 frå fylkesutvalet i Sogn og Fjordane. Nemnda får leiar frå Hordaland og nestleiar frå Sogn og Fjordane. 2. Fellesnemnda konstituerer seg sjølv og vel sjølv leiar og nestleiar. Dei to fylkesrådmennene (Sogn og Fjordane og Hordaland) utgjer eit felles sekretariat for fellesnemnda inntil nemnda finn det tenleg at framtidig administrasjonssjef overtek denne funksjonen. 3. Fellesnemnda sin funksjonsperiode går fram til nytt fylkesting vert konstituert. 4. Fellesnemnda skal primært planleggje og førebu iverksetting av samanslåinga fram til konstituering av nytt felles fylkesting. Det er dei to fylkestinga som er ansvarlege for verksemda i dei to fylkeskommunane fram til samanslåingstidspunktet 01.01.2020. 5. Fellesnemnda bør utarbeide ein prosjekt- og framdriftsplan for det førebuande arbeidet, inkl. budsjett for samanslåingsprosessen. 6. Fellesnemnda kan opprette eit eige arbeidsutval (FAU), som får fullmakt til å gjere vedtak i einskildsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter. Nemnda må i så fall vedta eit eige reglement for arbeidsutvalet. 7. Fellesnemnda fastset modell for politisk og administrativ organisering i den nye fylkeskommunen innanfor rammenes om er fastlagde i intensjonsplanen av 17.01.17. Nemnde modell bør likevel kunne vurderast dersom det skjer vesentlege endringar i fylkeskommunane sine oppgåver. 8. Fellesnemnda får ansvaret for det førebuande arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga er sett i verk (2020), samt for tilsvarande arbeid med økonomiplan for perioden 2020 23. 9. Fellesnemnda gjev uttale til Kommunal- og moderniseringsdepartementet om dei vedtekne årsbudsjetta for 2018 og 2019 for dei to fylkeskommunane. 10. Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye fylkeskommunen, i den grad slike avtalar må inngåast før fylkestinget er konstituert. Dersom det er aktuelt for fellesnemnda å delegere slikt mynde vidare til fylkesrådmennene, har fellesnemnda høve til å gjere dette. 2 16

11. Fellesnemnda får fullmakt til overføring av personell til den nye fylkeskommunen, og har ansvar for eit informasjons- og drøftingsopplegg med dei tillitsvalde gjennom samanslåingsprosessen. 12. Fellesnemnda kan delegere fullmakt til fylkesrådmennene i tråd med kommunelova sine reglar innanfor økonomi- og personalforvaltning m.m. 13. Fellesnemnda får ansvar for informasjonsarbeid og involvering av kommunane og innbyggjarane i arbeidet med å etablere den nye fylkeskommunen. 14. Fellesnemnda får mynde til å tilsetje administrasjonssjef, samt velje sekretariatsordning for kontrollutvalet, revisjonsordning og revisor. 15. Fellesnemnda får i oppgåve å føreslå eit nytt fylkesvåpen som kan vere eit samlande symbol for dei to noverande vestlandsfylka. Fellesnemnda må i dette arbeidet avklare den vidare prosessen for eit endeleg vedtak knytt til nytt fylkesvåpen. 16. Dersom enkelte saker som vedkjem samanslåingsprosessen er av ein slik karakter at dei må handsamast særskilt i eitt eller begge fylkestinga, har fellesnemnda innstillingsrett i saka. 17. Fellesnemnda får i oppgåve å opprette eit partssamansett utval, underlagt fellesnemnda, til arbeidet med å etablere den nye fylkeskommunen. Fellesnemnda fastset mandat for det partssamansette utvalet. Utvalet skal m.a. utforme ein omstillingsavtale som rammeverk for dei tilsette i denne samanslåingsprosessen, med heimel i arbeidsmiljølova og hovudavtalen. 18. Eingongskostnaden ved fylkessamanslåinga vert dekka ved at kvart fylke som inngår i samanslåinga får utbetalt 15 mill.kr. Fellesnemnda får fullmakt til å disponere den samla ramma på 30 mill.kr som støtte til eingongskostnader i det førebuande arbeidet og gjennomføringa av fylkessamanslåinga, jf. punkt 5 over. Eventuelle behov utover denne ramma må løyvast av dei to fylkestinga når det føreligg eit nærare avklara budsjett for arbeidet. Rekneskapsfunksjonen for fellesnemnda vert lagt til Hordaland fylkeskommune. 19. Fylkesrådmennene og ny administrasjonssjef har møte- og talerett i fellesnemnda, og innstiller i saker som vert lagt fram for nemnda. 20. Medlemer i fellesnemnda og andre politiske utval under fellesnemnda skal godtgjerast i samsvar med gjeldande reglement i dei respektive fylkeskommunar. 21. Sakshandsamingsreglane i kommunelova gjeld tilsvarande for alt arbeid i fellesnemnda. 3 17

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-545 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 2/17 18.12.2017 Fellesnemda sitt arbeidsutval (FN-AU) - oppnemning og delegering av mynde Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda set ned eit arbeidsutval med følgjande faste medlemer og varamedlemer: Fast medlem Varamedlem 1. Fylkesordførar, Hordaland leiar 2. Fylkesordførar, Sogn og Fjordane nestleiar 3. Fylkesvaraordførar, Hordaland 4. Fylkesvaraordførar, Sogn og Fjordane 5., Hordaland 6., Sogn og Fjordane 2. Arbeidsutvalet kan gjere vedtak i følgjande saker der ein ikkje treng å kalle saman heile fellesnemnda: a) Kurante saker utan vesentleg økonomisk eller prinsipiell betydning. b) Hastesaker der det er nødvendig å gjere vedtak i forkant av oppsette møte i fellesnemnda. c) Oppfølging av fullmakter i enkeltsaker gitt av fellesnemnda. Vedlegg: Vedlegg 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 8. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 6. 18

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Fellesnemnda (FN) sitt reglement peikar i 6 på at nemnda kan opprette eit eige arbeidsutval (FN-AU), som får fullmakt til å gjere vedtak i einskildsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter. Nemnda må i så fall vedta eit eige reglement for dette arbeidsutvalet, jf. tilrådinga i vedtakspunkt. 2 i denne saka. Operativt prosessorgan Fylkesrådmennene meiner arbeidsutvalet bør vere eit operativt arbeidsorgan. Arbeidsutvalet bør kunne gjere vedtak i følgjande saker/sakstypar: a) Kurante saker utan vesentleg økonomisk eller prinsipiell betydning. b) Hastesaker der det er nødvendig å gjere vedtak i forkant av oppsette møte i fellesnemnda c) Oppfølging av fullmakter i enkeltsaker gjevne i fellesnemnda. Fylkesrådmennene vurderer desse retningslinene/føringane for arbeidsutvalet sitt arbeid som eit tilstrekkeleg grunnlag for aktiviteten utvalet skal ha. Fylkesrådmennene/prosjektleiar har rolla som innstillande instans overfor fellesnemnda sitt arbeidsutval. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene gjer framlegg om at fellesnemnda opprettar eit arbeidsutval som kan kome saman på relativt kort varsel ved behov for avgjerder i enkeltsaker. Reglane i kommunelova gjeld også for møte i arbeidsutvalet. Eit slikt arbeidsutval kan setjast saman anten med lik representasjon frå dei to fylkeskommunane eller i forhold til samansetjinga i fellesnemnda. Fylkesrådmennene tilrår lik representasjon, samt at leiar og nestleiar i fellesnemnda også vert leiar og nestleiar for arbeidsutvalet. Til dei faste medlemene i FN-AU kan det anten peikast ut personlege vararepresentantar eller fylkesvise vararepresentantlister. Det bør i vedtaket presiserast kva for løysing som vert vald. 19

Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-548 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 3/17 18.12.2017 Partssamansett utval (PSU) for samanslåingsarbeidet Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda set ned eit partsamansett utval med 4 hovudtillitsvalde frå arbeidstakarsida og følgjande faste medlemer og varamedlemer frå fellesnemnda: Fast medlem Varamedlem 1., Sogn og Fjordane leiar 2., Sogn og Fjordane 3., Hordaland 4., Hordaland 5., Hordaland 2. Fellesnemnda ber om at arbeidstakarsida peikar ut ein tillitsvald frå kvar av hovudsamanslutningane til det partssamansette utvalet. I tilknyting til utpeikinga må det òg peikast ut varamedlemer. 3. Det partssamansette utvalet får i oppgåve å utforme eit utkast til omstillingsavtale som m.a. avklarar rammene for korleis dei tilsette skal sikrast medverknad og involvering i samanslåingsprosessen. Utvalet legg omstillingsavtalen fram for fellesnemnda for endeleg godkjenning. Fellesnemnda vil ved si godkjenning av avtalen også vedta (PSU) sitt mandat. 4. Utgreiingsarbeid og rapportar frå prosjektgruppene skal leggjast fram for det partssamansette utvalet for uttale. Vedlegg: 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 6. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 17. 33

Side 2 av 3 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Ei fylkessamanslåing vert omfatta av arbeidsmiljølova sine reglar om verksemdsoverdraging (kap. 16), og Hovudavtalen del B, som omtalar krav til samarbeid mellom partane når omstillingar og reformer skal gjennomførast. Dette inneber m.a. at tillitsvalde skal inkluderast i samanslåingsprosessen. Omstillingsavtalen regulerer arbeidsgjevarpolitiske forhold. I dokumentet kan ein m.a. omtale medverknad for tilsette, informasjon, omstillingstiltak m.m. I inndelingslova 26 er det lagt vekt på at det kan opprettast partssamansette utval for handsaming av spørsmål som gjeld tilhøvet mellom den nye eininga som arbeidsgjevar og dei tilsette. På fylkestinga i Gulen 27.10.17 vart det vedteke at fellesnemnda får i oppgåve å etablere eitt partssamansett utval, underlagt nemnda for perioden fram til konstituering av nytt felles fylkesting. Fellesnemnda vedtek mandat for og samansetting av utvalet. Eit slikt partssamansett utval kan oppfattast som eit administrasjonsutval etter 25 i kommunelova for samanslåingsprosessen i 2018 og 2019. Hordaland fylkeskommune har i dag eit administrasjonsutval med 9 medlemer. Utvalet er sett saman av 5 representantar frå dei folkevalde og 4 frå dei tillitsvalde. Sogn og Fjordane fylkeskommune har eit sektorovergripande hovudsamarbeidsutval (HSU) med 10 medlemer. Utvalet ivaretek oppgåvene som administrasjonsutval. Partssamansett utval si rolle og samansetjing Fylkesrådmennene gjer framlegg om at fellesnemnda opprettar eit partssamansett utval med 9 medlemer, sett saman av tre representantar i fellesnemnda frå Hordaland og to frå Sogn og Fjordane, samt fire tillitsvalde med ein frå kvar av hovudsamanslutningane LO, UNIO, YS og Akademikerne. Fylkesrådmennene rår til at fylkesordføraren i Sogn og Fjordane leier det partssamansette utvalet, med nestleiar frå Hordaland. Reglane i kommunelova vil også gjelde for møte i det partssamansette utvalet. Utvalet får ansvaret for å utforme ein omstillingsavtale som formelt rammeverk for dei tillitsvalde sin medverknad og involvering i samanslåingsprosessen, med heimel i arbeidsmiljølova og hovudavtalen. Omstillingsavtalen bør endeleg vedtakast og godkjennast av fellesnemnda. Ein slik omstillingsavtale vil omtale og regulere fleire deler av samanslåingsprosessen som omtalt under. Fylkesrådmennene tilrår at det partsamansette utvalet gjev uttale til prosjektgruppene sine utgreiingar. Tillitsvalde deltek i prosjektgrupper, der det særleg vert sett nærare på forslag til administrativ organisering som endrar tilsette sine arbeidsforhold. 34

Side 3 av 3 Omstillingsavtale Omstillingsavtalen vil konkretisere og detaljere framdrift og involvering i prosessen for samanslåing av dei to fylkeskommunane med betyding for dei tilsette. Avtalen skal vedtakast av fellesnemnda og slik gje overordna føringar for korleis dei folkevalde og fylkesrådmennene/prosjektleiar skal handtere arbeidsgjevaransvaret i prosessen. Tydeleg rollefordeling, openheit og involvering er viktige føresetnader for ein vellukka prosess. I rapporten «Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger», utarbeidd på oppdrag frå KS, vert kunnskap og erfaringar systematisert i eit arbeidsgjevarpolitisk perspektiv. Rapporten tilrår utforming av ein omstillingsavtale som legg føringane for korleis omstillinga skal gå føre seg og kva for personalpolitiske tiltak som skal setjast i verk m.m. Til dei faste medlemene i PSU kan det anten peikast ut personlege vararepresentantar eller fylkesvise vararepresentantlister. Det bør i vedtaket presiserast kva for løysing som vert vald. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene gjer framlegg om at fellesnemnda set ned eit partsamansett utval med 4 hovudtillitsvalde frå arbeidstakarsida og 5 faste representantar med vararepresentantar frå fellesnemnda. Det partssamansette utvalet får i oppgåve å utforme eit utkast til omstillingsavtale som avklarar rammene for m.a. korleis dei tilsette skal sikrast medverknad og involvering i samanslåingsprosessen. Utvalet legg omstillingsavtalen fram for fellesnemnda for endeleg godkjenning. Utgreiingsarbeid og rapportar frå prosjektgruppene skal leggast fram for det partssamansette utvalet for uttale. 35

Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-550 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 4/17 18.12.2017 Delegering av mynde til fylkesrådmennene/prosjektleiar Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda gjev fylkesrådmennene/prosjektleiar fullmakt til å utforme og fastsetje den administrative organiseringa av den nye fylkeskommunen i samsvar fellesnemnda si vedtekne politiske organisering samt føringane i intensjonsplanen, datert 17.01.17. 2. Fellesnemnda gjev fylkesrådmennene/prosjektleiar fullmakt til å inngå avtalar om innkjøp og drift av administrative styringsverktøy for den nye fylkeskommunen. 3. Fylkesrådmennene/prosjektleiar får fullmakt til overføring og tilsetjing av personell i den nye fylkeskommunen, samt til å gjere vedtak i personalsaker. Med denne fullmakta følger også ansvaret for eit informasjons- og drøftingsopplegg med dei tillitsvalde gjennom samanslåingsprosessen. Vedlegg: 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 4. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 10 12. 49

Side 2 av 3 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Reglementet for fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar vart vedteke i fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland i Gulen kommune 27.10.2017. Reglementet peikar i fleire av paragrafane på område der det vil vere naturleg å delegere mynde til fylkesrådmennene og/eller prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann). Fylkesrådmennene/prosjektleiar Fram til prosjektleiar/fylkesrådmann for den nye fylkeskommunen er tilsett, vil fylkesrådmennene både ivareta funksjonane knytte til sine respektive fylkeskommunar, og samstundes leie det administrative arbeidet med samanslåingsprosessen. Når prosjektleiar er tilsett og på plass, vil vedkomande leie det administrative arbeidet med fylkessamanslåinga. Prosjektleiaren tiltrer som fylkesrådmann når den nye fylkeskommunen er verksam frå 01.01.20. Fram til prosjektleiar er på plass, vil dei to fylkesrådmennene i fellesskap syte for at saker som vert lagt fram for fellesnemnda, arbeidsutvalet og det partsamansette utvalet er forsvarleg utgreidde, og at vedtak vert sette i verk. Eventuell usemje mellom fylkesrådmennene vert synleggjort i aktuelle saksframlegg. Fylkesrådmennene vil i perioden fram til 01.01.20 vere ansvarlege for å stille til disposisjon nødvendige ressursar/kompetanse frå eksisterande fylkesadministrasjonar, slik at det er tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse for å oppretthalde framdrift i fylkessamanslåinga fram til 01.01.2020. Fellesnemnda sitt reglementet ( 19) slår elles fast at dei to fylkesrådmennene og prosjektleiar har møte- og talerett i fellesnemnda, og at fylkesrådmennene/prosjektleiar innstiller i saker som vert lagt fram for nemnda. Konkrete område for delegering av fullmakter til fylkesrådmennene/prosjektleiar a) Administrativ organisering I 7 i reglementet til fellesnemnda er det nedfelt at nemnda skal fastsetje modell for politisk og administrativ organisering i den nye fylkeskommunen innanfor rammene som er fastlagde i intensjonsplanen av 17.01.17. Innanfor ein formannskapsmodell er det eit tydeleg skilje mellom politisk og administrativ organisering. Dette inneber at fylkesrådmennene/prosjektleiar får ansvar for å utforme og fastsetje den administrative organiseringa i den nye fylkeskommunen i samsvar med fellesnemnda si vedtekne organisering og føringane som ligg i intensjonsplanen, datert 17.01.17. b) Avtalar I reglementet til fellesnemnda vert det i 10 opna opp for at fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye fylkeskommunen, i den grad slike avtalar må inngåast før det nye fylkestinget vert konstituert. Dersom det er aktuelt for fellesnemnda å delegere slikt mynde vidare til fylkesrådmennene, har fellesnemnda høve til å gjere dette. Fylkesrådmennene/prosjektleiar får 50

Side 3 av 3 fullmakt til å inngå avtalar om innkjøp og drift av administrative styringsverktøy for den nye fylkeskommunen, som IKT-system, økonomistyringssystem, sakshandsamings -og arkivsystem m.m. Fellesnemnda vil fortløpande bli orientert om eventuelle andre avtalar for heile den nye fylkeskommunen som må inngåast før 1.1.2020. c) Tilsetjing av personell I 11 i reglementet har fellesnemnda fått fullmakt til overføring av personell til den nye fylkeskommunen, samt ansvaret for eit informasjons- og drøftingsopplegg med dei tillitsvalde gjennom samanslåingsprosessen. Det er vidare nedfelt at fellesnemnda kan delegere dette myndet vidare til fylkesrådmennene. Det vert tilrådd at fylkesrådmennene/prosjektleiar får fullmakt til overføring og tilsetjing av personell i den nye fylkeskommunen samt til å gjere vedtak i personalsaker. Med denne fullmakta følgjer også ansvaret for eit informasjons- og drøftingsopplegg med dei tillitsvalde gjennom samanslåingsprosessen. Fylkesrådmennene har i dag slik fullmakt innanfor personalområdet både i Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar. d) Økonomi/budsjett 18 i reglementet viser til at kommunal- og moderniseringsdepartementet har utbetalt 15 mill.kr til kvart fylke for å dekke eingongskostnader ved samanslåinga. Fellesnemnda har fått i fullmakt å disponere den samla ramma på 30 mill.kr som støtte til eingongskostnader i det førebuande arbeidet og gjennomføringa av samanslåinga. Fylkesrådmennene kjem i ei seinare sak attende til spørsmålet om delegering av fullmakter innanfor økonomistyring/budsjett. Fylkesrådmennene si tilråding Fellesnemnda bør vidare gje fylkesrådmennene/prosjektleiar fullmakt til å utforme og fastsetje den administrative organiseringa av den nye fylkeskommunen i samsvar fellesnemnda si vedtekne politiske organisering samt dei føringar som vert gjevne i intensjonsplanen, datert 17.01.17. Fylkesrådmennene/prosjektleiar bør vidare få fullmakt til å inngå avtalar om innkjøp og drift av administrative styringsverktøy for den nye fylkeskommunen. Fylkesrådmennene tilrår også at fylkesrådmennene/prosjektleiar får fullmakt til overføring og tilsetjing av personell i den nye fylkeskommunen samt til å gjere vedtak i personalsaker. Med denne fullmakta følger også ansvaret for eit informasjons- og drøftingsopplegg med dei tillitsvalde gjennom samanslåingsprosessen. 51

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-552 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 5/17 18.12.2017 Rekruttering av prosjektleiar/fylkesrådmann Fylkesordførarane rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda startar prosessen med å tilsetje prosjektleiar for samanslåinga av fylkeskommunane Sogn og Fjordane og Hordaland. Prosjektleiaren vil tiltre som fylkesrådmann for den nye fylkeskommunen frå 01.01.2020. 2. Til denne rekrutteringsprosessen nemner fellesnemnda opp eit eige tilsetjingsutval, beståande av arbeidsutvalet (FN-AU) og to representantar frå arbeidstakarorganisasjonane. Vedlegg: 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 4. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 14. 65

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Fylkesordførarane legg med dette fram sak om rekruttering av prosjektleiar for arbeidet med samanslåing av fylkeskommunane Hordaland og Sogn og Fjordane. I 22 i kommunelova er det nedfelt at det er fylkestinget sjølv som tilset administrasjonssjef. Omgrepet/ nemninga administrasjonssjef er innført i lovverket som ei kjønnsnøytral stillingsnemning for den øvste administrative leiaren i fylkeskommunen. Det er likevel høve til å nytte fylkesrådmann som stillingsnemning, slik det er praksis for både i Sogn og Fjordane og Hordaland. Fellesnemnda har gjennom 14 i reglementet fått fullmakt til å tilsetje ny administrasjonssjef, heretter omtala som fylkesrådmann. Fylkesordførarane ser det som naudsynt å rekruttere den framtidige fylkesrådmannen tidleg i samanslåingsprosessen, slik at vedkomande kan fungere som prosjektleiar for samanslåingsprosessen og sikre framdrift i utgreiingsarbeid, organisasjonsutforming og tilsetjing av personell i den nye fylkeskommunen. Prosjektleiar vil rapportere til fellesnemnda gjennom samanslåingsprosessen, og fungere som fylkesrådmann i den nye fylkeskommunen frå 01.01.2020. Tilsetjingsutval Fylkesordførarane gjer framlegg om at fellesnemnda sitt arbeidsutval saman med tillitsvalde utgjer eit tilsetjingsutval som får i oppdrag å rekruttere prosjektleiar/fylkesrådmann. Tilsetjingsutvalet innstiller til fellesnemnda som gjer endeleg vedtak om tilsetjing. Prosessen bør starte slik at prosjektleiar kan tiltre seinast på ettersommaren 2018 (3.kvartal 2018). Inntil ny prosjektleiar er tilsett, vil fylkesrådmann i Sogn og Fjordane, Tore Eriksen og fylkesrådmann i Hordaland, Rune Haugsdal i fellesskap fungere som prosjektleiing. Fylkesrådmennene støttar den skisserte løysinga. Fylkesordførarane si tilråding Fylkesordførarane gjer framlegg om at fellesnemnda startar prosessen med å tilsetje prosjektleiar for samanslåinga av fylkeskommunane Sogn og Fjordane og Hordaland. Prosjektleiaren vil tiltre som fylkesrådmann for den nye fylkeskommunen frå 01.01.2020. Til denne rekrutteringsprosessen nemner fellesnemnda opp eit tilsetjingsutval, beståande av arbeidsutvalet (FN-AU) og to representantar frå arbeidstakarorganisasjonane. 66

Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-554 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 6/17 18.12.2017 Politisk organisering - prosess for endeleg utforming Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda gjev arbeidsutvalet (FN-AU) mandat til å arbeide vidare med forslag til politisk organisering for den nye fylkeskommunen i samarbeid med fylkesrådmennene/prosjektleiar. 2. Arbeidsutvalet legg fram forslag til politisk organisering for vedtak i fellesnemnda 2.kvartal 2018. 3. Fellesnemnda vurderer nærare når det vil vere naudsynt å gjere endringar som følgje av overføring av nye oppgåver til fylkeskommunane. Vedlegg: 1 Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 4.1. 2 Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 7. 80

Side 2 av 3 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka I 7 i reglementet til fellesnemnda er det nedfelt at fellesnemnda skal fastsette modell for politisk organisering i den nye fylkeskommunen innanfor rammene som er fastlagt i intensjonsplanen. I intensjonsplanen er det like eins lagt opp til ei politisk organisering med eit «regionting», eit «regionutval» og fire hovudutval (etter følgjande grunnstruktur): Regiontinget Regiontinget Regionutvalet Samferdsle Opplæring og idrett Næring Kultur Intensjonsplanen slår vidare fast at fellesnemnda får i oppgåve å fremje forslag til den endelege politiske organiseringa innanfor desse rammene, herunder kontrollutval og administrasjonsutval. I denne vurderinga skal også tannhelsetenesta og alle nye oppgåver til det regionale folkevalde nivået vurderast/innplasserast og forankrast i den politiske organiseringa. Vidare utvikling av den politiske organiseringa Fylkesrådmennene vil føreslå at følgjande vert vurdert i tillegg i den samla utvalsstrukturen ved fastsetting av forslag til den politiske organiseringa: o o o o Ny vurdering av om idrettsområdet bør innplasserast i hovudutval for kultur. Uttømmande innplassering av alle eksisterande fylkeskommunale oppgåve- og ansvarsområde i hovudutval eller fylkesutval. Vurdere politiske råd, nemnder og underutval i den nye fylkeskommunen. Ny vurdering i høve nye oppgåver til fylkeskommunane, jf. mogleg stortingsvedtak i juni 2018 basert på Ekspertutvalet sine tilrådingar mv. Reglement og delegering Det må utarbeidast og fastsetjast eit sett av reglement som regulerer det praktiske innhaldet i den politiske organiseringa: o o o Samansetjing, oppgåver og delegering til ulike utval, råd og nemnder. Rutinar og praksis for sakshandsaming i politiske organ. Delegering til administrasjonssjefen. Godtgjersle som folkevald 81

Side 3 av 3 Innanfor den politiske organiseringa må det fastsetjast økonomiske rammevilkår for den politiske verksemda: o o o Folkevalde med fast årleg godtgjersle (Heiltidspolitikarar). Møtegodtgjersle m.m. Tapt arbeidsinntekt. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene ser det som viktig og nødvendig å få tidleg på plass den politiske organiseringa, slik at den administrative organiseringa i størst mogleg grad kan tilpassast den fastsette politiske utvalsstrukturen. For å sikre framdrift og god forankring, må fellesnemnda ha ei sentral rolle i det vidare utgreiingsarbeidet av den politiske organiseringa. Fylkesrådmennene føreslår difor at fellesnemnda sitt arbeidsutval får eit særskilt mandat til å utarbeide forslag til politisk organisering av den nye fylkeskommunen i samarbeid med fylkesrådmennene/prosjektleiar. Arbeidsutvalet legg vidare fram forslag til politisk organisering for vedtak i fellesnemnda 2.kvartal 2018. Fylkesrådmennene meiner fellesnemnda må ha eit stort fokus på at det her må gjerast seinare endringar som tek høgde for overføring av nye oppgåver til fylkeskommunane. 82

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole I. Gjerald, fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-553 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 7/17 18.12.2017 Fylkesvåpen - utforming og fastsetjing Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda gjev arbeidsutvalet (FN-AU) mandat til å arbeide vidare med forslag til fylkesvåpen for den nye fylkeskommunen i samarbeid med fylkesrådmennene/prosjektleiar. 2. Arbeidsutvalet legg fram forslag til vedtak av nytt fylkesvåpen i fellesnemnda 3.kvartal 2018 Vedlegg: 1. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017), kap. 3.1. 2. Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 15. 96

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING 2. Bakgrunn for saka Bakgrunn for saka I 15 i fellesnemnda sitt reglement har nemnda fått i oppgåve å føreslå eit nytt fylkesvåpen som kan vere eit samlande symbol for den nye fylkeskommunen. Dette samsvarer med føringane i intensjonsplanen sitt kap. 3.1. Dagens ordning for godkjenning av kommune-/fylkesvåpen er ikkje lov- eller forskriftsfesta, men basert på langvarig forvaltningspraksis attende til 1898. Praksisen inneber at Arkivverket fungerer som rådgjevande instans for kommunar og fylkeskommunar i samband med utforminga av nytt våpen. Arkivverket gjev òg ein rådgjevande uttale til KMD før kommune- eller fylkesvåpenet vert endeleg fastsett av Kongen i statsråd. Arkivverket si tilråding er formelt ikkje bindande, men det finst førebels ikkje døme på søknadar der tilrådinga ikkje har vorte følgd. Den kongelege resolusjonen om kommune-/fylkesvåpen krev også ein nedfelt, skriftleg våpendefinisjon. Våpenet vert her beskrive med ord, og koplinga til kommunen eller fylket sitt namn vert lagd stor vekt på. Det ligg føre eit lovforslag i Stortinget om å forenkle rutinane for fastsetting av kommune- og fylkesvåpen. Framlegget inneber at kommunestyra og fylkestinga sjølve kan vedta våpenet, og den nye ordninga vil eventuelt bli gjeldande frå våren 2019. Fylkesrådmennene si tilråding Val av fylkesvåpen har vesentleg betydning for utforminga av m.a. nettsider, logo og grafisk profil. Etter fylkesrådmennene si vurdering bør dermed fellesnemnda gjere vedtak om forslag til fylkesvåpen seinast i 3. kvartal 2018. Fylkesvåpenet er eit viktig fylkeskommunalt symbol. Fylkesrådmennene føreslår at det vidare arbeidet med dette symbolet vert forankra direkte i fellesnemnda gjennom arbeidsutvalet. Arbeidsutvalet får i oppgåve å setje i gang prosessen med utforming av det nye fylkesvåpenet. Det vil vere nødvendig at arbeidsutvalet knyter til seg både heraldisk kompetanse og grafisk designkompetanse i dette arbeidet, for å sikre at det nye fylkesvåpenet tek i vare formkrav og at dette kan inngå i profilering av den nye fylkeskommunen. Fylkesrådmennene gjer framlegg om at arbeidsutvalet legg fram forslag til vedtak av nytt fylkesvåpen i fellesnemnda seinast 3.kvartal 2018. 97

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole I. Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-551 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 8/17 18.12.2017 Budsjett for eingongskostnader ved samanslåinga Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. 1. Fellesnemnda har fullmakt til å disponere den samla ramma på 30 mill.kr for samanslåinga av Sogn og Fjordane og Hordaland, og legg følgjande prinsipp til grunn for bruken av midlane: a) Innkjøp i samband med gjennomføring av «fellesmøte» (leige av møtelokale, servering m.m.), løn til prosjektleiar, konsulenttenester og investeringar i nye styringssystem vert dekka innanfor ramma på 30 mill.kr som fellesnemnda disponerer. b) Reise- og diettkostnader vert dekka innanfor dei ordinære fylkesbudsjetta. c) Godtgjersle til folkevalde i samband med møte i fellesnemnda m.m. vert dekka innanfor dei ordinære fylkesbudsjetta. d) Frikjøp av tillitsvalde vert dekka innanfor dei ordinære fylkesbudsjetta. 2. Fellesnemnda får seg førelagt ei eiga budsjettsak til første møtet i 2018. Fylkesrådmennene avklarar nærare faktiske kostnader knytt til samanslåinga i framlegget til budsjett. 3. Fylkesrådmennene får, fram til budsjettet er klart, fullmakt til å disponere fellesnemnda si ramme på 30 mill.kr. for å dekke påløpte kostnader i samsvar med omtalen av prinsipp for finansiering av eingongskostnader. Vedlegg: 1. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017). 2. Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 18. 98

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka 18 i fellesnemnda sitt reglement viser til at Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utbetalt 15 mill.kr til kvart fylke for å dekke eingongskostnader ved samanslåingsprosessen. Fellesnemnda har fått i fullmakt å disponere den samla ramma på 30 mill.kr som støtte til eingongskostnader i det førebuande arbeidet og gjennomføringa av samanslåinga. Døme på slike eingongskostnader som direkte kan knytast til samanslåinga kan vere: o o o o o o o o Reise- og diettkostnader. Godtgjersle til folkevalde. Lønn (prosjektleiar). Møtekostnader. Konsulenttenester. Frikjøp tillitsvalde. Nye administrative styringsverktøy (t.d. IKT-system). Skilting og ev. bygningsmessige tilpassingar. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene føreslår at reise- og diettkostnader vert dekka innanfor dei ordinære fylkesbudsjetta gjennom føring av reiserekning i dei to fylkeskommunane. Det same prinsippet føreslår fylkesrådmennene vert gjeldande i høve godtgjersle til folkevalde i samband med møte i fellesnemnda m.m., samt frikjøp av tillitsvalde. Direkte innkjøp i samband med gjennomføring av «fellesmøte» (leige av møtelokale, servering m.m.), løn til prosjektleiar, konsulenttenester og investeringar i nye styringssystem vert føreslege dekka innanfor ramma på 30 mill.kr. som fellesnemnda disponerer. I oppstarten av samanslåingsprosessen vil det vere krevjande å setje opp eit budsjett for dei samla eingongskostnadene med fylkessamanslåinga, då både behov og omfang på kostnadene er ukjende. Det er i tillegg grunn for å tru at ramma på 30 mill.kr ikkje fullt ut vil dekke dei faktiske meirkostnadene som direkte kan relaterast til samanslåinga av dei to fylkeskommunane. Fram til det er mogleg å avklare nærare dei faktiske kostnadene knytt til samanslåinga i eit budsjettgrunnlag, bør fylkesrådmennene ha fullmakt til å disponere fellesnemnda si ramme på 30 mill.kr for å dekke påløpte kostnader i samsvar med omtalen av prinsipp for finansiering av eingongskostnader ovanfor. Dette for å kunne ha nødvendig økonomisk handlingsrom og unngå forseinkingar i oppstartsfasen av samanslåingsprosessen. 99

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole I. Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-549 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 9/17 18.12.2017 Fellesnemnda si møteplan for 2018 Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda fastset følgjande møteplan for 2018: 1. 07.-08.03.18 Leikanger samordna med FU-møtet 07.03.18 (kveld/påfølgjande dag) 2. 03.-04.05.18 Bergen samordna med FU-møtet 03.05.18 (kveld/påfølgjande dag) 3. 20.-21.06.18 Førde samordna med FU-møtet 20.06.18 (kveld/påfølgjande dag) 4. 20.-21.09.18 Bergen samordna med FU-møtet 19.-20.09.18 (kveld/påfølgjande dag) 5. 29.-30.10.18 Leikanger samordna med FU-møtet 29.10.18 (kveld/påfølgjande dag) 6. 06.-07.12.18 Bergen samordna med FU-møtet 06.12.18 (kveld/påfølgjande dag) Vedlegg: 1. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017). 2. Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 5 (framdrift). 113

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING 2. Bakgrunn for saka Bakgrunn for saka Gjennom møteplanen skal fellesnemnda fastsetje tidspunkt og stad for sine planlagde møte utover i nemnda sin virkeperiode. Det kan i perioden 2018 19 bli aktuelt å gjennomføre ekstraordinære møte i fellesnemnda, men dette må i så fall fellesnemnda/arbeidsutvalet ta initiativ til. Fylkesrådmennene si tilråding Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjennomføre tre planlagde møte per halvår, og altså seks planlagde møte i 2018. Møta kan eventuelt samordnast med møta i dei respektive fylkesutvala, tilpassa annakvar gong i samband med FU i Sogn og Fjordane og FU i Hordaland, slik: FU Sogn og Fjordane FU Hordaland Møtedato Møtedato 23.01.18 01.02.18 07.03.18 21.-22.02.18 04.04.18 11.04.18 16.04.18 03.05.18 02.05.18 31.05.18 31.05.18 21.06.18 11.06.18 30.08.18 20.06.18 19.-20.09.18 29.08.18 25.10.18 26.09.18 21.-22.11.18 15.10.18 06.12.18 29.10.18 21.11.18 03.12.18 Det vert frå fylkesrådmennene tilrådd at første møte i fellesnemnda i 2018 blir i Sogn og Fjordane, og at det neste blir i Hordaland. Det blir gjennomgåande lagt opp slik at «vertsfylket» for møta i fellesnemnda: o o o Avgjer kvar møta skal haldast (må fastsetjast i god tid), Tek ansvaret for alt det praktisk før, under og etter det einskilde møte og Tek ansvaret for møtebokføringa i møtet. Sakene til fellesnemnda vert utarbeidde av dei to fylkesrådmennene i fellesskap (seinare av prosjektleiar/ny fylkesrådmann) i ein felles/lik saksmal. Innkallingar og saker vert utsende/utlagde fylkesvis. 114

Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Thorbjørn Aarethun, Fylkesrådmannen, Hordaland Saksbehandlar: Ole I. Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Sak nr.: 2015/1434-547 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda 10/17 18.12.2017 Fellesnemnda sin prosjekt- arbeidsplan Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda godkjenner vedlagde prosjekt-/arbeidsplan for nemnda sitt arbeid. 2. Fellesnemnda føreset at fylkesrådmennene/prosjektleiar rapporterer på framdrifta i vedlagde framdriftsplan, og at avvik vert varsla tidlegast råd.... Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: 1. Prosjekt-/arbeidsplan for fellesnemnda (18.12.2017) 2. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland (17.01.2017). 3. Reglement for fellesnemnda, vedteke 27.10.2017, 5. 128

Side 2 av 2 SAKSFRAMSTILLING 2. Bakgrunn for saka Bakgrunn for saka Fellesnemnda får gjennom reglementet 5 i oppdrag å utarbeide ein prosjekt- og framdriftsplan for det førebuande arbeidet, inkl. eit budsjett for samanslåingsprosessen. Fellesnemnda sin prosjekt-/arbeidsplan vil vere eit sentralt, overordna styringsdokument i det omfattande omstillingsarbeidet som no startar i Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar. Arbeidsplanen syner fellesnemnda sine samla oppgåver og delegerte fullmakter i arbeidet med å planleggje og gjennomføre samanslåing av dei to fylkeskommunane. Oppgåver og delegerte fullmakter er nedfelte i reglementet for fellesnemnda, som vart vedteke av begge fylkestinga 27.10.17. Ytterlegare målsetjingar, fokusområde og oppgåver for fellesnemnda er fastlagde gjennom den vedtekne intensjonsplanen for samanslåinga. Fylkesrådmennene si tilråding Nemninga prosjektplan skapar ei forventning om at fellesnemnda gjennom dette dokumentet syner korleis og når ulike målsetjingar med arbeidet skal nåast. Ein prosjektplan skal beskrive framdrifta det vert lagt opp til, aktørane som er involverte i prosessen og ev. planlagde kostnadar knytt til arbeidet som skal gjennomførast. Ein slik arbeids-/prosjektplan bør generelt følgjast opp ofte, og skal slik sett vere eit «levande dokument» der fellesnemnda gjer tilpassingar fortløpande. Planen syner eit overordna budsjett og ei kortfatta vurdering av arbeidet/prosjektet sine usikkerheiter (m.a. risikovurdering knytt til framdrift og kostnader). Fylkesrådmennene rår fellesnemnda til å godkjenne vedlagde prosjekt-/arbeidsplan for nemnda sitt arbeid. Fellesnemnda føreset at fylkesrådmennene/prosjektleiar rapporterer på framdrifta i vedlagde framdriftsplan (i prosjekt-/arbeidsplanen), og at avvik vert varsla tidlegast råd. 129

FN-SAK NR. 10/17, VEDLEGG 1 Fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar Prosjekt-/arbeidsplan Vestlandet fylkeskommune 2020 Fellesnemnda, 18.12.2017 1 143

Innhald Innhald...2 1. Innleiing...3 1.1 Føremål med prosjekt-/arbeidsplanen...3 1.2 Prosjekt-/arbeidsplanen si oppbygging...3 2. Prosjektorganisering struktur for arbeidet...4 2.1 Prosjektorganisasjon...4 2.2 Kort omtale av sentrale aktørar i prosjektorganisasjonen...5 3. Arbeidsoppgåver og framdrift for fellesnemnda sitt arbeid...6 3.1 Førebels framdrifts-/milepelsplan...6 3.2 Etablering av nye kommunar og fylkeskommunar KMD sin rettleiar...9 2 144

1. Innleiing 1.1 Føremål med prosjekt-/arbeidsplanen Fellesnemnda sin prosjekt-/arbeidsplan er eit overordna styringsdokument for det omfattande samanslåings- og omstillingsarbeidet i Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar i perioden 2018 19. Planen syner fellesnemnda sine oppgåver og delegerte fullmakter i arbeidet med å planleggje og gjennomføre samanslåinga av dei to fylkeskommunane. Prosjekt-/arbeidsplanen er meint å vere ei løpande operasjonalisering av reglementet for fellesnemnda, vedteke av begge fylkestinga 27.10.17. Ytterlegare målsetjingar, fokusområde og oppgåver for fellesnemnda er fastlagde gjennom den vedtekne intensjonsplanen for samanslåingsarbeidet. Fellesnemnda sitt reglement 5 syner til at nemnda skal utarbeide ein «prosjekt- og framdriftsplan for det førebuande arbeidet, inkl. budsjett for samanslåingsprosessen». Dette dokumentet syner korleis, og når, ulike målsetjingar med arbeidet skal nåast, sentrale aktørar som er involverte i prosessen og kan også fange opp ev. uføresette kostnader knytt til arbeidet framover. Prosjekt-/arbeidsplanen bør generelt følgjast opp ofte, og skal vere eit «levande dokument» der fellesnemnda gjer tilpassingar fortløpande. 1.2 Prosjekt-/arbeidsplanen si oppbygging Fellesnemnda sin arbeidsplan avklarar følgjande sentrale element i prosessen: 1. Organisering. 2. Sentrale aktivitetar. 3. Tidsperspektiv. 4. Ansvar/roller. 5. Rapportering. 6. Heimel/forankring. 3 145

2. Prosjektorganisering struktur for arbeidet 2.1 Prosjektorganisasjon Samanslåinga vert leia av fellesnemnda, og prosessen vert gjennomført innanfor følgjande struktur: Fellesnemnda Arbeidsutval Partssamansett utval Fylkesrådmennene/ prosjektleiar (fylkesrådmann) Prosjektsekretariat/ prosjektadministrasjon Ekstern støtte Prosjekt- /arbeidsgruppe Prosjekt- /arbeidsgruppe Prosjekt- Prosjekt- /arbeidsgruppe Prosjekt- /arbeidsgruppe /arbeidsgruppe Prosjekt- /arbeidsgruppe Organisasjonskart/skisse Fellesnemnda leiar samanslåingsarbeidet, der fylkesrådmennene nyttar ressursar i dei to lineorganisasjonane i gjennomføringa av utgreiingar og annan planleggingsaktivitet. Det vert utarbeidd ein administrativ arbeidsplan for det konkrete oppfølgingsarbeidet (detaljert plan for prosjektgruppene sine arbeidsoppdrag m.m.). 4 146

2.2 Kort omtale av sentrale aktørar i prosjektorganisasjonen Fellesnemnda (FN) Fellesnemnda for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar har 24 medlemer: 15 frå fylkesutvalet i Hordaland og 9 frå fylkesutvalet i Sogn og Fjordane. Nemnda sin funksjonsperiode går fram til nytt fylkesting vert konstituert. Fylkesordføraren i Hordaland er leiar, medan fylkesordføraren i Sogn og Fjordane er nestleiar. Fellesnemnda skal, i følgje inndelingslova, ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og budsjettet for første driftsåret etter at samanslåinga er sett i verk. Budsjettgrunnlaget for 2020 vil bli utarbeidd i regi av fellesnemnda, og lagt fram for vedtak så snart det nye fylkestinget er konstituert. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for fellesnemnda er fastsette i reglementet vedteke i begge fylkestinga 27.10.2017, samt i den vedtekne intensjonsplanen. Fellesnemnda sitt arbeidsutval (FN-AU) Fellesnemnda sitt arbeidsutval vert leiar av nemnda sin leiar, og gjer vedtak i saker der ein ikkje treng å kalle saman heile fellesnemnda. FN-AU handsamar følgjande saker: a) Kurante saker utan vesentleg økonomisk eller prinsipiell betydning. b) Hastesaker der det er nødvendig å gjere vedtak i forkant av oppsette møte i fellesnemnda. c) Oppfølging av fullmakter i enkeltsaker gitt av fellesnemnda. Partssamansett utval (PSU) I inndelingslova 26 er det lagt vekt på at det kan opprettast partssamansette utval for handsaming av spørsmål som gjeld tilhøvet mellom den nye organisasjonen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Fylkestinga har vedteke at fellesnemnda etablerer eit slikt partssamansett utval, underlagt nemnda. Fellesnemnda har vedteke mandat for og samansetjing av utvalet: der 4 hovudtillitsvalde og 5 medlemer frå fellesnemnda møter. Fylkesordføraren i Sogn og Fjordane leier arbeidet i PSU. Fylkesrådmennene/prosjektleiar Fylkesrådmennene utgjer eit felles sekretariat for fellesnemnda inntil nemnda finn det tenleg at prosjektleiar/framtidig fylkesrådmann overtek denne funksjonen. Fylkesrådmennene/prosjektleiar har rolla som innstillande instans overfor fellesnemnda (FN) og fellesnemnda sitt arbeidsutval (FN-AU), og leier alt praktisk arbeid knytt til førebuing av samanslåinga. Prosjektsekretariat/prosjektgrupper Fylkesrådmennene har peika ut eit eige sekretariat med dedikerte ressursar for å sikre gjennomføringa av samanslåingsprosessen. For å ivareta aktuelle kartleggings- og utgreiingsoppgåver, vil det bli sett ned ei rekkje prosjektgrupper beståande av ressursar innanfor aktuelle fagsektorar og stabs- og fellesfunksjonar i dei to eksisterande fylkesadministrasjonane. 5 147

3. Arbeidsoppgåver og framdrift for fellesnemnda sitt arbeid 3.1 Førebels framdrifts-/milepelsplan AKTIVITET TID ANSVAR RAPPORTERING HEIMEL/FORANKRING 1. Fellesnemnda (FN) etablering og oppstart (jf. sakliste): - Val av leiar og nestleiar. - Arbeidsutval (FN-AU). - Partssamansett utval (PSU). - Delegering av mynde til fylkesrådmennene/prosjektleiar. - Rekruttering av prosjektleiar/fylkesrådmann. - Møteplan. - Prosjekt-/arbeidsplan. - M.fl. saker. 18.12.17 Fellesnemnda (FN) Fellesnemnda 07.03.2018 (møteprotokoll) Reglementet 1 6 2. Partssamansett utval (PSU) vert konstituert: - Prosess for ein omforeint omstillingsavtale startar opp. Etter 01.01.18 Leiar i PSU Fellesnemnda 07.03.2018 Reglementet 17 FN-sak 3/17 3. Etablering av sekretariat/prosjektadministrasjon. Etter 01.01.18 Fylkesrådmennene (FRM) Fellesnemnda 07.03.2018 Reglementet 2 og 5 4. Etablering av prosjektgrupper med mandat og kritisk tidslinje for kartlegging og avklaring på m.a. følgjande område: - Fokus på framtidig administrativ arbeidsform/organisering. - Reglement, rutinar, styringssystem, bygningsmessige behov m.m. - Konkretisere praktisk arbeidsdeling i den nye fylkeskommunen. Etter 01.01.18 FRM Fellesnemnda 07.03.2018 (løypemelding) Reglementet 7 5. Omstillingsavtale vedteken: 1.kvartal 2018 FN Fellesnemnda 07.03.2018 Reglementet 17 6 148

- Partssamansett utval har drøfta seg fram til eit grunnlag som fylkesrådmennene legg fram for fellesnemnda. - Informasjonsstrategi inngår i avtaledokumentet (jf. reglement 13) 6. Budsjett for eingongskostnader ved fylkessamanslåinga: - Fylkesrådmennene legg fram budsjettsak for fellesnemnda. 1.kvartal 2018 FN Fellesnemnda 07.03.2018 Reglementet 18 FN-sak 8/17 7. Fylkesvåpen prosessen startar opp. 1.kvartal 2018 FN Fellesnemnda 07.03.2018 (løypemelding) Reglementet 15 FN-sak 7/17 8. Tilsetjing prosjektleiar/ny fylkesrådmann prosessen startar opp: - Fellesnemnda startar opp prosessen (ev. i samarbeid med eksternt rekrutteringsbyrå). Tiltreding ettersommaren 2018. 1.kvartal 2018 Fellesnemnda (tilsetjingsutval) Fellesnemnda 07.03.2018 (løypemelding) Reglementet 14 FN-sak 5/17 9. Rapportering til KMD: - Fråsegn til budsjett- og økonomiplan 2018 og 2019 for Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar. - Prosess og rapporteringsform vert avklara nærare med KMD. 1.kvartal 2018 (1.kvartal 2019) FN Fellesnemnda 07.03.2018: Fråsegn til KMD, jf. innd.lova 26. Reglementet 9 10. Politisk og administrativ hovudstruktur: - FN-AU har mandat til å arbeide vidare med forslag til politisk organisering for den nye fylkeskommunen i samarbeid med fylkesrådmennene/prosjektleiar. - FN vurderer nærare når det tenleg å gjere endringar som følgje av overføring av nye oppgåver til fylkeskommunane. - FN har gjeve prosjektleiar/framtidig fylkesrådmann fullmakt til å gjere administrativ organisasjonsutforming/ tilpassing. 2.kvartal 2018 FN-AU FRM Fellesnemnda 03.05.2018 (ev. løypemelding) Reglementet 7 Intensjonsplan kap. 4 FN-sak 6/17 (politisk) FN-sak 4/17 (delegering) 11. Fond SF, jf. intensjonsplan kap. 7. - Fellesnemnda vedtek vedtekter for fondet. Tidspunktet vert avklara seinare Fellesnemnda Fellesnemnda 03.05.2018 (løypemelding) Intensjonsplan kap. 7 7 149

12. Godkjenning av reglement, delegering m.m. for politiske organ. 3.kvartal 2018 Fellesnemnda Fellesnemnda 20.09.2018 13. Administrativ toppleiing tilsetjingsprosess: - Prosjektleier/framtidig fylkesrådmann startar prosessen, ev. i samarbeid med eksternt rekrutteringsbyrå. Framtidig administrasjonssjef avgjer tilsetjingar seinast 1.kvartal 2019. 1.kvartal 2019 Prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann.) Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Reglementet 7 Intensjonsplan kap. 4.2 14. Tilsetjing/innplassering andre leiarar: - Prosessen må avklarast nærare mellom prosjektleiar og fylkesrådmennene. 1.kvartal 2019 Prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann.) Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Reglementet 7 Intensjonsplan kap. 4.2 15. Budsjettarbeid for 2020 til den nye fylkeskommunen: - Fellesnemnda startar budsjettarbeidet (ev. som «finansutval»). - Prosess og arbeidsform må avklarast nærare mellom prosjektleiar og fylkesrådmennene, og drøftast i fellesnemnda. 1.kvartal 2019 (heile 2019) Fellesnemnda. Prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann). Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Reglementet 8 16. Fysiske/bygningsmessige tiltak: - Fagleg vurdering m.a. basert på fastsett administrativ organisering. - Iverksetting av tiltak/tilpassingar. Prosess må avklarast nærare mellom prosjektleiar og fylkesrådmennene, og drøftast i fellesnemnda. Etter 01.01.19 Prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann) Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 17. Revisor og sekretariat for kontrollutvalet i den nye fylkeskommunen: - Prosess startar opp. - Vedtak i fellesnemnda skjer etter innstilling frå Kontrollutvala i begge dei to fylkeskommunane. Etter 01.01.19 Fellesnemnda Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Reglementet 14 18. Administrativ organisering endeleg fastsetjing: - Innplassering av alle tilsette. - Lokalisering av funksjonar (arbeids-/funksjonsdeling m.m.). 2.kvartal 2019 Prosjektleiar (framtidig fylkesrådmann) Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Reglementet 7 Intensjonsplan kap. 4 8 150

19. Val av nytt fylkesting: - Valstyre utpeikt av fellesnemnda. 20. Nytt fylkesting avløyser fellesnemnda: - Nytt fylkesting skal kallast saman til konstituerande møte innan utgangen av oktober månad. 3.kvartal 2019 Valstyre Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 4. kvartal 2019 Nytt fylkesting Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 Intensjonsplan kap. 3 21. Utvida funksjonsperiode for eksisterande fylkesting: - Funksjonstida for eksisterande fylkesting varer fram til iverksettingsdato 1.1.2020. - Ansvar og fullmakter er avgrensa til det som er nødvendig for å avslutte verksemda i dei eksisterande einingane. Eksisterande fylkesting Jf. møte- /aktivitetsplan 2019 22. Iverksetting ny fylkeskommune. 01.01.2020 Nytt fylkesting 3.2 Etablering av nye kommunar og fylkeskommunar KMD sin rettleiar Kommunal- og moderniseringsdepartementet sin rettleiar «Etablering av kommunar og fylkeskommunar» finn ein ved å gå inn her. Dokumentet avklarar ei rekkje praktiske og administrative spørsmål knytt til samanslåingsprosessen som fellesnemnda skal leie, og vert trykt opp for utdeling til fellesnemnda sine medlemer. 9 151

PS 11/17 Referatsaker (skriv og meldingar) 152

Saksprotokoll Utvalg: Fylkesutvalget Møtedato: 28.11.2017 Sak: 220/17 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 17/24743 Tittel: SAKSPROTOKOLL - BRUKEN AV NAVNET VESTLANDET I FORBINDELSE MED REGIONREFORMEN Behandling: Det ble protokollert: Anja B. Endresen, V fremmet følgende tilleggsforslag: Rogaland fylkeskommune tar kontakt med Stortinget for å be dem stemme mot at det geografiske navnet Vestlandet nå bare skal dekke den nye regionen Hordaland og Sogn og Fjordane. Per Kåre Foss, KrF fremmet følgende forslag som alternativ til innstillingens pkt. 3: Dersom henvendelsen til Hordaland og Sogn og Fjordane ikke fører fram, gjøres en formell henvendelse til Kommunal - og moderniseringsdepartementet, fortrinnsvis sammen med Møre og Romsdal fylkeskommune, med mål om at landsdelsnavn ikke skal brukes på nytt fylke. Votering: Innstillingens pkt. 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Innstillingens pkt. 3 fikk 0 stemmer og falt. Foss forslag til nytt pkt. 3 ble vedtatt med 9 stemmer (KrF, H, SP, V, MDG) Endresens tilleggsforslag ble vedtatt med 8 stemmer (KrF, H, V, MDG) Vedtak: 1. Rogaland fylkeskommune finner det uheldig at landsdelsnavnet Vestlandet skal brukes om det nye fylket bestående av Hordaland og Sogn og Fjordane. 2. Rogaland fylkeskommune tar kontakt med Hordaland og Sogn og Fjordane fylkeskommuner for å be dem om å revurdere navnevalget. Postadresse: Besøksadresse: Postboks 130, Sentrum Arkitekt Eckhoffst. 1 Telefon: 51 51 66 94 4001 Stavanger StavangerTelefaks: 51 51 66 74 167

3. Dersom henvendelsen til Hordaland og Sogn og Fjordane ikke fører fram, gjøres en formell henvendelse til Kommunal - og moderniseringsdepartementet, fortrinnsvis sammen med Møre og Romsdal fylkeskommune, med mål om at landsdelsnavn ikke skal brukes på nytt fylke. 4. Rogaland fylkeskommune tar kontakt med Stortinget for å be dem stemme mot at det geografiske navnet Vestlandet nå bare skal dekke den nye regionen Hordaland og Sogn og Fjordane. Postadresse: Besøksadresse: Postboks 130, Sentrum Arkitekt Eckhoffst. 1 Telefon: 51 51 66 94 4001 Stavanger StavangerTelefaks: 51 51 66 74 168

Notat Dato: 11.12.2017 Arkivsak: 2015/1434-555 Saksbehandlar: thoaare Til: Frå: Fellesnemnda Fylkesrådmennene Møte med KMD om namn på den nye fylkeskommunen Kommunal- og moderniseringsdepartementet har, 11.desember 2017, oversendt følgjande e-post til fylkesordførarane i Rogaland, Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal, med invitasjon til eit møte for å drøfte namn på den nye fylkeskommunen: «Fra: Larsen Janne Marie [mailto:janne-marie.larsen@kmd.dep.no] Sendt: 11. desember 2017 09:24 Til: fylkesordforer@rogfk.no; Fylkesordførar <Fylkesordforar@hfk.no>; jenny.folling@sfj.no; jon.aasen@mrfylke.no Emne: Møte om navn på den nye fylkeskommunen Hordaland og Sogn og Fjordane Hei, Statsråden ønsker å invitere de fire fylkeskommunene Rogaland, Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal til et møte om nytt navn på den nye fylkeskommunen bestående av Hordaland og Sogn og Fjordane. De to fylkeskommunene har vedtatt at de ønsker Vestlandet som navn på det nye fylket. Departementet skal til våren legge frem en proposisjon for Stortinget med forslag til navn på de nye fylkene. Statsråden ønsker i denne forbindelse å møte de fire fylkeskommunene for å diskutere saken. Er det mulig for dere å komme til departementet onsdag 13. desember kl 9:00? Med vennlig hilsen Janne Marie Larsen utredningsleder Kommunal- og moderniseringsdepartementet kommunalavdelingen 22 24 72 34» 169

Notat Dato: 11.12.2017 Arkivsak: 2015/1434-538 Saksbehandlar: thoaare Til: Frå: Fellesnemnda Fylkesrådmennene Presentasjonar frå oppfølgingstilbud til fylkeskommunar som skal slå seg saman Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS, Unio, YS Kommune, LO Kommune og Akademikerne Kommune arrangerte i fellesskap eit seminar 20.-21. november 2017 i Oslo om arbeidet med å slå sammen fylkeskommunar. Seminaret er basert på samarbeidsavtale om oppfølgingstilbud til kommuner og fylkeskommuner som skal slå seg sammen, der formålet med seminaret er å formidle kunnskap og legge til rette for erfaringsdeling som fremjar involvering og medvirkning i sammenslåingsprosessen. Følgjande deltok på dette seminaret frå Sogn og Fjordane og Hordaland: Sogn og Fjordane Jenny Følling Åshild Kjelsnes Bjørn Erik Hollevik Jon Olav Kvamme Gunhild Berge Stang Tore Eriksen Paal Fosdal Ole Inge Gjerald Kristin Rundsveen Jarl Henrik Devik, tillitsvald Hilde Kvamsås Aa, tillitsvald Ralf Einar Johannesen, tillitsvald Svein Torbjørn Sandvold, tillitsvald Turid R. Svoren, tillitsvald Olav Vestrheim, fylkeshovedverneombud Hordaland Anne Gine Hestetun Pål Kårbø Silja Bjørkly Ekeland Benthe Bondhus Roald Stenseide Rune Haugsdal Ingrid Holm Svendsen Thorbjørn Aarethun (forfall) Ramus Laupsa Rasmussen Tore Andersen, tillitsvald Dagmar Reutz Hillestad, tillitsvald Marius Kjørmo, tillitsvald Benedicte Meyer, tillitsvald Presentasjonar på seminaret er lagt ut på følgjande internettside: http://www.ks.no/fagomrader/samfunn-og-demokrati/kommunereformen/ks-tilbud-til-kommunene/seminarfor-fylkeskommuner-med-vedtak-om-sammenslaing/ 170

Møtereferat etter arbeidsmøtet mellom kontrollutvala i Sogn og Fjordane og Hordaland fylkeskommunar Arbeidsmøte kl. 13.00 15.00 (Video møte) Til stades: Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune: Inge Reiar Kallevåg, leiar Kristian Helland, nestleiar Terje Kollbotn, medlem Magne Fauskanger (vara) Sekretariat for kontrollutvalet Hogne Haktorson og Roald Breistein Forfall: Ruth Eriksen og Åse Gunn Husebø Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune: Frank Willy Djuvik, leiar møteleiar i møtet Odd Atle Stegegjerdet, nestleiar Klaus Iversen Karoline Aldis Bjerkeset Frode Bøthun (vara) Forfall: Lise-May Sæle Sekretariat for kontrollutvalet Einar Ulla Dagleg leiar Sogn og Fjordane Revisjon IKS Marianne Vara Sekretariata i dei to fylkeskommunane la fram eit likelydande saksframlegg i saka. 1. Framtidig revisjonsordning Val av revisjonsordning Sogn og Fjordane fylkeskommune har rekneskapsrevisjon og selskapskontroll i eigenregi. Forvaltningsrevisjon er konkurranseutsett. Dagleg leiar Marianne Vara i SF revisjon IKS orienterte om selskapet. Det kom fram at nærleik til kommunen og god dialog er viktig. Rask respons på henvendingar vert prioritert. Er alt for liten og sårbar slik det er no. Vidare orienterte ho om status i den pågåande prosess for å få til ei større revisjonseining i Sogn og Fjordane ved å slå saman fleire revisjonseiningar. SF revisjon, Kryss revisjon og Nordfjord kommunerevisjon til saman ca. 18 årsverk i dei tre einingane. Ser for seg at det må til reduksjon i staben på sikt. Mål å få samanslåinga på plass i kommunestyra/fylkestinget vår 2018 og etablert frå 1.1.2019. Det nye selskapet kan levere forvaltningsrevisjon dersom det er ønskelig. Vil legge inn tilbud i eventuelle konkurranser frå andre kommuner. Det er viktig å få med den nye fylkeskommunen i det nye selskapet. Ho opplyste at dei berre kan by på konkurransar som utgjer inntil 15 20 % av omsetninga. Rapport utarbeidd i samband med samanslåinga av dei 3 revisjonseiningane omtaler denne problemstillinga. Denne rapporten vert send kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Frank Willy: Om Sogn og Fjordane fylkeskommune vil gå inn i dette nye selskapet er ikkje avklart enno. Erfaring med forvaltningsrevisjon etter konkurranseutsetting er veldig gode. Men å skifte 171

rekneskapsrevisor kvart 4. år er krevjande og kanskje ikkje ønskjeleg. I ny fylkeskommune vil det uansett vera nye område for rekneskapsrevisor, enten det er i eigenregi eller konkurranseutsett. SF revisjon kjenner ikkje Hordaland i dag. Semje i Sogn og Fjordane om at forvaltningsrevisjon/ selskapskontroll bør konkurranseutsetjast. Klaus: Delt ordning mellom rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i nokre år kan vera ei løysing ved å lyse ut begge delar kvar for seg. Inge Reidar: Hordaland fylkeskommune vil behalde noverande ordning og er ikkje stemt for å gå tilbake til eigenregi. Har frå 2007 konkurranseutsett alt innan revisjon. Konklusjon: Det er stemning for ei delt ordning der revisjonsordning for rekneskapsrevisjon vert vurdert for seg og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for seg. Sekretariatet arbeider med ei sak til møte i februar om innstilling til fellesnemnda om val av revisjonsordning. Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har møte 05.02.18 og kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 20.02.2018. Sak om eigarskap i eventuell samanslått revisjonseining i Sogn og Fjordane skal ikkje inngå i ei slik sak. 2. Eventuell konkurranseutsetting av revisjonen Val av revisor: Kjem eventuelt seinare. 3. Aktuelle sekretariatordningar Val av sekretariatsordning Har no eigenregi i begge fylkeskommunane. Fortsette noverande ordning. Kontrollutvala kan leggje fram sak for fellesnemnda på at sekretariatsfunksjonen skal skje i eigenregi. Frank Willy: Deretter må ein ta kontakt med personalavdelingane for å få hjelp til korleis ein skal ivareta det personalmessige, og i første rekke få på plass kontrollsjef. Kontrollsjefen kan deretter ordne det resterande av organisering. Er klar over at hovudvekta av arbeidet ligg i Bergen. Det er ikkje slik at leiar må sitte i Bergen i dagens teknologiske samfunn. Det er bra at ein har kompetanse og personar på begge stader. Treng ikkje vera eit hovudkontor. Inge Reidar: Hordaland har ein spesiell situasjon i høve eksterne kundar, ved at dei har 17 kommunar + BKF utanom fylkeskommunen. Kundane våre må vektleggast i ein slik diskusjon. Terje: Senteret bør ligge i Bergen i og med nærleik til kundane ein skal betjene. Klaus: Einig om sekretariat i eigenregi i denne omgang med forslag til fellesnemnd. Deretter bygge på andre miljø som kan hjelpe til å få den vidare prosessen på plass. Konklusjon: Saksgrunnlaget skal lagast av Inge Reidar og Frank Willy når det gjeld innstilling på val av sekretariatsordning til møtene i desember. Då kan det handsamast i fellesnemnda sitt første møte i 2018. Deretter må det drøftast med personalavdelingane og tillitsvalde korleis ein skal gå vidare i høve til å få på plass ein kontrollsjef for det nye sekretariatet. Når det er på plass kan den nye kontrollsjefen førebu sak til kontrollutvala på framtidig organisering av det nye sekretariatet. Mål å vera ferdig med dette arbeidet innan sumaren 2018. Altså val av kontrollsjef med funksjonstid frå 01.01.2020, men som også kan gjera/leia saksførebuande arbeid ift. ny fylkeskommune før denne er etablert. 172

4. Evaluering av planar: Plan for forvaltningsrevisjon mest aktuelt. Plan for selskapskontroll lite aktuelt å samkøyre. Roald: Forslag om å be Deloitte komme med forslag til prosjektplan for evaluering av begge planane. Konklusjon: Begge konktrollutvala bør handsame sak i desember om bestilling hjå Deloitte av prosjektplan for felles evaluering av planane. Bestillinga bør vera at forslag til prosjektplan vert levert til handsaming i første møte i utvala i 2018. 5. Kontroll av fellesnemnda Frank Willy: Alt som fylkestinga har delegert er KUV sitt kontrollansvar. Korleis ein skal gjera det reint praktisk er ikkje enkelt å svare på. Må få på plass ein plan. Klaus: Sogn og Fjordane og Hordaland må kvar for seg kontrollere det arbeidet som vert gjort i fellesnemnda. Arbeid med oppfølging av arbeidet i fellesnemnda bør kunne leggjast til den nye kontrollsjefen. Roald: Invitere inn prosjektleiar eller fylkesordførar i møta for å orientere om status. Møta vil verta opne men om dei vert streama er usikkert. Einar: Nokon bør vera til stades i møta i fellesnemnda. Karoline: Må vera edrueleg med kva ein legg av oppgåver på ny kontrollsjef. Konklusjon: Invitere prosjektleiar eller fylkesordførar inn i første møte i kontrollutvalet i 2018 for å orientere om status i arbeidet i fellesnemnda. 6. Kontroll av noverande fylkeskommunar Frank Willy: Reknar med at det er under kontroll som no. 7. Forslag til framdriftsplan Det vart semje om å følge den føreslåtte framdriftsplanen, justert for at sak om val av sekretariatsordning kjem opp i første møte i fellesnemnda i 2018. 8. Neste felles møte Tentativ møte dato i slutten av mars starten av april 2018. Dialog mellom Einar og Hogne/Roald om ein dato. Vedtak: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. 173

Kommunikasjonsseksjonen Fylkessekretariatet Notat Dato: 12.12.2017 Arkivsak: 2015/1434-556 Saksbehandlar: anifjel Til: Frå: Fellesnemnda Fylkesutvalet i Hordaland Oversendingsforslag - namneforslag ved samanslåing av fylkeskommunane Hordaland og Sogn og Fjordane I møteboka frå fylkesutvalet sitt møte 07.12.17 er det under sak PS 290/17 Ymse teke inn følgjande: «Sigbjørn Framnes (Frp) gjorde framlegg om å sende referatsaka til fellesnemnda. Fylkesutvalet slutta seg til dette.» 188