Gode venner som hjelper andre

Gode venner som hjelper andre

Klubbsekretær Rolle, ansvar og oppgaver utarbeidet av MD GLT 2

Hensikt Hensikten med denne opplæringspakken er gjennom selvstudium å gjøre alle nye sekretærer i stand til å lære og forstå sin rolle, sitt ansvar og sine oppgaver. Materialet er basert på opplegg fra Lions Club International (LCI) og fra erfaringer gjort i MD 104 Norge. 3

Mål Etter å ha fullført dette selvstudiet skal sekretæren: Kjenne ansvar og oppgaver til klubbsekretæren Vite hvilke ressurser som er tilgjengelige for å kunne utføre oppgavene som klubbsekretær Kjenne til hva som forventes av deg som en del av klubbens ledelse Kjenne til hva som skal rapporteres og frister for dette 4

Fordypning LCI har laget materiale som gjør det mulig å fordype seg i relevante tema: Lederskap Medlemsinformasjon 5

Erkjennelse Det er opp til deg å gjøre din periode som sekretær til noe positivt for deg selv og for klubben din: Lionsarbeide skal være meningsfylt fritid Lionsarbeide skal være lystbetont Du har sagt ja til et lederverv i Lions og har ved det påtatt deg et ansvar 6

Klubbsekretæren ansvar Klubbsekretæren inngår i klubbens styre og er underlagt klubbpresidenten Klubbsekretæren skal ved tiltredelse og når ny president tiltrer, enes med denne om fordeling av oppgaver og hvordan samarbeidet skal skje til beste for klubben Det er helt avgjørende at all kommunikasjon skjer umiddelbart, til fastsatte tider og er korrekt 7

Klubbsekretærens rolle Klubbsekretæren har en helt sentral rolle når det gjelder intern og ekstern kommunikasjon for klubben: All kommunikasjon til og fra klubben går gjennom sekretæren Dette inkluderer eksterne henvendelser, korrespondanse med distriktet, multippeldistriktet og LCI samt henvendelser til og fra klubbmedlemmer Klubbsekretæren har ansvar for alle klubbens arkiver 8

Korrespondanse Sekretæren er ansvarlig for at korrespondanse skjer på en effektiv og korrekt måte: At alle søknader og forespørsler blir håndtert og besvart At all viktig innkommen post blir håndtert omgående og besvart i rett tid og på riktig måte At all korrespondanse blir oppbevart og arkivert slik at det er lett gjenfinnbart 9

Arkivering Klubbsekretæren er ansvarlig for at følgende arkiveres på en hensiktsmessig måte: Møtereferater Nyhetsbrev/bulletiner All korrespondanse Oversikter over medlemmenes tilstedeværelser Medlemsoversikter Utmerkelser Oversikt over klubbrekvisita 10

Klubbmøter Sekretæren bør bistå med å se til at følgende faste punkter står på agendaen: Lions etiske norm, Lions mål eller Lions oppgave Opprop Godkjennelse av referat fra forrige møte Innkommen korrespondanse/søknader Styrebehandlinger/bevilgninger Rapport fra komiteene Andre klubbsaker 11

Public Relations Dersom klubbsekretæren også innehar funksjonen som PR ansvarlig for klubben, finnes det mye nyttig informasjon i kurset utarbeidet av Lions Opplæringssenter, Public Relations. Her er mye å lære om pressemeldinger og annet. 12

Medlemsregisteret Klubbsekretæren sørger for at medlemsregisteret til enhver tid er oppdatert Nytt styre skal være oppdatert i medlemsregisteret innen utgangen av april Alle oppdateringer i det internasjonale systemet skjer automatisk gjennom oppdateringene i det norske medlemssystemet 13

Rapporter I tillegg følgende rapporter ved behov: Rapporter til distriktet som bestemt av dette 100% President s Award Application Nærmere info om disse finnes på nettsidene www.lionsclubs.org 14

Transfer Med transfer av medlemmer menes overføring av et medlem fra en klubb til en annen. Rutiner for hvordan dette gjøres finne på websidene: Forsiden > Medlemssenter > Opplæring > Medlemsregister: Enkel veiledning for medlemsregisteret. 15

Ressurser Klubbsekretær bør benytte følgende ressurser ved spørsmål: Tidligere sekretærer eller andre erfarne klubbmedlemmer Klubbens styre Distriktets opplæringsansvarlig Distriktssekretær 16

Ressurser I tillegg anbefales følgende publikasjoner og nettsteder: Klubbens lover Klubbhåndbok Håndbok for klubbtjenestepersoner Lov for Multippeldistrikt 104 Arbeidsordning for MD 104 Lover og arbeidsordning for eget distrikt (104X) Internasjonale lover og regelverk 17

Andre ressurser Nyttige adresser og nettsteder: (for bl. a bestilling av medlemsmerket og informasjons-konvolutt for nye medlemmer) Lions Club International (LCI) Markedsplassen 18

Lykke til med din viktige oppgave som sekretær i Lionsklubben! 19